Guía para el relacionamiento con Comunidades y la ejecución de Proyectos de Inversión Social

Transcripción

1 Código PDS-02 Página 5. Objetivo y Alcance Este documento establece responsabilidas, criterios y métodos para gestionar las relaciones entre la empresa y sus comunidas vecinas, con el fin promover oportunidas acción conjunta que favorezcan el sarrollo sostenible mediante la creación valor compartido en los ámbitos social, ambiental y económico. Estas orientaciones aplican para todos los sitios operación Mexichem. 2. Definiciones Territorio operación: toda ubicación geográfica en don haya una instalación operacional directa la empresa, o aquellas que presten servicios apoyo a las operaciones (puertos, carreteras frecuentes, etc.) aunque en ellas no existan instalaciones fijas la empresa. : Conjunto personas e instituciones que habitan y/o funcionan en las zonas geográficas en don la empresa tiene sus operaciones. Grupos interés: todos aquellos grupos que se ven afectados o puen afectar directa o indirectamente el sarrollo la actividad la empresa. Materialidad: Conjunto los asuntos relevantes que se ben gestionar y reportar en función su importancia para los diferentes grupos interés y Mexichem. Creación Valor Compartido: crear valor económico para la empresa a través la creación simultánea valor para la sociedad. Se materializa mediante el aprovechamiento oportunidas que incrementen el valor que la empresa le entrega a la sociedad a través su molo negocios, partiendo un relacionamiento constante con los grupos interés para conocer sus necesidas y expectativas. Proyecto Inversión Social: proyectos orientados a mejorar la productividad, competitividad y rentabilidad la empresa a través la transformación situaciones o condiciones sociales, económicas y ambientales, la gestión posibles impactos negativos y el aprovechamiento las oportunidas en los territorios y comunidas en don hay operaciones. Licencia social. Se refiere al nivel aceptación por parte las comunidas que le permite a la empresa llevar a cabo sus operaciones bajo un diálogo entre la empresa y la comunidad que involucra la gestión integrada riesgos e impactos y la materialización oportunidas. Entorno competitivo. Desarrollo social la comunidad vecina que directa o indirectamente benefician a la empresa, tales como: mejores condiciones seguridad, personal más calificado y proactivo, mejor relación con la autoridad y los medios y sarrollo potenciales consumidores.

2 Código PDS-02 Página Declaraciones Los principios y valores corporativos Mexichem, consignados en su Código Ética, fundamentan la necesidad que toda operación local contribuya al sarrollo, bienestar y mejoramiento las comunidas en los territorios operación. La relación empresa comunidad be constituirse en una ventaja competitiva, representada en mejores condiciones y capacidas operación, reducción riesgos seguridad y reputación, y aseguramiento condiciones institucionales (gobierno, infraestructura, etc.) para la competitividad y la continuidad la operación empresarial. Debe promover oportunidas sarrollo para las comunidas, representadas en opciones empleo y trabajo, inversión social que apoye el sarrollo sustentable y ciudadanía corporativa para la mejora la gobernabilidad. Mexichem buscará crear valor compartido con sus comunidas vecinas en los distintos ámbitos oportunidad que se intifiquen y resulten interés estratégico, como son el agua y la educación. Se be entenr que la relación con la comunidad es largo plazo y be ser gestionada manera permanente. La implementación estos criterios busca obtener los siguientes beneficios para Mexichem: Relación buen vecino. El buen manejo las relaciones legales y sociales la empresa con las comunidas constituye un apoyo para realizar operaciones que son la base l negocio. Respetando las disposiciones legales y cumpliendo los acuerdos sociales, se asegura la continuidad y competitividad la empresa y cada una sus plantas y operaciones. Mantenimiento las condiciones normales operación. Las condiciones y características los territorios operación incin en la eficiencia, oportunidad, calidad y control l sempeño cada operación. La gestión las relaciones con las comunidas permite enfocarse en el mejoramiento continuo los factores que incin manera directa en el sempeño la operación. Gestión los riesgos operacionales y reputación. Los posibles impactos sociales, económicos y ambientales las operaciones puen originar riesgos afectando tanto a la operación en sí misma como a la reputación general la empresa. La acuada gestión estos impactos, positivos o negativos, hace parte las relaciones que la empresa be manejar con las comunidas. 4. Responsabilidas en la ejecución proyectos 4. Gerente Corporativo Responsabilidad Social Propone criterios y prioridas estratégicas en lo relativo a las oportunidas creación valor compartido con las comunidas vecinas a los sitos operación. Gestiona la validación estas orientaciones y su aprobación o modificación por la Vicepresincia Corporativa Capital Humano.

