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1 Copyright Bizagi Bizagi BPM Suite Descripción Funcional

2 Tabla de contenido 1. Introducción... 4 Cómo funciona Bizagi?... 4 Modelamiento... 5 Ejecución... 5 Mejoramiento continuo Modelado... 7 Modelador de procesos... 7 Documentación... 8 Simulación... 9 Colaboración Construya aplicaciones de proceso con Bizagi Studio Datos del proceso Formas Reglas, Políticas de Negocio Asignación de recursos Integración Capa SOA de Bizagi Conectores personalizados (Component library) Integración ECM Seguridad en Bizagi Studio Ejecución Portal de trabajo (Work portal) Alarmas y notificaciones

3 Auditoría y trazabilidad Movilidad Deployment Seguridad en el Portal de trabajo Autenticación Autorización Mejoramiento Reportes de análisis Análisis de información de negocio

4 1. Introducción Las organizaciones enfrentan cada día nuevos requerimientos de los clientes, los accionistas, los mercados, su personal y la sociedad en su conjunto. Hoy, las organizaciones exitosas se diferencian de las que simplemente sobreviven, por estar siempre en la búsqueda de nuevas y mejores formas de hacer las cosas, por reinventarse y transformar sus procesos periódicamente. En respuesta a este reto Bizagi ofrece a las organizaciones una completa plataforma de automatización de procesos diseñada para apoyar la transformación empresarial. Bizagi reduce el time-to-market de nuevas ideas y estrategias de negocio, y facilita el mejoramiento continuo de sus procesos. Clientes corporativos en más de 50 países confían en Bizagi para gestionar sus procesos de negocio. A lo largo de este documento le mostraremos las características que hacen de Nuestra solución BPM Bizagi la única que le permitirá a usted y a su organización modelar, automatizar, ejecutar y mejorar sus procesos de negocio a través de un entorno gráfico y con la mínima cantidad de programación alcanzando productividad, eficiencia y un crecimiento rentable y sostenido en el largo plazo. Cómo funciona Bizagi? El concepto BPM de Bizagi consiste en generar automáticamente una aplicación Web partiendo del diagrama de flujo del proceso sin necesidad de programación. Es decir, que para Bizagi el Proceso es la Aplicación. Para lograr esto, nuestra Suite BPM Bizagi maneja el ciclo de vida completo de los procesos de negocio: Modelamiento, Ejecución y Mejoramiento Continuo. Cada uno de estas etapas es administrada a través de distintos componentes, los cuales permiten a través de un entorno gráfico y dinámico construir una solución basada en procesos. La siguiente gráfica explica los pasos para construir una solución Bizagi: 4

5 Modelamiento El primer paso para crear soluciones Bizagi es definir los procesos. Para esto, nuestra suite BPM Bizagi cuenta con el Bizagi Process Modeler. Este componente es una aplicación que usted puede descargar en forma gratuita de internet y utilizarla en un PC o Portátil. Bizagi Process Modeler le permitirá diagramar y documentar sus procesos en forma ágil y sencilla, y presentar los procesos de negocio en un formato estándar de aceptación mundial conocido como BPMN (Business Process Model and Notation). Luego de diseñar el proceso el siguiente paso es llevar el modelo a la Suite BPM de Bizagi para la automatización. Desde este punto, un asistente guía paso a paso para convertir los procesos a aplicaciones ejecutables. Bizagi Studio ofrece un conjunto de herramientas que permiten generar gráficamente el modelo asociado a un proceso de negocio (flujograma, reglas de negocio, interfaz de usuario, etc.). Éste modelo se almacena en una base de datos, y es interpretado y ejecutado en producción a través de una aplicación web por el BPM Server de Bizagi sin necesidad de recurrir a código intermedio. La aplicación web resultante de la automatización con Bizagi posee una característica muy importante, y es que cuando se modifica el proceso (cualquier elemento del modelo) la aplicación web refleja este cambio automáticamente. Construcción Una vez la fase de modelamiento está terminada, se debe automatizar en proceso en nuestro ambiente de constricción: Bizagi Studio. Bizagi Studio es un ambiente colaborativo para múltiples usuarios diseñado para incluir toda la información de la ejecución del proceso: Tiempos, usuarios, interfaces, reglas de negocio, etc. Ejecución Bizagi BPM Server es el motor que ejecuta y controla los procesos de negocio construidos con Bizagi Studio. Este se basa en un conjunto de componentes que ofrecen toda la funcionalidad necesaria para una efectiva gestión de los procesos de negocio en las organizaciones (portal de trabajo, BAM, Business Rules, Motor de Integración, etc.). Bizagi BPM Server basándose en el Modelo construido, vela por la correcta y adecuada ejecución de las diferentes tareas o actividades que intervienen en el proceso de negocio; controlando y verificando que sean realizadas en el momento adecuado y por la(s) persona(s) o recurso(s) indicado(s), de acuerdo con las directrices, objetivos y otros fundamentos de la empresa. Bizagi hace que sea muy fácil diseñar soluciones que incorporan un número importante de flujos de procesos bastante distintos, cuya ejecución depende de ejecutar reglas de negocio contra datos de proceso de negocio, como Ventas o Actualización de Clientes. Mejoramiento continuo El BPM Server de Bizagi cuenta con un completo conjunto de reportes e indicadores de desempeño de los procesos que le permitirán analizar su negocio, identificar cuellos de botella y sus causas, y en general identificar oportunidades de mejoramiento en sus procesos. 5

6 Con base en estos hallazgos se pueden ajustar los procesos y sus políticas ya sea en tiempo real en la aplicación web, o a través de Bizagi Studio para generar una versión mejorada del proceso. Esta nueva versión del proceso puede ser puesta en producción sin necesidad de programación en corto tiempo, modificando el modelo de negocio la aplicación se adapta de forma automática facilitando el mejoramiento continuo y aumentando la productividad de su organización. 6

7 2. Modelado El Modelado de procesos es la etapa inicial y fundamental de todo el ciclo de vida de construcción de Bizagi. El objetivo principal de esta etapa, consiste en diagramar claramente cada una de las tareas que componen el proceso. Para mayor claridad de los usuarios Bizagi soporta totalmente el estándar internacional BPMN (Business Process Model and Notation). BPMN es el estándar de facto manejado por la industria, por lo que provee una notación común para que las personas relacionadas con los procesos puedan expresarlos gráficamente en una forma más clara, estandarizada y completa y compartirlos alrededor de sus organizaciones. Como resultado de la etapa de Modelamiento, usted obtendrá un proceso totalmente diagramado, que podrá ser entendido fácilmente por cualquier usuario relacionado con el tema de procesos. Para facilitar la diagramación de los procesos, Bizagi cuenta con su propio modelador. No es necesario tener interacción con herramientas externas como Visio u otro diagramador externo. Modelador de procesos Bizagi Process Modeler es una herramienta gratuita que permite modelar, documentar y simular procesos de negocios. El modelador permite visualizar, modelar, simular y documentar procesos de negocio utilizando el estándar utilizado por la industria BPMN. Bizagi Process Modeler ofrece todas las facilidades, para que el usuario diagrame intuitivamente los procesos, con el concepto de Drag and Drop para crear y desarrollar rápidamente sus procesos. Para ayudar de manera eficaz la fácil implantación del Bizagi Process Modeler en nuevos proyectos, se cuenta con la posibilidad de importar diagramas previamente creados en otras herramientas como Visio. Además Bizagi Process Modeler es compatible con XPDL (XML Process Definition Language), lo que le permitirá tanto exportar como importar archivos en este estándar. Dentro de las múltiples posibilidades de expresión de situaciones de negocio que se pueden obtener con BPMN y por ende con Bizagi Process Modeler, se tiene también la posibilidad de especificar diferentes aspectos técnicos como transacciones de larga duración, mensajes, notificaciones, llamados a sistemas externos entre otros. 7

8 Bizagi Process Modeler le permite trabajar en entornos de colaboración con personas de su equipo de trabajo, alojando los modelos en la nube o en su lugar de trabajo. Documentación Además de modelar sus procesos, el Modelador de Procesos de Bizagi también permite realizar una completa documentación. Usted puede incluir dentro del diagrama información a nivel del proceso o información detallada a nivel del elemento. Es aconsejable incluir información relevante del funcionamiento del proceso de esa forma logrará tener una documento de fácil entendimiento y lectura. Una vez que su documentación este completa, usted puede publicarla en el formato que prefiera (Word, PDF, SharePoint, Web). Bizagi también ofrece la posibilidad de compartir sus diagramas con otras herramientas de modelado que utilizan la notación BPMN. Puede exportar sus diagramas a Microsoft Visio, a XPDL utilizando los elementos de notación BPMN 2.0, o a archivos de imagen en formato PNG, BPM, SVG o JPG. 8

9 Simulación Bizagi proporciona un módulo de simulación de gran alcance que le permite tomar mejores decisiones visualizando el impacto de ideas y cambios propuestos antes de su implementación en el mundo real. La Simulación Bizagi es robusta y fácil de usar: basta con tomar el diagrama de flujo de proceso y agregar información sobre el tiempo, los recursos y el costo. Bizagi muestra una animación de la simulación con información en tiempo real. Los usuarios de negocios y analistas de procesos pueden analizar los resultados para identificar los cuellos de botella, los recursos sobre-utilizados, elementos con escasos recursos y oportunidades de mejora. Con Bizagi también es posible experimentar, realizar cambios y crear múltiples escenarios hipotéticos. Ejecute las simulaciones y ver el impacto de cada cambio. Colaboración Otra gran característica ofrecida en Bizagi Process Modeler es la colaboración. La colaboración permite a varios usuarios trabajar juntos en un modelo durante la fase de diseño del proceso, logrando una mayor participación de los miembros del equipo, lo que garantiza la mejor calidad en la definición del proceso. Los usuarios pueden cambiar y mejorar el flujo del proceso, ejecutar debates en línea con otros miembros del equipo e introducir comentarios. Los cambios en el proceso se pueden ver en tiempo real por todos los participantes. 9

10 3. Construya aplicaciones de proceso con Bizagi Studio Una vez completada la etapa de Modelado, se da paso a la etapa de Automatización mediante el ambiente de construcción de Bizagi Studio. Bizagi Studio es un ambiente de colaboración, diseñado para incluir toda la información necesaria para la ejecución del proceso: tiempo estándar, costos, interfaces de usuarios, reglas de negocio etc. El resultado es un modelo almacenado en un servidor que luego es interpretado y ejecutado por Bizagi BPM Server. Dentro de estas actividades al interior de la etapa de Automatización se encuentran: Definición del Modelo de Datos Creación de Formas Reglas de Negocio Asignación de Recursos Integración Ejecución Bizagi BPM Suite permite que todo el trabajo sea almacenado en forma segura en un ambiente común lo cual hace viable la cooperación entre equipos. Los miembros de los equipos de trabajo pueden estar ubicados en diferentes sitios y las personas pueden hacer check out de procesos (funcionalidad que permite bloquear el diagrama para evitar que otras personas realicen modificaciones), modificarlos y mejorarlos, para una vez terminada su labor hacer check in de las mejoras para que estén a disposición de los demás miembros del equipo de trabajo. El resultado principal de la automatización con Bizagi Studio es el Modelo de Negocio totalmente terminado, que será ejecutado y controlado por Bizagi BPM Server. 10

11 Datos del proceso El primer paso en la Automatización es reflejar la información de negocio necesaria para cada proceso mediante un modelo estructurado de datos. La capacidad de Bizagi de soportar la información como un Modelo de Datos Relacional, lo diferencia ampliamente sobre otras soluciones. Esto permite que diferentes procesos tengan la posibilidad de compartir información de manera nativa, evitando transferencia innecesaria de datos. La posibilidad de administrar la información estructurada y persistentemente facilita la interacción con otros repositorios de datos que lo hagan de manera similar. El Modelo de Datos es el resultado del análisis realizado conjuntamente por un Consultor Funcional y un Consultor Técnico. En esta etapa el equipo reconoce la información necesaria para el proceso y determina dichas necesidades deben ser representadas en el modelo. La creación del Modelo, se hace totalmente usando Bizagi Studio. Usted tendrá la posibilidad de generar gráficamente cada una de las entidades y atributos que componen el Modelo. Bizagi soporta diferentes tipos de atributos, ampliando la capacidad de expresar y reflejar necesidades de negocio. 11

12 Formas Una vez se han definido los datos del proceso, se requiere definir las formas o pantallas que se van a mostrar a los usuarios finales. La creación de dichas formas se hace utilizando el diseñador de formas de Bizagi. En ningún momento se requiere codificar o realizar compilaciones de ningún tipo. Es posible crear las formas de manera automática arrastrando y soltando los atributos creados en el modelo de datos. Es común que en determinadas actividades del proceso, se requiera consultar información registrada en actividades anteriores. Para suplir esta necesidad, sin tener que duplicar formas, es posible asociar formas previamente creadas a la nueva forma. Es posible realizar esta acción de dos maneras: La primera opción es configurar la propiedad de solo lectura de la forma. La segunda opción es utilizar la funcionalidad Copiar desde para reutilizar todos los campos de una forma existente en la nueva forma. De esta manera Bizagi facilita la reutilización cuando aplique y evita que no existan en el modelo elementos innecesarios aumentando la agilidad de la automatización. Para escenarios más sofisticados donde se requiere funcionalidad extendida (como mostrar un gráfico de estadísticas, usar un mapa de Google o algo no incluido en los controles nativos), es posible incluir Widgets. Los widgets son controles personalizados y especializados que tienen propiedades predefinidas dirigidas a las necesidades específicas del negocio. Estas características promueven la reutilización, por lo que los widgets se pueden incluir y configurar (mapear) fácilmente en cualquier modelo de negocio. Bizagi ofrece la Tiendo Bizagi Widgets a la comunidad, donde todo el mundo será capaz de descargar e instalar los widgets desarrollados por Bizagi y por la Comunidad, directamente de la propia herramienta. 12

13 Reglas, Políticas de Negocio Las organizaciones se rigen por ciertas políticas o normas, las cuales se derivan de las diferentes estrategias y objetivos de las empresas. Como resultado, existen restricciones, excepciones y una gran variedad de condiciones en la mayoría de las actividades que conforman los procesos de la organización. Estas condiciones deben ser administradas de la manera más ágil y eficiente para poder ejecutar las estrategias de la organización en el menor tiempo posible y responder a la dinámica del mercado de manera oportuna. El motor de Reglas de Negocio provee la flexibilidad y las herramientas necesarias para representar diferentes situaciones, tales como: Transiciones de Flujo de Proceso Validaciones de Actividades Definición de Conjuntos de Usuarios para asignaciones Definición de condiciones de Edición, Visibilidad o Requerido de campos dentro de formas Ya que las reglas solucionan diferentes situaciones de negocio, Bizagi ayuda el Modelamiento organizado, categorizando cada una de las reglas de acuerdo a su utilización. Así, al momento de asociar una regla a una situación específica, Bizagi solo listará aquellas que correspondan a la categoría. Para soportar la necesidad de controlar las condiciones de negocio, Bizagi cuenta con su propio Motor de Reglas que permite al usuario definir cualquier condición de manera gráfica. Para lograrlo Bizagi ofrece un grupo de asistentes que contienen elementos como condiciones SI, SI NO, Ciclos, iteraciones sobre relaciones, acceso a funciones predefinidas, invocaciones a servicios web y 13

14 evaluación de expresiones booleanas entre otros. Todas estas condiciones son ofrecidas nativamente por Bizagi para suplir la necesidad de realizar condiciones de negocio. Otro elemento importante de la generación de reglas de negocio, está soportado sobre el modelo de datos de Bizagi dado que toda la información de los procesos reside sobre un modelo relacional de datos. Bizagi ha implementado y acondicionado XPath (XML Path Language) para navegar la información del proceso. Con la utilidad Intellisense es posible navegar y obtener dinámicamente los elementos del modelo haciendo fácil e intuitivo el desarrollo de reglas de negocio. Las Políticas de Negocio se crean en Bizagi Studio, de la misma manera que las reglas. Su principal diferencia radica, en la facilidad con que pueden ser estructuradas a través de elementos predefinidos y la capacidad que tienen de ser modificadas desde la aplicación web. Dentro de las posibilidades de las Políticas de Negocio se cuenta con: Precondiciones Tablas de Decisión Reglas de Políticas Grupos de Políticas de Reglas 14

15 Asignación de recursos Bizagi mejora la eficiencia de la organización al proveer poderosos métodos de asignación de personas a cada una de las actividades del proceso. Sus herramientas de asignación ayudan a la organización a ajustar prioridades y direccionar adecuadamente el trabajo al recurso correspondiente. Para poder realizar asignación de recursos, se requiere que el proyecto Bizagi configure algunos elementos previamente. Algunas de las características configurables de la organización son: UserId: Identificación del usuario en Bizagi. Áreas: Departamento de una organización. Ubicación: Ubicación geográfica. En esta sección se definen también, si es el caso, las oficinas o sucursales. En Bizagi, un usuario sólo pertenece a una ubicación. Cargo: Estructura organizacional. Indica los cargos y su nivel de jerarquía. En Bizagi, un usuario puede tener uno o más. Roles: Conducta o papel que desempeña una persona en la organización. En Bizagi, un usuario puede tener uno o más roles. Habilidades: Capacidad o aptitud para una acción. Destrezas especiales de una persona que le permiten llevar a cabo una actividad. En Bizagi, un usuario puede tener una o más habilidades. 15

16 Un concepto fundamental en BPM es la ejecución de las tareas por las personas o recursos humanos. Este concepto es ofrecido de forma nativa por Bizagi. Las asignaciones se componen de dos partes: los Criterios de Asignación y las Reglas de Asignación. Criterio de Asignación: hace referencia al método que utiliza Bizagi para asignar una actividad. Dentro de las posibilidades soportadas, se cuenta con: Por Carga: el usuario con menor carga de trabajo Todos: Todos los usuarios que puedan, cualquiera puede decidir realizar la actividad. Secuencial: uno después de otro cíclicamente. Primero disponible: El primer usuario disponible dependiendo de la zona horaria asociada. 16

17 Las Reglas de Asignación permiten incluir condiciones basadas en las propiedades de los usuarios que, en conjunto con los criterios de asignación determinar la asignación final. La herramienta permite seis propiedad autoconstruidas: UserID, Área, Rol, Habilidades y Cargo. Adicionalmente los usuarios pueden definir condiciones construidas de acuerdo a las necesidades del proceso. Integración Bizagi presenta una capa de integración que permite a los procesos integrarse con otros sistemas existentes por medio de un sistema robusto, flexible y de gran alcance que ayuda en la solución BPM de clientes corporativos. Bizagi presenta diferentes posibilidades de configuración, lo cual se traduce en diferentes mecanismos para la integración. Estas posibilidades de configuración incluyen diferente mecanismos para realizar integración a nivel de datos o para realizar integración a nivel de proceso. En algunos proyectos es necesario integrar los procesos con sistemas existentes. Bizagi permite integración con las siguientes aplicaciones: Integración con bases de datos externas. Capacidad de invocar servicios Web externos o servicios REST. Permite que un sistema externo invoque servicios web en Bizagi (capa SOA). Configuración de servidores de correo. Uso de ECM (Entrerprise contect manager o DMS). Conexión personalizada para integración con ERPs, CRMs, sistemas legales y ESB en general. 17

18 Integración a nivel de datos Para integración a nivel de datos Bizagi ofrece mecanismos de virtualización y de replicación. A través de estos dos mecanismos, entidades externas (provenientes de datos existentes) pueden ser mapeados directamente al modelo de datos de Bizagi. De esta forma la información es compartida de forma transparente entre ambos repositorios. A través de la virtualización, los procesos en Bizagi pueden obtener de forma automática información de una fuente de datos externa. También es posible actualizar la información de la fuente externa (on-demand). A través de la replicación, Bizagi corre trabajos programados para actualizar la información del modelo de datos con información de la fuente externa de datos. Servicios Web/Rest Para la integración a nivel de proceso, Bizagi presenta una interfaz gráfica que lo guiará en el proceso de la configuración para invocar el servicio externo web-based (por ejemplo el estándar de servicios web SOAP o el servicio REST). 18

19 Los grupos de servicios web-based son publicados a través de métodos los cuales son accedidos a través de URL, ya sea por una ubicación de red interna (intranet) o una ubicación de red externa (internet). Gracias al asistente de interfaces no es necesario programar. Bizagi envía automáticamente información del negocio desde el proceso, esta información es la entrada el servicio externo webbased. La respuesta del servicio se pasa de forma automática actualizando el modelo de datos del proceso. El intercambio de información entre Bizagi y el sistema externo se realiza a través de archivos JSON. De esta manera, la integración no depende de la plataforma, la tecnología o el lenguaje de programación usado en la implementación del servicio web. 19

20 La invocación de servicios Web o REST pueden ser asignados a tareas asincrónicas, de modo que estas invocaciones tienen un tiempo de respuesta y pueden ser llevados por el sistema de forma separada (por ejemplo un lote de operación). Esta opción permite que se pueda reintentar las invocaciones a los servicios de forma manual por el administrador cuando se presenta una falla, por ejemplo cuando el sistema externo no está disponible en el momento. Capa SOA de Bizagi. Bizagi ofrece servicios Web SOAP integrados, los cuales son mostrados a través de capa SOA (a service oriented integration). Esto permite a otros sistemas y portales integrase a la solución BPM de Bizagi. Entre los servicios web incorporados y publicados en cualquier proyecto de Bizagi, los sistemas externos pueden realizar lo siguiente: Iniciar procesos en Bizagi. Obtener o actualizar información del modelo de datos de Bizagi. Re asignar, cancelar o avanzar una actividad. Lanzar un evento Obtener reportes. 20

