El Estado del Arte México, d.f de julio 2015

Transcripción

1 XXI Congreso Internacional de la Agrupación Mexicana de Oncohematología Pediátrica Agrupación Mexicana de Oncohematología Pediátrica, A.C. Av. Insurgentes Sur #307. Int Colonia Hipódromo Condesa, Delegación Cuauhtémoc, México, D.F., C.P Teléfono: (55) El Estado del Arte México, d.f de julio 2015 HOTEL KRYSTAL GRAND REFORMA UNO

2 1. INFORMACIÓN GENERAL Este Manual ha sido diseñado para que el XXI CONGRESO INTERNACIONAL DE LA AGRUPACIÓN MEXICANA DE se lleve a cabo con orden y respeto, garantizando el éxito para todos los participantes e invitados a este magno evento. El congreso se llevará a cabo en el Hotel Krystal Grand Reforma Uno ubicado en Paseo de la Reforma 1, Tabacalera, Cuauhtémoc, Ciudad de México. Tel Participan como expositores las empresas o asociaciones relacionadas con el ramo Oncohematología. 2. SALONES DE EXPOSICIÓN Hotel Krystal Gran Reforma Salón Nombre Piso Reforma 1 Programa Académico PB Reforma 2 Programa Académico PB Revolución Programa Académico 1 Alameda 1 Programa Académico 1 Alameda 3 Programa Académico 1 Alameda 4 y 5 Desayunos con el experto 1 Juárez Simposios Industria 1 Foyer Revolución Exposicion Comercial 1 3. HORARIOS DE MONTAJE Y DESMONTAJE El montaje de expositores será el día: Montaje: 22 de Julio de 07:00 a 22:00 hrs. Desmontaje: 25 de Julio de 18:00 a 22:00 hrs. Es responsabilidad de la empresa de montajes la custodia de todos los equipos y herramientas con las cuales realizan la labor. A partir de las 06:00 hrs. del día 23 de Julio queda estrictamente prohibido cualquier actividad de montaje o decoración de su stand. Durante el horario de exposición, no será permitido la entrada o salida de ningún tipo de mercancía, mobiliario o cualquier otro objeto. Para ingresar por el área de carga y descarga será necesario presentar este manual debidamente firmado. En caso contrario el acceso no será permitido sin excepción. 4. HORARIOS DE EXPOSICIÓN COMERCIAL El expositor mantendrá instalado su stand durante el tiempo del evento que será del 23 al 25 de Julio 2015 y lo retirará precisamente en la fecha y hora que el Coordinador de la exposición le indique. No se permiten salidas anticipadas de la sede del evento. Los recesos se llevarán a cabo los siguientes días: Jueves 23 de Julio 12:30-13:00 hrs Viernes 24 de Julio 10:00-10:30 hrs // 12:30-13:00 hrs Sábado 25 de Julio 10:00-10:30 hrs // 12:30-13:00 hrs Nota: Aunque el programa tiene los horarios de los recesos antes mencionados, el área comercial estará abierta hasta el término de las actividades académicas. 5. SITIO Y PLANO DE EXPOSICIÓN El área de Exposición deberá corresponder estrictamente a la contratada y en ningún caso el Expositor podrá invadir un área ajena. El espacio es de la empresa que lo contrata, no se puede compartir con otra empresa. Para lo anterior se requiere autorización por parte de Business Travel Consulting y AMOPH. A partir de las 06:00 hrs. del día 23 de Julio NO DEBERÁ HABER MANIOBRAS DE CARGA PESADA O RUIDOSA, DESCARGA DE MATERIALES, TALADROS, O CUALQUIER EQUIPO DE MONTAJE, no se dará acceso a los andenes y se suspenderá por completo toda labor de montaje para dar paso a la limpieza del área.

