DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES Memorando TIC- I

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1 DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES Memorando TIC- I Bogotá D.C., 3 de febrero de 2015 Para: COMITÉ EVALUADOR PROCESO 019 DE 2014 De: Asunto: DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES Ing. Alejandro Murillo Pedroza Director Concepto técnico sobre las certificaciones emitidas por Gestión de Seguridad Electrónica S.A. GSE Apreciados Doctores: Reciban un grato saludo y deseo de éxitos en su gestión. Con referencia a la solicitud de emitir un concepto técnico sobre las certificaciones relacionadas por la empresa Gestión de Seguridad Electrónica S.A. GSE referente al proceso 019 de 2014, se tienen los siguientes análisis y conclusiones: Como parte de contexto de los requerimientos para la adquisición e implementación de un software de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes PQRS, entendido este como la herramienta tecnológica que nos permitirá automatizar el procedimiento de atención a peticiones quejas y reclamos actualmente estructurado en la Federación Colombiana de Municipios Dirección Nacional Simit DNS, para el cual se contempla dentro sus funcionalidades la alineación a la estrategia de Gobierno en Línea y a su vez el cumplimiento de la Directiva Presidencial 004 de 2012 y el Acuerdo del AGN. En este sentido y bajo los lineamientos estratégicos de la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones- DTIC, se ha planteado que el sistema, la herramienta o la plataforma de PQRS solicitada debe contar en su arquitectura con un sistema BPMN, el cual permita diseñar, diagramar, estructurar, modelar y mejorar el procedimiento actual de atención a peticiones quejas y reclamos de la DNS, bajo la lógica de gestión de procesos de negocio. En este entendimiento, es importante señalar que lo requerido es hacer la implementación de un sistema que permita desplegar el proceso o procesos que contiene nuestro procedimiento de atención a peticiones quejas y reclamos de la Dirección Nacional Simit, en un sistema que integre una serie de actividades y funciones descritas en los anexos técnicos del presente proceso con el ánimo de optimizar tiempos, recursos y actividades de la Dirección Nacional Simit que van en función de mejorar el servicios hacía el ciudadano.

2 Por tanto el objetivo a conseguir al efectuar procesos de implementación basado en un planteamiento estratégicos de plataformas tecnológicas o sistemas de información, no es otro que la automatización de procesos en la organización, que permita una fácil gestión e integración de los mismos, por eso el mecanismo más expedito para lograr dicho fin es hacerlo mediante un modelo de gestión de procesos como lo es BPMN 2.0. Así las cosas, lo que buscamos es hacer la implementación automatizada de procesos propios de la organización, que están acorde a la Directiva Presidencial 004 de 2013 la cual busca políticas claras de eficiencia administrativa y lineamientos de la política de cero papel en la administración pública Cada entidad, deberá formular un Plan de Eficiencia Administrativa en el que se deberá incluir la selección de trámites internos, procesos o procedimientos críticos en la entidad estrechamente ligados a una mejora continua y a la estrategia de gobierno en línea como lo referencia la misma directiva presidencial sin perjuicio de lo dispuesto por la ley, podrá contemplar actividades como la optimización del proceso o procedimiento seleccionado eliminando pasos y ajustando los formatos con el fin de automatizar las actividades y disminuir el volumen de la producción documental. Dicho plan deberá integrarse al plan de acción de la Estrategia de Gobierno en Línea Con base en lo anterior, se analizó la experiencia relacionada por parte del proponente con el fin de buscar la total idoneidad del mismo en el proceso de implementación de sistemas que permitan la automatización de procesos sobre trámites y servicios orientados al ciudadano, así: Certificación del Ministerio de Defensa Nacional (MDN): Dicho documento, expedido por el MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL (MDN), certifica que se efectuó la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónico de archivo sobre una plataforma ECM (Enterprise Content Management) y relacionan la suite esigna como parte de este proceso de implementación, la cual contempla las siguientes herramientas: esigna BPM, esigna Designer, esigna Sede Electrónica, esigna DocSecure, esigna RM, esigna Viewer, esigna Printer y esigna Digital Scan OCR. Lo anterior, como requisito para la automatización de los procesos ofertados que integran la solución, ahora bien, en el Anexo técnico 1 del contrato 335/2012 MDN-UGG-DA, con fecha del 27 de Agosto del 2012, suscrito ente el MDN y la Unión Temporal ITG, de la cual hace parte la empresa GESTIÓN DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA S.A, el cual fue consultado directamente en la plataforma de COLOMBIA COMPRA EFICIENTE en el siguiente enlace: Se logró evidenciar que en este Anexo No. 1 denominado - Anexo técnico Especificaciones Técnicas se relaciona las especificaciones técnicas detalladas, en el Item 6, Concepto III. Fase de Implementación, en el aparte b. se menciona expresamente b. Procedimiento para la

3 Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias, el cual hizo parte de los procesos implementados y certificados por el Ministerio de Defensa Nacional Jefe de oficina asesora de Sistemas Supervisor Técnico Luz Amanda Morales Rodríguez. Luego de revisar esta certificación y basados en los análisis no solo documental relacionados por el proponente, sino también en la búsqueda directamente en la plataforma de Colombia Compra Eficiente y teniendo en cuenta las revisiones de los procesos publicados por el MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL (MDN), concluimos que dicha certificación cumple con la necesidad, con las condiciones no solo de experiencia, sino también técnicas y están dentro de los términos establecidos en el actual proceso de selección. Certificación de Archivo General de la Nación (AGN): En este documento el AGN, certifica y califica como satisfactoria la adquisición e implementación de una solución de registro y gestión de las comunicaciones oficiales integrado al ECM (Enterprise Content Management), de propiedad del AGN, como parte del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos de la entidad. Consultando directamente en la plataforma de COLOMBIA COMPRA EFICIENTE en el siguiente enlace: Se puedo validar el contrato suscrito entre el AGN y Unión temporal Sistemas avanzados de firma Digital, Expediente electrónico y gestión documental AGN, de la cual hace parte la empresa GESTIÓN DE SEGURIDAD ELECTRÓNICA S.A cuyo contrato en su cláusula Segunda - Obligaciones del Contratista, cita las obligaciones contractuales definidas así: Numeral 1 suministrar y realizar la integración de la solución de registro y gestión de las comunicaciones oficiales con el ECM (Alfresco Enterprise V.4.0) de propiedad del AGN como parte del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos de la entidad cumpliendo con las disposiciones en materia de archivos y gestión documental emanados por el AGN, como la circular externa 002 de 2009, 005 de Así mismo dar cumplimiento a la iniciativa Cero Papel y el manual GEL 3.0 (o nuevas visiones generadas a la fecha)... Aquí se muestra claramente que se hace la implementación de una solución tecnológica alineada, no solo a los acuerdos de AGN, sino también a la estrategia de Gobierno en Línea, en este mismo sentido, en el mismo numeral del ya enunciado contrato, se menciona la gestión de comunicaciones oficiales, la cual se aclara con base a lo estipulado en el Acuerdo 060 de 2001 acerca de las definiciones y aclaraciones de lo que se entiende y se determina como una comunicación oficial, para lo cual, en el marco del análisis realizado, relacionaremos apartes del acuerdo que fueron relevantes para la validación de la experiencia y entender los alcances y

4 coberturas de los sistemas e integración realizada en el AGN. ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.. ARTICULO SEGUNDO: Definiciones: Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así:.comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos ARTICULO OCTAVO :Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos.. ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración. ARTICULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico: Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas. En todo caso, las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas. Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas

5 En el Acuerdo y los Artículos relacionados se evidencia claramente las actividades propias para la atención de un procedimiento de peticiones quejas y reclamos, una vez recibidos estos, por el mecanismo que sea impuesto: físico y/o electrónico y su tratamiento es concebido como una comunicación oficial el cual debe estar plenamente identificado, registrado e integrado con la información relevante y relacionada por el usuario y que en efecto y como consecuencia de los procesos de cada entidad tienen o pueden tener eventualmente una respuesta o comunicación oficial de salida, la cual está definida y aclarada en base al acuerdo 060 del AGN aquí relacionado. Ahora bien, en la misma Clausula Segunda - Obligaciones del Contratista, en el numeral 2. Analizar la Información preliminar suministrada por el AGN para la implementación y elaborar la Arquitectura de la Solución y en el numeral 6, La solución debe incluir un formulario web que permita el registro y radicación de las PQRS a través de la Página web del AGN, integrando al módulo de comunicaciones oficiales, son evidencias adicionales que complementan la pertinencia de las acciones desarrolladas en el AGN, por parte del proponente y que cuentan como experiencia en los temas que son afines al proceso que lleva a cabo la Federación Colombiana de Municipios Dirección Nacional Simit. Con todo lo anterior, podemos concluir que la certificación de experiencia relacionada del Archivo General de la Nación y en función del alcance y orientación que el Archivo General de la Nación ha dado a este proceso se determina que la experiencia relacionada tiene que ver con procesos claros en el cumplimiento de Gobierno en Línea y comunicaciones oficiales que son semejantes a su definición por el Acuerdo 060 del AGN para procesos de PQR, y no obstante se constató directamente con los funcionarios del AGN teniendo como contacto al Ing. Manuel Gómez - Coordinador de Sistemas (Teléfono ext ), el cual manifiesta libre y espontáneamente que manejan la herramienta esigna y que ésta es un sistema de comunicaciones oficiales, el cual se ha desarollado por etapas, que tienen un sistema de PQRS implementado y de ser necesaria la expedición de una certificación adicional a este proceso debemos remitirnos a la página web: y tramitar la solicitud por medio de su sistema de PQRSD en su Sede Electrónica. Por tal motivo, considerando todo lo anterior y teniendo en cuenta que el AGN es un referente y una entidad autorizada a nivel nacional en el modelo de Gestión Documental y de PQRS, consideramos, primero haber despejado la duda en que efectivamente en el AGN hay un proceso de PQRS, plenamente implementado e integrado a las plataformas computaciones destinadas por el AGN para este fin y segundo, consideramos valida la certificación remitida por el oferente y que se encuentra están dentro de los términos y reglas establecidas en el actual proceso de selección.

6 Certificación de Ministerio de Hacienda y Crédito público (MHCP). Dicho documento, expedido por el MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO (MHCP) certifica que se efectuó la adquisición, parametrización e implementación de una herramienta para el Sistema de Gestión Documental para el MHCP, basada en BPM (Gestión de Procesos de Negocio) y que contiene un sistema de registro y gestión de correspondencia. Con respecto a esta certificación y basados en la metodología adoptaba para validar la experiencia del proponente, analizamos el contrato de 23 de octubre de 2013 Objeto de dicha certificación, el cual se encuentra en la plataforma de COLOMBIA COMPRA EFICIENTE en el siguiente enlace: En dicho contrato se evidencia, que en la CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO Adquirir, parametrizar e implementar una herramienta para el sistema de gestión documental del MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO, basado en BPM (gestión de procesos de negocio) y que contiene un sistema de registro y gestión de correspondencia., podemos determinar que este objeto contempla un sistema de registro y gestión de correspondencia, además de esto, en la Cláusula Quinta: Forma de Pago, mencionan que efectuarán dicho pago una vez sean recibidos a satisfacción mediante acta, los conceptos que se relacionan en el numeral y que para efectos del análisis resaltamos el inciso 7 La herramienta debe tener los formularios web que se requieran que permitan la consulta y el registro de solicitudes, integrados con la solución de Archivo., en este aparte evidenciamos que el proceso de implementación de la herramienta tecnológica se tiene considerado el registro de solicitudes y que este debe estar integrado al proceso de Archivo, acorde a los lineamientos que no solo tiene y contempla el MHCP, sino también el AGN y el Ministerio de la TIC con su estrategia de Gobierno en Línea. Ahora bien, en la CLÁUSULA SEPTIMA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: en el numeral A: Obligaciones específicas del contratista numeral 1 indica: Entregar, parametrizar e implementar la herramienta ofertada por el contratista el 27 de septiembre de 2013, en los términos señalados por el anexo técnico del presente contrato, en el anexo técnico del contrato en mención en literal A. Obligaciones Específicas se detallan todas las funciones que debe realizar la plataforma, no solo de gestión documental si no también especifican funcionalidades, procesos, objetos, validaciones, que se ajustan a las necesidades y requerimientos propios de la Federación Colombiana de Municipios Dirección Nacional Simit. En el literal B Descripción y alcance del objeto a Contratar en los numerales 1, Requerimientos Funcionales, en el Aparte 1 poseer Modulo de Administración del sistema, Numeral 8, Gestión de Flujos de trabajo, 8.9: Definición de los formularios de solicitud integrados con el portal de tramitación electrónico para aquellos procesos que requieran la intervención del ciudadano en algunos de los casos y en el Literal 11, seguridad y firmas Digitales. Todos ellos es ajustan a los requerimientos plantados en el Anexo técnico de la Federación Colombiana de Municipios

7 Dirección Nacional Simit, así mismo se alinean a las exigencias y requerimientos de la DNS el numeral 1.2 Registro y Control de Correspondencia el aparte 1, aparte 2 Comunicaciones Recibidas, aparte 3 Comunicaciones Enviadas y el numeral 1.3 requerimientos no Funcionales. Así mismo se analizó la Ficha Técnica de Producto que hace parte integral del proceso de selección y de allí extractamos el siguiente párrafo: Así mismo, el Ministerio requiere que la solución cumpla con las características esenciales para la gestión y administración de comunicaciones oficiales de manera centralizada y unificada a través de los diferentes canales de comunicación e interacción de la entidad con la ciudadanía. El proponente deberá considerar todos los requerimientos técnicos y operativos necesarios para cumplir con los objetivos de ficha técnica y sus anexos. Dado que los documentos generados electrónicamente deberán ser utilizados por usuarios externos de la entidad, se deberá asegurar que la ciudadanía disponga de mecanismos para verificar los documentos generados electrónicamente, así como sus copias en papel. Dichos sistemas debido a su importancia deberán estar plenamente acreditados y demostrarse su uso por diferentes entidades. En conclusión con el análisis efectuado sobre la experiencia del proponente, en cuanto tiene que ver con el o los procesos implementados en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público MHCP, éste efectúa no solo un proceso alineado a las directivas presidenciales en materia de eficiencia administrativa y lineamientos de las política de cero papel en la administración pública, sino también en los componentes de Gestión Documental y Gobierno en Línea, en este sentido y validando el objetivo primario, damos por validada la experiencia del proponente porque no solo a nivel de documentos relacionados por el contratista si no en base al análisis de los documentos adicionales relacionados en la plataforma de COLOMBIA COMPRA EFICIENTE y la misma sede electrónica del MHCP, pudimos constatar que el proceso incluye y esta implementado una herramienta de PQRS. Como conclusión final, después de un profundo análisis de la experiencia del proponente, hemos podido validar que todas las certificaciones de experiencia allegadas por la empresa Gestión de Seguridad Electrónica S.A, en materia de procedimientos de implementación de soluciones tecnológicas basadas en BPM, que contemplan procesos de Gestión de PQRS plenamente implementados, operando e integrados, se alinean y están en concordancia con las exigencias y reglas estipuladas en el pliego de condiciones para las certificaciones de experiencia requeridas por la Federación Colombiana de Municipios Dirección Nacional Simit para el presente proceso de selección.

8 Cualquier información adicional con gusto la atenderemos, FIRMADO EN ORIGINAL Ing. ALEJANDRO MURILLO PEDROZA Director de Tecnologías de Información y las Comunicaciones Elaboró: Revisó/Aprobó: Ing. Francisco Javier Lugo Rizo Jefe de Operación TIC Ing. Alejandro Murillo Pedroza Director de Tecnologías de Información y las Comunicaciones. Anexos: Acuerdo 060 de Archivo General de la Nación Tres (3) Folios Directiva Presidencial No. 04 Presidencia de Republica Dos (2) Folios