3 Código PDS-02 Página Responsable local (RH) 4.3 Responsable local 4.4 Responsable local 4.5 Presinte Negocio 4.6 Responsable local 4.2. Intifica a los principales grupos interés externos y sus máximos representantes, respondiendo las preguntas la guía en el Anexo Mapea los diferentes grupos interés externos siguiendo el formato l Anexo e intifica sus necesidas Comunica los resultados l análisis al equipo gerencial local y promueve la intificación proyectos inversión social que: Reduzcan o mitiguen impactos negativos intificados en el análisis Incrementen la capacidad social. Generen mejores condiciones para las operaciones la empresa transformando situaciones sociales, económicas y ambientales. Sean realizables en alianza con gobiernos y poblaciones vecinas, incluyendo en lo posible otras empresas y/o ONGs Presenta al Gerente l Sitio y al las iniciativas intervención e inversión social diseñadas para la creación valor compartido Establece y ejecuta un plan trabajo para la ejecución l (los) proyectos, conjuntamente con el lír respectivo Autoriza los recursos requeridos para la ejecución l (los) proyecto(s) seleccionado(s) Monitorea continuamente la ejecución l (los) proyecto(s) acuerdo al plan trabajo validado por el lír respectivo Prepara y presenta reportes a RH, Dirección Local y Gerencia Corporativa. El reporte final be contar con un registro fotográfico o en vio, entrevistas testimoniales y evincias l trabajo sarrollado Desarrolla una evaluación posterior a la conclusión l proyecto, sobre las percepciones los principales grupos interés externos beneficiados Reporta los resultados la evaluación al Gerente Sitio y.

4 Código PDS-02 Página 4 5 ANEXO Intificación los Grupos Interés Externos Locales (Todos aquellos grupos que se ven afectados o puen afectar directa o indirectamente el sarrollo la actividad la empresa) El Responsable be reunir al Gerente Sitio y al menos tres colaboradores Mexichem más, que hayan laborado en el sitio por al menos 3 años y que tengan un buen conocimiento la comunidad y sus organizaciones (gubernamentales y no gubernamentales). Este equipo tendrá una sesión trabajo para:. Intificar los grupos interés externos locales. Algunos ejemplos grupos interés externos son: vecinos la operación, vecinos las vías comunicación, instituciones académicas, familiares los empleados, gobierno local, organizaciones la sociedad civil o no gubernamentales, autoridas morales o líres opinión, guías espirituales, medios comunicación, clientes, proveedores, distribuidores, consumidores y contratistas. Para intificar a los grupos personas u organizaciones que los componen, los integrantes se sugiere realizar las siguientes preguntas: a) Quién podría verse afectado o beneficiado por las cisiones o actividas la operación l sitio? b) Quién es más probable que exprese sus inquietus acerca las cisiones y actividas la operación l sitio? c) Quién estuvo involucrado en el pasado cuando fue necesario atenr inquietus similares? d) Quién pue afectar la capacidad la organización para cumplir con sus responsabilidas o conseguir sus metas? e) Quién quedaría sfavorecido si se le excluyera l involucramiento? f) Cuáles son las necesidas o expectativas los grupos interés intificados? 2. Para cada grupo interés listado, intificar a sus máximos representantes. Por ejemplo: un lír comunitario o un reconocido lír opinión. Un grupo interés pue tener a más un representante. 3. Calificar la capacidad incincia que cada grupo interés tiene sobre Mexichem y viceversa siguiendo la siguiente escala: : Débil. El grupo interés pue emitir quejas o sugerencias pero no tienen la capacidad organización o convocatoria para por alterar las operaciones la empresa. 2: Medio. El grupo interés tiene la capacidad sumar a otros grupos interés para alterar las operaciones la empresa. 3: Fuerte. El grupo interés por sí mismo tiene la capacidad alterar las operaciones la empresa.

5 Código PDS-02 Página Intificar si existen relaciones entre los grupos interés listados. Estas relaciones ben ser clasificadas en buenas, cuando ambos grupos interés puen fácilmente unirse buscando el mismo objetivo, o malas, si es muy poco probable que los dos grupos interés se unan para buscar un objetivo en común. 5. Establecer si el diálogo o contacto con los grupos interés suele ser directo o indirecto y en caso tal que no exista un canal comunicación, finirlo. El diálogo es directo cuando se tiene contacto con un lír o representante l grupo interés y es indirecto cuando se hace a través un tercero, por ejemplo, una ONG. La información recopilada se registrará en una tabla similar a la siguiente: elaboración: Elaborado por: Sitio: Tabla Intificación Grupos Interés Externos Nombre l grupo interés Representantes l grupo Calificación capacidad incincia Relaciones con otros grupos Contacto directo o indirecto Canal Comunicación finido para el grupo interés