COMPORTAMIENTOS ASERTIVOS PARA RECIBIR UNA AUDITORÍA

Transcripción

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2 COMPORTAMIENTOS ASERTIVOS PARA RECIBIR UNA AUDITORÍA Tranquilidad ante la auditoría. Confianza en el trabajo realizado. Actitud de enfoque hacia la mejora. Seguridad sobre la pertinencia de los hallazgos antes de firmar.

3 COMPORTAMIENTOS DESACERTADOS PARA RECIBIR UNA AUDITORÍA Uyyy llegó el auditorrrr Haga lo que tenga que hacer Es que lo que pasa es

4 QUÉ BUSCA EL AUDITOR ENTONCES? Fácil Cumplimiento ( Conformidad) En cuanto a: 1. Planificación 2. Implementación 3. Documentación 4. Eficacia 5. Madurez y Mejora

5 AUDITORIAS DE TERCERA PARTE Objetivo Determinar la conformidad del sistema de gestión de la Entidad con los requisitos de la norma técnica. Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos. Legales, reglamentarios y otros aplicables al alcance del sistema de gestión. Determinar la eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión Para Fines de CERTIFICACIÓN de la norma específica Quién Organismos externos ACREDITADOS

6 AUDITORIAS DE TERCERA PARTE 1. Pre auditoría 2. Auditoría de Certificación 3. Auditoría de Seguimiento 4. Auditoría de Renovación Certificado Certificado Renovado SGA SGSST 3 meses Máx. Validez del certificado: 3 años SGC Pre Auditoria de Auditoria AuditoríaCertificación complementa ria, si se requiere Auditoria Seguimiento I Auditoria Seguimiento II Auditoria de Renovación Mes 12 Mes 24

7 TIPOS DE AUDITORÍA DE TERCERA PARTE 1. Pre auditoría: Etapa opcional que tiene como objetivo verificar el grado de preparación de la empresa para la auditoría de certificación. Esta auditoría no forma parte del proceso de certificación y sus resultados no son utilizados como evidencia de la auditoría de certificación. Al final de la auditoría, un informe de los hallazgos es presentado.. El SENA realizará pre auditoría para el SGA 1. Pre auditoría 2. Auditoría de Certificación 3. Auditoría de Seguimiento 4. Auditoría de Renovación

8 TIPOS DE AUDITORÍA DE TERCERA PARTE 2. Auditoría de Certificación: Se realiza con fines de certificación del sistema de gestión de la organización con respecto a norma de referencia respectiva. 1. Pre auditoría 2. Auditoría de Certificación 3. Auditoría de Seguimiento 4. Auditoría de Renovación Para el 2017 el SENA tendrá auditoría de certificación para los Subsistemas de Gestión Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo (Decreto 1072 de 2015)

9 TIPOS DE AUDITORÍA DE TERCERA PARTE 3. Auditoría de Seguimiento: Realizada por el ente certificador para asegurarse de que el sistema de gestión se mantiene adecuado a los requisitos de la norma de referencia respectiva 1. Pre auditoría 2. Auditoría de Certificación 3. Auditoría de Seguimiento 4. Auditoría de Renovación El SENA recibirá auditoría de seguimiento para su subsistema de gestión de calidad (Septiembre de 2016)

10 TIPOS DE AUDITORÍA DE TERCERA PARTE 4. Auditoría de Renovación: Antes del terminar el período de vigencia del certificado, se realiza la auditoria en la que se determina la conformidad para renovar la validez del certificado y mantener su antigüedad. 1. Pre auditoría 2. Auditoría de Certificación 3. Auditoría de Seguimiento 4. Auditoría de Renovación El SENA tendrá auditorías de renovación de certificado para el subsistema de gestión de calidad en el 2017.

11 TIPS PARA RECIBIR LAS AUDITORIAS Conozca los criterios de la auditoria (Norma de Referencia, Normatividad legal, Procedimientos, Registros asociados). Conozca y maneje los módulos de la plataforma CompromISO relacionados con el Subsistema de gestión auditado. Conozca los resultados de los informes de las ultimas auditorías de tercera parte (incluidas las de CGR) e internas (Incluidas las de Control Interno) y tener claridad de como se han solucionado las no conformidades y observaciones resultantes En la reunión de apertura contextualice al auditor sobre los servicios y las características de operación del SENA. Asegúrese que las personas son conscientes de sus roles y responsabilidades con el SG y que conocen las actividades establecidas en el ciclo PHVA del proceso.

