PROCEDIMIENTO INSCRIPCIÓN Y MATRÍCULA EN LOS CURSOS DE EXTENSIÓN

Transcripción

1 PROCESO / INSTITUTO DE LENGUAS Página 1 de 16 Revisó: Directora Instituto de Lenguas Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Agosto 22 de 2011 Resolución No OBJETIVO ALCANCE Estandarizar los pasos a seguir en la inscripción y matricula de los aspirantes a los cursos de extensión en los programas de lenguas extranjeras en el Instituto de Lenguas de la Universidad Industrial de Santander. Este procedimiento es aplicable a todos los programas de lenguas extranjeras ofrecidos por el Instituto de Lenguas a través de sus cursos de extensión. NORMATIVIDAD Resolución de Rectoría 2298 del 16 de diciembre de Por el cual se modifican y unifican las resoluciones No 024 de 2007, 05 de 2008 y 026 de Resolución del Consejo Superior 017 de 2007 por el cual se establecen estímulos económicos para los estudiantes del Instituto de Lenguas y se dictan otras disposiciones Acuerdo vigente para oferta de Inglés para Docentes Planta UIS. Acuerdo 036/90 Creación del Instituto de Lenguas UIS Resolución vigente de Tarifas para instituto de Lenguas Reglamento Estudiantil Instituto de Lenguas UIS. Reglamento Estudiantil de pregrado UIS Reglamento de posgrados DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Prueba de clasificación: Es la prueba que utiliza el Instituto de Lenguas para determinar el nivel de inglés que posee la persona al momento de ingres ar al Instituto. (Esta prueba es para quienes crean tener algún conocimiento de Inglés; de lo contrario la persona se clasificará para nivel 1). Curso de Extensión: Son los cursos de lenguas extranjeras que ofrece el Instituto de Lenguas a la comunidad en general. La inscripción y matricula en éstos cursos es totalmente independiente de los programas de formación en lenguas extranjeras que deben cumplir los estudiantes de la univers idad según su curriculum académico. Unidad Familiar: Entiéndase a la conformada por los padres e hijos.(es decir hermanos, esposos ó padre y/o madre e hijo).

2 PROCESO / INSTITUTO DE LENGUAS Página 2 de 16 CONSIDERACIONES 1. IDENTIFICACIÓN * Toda persona que se registre por primera vez en el instituto de lenguas, preferiblemente lo hará personalmente presentando su documento de identidad original de lo contrario estará sujeto a procedimientos de verificación establecidos por el instituto de lenguas. Los estudiantes de la Universidad Industrial de Santander pueden solicitar cursos de lenguas extranjeras en el programa de extensión siguiendo el procedimiento aquí estipulado para inscripción y matricula. De esta forma podrán homologar el requisito de lengua extranjera que les exige la universidad. 2. CLASIFICACIÓN *Si el aspirante manifiesta tener algún conocimiento del idioma, puede solicitar prueba de clasificación. En recepción se le dirá la fecha y hora en la que podrá presentarla, para ello deberá presentarse con el recibo de pago cancelado. Si el resultado obtenido es superior a 45 puntos, deberá presentar además prueba oral para la cual se le programará cita con el Coordinador de pruebas. Algunos idiomas estipulan solo entrevista. *Si el estudiante manifiesta no tener conocimientos previos, no se le hará prueba de ingreso y se registrará automáticamente en el nivel REQUISITOS PARA RENOVACIÓN DE MATRÍCULA * El estudiante debe ingresar a la plataforma del Instituto para hacer su pago en línea o imprimir en una impresora láser su recibo de matricula para hacer el pago en los bancos estipulados al final del recibo. * Si el estudiante no cursó el nivel inmediatamente anterior, o perdió el nivel, debe solicitar al instituto de Lenguas, que le sea generada su nueva factura, indicando el horario y sede donde quiere cursar el nivel. *Una vez el estudiante realice el pago del recibo y sea alimentado el sistema del instituto con el reporte del banco, la matricula del estudiante quedará activa. * También podrá hacer el pago de los recibos de matrícula por transferencia electrónica ingresando a la página de la universid ad, link instituto de lenguas, pago electrónico. 4. READMISION A LOS CURSOS DE Los estudiantes de los cursos de adultos de los niveles A1.1 a B1.6 que tienen dos más años de haber suspendido el curso, al momento de solicitar la readmisión al programa de extensión, deben tomar nuevamente la prueba de clasificación. Para los estudiantes del programa de Lengua extranjera de niveles B2.1 a B2.5 no se tendrá en cuenta el tiempo suspendido; podrán solicitar su matrícula para el nivel siguiente al aprobado. No obstante, en cualquiera de los casos anteriores, si el tiempo suspendido es menor a dos años el Instituto de Lenguas recomienda tomar la prueba pues se puede perder competencia en el idioma durante el tiempo suspendido. Es decisión del estudiante tomar o no la prueba de clasificación. En los cursos de Niños y Jóvenes se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones: En los cursos de Inglés Conversacional el estudiante que tiene dos más años de haber suspendido el curso, debe tomar nuevamente la prueba de clasificación. No obstante, si el tiempo suspendido es menor a dos años el Instituto de Lenguas recomienda tomar la prueba pues se puede perder competencia en el idioma durante el tiempo suspendido. Es decisión del estudiante tomar o no la prueba de clasificación. En los cursos de Young Adults, si han pasado más de 6 meses de haber suspendido el curso, el estudiante debe presentar prueba de clasificación. En los demás cursos de Niños y Jóvenes (kids, Pre-teenagers, Teenagers) si han pasado más de 6 meses de haber suspendido el curso, el estudiante debe presentar entrevista en inglés.

