Gestión electrónica de Contratos en Mercado Público.cl

Transcripción

1 Gestión electrónica de Contratos en Mercado Público.cl

2 Procesos de compras

3 Origen La revisión en el ciclo de compras de otros sistemas, permite identificar el proceso de gestión de contratos, como una oportunidad para ser incorporado en las compras públicas chilenas

4 Objetivo Proveer de una herramienta estandarizada para administrar los contratos del mercado público, lo que contribuye a una mayor transparencia, a un mejor control y ahorro.

5 Diagnóstico año 2010 en Gestión de Contratos No se cuenta con alarmas ni definiciones para monitoreo Evaluación de proveedores limitada y no difundida Roles para gestión de contratos están claramente indefinidos Falta la gestión del conocimiento Inexistencia de modelo general de contratos para el sector público. Deficiente Gestión de Contratos en el MERCADO PÚBLICO Existencia de diversos sistemas o formas de registro asociados a la Gestión de Contratos

6 Gestión de los Riesgos Registros Recepción No Renovación Pago Sanciones Plazos Atrasos

7 Hitos del desarrollo Diagnóstico por medio del Fondo de Modernización del Estado, de la Dipres (2010) html Desarrollo interno del aplicativo y trabajo con organismos pilotos Definición de la línea base y de indicadores (2011)

8 Beneficios y Beneficiarios Estado y SSPP Garantizar cumplimiento de condiciones pactadas Mejorar visibilidad y costo de información Mayor eficiencia Asegura transparencia y reduce riesgo Usuarios Mejora acceso a información. Reduce su riesgo y responsabilidad. Permite centrarse en la gestión y no en actividades de bajo valor Proveedores Definición de alarmas (pagos, garantías y vencimiento de contrato) Visibilidad del proceso (estado del contrato) Reducción de riesgo Ciudadanía Transparencia Acceso a información Control ciudadano

9 Nueva Aplicación de Gestión electrónica de Contratos

10 Funcionalidades de la Aplicación Vigencia del contrato Información contable Pagos Programados y efectivos Renovaciones Contratos conexos Garantías Sanciones Cobro garantías Multas Términos anticipados Causales de Término Alarmas

11 Indicadores en implementación en Mercado Público Contratos con Garantías vigentes Contratos con Término anticipado Contratos con sanciones Contratos con renovaciones Contratos próximos a vencer (menores a 30 días) Contratos vigentes Por unidad de compra y por servicio público

12 Indicadores potenciales para Monitoreo Monitoreo Operacional Tácticos Estratégicos Alerta Vencimiento Garantía Término anticipado Cumplimiento condiciones del contrato Cumplimiento plazos de pago Sanciones a proveedores Contratos Vencidos sin Pago Actualización de Garantías Satisfacción usuariocliente Adhesión al contrato

13 Metas + transparencia: 30% más de información Estandarización del proceso de gestión electrónica de contratos fichas de contrato visibles y públicas a la ciudadanía Roles definidos Ahorro

14 Acciones desarrolladas fichas de contratos creadas automáticamente 197 Organismos Públicos operan el sistema capacitaciones presenciales realizadas de la aplicación. Presentación al CAIGG, Consejo de Transparencia, CGR. Desde el 20 de agosto disponible capacitación vía e-learning ( 0VmJt7boBQ%3d)

15 Capacitaciones UDLA Sector Personas Capacitadas Municipalidades 220 Salud 139 Gob. Central, Universidades 565 Obras Públicas 96 FFAA 180 Total 1.200

16 Hasta donde podemos llegar? Cifras Mercado Público (periodo 1/10/ /09/2012) Sector Cantidad Licitaciones > U.T.M. Municipalidades Salud Gob. Central, Universidades Esta cifra sólo corresponde a licitaciones mayores a UTM. Falta incorporar tratos directos y grandes compras de Convenio Marco. Fuente: ANN Obras Públicas 456 FFAA 519 Total

17 Datos de Operación Llamadas entre julio y septiembre 4 organismos preguntan por normativa 17 organismos reclaman por problemas en la aplicación 16 solicitan capacitación 5 organismos preguntan por los roles 52 organismos llaman por el uso de la aplicación Sin resolver Limpieza en la BD de las OC de Convenio Marco menores a 1000 UTM Fuente: Origen de la información CRM septiembre 2012

18 Adopción de la Aplicación Inicialmente requiere de: Revisión de Procesos internos, flujos y documentación asociada. Análisis de los roles asociados a la gestión de los contratos. Revisión y/o adecuación del Manual de Abastecimiento

19 APLICACIÓN DE GESTIÓN DE CONTRATOS

20 Características de la Nueva Gestión de Contratos: Roles Se definen dos Nuevos roles, que se exceptúan de ser acreditados para el Administrador de Contrato Crea la ficha de contrato Gestiona la información contenida en la Ficha de Contrato. 2. Supervisor de Contrato Valida las modificaciones realizadas por el administrador de contrato Publica la ficha de contrato actualizada en Mercado Público.

21 Características de la Gestión Electrónica de Contratos La generación y publicación de la Ficha de Contrato se realiza en el sitio web La gestión de la Ficha de Contrato se realiza en el computador del usuario.

22 Trabajo Offline: Descarga del Editor En el sitio de ChileCompra, sección Dirección ChileCompra, Aplicaciones Mercado Público ( &view=category&id=64&itemid= 951) se descarga la aplicación Editor de Ficha de Gestión de Contratos.

23 Trabajo Offline: Uso de la Aplicación

24 Etapas de la Gestión Electrónica de Contratos 1. Buscar Ficha de Contrato en Mercado Público (Administrador) 6. Publicar Ficha en Mercado Público (Supervisor) 2. Descargar Ficha en Computador (Administrador) 5. Validar Información (Supervisor) 3. Actualizar Información en Computador (Administrador) 4. Subir Ficha a Mercado Público (Administrador)

25 Elaboración Online: Configuración de Alertas de Contratos El usuario puede configurar el umbral de los vencimientos de las garantías, vencimientos de contratos e hitos de pago. Estas alarmas son generales para todos los contratos del organismo público, por tanto, no son configurables en forma diferenciada por cada ficha de contrato distinta.

26 Ficha del Contrato On line Datos que se completan desde la Adjudicación

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28 Ficha Off Line

29 Búsqueda pública de ficha de contrato Una vez publicada la Ficha de Contrato, cualquier interesado puede acceder a ella: Desde la página principal en presionar opción «Ir a Buscar Contratos» Luego seleccionar Búsqueda por: Organismo Comprador, Proveedor o Fechas de Vigencia del Contrato

30 Búsqueda pública de ficha de contrato Se selecciona Ficha de Contrato Y luego se accede a Ficha Completa de Contrato requerido.

31 Búsqueda Ministerio de Educación

32 Búsqueda Defensoría Penal Pública

33 Consideraciones El origen de una ficha de contrato puede ser desde una licitación u orden de compra proveniente de trato directo o convenio marco. La ficha de contrato se elabora una vez que la licitación se ha adjudicado y se ha firmado el respectivo contrato. El usuario debe tener asignado el rol de Administrador y/o Supervisor de Contratos para poder utilizar la aplicación. En caso de que haya más de una oferta adjudicada en una licitación, se generarán tantas fichas de contratos como contratos se hayan firmado asociados a esta licitación (por lo general, un contrato por proveedor).

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