CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Contabilidad y Costos

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1 Fecha aprobación: Página: MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 1.1. OBJETIVO DEL MACROPROCESO: Proveer los recursos físicos administrativos,, logísticos y humanos, necesarios y suficientes para sarrollar las actividas, alcanzar los objetivos y ejecutar metas en la prestación l servicio, contribuyendo a una acuada prestación servicios salud 2. NOMBRE DEL PROCESO: CONTABILIDAD Y COSTOS 2.1. OBJETIVO DEL PROCESO: Elaborar y presentar los estados la Entidad, garantizando la calidad la información, mediante el registro, análisis, verificación, ajuste y conciliación con las áreas que alimentan la información contable para la toma cisiones la administración. 3. ALCANCE: Inicia: Generación hechos económicos. Termina: Consolidación y presentación los estados. 4. RESPONSABLE: Universitario - técnico costos 5. CICLO DEL PROCESO 5.1 PLANEAR No. Proveedor (es) Entrada o insumos Actividas Productos Clientes o Usuarios 1, técnico costos 2 y Auxiliar administrativo contabilidad Plan operativo Anual, Plan acción vigencia anterior. oficina, software Transacciones u operaciones los hechos, económicos y sociales. Elaborar plan acción Intificar las áreas que generan la información las transacciones que alimentan la Plan acción Conciliación la información con las áreas intificadas Entes control, planeación, control interno gestión y más procesos que lo requieran. Financiera y. 3 Coordinadores las Equipo computo e Establecer fechas recibido Cronograma para

2 Fecha aprobación: Página: 2 10 áreas administrativas y financiera. insumos oficina soportes para realizar conciliaciones presentación la información las áreas 4, auxiliar administrativo contabilidad y coordinadores las áreas involucradas con el proceso. oficina, software. Intificar los documentos soportes las operaciones que realiza la entidad. Registro correcto las operaciones económicas y financieras la entidad. 5 6 Entidas Estatales Externas, financiera y Comité Sostenibilidad Contable y áreas involucradas oficina, requerimientos y comunicados internos y externos presentación informes. Actas compromiso y circulares, equipos e insumos oficina Establecer fechas para la elaboración y presentación informes a los organismos inspección, vigilancia y control. Elaborar planes trabajo, e implementar procedimientos específicos que permitan la eficiencia los flujos información s el proceso proveedores hacia el proceso contable. Cronograma para elaboración y presentación informes Planes y estrategias trabajo. Entes control, Financiera y. Financiera, contabilidad Presupuesto, tesorería, cartera, facturación, inventarios, activos fijos, jurídica, auditoria y control Interno. 7 Elaborar planes trabajo, e Planes y estrategias

3 Fecha aprobación: Página: Comité costos, técnico costos, técnico costos Actas compromiso y circulares. Documentos y registros l proceso. implementar procedimientos específicos que permitan la eficacia y eficiencia en el control los costos y gastos en la entidad. Elaborar y/ o actualizar procesos, procedimientos, manuales y más documentos que requiera el proceso. trabajo. Procesos, procedimientos, manuales y más documentos que requiera el proceso elaborados y/ o actualizados. Financiera, Sugerencia científico técnica, contabilidad, control Interno, facturación, auditoría, costos. y procesos que lo requieran. 5.2 HACER No. Proveedor (es) Entrada o insumos Actividas Productos Clientes o Usuarios Ejecutar plan acción Plan acción ejecutado y más 1 procesos que lo, técnico Plan acción vigente. requieran. costos 2 3 administrativa y financiera, Servicios Salud, Jurídica, Talento Humano, Almacén, Presupuesto. Presupuesto, tesorería, cartera, facturación, oficina, soportes como: CDP, RP, Contrato, certificación, actividas, cuenta cobro, factura, acta inicio, acta liquidación, formato retención en la fuente cuando aplique, entrada almacén, orn compra Informe cada una Revisar los documentos que soportan las cuentas. Soportes Verificados Establecer la existencia conciliaciones con las áreas presupuesto, tesorería, almacén, Informe Conciliación Presupuesto, tesorería, cartera, facturación,

4 Fecha aprobación: Página: inventarios, fijos, auditoría. universitario, Auxiliar administrativo universitario, Auxiliar administrativo universitario, Auxiliar administrativo activos jurídica, las áreas que proveen información. Paquete información con documentos soportes, directrices financieras y administrativas. Equipos e insumos Cuentas auxiliares y documentos soportes presentados por las áreas involucradas, Requerimientos internos y externos, planes mejoramiento. cartera, facturación y más áreas que se involucran en el proceso contable. Reconocer hechos, económicos y sociales. Revisar y ajustar registros Generar Estados Contables y más informes Registros contables o comprobantes Elaboración comprobantes ajustes y reclasificaciones Estados Financieros e Informes en medio magnético o físico, en el caso CHIP: Trimestral 2193/04:Trimestral, BDME: Semestral, CONTRALORIA DPTAL. Anual, INF. EXOGENA: Anual, SUPERSALUD: Trimestral y más informes requeridos. inventarios, activos fijos, jurídica, auditoria, contabilidad y control Interno. Financiera, contabilidad Presupuesto, tesorería, proveedores y acreedores Entes control y/ o procesos que lo requieran.

