PROCEDIMIENTO PARA FACTURACION POR VENTA DE SERVICIOS DE PRODUCCIÓN Y OTROS INGRESOS

Transcripción

1 PROCEDMENTO PARA FACTURACON POR VENTA DE Hoja: 1 de PROPÓSTO: Efectuar la solicitud y recepción de facturas por la venta de servicios de producción y otros ingresos obtenidos por Canal 22, a fin de informar de estas operaciones a la Subdirección General Comercial y de realizar su registro y control para su cobro oportuno. 2. ALCANCE: El procedimiento es aplicable a todos los trámites, registros y documentos que intervienen en la solicitud de facturación por operaciones de venta de servicios de producción y otros ingresos obtenidos por la entidad. A partir de la etapa 2 es aplicable a la solicitud de facturación por venta de tiempo en pantalla. Aplica a las Subdirecciones Generales: de Administración y Finanzas; Comercial; de Producción y Programación y Técnica Operativa. Así mismo a las Direcciones de área que dependen de ellas y a las Gerencias a su cargo. Área emisora del procedimiento: Dirección de Finanzas. El procedimiento tiene conexión con el procedimiento de "Elaboración de póliza y registro contable"; con el de "Recepción de recursos financieros" y con el de "Cobranza". 3. POLíTCAS: -El Gerente de Operación y Tráfico, es responsable de realizar la apertura de un expediente a cada cliente con toda la documentación que acredite su condición legal, fiscal y mercantil. -El Gerente de Operación y Tráfico, es responsable de insertar al expediente del cliente, los documentos de antecedente de cada operación de venta de servicios de producción y otros ingresos, incluyendo las propuestas y en su caso bases de cálculo que la sustentan. -Es responsabilidad del Gerente de Operación y Tráfico, recabar los documentos del cliente para integrar e! expediente a que se hace referencia en la primera política enunciada. -El Gerente de Operación y Tráfico deberá documentar el expediente y realizar la orden de venta y su lanzamiento en el sistema BAAN en un plazo que no excederá de 5 días hábiles a partir de la obtención de la totalidad de los documentos para integrar el expediente. -El Gerente de Operación y Tráfico, cuando determine insuficientes los campos provistos por el sistema BAAN para la emisión de la factura, por requerimientos especiales de los clientes, deberá emitir un oficio dirigido al Gerente de Contabilidad en el que le indicará la información completa que deberá aparecer en el concepto de la factura. Debiendo entregar el oficio con la fotocopia de la orden de venta que emitió, según actividad 6.7 del procedimiento. En estos casos se realizará la factura en forma mecanográfica, por la Gerencia de Contabilidad. -El Gerente de Operación y Tráfico es responsable de entregar la factura original al cliente en un plazo que no deberá exceder de dos días hábiles, contados a partir de su recepción de la Gerencia de Contabilidad. ; V f"

2 PROCEDMENTO PARA FACTURACON POR VENTA DE Hoja: 2 de DAGRAMA DE PROCEDMENTO: JEFE DEL SUBDRECTOR SUBDRECTOR GERENTE DE DEPTO. DE OP. GERENTE DE DRECTOR DE GENERAU GENERAL OPERACiÓN Y Y PAUTAS CONTABLDAD. FNANZAS SOLCTANTE DRECTOR COMERCAL TRÁFCO COMERCALES 2 3 SOLCTA FACTURACiÓN DE SERVCOS NSTRUYE LA SOLCTUD VERFCA TPO DE CLENTE 4 RECABA DATOS Y DOCUMENTOS NSTRUYE EL REGSTRO EFECTÚA REVSiÓN..x ( r 1./ ENTREGA FACTURA A CLENTE

