Portafolio de Servicios

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2 Portafolio de Servicios 1. ADMINISTRACIÓN DE PERFILES 1.1. Asesoría en levantamiento de perfiles 1.2. Actualización y/o creación de perfiles 2. SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL 2.1. Selección de personal Solicitud de convocatoria interna Solicitud cubrimiento de vacante planta temporal - personal asistencial y administrativo Solicitud cubrimiento de vacante planta fija - personal asistencial Solicitud cubrimiento de vacante planta fija - personal administrativo

3 3. BIENESTAR 3.1. Beneficios Inscripción regalo y fiesta de navidad Solicitud auxilio por matrimonio Solicitud auxilio por nacimiento Solicitud auxilio de guardería Inscripción vacaciones recreativas Solicitud préstamo para estudio Subsidio económico educativo Inscripción rutas de transporte Solicitud dotación de uniformes Inscripción subsidio de salud (afiliación MP, Plan Odontológico, Plan Empresarial Sanitas) Solicitud licencia remunerada por matrimonio Solicitud de licencias remuneradas y permisos por calamidad 3.2. Programas Inscripción selecciones deportivas Inscripción torneos deportivos Solicitud intervención Estar Bien Solicitud acompañamiento social Inscripción Sala Amiga 3.3. Reporte funcionario fallecido

4 4. PLANEACIÓN DE PERSONAL 4.1. Administración de planta personal Actualización planta de personal para presupuesto Valoración cargo nuevo o cambio de nombre Consulta de salario y carga laboral de un cargo existente Creación puesto de trabajo Informes planta de personal Estudio y análisis de cargo por equidad y competitividad 4.2. Cambios estructura organizacional Eliminación de vacantes Creación de una nueva empresa Reestructuración de áreas 4.3. Teletrabajo Solicitud de evaluación de ingreso de nuevas personas a teletrabajo Solicitud suspensión esquema de teletrabajo 4.4. Novedades de personal Sustitución patronal Promoción de personal Traslado funcionarios 4.5. Administración de contratos de trabajo Cambio de condiciones laborales/salariales

5 5. RELACIONES LABORALES 5.1. Asesoría para el manejo de relaciones laborales 5.2. Solicitud proceso disciplinario - ausencias injustificadas 5.3. Trámite a derechos de petición interpuesto por funcionarios o exfuncionarios 5.4. Trámite a derechos de petición interpuesto por entidades externas 5.5. Trámite a tutelas interpuestas por funcionarios o exfuncionarios 6. CAPACITACIÓN Y DESARROLLO 6.1. Asesoría de planes de formación 6.2. Diseño y ejecución de planes de formación 6.3. Capacitación Gestión de solicitudes de formación continuada Plan de capacitación y formación virtual Montaje de evaluación virtual de conocimientos 6.4. Coordinación de logística de eventos de capacitación 6.5. Gestión del cambio Asesoría en procesos de transformación organizacional 6.6. Soporte Programa de Talento 6.7. Acompañamiento en visitas comerciales

6 7. ADMINISTRACIÓN DE SALARIOS 7.1. Vacaciones Solicitud de programación de vacaciones Solicitud de reprogramación de vacaciones Suspensión de vacaciones por necesidad de servicio ya liquidadas y pagadas en disfrute 7.2. Incapacidades y licencias Trámite de incapacidades y licencias por maternidad y paternidad 7.3. Pago de horas extras y recargos Reporte de horas extras y recargos en planilla Consultas sobre el aplicativo "jornada" para el reporte de horas extras y recargos 7.4. Liquidación y pago de cesantías parciales Tramité de cesantías parciales consignadas en fondo de cesantías Tramité de cesantías parciales acumuladas en la empresa 7.5. Seguridad social Solicitud de registro de novedades de seguridad social en salud (traslados) Solicitud de registro de novedades de seguridad social en pensión (traslados) Solicitud de registro de novedades de fondos de cesantías (traslados) 7.6. Administración de compensación flexible Solicitud de ingreso al esquema de compensación flexible Solicitud de retiro del esquema de compensación flexible Consultas sobre el esquema de compensación flexible 7.7. Solicitud de traslado de cuenta de nómina 7.8. Consulta sobre desprendible de pago de nómina 7.9. Consulta sobre desprendible de pago de vacaciones

7 7.10. Reporte de renuncia de funcionario para liquidación de prestaciones sociales Certificaciones laborales Solicitud de certificados laborales especiales Consulta acerca de certificación laboral emitida Retención en la fuente Solicitud copia de certificados de ingresos y retenciones personal Informes Estudios horarios y turnos Estudios pagos variables Estudios de supernumerarios para cubrimiento de vacaciones Otros estudios Pago auxilio teletrabajo Envío documentos

