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1 57º Congreso Nacional de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria. Bilbao, octubre 2012 Nueva metodología para la mejora de procesos en la atención del paciente Alberto J. Ferrer Riquelme Doctor en Estadística e Investigación Operativa Aplicadas y Calidad. Seis Sigma Black Belt. Catedrático del Departamento de Estadística e Investigación Operativa Aplicadas y Calidad. Universidad Politécnica de Valencia Isabel Font Noguera Doctora en Farmacia. Sigma Black Belt. Jefe de Sección en Área Farmacoterapia y Gestión de calidad y Riesgos. Seis Servicio de Farmacia. Hospital Universitari i Politècnic La Fe. Valencia.

2 SITUACIÓN ACTUAL: NUEVO HOSPITAL Pre TRASLADO 2010 Per TRASLADO Marzo 2011 Post TRASLADO >> CAMBIOS ESTRUCTURALES Y 2. CAMBIOS ACTIVIDAD Y CALIDAD ASISTENCIAL ORGANIZATIVOS Sobrecarga asistencial de equipos profesionales Nueva tecnología, distribución de espacios, Interrupción de programas de calidady de Nuevos circuitos de trabajo, normalización monitorización de errores de medicación de procedimientos, etc) Aumento del tiempo de demora en la realización Fusión de equipos de profesionales, de trabajos información, formación, polivalencia, etc Aumento de reclamaciones(no conformidades) Antecedentes

3 D. 1. CLARIFICAR PRÓPOSITO Y SITUACIÓN DE PARTIDA OBJETIVO GENERAL Mejorar el proceso farmacoterapéutico del paciente hospitalizado en un nuevo marco estructural y entorno organizativo. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Mejorar el proceso farmacoterapéutico mediante la reducción de: errores de medicación seguridad del paciente tiempos de demora eficiencia del sistema no conformidades eficiencia del sistema Etapa Definir

4 D.2. MAPA SIPOC DEL PROCESO FARMACOTERAPÉUTICO Proveedores Entradas Proceso Resultados Clientes Pacientes Entrevistas Comunicación Planes farmacoterapéutico personalizado adecuado Paciente Profesionales Pruebas diagnósticas, Medicación correcta Profesionales prescripciones, informes, etc Equipo directivo Resolución síntomas Equipo directivo Comisiones Hª clínica informatizada Curación enfermedad Sistema Prescripción asistida Medicamentos Guías clínicas, Guía farmacoterapéutica, Protocolos terapéuticos, etc. Registros asistenciales Informes de alta Operador logístico Procedimientos estandarizados Sistemas automatizados Resolución reclamaciones Encuestas satisfacción Almacenes, botiquines Diagnóstico Prescripción Preparación- DU Conciliación Elaboración- NP,QT, FM Validación Envío y entrega Informes costes asistenciales Administración y cumplimiento Seguimiento Conciliación Información Inicio Final

5 D.3. LA VOZ DEL CLIENTE PACIENTE: Satisfacción por la información al alta, quejas SUPERVISORES DE SALA: Encuestas de satisfacción, quejas, entrevistas REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE VALORACIÓN 1 5 Tratamiento farmacológico adecuado al paciente 5 Circuito de medicamentos mínimos fallos 5 Cumplimiento de protocolos, guías farmacoterapéuticos 5 Prescripción, validación sin retrasos 3 Dispensación, administración sin retrasos 3 Disponibilidad medicación urgente y primeras dosis 5 Medicación efectiva al mínimo coste 4 Mínimos stock demedicación ensala 3 Dosis suficientes al alta 3 Información farmacoterapéutica al alta 3 Trato y atención por personal sanitario i 3 Tiempo de resolución de problemas por farmacia 3 Información suficiente y clara al paciente 5 Etapa Definir