3 Plano de Exposición 8.2 Equipo para descarga. El recinto no cuenta con personal ni equipo para carga y descarga de material por lo que esto será responsabilidad de cada expositor mts 10.6 mts Salida de Emergencia Estación de café 2.5mts mts 7 2mts 7.5mts 9. MONTAJE Y DESMONTAJE El montador debe de colocar sobre la alfombra/piso del recinto alguna protección en el piso antes de montar su stand, para no causar daño al mismo. La descarga de materiales y acceso a proveedores será por la Calle de la República # mts 3.8 mts 6 mts LINEAMIENTOS DE MONTAJE Hotel Krystal Gran Reforma Nº de Stand Tamaños M2 Altura Max. 1 al 17 3x mts A a la D 6x mts 7. DISEÑO DE STAND B C D Entrada Entrada 1 2 El Expositor tiene la libertad para diseñar su stand a su mejor conveniencia respetando las siguientes reglas: Todo tipo de módulos de madera debe ser prefabricados en su mayoría, para evitar al máximo realizar trabajos de carpintería dentro del salón. Únicamente se permite el armado de módulos, pistas, estrados, plataformas pero bajo ningún motivo o circunstancia serruchar, cortar o pintar dentro de los salones. 8. REGLAMENTO Y POLÍTICAS GENERALES HORARIOS, CARGA Y DESCARGA 8.1 Carga y descarga. Una vez arribado al andén y habiendo descargado todo material requerido para el montaje de su stand, deberá retirar el vehículo del andén y después realizar el montaje. Esto permitirá mantener los andén libre para los demás expositores. 2.5mts Estación de café 6.9mts 2.2mts 9.1 Equipo para Montaje. El hotel no cuenta con equipo para montaje tales como escaleras, andamios, grúas, plataformas o demás herramientas para los trabajos, por lo que esto será responsabilidad de cada expositor. 9.2 Registros de Corriente. Para el uso de servicios de suministro de corriente y servicios de voz y datos de cualquier registro dentro de las instalaciones, NO PODRÁ retirar tapas y contactos de dicho registro, en caso de ser ESTRICTAMENTE NECESARIO, deberá solicitarse a la Gerencia de Operaciones y bajo su supervisión. 9.3 Cableado. La colocación del cableado será siempre sobre la superficie de la alfombra, será solo en trazos rectos y bajo canaleta pisacables. En cualquiera de los dos casos deben estar bien identificados mediante señales precautorias los puntos de peligro para prevención de cortos. 9.4 Protección Civil. La decoración no deberá bloquear ni obstaculizar la visibilidad de los señalamientos, accesos de las salas de conferencias, pasillos de circulación, salidas de emergencia y extintores. 9.5 Traslado de Material y Equipo. El movimiento de materiales, mercancías, maquinaria o cualquier otro producto o equipo deberá hacerse con el máximo cuidado para proteger el piso/alfombra del hotel, evitando arrastrar, jalar y recargar algo que lo pueda afectar o dañar, cualquier daño a las instalaciones será sancionado en forma económica al EXPOSITOR. 9.6 Inventario. El EXPOSITOR deberá entregar al responsable de la exposición por parte del BTC y/o al personal de seguridad designado, previo inventario físico, el material y equipo para la exposición que desee permanezca en custodia. EL PERSONAL DESIGNADO NO SE HACE RESPONSABLE POR COMPUTADORAS PERSONALES, TELÉFONOS CELULARES, AGENDAS ELECTRÓNICAS, CÁMARAS FOTOGRÁFICAS Y DE VIDEO ASÍ COMO MALETAS O BOLSAS DE MANO O ARTÍCULOS DE FACIL DESPLAZAMIENTO. En caso de que no se reciba dicho inventario el expositor deberá asumir total responsabilidad por el robo ó pérdida de su equipo.

