mycrmweb - Manual del Usuario

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1 MANUAL DEL USUARIO de mycrmweb

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3 Índice 1. BIENVENIDO A mycrmweb SOBRE ESTA GUIA QUIÉN DEBE LEER ESTA GUÍA? SOBRE mycrmweb EMPEZAR CON mycrmweb ACCESO A mycrmweb SU CONTRASEÑA... 9 Cambiar su Contraseña LA INTERFAZ DEL USUARIO Contenido de la página Inicio Navegación Función Global de Búsqueda Menú rápido Cómo empezar? Mis Preferencias Módulos del CRM Portada Calendario Campañas Potenciales Cuentas Contactos Oportunidades Productos Documentos s Casos Indicadores RSS Webs Enlazadas Informes USANDO mycrmweb POTENCIALES Nuevos Potenciales Convertir Potencial CUENTAS Nuevas Cuentas FILTROS O VISTAS Crear un nuevo Filtro o Vista CONTACTOS Nuevos Contactos

4 4.5 OPORTUNIDADES Nuevas Oportunidades S Envío Masivo de s Recibir s CALENDARIO Cómo programar actividades? Cómo Configurar El Calendario? DOCUMENTOS Crear un nuevo documento PRESUPUESTOS Nuevo Presupuesto Sincronización con Outlook Trabajar con el enlace de Outlook Configurar el Servidor mycrmweb Añadir mensajes de a mycrmweb Sincronizar Contactos de Microsoft Outlook con mycrmweb Cómo sincronizar contactos entre Microsoft Outlook y mycrmweb Sincronizar las Tareas de Microsoft Outlook con mycrmweb Sincronizar el Calendario de Microsoft Outlook con mycrmweb Sincronizar los eventos entre Microsoft Outlook y mycrmweb Añadir nuevos eventos Resolver conflictos Resolver conflictos entre Microsoft Outlook y mycrmweb Funciones Generales LISTA DE MÉTRICAS FUNCIÓN DE BUSQUEDA NUBE DE TAGS FUNCIÓN DE CHAT MAPA DEL CRM

5 1. BIENVENIDO A mycrmweb Gracias por usar mycrmweb. Esta aplicación está diseñada para ayudar a su empresa a organizar eficazmente y mantener información que es crucial en muchos aspectos de su negocio. mycrmweb le provee para una mejor administración acerca de la información corporativa de los clientes, contactos, oportunidades, generación de citas e informes de ventas, y de más actividades tales como las llamadas y reuniones. El sistema también ofrece un entorno gráfico e informando para hacer un seguimiento de sus ventas, sus fuentes más importantes, y los resultados del mes-por-mes para las oportunidades. El sistema mezcla estas capacidades en una interfaz intuitiva y sencilla. Las instrucciones que se presentan en esta guía le ayudaran a familiarizarse con los principios de uso de mycrmweb. mycrmweb está basado en vtiger, un proyecto de código abierto, y como tal, avanza rápidamente gracias al desarrollo y contribución de nuevos miembros de su comunidad de apoyo SOBRE ESTA GUIA Esta guía está actualizada con todos los detalles de funcionamiento para el mycrmweb. Está pensada para usuarios que son nuevos en su utilización. La información en esta guía describe cómo usar un ordenador personal y un navegador para acceder al CRM y realizar un gran número de tareas de dirección de información corporativa. No se exige a los lectores que tengan conocimientos de programación o de desarrollo de software, pero debe estar familiarizado con el uso de un ordenador personal y del navegador de Internet, así como Microsoft Internet Explorer o Mozilla Firefox QUIÉN DEBE LEER ESTA GUÍA? Esta Guía del Usuario indica cómo mantener información principalmente de los usuarios que se desean tener almacenados y de las actividades de las compañías junto con sus resultados. Contiene notas adicionales y temas específicamente para administradores que manejan el acceso al sistema del usuario. Esta guía no está pensada para el personal de administración de sistemas que necesita instalar y configurar el sistema, como la parte de su aplicación inicial. 5

6 2. SOBRE mycrmweb mycrmweb permite a las empresas organizar eficazmente, añadir, y mantener la información sobre todos los aspectos de sus relaciones con los clientes. El sistema combina claramente toda la funcionalidad exigida para manejar la información sobre muchos aspectos de su negocio en una interfaz de usuario intuitiva y amistosa. Algunas de las características que este CRM ofrece son: Relación con la dirección de Clientes: Considere la creación y dirección, con cualquier número de Contactos, asociados con cada Cuenta Historial de actividades (Reuniones, Llamadas, Notas con enlaces de archivos, Correos electrónicos) que relacionan Contactos, Cuentas y Oportunidades; Pueden asignarse tareas a los usuarios, y pueden enviarse notificaciones del correo electrónico automáticas; Pueden crearse informes en todos los aspectos de la relación del cliente, definiciones del informe normales y definiciones de informe frecuentes creadas y guardadas por el usuario. Relación de todas las Campañas ofrecidas por la empresa a sus potenciales clientes y contactos. La Fuerza de la Automatización: Vista de listados de próximas actividades, oportunidades recientes, tareas abiertas, gráficos de ventas, calendario mensual, y un fácil manejo para la entrada de nuevos contactos. Creación de clientes y búsqueda, conversión de clientes en las Oportunidades; Servicio de Casos o Incidencias de Clientes: Sistema de dirección que permite a los usuarios buscar los problemas del cliente y sus resoluciones. Permite llevar un seguimiento de las incidencias para mejorar la satisfacción del cliente. Cada caso se enlaza a la cuenta relacionada, los contactos, las notas, los archivos asociados, más las llamadas. Servicio de noticias: Las RSS son grupos de noticias las cuales podrá seleccionar y manejar, incluso puede visualizar sus grupos de noticias favoritos en su pantalla en Mi RSS Noticias Mis Sitios son enlaces a cualquier otra página web que sea de interés para su negocio. 6

7 El Calendario corporativo: La vista del calendario (día, semana, mes o año) de todas las actividades corporativas, con una lista de las tareas asociadas. El calendario puede ser compartido para poder visualizar los calendarios de otros usuarios para evitar los conflictos de planificación, o por el contrario puede hacer que este sea privado. 7

8 3. EMPEZAR CON mycrmweb 3.1 ACCESO A mycrmweb Su administrador de mycrmweb le proporcionará una URL para que sea utilizada como la dirección de acceso a su sistema de mycrmweb, que en su caso es: Donde su_empresa se substituirá por el nombre indicado por el administrador. Antes de empezar a trabajar con mycrmweb, el sistema debe identificarle para poder autorizar su uso. Esto se realizará mediante un procedimiento en la entrada de la aplicación que requiere un Nombre de usuario y una Contraseña. Ambos le serán proporcionados por su administrador de sistema mycrmweb. Al iniciar mycrmweb, la pantalla de Entrada aparecerá tal y como se muestra en la Figura. Una vez introducido el nombre y contraseña, el usuario puede escoger también un Tema o Idioma diferentes. Figura 1 NOTA: La mayoría de los navegadores son capaces de almacenar su Nombre de usuario y la Contraseña para simplificar el uso. Sin embargo, esto puede ser un riesgo para la seguridad si usted no puede cerciorarse que nadie más tiene acceso a su computadora. Las personas no autorizadas pueden obtener el acceso a sus datos confidenciales. 8

9 3.2 SU CONTRASEÑA Cuando se le de acceso al sistema, su administrador le proporcionará una contraseña. Por las razones de seguridad, se recomienda cambiar esta contraseña por otra que sólo usted conozca. Importante: El nombre del usuario y contraseñas tienen que ser una combinación de letras y números. Se recomienda que utilice por lo menos 8 dígitos. Cuantos más dígitos tenga, más seguro será el acceso al CRM. El uso de caracteres especiales tales como %, /o caracteres especiales utilizados en otros idiomas, no son permitidos. Una contraseña buena podría ser, por ejemplo Dhe4K39b". El usuario una vez creado ya no puede ser cambiado. Sin embargo, puede crear un nuevo usuario y transferirle todos sus datos. Cambiar su Contraseña Para cambiar su contraseña: 1. Haga clic en la opción Mis Preferencias. Esto aparece en la parte superior derecha de la pantalla, según se indica en la Figura. 2. Se muestra una nueva pantalla en la que deberá hacer un clic en el botón de Cambiar Contraseña 3. Se abre un cuadro de diálogo donde debe introducir su nueva contraseña 4. Haga clic sobre el botón Guardar. Si se olvida de su contraseña, debe avisar a su administrador del sistema para que reestablezca un valor que usted pueda usar temporalmente. Debe anotarla entonces en el sistema, y cambiar la contraseña a otro valor, según el procedimiento descrito anteriormente. 9