6 CARACTERÍSTICAS CRÍTICAS DEL CLIENTE CARACTERÍSTICA CRITERIO MÉTRICA: TASA DE ERROR SEGURIDAD Pacientes con registro de Los pacientes tienen en su historia farmacoterapéutica Nº pacientes con alergia omitida x alergia electrónica registrada la alergia confirmada por el médico 100 Nº total t pacientes Prescripción correcta Prescripciones realizadas por el médico se adecuan a su situación clínica, protocolos,,guías y procedimientos. (anexo de definiciones operativas) Nº errores de prescripción x 100 Nº total líneas Validación correcta Prescripciones realizadas por el médico están validadas por el farmacéutico considerando d su situación clínica, protocolos, guías y procedimientos. (anexo de definiciones operativas) Nº errores de validación x 100 Nº total líneas Preparación de los carros de medicación correcta Los medicamentos preparados y dispensados son correctos, nombre, presentación, dosis, etc. (anexo de definiciones operativas) Nº errores de preparación x 100 Nº dosis preparadas Nº errores de preparación x 100 Nº total líneas Administración de Los medicamentos administrados son correctos, nombre, Nº errores de administración x 100 medicamentos correcta presentación, dosis, etc. (anexo de definiciones operativas) Nº dosis administradas

7 CARACTERÍSTICAS CRÍTICAS DEL CLIENTE CARACTERÍSTICA CRITERIO MÉTRICA EFICIENCIA Tiempo demora de Tiempo de la prescripción del médico realizada Tiempo de demora prescripción p ANTES o DESPUES de las12:00h Media ±DE (franja horaria de mañana) Demora de Prescripciones realizadas después de las 12:00h Nº prescripciones con demora X100 prescripción p (franja horaria de mañana) Nº total pacientes Tiempo demora de validación Demora de validación Tiempo transcurrido entre la prescripción del médico y la validación del farmacéutico Validaciones >1h retraso (franja horaria de mañana) Tiempo de demora Media ±DE Nº validaciones con demora X 100 Nº total pacientes Reclamaciones Reclamaciones por llamada de teléfono de Nº tratamientos (bolsas) x 100 (No conformidades) Nº total de prescripciones enfermería de sala por error o discrepancia de la medición del carro Etapa Definir

8 IMPACTO ECONÓMICO Estimación inicial Re-trabajo Etapa Definir

9 PROJECT CHARTER Hoja definición inicial Etapa Definir

10 M.1. DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO FARMACOTERAPÉUTICO 1 SALA MÉDICO PRESCRIPCIÓN FARMACÉUTICO 2 VALIDACIÓN No Cuál es la magnitud de errores de medicación? Es distinta en cada una de las fases del proceso farmacoterapéutico?. SF ENFERMERÍA 3 Sí PREPARACIÓN Y DISPENSACIÓN Cuál es la magnitud de las demoras? SALA ENFERMERÍA 4 REVISIÓN (PREVIA ADMINISTRACIÓN) Sí ADMINISTRACIÓN 5 No RECLAMACIONES (no resuelto en botiquín) Cuál es la magnitud de las reclamaciones? cuales suvariabilidad? Etapa Medir

11 M.2. DATOS EXISTENTES Registros reclamaciones DU NO CONFORMIDADES M.3. NUEVOS DATOS Programa Seguimed Paciente Centinela. Grupo Seguimed Diseño de estudio Ámbito de estudio Pacientes con patología médico quirúrgica del adulto Exclusiones El bloque quirúrgico y las camas de las de áreas de pacientes críticos, urgencias y larga estancia. Los tratamientos de fluidoterapia intravenosa y quimioterapia fueron excluidos. Población Pacientes ingresados y polimedicados tratamientos de las 24h siguientes al día del ingreso y que tuvieran 4 o más medicamentos., K consenso = 0,79 Acuerdo de evaluación Fecha del estudio: Notificado por: K entreevaluadores= 0,6 Nombre del producto: Misc: Tamaño de muestra Muestro y detección de EM x observadores Definiciones operativas Recogida de datos Revisión Porcentaje Evaluador vs. el estándar 95,0% de IC Porcentaje A B Evaluador C D Etapa Medir

12 M.5. CUANTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN DE PARTIDA FASEPREVIA PREVIA. MARZO ABRIL MAYO PACIENTES, 56 ERRORES CARACTERÍSTICA OBJETIVO Marzo Nivel Sigma SEGURIDAD INICIAL (%) Mayo 2011 Pacientes con algún error 50 60,98 1,2 Errores por paciente 0,5 1,37 Pacientes con registro de alergia 2 2,44 3,5 Prescripción correcta 2 5,11 3,1 Validación correcta 2 1,61 3,6 Preparación (dosis) 2 2,67 3,4 Preparación (líneas) , ,2 Administración de medicamentos correcta 4 4,86 3,1 Etapa Medir

13 M.5. CUANTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN DE PARTIDA FASEPREVIA PREVIA. MARZO ABRIL MAYO PACIENTES, 56 ERRORES CARACTERÍSTICA. TIEMPO DE OBJETIVO Marzo Mayo 2011 Nivel DEMORA (EFICIENCIA) PREVIO Sigma Tiempo demora de prescripción 60 min n = 35 24,7 min ( 47,6; 1,9) Demora de prescripción 20% 11,0% 2,7 Tiempo demora de validación 60 min n=33 51,6 min (37,14; 66,14) Demora de validación 20% 42,0% 1,7 Etapa Medir

14 M.5. CUANTIFICACIÓN DE LA LA SITUACIÓN DE PARTIDA DE PARTIDA FASE PREVIA. MARZO ABRIL 2011 CARACTERÍSTICA OBJETIVO Marzo AbrilNivel Sigma RECLAMACIONES (NO INICIAL (%) 2011 CONFORMIDADES) No conformidades 10% 10,0% 2,9 (preparación/ dispensación Dosis Unitarias) Etapa Medir

15 A.1. REENFOCAR Y CONCRETAR EL PROYECTO Proyectos Problema / Control/ Just do it? Etapa Analizar

16 Etapa Analizar

17 A.1. REVISIÓN DEL PROJECT CHARTER Punto de partida Etapa Analizar

18 A.2/ A.3. GENERACIÓN Y VERIFICACIÓN DE HIPÓTESIS FASE PREVIA. MARZO ABRIL MAYO PACIENTES, 56 ERRORES Proporción de PACIENTES CON ERROR EN CADA FASE (N= 41 PACIENTES) Prescripción Validación Preparación Administración Paciente Con error N=14 N = 6 N= 12 N= 9 % 34,1 14,6 29,3 21,9 Chi-cuadrada = 4,780; GL = 3; Valor P = 0,189 Etapa Analizar

19 Distribución porcentual de los tipos de errores de medicación según la fase del proceso farmacoterapéutico Tipo de EM Datos paciente n= 1 (%) Prescripción Validación Preparación Administración Total n= 19 n = 6 n= 14 n= 16 n=56 (%) (%) (%) (%) (%) Datos del paciente 100,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1,79 Dosis omitida 000 0, , ,00 21, , ,14 Dosis duplicada 0,00 0,00 0,00 14,29 0,00 3,57 Medicamento omitido 0,00 0,00 0,00 21,43 18,75 10,71 Medicamento erróneo 0,00 0,00 0,00 42,86 0,00 10,71 Horario 0,00 0,00 0,00 0,00 50,00 14,29 Intervalo posológico 0,00 5,26 16,67 0,00 0,00 3,57 Método de administración 0,00 0,00 0,00 0,00 12,50 3,57 Duplicidad medicamento 000 0, ,26 16, , , ,57 Selección de especialidad 0,00 26,32 50,00 0,00 0,00 14,29 Medicamento en 0,00 10,53 16,67 0,00 0,00 5,36 instrucciones de enfermería Elaboración MIV sala 000 0, , ,00 18, ,36 Intercambio Terapéutico 0,00 47,37 0,00 0,00 0,00 16,07 Total 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 Etapa Analizar

20 Distribución porcentual de las causas de los errores de medicación según la fase del proceso farmacoterapéutico Datos paciente Prescripción Validación Preparación Administración Total Causa de EM n= 1 n= 19 n = 6 n= 14 n= 16 n= 56 (%) (%) (%) (%) (%) (%) Fallos de memoria/ descuidos Incumplimien to de normas o protocolos Falta conocimiento sobre medicamento Manejo Prisma 0,00 5,26 83,33 64,29 0,00 26,79 0,00 47,37 0,00 21,43 93,75 48,21 0,00 5,26 16,67 0,00 6,25 5,36 100,00 42,11 0,00 0,00 0,00 16,07 Rotura Stock 0,00 0,00 0,00 14,28 0, Total 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 100,00 Etapa Analizar

21 Gráfica de línea ajustada T_DEMO_FCO_1 = 52,84-0,3910 T_DEMO_ME_1 250 S 55,5704 R-cuad. 19,6% R-cuad.(ajustado) 17,1% T_DEMO O_FCO_ El tiempo demora del farmacéutico se relaciona con el tiempo de demora de prescripción T_DEMO_ME_ Gráfica de línea ajustada NºRECLAM_15H-08H = - 52,49 + 0,1980 N_adultos_DUcompleto S 21,2502 R-cuad. 10,9% R-cuad.(ajustado) 8,5% El número de reclamaciones depende de la carga de trabajo nº de pacientes Nº ºRECLAM_15H-08 8H N_adultos_DUcompleto l t Etapa Analizar

22 I. IMPLEMENTAR MEJORAS Situación 1. Reducción de los errores de medicación y mejora de cada fase Acciones directas con los profesionales implicados con EM por Grupo de Seguimed Acciones preventivas que se realizan por Equipo Farmacéutico de Farmacoterapia a propuesta del Grupo. Etapa Mejorar

23 Situación 3. Reducción de reclamaciones (no conformidades) Grupo de mejora de Logística del hospital. p j g Grupo de mejora de Logística de la farmacia. Tablero de marcha/formación/ Top 5 Etapa Mejorar Estandarizar flujos Externalizar tareas

24 Flujo de entrada y salida de materiales codificado con los colores de semáforo Zona gemba: zona de preparación de dosis unitarias Unidad de Hospitalización Etapa Mejorar

25 C.3.1.RESULTADOS NO FINANCIEROS CARACTERÍSTICA EM Objetivo Previo (%) Marzomayo 2011 Nivel sigma Objetivo (%) Mayo Septiembre 2011 PACIENTE CON ERROR 50 61,0 1, ,7 (P = 0,586) 36,2% septiembre2012 CARACTERÍSTICA EM Objetivo Previo Marzo mayo 2011 Objetivo Mayo Septiembre 2011 ERRORES POR PACIENTE 0,5 1,39 1,0 0,91 (P = 0,036) Poisson Estimado de la diferencia: 0, IC de 95%: (0, , 0,873642) 0,45% septiembre 2012 Mejoran si mejoramos las fases Etapa Controlar

26 Gráfico control: Errores de prescripción/medicamento 0,07 1 Gráfica P de N_ERROR_PRES 0,06 0,05 LCS=0, Prop porción 0,04 0,0303 _ P=0, ,4 sigma Estándar 2% 0,02 0,01 LCI=0, , DATE_PRES Las pruebas se realizaron con tamaños de la muestra desiguales Etapa Controlar

27 Gráfico control: Errores de preparación/dosis Gráfica P de N_ERROR_PREPARA_DOSIS 0,035 0,030 LCS=0,03271 Propor rción 0,025 0,020 0,015 0,010 3,8 sigma _ Estándar 2% P=0, ,005 0,000 LCI=0, DATE_PREP_D Las pruebas se realizaron con tamaños de la muestra desiguales Etapa Controlar

28 Gráfico control: Errores de administración/dosis 0,07 0,06 1 Gráfica P de N_ERROR_ADM 0,05 LCS=0,05222 Prop porción 0,04 0,0303 0,02 _ P=0, ,4 sigma P Estándar 4% 0,01 0,00 LCI=0, DATE_ADM Las pruebas se realizaron con tamaños de la muestra desiguales Etapa Controlar

29 Reclamaciones: Cumplimiento de especificación o estándar CARACTERÍSTICA Objetivo Previo Marzo Abril 2011 Objetivo Mayo Septiembre 2011 Nivel sigma Reclamaciones (%) 10 10, ,7 31 3,1 Mejoran si mejoramos las fases Etapa Controlar

30 Gáfi Gráfico control: Reclamaciones Mejoran si mejoramos las fases Etapa Controlar

31 Etapa Controlar C.3.1.RESULTADOS FINANCIEROS

32 PROJECT CHARTER Punto FINAL Etapa Analizar

33 C.5.CIERRE Limitaciones: - Enfoque terapéutico< técnico - Tamaño de muestra Pacientes conalgún EM: 61 56% 36% Reclamaciones: 10 5,7% Impacto económico : > /mes evitados Informes y sesiones por servicios Mayor automatización: intercambio terapéutico, selección de marcas, lectores de código, Registro informatizado de operaciones: cuadro de control

34 C.5.CIERRE Lecciones aprendidas Facilita una ruta de trabajo para la mejora de los circuitos Identifica «el comportamiento de los procesos Clarifica con conceptos: capacidad, variabilidad, especificación, Obliga a impulsar proyectos a pequeña escala con grupos dinámicos con objetivos/acciones a corto plazo con apoyo de equipo directivo/jefesi

35 Profesionales de la enfermería, equipo médico y f farmacéutico. é ti Equipo directivo. Farmacéuticos en prácticas.

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