INFORME DE AUDITORÍA INTEGRAL EMPRESA AGROPECUARIA DE YONDÓ FONDO GANADERO S.A VIGENCIA 2009

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1 INFORME DE AUDITORÍA INTEGRAL EMPRESA AGROPECUARIA DE YONDÓ FONDO GANADERO S.A VIGENCIA 2009 CONTRALORÍA GENERAL DE ANTIOQUIA CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA Medellín, diciembre de 2010

2 AUDITORÍA INTEGRAL EMPRESA AGROPECUARIA DE YONDÓ FONDO GANADERO S.A Contralor General de Antioquia Jorge Alberto Rojas Otálvaro Subcontralora Tatiana María Gutiérrez Pérez Contralor Auxiliar Delegado Víctor Hugo Pérez Echeverry Contralor Auxiliar de Auditoría Integrada Luz Elena Valdés Palacios Equipo de Auditoría Gustavo Adolfo Restrepo Espinosa Álvaro Diego Jiménez Pérez Contralor Auxiliar (Coordinador) Profesional Universitario

3 TABLA DE CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN 4 1. DICTAMEN INTEGRAL CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO Concepto de la gestión Dictamen sobre los estados contables 9 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA LÍNEA DE GESTIÓN Evaluación Contractual Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento LÍNEA FINANCIERA Evaluación Estados Contables Concepto Control Interno Contable OTRAS ACTUACIONES SEGUIMIENTO MEMORANDOS DE ADVERTENCIA ATENCIÓN DE QUEJAS CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS ANEXOS PLAN DE MEJORAMIENTO EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN CLIENTES SUJETO DE CONTROL 21

4 INTRODUCCIÓN La Contraloría General de Antioquia en desarrollo de su función constitucional y legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditoría, practicó Auditoría Integral para la vigencia 2009 en la Empresa Agropecuaria de Yondó, Fondo Ganadero S.A. En desarrollo de este proceso, se redefine la auditoría integral ejercida por la Contraloría General de Antioquia, la cual parte del concepto de integralidad, a partir de la contratación ligada a los proyectos de los Planes de Desarrollo ó Planes Estratégicos Corporativos. Para la elaboración del Plan General de Auditoría, vigencia 2010, la selección del Sujeto de Control, se efectuó con base en las directrices emanadas por el Consejo Directivo de la Contraloría General de Antioquia y en los parámetros establecidos en el modelo de auditoría integral, diseñado y adoptado por este Ente Fiscalizador con Resolución 0283 de enero 26 de Es importante resaltar que los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la Administración, dentro del desarrollo de la auditoría. Las respuestas presentadas por la Entidad, al igual que los soportes allegados, fueron analizadas y consideradas para elaborar el informe definitivo de auditoría. La Contraloría General de Antioquia, espera que este informe contribuya al mejoramiento continuo de la Entidad auditada y con ello a la eficiente Administración de los recursos públicos, lo cual redundará en el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos.

5 1. DICTAMEN INTEGRAL Medellín, Doctor ARNOL DARIO FONSECA LOPEZ Gerente Empresa Agropecuaria de Yondó, Fondo Ganadero S.A Yondó, Antioquia Asunto: Dictamen de Auditoría vigencia 2009 La Contraloría General de Antioquia con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Integral al Ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2009, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General de Antioquia, quien a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Empresa Agropecuaria de Yondó, Fondo Ganadero S.A, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El informe contiene la evaluación de los aspectos: Ejecución contractual, aspecto legal, rendición de cuentas y cumplimiento del Plan de Mejoramiento, que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría General de Antioquia, compatibles con las de

6 general aceptación; por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO Con base en el Concepto Favorable sobre la Gestión de las áreas, procesos o actividades auditadas y la Opinión Negativa sobre los Estados Contables consolidados, la Contraloría General de Antioquia No Fenece la cuenta de la Empresa Agropecuaria de Yondó, Fondo Ganadero S.A., de la vigencia fiscal del año Opinión Estados Contables Concepto Gestión Favorable Con Observaciones Desfavorable Limpio Fenecimiento Fenecimiento No Fenecimiento Con salvedades Fenecimiento Fenecimiento No Fenecimiento Negativa No Fenecimiento No Fenecimiento No Fenecimiento Abstención de opinión No Fenecimiento No Fenecimiento No Fenecimiento Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación Concepto de la Gestión La Contraloría General de Antioquia como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión en las áreas, procesos o actividades auditadas, es Favorable, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 89.67, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación: TABLA 1 MATRIZ DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LA GESTIÓN EMPRESA AGROPECUARIA DE YONDÓ FONDO GANADERO S.A ASPECTOS 2009 Calificación Parcial Factor de Ponderación Calificación Total

