SOLUCIONES PARA GESTION DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 SOLUCIONES PARA GESTION DE DOCUMENTOS CANAL DE SOLUCIONES DOCUWARE COSTA RICA

2 Pioneros y líderes de la gestión documental Perfil de DocuWare: innovaciones constantes para brindar al usuario la máxima sencillez Fundada en 1988 por sus actuales presidentes en Alemania Empresa de propiedad privada, en su mayoría pertenece a los fundadores y empleados Especializada en gestión documental desde su fundación Innovación continua, presupuesto de I+D+i en 2011: más de Fundado en 1988, DocuWare es uno de los principales proveedores de software para gestión documental. La compañía opera en todo el mundo con sus sedes en Germering (Munich), New Windsor (New York) y Wallingford/Connecticut, y tiene sucursales en España, Francia y Reino Unido. DocuWare está disponible en 16 idiomas y en más de 70 países. El volumen de instalaciones ronda las : más de usuarios trabajan con DocuWare de forma cotidiana. Más de instalaciones Más de usuarios satisfechos Utilización en más de 70 países Disponible en quince idiomas

3 Gestión Documental Qué es DocuWare? Docuware es un software de gestión documental con tecnología avanzada para la gestión de contenido empresarial profesional. Al poder acceder a la información valiosa que contienen los documentos, en el lugar y el momento exacto en que lo necesita, puede optimizar sus prácticas empresariales. Cómo funciona? DocuWare archiva automáticamente los documentos según los criterios que fije, independientemente de su fuente o su formato. Esto significa que puede archivar, compartir y gestionar documentos, tanto en papel como electrónico, hojas de cálculo, pdfs, archivos de word, registros, mensajes de correo electrónico, etc. Todo de forma fácil y segura, desde un archivador de documentos central. Beneficios El empleado medio dedica del 30 al 40 por ciento de su tiempo a buscar la información necesaria para completar sus tareas en papeles, correos electrónicos, documentación impresa, discos duros compartidos y archivadores Si actualiza su sistema de archivado en papel a una solución digital, los empleados acceden fácilmente a la documentación empresarial. Además, el flujo de información se agiliza y optimiza. En vez de dedicar tiempo a buscar documentos, el personal se centra en tareas más importantes y en tomar decisiones acertadas para mejorar los resultados finales. SABIA USTED? Sin un sistema adecuado de gestión de contenido empresarial, los empleados dedican una media de 18 minutos a buscar un documento. Las empresas y organizaciones con visión de futuro empiecen a usar documentos digitales y soluciones de gestión de contenido empresarial para obtener una ventaja competitiva en el mercado global.

4 La creación y el archivado de documentos en papel tienen un coste elevado. Un archivo de cuatro cajones ocupa mucho espacio en la oficina y cuesta $1500 al año. Mantener doce archivadores de este tipo requeriría contratar a una persona. El cambio a un sistema de gestión documental digital permite ahorrar en archivado de documentos, copias, impresión, envíos y personal SABIA USTED? En una empresa mediana, los documentos en papel se acumulan a una tasa anual de un 22 por ciento, es decir, cada 3,3 años el papel duplica su volumen Un sistema de gestión documental permite controlar el acceso a información confidencial y aplicar medidas de seguridad. Asimismo, garantiza el cumplimiento de la normativa gubernamental y del sector mediante la automatización de los procesos de gestión de registros financieros y retención. SABIA USTED? Actualmente, hasta un 5 por ciento de los archivos de una organización llegan a perderse o extraviarse Además, la gestión documental garantiza la continuidad de su empresa aun en caso de incendio o inundación. Los documentos se replican y guardan fácilmente sin conexión o en la nube, lo cual constituye la solución adecuada para recuperación en casos de desastre SABIA USTED? 7 de 10 cada empresas dejarían de existir en un plazo de 3 semanas si perdieran su documentación impresa en un desastre.

