UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE COMERCIO EXTERIOR

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1 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE COMERCIO EXTERIOR LOGISTICA DEL TRÁFICO INTERNACIONAL DE MERCANCÍA EN LA EMPRESA UPS SCS VENEZUELA C.C.A Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Comercio Exterior Autor: Sucre M. Allan A. Carnet: C.I.: Tutor Académico: Prof. Ina González Camurí, Septiembre 2011

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3 DEDICATORIA Primero a DIOS fuente de todo bien y guía espiritual que a través de oraciones me orientó en aquellos momentos de incertidumbre. A mi madre Mireya Mogollón a mi padre Antonio Sucre, y a mi hermana Maygrett Mogollón por el gran apoyo, entusiasmo y paciencia brindado a lo largo de mi vida en los buenos y en los malos momentos. iii

4 RECONOCIMIENTO Gracias a ti Dios, por haberme dado fuerza y valor para superar los obstáculos que se me presentaron a lo largo de la carrera. Agradezco también a mis padres y a hermana, por contribuir y ser fuente de inspiración en este fruto que me llena de mucha felicidad. A todas la instituciones académicas de las cuales fui parte, en especial a la Universidad Simón Bolívar, por ser la última fuente de educación en mi vida hasta el momento y otorgar su empeño y esfuerzo por ver en mí un profesional más de este país. A la empresa UPS SCS VENEZUELA C.C.A, en especial a la Lic. Luisa Marrero, Lic. María Isabel Infante, y a la T.S.U Johanna Olmos, por brindarme su amistad, adiestrarme y tener mucha paciencia durante el periodo de pasantías. A mis grandes amistades de la Cohorte 08 de la Universidad Simón Bolívar, que por su gran calidad humana y ocurrencias, hicieron maravillosos y entretenidos estos años de carrera y a los cuales también los felicito por su logro alcanzado. Y a todos aquellos que por razones de espacio y tiempo no llegué a mencionar muchas gracias por su colaboración, a todos los llevare siempre en mi corazón. iv

5 ÍNDICE GENERAL Índice de Cuadros... vii Índice de Figuras... viii Resumen... ix Introducción... 1 Cronograma de Actividades Propuestas... 3 Cronograma de Actividades Desarroladas... 4 Objetivo General Objetivos Específicos Capítulo I Aspectos relativos a la empresa 1.1 Nombre de la Empresa Dirección Reseña Historica Misión Visión Valores Objetivos estratégicos Estructura organizativa de la instiución Estructura organizativa de la unidad de investigación Capítulo II Actividades realizadas por el pasante durante el periodo de pasantías Capítulo III Caso práctico Conclusiones Recomendaciones Glosario Fuentes de Información Anexos v

6 Anexo 1 Inicio del programa E2K Anexo 2. Sección del sistema E2K llamada shipment list Anexo 3. Formato de una MAWB Anexo 4. Formato de una HAWB Anexo 5. Formato de una comercial invoice Anexo 6. Formato de un International Pagking List Anexo 7. Formato de un Shipper s letter of Instructions Anexo 8. Sección de verificación de estatus del sistema E2K vi

7 ÍNDICE DE CUADROS Cuadro 1. Cronogramas de actividades propuestas... 3 Cuadro 2. Cronogramas de actividades desarrolladas... 4 vii

8 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Estructura organizativa de UPS SCS VENEZUELA C.C.A Figura 2. Organigrama de la dirección de operaciones viii

9 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE COMERCIO EXTERIOR LOGISTICA DEL TRÁFICO INTERNACIONAL DE MERCANCÍA EN LA EMPRESA UPS SCS VENEZUELA C.C.A Autor: Sucre M. Allan A. Tutor Académico: Prof. Ina González Fecha: Septiembre 2011 RESUMEN UPS SCS VENEZUELA C.C.A., dedicada al servicio de consolidado, distribución y transporte de mercancía y aduana, abrió sus puertas para la realización de las pasantías,en la dirección de operaciones, para que el pasante pusiera en práctica la teoría impartida en las aulas de clases y adquiriera conocimientos que ayuden en su crecimiento profesional. Para formalizar el proceso de pasantías se presenta por escrito un informe que detalla, el perfil de la organización, la descripción de las actividades realizadas (identificación, seguimiento y reporte de estatus de mercancía, el control de documentos de importación y exportación de los clientes correspondientes) y la presentación de un estudio de caso relacionado con las actividades ejecutadas en el periodo de pasantías, todo ello con la misión de describir las funciones e importancia que requieren la gestión de los sistemas logísticos de tráfico internacional y atención al cliente en el comercio internacional. Palabra Clave: logística, importación, UPS, consolidador, gestión. ix

10 INTRODUCCIÓN El comercio internacional se sigue desarrollando y fortaleciendo gracias a la formulación y ejecución de procesos logísticos que sincronizan con los avances tecnológicos en materia de transporte y comunicación que van surgiendo con el paso de los años. En efecto, un confortable diseño logístico de tráfico internacional de mercancía y atención al cliente, genera confianza tanto en un exportador como a un importador, para dejar a un intermediario conocido como agente de carga, para que se encargue del traslado de una mercancía de un lugar a otro, logrando el objetivo a través de recursos necesarios en tiempo y menor costo. Estos mecanismos implican también, que los operadores de logística de distribución de mercancía del mundo, lleven un control y manejo de información detallada de los procesos de importaciones y exportaciones que han solicitado sus clientes en tiempo real, con el fin de brindarles cualquier dato referente al estatus de su mercancía cuando ellos así lo deseen. Para identificar y ampliar los conocimientos sobre los mecanismos de logística del tráfico internacional de mercancía, que se llevan en las operaciones aduaneras, el consolidador de carga y agente aduanal, UPS SCS VEZUELA C.C.A., ha contribuido con una gama de información y adiestramiento para la elaboración de este informe, el cual es requisito indispensable para optar al título de T.S.U en Comercio Exterior, en la casa de estudio UNIVERSIDAD SIMON BOLIVAR. La información contenida en este informe trata sobre las obligaciones cumplidas por el pasante durante el proceso de pasantías, donde aplicó los conocimientos impartidos clases teóricas. Es por ello que para el fácil entendimiento del lector, este informe se ha estructurado en tres capítulos de la siguiente manera:

11 En el primer capítulo se hace referencia a los aspectos relativos de la empresa donde se realizó las pasantías, como razón social, dirección, misión, visión, valores, objetivos y la estructura organizativa de la empresa y la del departamento donde se llevó a cabo el proceso de pasantías. En el segundo capítulo, se identifican y describen de manera cronológica cada una de las actividades desarrolladas por el pasante en la organización UPS SCS VEZUELA C.C.A en el periodo Abril-Julio. En el tercer capítulo se plasma un caso práctico, donde se detallan los conocimientos adquiridos del pasante en la organización. Ya por último, se hace referencia a las conclusiones y el aprendizaje obtenido en el proceso de pasantías y las recomendaciones tanto para la organización como para la casa de estudio por parte del pasante. 2

12 Cuadro 1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PROPUESTAS FASE ETAPA I ACTIVIDADES PROPUESTAS Presentación al personal del departamento de tráfico y atención al cliente e inducción de la empresa. CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN Semana 1 II Efectuar reporte de embarques por despachados en origen, en tránsito y/o llegados a destino según E2K. Elaboración de pre-alertas de embarques por arribar. Semana 2 I III Seguimientos de embarques desde su despacho hasta su llegada Semana 3 y Semana 4 IV Notificación vía y/o telefónicamente al cliente del despacho de sus embarques Semana 5 y Semana 6 V Notificación vía y/o telefónicamente a clientes de sus embarques en transito Semana 7 y Semana 8 VI Notificación vía y/o telefónicamente a clientes del arribo de sus embarques Semana 9 y Semana 10 II VII Elaboración de reportes de las mercancías con tratamiento courier. Semana 11 VII Reportar fallas según métricas de KPI S de los embarques con tratamiento courier Semana 12 Fuente: Elaborado por el departamento de tráfico internacional. 3

13 Cuadro 2. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DESARROLLADAS FASE ETAPA ACTIVIDADES PROPUESTAS CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN I Presentación al personal del departamento de tráfico y atención al cliente e inducción de la empresa. Semana 1 (04/04/11 a 08/04/11) II Efectuar reporte de embarques por despachados en origen, en tránsito y/o llegados a destino según E2K. Elaboración de pre-alertas de embarques por arribar. Semana 2 (11/04/11 a 10/06/11) I III Seguimientos de embarques desde su despacho hasta su llegada. Semana 3 y Semana 4 (11/04/11 a 10/06/11) IV Notificación vía y/o telefónicamente al cliente del despacho de sus embarques. Semana 5 y Semana 6 (11/04/11 a 10/06/11) V Notificación vía y/o telefónicamente a clientes de sus embarques en tránsito. Semana 7 y Semana 8 (11/04/11 a 10/06/11) VI Notificación vía y/o telefónicamente a clientes del arribo de sus embarques. Semana 9 y Semana 10 (11/04/11 a 10/06/11) II VII Elaboración de reportes de las mercancías con tratamiento courier. Semana 11 (13/04/11 a 24/06/11) VII Reportar fallas según métricas de KPI S de los embarques con tratamiento Courier. Semana 12 (13/04/11 a 24/06/11) Fuente: Elaborado por el departamento de tráfico internacional. 4

14 OBJETIVO GENERAL Explicar la importancia del proceso logístico del tráfico internacional en las operaciones aduaneras, realizadas por la transnacional UPS SCS VENEZUELA C.C.A. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Describir los datos relativos a la transnacional UPS SCS VENEZUELA C.C.A. Explicar las funciones de la gerencia de tráfico internacional de la transnacional UPS SCS VENEZUELA C.C.A. Plasmar las actividades desarrolladas en la empresa, tales como seguimiento de embarque y pre alerta del estatus de estos a los clientes en un caso práctico. 5

15 CAPITULO I ASPECTOS RELATIVOS A LA EMPRESA 1.1 Nombre de la Empresa. UPS SCS (VENEZUELA) Compañía En comandita Por Acciones. 1.2 Dirección. Oficina Principal: Av. Tamanaco, Torre Extebandes, pisos 1,2,3, El Rosal - Caracas - Venezuela. Sucursal Maiquetía: Calle Ppal. No. 2, Esquina Ramos y Estancia, No. 14. Urb. Sorocaima, Maiquetía, Edo. Vargas. 1.3 Reseña histórica de la empresa. A mediados de 1907 existió la necesidad de tener consigo el envío de la mensajería privada y servicios de entrega. Para esto, un empresario llamado James E. Casey, pidió prestado cien dólares ($100) a un amigo suyo, ya que quiso invertir en el negocio del servicio de mensajería y estableció la Compañía de Mensajería Americana (American Messenger Company). La compañía daba sus primeros pasos bajo escasos recursos de transporte, los mensajeros hacían los envíos en bicicleta o incluso caminando. Luego de un tiempo empezó a utilizar motocicletas para ciertas encomiendas a tiendas al por menor con estrictas políticas de brindarle al cliente el mejor servicio y tarifas más bajas. El mayor cliente de importancia de la compañía fue la Oficina Postal de Estados Unidos (United Status Post Office) para quienes entregaban el correo especial a toda la ciudad de Seattle. Durante este período, la Compañía de Mensajería Americana pasa llamarse Merchants Parcel Delivery, y empezó a utilizar la modalidad de entrega consolidada, que era una combinación de paquetes y correo de un determinado vecindario

16 en un mismo transporte de entrega. Es entonces, donde la compañía da un gran paso al asociarse con el empresario Charlie Soderstrom, quien se une a la compañía y con el llegaban los automóviles. En 1919, realiza su primera expansión más allá de Seattle, llegando a Oakland, California, por lo que la misma cambia de nombre nuevamente adoptando su nombre actual United Parcel Service (UPS). UPS, tuvo un pequeño bajón debido a La Segunda Guerra Mundial, debido a esta hubo poco uso de servicios de encomienda por parte de los clientes, sino ellos mismo iban en busca de sus paquetes. Al querer redefinirse, UPS decidió expandir sus servicios con la adquisición de los derechos de Carga Común para enviar paquetes entre todos los clientes, tanto privados como comerciales. En efecto, es en 1952, cuando UPS decidió comenzar sus operaciones en ciudades donde podían hacerlo sin la autoridad. Chicago entonces, se convertiría en la primera ciudad fuera del estado de California donde UPS ofreció el servicio de carga común. Para el año de 1929 UPS se convirtió en la primera compañía de envió de encomiendas en proveer servicio aéreo, pero no era el momento para ser la técnica icono de envió de mercancía y el proyecto no tuvo los logros esperados por la poca demanda. Fue a principios de los (80) ochenta, que el proyecto de entrega de mercancías de forma aérea, empezó a dar mayor incremento de ganancias hasta el punto de que UPS armara su propia flota de aviones de encomienda. En 1988 la compañía recibió la autorización por parte de la Administración Federal de Aviación o F.A.A. por sus siglas en inglés, para operar sus propios aviones, y por ende, se convirtió oficialmente en una aerolínea. Hoy en día, UPS Airlines está considerada una de las 10 mejores aerolíneas en los Estados Unidos. 7

17 Sin duda alguna la década de los ochenta (80) vio como UPS entró al mercado de servicios de envío a nivel internacional, estableciendo su presencia como número uno en países y territorios en toda América, este y oeste de Europa, El Medio Este, África y el Pacífico. Hoy en día, UPS opera una pequeña red internacional de paquetes y documentos en más de 185 países y territorios, atravesando tanto el Océano Pacífico como el Atlántico. UPS, implementó el desarrollo de nuevas tecnologías para el año de 1992, empezando a rastrear los envíos por tierra mediante satélites, para lograr que el servicio fuera más eficiente y mantuviera precios competitivos. Luego, en 1994, sale el servicio ups.com, que ofrece a los clientes información de la ubicación de sus pedidos mientras estos estaban en camino. En ese mismo año, UPS comenzó a adquirir compañías ya existentes y creando nuevas compañías que no existían. A través de estas adquisiciones y creaciones, nace la idea del Supply Chain Solution, con la que UPS permitió a sus clientes que estos prestaran un mejor servicio a los suyos y enfocarse en sus propias capacidades. En el 2003, es cuando la compañía introdujo una nueva marca comercial con el fin de demostrarle al mundo que las capacidades de UPS van más allá del envío de paquetes. Es en ese mismo año cuando la compañía se empieza a dar a conocer con el nombre de UPS, ya que anteriormente se le conocía con su nombre original (United Parcel Service). UPS y su fusión con Fritz Customs Brokers, S.A. Fritz Companies INC., fue fundada en en San Francisco, California por el Sr. Arthur J. Fritz, un pionero en servicios de transporte internacional. Desde mediados del siglo, Fritz Companies ha evolucionado de su herencia como agentes de aduanas y expedidores de carga, fomentándose en líder de logísticas globales integradas. Está presente en 115 países, con más de 485 oficinas y mt 2 de almacenes. 8

18 Como parte de la política de UPS desarrollada en los años noventa de comprar empresas de servicios ya establecidas para ampliar su propia gama, UPS y Fritz Companies, INC deciden fusionarse y es en el 2001 que anuncian el acuerdo por el cual UPS adquiriría Fritz por aproximadamente $450 millones de dólares. Esta permitiría a UPS ofrecer un portafolio más grande e integrado de servicios para transportar desde paquetes pequeños hasta carga pesada, por cualquier medio, a cualquier parte del mundo. En efecto, la compañía de mensajería y paquetería más grande del mundo, que para el momento operaba remisiones de carga y corretajes aduaneros a través de varias subsidiarias, demostraría con tal adquisición, la firme intención de expandir su negocio a efecto de proveer a sus clientes de soluciones diversas en la cadena de suministros, ofreciendo un portafolio que iría desde paquetes pequeños hasta carga aérea, marítima y terrestre, logística, corretaje y servicios financieros. UPS se ha convertido un experto en transformaciones, creciendo a partir ser una pequeña compañía de mensajería a liderar el mundo de encomiendas aéreas, marítimas, terrestres e incluso vía electrónica. 1.4 Misión. Ser el líder en procesos de envió de mercancía que satisfagan al cliente, que además comprometen principios éticos. 1.5 Visión. Ser líder en consolidación de carga y servicios aduaneros en cuanto a nacionalización e importación de mercancías, tanto a personas naturales como jurídicas. Realizar estrategias que presten la atención de socios versátiles. Diferenciar el éxito y el fracaso, con respuestas rápidas. 9

19 1.6 Valores. Los valores centrales de UPS-SCS VENEZUELA, C.C.A. encuentran fiel reflejo en todos y cada uno de los actos ejecutados por quienes forman parte integrante de la organización. Entre sus valores se destacan los siguientes: Honestidad: Exigirse decencia y moderación en la persona, acciones y palabras que contribuyan a la estima y respeto de la dignidad propia. Localismo: Ninguna decisión se debe tomar en un nivel más alto del estrictamente necesario. Participación: Cogestionar de manera responsable en concordancia con otros para alcanzar un mismo fin. Cortesía: Demostración o manifestación de atención, respeto o afecto. Excelencia: Exigirse continuamente a realizar las acciones de la mejor forma posible dentro de las condiciones reales. Austeridad: Aumentar continuamente la capacidad para producir más y mejores resultados con menos recursos. Acatamiento: Hacer las cosas que se esperan y más, siguiendo las estructuras. Responsabilidad: Asumir los trabajos y tareas con la disposición y dedicación necesaria para generar el respectivo producto con las características de calidad, cantidad y temporalidad necesaria para obtener los resultados esperados. Innovación: Estar siempre actualizados para ofrecer los mejores servicios Liderazgo: Tener iniciativa propia y efectiva, para resolver dificultades y ofrecer propuestas. 1.7 Objetivos Estratégicos Ofrecer al cliente el servicio de transporte aéreo, marítimo y terrestre para el traslado de la mercancía desde el puerto de origen hasta el destino final, incluyendo los servicios de seguro, documentación, aduana, almacenaje y distribución. 10

20 Asesorar al cliente en cuanto a normas, regímenes legales, permisología, procedimientos y documentación necesaria para la tramitación, sin contratiempos. Ofrecer servicios para tramitación de embarques marítimos y aéreos objeto de importación y exportación. Dicho servicio incluye el aporte de información permanente de acuerdo a sus distintos estatus, transporte, nacionalización de las cargas y por supuesto despacho de las mismas. 11

21 1.8 Estructura organizativa de la institución (Ver Figura 1.) Presidencia Asistencia a la presidencia Dirección de administración y finanzas Dirección comercial Dirección de planificación y asuntos corporativos Dirección de operaciones Dirección de tecnología y comunicaciones Gerencia de cuentas por cobrar Gerencia de ventas Gerencia de recursos humanos Gerencias regionales Gerencia de Sistemas Supervisor de cuentas por pagar Gerencia de Soporte Comercial Coordinación de calidad ISO 9000 Gerencia Técnica Supervisor de Help Desk Supervisor de cuentas internacionales Coordinación de Cotizaciones y Tarifas Almacén y distribución Gerencia de tráfico internacional Administración de Redes y Comunicaciones Supervisor de contabilidad Coordinación de procesos y estadísticas Asuntos corporativos Figura 2. Estructura organizativa de UPS SCS VENEZUELA C.C.A Fuente: Manual de normas y procedimientos UPS SCS VENEZUELA C.C.A 12

22 1.9 Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación (Ver Figura 2.) DIRECCION DE OPERACIONES GERENCIA DE TRAFICO INTERNACIONAL COORDINACIÓN DE CONSOLIDADO COORDINACIÓN DE PAQUETERÍA SEGURIDAD Y RECLAMOS Figura 3. Organigrama de la dirección de operaciones. Fuente: Elaborado por Allan Sucre. 13

23 CAPITULO II ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR EL PASANTE DURANTE EL PERIODO DE PASANTÍAS A continuación, se describirán las actividades llevadas a cabo en el proceso de pasantías, las cuales que fueron de gran ayuda para el buen funcionamiento del departamento de tráfico internacional y enriquecieron los conocimientos del pasante en este campo laboral. Para detallar las actividades propuestas realizadas y las fechas en las cuales fueron ejecutadas (Ver cuadro 2). Semana I Presentación al personal del departamento de tráfico y atención al cliente e inducción de la empresa. Al dar inicio las pasantías, dirigida por parte de las coordinadoras de tal departamento de UPS SCS VENEZUELA, se dio la presentación del personal y los aspectos relativos a la empresa que conseguimos en el primer capítulo de este informe al pasante, y se charló sobre las actividades del departamento de tráfico y atención al cliente. Durante la inducción se le fue otorgado al pasante un material en físico para la comprensión y manejo del sistema con el cual opera y controla el departamento el estatus de las cargas, llamado E2K, y se reforzó el conocimiento sobre la Master Bill of lading/ Master Airway Waybill of Lading y los House Bill of Lading/ House Airway Waybill of Lading, comercial invoice a través de ejemplos impresos.

24 Semana 2 Efectuar reporte de embarques por despachados en origen tránsito y/o llegados a destino según E2K Para llevar un control de las operaciones que se habían manejado en el transcurso año 2011, el pasante asistió a sus supervisores en la elaboración de reportes, sustentados por los datos arrojados por el sistema E2K. En este reporte se detallaban, los siguientes elementos: Información de documentos: N de Comercial Invoice N de Master Bill of lading/ Master Airway Waybill of Lading N de House Bill Of Lading/ House Airway Waybill of Lading Información física de la carga: Cantidad de Piezas que contiene la carga Peso Neto / Peso Bruto Información de las personas jurídicas que intervienen en la operación comercial: Nombre del Shipper Nombre del Consignee Nombre del Carrier. Información sobre el estatus y fecha del tránsito de mercancía: Identificación del puerto de carga Identificación del puerto de descarga Fecha de pick up Fecha de EDT Fecha de ETA Fecha de Pre-Alerta Fecha de Arribo / Entrega 15

25 Para la elaboración de los reportes tomó las herramientas de oficina de Windows, Microsoft office 2007 (Word/Excel), que la empresa facilita a su personal en cada una de sus computadores. Para dar respaldo a las data de los reportes, que se encuentra en el computador, el pasante, imprimió los documentos que contienen la información expuesta anteriormente, y que provienen del mismo sistema E2K, para así archivarlos y resguardar la información en caso de problemas tecnológicos. Semana 2 Elaboración de pre alerta de embarques por arribar En esta actividad el pasante, tuvo como objetivo pre-avisar al personal de operaciones de UPS (Origen - Destino), aerolínea facilitadora del traslado, y consignatario, el arribo de una carga de su interés. Para tal actividad, utilizó la herramienta de oficina de Windows, Microsoft Outlook 2007, en el cual transcribía correos electrónicos donde se destacaban el Pick Up de las cargas y su Due Date, anexando a los correos electrónicos, los documentos copia, de los Comercial Invoice y de los House Bill of Lading/ House Airway Waybill of Lading, según el modo de transporte de mercancía acordado. Semana 3 y 4 Seguimientos de embarques desde su despacho hasta su llegada Al momento de detectar en el sistema E2K y registrar en los reportes el próximo arribo de una carga, el pasante debía rastrear a diario el estatus que presentaba esta mercancía, pues podían surgir problemas, sea cual fuese su gravedad que podrían haber ocasionado el retraso en la salida/llegada o despacho de la mercancía en el tiempo estipulado y que debían ser notificados de inmediato al personal en custodia de dicha 16

26 logística. Los problemas más comunes que se observaron en el periodo de pasantías fueron los siguientes: Retrasos en Aerolíneas de origen. Días no laborales en países extranjeros coincidían con la fecha de almacenamiento de la mercancía en esos países. Peritajes por daños, y determinación de las posibles causas del siniestro. Él envió tardío de los documentos copia de importación, para el reconocimiento de despacho, transito o llegada de la mercancía. Elaboración de cotizaciones erradas para el pago prepaid o collect de la carga. Semana 5 y 6 Notificación vía y/o telefónicamente al cliente del despacho de sus embarques Este proceso se iniciaba, al arrojar en el sistema de rastreo E2K, los códigos de estatus ETD y/o COB. Aquí el pasante transcribía un correo electrónico donde se destaca la fecha de salida y país de salida de esta carga. En algunos casos, la carga tendía hacer transbordo en uno o varios países y por ende para realizar la notificación de despacho, el pasante tomó en cuenta la última estación por donde paso la mercancía antes de llegar al aeropuerto de Maiquetía, o al puerto de La Guaira ambos sitios ubicados en Venezuela. 17

27 Semana 7 y 8 Notificación vía y/o telefónicamente a clientes de sus embarques en transito Al confirmar el despacho de una carga, el pasante debía darle seguimiento a la misma, pues el sistema se actualizaba en periodos de tiempo muy cortos, por ende el estatus de una carga en tránsito podía variar de un momento a otro. Los estatus más comunes en esta fase eran AVF-FWD-NOH Esta fase, era muy poca concebida pues, se realizaba cuando el cliente no había tenido ninguna información en el proceso de traslado de la carga desde el momento de su despacho. Semana 9 Y 10 Notificación vía y/o telefónicamente a clientes del arribo de sus embarques. Al igual que en la notificación de despacho y tránsito, el sistema E2K era el apoyo del pasante para visualizar si la carga había arribado en el tiempo esperado. El pasante detectaba el arribo de una carga cuando en el sistema E2K el estatus de ella aparecía el código DLV. Para tener más detalles de este hecho, el pasante se comunicaba con la aerolínea o flota de buques que se habían encargado del traslado de la carga, para que le informaran con exactitud el número de vuelo/embarque, hora de llegada (- 4 Caracas), y la fecha de arribo. Esta información que se recobraba, debía transcribirse en un correo electrónico y se enviaría a todo el personal que estuvo asignado al seguimiento de la carga y sin lugar a duda al cliente consignatario para que estuviera atento para el retiro de su mercancía. 18

28 Semana 11 Elaboración de reportes de las mercancías con tratamiento Courier Para llevar un control de las operaciones que se habían manejado en el transcurso año 2011, el pasante asistió a sus supervisores, en la elaboración de reportes sustentados en datos recobrados por ellos mismo a través de un sistema, que por políticas de la empresa no puede ser revelado. Estos reportes se distinguen entre la data de paquetes que requieren proceso aduanal y los que no les he necesario. Cabe destacar que, para que un envío tuviera la presencia de un proceso aduanal, el envío debía tener un valor mayor a dos mil dólares (2.000$), debido a normativas internas de la empresa. En el reporte de paquetes que requiere Agente Aduanal, se detallan los siguientes elementos: Información de documentos: N de Courier Invoice. N de Courier guide. N de Courier Manifest. Información física de la carga: Cantidad de Piezas que contiene la carga. Peso Neto / Peso Bruto. Tipo de embalaje. Tipo de mercancía. Información de las personas jurídicas que intervienen en la operación comercial: Nombre del Shipper. Nombre del Consignatario. 19

29 Nombre del Carrier. Información sobre el estatus y fecha del tránsito de mercancía: Identificación del puerto de carga Identificación del puerto de descarga Fecha de pick up Fecha de EDT Fecha de ETA Fecha de pre alerta Fecha de arribo/ / Entrega En el reporte de paquetes que no requiere Agente Aduanal, se detallan: Información de documentos: N de Pro Forma Información física de la Carga: Cantidad de piezas que contiene la carga Peso Neto / Peso Bruto Tipo de embalaje Tipo de mercancía Información de las personas jurídicas que intervienen en la mercancía comercial: Nombre del Shipper. Nombre del Consignatario. Nombre del Carrier. Información sobre el estatus y fecha del tránsito de mercancía. Identificación de locación Fecha de pick up Fecha de OVDT Fecha de SD 20

30 Fecha de pre alerta Fecha de arribo/ / Entrega Para la elaboración de estos reportes también el pasante tomó las herramientas de oficina de Windows, Microsoft office 2007 (Word/Excel), que la empresa facilita a su personal en cada una de sus computadores. Para dar respaldo a las data de los reportes, que se encuentra en el computador, el pasante, imprimió los documentos que contienen la información expuesta anteriormente, y que provienen del mismo sistema, para así archivarlos y resguardar la información en caso de problemas tecnológicos. Semana 12 Reportar fallas según métricas de KPI S de los embarques con tratamiento Courier La elaboración de reportes analíticos por parte del pasante a través de variables cuantitativas, que demostraron el desempeño de la empresa en las operaciones de los embarques con tratamiento Courier, y que al relacionar esas variables con los parámetros de gestión señalarían si existía o no una anomalía, sobre la cual se tomarían acciones preventivas según el caso, en busca de la efectividad de la organización. No era un reporte donde se medía, el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales, pues su información era confidencial. Para la elaboración del reporte el pasante tomó las herramientas de oficina de Windows, Microsoft office 2007 (Word/Excel), que la empresa facilita a su personal en cada una de sus computadores. Para dar respaldo a las data de los reportes, que se encuentra en el computador, el pasante, imprimió los documentos que contienen la información expuesta anteriormente, para así archivarlos y resguardar la información en casa de problemas tecnológicos. 21

31 CAPITULO III CASO PRÁCTICO Proceso logístico llevado a cabo en los embarques de importación solicitado por la transnacional Aerocamiones de Venezuela a UPS SCS (VENEZUELA) C.C.A Aerocamiones de Venezuela, empresa con 50 años dedicada al transporte y envíos de encomiendas, solicita al agente de carga y aduana UPS SCS (VENEZUELA) C.C.A., sus servicios de consolidado y distribución aéreos, a pesar de ser empresas con objetivos y servicios parecidos. Esto se debe, al no poseer flota de aviones Aerocamiones de Venezuela para realizar su tráfico internacional de mercancía que interactúa con sus sedes en Miami. El proceso llevado a cabo, está sustentado legalmente en los artículos 82 y 84 del Reglamento de la Ley Orgánica de Aduanas de gaceta oficial N en fecha 20 de mayo de 1991, en concordancia con el artículo 15 de la LOA: Artículo 15: Las operaciones aduaneras relativas al transporte multimodal, carga consolidada y mensajería internacional deberán realizarse en los lugares y rutas habilitados para ello. El Reglamento determinará las formalidades relativas a la documentación y las respectivas responsabilidades de los transportistas o de las empresas especializadas, así como las demás normas relativas a los sistemas indicados, en lo que se refiere a los controles aduaneros. Reglamento de la Ley Orgánica de Aduana: Artículo 82: A los efectos del artículo 15 de la Ley, por consolidación de carga internacional se entiende la operación mediante la cual un operador distinto del porteador, transporta en el vehículo de éste, carga en forma agrupada, bajo su propio nombre y responsabilidad, destinada a uno o más consignatarios finales.

32 Artículo 84: En los casos de carga consolidada, el porteador deberá entregar a la oficina aduanera copia del conocimiento de embarque matriz (master) donde aparezca como consignatario el consolidador o su representante legal. El consolidador o su representante legal entregará a su vez, el manifiesto de carga consolidada y copia de tantos conocimientos de embarque propios (house), como consignatarios registre dicho manifiesto. El manifiesto de carga consolidada y el conocimiento de embarque propio se regirán por los artículos 67 y 68 de este reglamento. Entonces, considerando a Aerocamiones de Venezuela el consignatario (consignee), éste es quien notifica de una nueva orden (importación) y suministra el número de tracking a UPS Caracas, cabe destacar que ese número de tracking fue otorgado por AEROCAV- Miami proveedor (shipper) en este proceso de importación. UPS Caracas, notifica la llegada de la carga al almacén de Miami a Aerocamiones de Venezuela cuando UPS Miami alerte tal hecho con los detalles de la carga: proveedor, fecha de recepción, orden de compra o número de factura, valor, número de piezas, peso y si la paleta está tratada. Cabe destacar que siempre se recibe instrucciones de Aerocamiones de Venezuela del modo de tratamiento en la fase de transporte de la carga, aun cuando UPS le aconseja para ello. A través de esa información que suministre Aerocamiones de Venezuela se elaboran carpetas con las instrucciones del cliente, proveedor, consignatario, origen, destino final, icoterms, condición de entrega, aéreo/marítimo, las tarifas, los embarques a despachar, la documentación con la que debe llegar la carga, y en dado caso instrucciones especiales, esto se envía a UPS-Miami con copia a Aerocamiones de Venezuela. UPS Miami envía el número de referencia o tracking nuevamente por políticas de seguridad y se hace seguimiento a la disponibilidad de los documentos en el sistema E2K. (Ver anexo 1) 23

33 Para hacer seguimiento de la carga a arribar, se revisa diariamente la lista de envíos (shipment list) en el sistema E2K. (Ver anexo 2) Una vez que la carga tiene una MAWB (Ver Anexo 3), HAWB (Ver Anexo 4) y comercial invoice (Ver Anexo 5) asociadas y ETA en el sistema E2K, se contacta a la línea para verificar el arribo. Si Aerocamiones de Venezuela solicita que se le envíe copia de los documentos recibidos más el Internatiotional packing list (ver anexo 6), el shipper s letter instructións (Ver Anexo 7) y esto tendrá un costo adicional a la hora de facturarle el servicio. Para finalizar se envía por correo a través de Microsoft Outlook 2007, el estatus desde el Pick Up hasta el arribo en destino de los embarques en tránsito al cliente, lo que se conoce como pre-alerta. El contenido del correo depende de los diferentes estatus (Ver Anexo 8) que el sistema arroje y de la información que solicita el cliente. Confirmado el arribo se le notifica al cliente y a la sucursal fecha, hora y número de vuelo/buque. Para llevar un control de las operaciones que se manejan se elaboran reportes con información arrojaba el sistema E2K en concordancia con los pre-alerta de UPS Miami. Para la elaboración de los reportes se toman las herramientas de oficina de Windows, Microsoft office 2007 (Word/Excel), que la empresa facilita a su personal en cada una de sus computadores. Para dar respaldo a las data de los reportes, que se encuentra en el computador, se imprimen los documentos que contienen la información de importación expuesta anteriormente, y que provienen del mismo sistema E2K, para así archivarlos y resguardar la información en caso de problemas tecnológicos. 24

34 CONCLUSIONES Los procesos logísticos son vitales en las transacciones comerciales que se inician entre empresas u organizaciones exportadoras o importadoras. La ejecución de una adecuada logística de distribución físico internacional, logra optimizar y potenciar el desempeño del comercio internacional. UPS SCS VENEZUELA y todas sus sucursales a nivel mundial ofrecen un servicio eficaz a sus clientes en cuanto a trámites de paquetería, consolidado y aduana se refiere. La mezcla de responsabilidad y avances tecnológicos que adhieren, contribuyen con el alcance de los objetivos que se trazan como empresa. Los objetivos propuestos por la transnacional UPS SCS VENEZUELA C.C.A., para el periodo de pasantía fueron logrados, gracias a la reciproca comunicación eficaz y flujo de información eficiente entre la empresa y el pasante, adquiriendo éste último conocimientos y experiencia laboral, en el área de comercio internacional, como base para la obtención de nuevos logros. Sin duda alguna, las actividades desarrolladas por el pasante en el departamento de tráfico internacional y atención al cliente, demostraron como los agentes de carga del mundo, han volcado su interés en el desarrollo de estrategias para aplicar lo mecanismos de logística y atención al cliente. Estos mecanismos globales, ocasionan el trabajo en conjunto entre los proveedores, compradores de las mercancías, personal de transporte como de distribución, almacenaje, y aduanas, desde el origen del producto hasta su entrega al consumidor final, con el fin de reducir los tiempos costos y riesgos a los que el tráfico internacional de mercancía se ha sometido en el pasar de los años, bien sea por vía terrestre, marítima o aérea y que para el cumplimiento es necesario una comunicación eficaz y un flujo de información eficiente. 25

35 RECOMENDACIONES Las recomendaciones que se le da al consolidador y agente aduanal UPS SCS VENEZUELA C.C.A son: Mantener la bonita convivencia que hay entre todos los departamentos, laborando todos con el mismo fin y participando en actividades recreativas. Mejorar las técnicas de adiestramiento que tienen para el nuevo personal, construyendo estrategias y un periodo de prueba considerado para aplicarlas. Mantener la calidad de personas y profesionales que son, llevando consigo la fe de dios, y sus principios otorgados en el hogar e institución de donde provienen. Las recomendaciones que se le da a LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR (USB) son: Ampliar los conocimientos prácticos/ teóricos del estudiante, organizando visitas a organismos o instituciones competentes a las carreras. Mantener la calidad de educación, a través de la actualización del pensum de cada carrera y herramientas tecnológicas. Mantener en buen estado las áreas de descanso de ambas sedes, apoyándose en los servicios comunitarios de reciclaje y guardabosques. 26

36 GLOSARIO AVF: Código que hace referencia, de que la carga aún no ha salido de origen Carga: Se trata de la mercancía que ha requerido importación/exportación. C.O.B: Código que confirma el abordo de mercancía en transporte. Carrier (Transportadora): Individuo o empresa que tiene como negocio principal el transporte de carga o pasajeros. Collect (Flete al Cobro): Tratamiento de pago donde el destinatario o importador paga todos los cargos de transporte del envío, incluyendo los gastos de Aduana e impuestos. Commercial/Courier Invoice (Factura comercial): Es un documento utilizado en el comercio exterior, que no tiene formato estándar pero que en su mayoría incluye las partes involucradas en la operación de transporte, las mercancías transportadas, el país de fabricación, los códigos del Sistema Armonizado de esos bienes y sin duda los cálculos de las tarifas, términos comerciales internacionales (como el costo de un CIF). Debe incluir una declaración que certifique que la factura es verdadera, y una firma. Consignee (Consignatario): Persona a quien va destinado un cargamento o mercaderías. Courier: Así se denomina en inglés, la actividad de mensajería rápida. D.L.V: Código que hace referencia, de que la carga arribo a su desino Due Date: Código que hace referencia, un periodo de tiempo de vencimiento de la llegada de la carga. E.T.A: Código que difiere el tiempo estimado de llegada. E.T.D: Código que difiere el tiempo estimado de zarpe de buque o salida de aviones. 27

37 E2K: Sistema de rastreo de cargas Exportación: tráfico legítimo de bienes y servicios nacionales de un país pretendidos para su uso o consumo en el extranjero. FWD: Código que hace referencia, de que la carga aún no ha salido de origen Guía Courier: Este documento da cuenta del contrato entre el exportador y la empresa de correo rápido o courier, y especifica el contenido de cada uno de los paquetes relacionados en este. HBL (Conocimiento de embarque marítimo): Emitida por la empresa de transporte oceánico, y el cual cubre el contrato entre el cliente productor de la carga y el transportista. Necesita un Master Bill of Lading para que la carga sea movida. HAWB (Conocimiento de embarque aéreo): Emitida por la empresa de transporte aéreo, y el cual cubre el contrato entre el cliente productor de la carga y el transportista. Necesita un Master Bill of Lading para que la carga sea movida. Importación: importación es el ingreso legal de cualquier mercancía procedente de territorio extranjero a territorio aduanero nacional Manifiesto Courier: Documento que debe contener la individualización de cada una de las Guías Courier que transporta un vehículo o un mensajero internacional, sea por vía aérea o terrestre, mediante el cual las mercancías se presentan y entregan a la aduana a fin de acceder al sistema de despacho courier. MAWB (Conocimiento de embarque matriz aéreo): Emitida por la empresa de transporte oceánico/aéreo para cubrir la cuenta entre el transportista y el destinatario. 28

38 MBL (Conocimiento de embarque matriz marítimo): Emitida por la empresa de transporte oceánico/aéreo para cubrir la cuenta entre el transportista y el destinatario N.O.H: Código que hace referencia, de que la carga aún no ha llegado el embarque. Shipper (Proveedor): Persona jurídica que se encarga de la distribución y/o venta de una mercancía. O.V.D.T: Código courier que hace referencia, que la mercancía está a bordo del transporte de envío. S.D: Código Courier que hace referencia, fecha estimada de llegada del envió Pick Up: Fecha de recolecta de carga Prepaid (Prepagado): Tratamiento de pago donde el remitente paga todos los cargos de transporte del envío; el destinatario o importador paga los gastos de Aduana e impuestos. Pro Forma Invoice (Factura Proforma): Factura que facilita al comprador la obtención de permisos de importación o adelantos bancarios para ello. Tráfico Internacional: Identificación, ubicación de los embarques y su agilización o actividad durante su trayecto hacia la empresa ya sea nacional e internacionalmente. 29

39 FUENTES DE INFORMACIÓN UNIVERSIDAD SIMÓN BOLIVAR (2009) Directrices para la elaboración de informe de pasantías. UPS SCS C.C.A VENEZUELA (2001) Manual de Normas y Procedimientos. Aspectos relativos UPS SCS C.C.A. [en línea] VENEZUELA. [fecha de consulta: 06 de julio de 2011]. Disponible en: Ley Orgánica de Aduanas. Gaceta Oficial N Extraordinario de fecha 17 de Junio de Reglamento de la Ley Orgánica de Aduanas. Gaceta Oficial N fecha 20 de mayo de

40 ANEXOS Anexo 1. Inicio del programa E2K. 31

41 Anexo 2. Sección del sistema E2K llamada shipment list. 32

42 Anexo 3. Formato de una MAWB 33

43 Anexo 4. Formato de una HAWB 34

44 Anexo 5. Formato de una comercial invoice 35

45 Anexo 6. Formato de un International Pagking List. 36

46 Anexo 7. Formato de un Shipper s letter of Instructions. 37

47 Anexo 8. Sección de verificación de estatus del sistema E2K 38