21 Todos los procesos modelados en Bizagi ofrecen métodos web para recibir y enviar información en el estándar XML. Esto significa que Bizagi es compatible con la arquitectura SOA en la que, como una buena práctica, las aplicaciones exponen sus funciones principales como un servicio para facilitar la integración con otros sistemas que corren en plataformas heterogéneas. Conectores personalizados (Component library) Bizagi ofrece la capacidad de asociar conectores personalizados a la solución. Estos conectores siguen una arquitectura broker-based para presentar métodos que manejen los requerimientos de negocio más complejos o más sofisticados (como el manejo de archivos PDF, archivos de Microsoft Excel, procedimientos almacenados, etc.) Esta es una opción de gran alcance para escenarios en los que no es posible tener una integración a través de la capa SOA, o a nivel de datos (por ejemplo, en los sistemas de legado). Si este es el caso, los componentes registrados en la Component library de Bizagi se pueden utilizar directamente desde dentro de reglas de negocios. Los componentes soportados son DLLs o archivos.jar (sean de la edición Bizagi.NET o JEE). Integración ECM Bizagi ofrece soporte out-of-the-box para la integración con sistemas ECM. Lo que es, archivos adjuntos a una actividad del proceso que pueden ser guardados de forma automática en el ECM (central document repository) y no en Bizagi. Adicionalmente, varias operaciones están disponibles en documento por ejemplo: check out, actualizaciones, actualización de la metadata, deshacer el check-out y eliminar. Esta integración soporta cualquier ECM (o sistema de manejo de documentos) que es compatible con el estándar CMIS 1.0 (Content Management Interoperability Services). Algunos de los ECM soportados por el estándar son: SharePoint, Alfresco, FileNet, Documentum, entre otros. Seguridad en Bizagi Studio Derechos de Acceso en Bizagi Con la Suite de BMP de Bizagi los proyectos pueden ser desarrollados en un ambiente de colaboración, donde diferentes usuarios pueden trabajar simultáneamente sobre todos los procesos. Para el desarrollo colaborativo, Bizagi ofrece la posibilidad de definir derechos de acceso para usuarios o grupos de usuarios. Es posible otorgar derechos para crear, modificar y tener control total sobre ciertos elementos de Bizagi Studio. 21

22 22

23 4. Ejecución Una vez terminada la etapa de Automatización, se obtiene un modelo de negocio el cual será ejecutado y controlado por el BPM Server de Bizagi. El BPM Server de Bizagi se encargará de interpretar cada uno de los elementos construidos en las fases anteriores y generar un portal de trabajo 100% web para todos los participantes del proceso. El BPM Server está compuesto por motores especializados en cada uno de los módulos de Bizagi, Motor de Workflow, Motor de Reglas de Negocio, Motor de Asignaciones entre otros. Para el usuario final la ejecución y utilización de cada uno de ellos se hace únicamente a través de la Aplicación Web. Portal de trabajo (Work portal) Como resultado de todas las etapas anteriormente descritas, el BPM Server se encarga de interpretar y ejecutar el modelo ofreciendo a los usuarios finales el Portal de Trabajo Bizagi. Es a través del Portal de Trabajo donde los usuarios finales podrán realizar su trabajo. En él encontrarán un listado de las actividades que tienen pendientes por realizar, podrán priorizarlas por diferentes criterios y ver información en tiempo real sobre el desempeño de sus procesos. Bizagi ofrece nativamente la priorización de actividades por medio de un esquema de semaforización (verde, amarillo, rojo), de tal forma que el usuario final pueda tener visibilidad de cómo debería priorizar y organizar su trabajo. Dentro del Portal de Trabajo de Bizagi, el usuario estará en capacidad de crear nuevos casos de aquellos procesos a los que se le haya garantizado el acceso y podrá realizar consultas sobre casos existentes, así no haya trabajado en ellos. 23