3 PROCEDMENTO PARA FACTURACON POR VENTA DE Hoja: 3 de DESCRPCiÓN DEL PROCEDMENTO: SECUENCA DE ACTVDAD RESPONSABLE ETAPAS 1. Solicita facturación 1.1 Realiza venta de servicios de producción y otros SUBDRECTOR GENERAL de servicios. ingresos de la entidad. Obtiene documentos de O DRECTOR la negociación. SOLCTANTE. 1.2 Emite oficio en original y copia, informando de la venta de servicios de producción y otros ingresos y solicitando la elaboración de la factura correspondiente. 1.3 Firma el oficio, anexa documentos de negociación y lo entrega al Subdirector General Comercial. Recaba acuse de recibo en la copia del oficio, archiva el acuse. 2. nstruye la solicitud. 2.1 Recibe el oficio, se da por enterado de la venta SUBDRECTOR GENERAL de servicios de producción y otros ingresos y de COMERCAL. la solicitud de factura. 2.2 Emite instrucciones en el cuerpo del oficio. 2.3 Registra el oficio en control interno y entrega el (Secretaria) oficio original al Gerente de Operación y Tráfico para su conocimiento y atención. Nota: a partir de esta etapa el procedimiento Aplica a la venta de tiempo aire en pantalla, solo que el oficio es emitido por la Subdirección General Comercial. 3. Verifica tipo de 3.1 Recibe el oficio e instrucciones, analiza su GERENTE DE OPERACiÓN cliente. contenido. Y TRÁFCO. 3.2 Verifica si es cliente habitual de la entidad. Habitual? S: continuar en etapa 5. NO: continuar en etapa Recaba datos y 4.1 Solicita al área requirente, la documentación del documentos. cliente, que acredite su condición legal, mercantil y fiscal. 4.2 Recibe, del área requirente, datos y documentos legales, mercantiles y fiscales del cliente. 4.3 ntegra expediente con el oficio de solicitud de facturación y la documentación legal, mercantil y fiscal del cliente, así como otros documentos de la negociación, que pueden ser: contrato; carta de aceptación, propuesta de ventas o cualquier otro dato. e "'"" \, 5. nstruye el registro. 5.1 Emite instrucciones para operar registros en el GERENTE DE OPERACiÓN sistema automatizado BAAN. Y TRÁFCO. 5.2 Turna el expediente con el oficio de solicitud de facturación, en su caso, la documentación legal, mercantil y fiscal del cliente y documentos de la negociación.

4 PROCEDMENTO PARA FACTURACON POR VENTA DE Hoja: 4 de Registra orden de 6.1 Recibe instrucciones y el expediente con el oficio JEFE DEL venta. de solicitud de facturación; en su caso DEPARTAMENTO DE documentación legal del cliente y otros OPERACiÓN Y PAUTAS documentos de la negociación, como pueden COMERCALES. ser: contrato, carta de aceptación, propuesta de ventas. 6.2 ngresa al modulo de clientes y ordenes de venta del sistema automatizado BAAN. 6.3 En su caso opera alta del cliente en el catalogo de clientes. 6.4 Captura los datos requeridos por el formato en pantalla para registrar la operación de venta en el sistema BAAN. 6.5 Activa en el modulo del sistema BAAN el "lanzamiento de la orden de venta" para facturación./ 6.6 Extrae del sistema automatizado BAAN el formato con el registro de la orden de venta, incluyendo el número asignado a la orden de venta. 6.7 mprime en dos tantos la orden de venta, la entrega a la Gerencia de Contabilidad y recaba de ella acuse de recibo, que archiva en el expediente. 7. Emite la factura. 7.1 Recibe la orden de venta, producto del registro GERENTE DE en el sistema BAAN. Firma de recibido en el CONTABLDAD. segundo tanto, y lo devuelve. 7.2 ngresa al modulo de "Facturación central" del (Analista de contabilidad) sistema automatizado BAAN. 7.3 mprime la factura en el sistema automatizado (Analista de contabilidad) BAAN, en original y tres copias. 7.4 Revisa y finaliza las transacciones contables (Jefe del Departamento de emitidas por el sistema automatizado BAAN, y contabilidad) la impresión de la factura. 7.5 Recaba la antefirma del Gerente de Contabilidad (Jefe del Departamento de en la factura. contabilidad) 7.6 Turna al Director de Finanzas, la factura y la (Jefe del Departamento de copia de la orden de venta. contabilidad) Nota: en el caso de inconsistencia o error en el lanzamiento de la orden de venta, determinado por la Gerencia de Contabilidad, notificará a la Gerencia de Operación y Tráfico a fin de que emita nota de crédito en el sistema BAAN y realice nueva captura de la orden de venta y continuar el procedimiento en la actividad Efectúa revisión. 8.1 Recibe la factura para revisión y validación. DRECTOR DE FNANZAS. 8.2 Revisa la exactitud de los datos y la cobertura de las especificaciones requeridas. Correcta?... ( 7 1 Y \,-J NO: devuelve para reelaboración, continuar en etapa 7. S: continuar en etapa 9.

5 PROCEDMENTO PARA FACTURACON POR VENTA DE Hoja: 5 de Aprueba, autorización. recaba 9.1 Valida la emisión, registrando su antefirma en el original y cada tanto de la factura. 9.2 Recaba firma del Subdirector General de Administración y Finanzas, autorizando la factura en su original y copias. Sella la factura. 9.3 Emite instrucciones para registro y distribución de la factura. 9.4 Turna la factura en su original y 3 copias y la orden de venta a la gerencia de contabilidad. DRECTOR DE FNANZAS. (Secretaria de la Subdirección General de Administración y Finanzas). (Secretaria de la Dirección de Finanzas) 10. Registra, distribuye factura Recibe la factura en original y tres copias con la orden de venta Archiva la copia (1) de la factura en el consecutivo fiscal Anexa la copia (3) de la factura y orden de venta a la póliza contable Turna al Gerente de Operación y Tráfico la Factura original, recaba firma de recibido en la copia (2) de la factura. GERENTE DE CONTABLDAD. (Secretaria de la Gerencia de Contabilidad). (Secretaria de la Gerencia de Contabilidad). (Secretaria de la Gerencia de Contabilidad). Nota: en la eventualidad de cancelación de facturas todo el juego se archiva en el expediente del consecutivo fiscal. 11. Entrega factura a cliente Recibe el original de la factura, firma acuse de recibo. En copia (2) de la factura Extrae fotocopia de la factura para recabar acuse de recibo del cliente o en su caso contra recibo Entrega la factura original al cliente, recaba acuse de recibo en la fotocopia Anexa al expediente la fotocopia de la factura con el acuse de recibo del cliente Archiva el expediente en archivo temporal. Fin del procedimiento. GERENTE DE OPERACiÓN Y TRÁFCO. /l ti" ( / ti ''"-- 6. DOCUMENTOS DE REFERENCA: DOF 28N/2006

