ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD (Articulo 25 numeral 7 de la Ley 80 de 1993 y articulo 3 del Decreto 2474 de 2008)

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1 ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD (Articulo 25 numeral 7 de la Ley 80 de 1993 y articulo 3 del Decreto 2474 de 2008) JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN El Suscrito Secretario de Salud Departamental de la Gobernación del Departamento Archipiélago, en cumplimiento de los principios y postulados contenidos en el articulo 25, numeral 7 de la Ley 80 de 1993, en la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo establecido en el artículo 3º del Decreto 2474 de 2008, procede a efectuar el estudio de conveniencia y oportunidad, o estudios previos para que el entidad, adelante el proceso de contratación. 1.- DESCRIPCION Y ANALISIS DE LA NECESIDAD La Gobernación del Departamento mediante Resolución No del 24 de Diciembre de 2009, adjudicó el Contrato de Concesión No. 497 de 2009, Para la explotación del juego de apuestas permanentes en el Providencia y Santa Catalina, con el concesionario denominado COMERCIALIZADORA NACIONAL DE APUESTAS S.A. CONAPUESTAS S.A., por un término de duración de cinco (5) años contados a partir del primero (01) de enero de 2010, con fecha de vencimiento el 31 de diciembre de 2014, lo que generó la necesidad de que Departamento, como titular del Monopolio de Juegos de Apuestas Permanentes, de acuerdo con lo previsto en la Ley 643 de 2001, adelantara una licitación pública para adjudicar en concesión el juego de Apuestas Permanentes CHANCE-, para las vigencias correspondientes a los años 2010 a 2014 y de esta manera garantizar los recursos a la salud producto del pago de las regalías a que se obligan los concesionarios dentro la ejecución de la concesión. Por las razones esbozadas, la Gobernación de San Andrés, requiere la contratación del suministro de los formularios para la operación de las apuestas permanentes en todo el Departamento Archipiélago de acuerdo con el artículo 25 de la ley 643 de 2001, con el fin de abastecer el mercado y poder hacer efectiva la operación por parte del Concesionario y el desarrollo de las actividades propias de la venta de apuestas permanentes o chance en el Departamento Archipiélago, en aras de garantizar que estos recursos sean destinados a la salud, que se deben garantizar la existencia de estos rollos, ya que esta entidad no cuenta con mayores recursos económicos y debido al cierre de la anualidad se hace necesario realizar el proceso del 10% de la minima cuantía, toda vez que al 01 de Enero de 2011 se deben tener los formularios de juego para garantizar los recursos al sector salud. 2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR El objeto de la contratación será el la impresión, suministro y transporte de formularios, en papel térmico para la operación de las apuestas permanentes, por lo tanto se hace necesario contratar el suministro de estos formularios durante la vigencia del contrato de Concesión, para este proceso sera hasta Enero 31 de 2011, es decir por el término de un mes (1) y/o hasta agotar existencias. Con base en los términos de referencia, la Secretaría de Salud del Departamento Archipiélago de San Andrés, y en las especificaciones técnicas correspondientes, se permitirá invitar a participar en este proceso, a las personas naturales o jurídicas, Consorcios o Uniones Temporales, que a nombre propio deseen participar cumpliendo con todos los requisitos exigidos. Todas las propuestas deben ir ajustadas a las exigencias del proyecto de pliego de condiciones, el cual hace parte este documento. 2.1 ALCANCES DEL OBJETO: Se requerirán los siguientes servicios conexos: Pagina 1 de 5