7 TABLA 1 MATRIZ DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LA GESTIÓN EMPRESA AGROPECUARIA DE YONDÓ FONDO GANADERO S.A ASPECTOS 2009 Calificación Parcial Factor de Ponderación Calificación Total Calificación Ejecución contractual 96,18 0,56 53,86 Calificación Aspectos Legales 82,90 0,12 9,95 Rendición de la cuenta 89,08 0,16 14,25 Cumplimiento de Plan de Mejoramiento , Concepto de Gestión a Emitir Fuente: Auditoría Elaboró: Comisión de auditoría Incidió en el concepto Favorable, la opinión de: Calificación total 1, Favorable Aspecto Ejecución Contractual Después de revisar los contratos, el concepto sobre el proceso contractual, de acuerdo con los criterios establecidos en la siguiente tabla es Favorable. CALIFICACIÓN ASPECTO EJECUCIÓN CONTRACTUAL Cumplimiento de las especificaciones técnicas Cumplimiento deducciones de ley Cumplimiento del objeto contractual Labores de Interventoría y seguimiento Calidad en los registros y la información presupuestal TABLA 3 MATRIZ DE CALIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTRACTUAL EMPRESA AGROPECUARIA DE YONDÓ FONDO GANADERO S.A Prestación Servicios CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES Suministros Consultoría Obra Pública Promedio Factor de Ponderación Puntaje Atribuido 94, ,00 8 0,00 0 0, ,54 0,30 28,36 94, ,00 8 0,00 0 0, ,54 0,10 9,45 100, ,00 8 0,00 0 0, ,00 0,30 30,00 94, ,00 8 0,00 0 0, ,54 0,20 18,91 94, ,00 8 0,00 0 0, ,54 0,10 9,45

8 TABLA 3 MATRIZ DE CALIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTRACTUAL EMPRESA AGROPECUARIA DE YONDÓ FONDO GANADERO S.A PROMEDIO ASPECTO EJECUCIÓN CONTRACTUAL 1,00 96, Aspecto Legal El concepto legal, de acuerdo al examen realizado y con los criterios establecidos en la siguiente tabla es Favorable CRITERIOS DEL ASPECTO LEGAL TABLA 4 MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL ASPECTO LEGAL EMPRESA AGROPECUARIA DE YONDÓ FONDO GANADERO S.A Prestación Servicios CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES Suministros Consultoría Obra Pública Promedio Factor de Ponderación Puntaje Atribuido Cumplimiento obligaciones con 50, ,00 8 0,00 0 0, ,00 0,20 10,00 el SECOP Cumplimiento de los principios y procedimientos 85, ,33 8 0,00 0 0, ,98 0,40 33,99 en la contratación Liquidación de contratos 100, ,00 8 0,00 0 0, ,00 0,20 20,00 Asignación de la inteventoría o 94, ,00 8 0,00 0 0, ,54 0,20 18,91 supervisión. PROMEDIO CUMPLIMIENTO ASPECTO LEGAL 1,00 82, Aspecto Rendición de la Cuenta De acuerdo a la verificación realizada a la rendición de la cuenta, con los criterios establecidos en la siguiente tabla es Favorable. CRITERIOS DE LA RENDICIÓN DE LA CUENTA TABLA 5 MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE RENDICIÓN DE LA CUENTA EMPRESA AGROPECUARIA DE YONDÓ FONDO GANADERO S.A Prestación Servicios CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES Suministros Consultoría Obra Pública Promedio Factor de Ponderación Puntaje Atribuido

9 CRITERIOS DE LA RENDICIÓN DE LA CUENTA TABLA 5 MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE RENDICIÓN DE LA CUENTA EMPRESA AGROPECUARIA DE YONDÓ FONDO GANADERO S.A Prestación Servicios CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES Suministros Consultoría Obra Pública Promedio Factor de Ponderación Puntaje Atribuido Oportunidad en la rendición de la 88, ,00 8 0,00 0 0, ,08 0,10 8,91 cuenta Cumplimiento en la Rendición (diligenciamiento 88, ,00 8 0,00 0 0, ,08 0,30 26,72 total de formatos y anexos) Exactitud en la información 88, ,00 8 0,00 0 0, ,08 0,60 53,45 rendida PROMEDIO CUMPLIMIENTO RENDICIÓN DE LA CUENTA 1,00 89, Cumplimiento Plan de Mejoramiento TABLA 6 MATRIZ DE CALIFICACIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO EMPRESA AGROPECUARIA DE YONDÓ FONDO GANADERO S.A CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO Cumplimiento del Plan de Mejoramiento TOTAL Dictamen sobre los estados contables En nuestra opinión, los Estados Contables, fielmente tomados de los libros, de contabilidad, no presentan razonablemente la situación financiera de la Empresa Agropecuaria de Yondó, Fondo Ganadero S.A. con corte a diciembre 31 de 2009, así como el resultado de sus operaciones de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación. PLAN DE MEJORAMIENTO La Entidad debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, documento que debe ser entregado en medio magnético y físico en la Contraloría General de Antioquia, Piso 7, oficina Correspondencia, dentro de los veinte (20) días siguientes al recibo del informe.

10 El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo. Finalmente, se remite la encuesta de satisfacción del cliente para su diligenciamiento, la cual es sumamente importante para la Contraloría General de Antioquia, dado que la misma permite retroalimentar el proceso auditor y el portafolio de servicios que ofrece el Ente Fiscalizador, en aras del mejoramiento continúo. Atentamente, GUSTAVO ADOLFO RESTREPO E Contralor Auxiliar LUZ ELENA VALDÉS PALACIOS Contralor Auxiliar de Auditoría integrada P/E: Equipo Auditor R: Margarita María Betancur Posada, Contralora Auxiliar, Comité Operativo

11 2.1. LÍNEA DE GESTIÓN 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Evaluación Contractual En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada y consignada en los archivos y en especial lo que respecta a la contratación de suministro y prestación de servicios, se determinó que la EAY FOGAN S.A celebró 166 contratos relacionados con prestación de servicios, que ascendieron a la suma de $ , además se realizaron 8 contratos de suministro por valor de $ Es de anotar que la EAY FOGAN S.A no adelanto ningún contrato de Obra Pública durante la vigencia Se aplicaron procedimientos que llevaron a concluir que la Gerencia de la EAY FOGAN S.A rindió la relación contractual en la forma debida, en cuanto a contenidos, términos y oportunidad, solicitada por la Contraloría en los términos de la Resolución 0275 de 2010, así mismo se determinó que ésta ha venido implementando satisfactoriamente la realización de los respectivos registros en el SICE, para los procesos contractuales. La Comisión Auditora efectuó la debida revisión técnica, legal y económica de los contratos que se encontraron terminados y liquidados, igualmente se efectuaron visitas al Almacén y a los diferentes lugares donde se distribuyeron los bienes adquiridos; en los diferentes contratos, y se da cuenta en el informe siguiente Prestación de servicios y suministros Hallazgos (Cifras en pesos) 1. Revisados los diferentes contratos celebrados por la EAY FOGAN S.A, se pudo evidenciar que en algunos de ellos las pólizas presentan en la fecha de expedición hasta 20 días de extemporaneidad y además carecen del acta de aprobación de la misma. (ver detalle) (A) Contrato No Nombre Cédula o NIT Valor $ 001 Carlos Arturo Zapata Gil

12 Contrato No Nombre Cédula o NIT Valor $ 003 Juan Antonio Vidales Gilbert Cartagena Rojo Richard Salazar R Nancy Vargas Orduz Napoleón Amaya Marín Fuente: Carpetas de contratos de la EAY FOGAN S.A. Elaboró: Gustavo Adolfo Restrepo Espinosa, Contralor Auxiliar 2. En el desarrollo del proceso auditor se evidenció un inadecuado proceso de archivo de los contratos ejecutados en la vigencia 2009, toda vez que no se lleva un registro completo de la información que debe hacer parte integral del contrato, además las carpetas no son foliadas adecuadamente de manera que permitan evidenciar la totalidad de los trámites adelantados e identificar los documentos de cada actuación, lo que origina dificultades y confusiones al momento de consultarlas para verificar el cumplimiento de los requisitos de ley y realizar las evaluaciones correspondientes. Incumpliendo con lo establecido sobre criterios de organización en la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos. (A) Resultado Evaluación Rendición de la Cuenta De acuerdo a la verificación realizada, la rendición de la cuenta se realizo conforme a los parámetros establecidos, como se muestra en el cuadro respectivo Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento En el siguiente cuadro se presenta el grado de cumplimiento al plan de mejoramiento. De acuerdo con el mismo, la Entidad obtuvo un puntaje total de 45 puntos. El promedio logrado fue de 1.45 equivalentes a un cumplimiento parcial del 72.58%. Grado de cumplimiento Puntaje total de evaluación 45 No cumplido: entre 0 y 0.99 puntos Promedio logrado en la evaluación 1.45 Cumplimiento parcial: entre 1.0 y 1.89 puntos Nivel de cumplimiento obtenido PARCIAL Cumplido: entre 1.9 y 2.0 puntos Resultado porcentual de cumplimiento 72.58% 12

