TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL V3

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1 V3 NTIDAD PRODUCTORA D GTION PNIONAL Y PARAFICAL OFICINA PRODUCTORA DIRCCION D PNION CÓDIGO D LA OFICINA 1400 CODIGO D LA RI, UBRI, AUNTO IDNTIFICACIÓN D XPDINT RTNCIÓN DIPOICION FINAL OPORT RI, UBRI AUNTO DCRIPCIÓN RI, UBRI AUNTO TIPO ITA D ORDNACIÓN TADATO OBRVACION RI UBRI TIPO ID DCRIPCIÓN ID CARACTRÍTICA ID LONGITUD ID A.G CT D PAPL DIGITAL LCTRÓNICO ADINITRATIVA DOCUNTAL ACTA s de entregas y recepción de entidades Documentos generados como evidencia de las entregas y recepción imple X ntidad y vigencia Numérico 150 caractéres Numérico Cronológico Tipo on documentos de carácter historico por que reflejan las decisiones adoptadas por la de entrega o recepción de entidades de documentos por parte de las diferentes entidades Dirección de ACTO ADINITRATIVO Resoluciones Actos administrativo de carácter particular o general, expedido de imple X Consecutivo y Numérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo s documentación de carácter histórico porque refleja las decisiones de tipo misional y Resolución acuerdo a las facultades legales que la ley o los reglamentos conceden administrativo de la entidad. sta serie documental contiene información en los 3 soportes y pueden ser a su vez externas o internas. Las externas reglamentan y desarrollan la aplicación de disposiciones sustantivas contenidas en decretos y hacen referencia a aspectos técnicos o de interpretación. Las internas tienen por objeto dar cumplimiento a funciones de carácter administrativo, cuya facultad radica esencialmente a la dirección de la UGPP INFOR Informes de entidades de control y Contiene los documentos relacionados con los requerimientos o Compleja X ntidad de control y Numérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo auditorias realizados por órganos de control, de manera periódica o Requerimiento y solicitud entes de control y eventual. periodo auditado Informes de gestión Documentos que reflejan la gestión realizada por las unidades Compleja X Vigencia Numérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo 2 10 X X X X X Informe de gestión administrativas de la entidad, frente a las funciones y objetivos establecidos para cada área Informes entidades externas Contiene los informes con sus respectivos soportes, presentados a las Compleja X Informe por Alfa númerico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo Informe de auditoria diferentes entidades externas, en el marco de la normatividad vigente entidades externas Informe de ejecución del contratista a la gestión institucional + Vigencia de presentación del Informe entidad externa informe comunicación interna Informes Periciales Corresponden a los informes periciales de seguridad realizados para imple X Tipo y Número de Numérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo 2 18 X X X X X X la ntidad para temas pensionales identificación del Informe pericial beneficiario seleccionado. sta subserie documental contiene información en los 3 soportes e seleccionará la documentación de carácter histórico y cultural, se realizará la transferencia secundaria al Archivo General de la Nación. Los expedientes físicos que no sean objeto de transferencia secundaria, se seleccionarán con una muestra representativa del 10% para su conservación, el 90% de la documentación será eliminada de acuerdo al instructivo de eliminación. sta sub serie documental contiene información en los tres soportes XPDINT PNIONAL Unidad documental compleja, donde se ordenan y conservan de Compleja C.C., T.I., Tipo y Número de Alfanumérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo 2 18 X X X X X X Acción de nulidad manera cronológica el conjunto de documentos con los que se C.., P.A., identificación del de posesión y discernimiento del curador guardador o tutor pretende el reconocimiento del derecho a una prestación económica L.. beneficiario Acto administrativo con notificación aportados por el interesado, entidad o institución y los operadores del Acto administrativo de nombramiento para pensión gracia istema General de y las entidades que tienen a su Acto administrativo de posesión para pensión gracia prestaciones periódicas (asignaciones de retiro),cargo la resolución Acto administrativo del retiro del servicio oficial de solicitudes pensionales u otras ntidad Acto administrativo que resuelve la petición Documento de identificación Autos pensionado Auto admisorio de demanda Nombre pensionado Autorización de cesión de contrato del derecho al cobro auxilio funerario persona jurídica Autorización para el tramite prestacional Certificación área jurídica UGPP Certificación de factores salariales Certificación de semanas cotizadas Certificación diferentes a las requeridas Certificación jurídica otras entidades Certificado cese de aportes al I Certificado de alto riesgo e seleccionará completamente el Fondo Guerra de los il Días y una muestra representativa para la historia, del 10% de los expedientes que representen mayor relevancia para la entidad. e digitaliza toda la serie y se elimina lo no seleccionado. e seleccionará la documentación de carácter histórico y cultural y se realizará la transferencia secundaria al Archivo General de la Nación. Los expedientes físicos que no sean objeto de transferencia secundaria, se seleccionarán con una muestra representativa del 10% para su conservación, el 90% de la documentación será eliminada de acuerdo al instructivo de eliminación. n los tramites de gestión establecidos por la UGPP, los expedientes pensionales son digitalizados en un 100%, estos archivos digitalizados serán conservados permanentemente. Certificado de antecedentes disciplinarios emitido por la procuraduría Certificado de escolaridad Certificado de existencia y representación legal Certificado de información laboral Certificado de no pensión Certificado de plan exequial Certificado de subsidio por incapacidad Certificado interno de no existencia de documento o expediente Certificado salario base Certificado ultima mesada Certificado de supervivencia Comunicación a terceros Comunicación Consorcio FOPP Comunicación de aceptación u objeción de cuota parte Comunicación de respuesta a consulta Comunicación indicando cuenta bancaria y banco Comunicación informando P Comunicación interna Comunicación oficial externa Comunicación para notificación Constancia acto administrativo ejecutoriado Constancia de ejecutoria del fallo Contrato pre exequial Declaración bajo gravedad de juramento de honradez consagración y buena conducta articulo 4 ley 114 de 1913 Declaración de herederos Declaración de imposibilidad para cotizar pensión Declaración dependencia económica Declaración extrajuicio cediendo el derecho Declaración extrajuicio de no cobro ejecutivo Declaración extrajuicio o juramentada Declaración juramentada de convivencia Declaración pensión Derecho de petición relacionado con la solicitud prestacional

2 Desistimiento de la solicitud prestacional Dictamen de pérdida de capacidad laboral Dictamen de revisión de calificación de invalidez Documento no requerido para solicitud de prestación económica scritura o sentencia de sucesión scritura pública Factura de gastos funerarios Fallo de tutela Formato de recepción de documentos Formato o solicitud de actualización de datos Formato o solicitud de trámite de nomina Formulario único de solicitudes prestacionales o solicitud de prestación Fotocopia del documento de identidad Informe de seguridad emorial de designacion presentado en vida por el pensionado ante la entidad ley y Copia del memorial de designacion presentado en vida por el pensionado ante la entidad ley y Notificación del acto administrativo edicto - aviso Notificación del acto administrativo personal o conducta concluyente Oficio de completitud de documentos Partida eclesiástica de bautismo Partida eclesiástica de matrimonio Poder Prorroga completitud Proyecto de resolución de consulta de cuota parte pensional Publicación de aviso de prensa por fallecimiento del causante Recibo o desprendible de pago Recurso de apelación Recurso de queja Recurso de reposición Registro civil de defunción Registro civil de matrimonio Registro civil de nacimiento Reporte de consulta Revocatoria directa entencia donde se designa el curador guardador o tutor entencia judicial ejecutoriada ustitución o revocatoria de poder Tarjeta profesional de abogado Liquidacion de costas procesales entencia Judicial en primera copia GTION D OBLIGACION PNIONAL 47 1 Gestión de obligaciones pensionales activas Constituyen documentos soportes del cobro de las diferentes Compleja C.C., T.I., Tipo y Número de Alfanumérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo Cuenta conciliada entre entidades obligaciones que gestionan la UGPP. C.., P.A., identificación del olicitud de aplicación de Notas Crédito o débito