5 Funciones del Gestor de Documentos IMPORTACION DE DOCUMENTOS Documentos en papel. Pueden importarse cartas, facturas, informes, dibujos, notas y otros documentos en papel o manuscritos prácticamente con cualquier tipo de escáner Documentos electrónicos. Los documentos llegan inicialmente a bandejas electrónicas y se trabaja con ellos como lo haría normalmente: ordenarlos en la bandeja, graparlos o asociarlos, o añadir notas, comentarios, firmas y sellos. Una vez digitalizados, los documentos se guardan en las bandejas de DocuWare, para procesarlos posteriormente o para guardarlos en los archivadores. Gestione todos sus Documentos, no importa de donde vengan MS Office, pdf, CAD, y mucho más Documentos múltiples y datos existentes Correo electrónico Archivado durante la impresión Con la tecnología OCR integrada Docuware puede reconocer códigos de barras e indexar o separar automáticamente documentos. Automatice sus procesos de Digitalización de Documentos 1. Indexación automática con reconocimiento de texto 2. WatchFolders (Carpetas monitoreadas por DW) 3. Indexación por medio de códigos de barras 4. Indexación por Autoíndice con Tablas de datos 5. Indexación manual con arrastre de texto 6. Plantillas y mucho más 7. Integración con Equipos Multifuncionales

6 ALMACENAMIENTO ORGANIZADO Y SEGURO DocuWare agrupa los documentos, independientemente de su origen, en un archivador central de documentos (conocido como "archivador") basándose en una serie de criterios estándar definidos por el usuario. Esto es aplicable a documentos empresariales (tanto escaneados como creados en el sistema de procesamiento de datos de la empresa), correspondencia, dibujos e imágenes, así como a correo electrónico y archivos de Microsoft Office. Estándares para los documentos Los archivos de documentos se guardan con su formato original o como archivos PDF/A Para cada archivo de documento se guarda un "metarchivo" en formato XML La ubicación de almacenamiento principal para los índices es una base de datos relacional vinculada con los archivos de documentos. Seguridad La asignación de derechos sofisticada y personalizada de DocuWare permite garantizar la confidencialidad en todo momento y asignar responsabilidades en el sistema. ACCESO Y ALMACENAMIENTO CONTROLADO DocuWare tiene mecanismos de seguridad para el control interno y acordes con requisitos de auditoría. Estos mecanismos protegen los documentos en todo el flujo de trabajo, desde la importación hasta el archivado a largo plazo, en sistemas de almacenamiento y de medios de solo lectura. DocuWare facilita el cumplimiento de normativas y leyes, tales como AO, HIPAA, Basel II y Sarbanes- Oxley. Los periodos de retención y eliminación se controlan automáticamente HIPAA Derecho a la confidencialidad sobre la salud. La Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico de USA (Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA por sus siglas en inglés) Basel II Recomendaciones sobre la legislación y regulación bancaria y son emitidos por el Comité de supervisión bancaria de Basilea Sarbanes-Oxley Es una ley de Estados Unidos también conocida como el Acta de Reforma de la Contabilidad Pública de Empresas y de Protección al Inversionista

7 Acceso legalizado a datos y documentos DocuWare utiliza funciones de exportación para asegurar la posibilidad de acceso a los datos necesarios por motivos legales durante el correspondiente periodo de retención establecido según las normas vigentes. Tipos documentales y plazos de conservación sugeridos en Costa Rica. Fuente: Archivo Nacional 50 años de vigencia: Expedientes de personal, prontuarios, planillas (en caso de que la información de los expedientes no sea suficiente para probar derechos laborales adquiridos) 10 años de vigencia: Materia prima estadística ya tabulada y trabajada. 5 años de vigencia: Documentación contable de carácter rutinario, facturas, notas de crédito, órdenes de compra, órdenes para utilización de gasolina, gastos de transporte, cheques, requisiciones, pedimentos y compra de materiales, controles de bodega, licitaciones públicas o privadas no ganadoras o ganadora o proyectos no sustantivos de la institución-, acciones de personal repetidas y rutinarias que no prueben derechos adquiridos ni tiempo de servicio-, correspondencia de unidades de nivel medio o bajo, cuyos asuntos básicos se informen o eleven a instancias superiores. 3 años de vigencia: Controles, registros y tarjetas de asistencia, permisos, solicitudes de vacaciones, cuadros de personal. 2 años de vigencia: Correspondencia interna de carácter rutinario, notas de remisión, mensajes, memorandos, circulares y telegramas de trámite administrativo, listas de asistencia, borradores, registros de uso de teléfono, informes parciales que se han resumido en informes generales de una entidad, autorizaciones para uso de transporte, copias que se reciben a título de información- no para decidir un asunto. Derechos de acceso personalizados El acceso a documentos se controla estrictamente según una estructura de autorización detallada compuesta por grupos, roles y perfiles. De este modo se asegura que empleados, auditores, clientes y proveedores tengan acceso únicamente a los documentos para los cuales tengan permiso. Las funciones de registro permiten ver quién ha accedido a un documento o lo ha modificado, y cuándo, incluso años más tarde. Firma electrónica Las firmas y marcas de tiempo se integran a la perfección en el sistema DocuWare y están disponibles para los usuarios autorizados. Proporcionan un modo adicional de garantizar la integridad y la autenticidad de los documentos.

8 BUSQUEDA DE DOCUMENTOS El éxito de un sistema de gestión documental depende de la rapidez con que se encuentra la información requerida. DocuWare permite realizar búsquedas de manera simple y cómoda: los términos de búsqueda se pueden escribir por completo, parcialmente, en combinación o seleccionarse de listas. Es posible combinar búsquedas categorizadas y de texto completo. Cualquier método ofrece resultados en cuestión de segundos y los presenta en una lista que el usuario puede organizar como desee. Gracias al visor universal de DocuWare, no es necesario tener instalada la aplicación original en el ordenador para leer los documentos de la lista de resultados EDICION DE DOCUMENTOS Gestión de versiones Los documentos archivados en DocuWare siempre pueden editarse con el programa en que se han creado, si se han guardado con su formato original. Según la configuración de perfil de usuario, la edición puede realizarse directamente en el archivador o después de extraer el documento. Al extraer bloquea para impedir que la editen otros usuarios, y al volver a consignarlo al archivador se crea una versión nueva. Las versiones previas se conservan para fines de auditoría y seguimiento. Marcas, comentarios y sellos El visor universal de DocuWare ofrece varias herramientas potentes para la edición de documentos. Es posible aplicar notas de texto, comentarios, marcas a mano alzada, resaltes y sellos en documentos de prácticamente cualquier formato. Pero los documentos propiamente dichos no se modifican. Todos los elementos se imprimen como una capa superpuesta y se archivan por separado. FLUJOS DE TRABAJO DocuWare le ayuda a automatizar los procesos empresariales basados en documentos. Garantiza que los documentos siempre lleguen a la persona adecuada, y el uso de sellos integrados y listas de tareas opcionales facilita la configuración de los procesos Por ejemplo, en un departamento de contabilidad, una factura podría pasar de estar "pendiente" a "registrada" y, posteriormente, a "aprobada para el pago". Debido al cambio de sellos y estados, el documento se reenvía automáticamente y finalmente se archiva

9 MOVILIDAD DE LA INFORMACION Una de las ventajas más importantes de la gestión documental electrónica con DocuWare es la posibilidad de acceder a los documentos en línea sea cual sea su ubicación. DocuWare puede acceder a los archivadores y documentos del archivador central por Internet con una amplia gama de funciones. Así resulta más fácil incluir a los trabajadores móviles con smartphones phones o tablets sin que ello afecte a los estrictos estándares de seguridad de DocuWare. Procesos de flujo de trabajo en ubicaciones remotas MDS - MANAGED DOCUMENT SYSTEM La arquitectura de DocuWare facilita la adaptación de procesos basados en documentos para permitir el trabajo desde esde casa o desde otras estaciones de trabajo remotas. Los usuarios móviles se pueden integrar en el proceso electrónico, y el sistema es más eficaz en comparación con los flujos de trabajo basados en papel. La notificación opcional por correo electrónico de las nuevas tareas acelera los flujos de trabajo de las ubicaciones remotas y los usuarios móviles. ADMINISTRACION DE DOCUWARE Administración central La configuración completa, desde la disponibilidad del servidor hasta la administración de usuarios y archivadores o la configuración de flujos de trabajo, se lleva a cabo desde la administración web o la administración central de DocuWare. Seguridad La arquitectura básica de DocuWare ofrece un alto grado de seguridad contra intentos de acceso no autorizado a los datos. La identificación de usuarios individuales, mediante el inicio de sesión de DocuWare y el inicio de sesión único, con autenticación de Windows automática, ofrece el nivel de seguridad más elevado. Es posible asignar derechos de acceso a funciones nciones y grupos, hasta el nivel de documento único. Módulos adicionales Un sistema de gestión documental como DocuWare debe poder integrarse en un entorno de TI que ya exista. Con DocuWare, el intercambio de datos y documentos con otros sistemas es óptimo, ópt y las tareas de administración mínimas. Esta integración en entornos de usuario específicos es posible gracias a los numerosos módulos de expansión opcionales que amplían las ya de por sí numerosas funciones e interfaces estándar que ofrece DocuWare.

10 LICENCIAMIENTO Docuware ofrece varios esquemas de licenciamiento, aplicables según los requerimientos de cada cliente. DocuWare BUSINESS Server Es una solución básica para empresas pequeñas con un servidor y un sitio de producción que no requieran módulos adicionales ni archivadores de gran tamaño. La licencia incluye el Web Client Server; los módulos adicionales no están disponibles. DocuWare PROFESSIONAL Server Es una solución flexible para empresas y ofrece una organización de usuario final por cada sistema DocuWare, tamaño de archivador ilimitado y sincronización de archivadores en múltiples sitios de producción (licencia de servidor adicional necesaria para cada ubicación). La licencia incluye el Web Client Server. DocuWare ENTERPRISE Server Es una solución ampliable para grandes empresas, admite un número ilimitado de organizaciones en el mismo sistema DocuWare, además de ofrecer equilibrio de carga, clustering, cifrado de datos de los documentos y conexión con soluciones de almacenamiento externo. La licencia incluye el Web Client Server. Licencias de usuario Las licencias de cliente para los usuarios de un sistema se pueden adquirir en el modelo Concurrente (licencias para el número de usuarios que han iniciado sesión en el sistema simultáneamente) o el modelo Nominal (licencias para el número de ordenadores conectados al sistema). Puede convertir una licencia Concurrente en dos licencias Nominales. DOCUWARE Flex Professional Enterprise Espacio 10 Gb 50 Gb 250 Gb Usuarios 4 ilimitados ilimitados Funcionalidad (Módulos) Completa Completa Completa Pago Mensual $225 $750 $1500 Ampliación de espacio $14 por cada 10Gb adicionales $8 por cada Giga adicional $4.2 por cada Giga adicional

11 REFERENCIAS Ya sea in situ o en la nube, las soluciones de DocuWare ponen a su disposición todos los elementos para una gestión eficaz del contenido empresarial. Las soluciones de DocuWare se caracterizan sobre todo por una alta escalabilidad y un coste total de adquisición sumamente bajo. El volumen de instalaciones ronda las : más de usuarios trabajan con DocuWare de forma cotidiana en todo el mundo.

12 I.S. CORPORACION Calle 25 ave 6&8 Edificio #648, San José Costa Rica Tel: (506) / Fax: (506) iscr.com