Versión: 05 Página 1 de 7 PROCESO y/o SUBPROCESO: PROCEDIMIENTO: SERVICIO A USUARIO CONDICIONES GENERALES Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales y la documentación del subproceso. es el custodio de las licencias de uso en la institución. Se debe reportar la adquisición, actualización y uso de todo tipo de software a para verificar el cumplimiento de la normatividad vigente aplicable y tramitar validación del software. Se debe actualizar el inventario de licencias de software cada vez que se adquieran, instalen o desarrollen software para uso de la institución. El software desarrollado por la institución debe ser reportado una vez obtenga la licencia respectiva. Las licencias son de uso exclusivo para el desarrollo de actividades institucionales. Los criterios de aceptación para este procedimiento son: verificación del cumplimiento de la normatividad legal vigente de derechos de autor, tipo de la licencia, proceso o subproceso responsable de uso, fecha de renovación, número de licencias adquiridas, confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación y cuando no estén documentados, validarlos con el cliente. Durante la ejecución de este procedimiento, se atenderán las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios. Los tiempos para este procedimiento corresponden a días hábiles. Este procedimiento aplica para los campus de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta. PHVA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE TIEMPO DOCUMENTOS Y REGISTROS INICIO P Solicitud de información Solicitar al subproceso de Compras el reporte de adquisiciones de software. Solicitar al subproceso de Sistemas de Información la relación del software desarrollado en la Institución que cuente con licencia. Líderes de. 1 Correo electrónico.
Versión: 05 Página 2 de 7 P Solicitar al subproceso de Infraestructura Tecnológica la relación de software instalado en cada servidor. Los líderes del subproceso de deben notificarse entre los campus las nuevas adquisiciones de software que se hagan en cada una de ellas. Esta actividad se desarrolla mensualmente. Actualización del Inventario Se actualiza mensualmente el Inventario de software, y se reporta a la Dirección de TIC. Líder de 2 Inventario de Software SEU-FT-004-UDES Seguimiento de usos Verificar que los usos determinados para el software, sean pertinentes al perfil del usuario, para evitar copias ilegales, versiones obsoletas que se estén ejecutando. Empresa Prestadora de Servicio Coordinador de 1 Inventario de Software SEU-FT-004-UDES V Ciclo de vida Verificar que el ciclo de vida del software este vigente de lo contrario notificar al responsable para su actualización mediante correo electrónico. Líder de 1 Inventario de Software SEU-FT-004-UDES Correo electrónico
Versión: 05 Página 3 de 7 A Actualización de vigencias Desinstalar licencias no necesarias o NO justificadas o que no cumplen con los requisitos de legalidad para evitar sanciones legales y económicas. Empresa Prestadora de Servicio Coordinador de 1 Hoja de Vida equipos de cómputo y periféricos SEU-FT-001-UDES Toma de Acciones Se procede a realizar actualizaciones necesarias en periodos mensuales y reportar por escrito las novedades al director Tic, incluye recomendaciones. Líder de 1 Correo electrónico FIN
Versión: 05 Página 4 de 7 DEFINICIONES Política: son instrucciones mandatarias que indican la intención de la alta gerencia respecto a la operación de la entidad. Ticket: asignación numérica que se le da a un requerimiento de usuario ya se a través de una llamada o de oficio.
Versión: 05 Página 5 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Ing. Alexis Palomino Jefe Infraestructura Tecnológica 20/11/2014 En las condiciones generales se aclara para qué es la gestión de software. En las condiciones generales se modifican los tipos de licencias. 01 En la actividad Recolección de información para inventario inicial, se modifica el tiempo de registro, se eliminan los registros Hoja de vida de equipos, Consolidación Licencias, Acta Ing. 06/05/2015 Se modifica Informe de Gestión por Informe de Inventario Se modifica el consecutivo del formato de SEU-FT-002- UDES a SEU-FT-004-UDES. Se elimina la actividad de consolidación. 02 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016
Versión: 05 Página 6 de 7 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Se modifica las Condiciones Generales: Se elimina los tipos de software tipos de licencias, por no ser relevantes. Se modifica en Recolección de información para el inventario inicial. Se modifica toda la descripción de procedimiento. Se modifica todos los responsables. Se modifica el formato 03 Se modifica en Validación de la Información: Se modifica toda la descripción de procedimiento. Se eliminan responsables que no deben hacer parte del procedimiento. Ing. 12/08/2016 Se modifica en Publicación en la WEB: Se incluye a un nuevo responsable Se modifica en Actualización del Inventario de Software: Se modifica el modo de registro. Se incluye la solicitud de novedades a Compras
Versión: 05 Página 7 de 7 VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN Se elimina de Definiciones los 03 términos SAM, Ing. 12/08/2016 Software Pirata. 04 Actualización del encabezado por la aplicación de la mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional Se actualiza pie de página según Procedimiento Control de Documentos y Registros v08. Ing. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 12/04/2017 05 Se ajusta la estructura del procedimiento a los nuevos lineamientos establecidos en la norma ISO 9001:2015. Danny Angello Flechas Salazar Coordinador Campus Cúcuta Rafael Eduardo Cote Díaz Coordinador Campus Valledupar 01/09/2017 Liliana Jimena Naranjo Cepeda Calidad Administrativa y Financiera.