10 3.2 LA INTERFAZ DEL USUARIO Cuando entra en el sistema, verá una pantalla de Inicio tal y como se muestra en la siguiente imagen: Según el tema escogido, la apariencia del sistema y los datos almacenados pueden parecer diferentes. Contenido de la página Inicio En el área principal de la página (tal y como se indica en el centro de la figura anterior) se muestra un resumen de los bloques más importantes de mycrmweb. Puede cambiar el orden en el que aparecen dichos bloques pinchando sobre ellos con el ratón y arrastrando hasta el sitio que desee. Cada usuario podrá también personalizar el contenido de su página principal tal y como se indica más en la sección: Mis Preferencias. A continuación se pasa a describir brevemente el contenido de cada uno de los bloques de la página Inicio. Mis Cuentas Principales: Mis Oportunidades Abiertas: Ubicación de mi Grupo: Aquí puede ver una lista de sus principales Cuentas. El contenido de esta lista es generado al añadir cantidades en Oportunidades relacionadas a Cuentas individuales. Esta es una lista de sus principales Oportunidades. Lista de las entradas en el CRM que han sido asignadas a un grupo en donde usted es miembro. Casos Principales : Lista de los casos asignados a los grupo en los cuales usted es miembro. Filtros de Portada: También llamado Estadísticas. Esta función depende de las vistas que se han generado siguiendo un criterio en los diferentes módulos de la aplicación. Por ejemplo, si crea una vista de todas las Citas que se ha generado en un día, en las estadísticas, se le mostrará el número total de estas Citas. 10

11 Mis Presupuestos Pendientes: Mis Pedidos Pendientes: Mis Principales Órdenes de compra: Mis Facturas Pendientes: Aquí están los principales Presupuestos Pendientes. Todas entradas son clasificadas por la cantidad. Este es un listado de los Pedidos Pendientes. Todas entradas son clasificadas por la cantidad. Listado de las principales Órdenes de compra. Todas entradas son clasificadas por la cantidad. Listado de las Facturas Pendientes. Todas entradas son clasificadas por la cantidad. Mis Potenciales: Es un listado de los Potenciales. Indicadores Inicio: Eventos Pendientes: Estos indicadores muestran los datos almacenados en el sistema de CRM en forma de gráfico. Esta es una lista de todos los eventos pendientes de su calendario. Las actividades pendientes están retrasadas, pero no cerradas. Mis FAQs recientes: Esta es una lista de las Faqs que se han ido introduciendo en el sistema. Importante: Por favor, tenga en cuenta que todos datos almacenados en el sistema de mycrmweb tienen un dueño. El dueño es asignado por el campo "Asignado a". Si crea una nueva entrada, los datos serán asignados a usted automáticamente a menos que lo cambie intencionadamente. En la página principal sólo se mostrarán los datos asignados a usted. En la parte derecha de la página principal del CRM, podrá ver una lista de sus actividades próximas y pendientes, así como la etiqueta Nube de TAGs. Navegación El diseño de mycrmweb le permite en todo momento la obtención de la información de todo el sistema de forma rápida y efectiva. Puede navegar dentro del CRM tal y como lo hace por cualquier otro sitio web. NOTA: No se recomienda utilizar los botones Ir página anterior / Ir página siguiente del navegador. Estos botones pueden causar problemas en las páginas por el contenido generado dinámicamente. Todas páginas de CRM están en orden jerárquico. Puede moverse entre dichas páginas siguiendo este orden o puede conseguir el acceso a una página directamente. Basado en el contenido de cada página individual puede utilizar las siguientes combinaciones de teclado: [Alt+E] Editar [Alt+S] Guardar [Alt+Q] Buscar [Alt+C] Vaciar [Alt+G] Seleccionar [Alt+D] Borrar [Alt+U] Copiar 11

12 Como se muestra en la siguiente Figura, tiene acceso a las diferentes áreas y funciones para navegar y trabajar con el CRM. Área del usuario Menú rápido Búsqueda Área de navegación Herramientas Herramientas: Cuadro de Mando o botonera que le permitirá acceder a funcionalidades complementarias del CRM. Haciendo clic en estos iconos obtiene un acceso rápido al calendario, el reloj, la calculadora y otras funciones. Además, puede utilizar el icono de Abrir mapa de CRM para un acceso rápido a todos los módulos. Estos iconos están disponibles en todos menús del propio CRM. Área del usuario: Desde aquí puede acceder a sus preferencias, obtener ayuda o salir el sistema de CRM. Área de Navegación: Puede moverse entre los diferentes módulos y funciones ofrecidos por el sistema de CRM. Menú Rápido: Aquí podrá seleccionar una nueva entrada de datos de forma rápida. Búsqueda: Le permite buscar información dentro de su base de datos. Función Global de Búsqueda Las páginas principales proporcionan una función de búsqueda que le permite buscar en toda la base de datos. Puede buscar por cualquier término. Rellene el campo de la búsqueda y pulse el botón [Buscar]. 12

13 Menú rápido El menú rápido le permite introducir una nueva entrada en el módulo correspondiente de una forma ágil y sencilla con tan sólo desplegar la flecha hacia abajo que aparece. Cómo empezar? Para utilizar mejor el sistema de CRM, es necesario configurarlo para que se base en las necesidades de su compañía. Cada usuario con privilegios de administrador puede modificar las configuraciones básicas. Además, hay muchas funciones disponibles que permiten a los usuarios configurar la presentación de los datos sin cambiar las configuraciones básicas y sin tener los privilegios de un administrador. Todas las opciones se explicarán en próximas secciones. Mis Preferencias Cuando clica en Mis Preferencias se abre una nueva ventana, tal y como se muestra en la siguiente figura. Esto le permite ver, modificar y/o introducir información de su usuario. 13

14 La mayor parte de estos campos se explican por sí mismos. Los campos destacados en la Figura anterior son campos que sirven para propósitos especiales y se explican en la tabla siguiente: Admin Rol Estatus Firma Si esta casilla está marcada (on), significa que otorga al usuario los privilegios de administrador. Este campo no puede ser modificado por un usuario pero si puede ser cambiado por otro administrador. Este campo indica el rol asignado al usuario. Este campo no puede ser editado por un usuario, pero puede ser modificado por un administrador. Este campo muestra si un usuario está o no activo. Un usuario inactivo no tiene acceso al sistema CRM. Este campo no puede ser editado por un usuario, pero puede ser modificado por un administrador. Define la firma que se añadirá automáticamente a los s salientes del 14

15 usuario. Informar a Imagen del usuario: Componentes de la página principal: Mis Grupos: Histórico de accesos: Aquí es donde se define al supervisor de un usuario. Imagen o foto del usuario. Aquí se puede definir la información del CRM que será mostrada en la página de Inicio. Muestra todos aquellos grupos en los que el usuario es miembro. Muestra el historial de accesos del usuario al sistema CRM. Haga un clic en el botón [Editar] si lo que desea es realizar alguna modificación. El orden y los contenidos de los diferentes bloques mostrados en página de Inicio pueden ser modificados de forma individual por cada usuario. Puede cambiar el contenido haciendo clic en [Mis Preferencias] y pulsando sobre el botón [Editar]. Marque los bloques de información que querría ver en su página principal Módulos del CRM mycrmweb contiene muchos módulos de trabajo con los que poder llevar a cabo su actividad diría. Veamos una lista de los más importantes: 1. Portada Contiene una apreciación global de sus principales Cuentas, Contactos, Presupuestos Pendientes, Próximos Eventos,. 2. Calendario Muestra las actividades, reuniones, tareas y llamadas que haya programadas. Se da la posibilidad de compartir su calendario con otros usuarios para poder coordinar sus actividades diarias, o por el contrario puede hacer que este sea privado. 3. Campañas Se visualizará un listado de todas las campañas existentes de forma paginada. Puede hacer clic en una cuenta específica para visualizar el registro de dicha campaña de forma detallada. mycrmweb le permite mantener almacenada una gran variedad de información sobre una campaña, tales como los contactos con los que está relacionada, las actividades que se han llevado a cabo hasta el momento, las oportunidades que han podido generar, 4. Potenciales Muestra una lista de todas las tomas de contacto realizadas hasta el momento. Los Potenciales son las personas o compañías con quienes su empresa podría hacer el futuro negocio. También son llamados Referencias. Pensado para conseguir ese primer contacto, el módulo de Potenciales normalmente está entre la sección de marketing y de ventas. Los Potenciales pueden 15