8 8. SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO 8.1. COPASO Consulta de información 8.2. Sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo Planeación del montaje del sistema de gestión de salud y seguridad en el trabajo Consulta de información 8.3. Medicina preventiva y del trabajo Consulta y asesoría de casos médicos laborales y/o recomendación medico laborales Implementación de casos médicos laborales Solicitudes de reubicaciones Análisis ausentismo laboral Solicitud información casos especiales regionales Elaboración ficha técnica casos especiales 8.4. Higiene y seguridad en el trabajo Asesoría en higiene y seguridad en el trabajo Capacitación de inducción

9 ADMINISTRACIÓN DE PERFILES Asesoría en levantamiento de Perfiles El servicio consiste en capacitar a los solicitantes en el manejo y diligenciamiento del formato descriptivo de cargo y perfil. Se desarrolla un taller participativo donde se explica el motivo, necesidad e información de campo. Se espera que al finalizar el solicitante termine el diligenciamiento y remita la información lograda. 1.Descripción de la necesidad 2. Formato inicial de descripción del cargo Actualización y/o creación de perfiles El solicitante remite el documento actualizado o creado, según la necesidad y motivo, y se presta el servicio de revisión y sugerencias ante el documento original, una vez recibido el aval ante las sugerencias se procede a la publicación en el aplicativo; sino se recibe aval y se vence el tiempo establecido el caso se cierra y la actualización no se realiza. 1. Formato descriptivo de cargo

10 SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL Solicitud cubrimiento de vacante planta temporal personal asistencial y administrativo Solicitud cubrimiento de vacante planta fija personal asistencial Solicitud cubrimiento de vacante planta fija personal administrativo Cubrimiento de vacantes que se generen por las siguientes situaciones: incapacidades mayores a 4 días, licencias de maternidad, licencias no remuneradas y vacaciones. Cubrimiento de vacantes asistenciales (médicos generales, médicos especialistas, auxiliar de enfermería, auxiliar de laboratorio, jefe de enfermería) que se generan por renuncias o terminaciones de contrato. Cubrimiento de vacantes administrativas que se generan por renuncias o terminaciones de contrato. 1. Requisición 2. Perfil de cargo 3. Justificación de cubrimiento de vacante (aplica para la solicitud de personal administrativo) Mínimo 1 mes de anterioridad 1. Requisición y perfil de cargo 2. Previa verificación de disponibilidad de puesto en planta: cargo nuevo o existente por parte del jefe Inmediato 1. Requisición y perfil de cargo 2. Previa verificación de disponibilidad de puesto en planta: cargo nuevo o existente por parte del jefe inmediato 3. Justificación de cubrimiento de vacante

11 BIENESTAR Inscripción regalo y fiesta de navidad Solicitud auxilio por matrimonio Solicitud auxilio por nacimiento En la época navideña, anualmente la empresa ofrece a los hijos de los empleados un obsequio escogido cuidadosamente de acuerdo con la edad y género de los niños. Así mismo, la empresa ofrece a los dos padres y su(s) hijo(s) beneficiarios participar en una actividad que les permite compartir en familia y festejar la navidad, con actividades recreativas y alimentación. La empresa se hace partícipe de un momento especial para la vida de sus empleados, brindando apoyo económico a través de un bono regalo. La empresa hace partícipe de un momento especial para la vida de sus empleados, brindando apoyo económico a través de un bono regalo. 1. Más de 150 días de antigüedad 2. Hijos de 0 a 10 años 11 meses a 30 de octubre 3. Entregar registro civil de nacimiento Corte: 30 septiembre 1. Más de 150 días de antigüedad 2. Ingreso no superior a salario integral 3. Entrega de registro civil/eclesiástico de matrimonio original o autenticado Hasta 2 meses después del matrimonio 1. Más de 150 días de antigüedad 2. Ingreso no superior a salario integral 3. Entrega de registro civil de nacimiento original o autenticado Hasta 6 meses después del nacimiento

