COMUNICACIONES. Este procedimiento aplica para todos los procesos de la fundación, usuarios y partes interesadas.

Transcripción

1 1. OBJETIVO Determinar las actividades a desarrollar para garantizar el flujo de la información y una adecuada promoción y difusión de los servicios de la Fundación. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los procesos de la fundación, usuarios y partes interesadas.. DEFINICIONES.1. Identidad Institucional: La identidad en una organización la constituye todo aquello que permita distinguir a la organización como singular y diferente de las demás. Se materializa a través de una estructura. Se define por los recursos de que dispone y el uso que de ellos hace, por las relaciones entre sus integrantes y con el entorno, por los modos que dichas relaciones adoptan, por los propósitos que orientan las acciones y los programas existentes para su implementación y control. ( Imagen: Es una representación visual de un conjunto de creencias y asociaciones que poseen los públicos que reciben comunicaciones directas o indirectas de personas, productos servicios, marca, empresas o instituciones... Imagen Institucional: La imagen corporativa se refiere a cómo se percibe una compañía. Es una imagen generalmente aceptada de lo que una compañía "significa". La creación de una imagen corporativa es un ejercicio en la dirección de la percepción..4. Imagen como Identidad: Se refiere a una red interrelacionada de las percepciones de los públicos y los componentes visibles e invisibles de la organización, trascendiendo el logo o la marca, pues constituye la fusión de todos estos elementos que la definen, le permiten darse a conocer y activar internamente la sincronía entre la conciencia, la cultura, lo gráfico y la comunicación..5. Plan de comunicaciones Funciona como el marco conceptual que guía la toma de decisiones para ejecutar las acciones y los cambios requeridos. Permite definir funciones, establecer responsabilidades, fijar metas y objetivos. La formulación del plan de comunicación debe ser un proceso

2 dinámico y participativo, sustentado en los criterios internos y las necesidades de la institución..6. Plan de mercadeo El plan de mercadeo es un informe en el cual se recopila el análisis de la situación actual de la empresa para identificar hacia dónde la entidad debe dirigirse. Para esto se exponen las estrategias de mercadeo a utilizarse para el cumplimiento de los objetivos identificados en el plan. Entre otras cosas, el plan de mercadeo describe el producto (diseño y características), el precio del producto y/o servicio; la promoción y distribución del mismo. Además, establece el presupuesto necesario para el desarrollo del plan, así como el proceso de evaluación e implantación..7. Redes Sociales en internet Son aplicaciones web que favorecen el contacto entre individuos. Estas personas pueden conocerse previamente o hacerlo a través de la red. Las redes sociales en internet se basan en los vínculos que hay entre sus usuarios. Existen varios tipos de redes sociales:.7.1. Redes sociales genéricas. Son las más numerosas y conocidas. Las más extendidas son Facebook, Tuenti, Google +, Twitter o MySpace Redes sociales profesionales. Sus miembros están relacionados laboralmente. Pueden servir para conectar compañeros o para la búsqueda de trabajo. Las más conocidas son LinkedIn, Xing y Viadeo..7.. Redes sociales verticales o temáticas. Están basadas en un tema concreto. Pueden relacionar personas con el mismo hobbie, la misma actividad o el mismo rol. La más famosa es Flickr, Printerest.

3 4. DESCRIPCIÓN PASO # DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMATO 1 Iniciando el año y teniendo en cuenta los resultados de la planeación estratégica se construye el plan de comunicaciones y el plan de mercadeo de la fundación. Líder de proceso de Comunicaciones. Plan de comunicaciones el plan de mercadeo 2 Implementar y hacer seguimiento a las actividades del plan de mercadeo y plan de comunicaciones, según las metas establecidas desde planeación. Anualmente se elabora y presenta el informe plan de comunicaciones. 4 5 Los directores y líderes de proceso pueden realizar una requisición de diseño, elaboración, impresión, publicación, difusión y promoción o asesoría en temas afines. Determinar la viabilidad de la requisición. Aprobación de la requisición. Revisión de contenidos y elaboración de las muestras de la pieza grafica Aprobación de la muestra de la pieza gráfica definitiva 6 Entrega de suministro o servicio. 7 Como parte del seguimiento a los resultados de mercadeo, trimestralmente se realiza un informe de tráfico de redes sociales 8 Anualmente se consolida la información de sugerencias quejas y felicitaciones en el F-154 Anualmente se consolida la Líder de proceso de Comunicaciones Directores Líderes de proceso y Director Administrativo y Financiero Solicitante Plan de comunicaciones, plan de Mercadeo, Matriz de Planeación, Informe plan de comunicaciones Informe de tráfico F-154

4 9 información de encuestas de satisfacción del usuario 10 Anualmente se realiza una medición de la efectividad de los Medios de Comunicación F - 1 F ANEXOS F-1. Encuesta de satisfacción del proceso de Comunicaciones. Manuales Manual Imagen corporativa Manual de Vestuario Guías Guía para Stand y Eventos Plantillas Label para CD Logos Fundación Hogares Claret en PNG Diplomas Plantillas de Presentación Plantillas de Invitación de Estimulo Ayudas Didácticas Oración Himno Documentos de Origen Externo Manual uso de Imagen ICONTEC Manual de Imagen Corporativa ICBF Instructivos Configuración de firma institucional Outlook Acceso remoto Configuración nueva clave del correo Manejo del correo Outlook Membretes Digitales Todas las regionales

5 Iconos Atención niñez y adolescencia Centro de emergencias CAD Adolescentes desvinculados Adolescentes en conflicto Casa de egreso Voluntarios Copaso Empleo Iconos Redes Sociales Presentación Institucional Presentación Institucional Video Institucional Video Presentación Equino Familia Video Educación Basada en la conciencia Filosofía