16 contener a menudo información incompleta o inexacta, y hay que tener claro que muchos procesos comerciales requieren que los datos sean los más exactos posibles. Si hace clic en una toma de contacto individual, podrá visualizar toda la información relacionada con dicha toma de contacto. En ese registro, usted puede ver todas las actividades relacionadas, así como el historial de actividad. 5. Cuentas Las cuentas son las compañías con que su organización hace el negocio. mycrmweb le permite mantener almacenada una gran variedad de información sobre una cuenta, incluso su sitio web, la dirección principal, el número de empleados y otros datos. Se visualizará un listado de todas las cuentas existentes de forma paginada. Puede hacer clic en una cuenta específica para visualizar el registro de dicha cuenta de forma detallada. 6. Contactos Se visualizará un listado de todos los contactos existentes de forma paginada. Usted puede hacer clic en un contacto específico visualizar el contenido del registro de forma detallada. Los contactos son las personas con quienes su organización hace el negocio. Como con las cuentas, el CRM le permite mantener gran variedad de información del contacto como el título, dirección de correo electrónico, y otros datos. Normalmente se unen los contactos a una Cuenta, aunque esto no se requiere. 7. Oportunidades Las oportunidades intentan conseguir una buena venta o conseguir clientes potenciales. Una vez ha comenzado el proceso de venta con una referencia, dicha referencia ha de convertirse en un contacto y posiblemente también en una cuenta. Las oportunidades le ayudan a manejar sus procesos de ventas haciendo un seguimiento de sus atributos como las fases de las ventas, la probabilidad de cierre, cantidad del trato y otra información. En este módulo se muestra una lista de todas las oportunidades de forma paginada. Si hace un clic en una oportunidad individual se le mostrará toda la información referente a dicha oportunidad. En ese registro, podrá ver la fase en la que se encuentra, las notas y anexos relacionados y los contactos. 8. Productos Muestra un listado de todos los productos de forma paginada. Si hace clic en un producto individual podrá ver toda su información detallada. Un producto se puede utilizar al concertar una cita con el cliente. 9. Documentos Muestra una lista de los documentos que usted puede transmitir o usar. También puede crear sus propios documentos, publicarlos y especificar qué usuarios tienen acceso s El módulo s le permite escribir y enviar correos electrónicos y crear Plantillas de Correo que pueden usarse, por ejemplo, en las campañas de marketing. También puede guardar proyectos y archivar los correos electrónicos. 16

17 11. Casos Muestra una lista página de todos los casos o incidencias abiertas. Si hace clic en un caso individual podrá ver toda su información de forma detallada. Entre esa información, puede ver todas las actividades relacionadas, la historia de actividad para la incidencia, ver los contactos relacionados, Cuentas, y Casos. El seguimiento de las incidencias de software es una función muy importante para conseguir el apoyo y satisfacción del cliente. El módulo de Incidencias ayuda a los técnicos de soporte a resolver problemas software o a aclarar preguntas, simplemente siguiendo la información relativa a cada incidencia, tal como su estado y prioridad, su resolución, el usuario asignado, el software involucrado, su tipo (defecto o rasgo). 12. Indicadores Muestra una serie de gráficos muy útiles que le permitirá hacer un seguimiento mucho más visual sobre el estado de sus cuentas, oportunidades, 13. RSS Permite ver los últimos titulares proporcionados por su RDF. Permite ver noticias u otras informaciones que son distribuidas u obtenidas a través de sitios web que publican su información de esta manera. 14. Webs Enlazadas Permite tener almacenados enlaces a otras páginas webs que pueden ser interesantes para su negocio. 15. Informes Muestra una lista de todos los informes. Los informes almacenados pueden verse, pueden anularse o pueden publicarse. Haciendo clic en el nombre de un informe podrá ver la información detallada del criterio del informe (los campos y escenas del filtro) para ese informe, permitiéndole alterar el criterio. 17

18 4. USANDO mycrmweb MyCRMweb le ofrece infinidad de posibilidades para añadir, procesar o visualizar sus datos. Eso incluye: una administración de los contactos de sus clientes y vendedores, relacionándolos con personas, empresas o grupos, el tiempo y la prioridad para poder controlar la administración de las actividades, un seguimiento del proceso de ventas desde que se comienza con un primer contacto hasta que dichas ventas se completan, Relacionar los s, documentos e información detallada de cada persona de contacto y empresa para tenerla siempre al alcance Disponer de un catálogo de productos y servicios que nos permita generar presupuestos, pedidos y facturas de venta de forma fácil y potente. Usted debe decidir qué funciones son importantes para usted y para su negocio y lo que quiere utilizar. Las secciones siguientes describirán con todo detalle para cómo introducir los datos en el sistema de CRM y cómo son presentados y utilizados. Para aquellas personas que no utilicen todos los módulos, nuestra recomendación es que desactiven desde el panel de Administrador aquellos que no se usen. Eso permitirá trabajar con la aplicación con menús más sencillos y concisos. 4.1 POTENCIALES La administración y la utilización efectivas de las tomas de contacto o Potenciales, son el elemento más importante de un sistema de generación de nuevos clientes. Últimamente todas las actividades económicas están centradas en ellas. Los potenciales pueden ser usados en Campañas de Marketing para hacer envíos personalizados de información, llamadas de Telemarketing o procesos combinados de contacto. El proceso de venta soportado por el CRM está dividido en los siguientes pasos: Potenciales Cuentas y Contactos Oportunidades Presupuestos Pedidos Facturas Servicios 18

19 Los Potenciales son sus primeros contactos con un cliente futuro. Puede agrupar los nuevos Potenciales de cada una de sus actividades de marketing (ferias, presentaciones, anuncios, ). Inicialmente, al entrar en este módulo, se visualizará un listado con todas los Potenciales que estén dados de alta en el sistema, tal y como se muestra en la siguiente figura. Si quiere ver la información en detalle de un contacto, solo tendrá que hacer un clic sobre el nombre de dicho contacto. Entonces visualizará una pantalla como la que sigue: En esta pestaña podremos ver toda la información asociada que tiene el referencia: actividades, s, histórico de actividades, productos y campañas. 19

20 Nuevos Potenciales Para crear un nuevo Potencial, deberá pulsar el botón de añadir ( mostrada en la siguiente figura: ) y le aparecerá una pantalla como la En esta pestaña habrá más información que se deberá cumplimentar (sólo será visible en el caso de que el número de campos sea tal, que no deje mostrarlos todos en una misma pantalla) Una vez se hayan rellenado los campos deseados, hacer clic en el botón [Guardar]. Los campos señalados con un asterisco, como por ejemplo Apellidos, son obligatorios. Usted puede designar más campos obligatorios 20

21 dentro del módulo de administración si desea que su equipo rellene ciertos campos siempre que den de alta un Potencial nuevo. Para ello debe ser administrador Convertir Potencial Una vez creado el Potencial bastará con clicar sobre el botón Convertir Potencial para que pase a ser un cliente definitivo en nuestra Base de Datos. Este botón Convertir Potencial es sumamente potente, porque le ahorrará a usted y a su equipo una cantidad ingente de tiempo. De un solo clic, le permitirá a partir de los datos del Potencial crear una Cuenta, un Contacto asociado y si además ya tiene una previsión económica de venta futura, puede crear también la Oportunidad. Eso SI, recuerde que el botón es unidireccional. Por lo tanto, una vez creada la Cuenta, el Contacto y la Oportunidad, no será posible deshacer la acción. Desde esta misma pantalla se puede crear la Cuenta el Contacto y la Oportunidad al mismo tiempo Según el proceso normal de venta, un referencia puede terminar siendo un cliente de la empresa. Cuando esto ocurra, bastará con pulsar el botón [Convertir Potencial] para crear, por un lado el contacto, y por otro lado, la empresa a la que pertenezca. 21

22 4.2 CUENTAS El módulo de Cuentas proporciona una lista de todas las empresas clientes que se han dado de alta. Nos indica el módulo actual en el que nos encontramos Si hacemos un clic sobre el nombre de la cuenta, podremos visualizar los datos de ésta de forma más detallada, tal y como se muestra en la siguiente figura: La pestaña principal y la de Más Información nos permiten alternar entre los campos de la cuenta 22