12 BIENESTAR Solicitud auxilio de guardería Inscripción vacaciones recreativas Solicitud préstamo para estudio La empresa ofrece un apoyo económico con el fin de promover y sensibilizar a los empleados sobre la importancia de matricular a sus hijos en instituciones educativas a cargo de personas especializadas que ofrezcan oportunidades de desarrollo, aprendizaje. Para los hijos de empleados la empresa brinda la oportunidad de participar en programas formativos experienciales, recreativos y culturales que propenden por el fortalecimiento de su carácter y el afianzamiento de los valores para una vida pacífica. La compañía brinda apoyo económico a los empleados que deseen realizar una carrera técnica, tecnológica o profesional, cursos de especialización, postgrado o actualización. 1. Más de 2 años de antigüedad 2. Ingresos inferiores a 4 SMLMV y familiares hasta 6 SMLMV 3. Hijos menores de 3 años 4. Entrega del formato solicitud auxilio de guardería 5. Original certificación del jardín con valores 6. Registro civil de nacimiento Corte: 20 de cada mes 1. Más de 150 días de antigüedad 2. Hijos de 5 a 14 años de edad 3. Enviar la planilla de inscripción diligenciada por completo Corte: 12 junio 1. Antigüedad superior a 2 años 2. Hasta 4 SMLMV 3. Capacidad de endeudamiento 4. Entrega formato de solicitud con aprobación del jefe 5. Último desprendible de nómina 6. Original de certificado de notas 7. Carta de acuerdo de jornada laboral con visto bueno del jefe

13 BIENESTAR Subsidio económico educativo Inscripción rutas de transporte Solicitud dotación de uniformes La compañía brinda apoyo económico a los empleados que deseen realizar una carrera técnica, tecnológica o profesional, cursos de especialización, postgrado o actualización. La empresa ofrece a sus empleados la facilidad de movilidad en la ciudad de Bogotá para llegar a sus sitios de trabajo y hogares durante las jornadas laborales. Proveer a los empleados la dotación de uniformes que usará durante su actividad laboral garantizando el cumplimiento de la ley y conservando la imagen corporativa de la organización. 1. Más de dos años de antigüedad 2. Entrega formato de solicitud con aprobación del jefe 3. Último desprendible de nómina 4. Original de certificado de notas 5. Carta de acuerdo de jornada laboral con visto bueno del jefe 6. Original de certificado 1. Trabajadores OSI en Bogotá 2. Validar la disponibilidad de ruta para su sector 3. Validar con el coordinador la disponibilidad de cupo 4. Solicitar el visto bueno del coordinador de la ruta 5. Entrega de autorización descuento por nómina 1. Asistenciales a partir del ingreso 2. Administrativos con más de 150 días de antigüedad 3. Hasta 2SMLMV y/o atención a Usuarios Corte: 11 abril

14 BIENESTAR Inscripción subsidio de salud (Afiliación M.P, Plan Odontológico, Plan Empresarial Sanitas) Solicitud licencia remunerada por matrimonio Solicitud de licencias remuneradas y permisos por calamidad Para garantizar el bienestar en salud y calidad de vida en nuestros colaboradores la empresa ofrece con tarifas económicas un contrato de medicina prepagada con Colsanitas o Medisanitas o al Plan de Atención Complementaria, con la posibilidad de incluir a su grupo familiar dentro del contrato. La empresa otorga a sus trabajadores tres días hábiles de licencia remunerada por matrimonio. Revisar y conceder licencias ó permisos remunerados de acuerdo con los criterios de la política establecida para el manejo de licencia remunerada por grave calamidad doméstica y permisos en la organización. 1. Antigüedad superior a 150 días 2. Afiliación a la EPS Sanitas 3. Afiliación a Fecolsa Corte: 15 de cada mes 1. Antigüedad superior a 150 días 2. Registro civil o eclesiástico de matrimonio 1. Carta de solicitud del funcionario 2. Visto bueno jefe inmediato 3. Soportes

15 BIENESTAR Inscripción selecciones deportivas Inscripción torneos deportivos Reporte manejo de situaciones de conflicto con el usuario La empresa ofrece la oportunidad de participar en actividades y disciplinas deportivas a través de las selecciones de fútbol baloncesto, voleibol y tejo. Proporciona los escenarios deportivos, dirección técnica, uniformes, torneos e implementos deportivo. La empresa ofrece a sus empleados y familias espacios de esparcimiento y recreación a través de los torneos deportivos que organiza cada año. Programa diseñado para brindar acompañamiento y asesoría a los colaboradores que presenten situaciones de agresión física, verbal o psicológica por parte de los pacientes o sus familias. 1. Antigüedad superior a 150 días 2. Tener aptitudes deportivas 3. Carta con autorización del jefe Inmediato 4. Diligenciar la encuesta médica 5. Asistir a la valoración física 6. Tener el visto bueno de Salud y Seguridad en el Trabajo Corte: 15 febrero 1. Antigüedad superior a 150 días 2. Hacer la inscripción a través de Intrasanitas Tener el visto bueno de Salud y Seguridad en el Trabajo 1. Formato de reporte de situaciones de conflicto diligenciado por el jefe