3 PROCESO / INSTITUTO DE LENGUAS Página 3 de 16 CONSIDERACIONES REQUISITOS PARA SER BENEFICIARIO DE LOS DESCUENTOS OFRECIDOS POR EL INSTITUTO DE LENGUAS *Todo aspirante a obtener descuentos en la matrícula por concepto de unidad familiar debe presentar registro civil de nacimiento que acredite parentesco de los hermanos; presenta partida de matrimonio si son esposos y sus documentos de identidad. * Para el descuento de 10% concedido a estudiantes UIS, se debe tener matricula activa en la universidad al momento de solicitar el recibo de pago en la recepción. * Los estudiantes de postgrado que toman cursos de extensión para cumplir su requisito de lengua extranjera, deberán acogerse a la reglamentación que los cobija según el caso. Los postgrados deberán informar en forma escrita la solicitud del curso para sus estudiantes y manifestar el compromiso de asumir los costos de matrícula de los mismos si es el caso (subsidiado o autofinanciable). * Las entidades con las cuales se tiene convenio deben informar al Instituto por escrito o via el listado de las personas beneficiarias del mismo con el fin de tener un soporte para aplicar dichos descuentos ó cada beneficiario debe presentar carta de dicha entidad avalando el subsidio. * Para el caso de las matrículas de los estudiantes que tienen patrocinadores, se generan los recibos aplicando el patrocinio con el fin de expedir posteriormente la factura de cuenta de cobro a dicho patrocinador. * Si el estudiante es acreedor a algún descuento según los establecidos en la resolución 017 de La auxiliar administrativa debe verificar que el estudiante cumpla con los requisitos exigidos para ser acreedor a ésta descuento. REQUISITOS PARA MODIFICACIÓN A LA MATRÍCULA * En el caso de los cursos semi-intensivos e intensivos, se puede solicitar aplazamiento por fuerza mayor debidamente comprobada, que impida que un estudiante pueda asistir a clase por más de 8 horas, siempre que no hubiese transcurrido más del 30% del respectivo nivel. Dicho aplazamiento se hará hasta por dos ciclos en los cursos semi-intensivos y hasta por cuatro ciclos en los cursos intensivos. En los cursos semestral y super-intensivo no son posibles los aplazamientos. Los aplazamientos sólo se pueden realizar dentro del año en el que se realizó el pago de matrícula. * El Instituto de lenguas realizará devolución de dinero equivalente al 100% del valor pagado, cuando no se haya iniciado el curso dentro de los 8 días hábiles siguientes a la fecha de inicio anunciada por causa atribuible a la UIS. * También se podrán realizar devoluciones en los casos que no sea posible el aplazamiento o cesión del curso, por causa excepcional y atribuible a situaciones de fuerza mayor debidamente comprobada, siempre y cuando no haya transcurrido más del 10% del curso. En este caso la devolución se hará previa deducción del 15% del valor pagado, porcentaje previsto en el acuerdo 034 del 2011 del Consejo Superior. * Dentro de las primeras seis horas de clase en los cursos intensivos y las primeras ocho horas en los cursos semi-intensivos, el estudiante podrá solicitar por escrito su cambio de grupo, mediante el formato establecido para tal fin. Su solicitud será aprobada siempre y cuando exista cupo en el grupo solicitado y el grupo donde está matriculado inicialmente no se vea afectado en su sostenibilidad. * Las solicitudes de cesión de la matrícula de un curso podrán darse siempre y cuando no haya transcurrido más del 10% de las clases. Quien recibe el curso debe cumplir con los requisitos de edad y los demás requisitos descritos en los Literales a, b, c, y e del artículo 14º del Reglamento estudiantil del Instituto de lenguas. Es responsabilidad del nuevo estudiante cubrir por su cuenta los contenidos vistos durante las horas de clase a las que no asistió o pagar la respectiva tutoría. * Las solicitudes de modificación a la matrícula (aplazamientos, devoluciones y cesión) deben ser autorizadas por la Dirección del Instituto. El estudiante podrá apelar estas decisiones ante el Consejo de Facultad de Ciencias Humanas.