23 Si queremos modificar algún dato o añadir información, tendremos que seleccionar este botón Podemos duplicar una cuenta de manera que se copien todos sus datos a la nueva cuenta creada. Mostrar Jerarquia de empresas: Haciendo click en Mostrar Jerarquia de empresas podemos ver la estructura completa de empresas. Cuenta Información es la información principal. La mayoría de los campos se explican por sí mismos. Veamos los campos que tenemos informados que pueden necesitar aclaración: Nombre de La Empresa: Es el nombre comercial de la empresa. Acostumbra a ser el nombre por el que conocemos al cliente Nº de Empresa: Es el código que tiene esta empresa en el CRM. Este código siempre estará informado. Actividad: Se trata de un listado de actividades o sectores empresariales que nos permitirá luego hacer acciones comerciales o filtrar la información por este campo. Valoración: Se trata de un ABC de clientes. Podemos clasificarlos en función de su importancia, estableciendo de esta manera las diferentes estrategias para con los clientes en función de este criterio. Miembro de: Nos indicará el nombre de la empresa matriz. Haciendo clic en el enlace ns irá a mostrar la ficha de la Empresa Matriz en caso de estar informada. Accionistas: Indican si se trata de una empresa pública, privada y en su caso quienes son los accionistas o propietarios. Dirección Factura: Es la dirección que se incluirá en los Presupuestos y Facturas por defecto. Dirección Envío: Es la dirección que se incluirá en los Pedidos / Albaranes por defecto. 23

24 Descripción Adicional: Es un campo de notas Amplio que nos permitirá incluir comentarios generales acerca de la cuenta. Comentarios: Un poco más abajo, nos encontraremos el bloque de Comentarios, que permite introducir comentarios registrando de forma automática la persona, fecha y hora que hizo el comentario. Para introducir un comentario nuevo, es preciso ir a la linea añadir comentario y hacer clic sobre la palabra Editar. Aparecerá un cuadro de texto sobre el que podremos introducir el comentario. Una vez introducido el comentario, lo veremos ordenado cronológicamente junto con el resto de comentarios: Botón Situar en Mapa : Nos permite mostrar la ubicación de la Dirección de Factura o la Dirección de Envio directamente en Google Maps: 24

25 Recuerde que la dirección indicada en la ficha ha de ser correcta y debidamente cumplimentada con su código postal para que Google Maps funcione correctamente. Si queremos ver toda la información asociada que tiene relacionada la cuenta, deberemos seleccionar la pestaña Más Información, la cual nos mostrará una pantalla como la ilustrada en la figura siguiente: En la Pestaña Más Información, encontraremos información Adicional de la Empresa: 25

26 En primer lugar tenemos el módulo de Contactos, donde encontraremos los contactos que están informados como pertenecientes a esta empresa. Haciendo click sobre cualquiera de los contactos, nos permitirá acceder a la información completa del contacto. El módulo de Oportunidades nos permitirá informar de las Oportunidades que hubiera informadas para esta empresa y su estado. 26

27 En el módulo de Presupuestos, encontraremos todos aquellos presupuestos que hemos realizado para la empresa: En el módulo de Pedido, encontraremos todos aquellos pedidos de productos o servicios que hemos realizado para la empresa: En el módulo de Facturas, encontraremos todos aquellas facturas que hemos realizado para la empresa: En el módulo de Actividades, encontraremos todas las actividades de calendario relacionadas con esta empresa y sus detalles. El módulo s nos permitirá ver todos aquellos s enlazados a la ficha de la empresa que hayamos enviado/recibido desde el centro de Correo o desde Outlook y luego los hayamos enlazado. 27

28 El módulo de Historial de Actividades nos mostrará todas aquellas actividades que están en estado Completadas y por lo tanto ya han sido realizadas. El módulo Documentos nos permitirá visualizar aquellos documentos enlazados a la cuenta como Word, Excel, PDF, Imágenes o documentos externos. El módulo de Casos nos permitirá ver las No Conformidades e Incidencias registradas para esta empresa y su estado. El módulo de Productos nos permitirá ver todos aquellos productos de nuestro catálogo que se venden a esta empresa. El Contratos de Servicio nos permitirá ver todos aquellos contratos de Servicio que tenemos formalizados con el cliente. 28

29 El módulo de Servicios nos permitirá ver todos aquellos servicios que estamos prestando actualmente a nuestra empresa. El módulo de Campañas nos permitirá ver todas aquellas Campañas en las que hemos incluido a éste cliente. El módulo de Recursos nos permitirá ver todos aquellos Activos que tenemos asignados a esta empresa. El módulo de Proyectos nos permitirá ver todos Proyectos que estamos realizando o hemos realizado con ésta empresa. Nuevas Cuentas Para crear una nueva cuenta, pulse el botón de añadir ( ) y le aparecerá entonces una pantalla como la mostrada en la siguiente figura: En esta pestaña habrá más información que se deberá cumplimentar (sólo será visible en el caso de que el número de campos sea tal, que no deje mostrarlos todos en una misma pantalla) 29

30 Una vez se hayan rellenado los campos deseados, hacer clic en el botón [Guardar]. 4.3 FILTROS O VISTAS En el área de navegación verá una lista de todos los datos almacenados en el sistema de mycrmweb. Con el paso del tiempo estas listas pueden llegar a ser excesivamente largas y dificultosas a la hora de trabajar con ellas. Además, debido al tamaño limitado de la pantalla, solamente algunas columnas pueden ser mostradas. Por lo tanto, es aconsejable y generalmente también necesario para el manejo diario del sistema, adaptar las listas a las necesidades respectivas de los usuarios. Generalmente, cada usuario puede crear listas individuales, pero hay que tener en cuenta que también estarán disponibles para el resto de los usuarios. La manera de generar un Filtro o Vista (independientemente del módulo en el que nos encontremos), es la siguiente: 1. Si por ejemplo nos encontramos en el módulo de Contactos, la pantalla principal que se visualiza de este módulo es la siguiente: 30

31 Como se puede apreciar en la imagen, en la parte superior izquierda (marcada en la figura anterior), encontramos una lista con todos los filtros que hay para el módulo en el que nos encontramos, y desde donde se puede Crear un nuevo filtro, Editar uno ya existente o bien Eliminarlo. Crear un nuevo Filtro o Vista 1. Seleccionar la opción Nueva : 2. Aparece una nueva ventana en la que debe introducir los siguiente datos: Nombre de la vista Fijar por defecto Listar en métrica Hacer Público Deberá asignarle un nombre al filtro que desea crear. Si marca esta opción, el resultado del filtro se mostrará por defecto cada vez que entre en ese módulo del CRM Si marca esta opción se mostrará en la Página de inicio, en la sección de Métricas, el número de registros que contiene dicho filtro. Si marca esta opción, el filtro estará disponible para los demás usuarios. Antes de estar disponible debe ser aprobado por un Supervisor. Sección 1 Sección 2 - Sección 1: Aquí se debe indicar las columnas que se desean visualizar en el listado que generará el Filtro. 31

32 - Sección 2: Puede usar los Filtros Estándares que proporciona el sistema de CRM o bien puede crear unos nuevos que se ajusten más a sus necesidades. Para ello deberá ir a la pestaña de Filtros Avanzados. Se abre entonces una pantalla como la siguiente: Se puede enlazar más de una condición para generar el filtro. En estos desplegables se mostrarán todos los campos del módulo en el que nos encontramos, de manera que se seleccionará aquel que se desea que cumpla una determinada condición Listado de operadores que se pueden usar para generar el filtro Es posible utilizar filtros tipo Y (todas las condiciones se han de cumplir) poniendo cada condición en una línea diferente. También es posible utilizar filtros tipo O (con que se cumpla una condición es suficiente) poniendo las condiciones una al lado de otra separada por comas dentro de la misma línea. Una vez se ha creado la vista deseada, esta aparecerá en el menú desplegable de Filtros. Si la selecciona, en la lista que se muestra a continuación, sólo aparecerá aquella información que se ha preseleccionado con dicha vista. 32

33 4.4 CONTACTOS Los contactos son las personas relacionadas con las Cuentas. La visualización y funcionalidades de la pantalla son prácticamente iguales a los del módulo de CUENTAS. La lista de los Contactos puede ordenarse por el campo Apellidos, haciendo un clic simplemente en la flecha roja que hay en la propia columna. Algunas de las características de un Contacto: debe tener un nombre debe estar asignado a un usuario puede o no pertenecer, trabajar para, representar o estar asociado a una Cuenta puede tener asociado un origen de la toma de contacto (obligatorio según la LOPD) puede tener otro contacto al que informa Cosas que se pueden asociar a un Contacto son: Oportunidades: por ejemplo, un Contacto puede comprar productos Actividades que pueden ser tareas o eventos s Casos, por ejemplo, de Help-desk requiriendo alguna acción. Presupuestos que le hemos enviado Órdenes de Compra Pedidos Productos Historial de Actividades, es decir, ya realizadas Documentos, por ejemplo fotos, escritos, etc Campañas Facturas Contratos de Servicio Servicios Proyectos 33

34 Este es el menú de elementos asociados en Más Información: 34

35 Si hacemos un doble clic en el nombre de un contacto, podremos ver toda la información detallada sobre el mismo: Nuevos Contactos Para crear un nuevo contacto, pulse el botón de añadir ( ) y le aparecerá entonces una pantalla como la mostrada en la siguiente figura: En esta pestaña habrá más información que se deberá cumplimentar (sólo será visible en el caso de que el número de campos sea tal, que no deje mostrarlos todos en una misma pantalla) 35