16 BIENESTAR Solicitud intervención Estar Bien Solicitud acompañamiento social Inscripción Sala Amiga Reporte funcionario fallecido Estrategia encaminada a detectar fortalezas y debilidades del entorno laboral de las áreas o empresas que componen la OSI, a través de un diagnóstico que permita establecer planes de acción a corto y mediano plazo. Brinda apoyo aquellos empleados con difíciles condiciones familiares, sociales y económicas con el fin de propender por una mejor calidad de vida. La empresa ofrece a la empleada lactante, las condiciones adecuadas en el entorno laboral, para que a su regreso al trabajo, encuentre un lugar cálido e higiénico, donde pueda extraer y conservar la leche materna, bajo normas técnicas de seguridad y luego transportarla al hogar para alimentar a su bebé cuando no puedan estar juntos. Dar trámite administrativo y legal para la finalización de la relación laboral por muerte de funcionario. 1. Todos los trabajadores y áreas 2. Especificar en la solicitud: motivo, nombre del área, número de funcionarios, organigrama del área, entrevista gerente del área 1. Solicitud verbal o escrita del trabajador 1. Empleadas lactantes 1. Certificado de defunción 2. Documentos donde se acredite la calidad de beneficiario

17 PLANEACIÓN DE PERSONAL Actualización planta de personal para presupuesto Valoración cargo nuevo o cambio de nombre Consulta de salario y carga laboral de un cargo existente Creación puesto de trabajo Reportar las modificaciones de planta de personal que se hace en la revisión anual para presupuesto, se hace sólo en mes el septiembre. Apoyar en la valoración de los cargos de acuerdo a las funciones y responsabilidad, manteniendo una equidad y competitividad. Brindar la asesoría en el sueldo y carga prestacional, asignado a los cargos establecidos en la planta de personal, de acuerdo a la normas legales vigentes y a las políticas organizacionales. Crear los puestos de trabajo aumentando los cargos en la planta de personal, previa presentación del ajuste presupuestal aprobado por la presidencia ejecutiva. N/A 1. Necesidad área 2. Formato descriptivo de cargo 1. Información de cada puesto de trabajo: jornada, ciudad, centro de costo a donde se va a cargar, tipo contrato 1. Anexar perfil del cargo por cada nombre de cargo 2. Información de cada puesto de trabajo: jornada, ciudad, centro de costo a donde se va a cargar, tipo contrato 3. Datos de responsable de aprobar ajuste presupuestal (nombre y cargo) 4. Ajuste o traslado presupuestal 5. Desglosar si hay remuneraciones adicionales al salario

18 PLANEACIÓN DE PERSONAL Informes planta de personal Estudio y análisis de cargo por equidad y competitividad Suministrar la planta de personal al gerente de área, para revisión, verificación y actualización. Análisis de estudio salarial y competitividad con respecto al mercado y dentro del grupo Sanitas Internacional. 1. Área/empresa de la cual se requiere la información 2. Justificación (para qué se requiere la información) 3. Especificación de la información requerida: datos a mostrar, período de tiempo, cargos, áreas etc. 1. Nombre exacto del cargo que se quiere evaluar 2. Cargos con los cuáles se desea comparar (en el mercado y al interior de la organización) 3. Perfil del cargo

19 PLANEACIÓN DE PERSONAL Eliminación de vacantes Creación de una nueva empresa Consolidar los puestos de trabajo que el área no va a utilizar, generando un menor valor de ejecución. Crear la nueva empresa del Grupo Sanitas, con el presupuesto de personal aprobado por centro de costo y área. 1. Planta de personal vigente antes del cambio 2. Relación de ajustes a realizar, con el detalle de cargo, jornada a modificar 3. Aprobación de capacidad de endeudamiento emitido por administración de salarios. En el caso de reducción de jornadas de empleados activos 4. En cambios de jornada (aumento o disminución) para empleados activos se requiere anexar cartas de los empleados donde soliciten el cambio aprobadas por jefe inmediato 5. Archivo detallado de puestos de trabajo a eliminar 1. Copia o archivo digitalizado del RUT 2. Copia o archivo digitalizado de la Cámara de Comercio 3. Fotocopia o archivo digital de cédula del representante legal 4. Relación de puestos de trabajo aprobados presupuestalmente. El archivo en Excel debe contener información del nombre de cargo, centros de costo, salario, jornada, tipo de contrato, ciudad 5. Ajuste o traslado presupuestal que soporte el costo de la planta firmado por presidente o representante de junta directiva 6. Organigrama de la empresa

20 PLANEACIÓN DE PERSONAL Reestructuración de áreas Solicitud de evaluación de ingreso de nuevas personas a teletrabajo Solicitud suspensión esquema de teletrabajo Actualizar el nombre del área y centro de costo de acuerdo al organigrama aprobado. Desarrollo del proceso de selección para vinculación del trabajador a modalidad de teletrabajo de acuerdo con los requerimientos organizacionales, tecnológicos y jurídicos. Aplicación de la reversibilidad (facultad que tiene el empleador y un derecho del teletrabajador) de acuerdo con el análisis del caso. 1. Relación de cambios a realizar con la información anterior y la información a donde debe pasar (zona de costo, centro de costo, línea de costo, nombre de área, jornada, cargo) 2. Traslado presupuestal que soporte los movimientos debidamente autorizado por gerente del área o empresa y presidente encargado de cada empresa/central/vicepresidencia 3. Enviar como mínimo con un mes de antelación 1. Nombre del área, empresa, central o vicepresidencia 2. Necesidad que se tiene 3. Personas candidatas 4. Con mínimo un mes de antelación 1. Nombre del área, empresa, central o vicepresidencia 2. Razón de la suspensión 3. Personas a retirar del programa 4. Como mínimo un mes de antelación

21 PLANEACIÓN DE PERSONAL Sustitución patronal Promoción de personal Consolidar la planta de personal de las áreas que prestan servicios transversales, para distribución de gastos de personal. Remitir carta de promoción al jefe inmediato, con el fin de entregar al empleado para que conozcan las condiciones del ascenso. 1. Información detallada de puestos de trabajo (ocupados y disponibles) que se van a pasar: datos de origen y destino (empresa, centro de costo, línea de costo, identificación y nombre del trabajador, cargo, fecha de sustitución propuesta) 2. Enviar con un mes de antelación a la fecha en que se requiere hacer la sustitución. 1. Datos completos del trabajador 2. Fecha sugerida de promoción 3. Área, cargo y empresa a donde pasa 4. Nombres de jefe anterior y nuevo 5. Soporte de autorización de presidentes, vicepresidentes, gerente de empresa o central, según el nivel de cargo 7. Enviar antes del 15 de cada mes para que se aplique al 1 del mes actual.

22 PLANEACIÓN DE PERSONAL Traslado funcionarios Cambio de condiciones laborales/salariales Actualizar la planta de personal de acuerdo a la ubicación física y centro de costo de cada funcionario. Solicitud de actualización de contratos de trabajo, y otrosí de acuerdo a los nuevos lineamientos a las condiciones contractuales inicialmente pactadas. 1. Identificación, nombre completo, cargo actual 2. Condiciones contractuales pactadas en el país de origen: cargo, centro de costo, pagos adicionales 3. Condiciones contractuales pactadas en el país de origen 4. Fecha a partir de la cual se debe realizar sustitución 5. Ajuste presupuestal en la nueva empresa 6. Confirmar si se requiere sustitución patronal 7. Enviar antes del 15 de cada mes para que se aplique al 1 del mes actual 1. Descripción de las condiciones nuevas 2. Lista de funcionarios a los cuales se les va a hacer el cambio de condiciones 3. Enviar con mínimo un mes de antelación a la fecha en que se requiere aplicar el cambio

23 RELACIONES LABORALES Asesoría para el manejo de relaciones laborales Solicitud proceso disciplinario - ausencias injustificadas Trámite a derechos de petición interpuesto por funcionarios o exfuncionarios Trámite a derechos de petición interpuesto por entidades externas Trámite a tutelas interpuestas por funcionarios o ex funcionarios Asesorar y resolver inquietudes a los jefes sobre situaciones que se presenten en vigencia de la relación laboral, dando cumplimiento a la Legislación Laboral y políticas que rigen el vínculo entre empleados y empleadores de Sanitas Internacional. Analizar la pertinencia para la apertura de proceso disciplinario de los funcionarios que incumplen lo establecido en el reglamento interno de trabajo y las políticas de la organización. Gestionar y emitir respuesta a las solicitudes interpuestas por los funcionarios o ex funcionarios de Sanitas Internacional. Gestionar y emitir respuesta a las solicitudes interpuestas por entidades externas nacionales. Gestionar y emitir respuesta a las solicitudes de tutelas interpuestas por funcionarios o exfuncionarios. 1. Vínculo laboral vigente 1. Material probatorio 2. El conocimiento de los hechos por parte del jefe inmediato no debe superar dos meses (2) de su ocurrencia 3. El jefe deberá prestar colaboración en la coordinación con el abogado en la asignación de cita para audiencia de descargos y en los casos de suspensión de contrato deberá informar los días en que se aplicará la sanción 1. Escrito de derecho de petición 1. Escrito de derecho de petición 1. Escrito de tutela

24 CAPACITACIÓN Y DESARROLLO Asesoría de planes de formación Diseño y ejecución de planes de formación Gestión de solicitudes de formación continuada Plan de Capacitación y Formación Virtual Asesorar y acompañar en la identificación y planeación de necesidades de capacitación. Planear, diseñar y ejecutar la malla curricular de las escuelas, talleres o inducción solicitadas. Inscripción a cursos, seminario, diplomados y eventos de formación externa. Asesorar en la planeación, diseño pedagógico, instruccional y gráfico para el montaje de las capacitaciones virtuales en la plataforma. 1. Necesidad de capacitación 2. Justificación de la capacitación 3. Descripción de la población 4. Presupuesto 1. Necesidad identificada de la capacitación 2. Descripción de la población 3. Diseño de la malla curricular o módulos que se dictarán 4. Identificación de los facilitadores Internos o externos 5. Presupuesto 1.Necesidad identificada de la capacitación 2. Búsqueda de cursos o inscripción 3. Participantes 4. Presupuesto 1. Tipo de curso (Seminario, Taller, Diplomado, etc.) 2. Descripción de la población 3. Metas y objetivos. 4. Presupuesto 5. Listado de participantes

25 CAPACITACIÓN Y DESARROLLO Montaje de Evaluación Virtual de Conocimientos Coordinación de logística de eventos de capacitación Asesoría en procesos de transformación organizacional Soporte Programa de Talento Acompañamiento en visitas comerciales Verificar, realizar el montaje, seguimiento y generar reportes de las evaluaciones en línea (SEC). Realizar la logística en reserva de salones, equipos, impresión y entrega de material y certificados, solicitud de refrigerios y seguimiento de la capacitación. Asesorar a los equipos de los proyectos en la estructuración de planes de intervención que permitan a la población impactada la implementación y desarrollo de los cambios propuestos con base en el modelo de gestión de cambio OSI. Asesorar en las fases de aplicación del Programa y uso de la herramienta de soporte. Asesorar y acompañar las visitas comerciales solicitadas por la gerencia y/o dirección comercial. 1. Necesidad de evaluar conocimientos específicos de los funcionarios 2. Base de preguntas de opción múltiple con única respuesta 3. Listado de participantes 4. Material de estudio (si aplica) 5. Fechas inicio y cierre de la evaluación 6. Tiempo de respuesta a las preguntas (mínimo 60 seg - máximo 120 seg) 7. Definición del estándar de calificación de aprobación 1. Cronograma del evento (Listado de facilitadores) 2. Definición de lugar del evento 3. Listado de participantes 4. Definición de ayudas audiovisuales 5. Solicitud de material (lúdico y/o cartillas) 1. Reunión entre subgerencia Desarrollo Humano, analista de gestión de cambio y líderes de proyecto para definir: objetivo, alcance, áreas impactadas y perfiles de funcionarios 2. Listado de integrantes del equipo de proyecto 3. Cronograma general del proyecto por fases 4. Implementación de frentes de cambio 1.Necesidad identificada para la asesoría 1.Nombre de la empresa 2.Descripción de la población 3.Definición del producto a ofrecer 4.Disponibilidad de tiempo para asesorar 5. Material de mercadeo (si aplica)

26 ADMINISTRACIÓN DE SALARIOS Solicitud de programación de vacaciones Solicitud de reprogramación de vacaciones Suspensión de vacaciones por necesidad de servicio ya liquidadas y pagadas en disfrute Trámite de incapacidades y licencias por maternidad y Paternidad Programar en el sistema las solicitudes para liquidación y pago de vacaciones de acuerdo con las fechas definidas por administración de salarios. Modificar la programación de vacaciones inicialmente enviada. Suspender el periodo de vacaciones de un funcionario que ya se encuentra disfrutando de ellas. Recibir y validar los documentos que soportan las incapacidades generadas por los funcionarios de la OSI para su trámite ante la entidad correspondiente (EPS o ARL). 1. Archivo plano de programación de vacaciones, con las condiciones establecidas (número de cédulas y fechas) 2. Envío del archivo plano de la programación de vacaciones en enero o como mínimo 45 días de anticipación a la salida de vacaciones 1. Solicitud mediante comunicación escrita, especificando motivo y nuevas fechas de programación 2. Envió del comunicado mínimo como 45 días antes de la salida a vacaciones 1. Solicitud mediante comunicación escrita, especificando el período que estaba disfrutando y la relación de los días que quedan pendientes de disfrutar 2. Motivo: Por necesidad del servicio 1. Planilla Incapacidades o licencias - funcionarios OSI 2. Orden médica y/o demás soportes 3. Número de guía y fecha con el cual envió la documentación

27 ADMINISTRACIÓN DE SALARIOS Reporte de horas extras y recargos en planilla Consultas sobre el aplicativo Jornada" para el reporte de horas extras y recargos Tramité de cesantías parciales consignadas en fondo de cesantías Tramité de cesantías parciales acumuladas en la empresa Solicitud de registro de novedades de seguridad social en salud (traslados) Recibir y validar el formato de horas extras y recargos para el pago en la nómina. Resolver inquietudes con respecto al manejo de la herramienta Jornada" Generar carta de autorización de retiro de cesantías para tramitar el retiro ante el fondo de cesantías. Generar cheque por concepto de cesantías a nombre del funcionario. Recibir y validar de la copia de la solicitud de traslado a la EPS que el empleado haya elegido para realizar cambio de entidad en el sistema de nómina. 1. Archivo consolidado en Excel con Vo Bo 2. Reporte de horas extras y recargos (formato físico) firmado por el funcionario, jefe de área y gerente o subgerente del área 3. El reporte sólo se recepcionará del 16 al 20 de cada mes N/A 1. Publicados en Intrasanitas 2.0 / normas y Procedimientos / gestión del talento humano / instructivo prestaciones sociales y vacaciones 1. Publicados en Intrasanitas 2.0 / normas y Procedimientos / gestión del talento humano / instructivo prestaciones sociales y vacaciones 2. Cesantías a partir del 30 de abril 1. Copia original de la solicitud con sello y fecha de radicación

28 ADMINISTRACIÓN DE SALARIOS Solicitud de registro de novedades de seguridad social en pensión (traslados) Solicitud de registro de novedades de fondos de cesantías (traslados) Solicitud de ingreso al esquema de compensación flexible Solicitud de retiro del esquema de compensación flexible Recibir y validar de la copia de la solicitud de traslado a la entidad de pensiones que el empleado haya elegido para realizar cambio de entidad en el sistema de nómina. Recibir y validar de la copia de la solicitud de traslado al fondo de cesantías que el empleado haya elegido para realizar cambio de entidad en el sistema de nómina. Dar asesoría y realizar tramité para el ingreso al esquema de compensación flexible. Realizar evaluación para el retiro del esquema de compensación flexible. 1. Copia original de la solicitud con sello y fecha de radicación 1. Copia original de la solicitud con sello y fecha de radicación 1. A partir de 4 salarios mínimos legales vigentes 2. No debe ser personal que labore en áreas de alto riesgo (Exposición RX) 3. Aportantes a fondos de cesantías privados 4. No debe presentar embargos de salario 1. Carta de solicitud especificando los motivos por los cuales quiere desvincularse, relacionando datos completos para ser contactado por el analista. Nombres y apellidos, teléfonos 2. Los retiros se hacen efectivos a partir del primer día del mes siguiente a la solicitud

29 ADMINISTRACIÓN DE SALARIOS Consultas sobre el esquema de compensación flexible Solicitud de traslado de cuenta de nómina Consulta sobre desprendible de pago de nómina Resolver inquietudes sobre la liquidación de los conceptos del esquema de compensación flexible. Cambiar entidad de pago y/o número de cuenta para pago de nómina, adjuntando los soportes correspondientes en caso de ser necesario. Resolver inquietudes sobre los conceptos liquidados en el mes de la nómina. 1. Se hace de forma personalizada tiempo mínimo 30 minutos 2. Debe encontrarse bajo el esquema de compensación flexible 1. Comunicado escrito por parte del trabajador con el VoBo de la subgerencia de salarios 2. Certificación expedida por la entidad bancaria donde actualmente tiene la cuenta, en la que conste que no posee productos que se debiten de la cuenta de nómina 3. Certificación expedida por la entidad bancaria donde relacione nuevo número de cuenta de nómina 4. El traslado se hará efectivo a partir de la primera quincena del mes, la documentación debe enviarse a nómina antes de los 10 primeros días del mes 1. Antes de realizar la consulta por favor verifique su desprendible de nómina

30 ADMINISTRACIÓN DE SALARIOS Consulta sobre desprendible de pago de vacaciones Reporte de renuncia de funcionario para liquidación de prestaciones sociales Solicitud de certificados laborales especiales Consulta acerca de certificación laboral emitida Solicitud copia de certificados de ingresos y retenciones personal Resolver inquietudes sobre los conceptos liquidados en el comprobante de pago de vacaciones. Realizar liquidación de las prestaciones sociales del colaborador por renuncia. Expedir certificados laborales para trámites ante embajadas para renovación de tarjetas profesiones y personal retirado. Dar información o confirmar los datos de la certificación laboral emitida. Expedir certificados de ingresos y retenciones correspondientes a periodos de años anteriores y personal retirado. 1. Antes de realizar la consulta por favor verifique su desprendible de nómina 1. Carta de renuncia original del empleado con VoBo del jefe de área 2. Paz y salvo retiro de personal 3. Novedades de liquidación (horas extras y recargos y comisiones) 1. Especificar en la solicitud el tipo de certificado que requiere 2. Relacionar número de documento de identificación y nombres y apellidos completos N/A 1. Especificar en la solicitud número de documento de identificación y nombres y apellidos completos

31 ADMINISTRACIÓN DE SALARIOS Informes Estudios horarios y turnos Estudios pagos variables Estudios de supernumerarios para cubrimiento de vacaciones Generación de informes correspondientes a la nómina. Analizar y evaluar propuestas de horarios y turnos. Analizar y evaluar propuestas de pagos variables. Analizar y evaluar propuestas de supernumerarios para cubrimiento de vacaciones. Información sujeta a informe Información sujeta a informe Información sujeta a informe Información sujeta a informe Otros estudios Realizar estudios especiales. Información sujeta a informe Pago auxilio teletrabajo envío de documentos Recibir y validar los soportes correspondientes para realizar el pago del auxilio a los funcionarios que se encuentran bajo la modalidad de teletrabajo. 1. Nombre del área, empresa, central o vicepresidencia. 2. Relación de cronogramas enviados 3. Archivos de cronograma adjunto para cada empleado 4. Envió de soportes de servicios públicos 5. Máximo el 15 de cada mes

32 SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Consulta de información Planeación del montaje del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el trabajo Consulta de información Consulta y asesoría de Casos médicos laborales y/o recomendación médico laboral Implementación de casos médicos laborales Solicitudes de reubicaciones Proceso de consecución y verificación de Información pertinente a COPASO o VIGÍA. Presentación y plan de trabajo para el montaje del SGSST y sus subprogramas de medicina preventiva, higiene y seguridad industrial y actividades de COPASO. Consulta de información o ajustes incluida en los cronogramas de trabajo del sistema de gestión SST de cada empresa. Consecución de información y asesoría en cuanto a casos médicos laborales y/o recomendación médico laboral. Implementación de recomendación médico laborales. Implementación de recomendación médico laborales para cambio de funciones parciales o totales según sea el caso. 1. Describir que información necesita y para que la requiere 1. Datos completos del empleador: nombre, empresa, NIT, sede, actividad económica 2. Número de empleados 1. Describir que información necesita y para que la requiere 2. Datos completos del empleador: nombre, empresa, NIT, sede 1. Datos del funcionario: nombres y apellidos completos, cédula, empresa, área y regional 1. Datos del funcionario: nombres y apellidos completos, cedula, empresa, área y regional 2. Correo y teléfono del jefe inmediato 3. Funciones y horario del empleado 1. Nuevas funciones parciales o totales, indicando horario, jefe inmediato y tiempo de vigencia de las mismas.

33 SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO Análisis ausentismo laboral Solicitud información casos especiales regionales Elaboración ficha técnica casos especiales Asesoría en higiene y seguridad en el trabajo Capacitación de inducción Consecución de información y asesoría en cuanto al análisis de ausentismo de los diferentes funcionarios de Sanitas Internacional. Consecución de información y asesoría en cuanto a los casos médicos especiales en regionales. Consecución de información y asesoría en cuanto al montaje de ficha técnica de Funcionarios de Sanitas Internacional. Asesoría y direccionamiento en cuanto a actividades de higiene y seguridad como son inspecciones y/o mediciones. Solicitudes de programación de capacitación para ingreso y reingreso de personal de Sanitas Internacional. 1. Datos de los funcionarios: nombres y apellidos completos, cédula, empresa, área y regional 1. Datos de los funcionarios: nombres y apellidos completos, cédula, empresa, área y regional 1. Datos de los funcionarios: nombres y apellidos completos, cédula, empresa, área y regional 1. Datos de empresa, regional, área, dirección, teléfono 2. Correo electrónico de la persona responsable del área 1. Datos de la capacitación: fecha, lugar, hora, número de personas y duración