24 Alarmas y notificaciones Además de poder tener visibilidad de las tareas a realizar, Bizagi proactivamente podrá enviar al usuario encargado de ejecutar una tarea específica un correo electrónico con información y permitiendo el acceso directamente al caso solamente haciendo clic en un link. De igual manera y pensando en la ejecución oportuna de la tareas es posible asociar alarmas a cada actividad las cuales ayudarán a controlar la ejecución de las actividades dentro de los tiempos esperados. Auditoría y trazabilidad Cada una de las tareas asignadas además de contener toda la información de negocio que se definió en la etapa de automatización, mostrará automáticamente información del caso, como número de creación, fecha de creación, usuario creador. Para tener un mayor control sobre cada uno de los casos, Bizagi cuenta con la opción de obtener un registro de actividades que permitirá realizar un seguimiento de quién y cuándo se terminó una actividad, que información fue modificada. Además se podrá visualizar de manera gráfica el estado del proceso. Dependiendo del rol que el usuario juegue dentro de la solución, este podrá acceder a diferentes módulos. Si se trata de un administrador, estará en capacidad de administrar diferentes elementos de la solución como son: Administración de Casos Administración de Entidades Administración de Usuarios Administración de Alarmas Aquellos usuarios que deban realizar análisis sobre la información, tendrán acceso al Módulo de análisis de información de negocio. Movilidad El Portal de Trabajo adopta la revolución móvil y lleva la automatización de procesos de negocios al siguiente nivel. Bizagi entiende que los empleados tienen cada vez más sus dispositivos móviles en sus lugares de trabajo y las empresas deben apoyar estos dispositivos para mantener a los empleados conectados a los procesos de la organización. 24

25 Bizagi ofrece compatibilidad con todas las plataformas, lo que garantiza una gran experiencia para el usuario: con el dedo, un ratón o un lápiz, todos los procesos se ejecutan de la manera. Su compañía puede crear procesos y los empleados pueden acceder a la información en cualquier momento y en cualquier lugar. Todos los controles que se pueden utilizar son inteligentes - entienden cómo representarse apropiadamente para cada dispositivo, ya sea el dispositivo de escritorio o dispositivo móvil. Bizagi tiene una filosofía "diseñe una vez, ejecute en cualquier lugar" - al diseñar la interfaz de formas y ejecutarla el Portal de Trabajo, ésta se procesará adecuadamente para todos los dispositivos móviles actuales, incluyendo Windows Surface. 25

26 Deployment El Deployment de cualquier proceso o procesos construidos en Bizagi consiste en la creación o actualización del proceso para su ejecución en un ambiente diferente al ambiente de desarrollo. Esto se debe realizar una vez la implementación del proyecto y sus ajustes han sido completados en Bizagi Studio. Un ambiente se define como una aplicación independiente que contiene todo un proyecto de Bizagi, esto significa que tiene su propio portal de trabajo, programador de servicios y base de datos. Para realizar deployment Bizagi recomienda trabajar a través de los siguientes tres ambientes: Desarrollo Pruebas Producción Bizagi Studio permite realizar deployment solo con un clic a través del séptimo paso del Asistente de Procesos. Seguridad en el Portal de trabajo Derechos de acceso en la aplicación Web Al ser ejecutado desde una Aplicación Web, Bizagi incorpora dos niveles de seguridad diferenciados. En primer lugar se soportan diferentes métodos de autenticación para garantizar el acceso a la aplicación. Así mismo se cuenta con un esquema de roles y grupos de usuario para controlar la autorización al interior de la aplicación. Autenticación La autenticación en Bizagi puede ser manejada de maneras diferentes de acuerdo a la realidad de la solución. Dependiendo de la arquitectura implantada o del lugar de acceso de los usuarios finales. 26

27 Métodos de Autenticación soportados: Autenticación Windows: Este tipo de autenticación permite a Bizagi automáticamente validar los usuarios contra dominios y máquinas Windows, siempre y cuando el usuario este registrado en Bizagi. Para utilizar este método de autenticación Bizagi soporta además una integración nativa con LDAP, en donde se configuran las propiedades necesarias. Autenticación Bizagi: Es Bizagi quien maneja la autenticación. Los usuarios solo deben existir en Bizagi. Autenticación Mixta: Ideal cuando existen usuarios finales que accederán a Bizagi de sitios diferentes. Autenticación Personalizada: Es posible construir componentes para realizar autenticaciones a otros sistemas. Autorización Una vez se ha realizado el primer paso a producción, se deben configurar ciertos elementos de seguridad. No cualquier usuario tiene los mismos permisos sobre la solución. Dependiendo de su rol, cada usuario podrá acceder a diferentes módulos. De esta manera, Bizagi administra los niveles de acceso a la solución. Bizagi Studio es la herramienta que permite configurar la seguridad de la solución. Es posible determinar niveles de acceso a elementos como Entidades, Creación de Nuevos Casos, Módulo de Análisis, Módulos de Administración, Políticas entre otros. La definición de los accesos se hace mediante la asociación de Roles o Grupos de Usuario a cada posibilidad. 27