36 En la pestaña de más información, encontramos campos adicionales para rellenar: Una vez se hayan rellenado los campos deseados, hacer clic en el botón [Guardar]. 36

37 4.5 OPORTUNIDADES En el proceso de ventas, las Oportunidades son proyectos o ventas potenciales que esperamos realizar con nuestros clientes en el futuro. Por lo tanto, al crear una oportunidad es necesario apuntar una serie de datos económicos y de referencia importantes para llevar un control de lo que tenemos previsto vender. La venta es un proceso que sigue una serie de fases. La gestión de Oportunidades nos ayuda a llevar un completo control que todos los elementos que tenemos en cada una de las fases. MyCRMweb con su módulo de oportunidades tiene la posibilidad de almacenar toda la información de ventas o proyectos futuros y conocer la información detallada y en qué fase se encuentra cada una de las oportunidades. La pantalla inicial del módulo oportunidades: 37

38 Algunas de las características de una Oportunidad son: debe pertenecer o estar asociada a una Cuenta debe tener asignada una fecha estimada de cierre debe tener asignada una fase de venta puede tener asociado un origen de la toma de contacto puede estar asociada a un usuario Cosas que se pueden asociar a una Oportunidad son: Actividades que pueden ser tareas o eventos Contactos: personas relacionadas con la oportunidad, adoptando un rol determinado dentro de la misma. Productos relacionados con la oportunidad Historial de la Oportunidad y sus fases de venta Documentos Presupuestos Pedidos Historial de Actividades (ya realizadas) Servicios 38

39 Nuevas Oportunidades Para crear una nueva oportunidad, pulse el botón de añadir ( ) y le aparecerá entonces una pantalla como la mostrada en la siguiente figura: Ahora ya puede introducir la información básica de la oportunidad. Los campos que no sean obligatorios, pueden quedarse vacíos, o bien, si no son de utilidad, pueden ser eliminados por el administrador del sistema. Campos obligatorios que deben ser rellenados por el usuario: Nombre de la Oportunidad Relacionado con Asignado a Fecha estimada de cierre Fase de Venta Debe darle un nombre único a cada oportunidad. Seleccione un nombre de cuenta o contacto almacenado ya en su CRM haciendo un clic en el icono de la carpeta. Observe que no puede introducir el nombre de una cuenta de forma directa. Comercial que introduce la oportunidad o que está encargado de seguirla Fecha en la que se tiene previsto cerrar dicha oportunidad Seleccione una fase de venta. Éstas pueden ser configuradas libremente por el administrador del sistema. Cada vez que esté haciendo un progreso en la venta, se recomienda actualizar este campo. Una vez se hayan rellenado los campos deseados, hacer clic en el botón [Guardar]. 39

40 4.6 S El sistema de CRM ofrece un gran número de posibilidades para enviar s a sus clientes, compañeros de trabajo, proveedores y otros contactos. Puede enviar s a contactos directamente desde el propio sistema de CRM.Para poder enviar y recibir s ha de configurar un acceso común a su servidor de correo saliente. También necesitará configurar el acceso al servidor para cada usuario individual para la recepción de correo. Si desea utilizar el sistema de CRM para enviar tiene tres opciones: 1. Puede crear un desde la vista de de un potencial, contacto o cuenta. Usando los detalles del contacto almacenados ya en tu sistema de mycrmweb, el sistema se cerciora de que los s enviados serán almacenados en referencia a las entradas existentes del contacto. Puede ver tales s en la vista de detalle de los contactos según las indicaciones de figura: 2. Puede seleccionar los s recibidos en la opción de lista como muestra el ejemplo de la figura: Seleccionar aquellos Contactos a los que queremos enviar un determinado . Como se puede observar, podemos usar una plantilla previamente definida 40

41 3. Puede crear un directamente desde el menú de s (ver Figura siguiente). Para ello deberá ir al icono de Componer : En este caso la referencia al contacto será realizada manualmente. Un ejemplo es el mostrado en la figura siguiente: Puede seleccionar otro contacto, cuenta, referencia o usuario para mandarle una copia del Importante: Para poder enviar un , el sistema de CRM necesita tener acceso a su servidor saliente de s (SMTP). A la hora de crear un nuevo , puede utilizar los campos descritos en la tabla siguiente: 41

42 A: Aquí deberá introducir la dirección de del destinatario del correo. Cc: Cco: Asunto: Adjunto: Puede incorporar las direcciones de de las personas a las que quiera enviar una copia del enviado Puede añadir destinatarios adicionales de manera que se envíe con una copia oculta a dichos contactos, de manera que el resto de los destinatarios desconocerían que se les ha enviado dicho . Deberá introducir el asunto del Puede añadir ficheros adjuntos a un . (El tamaño máximo de un fichero adjunto no podrá ser superior a un tamaño de 1 Mb.) Descripción: Aquí puede incorporar su mensaje o cuerpo del . Observar que el será enviado como correo HTML por defecto. Puede utilizar las herramientas de diseño para realzar la representación del . Debajo del campo de descripción, aparecen una serie de botones los cuales tienen las siguientes funcionalidades: Seleccionar plantilla de El CRM ofrece la opción de poder trabajar con plantillas del . Estas plantillas se deben diseñar y almacenar en el sistema de mycrmweb. El será enviado. Enviar: Guardar: Nota: Los correos enviados serán asignados al usuario al que envía. Una copia del será enviada por el sistema de CRM al usuario asignado automáticamente. Puede guardar un sin llegar a enviarlo. El será almacenado y conseguirá visualizar cuando vaya la opción del menú Página de Inicio> s. Cancelar: Puede cancelar la operación del envío de un . Todos los cambios que haya realizado se perderán. 42

43 Envío Masivo de s Puede enviar un común a varias personas al mismo tiempo. Puede utilizar esta función para enviar correos a la totalidad de sus clientes o a otros contactos almacenados en su CRM. Para realizar este envío masivo se recomienda crear un correo desde la vista de lista. Una vez realizado el paso anterior, cree una vista personalizada de sus potenciales, contactos o cuentas. Use un filtro para seleccionar de entre todos a quienes desea enviar el . Seleccione los contactos que desea que reciban el masivo en la lista que se mostrará en pantalla. Haga un clic en el botón [Enviar ]. Seleccionar a qué contactos dentro del filtro seleccionado, deseamos enviar el mail Seleccionar el filtro deseado para poder enviar el mailing masivo. La ventana de la creación del se abrirá según las indicaciones que se muestran en la siguiente figura: Haga clic en el botón de [Enviar] para enviar el inmediatamente. Use el botón [Guardar] si lo que desea es almacenar el en el CRM sin enviarlo. Con el botón de [Seleccionar plantilla de ], podrá utilizar una plantilla de correo predefinida 43

44 Recibir s Si recibe sus s actualmente en Outlook, puede utilizar el Enlace con dicha aplicación para transferir los s seleccionados a los contactos almacenados en tu CRM. Además, tiene la posibilidad de recibir en el mycrmwebdirectamente. Antes de nada deberá configurar el acceso a su servidor de recepción del s. Para configurar el acceso al Servidor de correos para poder recibir s, haga clic en el menú Página de Inicio > . No necesita tener privilegios administrativos para esta operación. El menú del cliente del se abre, como se muestra en la figura: Haga clic en el botón de [Configuración] para visualizar el menú de configuración (ver figura siguiente): Tendrá que completar todos los datos de la configuración. Para más ayuda, ver la descripción de dichos datos en la siguiente tabla: 44

45 Mostrar nombre: Debe dar al servidor de correo un nombre único. Este nombre será mostrado en la lista de la cuenta del mail Server Nombre del Servidor de Correo: Nombre del Usuario y Contraseña: Protocolo del correo: Opciones SSL: Validaciones de Certificado: Usar mailer interno?: Timeout de Refresco: s por página: Debe introducir una dirección de correo electrónica donde desea recibir sus s. Debe añadir la dirección de su servidor de correo. Puede utilizar un nombre o la dirección IP del mismo. Debe incorporar el nombre del usuario y la contraseña que utiliza para tener acceso al servidor de correo. En esta versión, solamente se podrá usar el protocolo IMAP. El protocolo POP será desarrollado en el futuro. Debe indicar si se mantiene una comunicación cifrada con su servidor de correo o no. Si utilizas la comunicación cifrada, para tener acceso al servidor de correo, debe seleccionar si el certificado que utiliza está validado. Si fue configurado por su proveedor de correo, puede ser que utilice el correo interno para enviar . Puede modificar el tiempo de refresco de su bandeja de entrada. Puede seleccionar el número de s que quiere visualiza por página. Haga clic en [Guardar] para salvar la configuración de la función del en el CRM. Todos sus s están organizados en el menú Página de Inicio > s tal y como se muestra en la figura. Los botones de la parte superior le permiten realizar las siguientes funciones: Componer: Le permite redactar un nuevo . Configuración: Esto abre la pantalla para la configuración de sus s entrantes. Observe que el administrador es quien configura el servidor de correo saliente. El CRM viene con un sistema de carpetas de correo estándares: Inbox: Esta carpeta enumera todos sus s entrantes. Distingue los casos siguientes: 45