4 9.5 Desmontaje y Retiro de Equipo. Los equipos, materiales o bienes que no sean retirados por los expositores al término del evento serán considerados como material de desecho no existiendo responsabilidad alguna para el Comité Organizador ni para el hotel el resguardo de los mismos por lo que serán desalojados de inmediato. 10. RESTRICCIONES 10.1 NO ESTÁ PERMITIDO CLAVAR O PEGAR artículos diversos en ningún lugar que dañe las instalaciones del hotel. Cualquier daño a las instalaciones será sancionado en forma económica al EXPOSITOR que ocasione el daño No está permitido hacer trabajos en el interior de cualquier área del Hotel sin la autorización y supervisión del personal del mismo, durante las maniobras y/o celebración de la exposición tales como: carpintería, herrería, uso de sierras compresoras, pistolas de aire, pintura, etc.. Trabajos de acabado requerirán poner la cubierta necesaria sobre la superficie que se pueda manchar o dañar ESTÁ PROHIBIDO APLICAR O PONER CINTAS ADHESIVAS, pegamentos o cualquier otro material sobre superficies pintadas, alfombras, señalamientos o cristales que formen parte del inmueble, si el organizador no quita tanto las cintas adhesivas, como cualquier otro material que haya colocado se le hará un cargo en base al tiempo y materiales que se requieran para removerlos, más la parte que se determine en caso de daños Se encuentra ESTRICTAMENTE PROHIBIDO FUMAR E INGERIR BEBIDAS ALCOHÓLICAS EN EL INTERIOR DEL RECINTO EN TODO MOMENTO. Para el consumo de los alimentos deberá hacerlo con el cuidado necesario para evitar manchas en el alfombrado y desechar los desperdicios de alimento como chicles, comida, latas, botes, platos, etc., en bolsas bien cerradas y depositándolas en los cestos correspondientes NO SE PERMITE RECARGAR O DESCANSAR material y equipo de cualquier tipo en muros y mamparas de las instalaciones No está permitido exhibir, obsequiar, repartir, colocar ó vender ningún producto material, publicidad o propaganda fuera del stand del expositor como son: cafetería, restaurant -bar, estacionamiento, pisos columnas, postes, puertas, cristales o en cualquiera otras áreas parte del mobiliario y/o equipo del inmueble. 11. BODEGA Si cliente/expositor desea contratar un espacio par ser utilizado como bodega de almacenamiento podrá solicitarlo a BTC, previa disponibilidad de espacio y en deberá de cubrir el monto respectivo a la cantidad de material que se resguardará. Los espacios están sujetos a cupo limitado. Una vez concluidas las maniobras de desmontaje el equipo y/o materiales NO recogidos estarán sujetos a un cargo por almacenaje de parte del Hotel sin que ello represente una responsabilidad por los bienes olvidados, maltrato o daño parcial o total de ellos. 12. ENVÍOS PREVIOS DE MATERIAL El envío anticipado de paquetes podrá ser recibido en Hotel Krystal Grand Reforma Uno, siempre y cuando el cliente/expositor mande información completa de su paquetería al responsable por parte de BTC y se mande debidamente etiquetado, así como el costo del envío sea cubierto por el expositor. Contará desde el momento de la recepción costo por almacenaje de paquetería el cual se determinará en función del material recibido. BTC no se responsabiliza ni acepta embarques de cajas o cualquier otro producto que no cumpla con las especificaciones antes mencionadas. De igual forma no puede abrirlos los paquetes recibidos ni se responsabiliza por el contenido del mismo. El costo por resguardo es el que aplica a continuación: 3 días hábiles del montaje del evento, el resguardo no tiene costo alguno. En dado caso que llegue con mayor tiempo de anticipación, se cobra 90 USD más I.V.A por día (comprende desde el momento que llega hasta el desmontaje del evento). 