5 Fecha aprobación: Página: Ente externo y 8, técnico costos. 9 Técnico costos 10 Técnico costos 11 Técnico costos Informe Operaciones. Documentos y registros l proceso vigentes. Documentos y registros Planes mejoramiento. Contratos, manual tarifas. Realizar conciliaciones información recíprocas con las más entidas públicas Socializar procesos, procedimientos, manuales y más documentos qu e requiera el proceso. Realizar estudio y análisis costos por centro. Realizar control y seguimiento a las metodologías aplicadas para el control los costos y gastos Evaluar los contratos con las diferentes EPS-s para ajustar las tarifas según los requerimientos. 5.3 VERFICAR Conciliación las transacciones realizadas. Listados y/ o actas socialización Informe por centro costos. Novedas y hallazgos encontrados Tarifas ajustadas Ente externo, contaduría y y procesos que lo requieran. Financiera contabilidad, Control interno, Financiera contabilidad, Control interno, Financiera, sistemas, facturación y auditoría. No. Proveedor (es) Entrada o insumos Actividas Productos Clientes o Usuarios 1 Equipo cómputo, Verificar soportes y Información contable Gerencia, software. consecutivos en las áreas confiable., Auxiliar Informes. involucradas que generan administrativo causaciones en Financiera y 2 Equipo cómputo, Medir y analizar los Indicadores Resultado indicadores Entes externos,

6 Fecha aprobación: Página: , Auxiliar administrativo 4 Técnico costos software. Estados. Equipo cómputo, impresora, software, insumos Libro contabilidad y comprobantes contables. Planes mejoramiento y seguimiento. Financieros l proceso. Comprobar la existencia l Libro y su bida información frente a los comprobantes Verificar el cumplimiento las metodologías aplicadas para la reducción costos y gastos Libro contabilidad verificado. Informe verificación Gerencia, Administrativa Financiera Entes Gerencia, Administrativa Financiera y y externos, Financiera. y y 5, técnico costos. Formato evaluación adherencia a documentos. Evaluar adherencia a procesos, procedimientos, manuales y más documentos que requiera el proceso. Evaluación adherencia a documentos l proceso. y procesos que lo requieran. 5.4 ACTUAR No. Proveedor (es) Entrada o insumos Actividas Productos Clientes o Usuarios 1 Equipo cómputo, Ajustar y reclasificar registros Registros contables Insumos consistentes., Auxiliar Documentos soportes, administrativo comprobantes contabilidad contables. 2 Financiera, Control y más Aplicar acciones preventivas y Plan mejoramiento y Internos Gestión, Formato Plan procesos que lo correctivas l proceso. seguimiento. Calidad, mejoramiento y requieran. seguimiento.

7 Fecha aprobación: Página: 7 10, técnico costos. 3 Equipo cómputo, Insumos oficina, impresora, página web, cartelera. Exponer en un lugar visible la información contable la entidad Estados publicados. Usuario y todos los procesos. 4 universitario Equipo cómputo, Insumos Informes áreas, revisoría fiscal y entes control. 5 Técnico Costos Equipo cómputo, insumos Informe costos y gastos. Mantener activo el comité técnico sostenibilidad contable Emitir circulares, resoluciones y oficios don se apliquen acciones para el control costos y gastos. Actas comité Circulares, Resoluciones y oficios. Procesos y administrativos acuerdo al caso. Todos los procesos. N Nombre l indicador 1 Capital trabajo Activos corrientes (-) Pasivos corrientes 6. INDICADOR (ES) Numerador Denominador Responsable Meta cumplimiento 2 Índice solvencia Activo corriente Pasivo corriente 3 Prueba ácida Activo corriente Inventario 4 Grado enudamiento Pasivo corriente Pasivo total Activo total Frecuencia medición y reporte Fuente Verificación 90% Trimestral Informes 90% Trimestral Informes 90% Trimestral Informes 90% Trimestral Informes

8 Fecha aprobación: Página: Conciliaciones por área 6 Estados comparativos 7 Informe Costos y gastos por centro costos Número conciliaciones realizadas Número informes presentados Número centros costos analizados trimestralmente Número conciliaciones a realizar Número informes requeridos Total centro costos Técnico costos 100% Mensual Informe comparativo 100% Trimestral Estados 100% Trimestral Informes costos 7. RIESGO (S) 7.1 Carencia o falta idoneidad l documento soporte Punto control: Todas las cuentas ben llegar con todos los soportes requeridos para su legalización 7.2 Causar y verificar cuentas sin la respectiva revisión por parte l profesional Punto control: Revisión y firma todas las cuentas que lleguen al área contabilidad por el profesional universitario 7.3 Inacuadas Interfaces los subsistemas componentes l Sistema Punto control: Realizar monitoreo constantes y verificación la Integrado Información Financiera información. 7.4 No tener acceso manera inmediata a la información contable Punto control: Contar con un sistema que permita la evaluación y revisión vigencias anteriores la contabilidad cualquier vigencia en cualquier momento. 7.5 Restricción la información los diferentes módulos Punto control: Contar con la autorización para verificación información que hace interface con contabilidad en cualquier momento. 7.6 Hechos ocurridos sin registro contable Punto control: Contar con toda la información que sea objeto causación en forma oportuna. 7.7 Software sactualizado Punto control: Actualizar software anualmente. 7.8 Error en registros servicios prestados en cada centro costos. Punto control: Socializar errores y capacitar funcionarios. 7.9 Incremento precios insumos Punto control: Realizar seguimiento a las cotizaciones, contratos y órnes compra. 8. REQUISITOS DEL PROCESO Y BASE LEGAL Constitución política Colombia 1991 Art. 354 Ley Ley Ley Correspon al Contador General la Nación Uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad Pública Se reorganiza el sistema nacional salud y se dictan otras disposiciones. Reglamenta la profesión l Contador Público Por medio la cual se crea el Sistema Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones.

9 Fecha aprobación: Página: 9 10 Ley Sobre la Organización l sistema control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen. Ley Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin erradicar la corrupción administrativa. Decreto 410 marzo 27/71- Código Comercio Es un conjunto unitario, ornado y sistematizado normas Derecho mercantil, es cir, un cuerpo legal que tiene por objeto regular las relaciones mercantiles. Decreto Reglamenta la contabilidad General y se expin los principios y normas contabilidad Generalmente aceptadas en Colombia Decreto Se dictan normas para el funcionamiento los prestadores servicios salud en el sistema general seguridad social. Decreto Define y aplica sistema evaluación y control gestión técnica, financiera y administrativa a las instituciones que participan en el sector y en el sistema General Seguridad Social en Salud. Resolución Por medio l cual e adopta el régimen contabilidad pública, se establece su conformación y se fine el ámbito aplicación. Resolución Por medio l cual e modifican los artículos 10 y 11 la Resolución , respecto a los plazos para el reporte la información contable a la CGN Resolución Por medio la Cual se adopta el Plan la Pública Resolución Por medio la cual se adoptan los procedimientos para el reporte anual la evaluación control interno contable a la CGN. Estatuto Tributario Decreto Se compila toda la información relacionada con los impuestos renta y complementarios, IVA, timbre, retención en la fuente y procedimiento tributario Estatuto Orgánico Presupuesto Decreto Ley 111 Por el cual se compilan la Ley , la Ley y la Ley que conforman el 1996 Estatuto Orgánico l Presupuesto. Normas Gerenciales la Entidad. 9. Procedimientos/ Lineamientos/Guías/ Instructivos/ Registros/ Etc. Código Nombre Procedimiento Liquidación y Causación cuentas por Pagar Procedimiento Verificación nómina y causación cesantías Procedimiento Causación viáticos Procedimiento Legalización viáticos. Procedimiento Provisiones Procedimiento Amortizaciones Procedimiento Notas débito, crédito y voluciones Procedimiento Análisis cuentas, conciliaciones contables y ajustes Procedimiento costos y gastos por servicio

10 Fecha aprobación: Página: Control cambios l proceso Fecha Procedimiento Control al consumo insumos hospitalarios y no hospitalarios en cada servicio. Procedimiento Austeridad costos y gastos en la institución Procedimiento Tarifas servicios Cambio ELABORO: YENCY AURORA RICO Universitario REVISO: DIANA CAROLINA ORTEGÓN LANCHEROS Asesora Calidad APROBO: DUVER DICSON VARGAS Subgerente Administrativo y Financiero CARLOS JAVIER ARIAS Técnico costos JENNY ALEXANDRA MURCÍA ESTRADA Auxiliar Administrativo