MANUAL IBS ELABORACION RECIBOS DE CAJA

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1 Página 1 de 26 MANUAL IBS ELABORACION RECIBOS DE CAJA INGRESO, con el usuario correspondiente a cada caja, Recuerde que la contraseña es el mismo nombre de usuario. Ejemplo: CONSULTAR, buscamos en consultas C/C TRANSACCIONES clic.

2 Página 2 de 26 En esta pantalla en el campo código deudor se ingresa la cedula del cliente que va a cancelar se da clic en OK. Para poder ver las facturas que tiene pendiente. En esta pantalla revisamos las facturas que el cliente tiene pendiente:

3 APLICAR E INGRESAR A UN LOTE NUEVO, se ingresa a ENTRADA DE TRANSACCIONES FINANCIERAS doble clic. En el campo Tipo de comprobante ingresamos siempre TC (TRANSACCIONES DE CARTERA) y clic en ok. Página 3 de 26 Automáticamente, nos muestra la siguiente pantalla, donde se puede ver Número de comprobante el cual es el 121, se da clic en C/C PAGOS OK.

4 Página 4 de 26 En esta pantalla se puede ver el Numero del LOTE el cual es el 673, Y es aquí don de se ingresa la información del pago. En el Tipo de Documento se ingresa 42 si es un pago de un cliente del almacen o Tipo 45 si es un pago de un cliente de venta externa, en este caso es un cliente tipo 42. Del almacen, EL NUMERO DEL DOCUMENTO lo genera automatico, en el campo FECHA DOCUMENTO se ingresa la fecha del pago así DD/MM/AA, en el campo CODIGO DEL DEUDOR se digita la cedula del cliente, en el campo VALOR DE LA TRANSACCION escribimos el monto que el cliente nos esta cancelando. Ej $ en el campo TEXTO se escriben abreviaturas EJ: si es un pago en EFECTIVO: se escribe EF EFECT 04JUL11 si es un pago en TARJETA CREDITO : se escribe TC BAUCH 04JUL11 APROB si es un pago en TARJETA DEBITO : se escribe TD BAUCH 04JUL11 APROB si es un pago en CHEQUE AL DIA : se escribe CH ALDIA 04JUL11 N B13 si es un pago en CHEQUE POSFECHADO : se escribe CH POSFE 04JUL11 N B13 Se da clic en OK.

5 Página 5 de 26 Luego de dar clic en OK. Nos muestra la siguiente pantalla: donde Automáticamente el sistema en el CAMPO VALOR BANCO nos trae el valor del pago digitado anteriormente, aquí comparamos si es el mismo valor que nos está cancelando. En el campo REF TRANSACCIÓN digitamos la información nuevamente CH ALDIA 04JUL11 N B13 En el campo COD. DE RAZÓN seleccionamos el tipo de pago que esta efectuando el cliente en este caso es CPCH se da doble clic.

6 Página 6 de 26 En el campo TEXTO Se escribe el número del Cheque y el banco abreviado así: B 13 y clic en OK. CRUCE DE LA INFORMACION: Para poder efectuar el cruce de la información se debe tener en claro la (s) factura (s) que el cliente va a cancelar, este es un ejemplo de Liquidación:

7 Página 7 de 26 Lo primero que se debe hacer es verificar que el cliente haya cancelado la totalidad de la factura; Luego se selecciona la factura que se va a cancelar, clic derecho liquidar, Actualizar. Cuando se liquidan varias facturas se debe tomar una por una clic derecho liquidar, el campo liquid sald debe quedar en blanco como lo muestra este ejemplo, Actualizar.

8 Página 8 de 26 Aplicación de las Retenciones, en este ejemplo el cliente efectuó pago por valor de $ la factura que va a cancelar es la N como hay una diferencia a de $ se verifica a que corresponde; Si el cliente practica retención en la fuente se debe tomar la base de la factura y se multiplica por 3.5% Ej, En el campo tot ant imp = base de la factura*3.5% *3.5% = saldo corresponde a la retención en la fuente. Nota: Para que el cliente pueda practicar Rete fuente debe tener Rut y debe estar autorizado. Como se aplica la Retención en la fuente Se selecciona la factura, clic derecho del mouse, opción diferencia clic.

9 Página 9 de 26 Se visualiza la siguiente pantalla, en el campo Retención en la Fuente se digita el valor dado. Clic en ok

10 Página 10 de 26 En esta ventana nos trae el valor para la liquidación de la factura, en el valor pagado se digita el monto de la factura en este caso seria ok. Actualizar NOTA: Los impuestos aplicados por el cliente en el momento del pago se deben registrar factura por factura, se selecciona la factura se da doble clic derecho en campo diferencia. Cuando un cliente cancela un mayor valor o los saldos son a favor de la compañía, se debe ingresar por L de Funciones, y en diferencias de liquidación doble clic y nos visualiza la siguiente pantalla donde se puede aplicar los impuestos.

11 Página 11 de 26 En esta pantalla se puede visualizar que se le cargo el pago al cliente. Se da clic en BORRAR ACUERDO Clic en cancelar liquidación

12 Página 12 de 26 Y nos muestra la pantalla para poder ingresar otro recibo de caja. Ahora vamos a hacer un ejemplo de cómo ingresar al sistema un CHEQUE POSFECHADO DEL ALMACEN:

13 Página 13 de 26 Se debe tener en cuenta el cliente al que se le va a aplicar el pago, en el campo TIPO DE DOCUMENTO ingresamos RP En el campo código del deudor ingresamos la cedula del cliente, en el campo Fecha documento ingresamos la fecha en la cual esta girado el cheque, en el Campo Valor de la Transacción se ingresa el valor del cheque, en el campo Texto se escriben las características del documento a cargar ej. Como es un cheque posfechado se abrevia como CH POSTFE escribimos la fecha en la que el cheque se debe consignar teniendo en cuenta los siguientes parámetros; el día en número (07),el mes se identifica con las 3 primeras letras (SEP) y por último el año solo lleva los dos últimos dígitos (11) EJ. 07SEP11 seguido se escribe el numero del Cheque ej. N y por ultimo escribimos el numero del banco en este caso es 02 de esta manera en el campo texto nos quedaría la siguiente información. CH POSFE 07SEP11 N B02 Este fue el cheque que se tuvó en cuenta para cargar la información los círculos resaltan la información que manejamos anteriormente, es importante resaltar que el cheque no debe

14 Página 14 de 26 llevar ninguna enmendadura, tachón y su información debe coincidir. Siempre debe ir girado a AGROCAMPO SAS. Luego de ingresar toda la información se da clic en OK Nos aparece la siguiente pantalla:

15 Página 15 de 26 En el campo Número del Cheque ingresamos el número del cheque, en el campo Nombre del Girador escribimos el nombre del cliente FORERO POVEDA MARIA DEL CARMEN, en el campo Nr. Banc del librador se escribe el nombre del banco del cheque BPOPU, En el campo Banco siempre debe ir 00. Clic OK

16 Página 16 de 26 Para cargar un cheque posfechado de venta externa debemos escribir en el tipo de Documento R4 Así Y continuamos con el mismo procedimiento del RP ej;

17 Página 17 de 26 INTERRUMPIR LOTE, se da clic en ATRÁS Nos muestra la siguiente pantalla, se da clic en SALIDA

18 Página 18 de 26 Nos muestra la siguiente pantalla, se da clic en SALIDA En esta pantalla SIEMPRE se debe INTERRUMPIR el lote. En el campo DESCRIPCION se debe tener en cuenta que: Si los recibos cargados corresponden a un cliente de crédito se debe interrumpir y en el campo de Descripción se escribe lo siguiente: LOTE CP537 06FEB12 CC

19 Página 19 de 26 Si los recibos cargados corresponden a un cliente de contado se debe interrumpir y en el campo descripción se escribe lo siguiente: LOTE CP537 06FEB12 DOMIC NOTA: ES IMPORTANTE MENCIONAR, QUE NUNCA SE DEBEN MEZCLAR EN UN MISMO LOTE LOS PAGOS QUE CORRESPONDEN A LOS CLIENTES DE CONTADO, LOS CUALES SE REGISTRAN CON LA TIPOLOGÍA 36, 38,39, 40, 41 Y 46, CON LOS CLIENTES DE CRÉDITO QUE A SU VEZ QUE REGISTRAN CON LA TIPOLOGÍA 42, 43, 45, RP Y R4. EN UN MISMO LOTE YA QUE ESTO GENERA INCONSISTENCIAS Y DIFICULTA EL CRUCE DE LA INFORMACION Y CIERRE DE LOS MISMOS. LOS LOTES DE CONTADO SE MONITOREARAN POR EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD EN EL CUADRE DE CAJAS, LOS DE CREDITO SE MONITOREARAN POR EL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y CARTERA DE MANERA DIARIA.

20 Página 20 de 26 BUSCAR EL MISMO LOTE, ingresar por ENTRADA TRANSACCIONES FINANCIRAS clic. SELEC NUM BATCH (LOTE) En esta pantalla se busca el lote en el cual se ha trabajado y deseamos continuar elaborando recibos de caja. Doble Clic. Ingresamos a C/C PAGOS, OK.

21 Página 21 de 26 Nos trae la siguiente pantalla donde se da clic derecho y se escoge la opción adicionar. Nos trae la siguiente pantalla donde se ingresa la información del pago. No olvide consultar el cliente nuevamente. En la pestaña C/C TRANSACCIONES

22 Página 22 de 26 Vamos a aplicar otro pago del mismo cliente, en esta pantalla se puede ver el pago que se cargo anteriormente. Nuevamente se ingresa a la siguiente pestaña ENTRADA DE TRANSACCIONES FINANCIERAS, e ingresamos la información del pago.

23 Página 23 de 26 Diligenciamos los campos En el código de Razón seleccionamos CPTC doble clic.

24 Página 24 de 26 Clic en ok. Clic en BORRAR ACUERDO.

25 Página 25 de 26 Clic en CANCELAR LIQUIDACIÓN Y nos muestra nuevamente la pantalla para cargar un pago,

26 Página 26 de 26 Después de cargados estos dos pagos, verificamos en la pestaña C/C TRANSACCIONES con F5 actualiza. Aquí se puede ver cargados los dos pagos del cliente.