L.. beneficiario stado de cuenta de la cartera por tercero Cuenta de cobro enviadas al proceso de cobro de parafiscales Cuenta por cobrar Copia acto administrativo generador de obligación Certificado de pago de mesadas ntidad (Acreedora - Deudora) Copia de registros agotamiento tramite de consulta Tipo de Obligación (Cuotas partes - olicitud y Requerimiento al deudor aportes- devolución de aportesreintegros) Gestión de obligaciones pensionales pasivas Cosnstituyen los documentos soporte de obligaciones en los cuales la Compleja X Vigencia Alfanumérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo Cuenta por pagar UGPP tenga que realizar procesos de pago o cumplimiento de las Cuenta conciliada entre entidades mismas. olicitud de aplicación de Notas Crédito o débito stado de cuenta de la cartera por tercero Acuerdo de compensación Reporte bancario Comunicación informando estado de acuerdo compensatorio Conciliación Recibo de consignación Oficio objetando la cuenta por cobrar generada por la UGPP Oficio aceptando y/o objetando cuenta de cobro Comunicación oficial de remisión de archivo validado al FOPP Copia acto administrativo generador de obligación Certificado de pago de mesadas Copia de registros agotamiento tramite de consulta olicitud y Requerimiento al acreedor PLAN Plan General para Recepción de ntidades Contiene los documentos estratégicos para la recepción de las Compleja X Numérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo 1 9 X X X X X Por entidad / Por Cronograma de recepción de ntidades entidades liquidadas o suprimidas de las cuales la UGPP asumió el frente atriz General de información reconocimiento del así como para la recepción de Lineamiento general para la recepción los soportes documentales necesarios para tal fin. Copia Convenio arco /Acuerdo atriz especifica y soportes DIAGNOTICO Y LINAINTO Contiene los soportes documentales del proceso de verificación y Compleja X Por entidad Numérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo 1 9 X X X X X Lineamiento general recolección de información del estado de las entidades liquidadas o Lineamiento específico por entidad suprimidas, de las cuales la UGPP asume el reconocimiento del Diagnostico consolidado por entidad derecho pensional. Copia decreto recepción de la entidad PRODUCTO Y NTRGABL D LA RCPCION D Comprende los soportes documentales resultados del proceso de Por entidad y por Tipo Compleja X Alfanumérico 150 caracteres Numérico Cronológico 1 9 X X X X X NTIDAD recepción de las entidades que se liquidan y suprimen, de las cuales la frente Copia de cálculo actuarial aprobado UGPP asume el reconocimiento del derecho pensional. (operativa - seguimiento - por frente - por entidad) Formato Único de Inventario Convención colectiva, pacto colectivo, acta de acuerdo arco teórico de las modalidades pensionales Requerimiento de ajustes al software y registro de pruebas Comunicación recibida RCLAACION ACUULADA D NTIDAD LIQUIDADA Corresponden a procesos ejecutivos que se recibieron de las Compleja X Por entidad Alfanumérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo scrito de demanda ejecutiva (cuando aplique) entidades recibidas por competencia de la UGPP andamiento de pago Notificación procesal scrito de excepciones (Cuando aplique) olicitud y contestación de incidente de desembargo y medidas cautelares (cuando aplique) Fallos Recursos Liquidación del crédito y objeciones (cuando aplique) s Comunicación oficial (cuando aplique) Autos Deposito/ Titulo Judicial Una vez prescriba la retención en el archivo de gestión y central, se eliminará por carecer de valores historícos. stos documentos se constituyen en soporte de la gestión financiera de la cartera realizada por la entidad. oporte de los procesos y procedimientos de cobro conforme a la normatividad aplicable. Una vez prescriba la retención en el archivo de gestión y central, se eliminará por carecer de valores historícos. stos documentos se constituyen en soporte de la gestión financiera de la cartera realizada por la entidad. oporte de los procesos y procedimientos de cobro conforme a la normatividad aplicable. e seleccionara la información completa (física y digital) de una entidad para consulta historica por lo que se aplicara conservación total. Para el resto de la documentación será eliminada de acuerdo al instructivo de eliminación. sta serie documental contiene información en los 3 soportes s documentación de carácter histórico por