Ing. Carlos Arias WFMS & DMS. Presentado por:

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1 Análisis de Sistemas Ing. Carlos Arias WFMS & DMS Presentado por: Cinthia Lau Yeung # Iving Zelaya Maylin Medina Edgard Zablah Oscar Saravia Tegucigalpa, M.D.C., Honduras

2 ÍNDICE WORKFLOW MANAGEMENT SYSTEMS (WFMS)...3 WORKFLOW SYSTEMS...3 QUÉ ES UN WORKFLOW SYSTEM?...4 RUTA DE DOCUMENTOS DE UNA APLICACIÓN DE PRÉSTAMOS USANDO WORKFLOW...5 CUÁLES SON LOS PRINCIPALES COMPONENTES DE UN WFMS?...7 BENEFICIOS DE LOS WFMS...9 CUÁLES SON LOS PRODUCTOS WFMS DISPONIBLES?...9 QUÉ DEBE HACERSE PARA ESTABLECER UN WORKFLOW UTILIZANDO UN WFMS?...10 CUÁLES SON LAS FUTURAS TENDENCIAS ESPERADAS DE LOS WORKFLOWS?...10 DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS (DMS)...12 QUÉ ES UN DMS?...13 BENEFICIOS DE USAR UN DMS...15 FUNCIONES BÁSICAS DEL DMS...16 CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES...17 ACCESANDO DOCUMENTOS A TRAVÉS DEL INTERNET...18 ESCOGIENDO UN DMS...20 RECURSOS INDUSTRIALES...22 CONCLUSIONES...24 BIBLIOGRAFÍA

3 Workflow Management Systems (WFMS) Workflow Systems John Chin, supervisor de una compañía manufacturera, llenó una requisición de compra para una parte costosa de una de sus máquinas. Él envió su requisición de compra al gerente quien lo aceptó y lo envió por fax al director de la compañía que se encuentra en otro país. El director de la compañía se encontraba en un viaje de negocios y la requisición terminó en su in-tray. Dos semanas después, John llamó al gerente diciéndole que necesitaba la pieza urgentemente ya que la actual se estaba desgastando. El gerente habló a la oficina del director y le dijeron que se encontraba fuera por asuntos de negocios. Él rápidamente fue donde otro director para que aprobara la requisición. Pero fue muy tarde. John tuvo que apagar su máquina por una semana hasta que trajeran el nuevo repuesto. La compañía perdió $100,000 en producción. Lo anterior es muy frecuente en aplicaciones y solicitudes de productos y servicios. Una solución para prevenir este tipo de incidentes es el uso del sistema workflow

4 Qué es un Workflow System? Un Workflow Management (WFM) es la automatización de la coordinación, el control y la comunicación del trabajo de las personas en el contexto de los procesos organizacionales, a través de un software, operando en una red de computadoras que representa y ejecuta un proceso de negocio previamente diseñado. Un Workflow Management System (WFMS) es un sistema tecnológico donde los procesos de negocios son definidos, ejecutados, manejados y monitoreados a través de una aplicación de software, que dirige y orienta las comunicaciones y los pasos de un proceso de negocios. Una aplicación de workflow es cualquier proceso de negocio de una organización, que esté automatizado utilizando un Workflow Management System (WFMS). El sistema workflow monitorea los pasos o las tareas en los procesos de negocios. El sistema usualmente está enlazado a un DMS para que los documentos que son almacenados en el depósito del DMS puedan ser dirigidos a diferentes usuarios. Para definir los pasos del trabajo, el sistema de workflow tiene un módulo de diseño de workflow que define el proceso que uno desea que el sistema rastree. Esto incluirá cuáles son los pasos de trabajo en el proceso, quiénes son los usuarios en el proceso, cuáles son los documentos accesados, cómo son usados, cómo son dirigidos de un usuario a otro, y cuánto tiempo es permitido para cada tarea o paso del trabajo

5 Para manejar la circulación de los documentos en el workflow, el sistema de workflow tiene un módulo que dirige los documentos a los usuarios, administra los cambios de workflow y envía s para notificar a los usuarios acerca del trabajo que les ha sido asignado en el workflow. Ruta de documentos de una aplicación de préstamos usando Workflow Un Workflow dirigirá documentos de un usuario hacia otro

6 El diagrama superior muestra cómo un sistema de Workflow envía documentos de la aplicación de préstamos en un proceso de negocios. 1. Los documentos de la aplicación de préstamos son escaneados al sistema 2. Los documentos son enviados al encargado de préstamos 3. El encargado de préstamos revisa los documentos y los aprueba 4. Luego los documentos son enviados al encargado de créditos 5. El encargado de crédito revisa los documentos y los aprueba 6. Los documentos son enviados al encargado de verificación de impuestos 7. El encargado de verificación de impuestos revisa los documentos y los aprueba 8. El sistema envía una carta y un acuerdo al solicitante informándole que su aplicación ha sido aprobada 9. El acuerdo firmado, recibido del solicitante, es escaneado al sistema Muchas compañías buscan el workflow para: Gestión Aplicaciones para bienes y servicios Aplicaciones de recursos humanos (reclutamiento, planillas, despidos) Operaciones (establecimientos, reclamos, transacciones) Contabilidad (facturación, cobros, pagos) Admisiones (membresías, matriculas, administración de cursos) - 6 -

7 Cuáles son los principales componentes de un WFMS? El Workflow Management Coalition (WFMC), o Coalición de Gestión de Workflow, ha definido una arquitectura estándar para un WFMS. Ésta se muestra en la figura siguiente. Esta arquitectura incluye: 1. Una herramienta de definición de procesos para definir el workflow en términos de sus tareas y la relación entre dichas tareas

8 2. Un servicio de ejecución de workflow para administrar un workflow: Este es un servicio de software que puede consistir de uno o más motores de workflow (workflow engines) para poder crear, gestionar y ejecutar instancias de workflows. 3. Una aplicación cliente de workflow que utiliza el servicio de workflow. 4. Una herramienta de administración y monitoreo para reportar acerca del desempeño del sistema. 5. Una aplicación cliente de workflow, el cual es una aplicación externa que puede ser iniciado por servicio de workflow. 6. Enlaces a otros servicios de ejecución. Existe un interfaz de programa de aplicación (application program interface o API) entre cada uno de estos componentes. La idea consiste en que un proceso pueda ser definido utilizando cualquier número de lenguajes de definición de procesos. La definición puede ser de todos modos ejecutado por cualquier WFMS, para que pueda ser movido de sistema a sistema. También puede haber cualquier número de aplicaciones cliente que utilicen el sistema workflow y puedan conectarse a él. Uno de estos puede ser el Internet. Alternativamente, el servicio de workflow puede iniciar alguna aplicación

9 Beneficios de los WFMS Procesamiento de trabajos más rápido y estructurado, reducción de cuellos de botella y personal mejor coordinado. No hay flujo de documentos en papel ya que el trabajo se hace en la terminal de cada usuario. Enlaza a personas, procesos e información para propiciar una toma de decisiones más rápida y eficiente. Permite el procesamiento en línea de usuarios internos y externos. Preserva el ambiente actual de trabajo del usuario, no se necesita entrenamiento adicional. Cuáles son los productos WFMS disponibles? Existe en la actualidad un sinnúmero de productos conocidos utilizados para soportar workflows. Los más comunes son: Lotus Notes, el cual es visto usualmente como una facilidad para el procesamiento de documentos. El proceso de workflow es definido ya sea scripting utilizando facilidades especiales, o utilizando un lenguaje de definición de procesos externo. Action workflow - 9 -

10 Qué debe hacerse para establecer un workflow utilizando un WFMS? Usualmente un diseñador debe: Dibujar un modelo utilizando el flujo del trabajo. Esto puede ser realizado usando diagramas de transición. Estimar el desempeño del workflow. Existen ahora herramientas de simulación que pueden ser utilizados para esto. Definir las estructuras de los documentos que son utilizados con el workflow. Definir el workflow utilizando el lenguaje de definición de procesos suministrado por el WFMS. Cuáles son las futuras tendencias esperadas de los workflows? La mayoría de los WFMS soportan workflows cuyos pasos pueden ser definidos con precisión. Sin embargo, la mayoría del trabajo ya no sigue patrones predefinidos, más bien debe adaptarse al cambio organizacional. Esto llama a que los WFMS puedan soportar tal cambio

11 Se requiere una arquitectura diferente como ser la arquitectura orientada a objetos (object oriented arquitecture) mostrado en la figura siguiente. El servicio de ejecución de workflow ahora tiene componentes adicionales. Ahora tiene un modelo organizacional para que el administrador del workflow pueda asegurar que el trabajo fluye consistentemente con la estructura organizacional. 1) Modelo Organizacional 2) Definición de Proceso 3) Administrador del Workflow 4) Instancia de Proceso 5) Item de Trabajo 6) Datos Relevantes de Workflow 7) Historial de Instancias de Procesos

12 Document Management Systems (DMS) Michael Lim es el director de una compañía de mercadeo. Como director, es el responsable de la dirección día-a-día de su compañía, además de atender reuniones y hacer presentaciones. Michael recibe muchos correos todos los días incluyendo catálogos y reportes de industria de sus suministradores. Con tanta información ingresando, estar al día con lo que está disponible en el mercado es una tarea desalentadora para él. Su mayor motivo de enojo es cuando un cliente llama solicitando información acerca de uno de sus productos, y él no puede encontrar el brochure o la descripción del producto que su cliente está pidiendo. Lo anterior es muy común en oficinas que son intensivas en documentos. Hay documentos de papel por todos lados y nadie los vigila de cerca. Siempre que uno quiere un documento, no lo puede encontrar y es frustrante. Es aún peor ahora que muchos documentos son s y son guardados en el disco duro de la PC de alguien. Todos estos dolores de cabeza pueden ser resueltos si se usa un document management system (DMS)

13 Qué es un DMS? Un document management system es un sistema que administra la creación, modificación, accesibilidad y distribución de los documentos. Los documentos pueden ser creados-por-pc (por ejemplo, documentos de Word, hojas de cálculo, gráficas de computadora), imágenes escaneadas, faxes o s. Estos documentos son copiados o escaneados en el sistema

14 Cuando los documentos son almacenados en el sistema, a cada uno de ellos se les da un perfil que lo clasifica o lo describe. Esta clasificación puede ser por departamento, cliente, tema, proyecto, fecha de creación, o cualquier clasificación que se defina. Para extraer el documento deseado, simplemente se introduce la clasificación y el sistema extraerá el documento automáticamente. Los DMS tienen diferentes maneras de recuperar documentos. La mayoría de ellos le permiten hacer una simple búsqueda basado en el perfil que se le haya adjudicado. Los sistemas más caros le permiten hacer una búsqueda QBE (query by example). Otros hasta le permiten realizar una búsqueda total en el texto que le da la capacidad para extraer todos los documentos en la base de datos que tengan determinada palabra. También hay DMS que le permitan hacer un escaneado de doble lado(duplex), control de la versión, manejo de y fax, e impresión en masa. Estas funciones son importantes si se necesitan y se debe hacer un estudio de requerimientos para listar todas las funciones que su oficina requiere

15 Beneficios de usar un DMS Un DMS hará lo siguiente: 1. Reducirá el tiempo improductivo usado en la búsqueda de documentos. Se puede extraer documentos introduciendo solo algunos tecleos en vez de pasar horas buscándolos. Este beneficio por sí solo le ahorrará a su compañía una gran cantidad de tiempo y dinero gastados en localizar documentos perdidos y creándolos de nuevo. 2. Reducir uso de papel y espacio de almacenamiento. Un DMS reducirá la cantidad de papel flotando en su oficina. Todos los documentos están en línea y con acceso a su staff. Los documentos en papel que no se requieran pueden ser guardados en bodegas, liberando espacio valioso en la oficina. Esta situación es todavía más crítica en organizaciones donde se generan grandes volúmenes de impresiones de computadoras mainframe. Un DMS con características COLD (computer output to laser disk) moverá todos los reportes generados por mainframes a discos para un almacenamiento y recuperación más rápidos. 3. Provee mayor seguridad y control. Un DMS le da control total sobre sus documentos. Se puede saber quién tiene acceso a los documentos y se quita la posibilidad de mantener material confidencial o secretos de negocios tirados y sin atención en la oficina

16 4. Se obtiene una rápida recuperación de su inversión. Un buen DMS puede recuperar de vuelta su costo en uno o dos años. No solamente se ahorra tiempo y dinero usando un DMS, sino que también su staff estará más feliz y productivo. 5. Promueve mejores relaciones con los clientes. Un DMS mejora la relación con los clientes al proveerles a ellos con respuestas a tiempo y más rápidas. También puede permitirles a sus clientes el acceso a sus records en el DMS vía internet si así se desea. Esto aliviará a su staff de tener que perder tiempo contestando preguntas de los clientes que ellos ya deberían saber. Funciones básicas del DMS Estas son las funciones básicas de un DMS: Agregar, eliminar y mantener versiones; revisar status; mantener seguridad, asegurar precisión, obtener aprobación; trabajar juntos cuando se está dispersos en una oficina o incluso en cualquier parte del mundo; y distribuir la información ya sea enviándola o permitirle a la gente el acceso para obtenerla ellos mismos

17 Características Principales Permitir una creación generalizada de catálogos, documentos y carpetas Validar los procesos de entrada y salida de documentos Mantener un acceso controlado de los documentos Creación y administración de usuarios y grupos de usuarios Facilidades de búsqueda basadas en una consulta por palabra clave especificado por el usuario Información sobre la historia del documento Proceso de publicación simplificado Un DMS tradicional puede estar basado en una relación cliente servidor o basado en Web, aunque ciertamente este último ha crecido en popularidad en los últimos años. Consiste típicamente en una base de datos o repositorio que guarda los documentos y un método de indexación que permite la búsqueda y la obtención de los mismos. Además tiene control de versiones, procedimientos de chequeo de entrada y salida, software de OCR que permite convertir imágenes escaneadas a archivos de texto (basado puramente en caracteres), un motor de workflow que permite mover documentos de usuario a usuario, y una tecnología de almacenamiento para mover documentos al medio de almacenamiento disponible. La mayoría de los DMS necesitan un scanner para introducir documentos que no están en una forma digital, y se debe brindar importantes consideraciones en cuanto al tipo de scanner que se utilizará, se podrían mencionar los siguientes:

18 1. flat bed (cama plana) 2. sheet feed (alimentación de hojas) 3. teclado 4. combinación de scanners Otros factores a tomar en cuenta a la hora de seleccionar el scanner son la resolución, la cual es medida en dpi (puntos por pulgada), y la velocidad, medida en ppm (páginas por minuto). Accesando documentos a través del Internet El Internet ha cambiado la manera en que muchas compañías conducen sus negocios. Las compañías son ahora capaces de comunicarse entre ellas usando correos electrónicos y los documentos también pueden ser mandados como archivos adjuntos (attachments) a estos correos electrónicos. Los DMS que están enlazados al Internet permiten ahora que las personas que están fuera de la compañía tengan acceso a sus documentos vía Internet

19 El diagrama anterior muestra cómo una compañía y sus divisiones pueden accesar documentos que están almacenados en varios lugares usando Internet. A nivel de las divisiones, cada una puede accesar sus propios documentos usando su propia LAN (red de área local) o usando Intranet. A nivel del país, las divisiones pueden accesar los documentos de las demás usando la red WAN (red de área ancha) o usando Internet. A nivel del grupo, la oficina central y sus divisiones pueden accesar los documentos de los demás usando la Internet

20 Muchos bancos están ahora viendo la posibilidad de darle a sus clientes VIP acceso a sus documentos y materiales de investigación. Las compañías manufactureras están retomando el concepto de justo a tiempo, permitiendo ahora que sus proveedores vean sus niveles de inventario vía internet. Escogiendo un DMS Estudie la arquitectura del sistema cuando esté escogiendo un DMS electrónico para su compañía. Un DMS es una solución a largo plazo y afectará el negocio de su compañía así como las personas que lo utilicen. Escalabilidad Un DMS debe ser capaz de crecer a medida que el negocio se expande. Muchas compañías inician instalando un DMS para un pequeño departamento solo para darse cuenta de que no pueden hacer réplicas de la solución implementada para el resto de la organización. Además, muchos usuarios subestiman los requerimientos necesarios. Se inicia con una solución de corto alcance y a medida que el negocio crece o se encuentran más usos para el sistema, se enteran de que probablemente deberán comprar un sistema más grande para reemplazar el existente. Siempre elija un sistema que pueda crecer y al que se le puedan implementar mejoras

21 Hardware y software de estándar industrial Busque un DMS que tenga arquitectura abierta. Esto permitirá que nuevas tecnologías le sean implementadas. Bases de datos: La mayoría de los DMS emplean un sistema de base de datos. Elija un sistema que incluya bases de datos de estándar industrial como ser un Sistema SQL de Manejo de Bases de Datos Relacionales (Ej. Microsoft SQL, Oracle, Sybase SQL). Estas soluciones con bases de datos de estándar industrial le proveerán con herramientas para acceder a los archivos de la base de datos a los que necesite llegar. Hardware: Un DMS puede volverse obsoleto o inútil si el vendedor sale del mercado. Elija un DMS que posea hardware independiente. Por ejemplo, la tecnología de almacenamiento cambia rápidamente y se vuelve más barata. Revise que el DMS que compre pueda ser utilizado con diversos tipos de medios de almacenamiento (Ej. CD s, DVD s, discos ópticos). Conectividad con otras soluciones Un DMS es solo una solución en una oficina normal. Hay también otras soluciones como ser el workflow, la salida del ordenador a disco láser (COLD o computer output to laser disk), el manejo de reportes empresariales, servicios de publicación (incluyendo publicaciones en la red), y muchas otras aplicaciones electrónicas. Elija un DMS que pueda integrarse con otras soluciones que se pueden implementar después

22 Seguridad Un DMS maneja sus documentos por lo que debe ser seguro y confiable. Elija un sistema que haya sido probado y usado por muchas compañías (por ejemplo, bancos, ya que son más estrictos en seguridad). Fácil de usar Como muchos de su equipo usaran el DMS que se compre, escoja un sistema que sea fácil de usar e intuitivo. Esto no es fácil de lograr, ya que los sistemas con muchas características tienden a ser bastante complejos. El reto es encontrar un sistema que sea multifuncional, y que aún así sea fácil de usar. Usted no debe ser un super científico o un programador para correr un DMS. Busque un DMS que sea manejado mediante parámetros y que no sea necesario programar. Recursos Industriales La siguiente lista no es exhaustiva, y las compañías de software mencionadas no son necesariamente recomendadas. Así como sucede con otras aplicaciones de software, la industria constantemente evoluciona con nuevos productos y nuevas características para los productos existentes. Pero este material le ayudará a comenzar en algún lugar

23 Grupos Industriales de DMS DMA ODMA SGML Open Ejemplos de Productos DMS Art Guide (InfoAccess) IBM product Interleaf Livelink Library Pa PCDocs Saros (Saros Document Manager, Saros Mezzanine, and

24 CONCLUSIONES Se considera que la tecnología del workflow está aún en su infancia ya que en la actualidad principalmente solo los flujos de trabajo bien estructurados y definidos pueden ser modelados y soportados adecuadamente por los WFMS. En Latinoamérica también se está utilizando el workflow. Xnear S.A., es una empresa chilena que se ha consolidado a nivel latinoamericano como la más importante proveedora de soluciones basada en tecnología Workflow. En Honduras, uno de los usuarios de Xnear Workflow es el Banco Centroamericano de Integración Económica. El costo de algunos WFMS es bastante accesible. Por ejemplo, Lotus Notes tiene un precio de entre $35 y $100 en los USA, dependiendo de la versión y las tiendas. Aquí en Honduras, Lotus Notes puede ser adquirido en GBM. El costo de un DMS es bastante alto, ya que anda alrededor de los $50,000, por lo que se recomienda su uso a empresas grandes y que son bastante intensivas en documentos. Los DMS más efectivos son aquellos que están totalmente integrados con sistemas de administración de proyectos (crear proyectos, miembros, tareas y calendarizaciones) y workflow (ver status, definir rutas o direcciones, y procesos de aprobación)

25 Aunque existan muchas maneras de implementar un DMS, si no se incluye un método sistemático para almacenar, localizar, y seguir con atención la información como un esfuerzo de grupo, los conocimientos individuales se pueden perder si esas personas se van. Tanto con el WFMS como con el DMS, para facilitar el cambio hacia estos sistemas, se debe involucrar a los participantes o usuarios en el proceso tempranamente. El informar y entrenar a todo el personal en los nuevos procedimientos también ayudará a disminuir las ansiedades de los empleados. Hay que establecer estándares en cuanto a las formas de crear, almacenar y localizar los documentos para asegurar consistencia e igualdad en los procesos de un DMS. Si cada quién lo hace a su manera entonces habría un desorden y una mala administración de los documentos, por lo cual un DMS no sería de mucha utilidad. Asimismo, se deben establecer estándares y normas en cuanto a los modelos de los workflows en un WFMS. Ambos sistemas, el WFMS y el DMS, se complementan entre sí, ya que un WFMS se enlaza a un DMS para que los documentos almacenados en el depósito del DMS puedan ser dirigidos a diferentes usuarios por el WFMS. En un futuro, los DMS pueden ser muy importantes para la implementación de las bibliotecas digitales, es decir una biblioteca de libros y documentos electrónicos, no de papel

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