28 5. Mejoramiento La mayoría de soluciones de BPM limitan la agilidad en la automatización de procesos y sobretodo en el mejoramiento continuo de procesos pues requieren de grandes cantidades de código lo cual las hace inflexibles. Bizagi, por el contrario, fue concebida para automatizar y mejorar procesos humanos bajo un esquema de Cero código, usando la mínima cantidad de programación y a través de un entorno completamente gráfico. Para lograr el mejoramiento continuo, Bizagi ofrece el análisis de información desde dos puntos: el primero, analizar el negocio teniendo como base la información propia del negocio generada durante la gestión de cada uno de los casos. Esto permitirá tener visibilidad del comportamiento de mercado ya sea interno o externo, de los clientes internos y externos, y de aquellas variables que se decidan son necesariamente puntos clave de éxito del negocio. Desde el punto de vista operativo Bizagi ofrece un completo conjunto de reportes e indicadores de desempeño de los procesos que le permitirán identificar cuellos de botella y sus causas, y en general identificar oportunidades de mejoramiento en sus procesos. Con la información obtenida del análisis de los procesos, los analistas de negocio podrán definir la necesidad de generar nuevas versiones de procesos y agregarlos a la solución. Las mejoras a los procesos se realizan a través de Bizagi Studio siguiendo los pasos de las etapas anteriores. Bizagi tiene como premisa fundamental y estructural que EL PROCESO ES LA APLICACIÓN. Reportes de análisis Bizagi provee a los usuarios poderosas herramientas que brindan soporte a la toma de decisiones de tipo gerencial. El módulo de Análisis de Reportes, presenta a los usuarios funciones analíticas e indicadores de datos para tomar decisiones para el mejoramiento de los procesos. El módulo de Análisis presenta para los usuarios gráficos de seguimiento y monitoreo en tiempo real para tomar las mejores decisiones en el desarrollo de procesos de forma eficiente, asegurando que las personas hacen su trabajo de acuerdo con el flujo y las políticas predefinidas. Los siguientes son ejemplos de información que puede ser obtenida con el análisis de los indicadores: Duración real de los procesos versus el tiempo estimado de duración Procesos y/o actividades que representan altos costos. Numero de activaciones de una tarea SLA (Nivel de servicio) Actividades que tienen mayor porcentaje de retraso. 28

29 De este análisis podrán obtener resultados que indiquen que se debe incrementar el grupo de trabajo que ejecuta una actividad, agregar actividades al proceso, entre otros. A continuación se listan estos indicadores: BAM de Procesos (Business Activity Monitoring) BAM de Tareas BAM de recursos Análisis de Procesos Análisis de Tareas Sensores 29

30 Análisis de información de negocio Bizagi no solo ofrece la posibilidad de extraer información sobre el proceso utilizando el módulo de Análisis del proceso, sino que también ofrece la posibilidad de realizar análisis sobre la información de negocio. El Módulo de Análisis de Información de Negocio brinda la posibilidad a los analistas de generar gráfica e interactivamente consultas multi-dimensionales sobre la información de negocio de los procesos. Para lograr lo anterior se define claramente qué información se desea analizar y bajo qué variables de negocio se obtendrá dicha información. De esta forma se pueden 30

31 ejecutar diferentes tipos de análisis y obtener resultados que permiten definir estrategias de negocio que redunden en mejoras sustanciales en el negocio automatizado. Una de las características más importantes de las consultas, radica en que la definición de los parámetros se hace en Bizagi durante la etapa de automatización, pero la construcción de las consultas como tal se realiza directamente sobre el Portal de Trabajo, dándole así todas las garantías a los usuarios finales de negocio de controlar y evaluar la información de sus procesos sin necesidad de depender de otras áreas. Bizagi provee a los usuarios la capacidad de generar sus propios "análisis gráfico" sobre los resultados de dichas consulta. Esta funcionalidad permite a los usuarios seleccionar el tipo de gráfico que se mostrará: línea 2D, Columnas 2D, columnas 3D, etc. Bizagi muestra automáticamente al usuario las dimensiones y medidas posibles para la ilustración gráfica. Las dimensiones incluyen dimensiones definidas por el usuario y dimensiones automáticas, como usuarios, roles, lugares y equipos de personas, entre otros. Para cada una de las medidas es posible elegir características tales como el recuento, media, máxima y mínima. Además, se pueden añadir dimensiones de datos de negocios y filtros para aplicar a los resultados. Cualquier información que usted ha incluido en un caso, o diseñado para ser capturado por el estado de un caso, puede ser usada para producir un reporte. Estos reportes se pueden exportar a Excel o guardar en la carpeta de consulta personal del usuario en la aplicación web. 31

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