Almacén. Todos los procesos. Solicitud de compra de Rectoría (aprobación)- Compras. elementos. Remisión a mantenimiento. Todos los procesos.

Transcripción

1 SOCIEDAD SALESIANA - OBRA SALESIANA DEL NIÑO JESÚS COLEGIO SALESIANO JUAN DEL RIZZO CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS D1-03-0D-04 NOMBRE DEL PROCESO ENCARGADO CLASIFICACIÓN EN EL MAPA DE PROCESOS GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA ADMINISTRADOR OSNJ APOYO - GESTIÓN ADMINISTRATIVA OBJETIVO DEL PROCESO Facilitar los recursos en infraestructura, necesarios para el desarrollo de las actividades propias y complementarias del servicio educativo. Necesidad de insumos de oficina. Entrega de insumos. Control del inventario. PROVEEDOR ENTRADAS SALIDAS Directivas institucionales. Necesidad de requisición de elementos. Necesidad de mantenimiento de equipos. Necesidad de recibir su paz y salvo anual por conceptos no financieros. Necesidad de acceso a los espacios institucionales. Almacén Solicitud de compra de Rectoría (aprobación)- Compras. elementos. Remisión a mantenimiento especializado. Paz y salvo diligenciado y entregado. Reporte de elementos faltantes o dañados. Préstamo y control de entrega de llaves. Biblioteca Directivas institucionales, mantenimiento. USUARIOS Estudiantes y docentes. Necesidad de préstamo de materiales o medios audiovisuales. Préstamo realizado y registrado en los instrumentos de control. Estudiantes y docentes. Necesidad de fotocopiado. Material fotocopiado. Necesidad de restauración de Materiales bibliográficos Materiales bibliográficos. Biblioteca. materiales. restaurados. Control de subcontratos (Servicios generales y seguridad) Directivas institucionales. Necesidad de mantener los espacios permanentemente aseados y seguros. Planeación de aseo de espacios. Planeación de turnos de seguridad. Administración OSNJ. Necesidad de acompañar el desempeño de las cafeterías del colegio. Actas de reuniones con cafeterías. Planillas de auditorías realizadas. Secretaría distrital de salud, Hospital de SanCristobal, Miembros de la CEP. Mantenimiento Solicitud de mantenimiento. Mantenimiento realizado.

2 Necesidad de mantener el sistema informático en óptimas condiciones (equipos, redes y licencias). Sistema informático de la presencia en óptimas condiciones. REQUISITOS LEGALES REQUISITOS DEL CLIENTE REQUISITOS INTERNOS REQUISITOS ISO 9001 Ley 115/1994: artíuclo 141. Decreto 440/2003 (equipamiento educativo). 11, 24. Mejor atención en el servicio de seguridad. 9, 22. Mejorar los productos de la cafetería escolar. 34, 38. Mejorar la infraestructura. POI : Núcleos: 4. Pobreza evangélica: línea de acción 1. Numerales 6.3, 7.1b, RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS REGISTROS Almacén INDICADOR INDICADORES META PERIODICIDAD FORMULA RESPONSABLE 1. Computadora de almacén. 2. Software INTEGRITY. 3. Sistema documental institucional. POI Modelo de nueva gestión de nuestras obras. (1 y 2) Instructivo para la gestión de inventarios: A Planilla de control de préstamo de equipos: A Planilla de reserva de espacios: A *Audiovisuales. *Salas especiales. audiovisuales * 100) / Ʃ de préstamos del recurso audiovisuales del Salas especiales * 100) / Ʃ de préstamos del recurso Salas especiales del Almacenista de cada sede. Biblioteca Relación de gasto de insumos. 45% (Ʃ de insumos utilizados en el semetre * 100) / Ʃ de insumos comprados para el año

3 Sistema documental institucional. Insumos almacén. Computadora biblioteca. Capacitaciones restauración bibliográfica. PEPS-JR 2011 Manual de funciones - bibliotecario (v.2) CONTROL DE PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO A Bitácora de arreglo de materiales bibliográficos. A *Material bibliográfico. Tasa de arreglo de material bibliográfico. Material bibliográfico * 100) / Ʃ de préstamos Material bibliográfico del Bibliotecario (Nº de ejemplares bibliográficos arreglados en el mes * 100) / Nº de ejemplares bibliográficos dañados en el mes Control de subcontratos (Servicios generales y seguridad) SEGURIDAD servicio SEGURIDAD * 100) / de actividades planeadas para el servicio SEGURIDAD Seguridad: planilla de turnos de vigilancia. ASEO servicio ASEO * 100) / de actividades planeadas para el servicio ASEO

4 Asesoría jurídica. Auditorías internas. Encuesta de satisfacción. PEPS-JR 2011 Modelo de nueva gestión de nuestras obras. (1 y 2) Contratos de cada servicio en outsourcing. Aseo: planilla programación de tareas. Cafeterías: carpeta de cada cafetería en cada sede. Informe de control - auditorías internas. CAFETERÍAS 100% Anual servicio CAFETERÍAS * 100) / de actividades planeadas para el servicio CAFETERÍAS Documentación actualizada de todo el personal: *certificados médicos. *certificados de curso de manipulación de alimentos *planillas de programación de aseo *planillas de programación de turonos de personal *certificados de sanidad o de idoneidad de los proveedores, Administrador. Almacenista de cada sede. calidad. Mantenimiento Mantenimiento general. 100% (Nº de arreglos locativos desarrollados * 100) / Nº de daños locativos presentados en el mes pastoral

5 Herramienta específica de mantenimiento. POA de la vigencia. Manuales de procedimientos OSNJ. Planilla de control de mantenimiento locativo A Mantenimiento de equipos informáticos. 100% (Nº de arreglos a equipos y/o redes desarrollados * 100) / Nº de daños o necesidades en equipos y/o redes presentados en el mes pastoral CICLO PHVA PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR Desarrollar el POA, teniendo en cuenta: 1) la metas estratégicas de la vigencia, 2) las orientaciones generadas en la reunión de planeación inspectorial, 3) las orientaciones de la OSNJ y 4) los resultados de las evaluaciones, auditorías internas y revisión por la dirección. Orientar, acompañar y verificar las intervenciones planeadas y aquellas emergentes que puedan requerirse. Realizar las evaluaciones de satisfacción e impacto de las actividades desarrolladas, consolidando la información de manera periodica para la elaboración del informe de gestión. Teniendo en cuenta los resultados de las verificaciones, formular en equipo las reorientaciones de los procesos y actividades con el claro objetivo del cumplimiento misional institucional. DESARROLLÓ: VERIFICÓ: APROBÓ: COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA OSNJ COORDINACIÓN DE CALIDAD RECTORÍA