Sergio Concha, PMP PMI Santiago Chile Chapter 27 de abril de 2010

Transcripción

1 Sergio Concha, PMP PMI Santiago Chile Chapter 27 de abril de 2010

2 1. Motivación 2. Objetivos 3. Marco conceptual 4. Modelamiento de los procesos 5. Automatización 6. Conclusiones 2

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4 32% de todos los proyectos TI fueron exitosos; es decir, fueron entregados a tiempo, dentro del presupuesto y el producto era el esperado. 44% fueron desafiados ; es decir, o se atrasaron y/o costaron más de lo presupuestado y/o no entregaron el producto esperado. 24% fallaron; es decir, fueron cancelados antes del término planificado o terminaron pero el producto nunca fue utilizado. Fuente: CHAOS Summary 2009, Standish Group. Traducido por COFRE Consultores 4

5 Por qué los proyectos TI (y otros) Falta de una metodología y de procesos bien definidos para la dirección de los proyectos 5

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7 General Aplicación de BPM en la gestión de procesos de Project Management 7

8 Específicos 8

9 Específicos 9

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11 Un poco de historia Dirección de Proyectos tradicionalmente asociada a cada disciplina En últimas décadas del siglo XX aparece la preocupación por la Dirección de Proyectos como disciplina independiente 1969 PMI (Project Management Institute) 1996 PMBOK Guide Project Management Body of Knowledge. Certificación PMP 2000 PMBOK Guide PMBOK Guide 3rd Ed., otros estándares (OPM3, Portfolio, Program, WBS, etc.), otras certificaciones (CAPM, PgMP, etc.) 2008 PMBOK Guide 4th Ed., segunda edición de otros estándares 11

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13 Proyectos A Guide to the Project Management Body of Knowledge PMBOK Guide Fourth Edition A Guide to the Project Management of Knowledge PMBOK Guide Third Edition Construction Extension to the PMBOK Guide Third Edition Government Extension to the PMBOK Guide Third Edition Practice Standard for Earned Value Management Practice Standard for Project Configuration Management Practice Standard for Work Breakdown Structures Second Edition Practice Standard for Scheduling Programas The Standard for Program Management Second Edition Personas Project Manager Competency Development Framework Second Edition Organizaciones Organizational Project Management Maturity Model (OPM3 ) Second Edition The Standard for Portfolio Management Second Edition Profesión No existen estándares ni proyectos en curso actualmente 13

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16 Business Process Management (BPM) Es un conjunto de actividades y decisiones, iniciadas por la ocurrencia de un evento específico, que se ejecutan de forma coordinada para alcanzar un objetivo de negocio 16

17 Business Process Management System (BPMS) Herramientas Ciclo BPM Apoyan 17

18 Ciclo de los procesos en un BPMS MODELAMIENTO (BPMN) EJECUCIÓN OPTIMIZACIÓN MONITOREO 18

19 Modelamiento (BPMN) Actividades y Subprocesos Eventos Compuertas Swimlanes Conectores 19

20 Modelamiento (BPMN) Una vez que se ha modelado el proceso en AuraPortal, el sistema genera el código automáticamente, sin necesidad de programar. 20

21 Ejecución El motor conduce la ejecución del proceso. El modelo del proceso y la configuración de sus componentes. Cada usuario recibe sus tareas asignadas en una ventana dentro del portal 21

22 Monitoreo Permite conocer el comportamiento de los procesos (tiempos, retrasos o adelantos, avances, desviaciones con respecto a los patrones, costos, etc.) de todos los procesos mientras están siendo ejecutados. 22

23 Optimización Según los resultados obtenidos realizando el monitoreo, se determinan los cambios para mejorar los procesos. Estos cambios se llevan a cabo en tiempo real. Lo que permite optimización continua y ágil. 23

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25 PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PORTAFOLIO P R O C E S O D E P L A N I F I C A C I Ó N E S T R A T É G I C A GRUPO DE PROCESOS DE ALINEAMIENTO G R U P O D E P R O C E S O D E M O N I T O R E O Y C O N T R O L P R O C E S O D E C O M P O N E N T E S R e a l i z a r e l P l a n E s t r a t é g i c o D i r e c t o r i o T P I d e n t i f i c a r C o m p o n e n t e s Portfolio Manager T P. 2 7 C a t e g o r i z a r C o m p o n e n t e s Portfolio Manager T P. 3 1 P r i o r i z a r C o m p o n e n t e s Comité Ejecutivo T P X D e s a r r o l l a r R e s p u e s t a s a l o s R i e s g o s d e P o r t a f o l i o Portfolio Manager T P. 5 5 M o n i t o r e a r y C o n t r o l a r R i e s g o s de Portafolio Portfolio Manager T P. 7 3 E j e c u c i ó n y R e p o r t e d e C o m p o n e n t e s S P E v a l u a c i ó n d e C o m p o n e n t e s S P B a l a n c e a r P o r t a f o l i o Portfolio Manager T P. 5 9 R e v i s a r y R e p o r t a r D e s e m p e ñ o d e l P o r t a f o l i o Portfolio Manager T P. 7 7 S e l e c c i ó n d e c o m p o n e n t e D X H a y c a m b i o s e n l o s r i e s g o s d e l P o r t a f o l i o? S P. 9 5 I d e n t i f i c a r R i e s g o s del Portafolio C o m u n i c a r A j u s t e s d e P o r t a f o l i o M o n i t o r e a r c a m b i o s a l a e s t r a t e g i a Portfolio Manager T P. 8 1 Portfolio Manager T P. 4 3 Portfolio Manager T P. 6 3 A n a l i z a r R i e s g o s de Portafolio Portfolio Manager T P. 4 7 A u t o r i z a r C o m p o n e n t e s C o m i t é d e G e s t i ó n de Portafolio T P. 6 7 S e r e a l i z a n c a m b i o s e n l a e s t r a t e g i a? D X

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28 PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS I N I C I O P L A N I F I C A C I Ó N ADMINISTRACIÓN ( EJECUCIÓN Y CONTROL ) C I E R R E S P I N I C I O A u t o r i z a d o I n i c i a c i ó n d e l D X. 6 4 F N F i c h a d e R e v i s a r F i c h a d e p r o y e c t o Secretario Comite T P S P t i f i c a c i ó n S e A p r u e b a F i c h a d e? C o n f i r m a r D i r e c t o r de Proyecto Responsable PMO T P Refinar Alcance T P. 9 2 E l a b o r a e n u n c i a d o d e alcance? D X. 7 8 E l a b o r a r E n u n c i a d o de Alcance T P. 9 6 R e v i s i ó n d e E n t r e g a b l e s S P. 5 9 D X. 7 6 D X. 8 0 E n u n c i a d o de Alcance E l a b o r a r P l a n d e T P R e v i s i ó n d e E n t r e g a b l e s S P S e A p r u e b a E n u n c i a d o d e Alcance? P l a n d e S e A p r u e b a P l a n de proyecto? P a r a c o m p l e t a r e l e n u n c i a d o d e a l c a n c e s e d e b e n r e a l i z a r l a s siguientes tareas : 1. - R e a l i z a r u n a d e s c r i p c i ó n d e l p r o y e c t o Completar Hitos del proyecto Completar Alcances del proyecto D e s a r r o l l a r l a a d m i n i s t r a c i ó n d e l p r o y e c t o Completar las aprobaciones. P a r a c o m p l e t a r e l P l a n d e s s e deben realizar las siguientes tareas : 1. - D e t. E s t r a t e g i a s d e A d q u i s i c i o n e s y P r o v e e d o r e s 2. - Definir las fases 3. - Desarrollar EDT 4. - Elaborar cronograma del proyecto 5. - Definir la organización del proyecto 6. - I d e n t i f i c a r N e c e s i d a d e s d e o t r o s p r o d u c t o s 7. - Establecer puntos de control 8. - R e f i n a r E s t i m a c i ó n d e c o s t o s y P r e s u p u e s t o 9. - Evaluar Riesgos D e t. P r o c e s o d e I d e n t i f i c a c i ó n y Resolución de problemas D e t. P r o c e s o d e A d m. D e C a m b i o s de alcance D e t. P r o c e s o d e A d m. d e i m p a c t o O r g a n i z a c i o n a l D e t. e n f o q u e d e A d m i n i s t r a c i ó n d e c a l i d a d D e t. E n f o q u e p a r a l a a d m i n i s t r a c i ó n del proyecto D e t. E n f o q u e p a r a l a c o m u n i c a c i ó n de la Calidad R e a l i z a r R e u n i ó n d e K i c k - O f f T P S P M E j e c u c i ó n y c o n t r o l d e a c t i v i d a d e s D A t i f i c a r r e s o l u c i ó n s t e m a T S. 4 0 Solicitud de c a m b i o E l a b o r a r I n f o r m e A v a n c e T P D X. 8 4 I n f o r m e de Avance R e v i s a r E s t a d o d e A v a n c e T P S e n o t i f i c a a l s e c r e t a r i o d e l c o m i t é d e c o n t r o l d e c a m b i o s, D i r e c t o r d e p r o y e c t o, R e s p o n s a b l e PMO y Sponsor. S e C u m p l e n C r i t e r i o s d e término? C o n t r o l I n t e g r a d o de Cambios S P D X. 8 6 t i f i c a r r e s o l u c i ó n s t e m a T S. 8 1 R e - p l a n i f i c a r P a r a c o m p l e t a r e l i n f o r m e d e A v a n c e s e d e b e n r e a l i z a r l a s siguientes tareas : 1. - R e v i s a r e s t a d o d e a v a n c e ( g e s t i ó n ) 2. - R e v i s a r e s t a d o d e a v a n c e ( d e s a r r o l l o ) 3. - Llevar control de entregables 4. - Llevar control de actividades 5. - R e a l i z a r h i s t o r i a l d e i m p r e v i s t o s S e A c e p t a e l Cambio? T P L a s t a r e a s q u e s e d e b e n r e a l i z a r p a r a R e - p l a n i f i c a r e l son las siguientes : 1. - Actualizar EDT 2. - A c t u a l i z a r c r o n o g r a m a d e l p r o y e c t o 3. - A c t u a l i z a r p r e s u p u e s t o d e l p r o y e c t o 4. - A c t u a l i z a r o r g a n i z a c i ó n d e l p r o y e c t o 5. - Evaluar Riesgos 6. - Revisar estrategia E l a b o r a c i ó n d e C e r t i f i c a d o d e A c e p t a c i ó n S P. 8 7 R e a l i z a c i ó n d e C i e r r e S P. 5 5 F N F i n a l i z a d o C e r t i f i c a d o d e A c e p t a c i ó n A c t a d e C i e r r e t i f i c a c i ó n S P F N

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31 P L A N I F I C A C I Ó N C o n f i r m a r D i r e c t o r de Proyecto Responsable PMO T P Refinar Alcance T P. 9 2 E l a b o r a e n u n c i a d o d e alcance? D X. 7 8 E l a b o r a r E n u n c i a d o de Alcance T P. 9 6 S P. 5 9 R e v i s i ó n d e E n t r e g a b l e s D X. 7 6 D X. 8 0 E n u n c i a d o de Alcance E l a b o r a r P l a n d e T P R e v i s i ó n d e E n t r e g a b l e s S P S e A p r u e b a E n u n c i a d o d e Alcance? P l a n d e S e A p r u e b a P l a n de proyecto? P a r a c o m p l e t a r e l e n u n c i a d o d e a l c a n c e s e d e b e n r e a l i z a r l a s siguientes tareas : 1. - R e a l i z a r u n a d e s c r i p c i ó n d e l p r o y e c t o Completar Hitos del proyecto Completar Alcances del proyecto D e s a r r o l l a r l a a d m i n i s t r a c i ó n d e l p r o y e c t o Completar las aprobaciones. P a r a c o m p l e t a r e l P l a n d e s s e deben realizar las siguientes tareas : 1. - D e t. E s t r a t e g i a s d e A d q u i s i c i o n e s y P r o v e e d o r e s 2. - Definir las fases 3. - Desarrollar EDT 4. - Elaborar cronograma del proyecto 5. - Definir la organización del proyecto 6. - I d e n t i f i c a r N e c e s i d a d e s d e o t r o s p r o d u c t o s 7. - Establecer puntos de control 8. - R e f i n a r E s t i m a c i ó n d e c o s t o s y P r e s u p u e s t o 9. - Evaluar Riesgos D e t. P r o c e s o d e I d e n t i f i c a c i ó n y Resolución de problemas D e t. P r o c e s o d e A d m. D e C a m b i o s de alcance D e t. P r o c e s o d e A d m. d e i m p a c t o O r g a n i z a c i o n a l D e t. e n f o q u e d e A d m i n i s t r a c i ó n d e c a l i d a d D e t. E n f o q u e p a r a l a a d m i n i s t r a c i ó n del proyecto D e t. E n f o q u e p a r a l a c o m u n i c a c i ó n de la Calidad R e a l i z a r R e u n i ó n d e K i c k - O f f T P t i f i c a c i ó n S P

33 ADMINISTRACIÓN ( EJECUCIÓN Y CONTROL ) Control integrado de cambios P a r a c o m p l e t a r e l i n f o r m e d e A v a n c e s e d e b e n r e a l i z a r l a s siguientes tareas : Área proyectos Solicitante Comité de Control de Cambios S P M E j e c u c i ó n y c o n t r o l d e a c t i v i d a d e s E l a b o r a r I n f o r m e A v a n c e T P I n f o r m e de Avance 1. - R e v i s a r e s t a d o d e a v a n c e ( g e s t i ó n ) 2. - R e v i s a r e s t a d o d e a v a n c e ( d e s a r r o l l o ) 3. - Llevar control de entregables 4. - Llevar control de actividades 5. - R e a l i z a r h i s t o r i a l d e i m p r e v i s t o s I S Pre - evaluar solicitud T P D A R e v i s a r E s t a d o d e A v a n c e T P D X C a l i f i c a p a r a e v a l u a c i ó n? t i f i c a r f e c h a d e e v a l u a c i ó n Notificar rechazo s t e m a T S D X. 8 4 S e C u m p l e n C r i t e r i o s d e término? Evaluar impacto E v a l u a d o r T P. 5 1 s t e m a T S. 3 0 Solicitud de c a m b i o C o n t r o l I n t e g r a d o de Cambios A n a l i z a r e v a l u a c i ó n de impacto T P. 4 2 t i f i c a r r e s o l u c i ó n s t e m a T S. 4 0 S e n o t i f i c a a l s e c r e t a r i o d e l c o m i t é d e c o n t r o l d e c a m b i o s, D i r e c t o r d e p r o y e c t o, R e s p o n s a b l e PMO y Sponsor. S P D X. 8 6 t i f i c a r r e s o l u c i ó n s t e m a T S. 8 1 R e - p l a n i f i c a r S e A c e p t a e l Cambio? T P L a s t a r e a s q u e s e d e b e n r e a l i z a r p a r a R e - p l a n i f i c a r e l son las siguientes : 1. - Actualizar EDT 2. - A c t u a l i z a r c r o n o g r a m a d e l p r o y e c t o 3. - A c t u a l i z a r p r e s u p u e s t o d e l p r o y e c t o 4. - A c t u a l i z a r o r g a n i z a c i ó n d e l p r o y e c t o 5. - Evaluar Riesgos 6. - Revisar estrategia D X. 5 0 Va a Comité? Resolver solicitud D i r e c t o r d e T P. 3 6 F N D X. 6 3 Resolver solicitud S e c r e t a r i o T P. 4 0 Es urgente? C i t a r a r e u n i ó n e x t r a o r d i n a r i a d e c o m i t é s t e m a T S

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37 Cumplimiento de los objetivos Modelar procesos Capacitación del equipo Organizar un equipo Automatizar, ejecutar y optimizar procesos con un BPMS Obtener compromiso y participación de la empresa Aplicación de BPM en la gestión de procesos de Project Management 37

38 Ventajas del enfoque BPM aplicado a la Gestión PPP 38

39 Ventajas del uso de un BPMS en la Gestión PPP 39

40 Aprendizaje 40

41 (02) COFRE Consultores

42 PMI Santiago Chile Chapter Misión Promover la dirección de proyectos, programas y portafolios como una especialidad y profesión relevante para el éxito de los negocios empresariales