46 si un viene de un contacto que no se relacione con ninguna de las campañas, el sistema moverá el a la carpeta de correos calificada automáticamente y será agregado y relacionado con ese contacto. Si un viene de un usuario indefinido, el sistema de mycrmweb creará un nuevo contacto y asociará el al contacto creado recientemente Si un viene de un referencia de una campaña, al calificar el del referencia correspondiente será convertido a un contacto relacionado con la campaña. Si un viene de un contacto de una campaña, al calificar el será agregado y relacionado con ese contacto Todos los s calificados serán movidos a la carpeta de correos asociada de forma automática. s enviados: Esta carpeta lista todos los correos enviados organizados por el tipo de contacto. Puedes buscar tus s por el tema, el remitente o ambos. Importante: El se recibe desprotegido. Eso significa que el CRM no comprueba si hay algún virus. Aunque estos virus no suelen causar ningún daño al CRM, se aconseja para tomar precauciones para poder proteger el servidor de correo entrante, especialmente si piensa descargar el contenido del a su ordenador 46

47 4.7 CALENDARIO MyCRMweb proporciona un calendario en el cual se distingue entre las reuniones, las llamadas (ambas designadas a menudo como Eventos) y las tareas. Las diferencias operacionales entre los Eventos y las Tareas serán explicadas en las secciones siguientes. El sistema de mycrmweb ofrece varias posibilidades para incorporar o para programar actividades relacionadas al calendario. Puede ser que utilice el calendario directamente, desde el Menú Rápido, o puede ser que cree actividades durante el proceso de ventas en las oportunidades, potenciales, Las entradas del calendario pueden y deben ser ligadas a otros datos almacenados en el sistema, tal como contactos, Referencias o cuentas. El calendario muestra las actividades pendientes en una lista como la que se muestra en la siguiente figura: Las pestañas de la parte superior del calendario permiten al usuario ver las actividades por día, semana, mes o año Desde el botón de Añadir, podremos introducir una nueva Llamada, Reunión o Tarea. Podemos realizar ciertas acciones con tal sólo pulsar en este botón (cambiar el estado de la actividad, modificar el usuario al que está asignada, ) 47

48 En la pantalla principal del calendario, se pueden observar dos pestañas: Calendario y Lista Actividades. La primera muestra la información explicada en la figura anterior, y la segunda muestra un listado completo con todos los eventos y tareas que están programadas tal y como se expone seguidamente: Podemos modificar el propietario del Evento o Tarea Este campo indica si la actividad está o no completada. Si figura una x indica que la actividad aún no figura en el histórico de la cuenta, contacto o prospecto asociado, es decir, que aún queda pendiente por realizar. Vista por día: Vista en modo Listado: 48

49 Vista en modo Horario: Aquí se pueden apreciar los siguientes detalles: - duración de la actividad - Asunto - Usuario al que está asignada la actividad - Estado de la actividad Vista por semana: Vista en modo listado: 49

50 Vista en modo semanal: Vista por mes: Vista en modo Listado: 50

51 Vista en modo Mensual: Vista por año: Vista en modo Listado: 51

52 Vista en modo anual: 52

53 Cómo programar actividades? La manera de programar una nueva actividad es la misma independientemente del modo vista en el que nos encontremos (día, semana, mes o año). 1. Hacer un clic en el botón de añadir y seleccionar el tipo de actividad que deseamos introducir (si es una llamada, reunión o tarea): 53

54 2. Si la opción seleccionada es una llamada o una reunión, aparecerá una pantalla como la siguiente: Seleccionamos el tipo de evento que se desea programar Dar un nombre al evento e indicamos si lo deseamos poner como público (para compartir un acontecimiento creado recientemente con otros usuarios) Indicamos el estado del evento y la prioridad que éste tendrá. Indicamos el usuario o grupo al que se asigna dicho evento Fecha y duración que tendrá el evento Podemos usar este botón para indicar la fecha: Como se puede apreciar en la imagen anterior, en la parte inferior de la pantalla aparecen cuatro pestañas diferentes las cuales pasamos a explicar: Invitar: Puede invitar a otros usuarios a este evento. Observe dicho evento también será fijado en el calendario de los usuarios invitados. Recordar: Para enviar un recordatorio tiene que incorporar una fecha y una dirección de válidos. 54

55 Repetir: mycrmweb permite programar los eventos para que se repitan cada cierto tiempo. Relacionado con: Puede enlazar un evento a un Prospecto, Cuenta, Oportunidad o Incidencia según la opción que elija. 3. Si lo que deseamos programar es una Tarea, habrá que tener en cuenta que éstas no tienen siempre una fecha y lugar exacto. Se asignan a un usuario o grupo de mycrmweb y no permiten invitar a otros usuarios ni se pueden enlazar a más de un contacto. Sin embargo, se pueden transferir tareas a otros usuarios cambiando únicamente el dueño de la tarea. Cómo Configurar El Calendario? Puedes compartir su calendario o ciertas entradas específicas de los eventos con otros usuarios del sistema de CRM. Aquí puede configurar tanto el formato horario que desea utilizar como indicar aquellos usuarios con los que va a compartir su calendario. 55

56 4.8 DOCUMENTOS Los Documentos son una herramienta práctica para agregar información adicional a los contactos, cuentas, Referencias, potenciales, productos, facturas, así como ventas y órdenes de compra. Puede utilizar esta función, por ejemplo, para recoger los documentos importantes en sus operaciones con clientes. Título: nombre identificativo del asunto del documento Contacto: Nombre del contacto al que está enlazado dicho documento Relacionado con: Nombre de la empresa con la que está vinculado dicho documento Archivo: Nombre del archivo adjunto que contiene el documento Última modificación: Fecha en la que se realizó la última modificación Si hacemos un clic sobre el asunto, podremos ver sus detalles: 56

57 Crear un nuevo documento Para incorporar un nuevo Documento, pulse el botón de añadir ( ) del propio menú rápido. Visualizará entonces una pantalla como la mostrada en la siguiente figura: El Asunto es el Título del documento. Es un campo obligatorio. El número de documento se genera automáticamente al guardarlo El Nombre Carpeta indica la carpeta de documentos. Asignado indica quien tiene derechos (usuario o grupo) a ver o editar el documento. La opción tipo Descarga Interno nos permite subir archivos al CRM mientras que la Externo nos permite enlaces HTTP. En el campo Notas del documento podemos incluir información adicional, como comentarios o indicaciones de uso del documento. La opción Activo permite abrir el documento y la Versión controla el número de versión en caso necesario. Después que un documento se publica, éste podrá ser visto por otros usuarios en función de las opciones de Asignado A que se hayan establecido y de las opciones de visibilidad del CRM. Para ver un documento de los que se listan, es tan sencillo como pulsar sobre el nombre de dicho documento en el enlace. 57

58 4.9 PRESUPUESTOS En este módulo se almacena toda la información relativa a los presupuestos realizados tanto a Referencias como a Clientes, mostrando una lista de todos ellos tal y como se aprecia en la siguiente figura: Para los Presupuestos, el sistema de CRM considera todo tipo de impuestos o de descuentos que puedan aplicarse a la oferta de productos o de servicios. Eso puede incluir los impuestos locales, del estado o impuestos federales, así como impuestos especiales. Estos impuestos se pueden calcular individualmente para cada producto o servicio o se pueden calcular para el total del conjunto. Antes de que seleccione los productos para su presupuesto, necesita decidir los impuestos que se aplicarán a su oferta. Haciendo un doble clic sobre un presupuesto en concreto, se puede visualizar toda la información de la Cabecera del presupuesto: 58

59 Y también la información de las líneas de productos: Nuevo Presupuesto El sistema de CRM le ayuda en la creación de presupuestos, también llamados Ofertas. Puede utilizar una de las maneras siguientes: 1) opción del detalle de una Cuenta o de una Oportunidad para crear un presupuesto con tan sólo hacer un clic en el botón de [Añadir Presupuesto]. 2) Puede crear un nuevo Presupuesto directamente desde el icono del menú rápido tal y como se indica en la figura siguiente. Esta manera requerirá que tenga que fijar todas las referencias manualmente. 59