2 1. Aseguramiento de los bienes así como el transporte aéreo, marítimo o terrestre que se requiera para hacer la entrega de los mismos en las instalaciones de la Gobernación Departamental Edificio Coral Palace, o donde se designe con debida antelacion CUADRO DE CANTIDADES ITEM DESCRIPCION UNIDAD CANTIDAD LUGAR DE ENTREGA 1 Formularios en Rollos Termicos UNIDAD EDIFICIO CORAL PALACE PLAZO DE ENTREGA (DIAS) CARACTERISTICAS y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Para dar cumplimiento al objeto del contrato, el contratista deberá cumplir con las especificaciones que se relacionan a continuación: Obligaciones del contratista: El contratista obliga a la impresión, suministro y transporte de los rollos en papel térmico para el Juego de Apuestas Permanentes de acuerdo a la oferta básica de la propuesta (la serie y número se ubicaran en la anverso o reverso, en la parte lateral de cada formulario), bajo las especificaciones, dadas por la Secretaría de Salud. ESPECIFICACIONES TECNICAS: 1. Nombre de la entidad concedente ( ). 2. Nombre o razón social del concesionario y Número de identificación Tributaria del concesionario. 3. Número y fecha del contrato de concesión del juego de apuestas permanentes o chance. 4. Numeración consecutiva. 5. Plan de Premios; este deberá estar preimpreso al respaldo de las colillas del rollos. Los textos y diseños serán de aprobación exclusiva de la Secretaria de Salud Avenida Newball Edificio Coral Palace PBX: Fax: Página Web San Andrés San Andrés Islas Impresión, suministro (distribución) y transporte de formularios oficiales, en rollos de papel termico, destinados al juego de apuestas permanentes de forma sistematizada que opera en el Providencia y Santa Catalina. DIMENSIONES Y ESPECIFICACIONES TECNICAS: Material Papel térmico protegido Peso por metro cuadrado 60 +/- 65 grms Calibre 55 / 60 gramos Dimensiones del cupón 57 mm de ancho por 93 mm de longitud Core 12 mm para maquinas de ventas sistematizadas. PREIMPRESION: Logos del Providencia y Santa Catalina y del Concesionario. Altura Logotipo 10 mm en el encabezado del cupón (Según Diseño) Altura de Impresión 93 mm (Según Diseño) Cupones por rollo 150 unidades para maquina, Numeración Inkjet Compuesto de 3 letras (AAB) y 7 números con dígitos de verificación incluido Unidad de Empaque Cajas por 500 Rollos (La cantidad de rollos por caja podrá variar de acuerdo a las características del empaque utilizado). IMPRESIÓN ANVERSO: Impresión de logos, textos y encasillados mediante flexografía hasta 4 tintas o de similares características. Diseño del formulario atendiendo especificaciones y requerimientos de la Secretaria de Salud. Pagina 2 de 5

3 IMPRESIÓN REVERSO: Se imprimirá el párrafo 7º del ARTICULO 5 DE LA Ley 643 de 2010 y además el reglamento y plan de premios del juego de Apuestas Permanentes, Artículo 3, Capitulo II del Decreto 1350 de Fondo de seguridad Tinta de seguridad REACTIVA NULO al hipoclorito de sodio. Código compuesto de tres letras (AAB) variable y numeración inkjet consecutiva con digito de control que empiece y terminando en el Además de un recuadro para la firma, documento de identificación y numero telefónico del ganador PRESENTACION Y EMPAQUE: Los rollos de papel térmico preimpreso se empacarán en cajas de 500 rollos cada una, debidamente protegidas y rotuladas con las siguientes especificaciones: - Nombre de la GOBERNACION DEL DEPARTAMENTO ARCHIPIELAGO DE SAN ANDRES, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA. - Nombre y Dirección del Concesionario y numeración de los mismos. (La cantidad de rollos por caja podrá variar de acuerdo a las características del empaque utilizado). De presentarse pérdida, extravío o destrucción de los Rollos bajo la responsabilidad del contratista, éste responderá a la GOBERNACION DEL DEPARTAMENTO ARCHIPIELAGO DE SAN ANDRES, PROVIDENCIA Y SANTA CATALINA. PLAZOS DE ENTREGA DE ROLLOS: Según sus propios medios deberán entregar los formularios a la oficina seleccionada por la Secretaria de Salud, en la Ciudad y dirección que oportunamente señale la entidad. Este transporte deberá ser con valor declarado. Obligaciones de la Entidad: 1) Cancelar el valor del presente contrato de conformidad a lo pactado en este instrumento. 2) Suministrar oportunamente al CONTRATISTA las novedades presentadas sobre los Cambios en impresión, tamaños o materiales de los productos contratados. 3) En lo que sea posible, prestarle colaboración al CONTRATISTA para la buena marcha y ejecución del contrato. 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. De conformidad con el inciso final del literal b) del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, la contratación de menor cuantía para la Gobernación del Departamento Archipiélago de San Andrés,, en el año 2010 será hasta 450 salarios mínimos legales mensuales, es decir, $ oo por lo tanto, y en consideración al presupuesto oficial del presente proceso, la modalidad de selección para la presente invitación pública será la de subasta inversa, definida en el parágrafo del artículo 1, del decreto 3576 de Plazo: La duración del objeto del contrato será de Quince (15) días, contados a partir del día siguiente hábil a la firma del contrato y legalización del contrato por parte del Departamento. 5. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. En cumplimiento de lo establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008, la entidad elaboró un presupuesto de acuerdo a los precios y condiciones del mercado y a las incidencias propias del destino de los elementos objeto del contrato, de igual manera, determinó el valor promedio del contrato a realizar es de VEINTITRES MILLONES DE PESOS ($ oo) Mcte. Luego de un estudio serio y el análisis detallado de todas las actividades a ejecutar, por ello garantiza que la apropiación presupuestal para este requerimiento es acorde con las necesidades del mismo. 1. Estudio Técnico: Es procedente efectuar la contratación para el desarrollo de la actividad en mención toda vez que las especificaciones técnicas de lo requerido permitirán satisfacer las necesidades. Pagina 3 de 5

