DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD MANUAL SISTEMA SAP TIC-D02 V00

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1 Página 1 de 55 DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD TIC-D02 V00 REVISADO APROBADO FECHA DE APROBACIÓN RICARDO LADINO Líder de Tecnología de la Información y Comunicación Fabio Rodriguez Gerente TIC 16 de abril de 2013

2 Página 2 de 55 ANTECEDENTES INTRODUCCIÓN Una vez realizada la inversión de la implantación de un sistema sofisticado como el SAP, las empresas enfrentan el reto de proveer un soporte eficiente al sistema implantado, para obtener el retorno de la inversión realizado. Esto se logra maximizando la utilización del sistema mediante un servicio oportuno, a la comunidad usuaria, de calidad y a un costo razonable. Para lograr lo anterior se ha contrato el soporte de consultoría especializado en SAP con Consultoría Organizacional, y segundo, se crea el Sistema SAP de Americana de Colchones ; lo que nos permite tener un soporte de primera mano y profesional. El Sistema SAP de Americana de Colchones es el que nos ocupa en este documento y su sinergia con el equipo consultor y de Hosting. Entre los beneficios de esta estructura podemos destacar: Flexibilidad en la prestación del servicio de soporte al contar con consultores especializados en los distintos módulos y áreas del conocimiento SAP, tanto externos como internos Servicio escalable según la necesidades del usuario Total cubrimiento tanto en lo funcional como en infraestructura Seguridad de la información y equipo de soporte permanente (Hosting)

3 Página 3 de 55 1 OBJETIVOS Describir el sistema SAP y los componentes implementados en Americana de Colchones Describir la organización del soporte del sistema SAP para proveer un soporte eficiente y competente. Asegurar la máxima utilización de SAP. Describir y definir los parámetros de Seguridad y Auditoría del sistema Asegurar el mantenimiento del sistema y su mejoramiento continuo Dar pautas para expandir el sistema SAP a aquellas funciones y procesos donde su utilización agregue valor al negocio y para evaluar nuevos productos SAP y su beneficio para el negocio. 2 ALCANCE Este procedimiento aplica para todas las sociedades de la organización (Americana de Colchones, Dormiluna, Serta Colombia y Orthobed) 3 QUÉ ES SAP? Pregunta simple y complicada a la vez la que plantea el título, simple porque la mayoría de la gente que trabajó con SAP puede contestarla, complicada porque seguramente a cualquier explicación o definición se le puedan agregar o modificar muchísimos puntos. El primer punto que podemos hacer notar es que SAP es una empresa, no un producto a diferencia de como la mayoría de la gente suele decir. SAP es una empresa Alemana fundada en 1972 y significa: Systeme, Anwendungen und Produkte (Sistemas, Aplicaciones y Productos), hoy por hoy es la organización líder en proveer sistemas integrales para grandes organizaciones a nivel mundial. El producto estrella de la compañía, al que todos simplemente llaman SAP, es su ERP (Enterprise Resource Planning), pudiéndose escuchar como nombre del mismo SAP R/3 o más actualmente SAP ECC (Enterprise Central Components) Para entender qué es lo que SAP le aporta a la organización, necesitamos saber lo que es un ERP, y la definición de este es que es un sistema integrado de gestión de la organización. Ahora pongamos esto en claro, un sistema de estas características nos va a permitir administrar prácticamente todas las áreas de la organización: Producción, Ventas, Cuentas a Cobrar, Cuentas a Pagar, Contabilidad, Mantenimiento, Compras, Tesorería, Inventarios, Recursos Humanos, y un largo etc. Todos estos conjuntos de actividades están integrados en el aplicativo y cualquier actividad impacta en la otra automáticamente, de ahí el mote de sistema integrado, o muchas veces llamado de Backoffice. Ahora ya sabemos que el producto estrella de SAP es su ERP, y que este es básicamente donde la gran mayoría de los empleados de la organización realizan sus tareas diarias.

