Revisión del Contrato.

Transcripción

1 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 1 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 Revisión del Contrato. Clave de identificación: MIN-V-PO- Versión: 05 lcance: Ventas de harina en todas las presentaciones y venta de maíz. utor: Juan Carlos Moreno Navarro / Gerente Nacional de IMT S Fecha de Emisión: 08 de Noviembre de 2011 Fecha de Inicio de 10 de Noviembre de 2011 Vigencia: Duración de la vigencia: 08 de Noviembre de 2014 Número de Páginas: 20 Datos de aprobación en cuanto a la adecuación de este documento. Nombre Puesto Fecha Gerente Comercial (Norte) Gerente Comercial (Noreste) Gerente Comercial (Occidente) Gerente Comercial (Centro) Gerente Comercial (Golfo) Gerente Comercial (Sureste) Datos de autorización de emisión de este documento. Nombre Puesto Fecha ntonio Hernández Caloca Director Comercial Control de distribución para documentos impresos: Para el personal que no tenga acceso a la red, el Representante de planta se encargara de realizar la entrega de copias, debiendo llenarse los siguientes espacios para asegurar el control de su distribución impresa: PLNT: No. de copia: signada al área de: Representante de planta, nombre y firma: Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

2 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 2 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version RESUMEN. En este procedimiento se establece la manera de asegurarnos que en los pedidos de los clientes, los requisitos de su pedido estén definidos y documentados adecuadamente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma. Hemos definido también, qué hacemos para asegurarnos que tenemos la capacidad de cumplir con los requisitos del pedido y qué debemos hacer cuando un requisito del pedido difiere de los que ofrecemos. Se explica la manera de confirmar los requisitos del pedido antes de la aceptación del mismo, cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de los requisitos. Queda establecida la manera de realizar las modificaciones al pedido y la manera de comunicarlas o transferirlas a las funciones que participan con actividades relacionadas con el pedido. Se ha determinado la manera de registrar los requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para el surtimiento del pedido, así como, los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto ó cualquier requisito adicional determinado por la organización. (El espacio en blanco de esta página fue dejado así para conservar la estructura del diagrama de flujo que se presenta a continuación para su mejor apreciación) Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

3 Se informa al ctualiza Fecha Se embarca el Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 3 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version DIGRM DE FLUJO. Venta directa en Bodega o en Planta (para el Maíz, solo aplica a Plantas Centro y Occidente) Venta por teléfono en el CNSC (para el caso del Maíz, puede ser directamente por el cliente, o con apoyo del vendedor) Venta por Black Berry (No aplica para Maíz) Se establecen los requisitos del cliente Generación de Pedido Resolución de Diferencias Proceso de registro Se genera una Orden de Compra en el sistema No Tiene Retención??????? Sí Verificación de Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Saldos Internet No Se libera? Sí

4 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 4 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version DOCUMENTCIÒN DE LOS REQUISITOS ESPECIFICDOS POR LOS CLIENTES PROSPECTOS Productos de Harina. El gente de ventas visita al prospecto ofreciéndole nuestros productos. (resaltando las características que más interés tiene para los clientes como son: rendimiento harina-masa, rendimiento harina-tortilla, color tortilla, y duración), si el prospecto desea conocer los beneficios de nuestros productos, se elabora una demostración donde se le explica como efectuar el manejo del producto todo esto queda registrado en el formato Plan de prospectación (Sin clave). l concluir la prueba de degustación del producto acordado, y si es del agrado del prospecto estarían así determinándose los requisitos del producto mediante el nombre del recurso. El gente de ventas registra mediante su Black Berry este ejercicio de degustación. En su caso, el convencimiento del prospecto respecto a nuestros productos y la causa de venta o no venta resultado de esta demostración. Una vez convencido el prospecto, el agente de ventas se programara para vaciar la información relevante del formato Plan de prospectacion identificación de necesidades del prospecto, en la base de datos. Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

5 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 5 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 Esta base de datos es un registro electrónico el cual se puede accesar en el siguiente vínculo: dicional a esto, se procede a explicarle las políticas de crédito, modalidades de venta, entregas, oferta de servicio y precios. El gente de ventas debe solicitar al cliente documentos personales y del negocio como: alta en hacienda, RFC, comprobante de domicilio, y copia de la credencial de elector, después se deberá llenar el registro lta, Cambio o Baja del Cliente (MIN-V-RE-01). Todos estos documentos deberá enviarlo firmado a la sistente Comercial- Planta correspondiente, para que recabe las firmas del Gerente Comercial y del encargado jefe de Cuentas por Cobrar y enviarlo firmado al CNSC. INE demás, deberán mandarse los formatos de plan de prospectación a la sistente Comercial, para que estos sean archivados. En cuanto a los requisitos para las actividades de entrega del producto,, quedan definidas en cada uno de los pedidos que se realizan por el cliente, de acuerdo a la oferta de servicio que le corresponde a cada zona, quedando asentado en la orden de compra (pedido). Como una medida de control, el Gerente comercial, verifica que el gente de ventas haya realizado las prospectaciones correspondientes, consultando el reporte mensual de degustaciones efectuadas y levantamiento de pedidos con el cual se dirige y revisa la capacidad y efectividad del vendedor para realizar estas degustaciones. Este reporte mensual es un registro electrónico el cual se puede accesar en el siguiente vínculo: _BlackBerry El Centro Nacional de Servicio a Cliente departamento de INE es responsable de capturar la información en el sistema Maíz. El gente de ventas visita al prospecto ofreciéndole nuestro producto. Resaltando los parámetros del análisis del Maíz de interés para el cliente, como por ejemplo; impurezas, daños totales, grano quebrado, los cuales cumplen con un rango de cumplimiento acorde al mercado. dicional a esto, se procede a explicarle que la venta es de contado, modalidades de venta, entregas y precios. El gente de ventas debe solicitar al cliente documentos personales y del Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

6 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 6 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 negocio como: alta en hacienda, RFC, comprobante de domicilio, y copia de la credencial de elector, después se deberá llenar el registro lta, Cambio o Baja del Cliente (MIN-V-RE- 01). Todos estos documentos deberá enviarlo firmado a la sistente Comercial-Planta correspondiente, para que recabe las firmas del Gerente Comercial y del encargado de Cuentas por Cobrar y enviarlo firmado al CNSC. Departamento de INE En cuanto a los requisitos para las actividades de entrega del producto, quedan definidas en cada uno de los pedidos que se realizan por el cliente, quedando asentado en la orden de compra (pedido). El Centro Nacional de Servicio a Clientes departamento de INE es responsable de capturar la información en el sistema LT EN EL SISTEM. Como parte del aseguramiento que debemos tener para cumplir con los requerimientos del cliente, la información de todos nuestros clientes está registrada en el sistema, tales como nombre, número de cliente, dirección fiscal, dirección de consignación, tipo de cliente, teléfono, consumo potencial y RFC. La responsabilidad de recabar esta información es del gente de ventas FORMS DE TOMR PEDIDOS. 0. En MINS S de CV, existen hasta ahora cuatro cinco formas de tomar pedidos, en los cuales se establecen y documentan los requisitos de nuestros clientes: Ventas por Teléfono (Centro Nacional de Servicio a Clientes) Ventas directas en Planta Ventas directas en bodegas MINS. Ventas por Black Berry (no aplica para el Maíz) Ventas Camión Vendedor (productos a bordo) Luego de asegurarnos que los requisitos están documentados adecuadamente, se procede, en los cuatro casos, a la generación de un pedido en el sistema xapta llamado Orden de Compra (OC). Basándose en esta OC, una vez que esté liberada; se procede al embarque y facturación del pedido hecho por el cliente. Las órdenes de compra se pueden clasificar de diferentes formas (tipos de venta): Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

7 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 7 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 Venta Normal: Pedido realizado directamente en Planta o bodega por el cliente. Venta Telefónica: Pedidos hechos por los clientes ó el gente de Ventas por teléfono al CNSC, y considera un solo evento de compra. Venta Entrega Programada: Pedidos hechos por el cliente ó por el gente de Ventas, por teléfono al CNSC ó por Black Berry, que considera el consumo de por lo menos 12 semanas, y que sean pagados, de manera anticipado ó a crédito, sea el caso, exclusivamente por el cliente. Venta por Black Berry: Pedidos realizados por el gente de Ventas en su herramienta de comunicación Black Berry, solamente para la venta de harina. Venta Contado. Pedido realizado por un cliente que acude a una bodega Minsa y paga de contado. Venta Camión Vendedor: Pedidos hechos por el cliente directamente al hombre camión (productos a bordo) y que son registrados en la hand held Pedidos levantados por teléfono en el Centro Nacional de Servicio a Clientes (CNSC) En MINS se ha creado un Centro Nacional de Servicio a Clientes (CNSC) en donde vía telefónica los clientes pueden entre otras cosas, levantar pedidos. Cuando un cliente habla para levantar un solo pedido, o levantar sus pedidos que puedan cubrir sus requerimientos de harina de por lo menos 12 semanas (VEP, venta entrega programada), es atendido por un sesor de Servicio a Clientes quien está capacitado para crear órdenes de compra (pedidos) directamente en el sistema xapta. Los datos que se necesitan para la generación de las órdenes son el número y nombre del cliente, de qué planta o sitio se surte, el tipo de venta (ver sección 3.3 de este procedimiento), nombre del producto, la cantidad, la fecha requerida de entrega por el cliente, precios y los descuentos aplicables. Nota: El termino sitio se refiere al almacén del que se surtirá un pedido, y comprende tanto almacenes de las plantas, como bodegas de Minsa y bodega como a bodegas externas, estas últimas manteniendo en conservación el Maíz para su posterior despacho. Se registra en la Orden de Compra (OC) los requisitos para las actividades de entrega, se confirma la fecha de entrega, la cual contempla la clasificación logística del cliente (oferta de servicio), desde el momento en que el cliente realiza el pago en cualquier sucursal Bancomer; o Banamex ó HSBC. Esto, es parte de la negociación del gente de ventas con el cliente y por consiguiente del acuerdo. En el caso de que las condiciones de pago, existencia del producto y disponibilidad del transporte estén satisfechas, el pedido podrá ser surtido en la fecha de embarque Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

8 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 8 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 comprometida y por tanto entregado en la fecha confirmada con el cliente. Para verificar que los requisitos del pedido son correctos, el sesor de Servicio a Clientes confirma verbalmente con el cliente los datos registrados. Si son correctos, se graba la orden de compra en el sistema xapta directamente y al cliente se le proporciona el número de la OC que da automáticamente el sistema, con la cual el cliente podrá consultar al CNSC, en caso de requerirlo, información del status de su pedido. El gente de ventas puede solicitar el pedido telefónico, asegurándose que los requisitos documentados en el pedido correspondan a lo que el cliente está pidiendo Ventas directas en Planta Cuando un cliente llega a alguna Planta de MINS, sin haber hecho un pedido con algún gente de ventas o en el CNSC, la responsable de hacer el pedido en el Sistema es la sistente de Comercial-Planta. Los datos que se necesitan para la generación de las órdenes son el número de cliente, el nombre del producto y la cantidad. Para verificar que los requisitos del pedido son correctos, la sistente de Comercial-Planta, confirma verbalmente con el cliente los datos registrados. Si son correctos, se graba la orden de compra en el sistema xapta directamente y al cliente se le proporciona el número de la OC que da automáticamente el sistema con el cual podrá consultar el estatus del pedido. Cuando no haya inventario en almacén, la sistente Comercial-Planta le sugerirá al cliente algún otro tipo de harina que satisfaga sus necesidades, si el cliente no desea otro tipo de harina, se le indicará el día en el que producción tendrá en existencia la harina, para que se le pueda entregar su pedido. El cliente realizará el pago (contado) de su pedido directamente a la sistente Comercial- Planta y el Jefe de Cuentas por Cobrar liberará el pedido en ese momento. En el caso de que las condiciones de pago, existencia del producto estén satisfechas, el pedido podrá ser surtido de inmediato, ya que los clientes llevan su propio transporte a la planta Ventas directas en Bodegas MINS Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

9 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 9 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 Cuando un cliente llega a alguna Bodega de MINS sin haber hecho un pedido con algún gente de ventas o en el CNSC, el responsable de hacer el pedido en el Sistema es el Encargado de la Bodega. Los datos que se necesitan para la generación de las órdenes son el número de cliente, nombre del producto y la cantidad. Para verificar que los requisitos del pedido son correctos, el encargado de la bodega, confirma verbalmente con el cliente los datos registrados. Si son correctos, se graba la orden de compra en el sistema xapta directamente y al cliente se le proporciona el número de la OC que da automáticamente el sistema con el cual podrá consultar el estatus del pedido. En el caso de que las condiciones de pago, existencia del producto y disponibilidad del transporte estén satisfechas, el pedido podrá ser surtido de inmediato. Cuando no haya inventario en almacén, el encargado de la bodega le sugerirá al cliente algún otro tipo de harina que satisfaga sus necesidades, si el cliente no desea otro tipo de harina, se le indicará el día en el que producción tendrá en existencia la harina, para que se le pueda entregar su pedido. Si se tiene el producto en ese momento y el pago de contado se realiza en el mostrador, el encargado de Bodega utiliza la categoría de orden venta contado, entregándole un recibo de valores que ampara el monto de la venta y procede a la liberación del pedido para su facturación y entrega inmediata, ya que los clientes en su gran mayoría cuando solicitan harina en las bodegas llevan su propio transporte. Para verificar que la documentación del pedido es correcta, el Encargado de la Bodega confirma con el cliente los datos registrados. Si son correctos y de acuerdo al estatus de conexión de la bodega con el sistema central, se realiza la venta de la siguiente manera: a) Bodega Conectada: se graba la orden de compra en el sistema xapta directamente y se factura. b) Bodega Sin Conexión: Realiza la factura manualmente y después hace la orden en el sistema vía módem, ingresa los datos de la factura emitida en dicha orden y de esta manera se logra el registro en el sistema del documento emitido. En los casos de venta en Bodega, se podrá surtir de inmediato siempre y cuando se pueda cumplir con los requerimientos del cliente. En caso de que haya algún requisito especial para la entrega de harina, el encargado de la Bodega, será el responsable de registrar esa solicitud directamente en la Orden de Compra. Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

10 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 10 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version Pedidos levantados en la Black Berry ( sólo para Harinas). El agente de ventas tiene como herramienta de trabajo, el sistema Black Berry para la comunicación con nuestros clientes y prospectos, así como también para conectarse al servidor de la empresa y poder levantar pedidos utilizando esta herramienta. Los pedidos registrados en la Black Berry sufren el mismo proceso que los capturados en el CNSC (ver punto de este mismo procedimiento). Contamos con un reporte de los pedidos levantados por el agente de ventas por medio de esta herramienta, así como las causas que convencieron al cliente o prospecto a tomar su decisión. El vendedor tiene una frecuencia de visita quincenal catorcenal con nuestros clientes y prospectos de manera general, aún así, atiende los requerimientos especiales cuando estos se presentan. Para controlar y documentar la visita de nuestros agentes de venta con nuestros clientes y prospectos, contamos con el registro de 2 herramientas. Sistema satelital (GPS) para el reconocimiento del recorrido físico de la unidad de transporte asignada a cada vendedor, y el cumplimiento de las visitas, y registro de visita del vendedor en la Black Berry. De ambos sistemas se cuenta con un reporte donde medimos el tipo de visita que se realizo, o la necesidad que sea cubierta de nuestros clientes o prospectos, este reporte es el mencionado en la sección 3.1 al cual se puede accesar en el siguiente vínculo: _BlackBerry Venta Camión Vendedor (productos a bordo) fin de ofrecer mayor conveniencia y comodidad, Minsa a desarrolla rutas de venta mediante un camión vendedor, con productos a bordo, como harinas en sus diferentes variedades, y en algunos casos salsas. Nuestro personal asignado para este proyecto, es el hombre camión, quién cumple con un plan de rutas establecido. Este personal, en cada visita a clientes y prospectos, debe leer el código de barras de cada establecimiento con la Hand Held que tiene asignada. Revisa inventarios de harinas y las rutas que también venden salsas, deberán revisar la fecha de caducidad y efectuar cambios de producto caducado, si así se requiere. Impulsa la compra sugiriendo volumen adecuado de acuerdo a las necesidades del cliente y los requisitos que este mismo nos establece. Entrega el producto requerido, asegurándose de darle rotación a los inventarios del cliente. Captura en Hand held la venta. Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

11 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 11 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 Imprime y entrega el ticket impreso por la hand held, o en su defecto, deberá entregar nota de venta con firma al cliente. El vendedor guardará la copia para su proceso de liquidación. Cobra la venta, en caso de que el cliente solicite factura se le informa que se le entregará en la próxima visita (el vendedor la solicita al encargado de bodega en la liquidación). nuncia la próxima visita. En caso de que el cliente no haya decidido comprar, el vendedor hombre camión deberá indicar el motivo en la Hand Held LIBERCION DE PEDIDOS. En todos los casos de venta, a excepción de las ventas realizadas por el vendedor hombre camión, la orden de compra pasa por una verificación de retenciones masivas que realiza el Sistema, de tal forma que puede quedar retenida por uno ó varios motivos. En caso contrario, la orden se libera y puede ser surtida en los términos acordados con el cliente. Si la orden de compra queda retenida, el Jefe de cuentas por cobrar de cada planta, realizará un análisis de acuerdo al requerimiento ó status que cuentas por cobrar maneja. Si un pedido (OC) no es liberado y no tiene algún movimiento por un máximo de 30 días, se procederá a su cancelación por parte del Jefe del Centro Nacional de Servicio a Clientes. Para el caso de la Harina, en algunas ocasiones y por tratarse de clientes o casos especiales, el Gerente Comercial solicita al Gerente de Cuentas por Cobrar y al Director Comercial una liberación especial y si es autorizado confirmando vía mail, el Jefe de Cuentas por Cobrar liberará el pedido manualmente, llevando un control referente a todas las liberaciones de Órdenes de Compra extraordinarias y revisando el cumplimiento que haya acordado el Gerente Comercial con el Gerente de Cuentas por Cobrar y el Director Comercial. El Jefe de Cuentas por Cobrar no tiene autorización para liberar una Orden de Compra de socios Industriales y Comercializadores que no estén situados en su planta, exceptuando los casos en los que le Gerente de cuentas por Cobrar lo autorice vía mail o vía telefónica. 4. REQUISITOS NO ESTBLECIDOS POR EL CLIENTE PERO NECESRIOS PR EL USO ESPECIFICDO DEL PRODUCTO. El cliente al levantar un pedido, lo hace mediante el nombre de nuestro producto, el cual lleva implícitos una serie de características con su correspondiente especificación, de las cuales el cliente solo contempla aquellas características que en su juicio son las de mayor peso, como son: color en tortilla, rendimiento harina-masa, rendimiento harina-tortilla y duración. Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

12 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 12 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 En Minsa, se han definido otros requisitos para cada tipo de harina, por ejemplo en lo que se refiere en las siguientes características: Humedad en harina, color en harina, color en masa, consistencia, etc. Dichas especificaciones las maneja el área seguramiento de calidad de cada planta. 5. REQUISITOS LEGLES Y REGLMENTRIOS RELCIONDOS CON EL PRODUCTO. La Organización cumple con los requisitos legales que son solicitados, ya sea por el gobierno ó por nuestros clientes especiales. (Ver lista maestra de documentos (MIN-G-RE-E01). sí mismo confirmamos con la Orden de Compra, cualquier requisito solicitado por la empresa para que se le entregue el producto conforme a los requisitos del cliente. 6. SEGURMIENTO DE L CPCIDD DE CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DEL PEDIDO. Como parte de la negociación del gente de Ventas con el cliente, y por consiguiente del acuerdo, la fecha de embarque comprometida que le confirmamos al cliente al registrar su pedido, contempla la capacidad de nuestras plantas para tener el producto disponible y el tiempo de traslado para llegar con nuestros clientes, en base a esto se elabora el programa de producción para poder cumplir con lo antes mencionado. Con la liberación en el sistema de un pedido, se arrojará en automático la fecha de entrega comprometida que contempla su clasificación logística (oferta de servicio) la cuál asegura la existencia del producto y disponibilidad del trasporte para que el pedido pueda ser surtido conforme a lo confirmado con el cliente. 7. RESOLUCIÓN DE DIFERENCIS ENTRE LOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE Y NUESTR OFERT (para Harinas). En el caso en que existan diferencias entre los requerimientos del cliente y lo que nosotros podemos ofrecerle de acuerdo con nuestra capacidad para cumplir con los requisitos del Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

13 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 13 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 pedido, se le sugerirá al cliente un tipo de harina diferente que esté disponible para la fecha requerida que pueda satisfacer sus necesidades y si esto no es aceptado por el cliente, el sesor de Servicio a Clientes, sugerirá una fecha en la cual sí podamos cumplir con su pedido del tipo solicitado. No se aceptará ningún pedido que no estemos seguros que puede ser cumplido. Cuando no se pueda entregar un pedido porque se carece de producto en ese momento en ese sitio (almacén), el Jefe de Embarques es el responsable de determinar de qué otro sitio (Bodega o Planta) se surtirá una vez que se asegure que en ese lugar sí existe el producto solicitado. La mecánica a seguir es que el Jefe de Embarques inserta un comentario en la orden indicando de dónde se debe surtir el pedido e informa al CNSC y ellos son los encargados de gestionar la resolución del cambio de sitio con el Jefe Nacional de Distribución quien aprobará el cambio de sitio de envío y de facturación necesaria en la misma OC. l guardar electrónicamente la orden en el sistema, ésta le aparecerá al sitio escogido inmediatamente como una orden más por entregar. 8. MODIFICCIONES L PEDIDO (para Harinas). excepción de las ventas realizadas por el vendedor hombre camión, las modificaciones al pedido se harán directamente en el Centro Nacional de Servicio a Clientes o el agente de ventas la realiza en su Black Berry Cuando un cliente ó vendedor necesite hacer modificaciones a alguna orden de compra en el sistema, las deberá hacer llamando al CNSC en donde le atenderá un sesor de Servicio a Cliente. Las modificaciones se podrán realizar solamente si el pedido no ha sido embarcado o facturado. Se registran directamente en el sistema una vez que el sesor o vendedor confirman verbalmente con el cliente los cambios realizados y cómo quedó documentado el pedido. Los cambios pueden ser algunos de los siguientes datos: Cantidad Tipo de producto. Consignación. Fecha de embarque comprometida. Instrucciones especiales. Los nuevos requisitos del pedido y los datos del último usuario que modificó el pedido, quedan registrados en el sistema. Los cambios en la orden, le aparecen a las funciones involucradas inmediatamente después de haber sido grabados en el sistema. Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

14 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 14 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 Los sesores de Servicio a Clientes, deberán cambiar únicamente los datos que soliciten los clientes o vendedores. Todas las funciones usuarias de la orden la pueden consultar a través de la red de Minsa en tiempo real y no pueden hacer nada en ella si otra función no ha completado una fase previa. De ese modo aseguramos que todas las funciones reciban esa información oportunamente. 9. VENTS COMERCILIZDORES. Para la venta de harina de maíz nixtamalizada en paquete se cuenta con compañías comercializadoras quienes la revenden. Esas compañías cuentan con su propia estrategia por lo que sólo nos limitamos a venderles de forma directa, ofreciendo el servicio de embarque al lugar especificado por ellos mismos, ya sea verbalmente para ser anotado en la factura, o en un documento enviado por ellos para adjuntarse a la factura. La forma de hacer el pedido por parte de estas comercializadoras, es como se describe en la Sección , de este mismo procedimiento, y lo hace personal perteneciente a esas mismas comercializadoras. 10. FCTURCIÓN. El registro físico de la factura, el registro a controlar del SC, la copia de la factura para Minsa: Cuando es venta en planta, lo controla el Basculista de la planta correspondiente. Y cuando es venta en bodega foránea, lo controla el Encargado de la bodega correspondiente. Cuando la venta es mediante el vendedor hombre camión, y solicitada por el cliente, lo controla el Encargo de la bodega correspondiente. El original de la factura, es manejado de la siguiente manera: Cuando es venta de contado en Planta o Bodega Foránea, se le entrega en ese momento al cliente. Cuando es venta a crédito en Planta, el original lo maneja el Jefe de Cuentas por Cobrar, cuando el cliente paga esa factura recibe el original. Cuando es venta a crédito en Bodega Foránea, el original es entregado por el Encargado de Bodega al gente de ventas correspondiente, para gestionar la cobranza y cuando el Cliente paga recibe su original. Cuando es venta de contado por medio del vendedor hombre camión, el original es entregado por el Encargo de la Bodega al mismo hombre camión, y este original será Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

15 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 15 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 entregado al cliente en la siguiente visita. Nota: para el caso de Maíz, no aplican las ventas a crédito. 11. Registros. lta, Cambio o Baja del Cliente Orden de Compra (Pedido) Factura Factura Manual Plan de prospectación (consta de tres secciones) Identificación de las necesidades del prospecto. Prueba de rendimiento y calidad del prospecto. Percepciones de la demostración realizada al prospecto. Base de datos Reporte mensual de degustaciones Ticket impreso o nota de venta Camión Vendedor MIN-V-RE-01 Sin clave (en medio electrónico) Sin clave Sin clave Sin clave Electrónico Electrónico Sin Clave 12. Métodos y criterios de control para el proceso de Ventas. Método Criterios Operación 1. Todo este procedimiento 2. Procedimiento de comunicación con el cliente 3. Procedimiento atención a las reclamaciones de los clientes. 1. Cumplimiento de Objetivos de ventas. 2. Órdenes de compra (registros en Sistema). Control 1. uditorías internas 2. uditorías de tercera parte Organismo certificador Clientes 3. Revisiones por la dirección 4. Juntas de seguimiento al SGC (COSEMM) 1. El proceso de ventas se encontró conforme o no conforme en cualquiera de los métodos de control ya mencionados 13. Referencias Norma ISO 9001:2008 Requisitos Determinación de los requisitos relacionados con el producto,7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

16 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 16 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version FORMTOS DE REGISTRO lta, Cambio o Baja del Cliente Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

17 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 17 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version Factura Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

18 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 18 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

19 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 19 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version Factura Manual Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

20 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 20 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version Plan de prospectación ( consta de tres secciones) Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

21 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 21 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

22 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 22 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

23 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 23 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet

24 Minsa, S.. de C.V. Procedimiento Página 24 Revisión del Contrato- MIN-V-PO- Version 05 Ruta y nombre del archivo: C:\Users\glflores\ppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet