FUNDACIÓN HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOSÉ

Transcripción

1 GENERACIÓN DE RECIBOS DE CAJA PÁGINA 1 de 13 OBJETIVO: Garantizar que la generación de recibo se genere correctamente en sistema para no generar problemas contables. A continuación encontrar en forma detallada como realizar los diferentes recibos de caja. Los recibos de caja se pueden generar de tres diferentes formas a) ABONOS DE PACIENTES. b) RECIBOS DE CAJA POR OTROS CONCEPTOS. c) RECIBOS DE CUENTAS POR COBRAR. 1. ABONO DE PACIENTES. En esta aplicación se generan los recibos de COPAGOS y CUOTAS MODERADORAS de los pacientes que se encuentran en la institución, se generan de la siguiente manera: 1.1 Se debe ingresar por el modulo de FACTURACIÒN. FACTURACIÒN 1.2 Se debe ingresar al modulo de FACTURACION en la fila MOVIMIENTO en el ítem de ABONO DE PACIENTES _

2 GENERACIÓN DE RECIBOS DE CAJA PÁGINA 2 de 13 Se debe colocar el número de historia clínica después se debe verificar en ingresar los siguientes datos: VERIFICAR: Nombre del paciente. Número de ingreso. Responsable. Esto con el fin de que el recibo sea realizado al paciente que corresponde INGRESAR: RUBRO: En este campo debe colocar el código dependiendo el responsable, si es E.P.S (FU3) COPAGOS Y CUOTAS MODERADORAS, si el subsidiado (FU2) ARS, si es vinculado (FU5) CUENTAS VINCULADOS. BENEFICIARIO: En este campo siempre se debe colocar RECONOCIDO ya que así el valor lo descuenta de la cuenta total. VALOR DE ABONO: se debe colocar el valor a cancelar del COPAGO o CUOTA MODERADORA CONCEPTO: Se debe colocar el concepto dependiendo el pago realizado COPAGO o CUOTA MODERADORA. HISTORIA INGRESO NOMBRE DEL PACIENTE BENEFICIARIO RUBRO VALOR DE ABONO CONCEPT O Al terminar de revisa e ingresar estos datos se graba y ya este queda generado. 2. RECIBOS DE CAJA POR OTROS CONCEPTOS. Estos recibos se realizan cuando un paciente va a abonar a la cuenta de algún paciente sin saber cuanto es el saldo final de esta. 2.1 Estos recibos se realizan por el modulo de CAJA Y BANCOS _

3 GENERACIÓN DE RECIBOS DE CAJA PÁGINA 3 de 13 CAJA Y BANCOS 2.2 En la fila de MOVIMIENTOS, en los ítems RECIBOS DE CAJA seguido de RECIBOS DE CAJA POR OTROS CONCEPTOS Al ingresar acá se debe llenar los siguientes campos: FUENTE: En este campo se debe seleccionar la fuente (60) RESIBOS POR OTROS CONCEPTOS. NIT A ABONAR A: acá se debe colocar el número de documento del paciente (como esta en la historia clínica) (Por lo general al insertar este número va a aparecer este mensaje ya que el paciente no esta creado como NIT.) _

4 GENERACIÓN DE RECIBOS DE CAJA PÁGINA 4 de 13 FUENTE NIT ABONAR En este caso se debe crear el NIT en el maestro de terceros el cual esta en el link de CINSULTA DE CAPTURAS DE NITS. _

5 GENERACIÓN DE RECIBOS DE CAJA PÁGINA 5 de 13 Al darle clic allí nos va a aparecer una nueva pantalla la cual se debe habilitar dándole clic en INSERTAR para poder diligenciar los siguientes datos: NIT: Número de documento del paciente. INDICADOR DE TIPO (N / J) en este campo se debe colocar siempre PERSONA NATURAL ya que los abonos van a nombre del paciente no de una empresa ya creada PRIMER NOBRE: el primer nombre del paciente SEGUNDO NOMBRE: el segundo nombre del paciente si lo tiene PRIEMR APELLIDO: el primer apellido del paciente SEGUNDO APELLIDO: el segundo apellido del paciente si lo tiene TIPO: el tipo de documento CEDULA para mayores de edad o TARJETA para menores de edad. CLASE DE TERCERO: se debe colocar el código 10 ( ABONO DE PACIENTES) CIUDAD: se debe colocar el código 32 (BGTA PERSONAS NATIRALES). DIRECCIÒN: la dirección de la residencia del paciente. TELEFONO: teléfono de residencial del paciente MUNICIPIO: el municipio donde habita el paciente. _

6 GENERACIÓN DE RECIBOS DE CAJA PÁGINA 6 de 13 INSERTA R Ya con en NIT creado se puede seguir realizando el recibo 2.3 CONCEPTO CONTABLE: se debe colocar el código dependiendo lo que se esta abonando. Eje: (ABP) ABONO A PACIENTES PARTICULARES. CONCEPTO CONTABLE Al llenar este campo el sistema nos habilita una ventana donde le debemos colocar el detalle de lo que se esta abonando _

7 GENERACIÓN DE RECIBOS DE CAJA PÁGINA 7 de FLUJO DE CAJA: se debe colocar el código dependiendo el responsable de la cuenta. Eje: si es paciente particular (FU6); si es abono a un copago (FU3). _

8 GENERACIÓN DE RECIBOS DE CAJA PÁGINA 8 de seleccionamos la pestaña CONCEPTO CONTABLE donde colocaremos el valor total del abono tanto en la fila crédito como en la fila debito. 2.6 Después de esto se debe seleccionar la pestaña FORMA DE RECIBO allí se debe inserta fila y colocar los siguientes datos: FORMA DE PAGO: se ingresa la forma en que se esta cancelando esta factura (99) EFECTIVO; (DV) TARJETA DEVITO VISA; (CV) TARJETA CREDITO VISA, (CH) CHEQUE; (PA) PAGARE entre otros. BANCO: Este campo se habilita si el pago es con tarjeta o cheque y se debe seleccionar el código del banco al cual corresponde la tarjeta o el cheque. PLAZA: este campo se debe colocar LOCAL este campo se habilita cuando el pago es cheque o en pagare NÙMERO DE DOCUMENTO: En este campo se debe colocar cuando el pago es en tarjeta el numero de el Boucher generado por el datafono, si el pago es con pagare se debe colocar el número del pagare y, si el pago es en cheque se debe colocar el número de cheque. CUENTA DEL BANCO / NUMERO DE AUTORIZACION: se debe colocar el número de aval generado por datacheck. VALOR DE PAGO: se debe colocar el valor que se esta generando el pago. _

9 GENERACIÓN DE RECIBOS DE CAJA PÁGINA 9 de 13 FORMA DE RECIBO CUENTA DE BANCO / NÙMERO DE AUTORIZAC FORMA DE PAGO BANC PLAZ A NÙMERO DE VALOR DE PAGO 2.7 ya para terminar se debe seleccionar la pestaña DETALLE CONTABLE para que el sistema genere saldos en CEROS de este recibo corroborando que el recibo quedo bien realizado. Si en el detalle la diferencia no es CERO quedo generado mal el recibo en los valores ingresados. DETALL DIFERENCI A _

10 GENERACIÓN DE RECIBOS DE CAJA PÁGINA 10 de 13 3 RECIBOS DE CUENTAS POR COBRAR. Esta clase de recibos se realiza únicamente cuando el paciente es particular y ya tiene factura genera. 1.1 Debe ingresar por el modulo de CARTERA. CARTER 3.2 debe ingresar por el ítem de MOVIMIENTOS en la parte de RECIBOS DE CIENTAS POR COBRAR 3.3 estando ya en este ítem (RECIBOS DE CUENTAS POR COBRAR) se deben diligenciar los siguientes datos: VALOR: en este campo debe ir el valor total de la factura TIPO DE RESPOSABLE: en este campo siempre debe ir como PARTICULAR. _

11 GENERACIÓN DE RECIBOS DE CAJA PÁGINA 11 de 13 VALO R TIPO DE 3.4 se debe seleccionar la pestaña DETALLE DE FACTURAS allí se le debe insertar fila y en esta fila colocar el NÙMERO DE FACTURA para que este no baje la información de esta factura para poder corroborar que sea el paciente y que el valor que nosotros colocamos sea el mismo que aparece en la INSERTA R DETALLE DE FACTURA NÙMERO DE LA VALOR DE LAS FACTURA factura 3.5 Después de esto se debe seleccionar la pestaña FORMA DE RECIBO allí se debe inserta fila y colocar los siguientes datos: FORMA DE PAGO: se ingresa la forma en que se esta cancelando esta factura (99) EFECTIVO; (DV) TARJETA DEVITO VISA; (CV) TARJETA CREDITO VISA, (CH) CHEQUE; (PA) PAGARE entre otros. BANCO: Este campo se habilita si el pago es con tarjeta o cheque y se debe seleccionar el código del banco al cual corresponde la tarjeta o el cheque. PLAZA: este campo se debe colocar LOCAL este campo se habilita cuando el pago es cheque o en pagare NÙMERO DE DOCUMENTO: En este campo se debe colocar cuando el pago es en tarjeta el numero de el Boucher generado por el datafono, si el pago es con pagare se debe colocar el número del pagare y, si el pago es en cheque se debe colocar el número de cheque. _

12 GENERACIÓN DE RECIBOS DE CAJA PÁGINA 12 de 13 CUENTA DEL BANCO / NUMERO DE AUTORIZACION: se debe colocar el número de aval generado por datacheck. VALOR DE PAGO: se debe colocar el valor que se esta generando el pago. FORMA DE RECIBO CUENTA DE BANCO / NÙMERO DE AUTORIZACI ON FORMA DE PAGO BANC PLAZ A NÙMERO DE DOCUMENT VALOR DE PAGO 3.6 ya para terminar se debe seleccionar la pestaña DETALLE CONTABLE para que el sistema genere saldos en ceros de este recibo corroborando que el recibo quedo bien realizado. _

13 GENERACIÓN DE RECIBOS DE CAJA PÁGINA 13 de 13 DETALL DIFERENCI A _