4 Página 4 de 55 Adicionalmente SAP tiene otros productos como su CRM (Customer Relationship Management), que se encarga de Administrar las relaciones con los clientes, registrando todos los contactos con los mismos, y muchas veces utilizado para brindar una mejor atención a los mismos contando con toda la información de contacto con el mismo. También podemos encontrar su Datawarehouse (SAP BW), el SAP SRM (Supplier Relationship Managemente o Administración de relaciones con los proveedores), SAP MDM (Master Data Management), SAP Portal, y muchos otros. 3.1 Cómo funciona SAP? La idea es explicar básicamente en qué consiste una instalación SAP, como se lo usa, y demás informaciones que toda persona que vaya a trabajar con SAP (principalmente implementándolo) debería saber y MUCHAS veces NO sabe. Así que vamos a empezar con una breve pero "espero" útil Introducción a SAP. Lo que en seguida que vamos a aclarar es específicamente cómo funciona la herramienta y cómo es un landscape típico de SAP. Lo primero que hay que entender es que SAP es un sistema cliente/servidor en tres capas, de ahí el nombre original SAP R/3. Ahora que significa que un sistema es de 3 capas? Significa que los datos (toda la información que surge de operar el sistema) está almacenada en una base de datos y esta es una capa, la lógica del negocio (los programas que dicen que se va a hacer con esos datos) están en otra capa separada, y la presentación de la información está en una tercer capa y es la que le muestra al usuario el resultado de esos programas y su interfaz de usuario. Que son las capas o layers? Son divisiones, que pueden ser tanto lógicas como físicas y que para nuestro mayor entendimiento significan que las capas a modo de ejemplo serían: Capa de Datos: Un servidor exclusivamente dedicado a una Base de Datos Oracle (muy comúnmente utilizada en instalaciones de SAP aunque podría ser DB2, SQLServer, etc) Capa de lógica de negocio: Uno o más servidores dedicados a almacenar los programas (el sistema SAP en sí mismo) que en la terminología de SAP se llaman "Application Server" y que normalmente son servidores Unix o Linux

5 Página 5 de 55 Capa de presentación: La interfaz del usuario propiamente dicha y lo que ve el usuario que interactúa con el sistema. Este aplicativo se llama SAPGUI y es el que el usuario ejecuta en su menú de inicio de Windows, a través del SAP Logon (el cual se encarga de a validar el usuario y su contraseña) Entonces, resumiendo, un landscape típico (landscape se le suele llamar a como está compuesto un ambiente, por cuantos servidores, con qué aplicativos, etc.,) estaría conformado por un servidor de Base de Datos Unix corriendo Oracle, uno o más "Application Servers" corriendo Unix y la instalación de SAP, y n usuarios finales conectándose con el Application Server a través del SAP Logon y SAP GUI. Hasta ahora vimos cómo es un landscape de SAP ERP con un único sistema, pero la realidad es que esto no cubre las necesidades de una organización promedio. Por qué? Porque este sistema es solo un ambiente productivo. Qué es un ambiente productivo? Es el ambiente donde la empresa opera, y sobre el cual se realizan todas las operaciones diarias de la organización, contiene toda la información sobre compras, pagos, cobranzas, contabilidad, ventas, producción, servicios, etc. y al mismo acceden los usuarios de las áreas específicas (Contabilidad, Tesorería, Ventas, Servicio al cliente, Talento Humano, etc.)

6 Página 6 de 55 Qué otros ambientes necesitamos? Una empresa promedio se encuentra constantemente realizando mejoras sobre su software, reparando errores, o en pos de implementar nuevas funcionalidades. Nos puede parecer correcto o incorrecto, pero esto es así cuando se trabaja con grandes ERPs. Para conseguir esto un landscape típico sería: - Un ambiente de desarrollo: Donde acceden los parametrizadores (consultores de producto) y desarrolladores (programadores ABAP o JAVA) que no posee información del trabajo diario de la organización. - Un ambiente de Calidad: Al que acceden los consultores de producto, consultores funcionales, y usuarios para probar el correcto funcionamiento del programa o funcionalidad configurada en el ambiente de desarrollo pero sin alterar los datos del día a día de la organización, con datos de prueba no críticos o censurados. - Un ambiente de Producción: Donde los consultores y desarrolladores no acceden, salvo en casos particulares y solos como visualización, y es en donde la organización posee sus datos operativos y al que acceden todos los usuarios finales del sistema. Este landscape es propio de un sistema SAP en producción (cuando ya opera para la empresa) en el caso de las implementaciones en las que participan habitualmente los consultores el ambiente puede solo contener el Ambiente de Desarrollo en una primera etapa, y posteriormente para la llegada de las pruebas integrales suele incorporarse el Ambiente de Calidad, y finalmente cerca de la fecha de implementación el Ambiente Productivo. Qué es un mandante? Ya vimos que básicamente pueden existir tres ambientes (Desarrollo, Calidad, y Producción) y para que servían cada uno de los mismos. Ahora, los ambientes dijimos que normalmente están ubicados en equipos (computadoras/servidores) distintos, cada ambiente en su respectivo servidor (generalizo para simplificar), el hecho es que cada ambiente, o sistema puede a su vez contener otras divisiones dentro de sí mismo. A modo de ejemplo, un ambiente de desarrollo, puede contener una subdivisión que sea la que va a poseer las parametrizaciones propiamente dichas, otra que haga las veces de ambiente de pruebas unitarias (para que los mismos desarrolladores o parametrizadores prueben el funcionamiento de lo que definen), etc. Estas subdivisiones se llaman Mandantes en SAP

7 Página 7 de 55 Los mandantes poseen nombres numéricos, siendo a modo de ejemplo un ambiente de SAP de nombre DEV (por Development), y mandante 200, otro mandante en el mismo equipo puede ser UNI (por Pruebas Unitarias) y mandante 210. Otro ambiente puede ser QAS y el número de mandante el 300, y el ambiente productivo PRD y mandante 400. Los mandantes poseen maestros de usuario distintos, esto quiere decir que en un mismo sistema (DEV) un usuario puede tener acceso al mandante 200 pero no al 210, o puede acceder a los dos pero con distintos permisos. La información operativa que se cargue en un mandante no es compartida con el otro, a pesar de que la información por pertenecer a un mismo sistema, se aloja en una misma base de datos. Las tablas con las que trabaja SAP poseen normalmente un indicador de mandante, por lo que SAP siempre lee este campo primero y solo muestra la información del mandante en el cual el usuario se autenticó. Estas tablas se llaman tablas DEPENDIENTES de mandante. Existen otras tablas especiales, con datos de configuración del sistema en su mayoría que son llamadas INDEPENDIENTES de mandante, y que son compartidas por todos los mandantes de un mismo sistema. Pero ahora, cuando les digan: "Entra a DEV al mandante 210 y fíjate un poco que hay por ahí..." por lo menos van a tener una idea de que les están hablando... Instancias y Ambientes Cada ambiente (desarrollo, testing, producción) es una instalación distinta de SAP, a cada instalación se las llama instancia. Básicamente a la instancia, la podemos definir como un sistema SAP independiente de otro, salvo por las conexiones que nosotros específicamente definamos. Entonces en este ejemplo, un ambiente de desarrollo, uno de testing y otro de producción son independientes entre sí salvo que nosotros explícitamente conectemos estas instancias. Estas instancias son instalaciones que pueden compartir un mismo equipo como en el caso del presente gráfico: Servidor A Instancia PRD Instancia QAS Instancia DEV

8 Página 8 de 55 Como también pueden encontrarse en equipos distintos, cada uno ejecutando una instancia: Servidor A Instancia PRD Servidor B Instancia QAS Servidor C Instancia DEV El tema es aún más complejo podríamos encontrar en un mismo equipo o en varios equipos distribuidas varias instancias que podemos llamar application servers y que atiendan a un mismo sistema de manera de poder distribuir la carga de transacciones entre distintos application servers. Ambiente de Producción App Server A Instancia PRD App Server B Instancia QAS App Server C Instancia DEV Adicionalmente y para sumar complejidad, cada sistema debe tener su propia base de datos, de manera que un sistema productivo estándar podría tener un servidor productivo con una instancia de Application Server más un servidor de base de datos. O infinitas variantes con la base de datos instalada en el mismo application entre otras opciones posibles. Qué es un dato maestro? Un dato maestro es una entidad que puede ser utilizada en varios módulos de SAP, pero se encuentra almacenada en un único repositorio, buscando de esta manera evitar datos repetidos, unificar y por ende poder guardar historiales permitiendo sacar métricas, resúmenes, etc. Qué es una transacción? Para ingresar al sistema hacemos click sobre el SAP Frontend o más comúnmente conocido como SAP Logon, este va a ser el encargado de traer SAP a nuestro escritorio. Técnicamente hablando es la capa de presentación de la herramienta. Ahora una vez dentro de la herramienta nuestra manera de interactuar con la aplicación es a través de transacciones. Las mismas son básicamente nombres que intentan ser mnemotécnicos para llamar a programas o funcionalidades. Hablando más simple: - Existe una transacción que se llama FB02 que por ejemplo permite modificar un documento contable.

9 Página 9 de 55 - Otra por ejemplo se llama SU01 que permite dar de alta un usuario en el sistema Desde la aplicación vamos a disponer de un menú donde podemos acceder a las transacciones agrupadas en carpetas por funcionalidad, o vamos a poder ejecutar directamente desde una caja de texto en la parte superior izquierda invocándola por nombre de transacción. Entonces a modo de introducción tendría que quedar claro que las transacciones son el medio por el que los usuarios finales interactúan con el sistema y a través de las cuales realizan sus diversas actividades en el sistema, como ser Aprobar una compra (funcional), Crear un nuevo usuario (Seguridad) o Administrar el desempeño del equipo (Basis). Como primer conclusión podemos decir que en principio si queremos restringir el acceso a una funcionalidad tenemos que empezar restringiendo una transacción. Más adelante vamos a ver que esto es mucho más complicado de lo que inicialmente suena, pero por ahora es bueno tener esa idea instalada. 3.2 SAP Solution Manager Muchas veces también conocido con nombre de superheroe, SolMan, es una nueva herramienta que está comenzando a ser adoptada por varias compañías que ya disponen de alguna instalación de SAP, de forma de plasmar sus procesos de negocios y la documentación de los mismos en ella. En las nuevas implementaciones de SAP ECC, se está utilizando la herramienta como puerta de acceso a la parametrización de SAP y a la documentación del mismo sistema. Qué quiero decir con esto? Solution Manager nos permite vincular pasos de nuestros procesos con pasos de configuración. De esta manera en una implementación, un usuario define el modelo de negocio, y luego se vinculan los puntos de customizing y transacciones afectadas por este proceso, de manera de que la teoría concuerde con la práctica. Este es uno de los usos más típicos que se le da a Solution Manager, además de repositorio de la documentación vinculada con los pasos de configuración que mostramos más arriba. La herramienta apunta a ser una solución mucho más amplia, incluyendo manejo de BCSets, Administración de Transportes, Material de Capacitación, Administración de helpdesk (tiene incluidas funciones del CRM de SAP), Evaluación del proyecto, y Herramientas de Testing entre otras funciones avanzadas, desarrolladas por ahora con distinto grado de madurez. SAP está intentando imponerlo como un estándar en todas sus implementaciones, y busca que sea un estándar de facto para todos sus clientes, y futuros clientes, de manera de ir ordenando un poco los ambientes de desarrollo caóticos que suelen ser una constante en muchas implementaciones.

10 Página 10 de 55 4 SISTEMA SAP EN AMERICANA En la primera etapa se instalaron los sistemas SAP ERP y SAP BI. El sistema SAP está compuesto por una serie de áreas funcionales o módulos que responden de forma completa y en tiempo real a los procesos operativos de la compañía. Aunque pueden ser agrupados en tres grandes áreas (financiera, logística y recursos humanos), funcionan de un modo integrado, dado que existen conexiones naturales entre los distintos procesos. A continuación se describe de forma general el alcance funcional de cada uno de los módulos y submódulos implementados en Americana, la descripción detallada del módulo la puede hallar en SOLMAN. 4.1 SAP ERP (Enterprise Resource Planning) FI Contabilidad Financiera (Financial Accounting) FI - GL General Ledger Accounting Cuentas Mayor FI - NEW GL Nueva contabilidad General FI - AA Asset Accounting Gestión de Activos FI - AR Accounts Receivable Cuentas por Cobrar FI - AP Accounts Payable Cuentas Por Pagar FI - BL Bank Accounting Contabilidad Bancaria FI - LC Consolidation Consolidación de Sociedades Alcance funcional del Proceso Administrativo y Financiero Proveedores y socios Desarrollo Planeación Compras Producción (Fabricación contra inventario) Ventas Producción (Fabricación bajo pedido) Contabilidad Financiera Libro Mayor Partición de documentos / desglose Deudores Acreedores Gestión de Caja Cierre del periodo en contabilidad financiera Reporting de segmento Distribución Servicios Clientes Gestión de activos Contabilidad de Activos Fijos Alta de activo fijo por capitalización directa Alta de activo fijo por activos fijos construidos (Ordenes de inversión) Gestión Contable

11 Página 11 de 55 Etapas del proceso preliminares Cierre del período para movimientos de inventario Cierre del periodo para Ordenes de servicio Valoración de stock para cierre del ejercicio Controlling de gastos generales real Ordenes Internas de Costos para I+D Orden CO para marketing y otros gastos generales reales Los módulos del área financiera o brevemente FI de SAP R/3 proporcionan una visión completa de las funciones contables y financieras e incluyen un amplio sistema de información y de generación de informes para facilitar la toma de decisiones. El modulo FI facilita el manejo de toda la información financiera de la empresa, de acuerdo al Plan de Cuentas, y automatiza los reportes a entes externos del Libro Mayor: Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y otros libros auxiliares. La tarea central de la contabilidad principal consiste en proporcionar un cuadro general de la contabilidad y las cuentas externas. El registro de todas las operaciones contables (contabilizaciones de referencia y liquidaciones desde la contabilidad interna) en un sistema de software completamente integrado con todas las otras áreas operacionales de la empresa garantizando que los datos de contabilidad siempre estén completos y sean exactos TR Tesorería (Treasury) TR CM Cash Management Gestión de caja TR FM Funds Management Gestión financiera TR TM Treasury Management Gestión de tesorería TR RM Tisk Management Gestión de riesgos Alcance funcional del Proceso de Tesorería Realiza funciones para integrar la previsión y gestión de recursos de caja con las necesarias aplicaciones financieras y logísticas. Proporciona las herramientas necesarias para analizar la presupuestación, asientos contables electrónicos, análisis del mercado de divisas, entre otros CO Costos (Controlling) CO - OM-CEL CO - OM-CCA CO - OM-OPA CO - PC CO - PA EC - PCA Contabilidad de Clases de Coste Contabilidad de centros de coste Órdenes Internas Costos de Producción- Contabilidad de costos del Producto Análisis de Rentabilidad Contabilidad de Centros de Beneficio

12 Página 12 de 55 Alcance funcional del Proceso Controlling Las funciones de este módulo están diseñadas para una efectiva contabilidad interna de costos y ganancias (Contabilidad Analítica). El módulo de Controlling proporciona la información para facilitar las decisiones de gestión. Facilita la coordinación, el control y la optimización de todos los procesos en una empresa. Esto implica registrar tanto el consumo de los factores de fabricación como los servicios suministrados por una empresa. El modulo CO se utiliza para representar la estructura de costos de la empresa y los factores que tienen influencia en los mismos, lo que genéricamente se conoce como contabilidad interna de las compañías Además de documentar sucesos reales, la tarea principal de Controlling es la planificación. Puede determinar desviaciones mediante la comparación de datos reales con datos de plan. La determinación de dichas desviaciones permite controlar flujos empresariales. Las cuentas de explotación, como la que corresponde al cálculo del margen de cobertura, se utilizan para controlar la rentabilidad de áreas concretas de una organización y de la organización completa Integración Controlling (CO) y Gestión financiera (FI) son componentes que funcionan de forma autónoma dentro del sistema SAP. El flujo de datos entre los dos componentes se efectúa a intervalos regulares. Así pues, todos los datos pertinentes a los Costos fluyen automáticamente desde la Gestión financiera hacia Controlling. Asimismo, el sistema asigna Costos e ingresos a objetos de imputación a cuentas CO, como centros de Costo, procesos empresariales, proyectos u órdenes. En Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la Gestión financiera como clases de Costo o clases de ingreso. Esto permite comparar y reconciliar los valores de Controlling y de la Gestión financiera. Dentro de los componentes de SAP el Modulo CO, cuenta con funcionalidades o submodulos que le permiten a la Empresa Gestionar los Ingresos, Costos y Gastos SD Ventas y Distribución (Sales and Distribution) SD-BF Basic Functions and Master Data Funciones Básicas SD-BF-PR Pricing and Conditions Determinación de precio y condiciones SD-BF-CM Credit and Risk Management Gestión de créditos y de riesgos SD-BF-OC Output Determination Determinación de mensajes SD-SLS Sales Gestión de Ventas SD-BIL Billing Facturación SD-IS-REP Reports and Analyses Sistemas de Información

13 SD-MD SD-XX SD-FT DOCUMENTO DEL SISTEMA DE Foreign Trade / Customs Datos Maestros Gestión de exportaciones Página 13 de 55 Alcance funcional del Proceso de Ventas y Distribución Proveedores y socios Desarrollo Planeación Compras Producción (Fabricación contra inventario) Ventas Producción (Fabricación bajo pedido) Distribución Orden de venta al Recaudo (Fabricación contra inventario) Oferta a un cliente Gestión de pedidos de cliente Venta contra almacén Terceros con / sin aviso de entrega Tratamiento de pedidos de clientes potenciales Proceso de exportación de comercio exterior Tratamiento de pedidos de clientes con anticipo Gestión de créditos Lean Warehouse Management Facturación de acuerdo a la normatividad Apliación del Recuado Gestión de Cartera Servicios Clientes Orden de Venta al Recaudo (Facturación bajo pedido) Fabricación contra pedido SIN configuración de variantes Ventas de artículo comprado Fabricación contra pedido CON configuración de variantes Otros Egresos, Créditos, Débitos, Cierre de Ventas Tratamiento de pedidos de cliente multisociedad Tratamiento de artículos en consigna Entrega gratuita Gestión de embalajes en préstamo

14 Página 14 de 55 Creación de nota de Cargo Creación de Abonos Cierre de operaciones en ventas Gestión de Devoluciones Devoluciones y Reclamaciones Recuperación de Lotes El módulo de Ventas y Distribución es una Herramienta utilizada para la administración de todo el proceso Comercial y logístico con clientes, soportando el crecimiento comercial de cualquier línea de negocio. El proceso comercial de SAP empieza con la creación y actualización de relaciones con el cliente y finaliza con la facturación de la entrega de mercancías o el servicio proporcionado al cliente. La contabilización de los pagos recibidos, forma parte del componente Contabilidad financiera del Sistema SAP. El ciclo Gestión de pedidos de cliente puede empezar con las actividades preventa. Como parte de la gestión de pedidos de cliente, se crea un documento de ventas. Durante el aprovisionamiento, el Sistema SAP determina el proveedor de mercancías, en función de los datos almacenados en el sistema. Como parte de la gestión de expedición, se organiza y se lleva a cabo la entrega de mercancías. En la gestión de facturación, se crea la factura y se trasladan todos los datos necesarios a Finanzas. Como parte de la gestión de pagos, se comprueban las partidas abiertas y se contabilizan los pagos recibidos MM Gestión de Materiales (Materials Management) MM-MRP Planificación de necesidades de materiales MM-CBP Consumption-Based Planning MM-PUR Purchasing Gestión de Compras MM-SVR External Services Management Gestión de servicios MM-IM Inventory Management Gestión de Inventarios MM-WM Gestión de almacenes MM-IV Logistics Invoice Verification Verificación de Facturas MM-IS Information System Sistema de Información LO MD Gestión de Datos Maestros LO LIS Sistema de información para logística MM-FT-IMP Gestión de Importaciones

15 Página 15 de 55 El módulo de SAP Materials Management, comúnmente llamado MM, administra y controla los materiales y servicios de la organización. Es decir, participa dentro del proceso de una organización desde que surge la necesidad de compra de un material / servicio hasta que el mismo es recibido / consumido, y finalmente facturado. Alcance funcional del Gestión de Materiales Proveedores y socios Desarrollo Planeación Compras Del abastecimiento al pago Oferta y/o Contrato de Aprovisionamiento Aprovisionamiento sin calidad Creación de un pedido para bienes de consumo Aprovisionamiento y consumo de stock de artículos en consigna Gestión de calidad para aprovisionamiento Aprovisionamiento y/o Servicios de aprovisionamiento externo de terceros Recibo a satisfacción Registro de la factura de acuerdo a la normatibilidad Programación de pagos y generación de medios Producción (Fabricación contra inventario) Ventas Producción (Fabricación bajo pedido) Distri/ bución Servicios Clientes Otros ingresos y devoluciones Devolución al proveedor Subcontratación Transferencia y gestión de inventarios Traslado con entrega Traslado sin entrega Gestión de stocks: renovación, rechazo, bloqueo Gestión de lotes Inventario / recuento y ajustes de inventario Aprovisionamiento interno: traslado de stock multisociedad El objetivo del módulo MM-Administración de materiales es proporcionar un soporte detallado de las actividades diarias de consumo y aprovisionamiento de materiales en los procesos de producción, incluidos la energía y los servicios. Planificación de las necesidades sobre consumo (MM-CBP) La función principal es la de supervisar stocks y crear automáticamente propuestas de pedidos para el departamento de compras y fabricación.

16 Página 16 de 55 Compras (MM-PUR) las tareas incluyen aprovisionamiento externo de materiales y servicios, determinación de posibles fuentes para provisión, supervisión de entregas y pago a proveedores Gestión de Servicios (MM-SRV) Ofrece el soporte necesario al ciclo completo de licitación: la fase de concesión de pedidos y la aceptación de servicios, así como el proceso de verificación de facturas. El ciclo de aprovisionamiento típico para una prestación de servicio o un material comprende las siguientes fases: 1. Determinación de necesidades 2. Determinación de la fuente de aprovisionamiento 3. Selección del proveedor 4. Gestión de pedidos 5. Control de pedidos 6. Entrada de mercancía 7. Verificación de facturas 8. Gestión de pagos PP Planeación de la producción (Production Planning and Control) PP BD Basic Data Datos Básicos PP SOP Sales & Operations Planning Planificación de la producción ventas PP MRP Material Requirements Planning Planeación de requerimiento de Materiales PP SFC Production Orders Órdenes de fabricación PP -MP Master Planning Plan Maestro PP- CRP Capacity Planning Plan de capacidades PP- PC Costes de productos PP - IS Sistema de información PP - CFG Configuración de producto PP -REM Repetitive Manufacturing Alcance funcional del Proceso de Producción Proveedores y socios Desarrollo Planeación Compras Producción (Fabricación contra inventario) Ventas Producción (Fabricación bajo pedido) Distribución Servicios Clientes Planeación Planificación de Ingresos SOP a través de transferencia de la planificación a largo plazo a LIS/PIS/capacidad Planificación del precio de material de compra Planificación general de centros de costo Planificación de centros de costo de Fabricación Planificación de I+D en ordenes internas Cálculo del costo estándar

17 Página 17 de 55 Plan trimestral: previsión de cantidades de ventas con CO-PA Ordenes internas para planificación de mercadeo y de otros gastos generales Cálculo del costo por componente El Proceso de Planificación de la Producción PP es el encargado dentro de SAP de realizar la planificación, programación, ejecución a través de órdenes (de fabricación, órdenes de proceso o fabricación repetitiva) y continúa con los diferentes procesos que tienen que ver con el área de fabricación de la compañía El ciclo de fabricación comienza cuando se crea entonces una necesidad, esta necesidad se debe suplir y para ello se planea como hacerlo. Entonces se generan órdenes de fabricación que pueden ser órdenes para fabricación discreta u/o órdenes de fabricación continua, en los cuales el proceso se determina mediante tiempos automáticos de fabricación y notificación a través de tiempos, con el consecuente consumo de recursos y materiales que integran la lista de materiales escogida para fabricar el producto. El ciclo termina con la liquidación de la orden de producción. Integración El proceso debe garantizar una perfecta integración entre: Gestión de materiales (MM) Representación de todos los procesos necesarios para la gestión de piezas o materiales. Aprovisionamiento externo de materiales y servicios. Funciones de gestión de stocks. Gestión de piezas de reserva que deben renovarse. Planificación de producción y control (PP) Suministro de datos sobre actividades de mantenimiento o reparación realizadas en los puestos de trabajo de Fabricación mediante la tabla de planificación gráfica. Gestión financiera (FI) Gestión de datos de deudor y acreedor. Creación y verificación de facturas. Controlling (CO) Supervisión, distribución y evaluación de Costos de la empresa internos que se originan por las actividades.

18 Página 18 de QM Gestión de la Calidad QM Quality Management Gestión de la Calidad QM - MD Datos Maestros QM - PT Quality Planning Herramientas de planificación QM IM Quality Inspection Proceso de inspección QM QC Quality Control Control de calidad QM CA Quality Certificates Certificados de calidad QM - QN Quality Notifications Notificaciones de calidad Alcance funcional del Proceso de Gestión de la Calidad Datos Básicos: Creación de los datos necesarios para la gestión de calidad, maestro de materiales, planes de inspección, catálogos, características de inspección, métodos de inspección, procedimientos de inspección. Gestión de calidad en compras: Procesos para poder realizar una entrada de compras con generación de inspecciones de calidad, toma de resultados, aceptación de lote y evaluación de proveedores. Gestión de calidad en fabricación: Procesos para gestionar la calidad durante la fabricación. Inspecciones por proceso, inspecciones por producto (con y sin puntos de inspección), gestión y muestras. Gestión de calidad en ventas: Incluye la emisión de un certificado de calidad durante la expedición de una entrega de ventas CS Servicio al cliente CS - MD CS Datos Maestros Gestión de Ordenes de Servicio Alcance funcional del Proceso de Servicio al Cliente SAP CS (Customer Service) comprende una gama completa de procesos que van desde la entrada de avisos de servicio a la planificación y el tratamiento, la terminación y la facturación de los costes incurridos. Cuando se solicita una prestación de servicio, contestará utilizando una de las siguientes opciones:

19 Página 19 de 55 Aviso de servicio: El aviso de servicio no puede comportar costes ni ingresos, por lo tanto sólo puede registrar y procesar una prestación de servicio solicitada en un aviso de servicio, si no deben documentarse ni los costes de personal ni los costes de material. En este caso, no necesita crear una orden individual. Puede describir la condición de un objeto técnico en el aviso de servicio. Orden de servicio: Si debe enviarse un especialista al cliente y es necesario planificar el material, las utilidades y el personal para rectificar un problema, debe utilizar una orden de servicio para la gestión del servicio. Un pedido de cliente puede crearse basándose en un plan de mantenimiento, un aviso de servicio o un pedido de cliente. Pedido de cliente: Si deben enviarse piezas de recambio y otros materiales al cliente, pero no es necesario realizar una planificación, se utilizará el pedido de cliente para la gestión del servicio PM Mantenimiento de Planta PM EQM Equipment and Technical Objects Equipos y objetos téc PM Mantenimiento Correctivo PM PRM Preventive Maintenance Mantenimiento Preventivo PM WOC Maintenance Order Management Administración de órdenes de Mantenimiento PM WCM Work Clearance Management Gestión de descargos PM IS Information System Sistema de información Alcance funcional del Proceso de Mantenimiento Proveedores y socios Desarrollo Planeación Compras Producción (Fabricación contra inventario) Ventas Producción (Fabricación bajo pedido) Mantenimiento Mantenimiento interno Programación de Servicios de Mantenimiento Distribución Servicios Clientes El objetivo del módulo PM Mantenimiento de Planta, es el de proveer una planeación y el control del mantenimiento de la planta a través de la calendarización, así como las inspecciones, mantenimientos de daños y administración de servicios para asegurar la disponibilidad de los sistemas operacionales, incluyendo plantas y equipos entregados a los clientes.

20 Página 20 de 55 El Modulo PM encarga del control complejo de los sistemas de control de plantas. Incluye soporte para disponer de representaciones gráficas de las plantas y se puede conectar con sistemas de información geográfica (GIS), y contener diagramas detallados El módulo de PM, tiene implícitas todas las metodologías de mantenimiento existentes: RCM, RBI, TPM etc., es utilizado como un SCM para administrar la gestión de Mantenimiento de manera eficaz y efectiva. Es una herramienta que por su integralidad con otros módulos de SAP, permite controlar y administrar los costos de las actividades de mantenimiento en la compañía ya sea que su trabajo de mantenimiento sea propio, con Outsourcing o que la compañía preste servicios de mantenimiento a sus clientes LE Ejecución Logística (Logistics Execution) LE-TRA Task and Resource Management Gestión del Transporte LE-DSD Direct Store Delivery Backend LE-SHP Shipping LE-WM Warehouse Management Sistema de Gestión de Almacenes LE-MOB Mobile Data entry Soporte a la gestión de almacenes vía código de barras y radio frecuencia LE-TRM Task and Resource Management Alcance funcional del Proceso de Transporte Proveedores y socios Desarrollo Planeación Compras Producción (Fabricación contra inventario) Ventas Producción (Fabricación bajo pedido) Distribución Gestión del Transporte Planificación Gestión del Transporte Notificación Determinación de los costos del transporte Servicios Clientes El transporte es un elemento esencial de la cadena logística. Afecta tanto a las mercancías de entrada como a las de salida. La planificación y gestión eficaz del transporte garantizan su envío puntual y su llegada a tiempo. Los gastos de transporte tienen un papel esencial en el cálculo del precio de un producto. Es importante que los gastos de transporte sean mínimos para que el precio del producto sea competitivo. La planificación y gestión eficaz del transporte permiten mantener bajos los Costos.