60 En ambos casos, la pantalla que aparece es la siguiente: 60

61 Y en la parte inferior: Si queremos añadir más de un producto o servicio al presupuesto, haremos un clic en el botón de [Añadir Producto] o [Añadir Servicio] Este icono nos permite buscar un producto determinado entre todos los almacenados en el sistema y cuyo estado es activo. Abre una ventana de búsqueda como la que se muestra a continuación: 61

62 Busca el producto seleccionado entre todas las tarifas activas que hay en el sistema, de manera que pueda seleccionar la tarifa que desea aplicar para ese presupuesto en concreto. La pantalla de búsqueda que abre es como la que se muestra a continuación: 62

63 5. Sincronización con Outlook 5.1 Trabajar con el enlace de Outlook El Enlace de Outlook es un software de perfeccionamiento de productividad que puede usarse con el CRM. Usando el Enlace de Outlook, puede realizar las siguientes operaciones en Microsoft Outlook: Revisar el mensaje de antes de añadirlo a mycrmweb. Añadir los s de los clientes de Microsoft Outlook relacionados con mycrmweb Sincronizar los contactos de Microsoft Outlook con mycrmweb. Sincronizar las tareas de Microsoft Outlook con mycrmweb. Sincronizar el calendario de Microsoft Outlook con mycrmweb. Resolver los conflictos (si hay alguno) mientras sincroniza los contactos, tareas y calendario NOTA: Actualmente, en Enlace de Outlook soporta solamente Microsoft Outlook 2000, 2002, y 2003, 2007, 2010 Configurar el Servidor mycrmweb Antes de añadir o sincronizar y contactos de Microsoft Outlook a mycrmweb, proporcione el login de mycrmweb en Microsoft Outlook. Configurar los detalles del login mycrmweb en Microsoft Outlook 63

64 1. Iniciar Microsoft Outlook. 2. Seleccionar el menú Complementos. 3. Seleccione la etiqueta de CRM y entre en la siguiente configuración del usuario bajo la sección de Acceso: Nombre Usuario: Introduzca en nombre o log de mycrmweb.. Contraseña: Introduzca el password de ese mismo usuario. URL: Introduzca el nombre del servidor mycrmweb donde este se está ejecutando. Guardar información de acceso?: Seleccione esta opción si quiere recordar los detalles de su login 4. Hacer clic en el botón OK para aplicar los cambios. Añadir mensajes de a mycrmweb Puede agregar los mensajes de Correo electrónico específicos de Microsoft Outlook al mycrmweb como una historia de actividad. Antes de agregar el mensaje de asegúrese que el contacto correspondiente al Correo electrónico existe en mycrmweb. Agregar mensajes de messages desde Outlook a mycrmweb 1. Seleccione la opción de la barra de herramientas. 2. Seleccione el deseado. 64

65 3. Haga clic en el icono de la barra de herramientas Enviar el correo al CRM. Nota Si la dirección del Correo electrónico del contacto correspondiente no está disponible en mycrmweb, un mensaje de error aparecerá avisándole que no se encuentra ningún contacto asociado para <la Dirección del Correo electrónico>. Cuando este mensaje de error aparezca, primero agregue el contacto en mycrmweb y después ya podrá agregar el Correo electrónico al CRM. 4. En la opción de Buscar en CRM, la etiqueta de los Contactos se desplegará donde aparecen los detalles del Correo electrónico seleccionado. 5. En la tabla de Contactos, pulse el botón de View para ver los detalles del contacto en mycrmweb. 6. En alguna ecuación, puede ocurrir que no pueda guardar el Correo electrónico completo en mycrmweb. En este caso, puede modificar el mensaje del mismo antes de agregarlo al CRM. Siga los pasos indicados a continuación para modificar el mensaje del Correo electrónico: 65

66 a) Seleccione el mensaje del Correo electrónico a ser modificado de la tabla de Contactos. b) Haga click en Editar Mensaje. c) Modifique el contenido en el área de texto del Mensaje. 7. Haga clic en el botón de Enviar al CRM para agregar el mensaje del Correo electrónico al contacto seleccionado en mycrmweb. 8. Una vez el mensaje del Correo electrónico se agrega al CRM, aparecerá un mensaje avisando si la operación se ha realizado con éxito. Pulse el botón de OK para completar el funcionamiento. 9. Nota: El mensaje del Correo electrónico puede ser agregado a las secciones siguientes en mycrmweb: Historial del respectivo contacto. Lista de . Sincronizar Contactos de Microsoft Outlook con mycrmweb La sincronización le permite introducir contactos específicos de Microsoft Outlook a mycrmweb y viceversa. Poner al día la información en ambos, en mycrmweb y Microsoft Outlook. También elimina duplicación de contactos y conflictos si el dato no está en la sincronización. Cómo sincronizar contactos entre Microsoft Outlook y mycrmweb 1. Seleccione la opción de Contactos del Microsoft Outlook. 2. Seleccione los contactos deseados de la Lista. 3. Pulse el botón Sync to vtiger CRM. 4. En la opción vtiger CRM, haga clic en el botón YES para empezar la sincronización. 5. Este proceso tardará unos minutos, ya que tendrá que leer los contactos completamente de mycrmweb y de Microsoft Outlook. Una vez completado, deberá realizar uno de las siguientes opciones: Añadir contactos a) Añadir contactos b) Resolver conflictos Si está sincronizando contactos por primera vez, entonces siga los siguientes pasos: 1. En la opción Confirm Contact Changes, añadir contactos, actualizar, y borrar están desplegadas. Haga Clic en el botón de Show Details para ver la lista de los contactos 2. En la opción Details for Confirm Contact, haga doble clic en the Add para verificar los detalles del contacto. En la opción Additional Details for Confirm Contact Changes, se desplegarán los detalles del contacto seleccionado. Haga clic en el botón Close para cerrar el diálogo. Siga el mismo procedimiento 66

67 para verificar otros contactos. Una vez se asegure que todos los detalles son correctos, pulse el botón Accept o Cancel para completar o abortar la sincronización. Resolver Conflictos Después de la primera sincronización, podrá actualizar los detalles del contacto tanto en mycrmweb o en Microsoft Outlook. Podrán existir entonces diferencias en los detalles del contacto en mycrmweb y en Microsoft Outlook. Tendrá que hacer que dichos detalles sean iguales en ambos lados, por lo que deberá sobrescribir en uno u otro lado los detalles en los que difieran. Resolver conflictos entre Microsoft Outlook y mycrmweb 1. En la opción Conflict Resolution (Contacts), se muestra el nombre del contacto contradictorio y los campos correspondientes en una tabla. 2. Seleccione el valor a sincronizar (bien de la columna del MS Outlook o de mycrmweb) 3. Pulse el botón de OK o de Stop actualizar o abortar la sincronización. 4. Una vez se actualizan los detalles, se mostrará una confirmación de los cambios del contacto. Sincronizar las Tareas de Microsoft Outlook con mycrmweb La sincronización le permite introducir tareas específicas de clientes de Microsoft Outlook a mycrmweb y viceversa y actualizar la información en ambos. También le permite eliminar las tareas duplicadas y resuelve los conflictos si los datos no están en la sincronización. Sincronizar las tareas entre Microsoft Outlook & mycrmweb 1. Seleccione las Tareas de Microsoft Outlook. 2. Seleccione la tarea deseada de entre todas las que aparecen. 3. Haga clic en el icono Sync to vtiger CRM de la barra de herramientas. 4. En la opción mycrmweb, haga clic en el botón Yes para iniciar la sincronización. 5. Tardará unos minutos en poder leer las tareas completamente en mycrmweb y Microsoft Outlook. Una vez completado, tendrá que realizar una de las dos opciones siguientes: Añadir nuevas tareas Añadir tareas Resolver conflictos 1. En la opción Confirm Task Changes podrá modificar el número de contactos, actualizar y borrar los desplegados. Haga clic en el botón Show Details para ver la lista de las tareas. 2. En la opción Details for Confirm Task, haga doble clic en Add para verificar los detalles de la tarea. En la opción Additional Details for Confirm Task Changes, los detalles de la tarea 67