que refleja el estado en que la UGPP recibe de las entidades la información y documentación para su recepción y para asumir el reconocimiento del derecho pensional. sta serie documental contiene información en los 3 soportes s documentación de carácter histórico por que refleja el estado en que la UGPP recibe de las entidades la información y documentación para su recepción y para asumir el reconocimiento del derecho pensional. e seleccionara la información completa (física y digital) de una entidad para consulta historica por lo que se aplicara conservación total. Para el resto de la documentación será eliminada de acuerdo al instructivo de eliminación. on documentos que tienen pronunciamientos judiciales que determinan obligaciones institucionales. Los tipos documentales que componen esta serie documental formaran parte integral del expediente cuando aplique conforme al proceso CONVNCION Nombre responsable ub director Gestión eleccionar

3 NTIDAD PRODUCTORA D GTION PNIONAL Y PARAFICAL OFICINA PRODUCTORA UBDIRCCIÓN D NORALIZACIÓN D XPDINT PNIONAL CÓDIGO D LA OFICINA 1410 CODIGO D LA RI, UBRI, IDNTIFICACIÓN D XPDINT RTNCIÓN DIPOICION FINAL OPORT RI, UBRI AUNTO DCRIPCIÓN RI, UBRI AUNTO TIPO ITA D ORDNACIÓN TADATO OBRVACION RI UBRI TIPO ID DCRIPCIÓN ID CARACTRÍTICA ID LONGITUD ID A.G CT D PAPL DIGITAL LCTRÓNICO ADINITRATIVA DOCUNTAL ACTA s de Reunión Documentos generados como evidencia de las imple X Nombre de la UA - Numérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo on documentos de carácter historico por que reflejan las decisiones adoptadas por la reuniones realizadas por la ubdirección de ubdirección de Normalización. Normalización producción) INFOR Informes de entidades de control y Contiene los documentos relacionados con los Compleja X ntidad de control y Numérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo Informes entidades externas Contiene los informes con sus respectivos soportes, Compleja X Informe por Alfa númerico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo Informe de auditoria presentados a las diferentes entidades externas, en el entidades externas Informe de ejecución del contratista a la gestión marco de la normatividad vigente + Vigencia de institucional presentación del informe Informe entidad externa comunicación interna CONVNCION Nombre responsable ub director Gestión eleccionar

4 NTIDAD PRODUCTORA D GTION PNIONAL Y PARAFICAL OFICINA PRODUCTORA UBDIRCCIÓN D NOINA D PNIONADO CÓDIGO D LA OFICINA 1420 CODIGO D LA RI, UBRI, IDNTIFICACIÓN D XPDINT RTNCIÓN DIPOICION FINAL OPORT RI, UBRI AUNTO DCRIPCIÓN RI, UBRI AUNTO TIPO ITA D ORDNACIÓN TADATO OBRVACION RI UBRI TIPO ID DCRIPCIÓN ID CARACTRÍTICA ID LONGITUD ID A.G CT D PAPL DIGITAL LCTRÓNICO ADINITRATIVA DOCUNTAL ACTA s de Reunión Documentos generados como evidencia de las imple X Nombre de la UA - Numérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo on documentos de carácter historico por que reflejan las decisiones adoptadas por la reuniones realizadas por la ubdirección de Novedades ubdireccion de Novedades de Nómina. sta serie documental contiene información en los de Nómina producción) tres soportes INFOR Informes de entidades de control y Contiene los documentos relacionados con los Compleja X ntidad de control y Numérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo CONVNCION Nombre responsable ub director Gestión eleccionar

5 NTIDAD PRODUCTORA D GTION PNIONAL Y PARAFICAL OFICINA PRODUCTORA UBDIRCCIÓN D DTRINACIÓN D DRCHO PNIONAL CÓDIGO D LA OFICINA 1430 CODIGO D LA RI, UBRI, IDNTIFICACIÓN D XPDINT RTNCIÓN DIPOICION FINAL OPORT RI, UBRI AUNTO DCRIPCIÓN RI, UBRI AUNTO TIPO ITA D ORDNACIÓN TADATO OBRVACION RI UBRI TIPO ID DCRIPCIÓN ID CARACTRÍTICA ID LONGITUD ID A.G CT D PAPL DIGITAL LCTRÓNICO ADINITRATIVA DOCUNTAL ACTA s de Reunión Documentos generados como evidencia de las imple X Nombre de la UA - Numérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo on documentos de carácter historico por que reflejan las decisiones adoptadas por el la reuniones realizadas por la ubdirección de ubdirección de Determinación de Derechos Pensionales. sta serie documental contiene Determinación de Derechos Pensionales información en los tres soportes INFOR Informes de entidades de control y Contiene los documentos relacionados con los Compleja X ntidad de control y Numérico 150 caracteres Numérico Cronológico Tipo CONVNCION Nombre responsable ub director Gestión eleccionar