13 Indicadores de Cumplimiento al Plan de Mejoramiento INDICADORES DE CUMPLIMIENTO 21 X 100 =67.74% 31 3 X 100=9.67% 31 7 X 100 =22.58% 31 Fuente: Seguimiento al plan de mejoramiento Elaboró: Comisión de Auditoría OBSERVACIÓN Se implementaron totalmente 21 acciones de mejora, lo que equivale al 67.74% de las 31 acciones de mejora suscritas. Se encontró que se implementaron parcialmente 3 acciones, lo que equivale al 9.67% del total de las acciones suscritas. Se dejaron de implementar 7 acciones, que equivalen al 22.58% del total de las acciones suscritas LÍNEA FINANCIERA Evaluación Estados Contables Grupo 11: Efectivo Hallazgos (Cifras en pesos) 3. La empresa dentro del giro ordinario de sus operaciones y en desarrollo de su objeto social, cual es el de entregar en participación el ganado a determinados beneficiarios de la zona rural del Municipio; no está generando recursos para financiar sus gastos de funcionamiento, tales como nómina del Gerente, seguridad social, prestaciones sociales, gastos generales, asesoría fiscal, jurídica y contable, servicios públicos, entre otros. Su única fuente de ingresos se reduce a los convenios que se celebran con el municipio de Yondó. En consecuencia, la EAY hoy no es auto sostenible, por cuanto no está generando sus propios ingresos para financiar sus gastos de funcionamiento. (A) 4. La empresa no realizó previo al cierre de la vigencia, la cancelación de la caja menor y en consecuencia, quedaron reflejados a diciembre 31 de 2009 en la cuenta denominada Caja menor, la suma de $ Lo anterior, en contravía de lo dispuesto en el Instructivo 09 de 2009 emitido por la Contaduría General de la Nación, sobre los procedimientos de conciliación y ajuste que se deben realizar previos al cierre contable. (A) 13

14 5. La subcuenta denominada Banco Agrario cuenta , que terminó a diciembre 31 de 2009 en $81.021, se encuentra subestimada en $ , dado que según el extracto, el saldo terminó en $ ; sin embargo, en la conciliación bancaria no aparece ninguna partida pendiente por registrar. (A) Grupo 15: Inventarios 6. La empresa no posee un sistema de información y/o aplicativo para el control detallado de los semovientes y las correspondientes valorizaciones y liquidaciones que se realizan con las diferentes compañías, lo cual dificulta la labor de control y eleva el riesgo de error en los cálculos y registros; dicho procedimiento se realiza manualmente con la ayuda del Excel. (A) Por lo anterior, se genera incertidumbre sobre la razonabilidad y consistencia de los valores reflejados en las siguientes cuentas: CÓDIGO DENOMINACIÓN SALDO A DIC 31/ Inventarios de Mercancías en existencia $ Costo de venta de bienes y servicios Fuente: Libros oficiales de contabilidad Elaboró: Álvaro Diego Jiménez Pérez, Profesional universitario En los archivos de la EAY no se encontró información contable donde se pudiera constatar la valorización, cálculo y registro del inventario a diciembre 31 de 2009; solo se evidenció un archivo detallado por compañía en Excel de los semovientes, los cuales sumaron 657 animales. 7. La empresa no ha rendido nunca información a la Contaduría General de la Nación, de conformidad con las normas emitidas por este organismo, de acuerdo con las Resoluciones 355 y 356 de Lo anterior, podría generar en el futuro para la EAY, procedimientos sancionatorios por el incumplimiento a la normatividad vigente. (A) Grupo 16: Propiedades, planta y equipo 8. Hay incertidumbre sobre la razonabilidad y consistencia de la cuenta 1640 denominada Edificaciones, la cual terminó a diciembre 31 de 2009 en $ , dado que estos bienes no se encuentran debidamente legalizados mediante escritura pública, que los acredite como propiedad de la EAY. Así mismo, son valores históricos que nunca han sido objeto de nuevos avalúos. (A) 14