13. SEGURIDAD EN EL ÁREA COMERCIAL Se tendrá guardias de seguridad institucional general de la exposición las 24 horas del día desde el inicio de montaje hasta el desmontaje. No se cuenta con seguridad permanente en cada stand, por lo que se recomienda al cliente/expositor, establecer un adecuado control de sus pertenencias. BTC no se hace responsable en caso de daños o pérdidas. Si usted desea seguridad permanente en su stand por favor llene el formato anexo que se encuentra al final de este manual. 14. POLÍTICA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS El servicio de alimentos y bebidas es proporcionado exclusivamente por BTC a través del servicio del Hotel Krystal Grand Reforma Uno. Las solicitudes deberán ser tramitadas a través de BTC exclusivamente. En caso de degustación de alimentos y/o bebidas, deberán contar con la autorización de BTC y el costo dependerá del material a ingresar. EN CASO DE REQUERIR COTIZACIÓN DE ALIMENTOS COMUNICARSE CON kescamilla@btcamericas.com

5 EL USO DE MÁQUINAS DE CAFÉ ESTÁ PROHIBIDO. El cliente/expositor será responsable de toda la basura que se genere en su montaje/evento/desmontaje (tales como cajas, bolsas grandes, unicel, etc.), sea depositada en la cámara de basura que se indique. El hotel únicamente hace limpieza general en pasillos, baños y áreas comunes y se reserva el derecho de sancionar al expositor que no cumple con lo antes mencionado. Todas las cajas y rejas deberán ser retiradas del área de exposición por el propietario del stand y deberá ser depositada en el área destinada para tal efecto. 15. ENTREGA DE ÁREA FÍSICA DEL STAND El stand incluirá en caso de requerirse (ver imagen). A. Rótulo de vinil auto adherible con el nombre de la empresa, tipografía Helvética Médium, con capacidad para máximo 20 caracteres, colocado en el antepecho. B. Contacto eléctrico doble polarizado con capacidad de 120W. Disponibilidad de voltaje 440 previo análisis de requerimientos del Expositor y cotización. C. Paredes laterales y posteriores desarrolladas por medio de postes y largueros de aluminio del sistema constructivo OCTANORM terminados en aluminio natural y paneles de PVC espumado de 3mm de espesor en color blanco por ambos lados. D. Un tablón rectangular de 240 por 55 cm y 2 sillas. En caso de que NO se requiera el montaje de mampareria blanca, deberá de ser enviado el diseño del display a más tardar el día 3 de Julio del DESPUÉS DE ESTA FECHA, CUALQUIER CAMBIO GENERA UN COSTO ADICIONAL. Bajo ninguna circunstancia el display podrá exceder en dimensiones su tamaño. Y será responsabilidad única y exclusiva de la empresa de montajes el solucionar el tamaño del mismo en sitio. No podrán ser expuestas centros de carga de electricidad, por lo que la empresa de montajes deberá de ocultar y salvaguardar la seguridad de los asistentes. Personal de BTC encargado de montajes supervisará el mismo, y podrá solicitar el ajuste al diseño en caso de requerirse de acuerdo a los lineamientos de seguridad de los asistentes. 16. PUBLICIDAD La falta de atención a toda la reglamentación anteriormente señalada y/o contravención a las reglas contenidas en este documento, será motivo suficiente para impedir la instalación de su (s) stand (s). El Hotel Krystal Grand Reforma, BTC y/o AMOPH no serán responsables por daños a personas o daños a la propiedad del expositor. Al finalizar el evento, el expositor deberá entregar el espacio ocupado en las mismas condiciones en las que le fue entregado, (piso, toma eléctrica, material rentado en mesa de servicios). De no hacerlo así, los costos de reparación o limpieza serán por cuenta del expositor. AMOPH y BTC no son responsables de cualquier visita o inspección que COFEPRIS pueda llevar a cabo en la exposición comercial durante el evento. Es responsabilidad de la empresa expositora contar con los permisos y documentación correspondiente durante el evento. Para mayor detalle sobre las atribuciones y funciones de la COFEPRIS, consulte su página web REGISTRO DE EXPOSITORES Sólo tendrán acceso al área de exposición, las personas previamente registradas y que cuenten con el gafete correspondiente, para lo cual el Expositor deberá entregar a más tardar el 3 de Julio del 2015 el listado de las personas que atenderán su stand. Se tiene derecho al siguiente número de gafetes según stand: Stands de 3x2 mts. 3 gafetes de expositor, acceso únicamente al área comercial Stands de 6x3 mts. 4 gafetes de expositor, acceso únicamente al área comercial

6 En caso de que durante el evento el expositor solicite gafetes adicionales, éstos le serán cobrados de acuerdo a la cuota determinada por el Comité Organizador equivalente a $1, 000 MXN + IVA. Sólo se expenderán gafetes a personas que acrediten, su relación laboral con la empresa expositora, o mediante carta solicitud firmada por el representante de la empresa. El gafete es personal e intransferible. El mal uso de él o el préstamo a personas no autorizadas ocasionará la cancelación del mismo. En caso de gafete extraviado se cobrará una cuota equivalente a $1,000 MXN + IVA. El personal de apoyo para montaje deberá de estar identificado durante todo el evento mediante el uso del gafete que les será entregado en el área de atención a expositores ubicaod en el área comercial. 18. OTRAS SITUACIONES BTC en conjunto con el hotel, se reserva el derecho de retirar de las instalaciones realizadas o los bienes colocados en aquellos espacios no autorizados para tal efecto. Cualquier situación no considerada en el presente reglamento será analizado por el Comité Organizador quienes en su caso ofrecerán soluciones a los problemas que se presenten. El presente reglamento puede ser modificado en cualquier momento por el Comité Organizador con previo aviso. 19. FECHAS LÍMITE RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN Antes del evento Por favor envíe su solicitud debidamente llenada a lrivera@btcamericas.com antes del día 3 de Julio del En caso de no recibir sus necesidades de montaje en la fecha establecida, dichos requerimientos serán cotizados y deberán de cubrirse antes de su servicio. Durante el evento Una vez montado el stand cualquier cambio genera un costo de MXN $5,000 (Cinco mil pesos 00/100). Si no es recibida ninguna notificación previa al evento, le informamos que no será instalado en sitio. En caso de solicitar servicios en sitio, éstos serán sujetos a disponibilidad al momento y al tiempo de instalación que el proveedor determine. 20. FORMATO DE SOLICITUD DE MAMPARAS, GAFETES Y ELECTRIFICACIÓN (ANEXO 1) LSi usted desea contratar instalación eléctrica adicional favor de contactarse directamente con el área correspondiente al kescamilla@btcamericas.com Por razones de seguridad todas las instalaciones eléctricas de la exposición las llevará a cabo el contratista autorizado por BTC previa revisión y supervisión por parte del recinto. Nombre de antepecho en caso de requerir (máximo 20 caracteres). No se imprimen logos, únicamente texto: ** Por favor ingrese una letra en cada recuadro, respetando espacios si es que se trata de un nombre compuesto. Desea módulo de OCTANORM? SÍ Especifique el montaje de mamparas en caso de requerir: Pared trasera Paredes laterales y antepecho rotulado, lámpara En caso de no requerir el montaje de estructuras (paredes) blancas por parte del Comité Organizador. Empresa responsable del montaje de su stand Contacto Teléfono Favor de enviar adjunto el render (diseño) de su stand. Escriba el nombre del personal autorizado para promocionar su stand los días de exhibición

7 21. RESPONSIVA Este documento deberá entregarse firmado a Business Travel Consulting anexando acreditaciones, inventario y lista de materiales, a más tardar el: 3 de Julio del 2015 para poder ingresar a las instalaciones el día del montaje. En caso de no recibir este documentos debidamente llenado en la fecha marcada no se dará acceso al área comercial. Enviarlo a: lrivera@btcamericas.com Lizet Valero Rivera Fecha: Numero de stand: Empresa: Nombre responsable: Tel. Móvil contacto: 10. CONTACTOS Firma de Aceptación HOUSING Business Travel Consulting T: Lic. Lizet Valero Rivera lrivera@btcamericas.com T: Lic. Karla Escamilla kescamilla@btcamericas.com T: