CRM para Recursos Humanos

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1 CRM para Recursos Humanos Su Colaborador es su mayor Activo Que es un CRM Es una estrategia de negocios orientada a la fidelización de clientes. Enfocandose en que cada empleado de la empresa tenga información actualizada y confiable de los mismos, con el objetivo de conocerlo y optimizar la relación Cliente/Empresa. Intenta dejar registrado todos los momentos de contactos que tiene el cliente con la empresa y busca aprovecharlos de la mejor manera posible. Cuando una empresa es pequeña, el dueño de le empresa es el que se encarga de vender y atender al cliente, de esta forma él conoce cada uno de los clientes y sabe que es lo que necesita para atenderlo mejor. A medida que la empresa crece y se comienzan a diferenciar las funciones un mismo cliente puede ser atendido por varios sectores (ventas, administración, soporte, facturación) esto, hace que la información este desperdigada en la empresa. Y pueden suceder eventos como: 1. Un vendedor va a venderle sin saber que todavía no le han entregado el pedido anterior. 2. Un vendedor va a vender sin saber que tiene varias quejas del pedido anterior sin resolver. 3. Un vendedor va a vender sin saber que el cliente no ha pago las facturas anteriores 4. Etc. Registrando, centralizando y dejando disponibles para todos los involucrados la información, las herramientas de CRM buscan eliminar estas situaciones y dar una coherencia a la empresa, es decir buscan que se conozca al cliente como se hacía cuando la empresa era pequeña. Que es un CRM para Recursos Humanos Es una estrategia de negocio en donde se busca fidelizar al Cliente Interno, aprovechando las estrategias de CRM hacia cliente externo que son conocidas por sus buenos resultados. Busca que cada área que tiene contacto con un colaborador deje la información disponible para que se pueda conocer más al colaborador y por lo tanto retenerlo y acompañarlo. Normalmente los procesos de RRHH son: - Gestión de la información del colaborador o Información propia

2 o Información de estudios o Información Familiar - Gestión de las relaciones laborales o Cargos que ha ocupado o Incidencias que ha tenido (premios y sanciones) o Consultas y solicitudes que ha hecho - Selección de nuevos colaboradores - Capacitación de los colaboradores - Evaluación de Desempeño - Plan de Carrera - Gestión de Remuneraciones - Comunicación interna Su Colaborador es su mayor Activo Todas estas acciones son realizadas normalmente por una empresa pero seguramente por diferentes áreas administrativas y por lo tanto no siempre es conocida para otras áreas que pueden ser de utilidad. Un sistema de CRM para RRHH busca centralizar toda esta información generando una única imagen del cliente interno. De esta forma se puede conocer mejor y por lo tanto mejorar el nivel de retención y satisfacción del colaborador. Es importante aclarar que no toda la información tiene por que ser generada por el sistema de CRM pero si es importante vincularla al mismo. En efecto, por ejemplo la información de nómina normalmente no es generada por el sistema de CRM pero sí debería ser incluida aunque sea resumida.

3 HRPro HRPro tiene como objetivos capturar e integrar la información existente de los colaboradores en un sistema de gestión que permita al equipo de RRHH y otras áreas de la empresa gestionarlos en forma más uniforme. Buscando ordenar procesos administrativos, y mejorar las relaciones entre los colaboradores y la empresa. De esta forma se busca: Conocer al Colaborador. Información personal, Nomina, cargos, etc. Cursos que ha participado, solicitudes a RRHH, etc. Marketing Interno Mailing institucional, invitaciones a eventos via Mail o SMS Encuestas. Mesa de Ayuda de Colaboradores Registro por Intranet, Correo, SMS, etc. Flujos de trabajo (Mails automaticos, asignaciones inteligentes a equipos de trabajo Gestionar las capacitaciones Definición de Cursos, Asignación de empleados al curso Gestión de Agenda y documentos Gestionar la Selección y Contratación del Personal Asignación de candidatos, seguimiento a cada candidato Coordinación de Entrevistas Gestionar la Evaluación del Colaborador Permita a sus colaborarodes realizar las evaulaciones dentro y fuera de su oficina. Controle el progreso de sus evaulaciones Evaluación de Clima Organizacional Gestione por indicadores Tablero de Control. + de 20 Reportes y Herramienta para realizar nuevos reportes HRPro está diseñado para estar siempre disponible para usted. La única dedicación que requiere es utilizarlo, dejando de lado los problemas de administrar, respaldar y gestionar la tecnología que hay detrás de la solución. Esta aplicación esta diseñada para desplegarse en la nube, posibilitando el acceso a las funcionalidades desde cualquier lugar, mediante tablet, netbook, notebook o cualquier PC de escritorio.