15 9. La empresa no posee un inventario debidamente actualizado sobre los bienes muebles, que permita ser conciliado y comparado con los registros contables que se encuentran reflejados en las siguientes cuentas: (A) CÓDIGO DENOMINACIÓN SALDO A DIC 31/ Maquinaría y equipo $ Equipo médico y científico Muebles, enseres y equipo de oficina Equipo de comunicación y computación Equipo de transporte, tracción y elevación Fuente: Libros oficiales de contabilidad Elaboró: Álvaro Diego Jiménez Pérez, Profesional universitario Así mismo, dichos valores vienen de vigencias anteriores, no han sido objeto de nuevos avalúos y no se están depreciando. Extrañamente, no aparecen dentro de los activos adquiridos durante la vigencia 2009, el Escáner, computador e impresora, comprados mediante los contratos de suministro 101 y 179 de agosto y diciembre de 2009, respectivamente. En consecuencia, hay incertidumbre sobre la razonabilidad y consistencia de las citadas cuentas. 10. La cuenta 1685 denominada Depreciación acumulada, que terminó a diciembre 31 de 2009 en $ , se encuentra subestimada por un valor que se encuentra pendiente por calcular y registrar, dado que no se ha realizado el proceso de depreciación desde la vigencia 2006 y en consecuencia, están subestimados los gastos de la EAY. Lo anterior, en contravía de la Circular externa 011 de 1996, emitida por la Contaduría General de la Nación. (A) 11. La empresa está utilizando algunos bienes muebles y enseres, como escritorios, sillas, fax, ventiladores, aire acondicionado y archivadores, que son propiedad del municipio de Yondó; sin embargo, no existe un documento donde se especifique bajo qué condiciones fueron entregados estos bienes a la EAY (donación, comodato, préstamo, etc.). Dentro de la información financiera y contable, no hay registros y/o notas aclaratorias que reflejen esta situación, de conformidad con las normas y principios de contabilidad pública, Resolución 356 de (A) 12. No se encuentran debidamente paqueteados los diferentes muebles, enseres, equipos de oficina y equipos de computo, que posee la EAY, de tal manera que faciliten su control e identificación; así mismo, para que se diferencien de aquellos que pertenecen al municipio de Yondó. Lo anterior, en cumplimiento de las normas de control interno establecidas en la Ley 87 de (A) 15

16 13. Las instalaciones físicas donde se encuentran las oficinas de la EAY, son de propiedad del municipio de Yondó; no obstante, dentro de la información financiera y contable, no hay registros y/o notas aclaratorias que reflejen esta situación, de conformidad con las normas y principios de contabilidad pública, Resolución 356 de (A) Grupo 19: Otros activos 14. La cuenta 1970 denominada Intangibles, que terminó a diciembre 31 de 2009 en $ , se encuentra sobrestimada en dicho valor, por cuanto a la fecha de la auditoría la empresa no posee ningún bien con estas características. Es un registro que viene de vigencias anteriores, que corresponde a dos (2) software (XEO contable y ganadero); los cuales ya no existen en la EAY. (A) Igualmente, no es razonable que exista una partida por $ en la cuenta 1975 denominada Amortización acumulada de intangibles. 15. La cuenta 1999 denominada Valorizaciones, que terminó a diciembre 31 de 2009 en $ , genera incertidumbre sobre su razonabilidad y consistencia, por cuanto es un valor que viene sin ningún movimiento desde la vigencia 2006, lo cual contradice las continuas valorizaciones que se deben realizar sobre los semovientes que son propiedad de la EAY, dada la variación en los precios del mercado. (A) Igual incertidumbre se presenta con la contrapartida utilizada para este registro, es decir, la cuenta 2915 denominada Créditos diferidos, por la suma de $ Hoy, dicha valorización se registra en la subcuenta denominada Valorización ganado en participación. Grupo 24: Cuentas por Pagar 16. En el análisis realizado a la empresa sobre las obligaciones tributarias que le corresponden, se detectó que la actividad económica que ejerce la EAY está totalmente gravada con el régimen ordinario del impuesto de renta y complementarios; tal y como se pudo confirmar en las responsabilidades que aparecen descritas en el Registro Único Tributario RUT. La empresa nunca ha cumplido con el deber formal de presentar la declaración de renta, en contravía de lo dispuesto en el Decreto 624 de 1989 Estatuto Tributario Nacional. (A) Lo anterior, podría generar en el futuro para la EAY, procedimientos sancionatorios por el incumplimiento a la normatividad vigente. 16

17 17. En la revisión realizada a los comprobantes de egreso de la vigencia 2009, se detectó que la empresa no viene cancelando oportunamente los servicios públicos a EDATEL y en consecuencia, se están generando algunos sobrecostos por concepto de recargos por mora. Dados los valores mínimos que se causaron por este concepto, no fueron calculados y considerados como un detrimento patrimonial; no obstante, la EAY deberá subsanar esta inconsistencia y evitar así, un posible daño al erario público, con presuntas responsabilidades fiscales. (A) 18. La cuenta 2436 denominada Retención en la fuente e impuesto de timbre, que terminó a diciembre 31 de 2009 en $ , se encuentra sobrestimada en $ , dado que el día 21 de enero de 2010, la EAY canceló dicha obligación correspondiente al período diciembre de 2009, por la suma de $ (A) Según las notas a los Estados contables a diciembre 31 de 2009, se registran saldos de retenciones en la fuente sin conciliar, de los años 2003 y Grupo 53: Provisiones, agotamiento y amortización 19. Durante la vigencia 2009 la empresa no realizó ningún cálculo y registro por concepto de depreciaciones, provisiones y amortizaciones, de sus activos y en consecuencia, quedaron subestimados los gastos de la EAY. (A) 20. El día 18 de mayo de 2007, bajo el número , se inscribió ante la Cámara de Comercio del Magdalena Medio, el libro de actas de junta de socios; sin embargo, no existe ninguna acta diligenciada y firmada en dicho libro oficial. Lo anterior, en contravía del Artículo 195 del Decreto 410 del 27 de marzo de 1971 Código de Comercio, el cual establece: La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios. (A) 21. A diciembre 31 de 2009 no se encontró dentro de los archivos de la EAY, el dictamen o informe del revisor fiscal sobre el balance general, de conformidad con los términos y requisitos establecidos en el Artículo 208 del Decreto 410 del 27 de marzo de 1971 Código de Comercio. (A) 17

18 Concepto Control Interno Contable De la evaluación realizada a las etapas y actividades del proceso contable, se obtuvo que el control interno contable de la Empresa Agropecuaria de Yondó, Fondo Ganadero S.A., se ubicó en un rango deficiente, con una calificación de 2.9, de conformidad con lo establecido en la Resolución 357 del 23 de julio de 2008, Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación. Es necesario que se aplique el instructivo emitido por la Contaduría sobre los procedimientos de conciliación y depuración previos al cierre contable, cuantificar y documentar el inventario de semovientes al finalizar la vigencia, identificar, valorizar y legalizar la Propiedad, Planta y Equipo, cumplir con la rendición de cuentas a la Contaduría, presentar las declaraciones de renta y complementarios a la Administración de Impuestos DIAN, depreciar y amortizar los activos y depurar las cuentas denominadas intangibles, valorizaciones y retención en la fuente. 3- OTRAS ACTUACIONES 3.1. SEGUIMIENTO MEMORANDOS DE ADVERTENCIA Durante el Proceso Auditor no se realizo seguimiento a Memorandos de Advertencia ATENCIÓN DE QUEJAS En el desarrollo de la Auditoría no se presentaron quejas. 18

19 4. CUADRO CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS Período 2009 TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR (en pesos) ADMINISTRATIVOS 21 DISCIPLINARIOS PENALES FISCALES TOTALES 21 19

20 5. ANEXOS 5.1. PLAN DE MEJORAMIENTO 20

21 5.2. EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN CLIENTES SUJETO DE CONTROL FECHA DE EVALUACIÓN DIA MES AÑO Entidad a la que pertenece: A la Contraloría General de Antioquia le interesa conocer su opinión acerca de los servicios que presta, por ello, le solicita responder con objetividad la siguiente encuesta. Marque con una X en solo una de las casillas, según su opinión Excelente, Buena, Aceptable, Regular o Mala. REQUISITOS Excelente Buena Aceptable Regular Mala 1. Las auditorías realizadas han contribuido al mejoramiento de su Entidad? 2. El trato proporcionado por nuestros funcionarios es? 3. El cumplimiento de nuestros funcionarios para atender citas y presentar informes es: 4. La imagen que usted tiene de la Contraloría es? 5. Cuáles de servicios que presta la Contraloría conoce usted?: 6. Por cuál de los siguientes medios de comunicación, recibe usted información de la Contraloría General de Antioquia? (señale con una X) Radio Prensa Televisión Afiches, Volantes, Cartillas Página Web de la Contraloría 7. Cómo le gustaría que fuera el producto que está recibiendo? 21