4 PROCESO / INSTITUTO DE LENGUAS Página 4 de 16 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Presenta documento de identidad 1. Presenta documento de identidad y suministra datos personales Aspirante 2. Registra hoja de vida 2. Registra hoja de vida del aspirante en el sistema académico del Instituto de Lenguas Auxiliar Administrativo De Recepción, y/o coordinación Prueba de clasificación No 3. Expide recibo por valor de inscripción, matricula y libro Si Si 3. Expide recibo por valor de inscripción y matricula y asigna cita a examen Recibo 3. Expide recibo correspondiente. Nota: Para expedir el recibo se pregunta al estudiante si tiene conocimiento en el idioma a cursar con el fin de establecer si requiere prueba de clasificación Auxiliar Administrativo de Recepción, y/o coordinación Recibo 4. Paga recibo en el Banco indicado o en línea 1 1

5 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO / INSTITUTO DE LENGUAS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 16 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 4. Paga recibo en el Banco indicado o en línea 5. Presenta prueba escrita 4. Paga recibo en el Banco estipulado para tal fin o realiza pago electrónico. 5. Presenta prueba escrita Nota: El aspirante presenta recibo en el centro de recursos donde se le aplica y califica la prueba de clasificación registrando el resultado de la prueba en el sistema académico del instituto. Ver anexo uno (1) Aspirante o acudiente Aspirante Prueba >45 puntos No Si 6. Programa prueba oral 7. Realiza prueba oral 8. Expide recibo facturando el libro correspondiente al nivel clasificado. Sistema realiza clasificación automática 6. Programa prueba oral Nota: Si el resultado de la prueba escrita es superior a 45 puntos se programa la prueba oral y remite al aspirante al coordinador académico, coordinador de pruebas ó examinador. 7. Realiza prueba oral en base a los Criterios de Producción Oral. Ver anexo 2 y registra en el sistema de información académico la clasificación precisa. 8. Expide recibo de pago del libro correspondiente según nivel clasificado si lo requiere. Auxiliar Centro de recursos Coordinador de Pruebas/Coordinador Académicos Programa Adultos o Coordinador del Programa Niños y Jovenes Auxiliar Administrativo de Recepción ó de Coordinación Recibo 2

6 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO / INSTITUTO DE LENGUAS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de 16 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 9. Paga recibo en banco autorizado o en línea 9. Realiza pago electrónico o directamente en el Banco. Beneficiario 10. Descarga información Descarga información del recaudo hecho en el banco y alimenta el sistema académico y financiero del Instituto de Lenguas para efectos de legalización de la matricula. Auxiliar Administrativo de Tesorería ó Persona designada por Tesoreria UIS Modificacion matricula? Si 11. Diligencia documentos No FIN 11. Diligencia formato de solicitud de modificaciones a la matricula si se presenta alguna modificación en la matricula Nota: Las modificaciones a la matricula pueden darse por: Aplazamiento, Cambio de grupo o Cancelación. En este ultimo caso se causa un proceso administrativo que genera un saldo a favor o un traslado de fondos. Si la cancelación genera devolución debe, adicionalmente, diligenciar cuenta de cobro, formato de transferencia electrónica, y en el caso de los menores de edad carta de los padres con copia anexa del documento de identidad. Si es un traslado de fondos, adicionalmente, debe diligenciar carta de autorización de transferencia de dinero firmada por quien transfiere y quien recibe Beneficiario Formato solicitud modificaciones a la matricula FEX-IL 28 FFI.05 Formato Autorización para pago por Transferencia Electrónica. 3 Nota: en el caso de los cambios de grupo, la solicitud es recibida en recepción, entregada a la auxiliar administrativa de cada coordinación, quien se encarga de hacer el trámite, verificando si hay cupo y hace el registro.

7 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO / INSTITUTO DE LENGUAS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 7 de 16 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3 12.Verifica información y remite 12.Verifica en el sistema académico del instituto asi: -Si es un aplazamiento: que el estudiante haya pagado la matricula y si este tiene otros aplazamientos y los motivos por los cuales se hicieron. -Si es una devolución: que el valor solicitado sea al que tiene derecho. -Si es un traslado de fondos: se verifica que haya pagado la matrícula y que el valor que este transfiriendo cubra el valor de la matricula de quien recibe -Si es un saldo a favor: Verifica la información del caso con el reporte de Tesorería o División Financiera. Y remite a la Directora del Instituto de Lenguas Auxiliar administrativa de dirección 13. Revisa, emite concepto y firma Nota: para las solicitudes de modificación a la matricula que se hacen en las sedes, éstas se hacen llegar por correo electrónico ó por correo normal a la auxiliar administrativa de dirección Favorable? No 13. Revisa los motivos de la solicitud y emite concepto acerca de la solicitud, firma y remite a la auxiliar de dirección. Directora Instituto de Lenguas Si 4 14.Registra en el sistema si es aceptada la solicitud. O Informar al estudiante si no fue aprobada 14. Registra en el Sistema si fue aprobado o Informa al estudiante si fue negada la solicitud. Auxiliar Administrativa de Dirección FIN