4 2. Estudio Económico: Teniendo en cuenta que se requiere contratar las publicaciones, esta dependencia, con base en las indagaciones del mercado, determino el valor del contrato a ejecutar. 6. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN PARA ESTA CONTRATACIÓN. Teniendo en cuenta la naturaleza jurídica del contrato que se va a celebrar, y conforme a lo expresado en los numerales 1 y 3 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, concordado con el numeral 1 y parágrafo 2 del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008 y el inciso 1 del articulo 1 del Decreto 3576 de 2009, el ofrecimiento más favorable corresponde a aquel que dé el menor precio a la entidad; es decir, que en este tipo de procesos de contratación se tendrá como único factor de selección el menor precio. Los valores propuestos deberán contemplar todos los costos directos e indirectos en los cuales incurra para la correcta ejecución de los trabajos objeto de la presente contratación. Cualquier error u omisión no dará lugar a modificar el valor propuesto y el proponente favorecido deberá asumir los sobrecostos que esto le ocasione. En el momento de la elaboración de los mismos los posibles incrementos. 7. ESTIMACION, TIPIFICACION Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONOMICO DEL CONTRATO DEFINICION Incumplimiento en el objeto del contrato y las obligaciones que le asisten al contratista Calidad idoneidad e ENTIDAD ASIGNACION CONTRATISTA CUANTIFI CACION x 10% del valor total del contrato x 50% del valor de contrato NIVEL medio medio PLAN DE MITIGACION El contratista deberá prever cualquier situación que se presente en el desarrollo y ejecución del contrato, que le impida cumplir con las obligaciones contraídas, para lo cual deberá informar por escrito al supervisor del contrato con suficiente anticipación a fin te tomar las medidas contractuales necesarias El oferente adjudicatario es responsable de la calidad e idoneidad de los bienes y servicios del producto ofertado y adjudicado. El adjudicatario, deberá soportar y cubrir todos los riesgos derivados de la mala calidad del Estos riesgos se encuentran limitados teniendo en cuenta que la contratación no excede el 10% de la menor cuantía, y que el pago se realizará con posterioridad al recibido a satisfacción por parte de la secretaria de Salud del Departamento. ANÁLISIS QUE SUSTENTAN LA EXIGENCIA DE LOS MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTICEN LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. De acuerdo con lo establecido en el articulo 8 del Decreto 4828 de diciembre 24 de 2008, en los contratos cuyo valor sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía corresponderá a la entidad contratante de determinar la necesidad de exigir las garantías. Atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato, una vez suscrito, el Contratista se obligará a constituir a favor del Departamento y a satisfacción del mismo, de conformidad con lo Pagina 4 de 5

5 establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y su decreto reglamentario 4828 de 2008, y allegar dentro del día hábil siguientes al perfeccionamiento del contrato, una garantía única a favor del Departamento, expedida por una compañía de seguros autorizada para funcionar en Colombia, o una garantía bancaria con el siguiente amparo y porcentajes, de conformidad con los términos: Garantía de cumplimiento: La garantía que cubre el cumplimiento del contrato, pago de multas, cláusula penal pecuniaria y demás sanciones deberá ser equivalente hasta por lo menos el 10% del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más. Garantía de buena calidad de los bienes suministrados: La garantía de buena calidad de los bienes suministrados debe ser equivalente al 50% del valor total del contrato con una vigencia igual al plazo del mismo, el término señalado por el ofertante en su propuesta en relación con la garantía de calidad y seis (6) meses más. Los anteriores Estudios Previos se realizaron de conformidad con lo señalado en el Art. 3 del Decreto 2474 de 2008, en San Andrés Islas, a los Siete (07) días del mes de Diciembre de ADOLFO LAMBIS URUETA Secretaria de Salud Pagina 5 de 5

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