4 Conocer al Colaborador Como con los clientes, conocer al colaborador nos permite aplicar acciones dirigidas al mismo. Acciones enfocadas hacen que el colaborador se sienta tenido en cuenta y por lo tanto aumenta la sensación de pertenencia, logrando mayor retención del talento. HRPro le permite tener una vista principal del colaborador que resuma los principales elementos de información. Como son 1. Información propia y familiar 2. Capacitaciones a cargo de la empresa 3. Eventos a cargo de la empresa 4. Evaluaciones de desempeño 5. Mensajes enviados 6. Nominas 7. Indicadores de gestión específicos Esta información puede ser generada por el sistema HRPro o puede ser extraída de los sistemas transaccionales y presentada en LuderePro, pero tenerla resumida y en un solo lugar ayudará al equipo de RRHH a ser más productivos y más enfocados.

5 Marketing Interno Marketing interno son las actividades de comunicación que se realizan hacia dentro de la empresa. Estas actividades buscan: 1. Promocionar los valores de marca, la identidad e imagen corporativa 2. Generar mayor identidad por parte de los colaboradores 3. Retener a los colaboradores valiosos. 4. Potenciar o mejorar los beneficios que la empresa brinda. 5. Bajar la desmotivación HRPro ofrece una herramienta que le permite gestionar fácilmente sus actividades de marketing interno. En efecto, usted podrá crear campañas de marketing para cada una de sus actividades, por ejemplo: 1. Newsletter o mailing institucional 2. Eventos de integración 3. Comunicación de nuevos procedimientos 4. Información específica a cada colaborador. 5. Cumpleaños Para cada campaña usted deberá 1. Seleccionar el público objetivo de esa campaña, es decir el grupo de colaboradores que quiere que participe en ese evento. a. De esta forma usted puede segmentar la participación de los colaboradores de acuerdo a criterios que requiera. Por ejemplo seleccionar a los colaboradores con hijos para un evento de integración del día del padre o día de la madre. 2. Definir qué actividades se deben hacer y quien para lograr que se ejecute bien la campaña. Por ejemplo: a. Llamar al catering lo hace el colaborador A b. Conseguir lugar lo hace el Colaborador B c. Etc. De esta forma el equipo vinculado a la campaña podrá saber el status de las actividades y podrá de esta forma actuar en función al mismo. 3. Informar del evento en forma personalizada, es decir un mail que va dirigido al colaborador es decir con su nombre, apellido y si quiere también el nombre de los

6 hijos. Logrando de esta forma una mayor aceptación del mismo y por lo tanto mayor involucramiento. Gestionando activamente las campañas usted logrará 1. Gestionar eficientemente y sin mucho esfuerzo las campañas 2. Saber que mensajes fueron enviados y a quien 3. Saber quién participo de un evento 4. Eliminar planillas de seguimiento.

7 Mesa de Ayuda de Colaboradores Normalmente los colaboradores tienen consultas o solicitudes que deben realizar y muchas veces no saben a dónde realizarlas. Esto hace que el colaborador llame a RRHH para hacer la consulta o evacue su pregunta en un canal informal (que quizás no este alineado a la política de RRHH). Por dicho motivo una eficiente herramienta de mesa de ayuda brinda la posibilidad de que todas las consultas sean canalizadas hacia RRHH y sean contestadas siguiendo las políticas de la empresa. Estrechando los lazos entre la empresa y el colaborador. Como funciona: Recepción de la consulta Telefónica Intranet Mail CRM Registro del Caso Asignación Automática o Manual Resolución Análisis y respuesta Cierre del Caso 1. La empresa debe poner al alcance del colaborador herramientas de consulta y seguimiento de sus consultas. Esto puede ser por medio de a. Intranet corporativa b. Teléfono c. Mail d. SMS e. O directamente en HRPro. 2. El colaborador que desea solicitar una información o servicio, realiza el registro. a. Por ejemplo podrá: i. Informar de que se encuentra enfermo, lo que debería comenzar un trámite de certificación. ii. Consultar cuantos días de licencias le quedan pendientes iii. Solicitar autorización para ausentarse en algún momento iv. Solicitar autorización para comenzar trámites de algún beneficio (odontólogo, lentes, etc.) v. Consultar sobre alguna situación.

8 b. El registro puede hacerse en cualquier momento y puede ser apoyado en una tipificación que permita redirigir el caso al personal de soporte más experto. Por ejemplo: i. si un colaborador coloca que el caso es de nómina se podría enviar dicho caso directamente al equipo de nómina. ii. Si un colaborador informa que se encuentra enfermo se podría avisar automáticamente al RRHH y al jefe para que sepa del evento. 3. El administrativo de RRHH recepciona las consultas, las contestas o redirige a quien corresponda. 4. Finalmente luego que el colaborador está satisfecho se cierra el caso. Este esquema de trabajo es de mucha utilidad en las empresas ya que ordena y gestiona las tareas. Así mismo la organización podrá - Contar con un único canal de comunicaciones entre los colaboradores y el usted. Eliminando algunos canales informales. - Permite organizar su tiempo de trabajo. En efecto, las consultas se registran y se contestan ordenadamente. Evitando las constantes interrupciones al especialista de RRHH. - Medir la gestión y tiempo de respuestas. - Unificar los mensajes enviados - Eliminar las planillas de cálculo para seguimiento de gestiones, por ejemplo: o Personal que se enfermó y está en trámite de certificación (BPS y/o Caja de auxilio) o Personal que solicito hacer uso de un beneficio determinado y está esperando aprobación (ej.: odontólogo, celular, viaje, etc.) - Generar Flujos de trabajos automáticos.

9 Capacitación La capacitación es una herramienta fundamental para la Administración de Recursos Humanos, que ofrece la posibilidad de mejorar la eficiencia del trabajo de la empresa, permitiendo a su vez que la misma se adapte a las nuevas circunstancias que se presentan tanto dentro como fuera de la organización. Proporciona a los empleados la oportunidad de adquirir mayores aptitudes, conocimientos y habilidades que aumentan sus competencias, para desempeñarse con éxito en su puesto. De esta manera, también resulta ser una importante herramienta motivadora. HRPro permite la gestión de las capacitaciones que se realizan en su empresa permitiendo conocer tanto al equipo de RRHH como a los jefes de los colaboradores los cursos que ha tomado su equipo. Mediante el módulo de capacitaciones usted podrá 1. Definir las capacitaciones que se requieren en su empresa, asegurándose que las mismas se encuentran enmarcadas en la estrategia de la misma 2. Definir las características de la misma a. Nombre del curso b. Descripción c. Instructor d. Costo e. Horas de curso 3. Seleccionar el personal que usted quiere que participe en la capacitación 4. Planificar la agenda del curso e informar al equipo a ser capacitado vía mail o sms de la capacitación. 5. Sacar indicadores de gestión como son a. Horas de capacitación b. Cantidad de cursos

10 Selección y Contratación del Personal La gestión de selecciones y contratación de personal busca ayudar al equipo de RRHH para que pueda trabajar en forma ordenada y sistemática para la ejecución de las contrataciones. Normalmente el proceso de selección comienza con una solicitud de un jefe o gerente para la contratación de un nuevo colaborador. Esta solicitud es tomada por el equipo de RRHH encargado de la contratación y juntos con el solicitante definen las características que debería tener la persona para ejecutar la actividad. Entre otros elementos se debería definir 1. Responsabilidades 2. Requisitos que debe cumplir 3. Requisitos que son valorados 4. Dedicación (horario de trabajo) 5. Remuneración planificada 6. Documentos que acompañen la solicitud (avisos de diarios, etc.) Luego de esto comienzan las actividades de buscar el mejor candidato para este puesto. Entre las cuales se pueden encontrar - Elaboración y publicación de llamado - Recepción y Preselección de currículum - Entrevistas individuales y colectivas - Aplicación de pruebas psicotécnicas - Elaboración de informes psicolaborales de los finalistas Una vez seleccionado el mejor candidato se podrá ejecutar un flujo de trabajo para ir informando a todos las áreas de la nueva incorporación y de esta forma por ejemplo: 1. Hacerle el carnet de ingreso 2. Informar informática para que se le coloque un puesto de trabajo y usuarios para las diferentes aplicaciones 3. Informar a los demás colaboradores del nuevo compañero 4. Etc.

11 Evaluación de Desempeño La evaluación de desempeño depende de la estrategia de RRHH que se tenga en la empresa, por dicho motivo debe ser diseñada y estructurada en cada una de las empresas. Por dicho motivo HRPro cuenta con una solución flexible que le permite al encargado de RRHH crear los bloques de evaluación y los ítems a evaluar en cada bloque. Esta estructura será luego completada por cada uno de los jefes de acuerdo un procedimiento que se defina. Una vez definida la evaluación el formulario de evaluación de desempeño, se creará una campaña de marketing interno con el objetivo de 1. Informar las actividades que se realizarán para la evaluación de desempeño a. Informar de la evaluación b. Capacitar a los Jefes en como completar la información c. Capacitar a los colaboradores para hacer su autoevaluación (si se requiere) 2. Crear las instancias de capacitación, es decir asignarle a cada jefe la posibilidad de evaluar a un colaborador. HRPro cuenta con un flujo de Trabajo definido para que se asigne a cada Jefe la evaluación de su Colaborador. De manera tal que el jefe pueda ir gestionando sus evaluaciones a. Agendando las entrevistas b. Registrando sus comentarios c. Etc. Una vez comenzada la evaluación el equipo evaluador o jefes tendrá la posibilidad de ir completando las evaluaciones de cada uno de sus colaboradores. Para ello podrá hacerlo desde cualquier computadora o Tablet conectada a internet logrando de esta forma completar la información. Al mismo tiempo el equipo de RRHH podrá contar con indicadores y reportes que le permitan saber el avance de cada una de las evaluaciones.

12 Evaluación de Clima Organizacional La evaluación de clima organizacional depende de los estrategia de RRHH y de que factores son importantes evaluar en este momento, por dicho motivo debe ser diseñada y estructurada para cada una de las empresas. Por dicho motivo HRPro cuenta con una solución flexible que le permite al encargado de RRHH crear los bloques de evaluación y los ítems a evaluar en cada bloque. Esta estructura será luego completada por cada uno de los colaboradores de acuerdo un procedimiento que se defina. Una vez definida la evaluación el formulario de evaluación de desempeño, se podrá crear una campaña de marketing con el objetivo de 1. Informar las actividades que se realizarán para la evaluación a. Informar de la evaluación b. Capacitar a los colaboradores en como completar la información 2. Crear las instancias de evaluación. Una vez comenzada la evaluación los colaboradores recibirán un correo electrónico con un link a la encuesta que debe completar. Para ello podrá hacerlo desde cualquier computadora o Tablet conectada a internet logrando de esta forma completar la información. Al mismo tiempo el equipo de RRHH podrá contar con indicadores y reportes que le permitan saber el avance de cada una de las evaluaciones.

13 Ausentismo El módulo de ausentismo le permite gestionar las ausencias de los colaboradores logrando de esta forma conocer las ausencias y los motivos de la misma. El registro de ausentismo le permitirá a la empresa gestionar las ausencias de los empleados por: Enfermedad Licencias (pagas o sin goce de sueldo) De ley (Donaciones de sangre, PAP o Mamografías, Duelo, etc.) Estudio HRPro permite una gestión eficiente de las incidencias de forma tal que: Cuando se registra un ausentismo, en forma automática se informa al jefe del colaborador de la ausencia del mismo. Calcular en forma automática los días calendarios y días hábiles del ausentismo. Genera un lista de verificación de temas que son importantes a tener en cuenta para asegurar el procesamiento sistemático de la ausencia Permite generar reglas para el control de los días por estudio y licencias evitándose de esta forma que por error se den más días de los acordados. Sacar estadísticas e indicadores de gestión como son o % de ausentismo o Cantidad de horas no trabajadas o Cantidad de personas diferentes que tuvieron ausentismo Estos indicadores podrán ser analizados en forma global a la organización o aprovechar los valores del colaborador como área, sección, edad, etc.

14 CRM Analítico HRPro cuenta con tableros de control y reportes estándares que pueden ser utilizados. Asimismo cuenta con una herramienta que le permite a la empresa generar sus reportes en forma fácil y amena. Los tableros de control que están disponibles son: Selección a. Cantidad de personas seleccionadas b. Tiempo para seleccionar c. Postulantes por Cargo. Capacitación a. Horas de capacitación b. Costo de Capacitación Incidencias a. Incidencias por estado b. Incidencias por colaborador c. Incidencias usuarios Ausencias a. Evolución del % de Ausencia por mes b. Horas perdidas por mes. Los reportes que están disponibles son: Estáticos a. Incidencias por Prioridad b. Incidencias abiertas Dinámicos a. Análisis de Capacitaciones b. Análisis de Ausentismo c. Análisis de Incidencias d. Análisis de Selecciones Nota: Los reportes dinámicos son tablas pivot que permiten al usuario agregar o quitar columnas o filas para visualizar la información de acuerdo a sus necesidades.

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