12 TIPS PARA RECIBIR LAS AUDITORIAS Evite dar a las personas del grupo de trabajo, respuestas tipo libreto para que respondan temas específicos. Tenga claro y haga conciencia en las personas que la auditoría evalúa a los sistemas y no a las personas. Conteste solo lo que se pregunta. Conteste de manera honesta y concreta. Argumente con la evidencia y no discutir con el auditor posiciones conceptuales.

13 TIPS PARA RECIBIR LAS AUDITORIAS Permita que el auditor exponga tranquilamente. No lo interrumpa. sus ideas y lea los documentos Cuando se le solicite un documento o una evidencia, tómese su tiempo para ubicarla. Tenga en cuenta que la auditoría se desarrolla mediante muestreos, si la selección del auditor corresponde a una excepción en donde no se cumple el requisito, pida de manera amable al auditor que amplié la muestra antes que concluya sobre el requisito. Tenga en cuenta que usted sabe mas del proceso que el auditor. Asegure que las personas auditadas conocen las actividades establecidas en la caracterización - ciclo PHVA del proceso.

14 TIPS PARA RECIBIR LAS AUDITORIAS Recuerde que la evidencia no es solo documental, también incluye la observación y las declaraciones Tenga en cuenta que la auditoría se desarrolla mediante muestreos, si la selección del auditor corresponde a una excepción en donde no se cumple el requisito, pida de manera amable al auditor que amplié la muestra antes que concluya sobre el requisito Cuando se identifiquen no conformidades, revise su pertinencia antes de firmar y argumente en caso de no estar de acuerdo con el mismo

15 ENFOQUE DE ICONTEC PARA LA AUDITORÍA DEL SGC DEL SENA EN 2016 Se elaborará una lista de chequeo para los auditores que incluiría los siguientes temas: 1. La aplicabilidad de diseño en los servicios misionales. 2. La aplicación del control de equipos de inspección, medición y ensayo en los servicios misionales diferentes a Formación profesional. 3. Los requisitos legales de los procesos de soporte. 4. La gestión del riesgo e indicadores. 5. La optimización del procedimiento de ejecución de la formación profesional. 6. La aplicación en el Momento de Verdad de entrega del servicio, del control del servicio no conforme y el control de calidad del mismo en los servicios misionales. 7. La ejecución de la formación por terceros a nombre del SENA 8. La revisión de los Planes de Mejoramiento elaborados por Los Centros de Formación que tuvieron No Conformidades. ES

16 ROL DEL EQUIPO SIGA 1. Ayudar a los auditores a identificar a los actores que van a participar en las entrevistas y confirmar los tiempos. 2. Organizar la logística de acceso a locaciones específicas del auditado. 3. Asegurar que el equipo auditor conocen y respetan las reglas relacionadas con la seguridad de la ubicación y los procedimientos de emergencia. 4. Proveer aclaraciones o ayudar a recolectar información.

17 PREGUNTAS BÁSICAS RELACIONADAS CON EL CICLO PHVA DE LOS PROCESOS PLANEAR Cuál es el objetivo de este proceso? Quienes lo integran? Cuáles son los requerimientos que se han identificado interesadas Cuáles son los recursos necesarios para el proceso? Verifican si lo visto corresponde a lo planificado de las partes HACER VERIFICAR ACTUAR Mirar registros, resultados, métodos (trazabilidad) Cuáles son los métodos que se aplican para monitorear este proceso? Solicitan Evidencia del monitoreo Cuáles son los indicadores que se tienen de la medición del proceso? Solicitan Evidencia de indicadores Cuál fue la última auditoria que le realizaron? Cómo se analizan los datos generados del proceso? Hay datos de monitoreo o medición por fuera de los límites? Qué se hace en estos casos? Cuáles acciones correctivas y preventivas se han identificado? Tienen registros de acciones correctivas, cual es su tendencia? Solicitan el seguimiento de cumplimiento de la eficacia de las acciones correctivas

18 PLAN DE AUDITORÍA 2016 No REGIONAL CENTRO FECHA AUDITOR 1 DIGENERAL Gestión Certificación de competencias laborales VIERNES 16 SEPTIEMBRE Sandra Liliana Becerra Londoño 2 ANTIOQUIA Complejo Tecnológico para la Gestión Agroempresarial MARTES 13 SEPTIEMBRE José Fernando Ruíz 3 ANTIOQUIA Complejo Tecnológico Agroindustrial, Pecuario y Turístico JUEVES 15 SEPTIEMBRE Martha Liliana Bernal Bello 4 ANTIOQUIA Centro de los Recursos Naturales Renovables - La Salada MARTES 20 SEPTIEMBRE Erika Mercedes Ruge Cuéllar 5 ANTIOQUIA Centro de Formación en Diseño, Confección y Moda. MIÉRCOLES 21 SEPTIEMBRE Erika Mercedes Ruge Cuéllar 6 ANTIOQUIA Centro de Servicios y Gestión Empresarial JUEVES 22 SEPTIEMBRE Erika Mercedes Ruge Cuéllar 7 ATLÁNTICO Centro de Comercio y Servicios MIÉRCOLES 14 SEPTEMBRE Darío Carreño Villamizar 8 DISTRITO CAPITAL Centro Metalmecánico JUEVES 22 DE SEPTIEMBRE Iveth Cristina Rodríguez Cermeño

19 PLAN DE AUDITORÍA 2016 No REGIONAL CENTRO FECHA AUDITOR 9 DISTRITO CAPITAL Centro de Gestión Administrativa MIÉRCOLES 14 SEPTIEMBRE Sandra Liliana Becerra Londoño 10 CALDAS Centro de Comercio y Servicios MARTES 13 SEPTIEMBRE Jeimmy Sandra Rojas Malaver 11 CESAR Centro Agroempresarial MIÉRCOLES 14 SEPTIEMBRE Diego Camilo Rodríguez 12 GUAVIARE Centro de Desarrollo Agroindustrial, Turístico y Tecnológico del Guaviare MARTES 13 SEPTIEMBRE Pablo Emilio Riveros Silva 13 MAGDALENA Centro de Logística y Promoción Ecoturística del Magdalena MARTES 20 SEPTIEMBRE José Fernando Ruíz 14 META Centro de Industria y Servicios del Meta JUEVES 22 DE SEPTIEMBRE David Barahona Paipilla 15 NARIÑO Centro Agroindustrial y Pesquero de la Costa Pacífica VIERNES 16 SEPTIEMBRE Pablo Emilio Riveros Silva 16 NARIÑO Centro Sur Colombiano de Logística Internacional LUNES 12 SEPTIEMBRE Sandra Liliana Becerra Londoño

20 PLAN DE AUDITORÍA 2016 No REGIONAL CENTRO FECHA AUDITOR 17 NORTE DE SANTANDER Centro de Formación para el Desarrollo Rural y Minero JUEVES 22 DE SEPTIEMBRE José Fernando Ruíz 18 RISARALDA Centro de Diseño e Innovación Tecnológica Industrial JUEVES 15 SEPTIEMBRE Jeimmy Sandra Rojas Malaver 19 SANTANDER Centro Industrial de Mantenimiento Integral VIERNES 16 SEPTIEMBRE Diego Camilo Rodríguez 20 SANTANDER Centro de Servicios Empresariales y Turísticos MIÉRCOLES 21 SEPTIEMBRE Darío Carreño Villamizar 21 TOLIMA Centro de Comercio y Servicios MIÉRCOLES 21 SEPTIEMBRE Iveth Cristina Rodríguez Cermeño 22 VALLE Centro Náutico Pesquero de Buenaventura MARTES 20 SEPTIEMBRE Martha Liliana Bernal Bello 23 VALLE Centro de Gestión Tecnológica de Servicios JUEVES 22 DE SEPTIEMBRE Martha Liliana Bernal Bello 24 VICHADA Centro de Producción y Transformación Agroindustrial de la Orinoquia JUEVES 15 SEPTIEMBRE David Barahona Paipilla

21 PLAN DE AUDITORÍA Planificación Realización del Servicio 7.2 Procesos Relacionados con el Cliente 7.5 Realización del Servicio Seguimiento y Medición 8.3 Control de Servicio No Conforme 8.4 Análisis de Datos 8.6 Liberación de Productos y Servicios

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