8 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO / INSTITUTO DE LENGUAS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 8 de 16 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Informa al estudiante el concepto favorable 15.Informar al estudiante que fue aprobada su solicitud de modificación a la matricula Auxiliar Administrativa de Dirección 16. Registra modificación en el sistema Solicita Devolución? Si 18. Remite para tramite a la profesional de División Financiera ILUIS. 19. Procedimiento de egreso FIN No 17. Archiva formato FEX-IL 28 FIN 16. Registra en el sistema académico del Instituto de Lenguas así: Si es un aplazamiento: lo registra en el modulo de aplazamientos. Si es una devolución: registra la cancelación de la matricula y la devolución del dinero en el sistema de información del Instituto y lo reporta a la División Financiera para la devolución del dinero. Si es un traslado de fondos: registra la cancelación del curso de quien esta transfiriendo el dinero. Luego Registra en el módulo de venta de servicios el traslado de fondos con el nombre de quien trasfiere, el nombre de quien recibe y el valor del traslado. Por último elabora factura de venta haciendo uso del dinero transferido. Si el dinero transferido cubre la nueva matricula el recibo generado sale con valor cero, de lo contrario saldrá por el valor del excedente que debería cancelar el beneficiario del traslado de fondos. Si es un saldo a favor: lo registra en el modulo de saldos a favor 17. Archiva formato de solicitud de modificaciones a la matricula FEX-IL 28. Nota: En el caso de las devoluciones, éstas continúan con el tramite para que se hagan efectivas 18. Remite documentos a la asistente financiera quien realiza tramites para la devolución del dinero 19. Realiza el procedimiento de egreso ante la tesorería UIS. Auxiliar Administrativa de Dirección Auxiliar Administrativa de Dirección Auxiliar Administrativa de Dirección Asistente Financiera

9 ANEXO 1. PROCESO CLASIFICACION MICHIGAN / INSTITUTO PLACEMENT TEST DE LENGUAS Página 9 de 16 ANEXO 1 CLASIFICACIÓN MICHIGAN PLACEMENT TEST TABLA DE CLASIFICACIÓN PUNTAJE NIVEL OBSERVACIÓN 0-36 A1.1 Hasta este A1.2 puntaje, el A1.3 sistema lo clasifica A A A A B B B B B B B B B B2.4 Se hace entrevista de aquí en adelante. El aspirante puede subir o bajar de nivel dependiendo del resultado de la entrevista.

10 PROCESO / INSTITUTO DE LENGUAS Página 10 de 16 ANEXO 2: TABLAS DE CRITERIO DE PRODUCCION ORAL Criterios de Producción Oral para Los niveles de A1

11 PROCESO / INSTITUTO DE LENGUAS Página 11 de 16 Criterios de Producción Oral para Los niveles de A2

12 PROCESO / INSTITUTO DE LENGUAS Página 12 de 16 Criterios de Producción Oral para Los niveles de B1

13 PROCESO / INSTITUTO DE LENGUAS Página 13 de 16 CONTROL DE CAMBIOS

14 PROCESO / INSTITUTO DE LENGUAS Página 14 de 16 Criterios de Producción Oral para Los niveles de B2

15 PROCESO / INSTITUTO DE LENGUAS Página 15 de 16 Criterios de Producción Oral para Los niveles de B2

16 PROCESO / INSTITUTO DE LENGUAS Página 16 de 16 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Agosto 22 de 2011 Creación del documento. 2 Mayo 02 de 2012 Se eliminó el anexo donde se relacionaban los criterios de producción oral del programa de niños y jóvenes. 3 Abril 21 de 2015 Se adiciona normatividad, Se modifican las consideraciones respecto Clasificación, requisitos para renovación y modificación de la matrícula, se adiciona sobre readmisión a los cursos de extension y requisitos para modificación a la Matricula. Se hacen ajustes al flujograma. Se cambia el número del formato de referencia de la actividad 11 y se hacen ajustes en la Descripción en el flujograma. En la pág 5 en el paso 6 en el flujograma se cambia el responsable por Auxiliar del Centro de Recursos; En paso 8 Se modifica el texto existente; en el paso 10 se modifica el responsable; en el paso 11 se modifica la nota aclaratoria; en los pasos 12 y 14 se Modifica la descripción; en el paso 16 se modificó lo referente a Devolucón.