68 seleccionada serán mostrados. Pulse el botón Close para cerrar el diálogo. Siga el mismo procedimiento para verificar otras tareas. Una vez esté seguro de que todos los detalles de la tarea son correctos, pulse el botón Close de Details for Confirm Task. 3. En la opción Confirm Task Changes, haga clic en el botón de Accept o de Cancel para completar o abortar la sincronización. Resolver conflictos Después de la primera sincronización, usted podrá actualizar los detalles de la tarea bien en mycrmweb o bien en Microsoft Outlook. Podrá encontrar entonces diferencias en los detalles de dicha tarea presente en el CRM y en el Microsoft Outlook. Deberá hacer que los detalles sean iguales en ambos sitios, para lo que deberá sobrescribir ciertos detalles en uno u otro sitio. Resolver conflictos entre Microsoft Outlook y mycrmweb 1.En la opción Conflict Resolution (Tasks), se mostrará el nombre de la tarea contradictoria y los campos correspondientes en una tabla. 2.Seleccione el valor a ser sincronizado (bien del MS Outlook o bien del mycrmweb). 3.Pulse el botón OK o Stop para actualizar o detener la sincronización. 4.Una vez se han actualizado los detalles aparecerá una confirmación de los cambios en la tarea. Siga los siguientes pasos para dados en la sección Añadir Tareas para resolver conflictos. Sincronizar el Calendario de Microsoft Outlook con mycrmweb La sincronización le permite introducir eventos específicos de Microsoft Outlook a mycrmweb y viceversa y actualiza la información en ambos. También elimina la duplicidad de eventos y resuelve los conflictos si los datos no están en la sincronización. Sincronizar los eventos entre Microsoft Outlook y mycrmweb 1. Seleccione la opción de Calendario en Microsoft Outlook. 2. Seleccione el evento deseado. 3. Haga Clic en el icono Sync to vtiger CRM. 4. En la opción de mycrmweb, haga clic en el botón Yes para iniciar la sincronización. 5. Tardará unos minutos en completar la lectura de todos los eventos de mycrmweb y de Microsoft Outlook. Una vez leídos completamente, deberá realizar una de las siguientes operaciones: Añadir Eventos Resolver Conflictos 68

69 Añadir nuevos eventos 1. En la opción Confirm Events Changes, se mostrará los eventos, las actualizaciones y los eventos borrados. Haga clic en el botón Show Details para ver la lista de los eventos. 2. En la opción Details for Confirm Events, haga doble clic en Add para verificar los detalles de las tareas. En la opción Additional Details for Confirm Event Changes, los detalles del evento seleccionado se mostrará. Pulse el botón Close para cerrar este diálogo. Siga el mismo procedimiento para verificar otros eventos. Una vez esté seguro de que todos los datos son correctos, pulse el botón Close. 3. En la opción Confirm Event Changes, haga clic en el botón de Accept o de Cancel para completar o detener la sincronización. Resolver conflictos Después de la primera sincronización, usted podrá actualizar los detalles de los eventos bien en mycrmweb o bien en Microsoft Outlook. Podrá encontrar entonces diferencias en los detalles de dicho evento, presente en el CRM y en el Microsoft Outlook. Deberá hacer que los detalles sean iguales en ambos sitios, para lo que deberá sobrescribir ciertos detalles en uno u otro sitio. Resolver conflictos entre Microsoft Outlook y mycrmweb 1. En la opción Conflict Resolution (Events), se mostrará el nombre del evento contradictoria y los campos correspondientes en una tabla. 2. Seleccione el valor a ser sincronizado (bien del MS Outlook o bien del mycrmweb). 3. Pulse el botón OK o Stop para actualizar o detener la sincronización. 4. Una vez se han actualizado los detalles aparecerá una confirmación de los cambios en el evento. Siga los siguientes pasos para dados en la sección Añadir Tareas para resolver conflictos. 5. Haga Clic en OK para completar la sincronización. 69

70 6. 6. Funciones Generales 6.1 LISTA DE MÉTRICAS La Lista de Métricas, es lo que en su Página de inicio en la sección de Estadísticas. Esta Lista puede darle una vista más comprensiva de los datos más importantes almacenados dentro de su sistema de CRM. Las Estadísticas le proporcionan un resumen cuantitativo de la información seleccionado por sus criterios. El contenido de las Estadísticas es definido por sus Filtros creados. Si en la creación de un filtro, la casilla de Listar en Métrica está activa, el CRM considerará este filtro como parte de las estadísticas a mostrar. Puede utilizar las Estadísticas para contestar a preguntas como por ejemplo: Cuántos Referencias tiene la empresa? Cuántos presupuestos se han realizado? Cuántas oportunidades se han generado? Puede utilizar las estadísticas para los procesos críticos o para reconocer inmediatamente si ha cambiado algo. Por ejemplo, una persona de ventas puede ver inmediatamente si su equipo tiene que solucionar tareas críticas con un cliente especial; un encargado puede mirar el progreso en un ciclo de las ventas; un compañero de trabajo del servicio puede ver, si la compañía ha ganado nuevos clientes etc. 6.2 FUNCIÓN DE BUSQUEDA Si tiene muchas entradas en sus listas de Referencias, contactos o cuentas, la función de búsqueda le ayudará a encontrar una entrada específica de manera rápida. Para ello debe hacer un clic en el icono de la lupa para abrir dicha búsqueda, tal y como se muestra en la siguiente figura: Con la función básica de búsqueda, puede encontrar las entradas relacionadas con los campos básicos. Además, puedes también buscar por el orden alfabético. 70

71 Si por el contrario hace clic en Ir a Avanzada, podrá hacer una búsqueda más detallada de una determinada entrada: Con los botones Más y Menor se puede ir añadiendo tanto criterios de búsqueda como necesite 6.3 NUBE DE TAGS Las nubes de Tags o de etiquetas, se diseñan para mejorar la utilidad de mycrmweb. Ayuda a categorizar las entradas de mycrmweb basadas en un juicio o un grado, independiente de los usuarios del sistema. Las nubes de Tags se basan en la asunción que los seres humanos tienden a realizar para reunir los objetos basados en valores. Tal reunión es de hecho una nueva clasificación de los datos almacenados en el sistema de mycrmweb. Para resolver tal requisito para la clasificación, las nubes de Tags proporcionan a los usuarios la capacidad de poder generar categorías que no se limitan a un solo módulo. Estas categorías son independientes de las categorías definidas en los datos principales de cada entrada de mycrmweb, generalmente las entradas de la lista de la selección. Por ejemplo, una persona de ventas puede considerar una reunión, un cliente y una petición del servicio como importante. Estas nuevas categorías o grupos se pueden definir libremente. Puede utilizar cualquier término tal como importante, oferta, Berlín o privado. Puede agregar tales términos con esta función en cualquier entrada de mycrmweb que se pueda considerar de la misma categoría. Términos usados para etiquetar ciertas entradas independientemente del módulo al que pertenecen 71

72 Importante: Las etiquetas siempre serán palabras simples. No usar sentencias ni combinación de expresiones. Para añadir una etiqueta tan sólo es necesario introducir el nombre deseado para etiquetar y pulsar el botón de [Etiquetar]: Puede utilizar el término introducido en la nube de la etiquetas para encontrar todas las entradas de mycrmweb que tengan esa misma etiqueta. En la Página de Inicio se mostrarán todas las etiquetas creadas en el sistema. Al hacer un clic sobre el nombre de una etiqueta, se mostrarán todas las entradas cuya etiqueta coincida con la señalada. Si lo desea, puede buscar una etiqueta en un determinado módulo o bien hacer la búsqueda en todos los módulos del sistema Para suprimir una etiqueta, mueva el cursor de su ratón sobre la palabra de la etiqueta a eliminar. Le aparecerá entonces un icono x. Hacer un clic sobre este icono para suprimir la etiqueta. Si elimina directamente una entrada de datos, la etiqueta que tuviera asociada también desaparecerá. 72

73 6.4 FUNCIÓN DE CHAT Las funciones de la Chat que ofrece mycrmweb proporcionan capacidades inmediatas de mensajería en una forma de comunicación en tiempo real entre dos o más usuarios de mycrmweb basados en el texto mecanografiado. El sistema de mycrmweb ofrece tanto salas públicas como privadas. Los chat públicos permiten que todos los usuarios de mycrmweb compartan una conversación común en donde cada usuario puede leer todos los mensajes y puede contribuir si éste lo desea. Sin embargo, los chat privados sirven como plataforma para las comunicaciones entre dos usuarios solamente. Para abrir un Chat, haga clic en el icono. Una ventana nueva se abrirá, según lo ilustrado en figura: Aquí figurarán el listado de usuarios que están logueados dentro del sistema Conversaciones públicas del Chat Lugar donde se introduce el texto que se desea que lea el resto de usuarios Para contribuir en un Chat, incorpore su mensaje en la zona indicada y haga clic en el botón de [Enviar]. Su mensaje se mostrará en el Chat. Además del Chat público, puede abrir un Chat privado con tan sólo hacer un clic sobre el nombre de uno de los usuarios mostrados en la lista. 73

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