6 PROCEDMENTO PARA FACTURACON POR VENTADE Hoja: 6 de REGSTROS: Registros Tiempo de Responsable de conservarlo Código de registro o conservación. identificación única Expediente documental de la 10 años Gerente de Operación y No aplica. solicitud de facturación. Tráfico. Copia de la factura emitida 10 años Gerente de Contabilidad No aplica. Confirmación de orden de venta 10 años Jefe del Departamento de No aplica. Operación y Pautas Comerciales. Reqistros en sistema BAAN 10 años Gerente de Contabilidad No aplica. 8. GLOSARO: Entidad: Televisión Metropolitana, SA de C.v. Lanzamiento de la ordende venta: Comando del sistema BAAN mediante el cual queda formalmente registrada y confirmada la orden de venta y por tanto en aptitud de ser emitida la Sistema BAAN: factura. Sistema integral de información automatizado implantado en Canal 22 para El registro y control de las operaciones. 9. ANEXOS: Factura e instructivo de llenado. (1) Formato emitido por el sistema BAAN a la confirmación de la orden de venta. (11) Formato emitido por el sistema BAAN al lanzar la orden de venta. (de impresión automática). 10. CAMBOS DE ESTA VERSiÓN: Número de versión Fecha de la actualización Descripción del cambio 1 No aplica No aplica ELABORO to C.P. Miguel Ángel Rodríguez Rán el Director de Finanzas Fecha de elaboración: Septiembre de 2007 arpio Subdir ctor General de Administración v Finanzas i Escalante Director General

7 , P. PROCEDMENTO PARA FACTURACON POR VENTA DE Hoja: 7 de 11 ii n :,1 ti l!!,1 :' fa u.conacuja Televlsi6n Metropolitana. SA de C.v. R.F.C. TME Gza Calle Atletas No. 2 Edificio Pedro nfante Col. Country Club México. D.F Deleg, Coyoacán Tel: (ANEXO) 1 FACTURA' 5235 (1) MCO D.F.A: (2) REMSiÓN (3) CONDCONES DEPAGO (4),1,,1 11 i 1 1, 'i. CLENTE: DOMCLO: R.F.C.: CANT[)AD - (5) (6) (7) UNTARO TOTAL :g 1;1 a: ljj ; (8) (9) (10) (11) is 5 i!i ;!!! 9 ffi g?<, ' 1 ' s: i '1,!/ f i!i! '" o iw! ; MPORTETOTALCONlETRA (12) La presente Faciuracarecede validezsi nolleva el sel(ode la empresa y la firma del Servidor Público Autorizado, Los pagos efectuadoscon chequesque no seanpagadospor el bancoy de acuereloconel arto193 de la ley de títulos y operacionesde créditose cobrará el 20%sobre el valor del chequedevuelto. (3J (14J (1.5) illl SERVDORPÚBLCOAUTORZADO, L mpreso por José Armando Gallardo López R.F,C, GALA-5'0702-3G9 mpresor autorizado incluido.n la página de nlemet del SAT el 06lMar , Toriblo Medina No. Anos 2 Col. Alg.nn C.P Deleg. Cuauhlémoc. México. V.E 1g T C.ntidad 1000 Follos del 4801 al 5800 Fecha de mpresi6n 29/Agoslol06 Vigencia al 261Agos01OS. Número de aprobad6n del Sistema de Control de mpresores Autorizados CUENTE --- """"'"--- :::::!'j- -..!W- ACEPTACiÓN DEL. CLENTE V

8 PROCEDMENTO PARA FACTURACON POR VENTADE Hoja: 8 de 11 (ANEXO 1) FACTURA nstructivo de llenado 1). Número de la factura, lo asigna el sistema, las facturas están prenumeradas. 2). Anotar la fecha de emisión de la factura.' 3). Anotar el número de la remisión. 4). Anotar los términos pactados para la realización del pago. 5). Anotar el nombre completo del cliente. 6). Anotar el domicilio fiscal del cliente. 7). Anotar el Registro federal de Contribuyentes del cliente. 8). Anotar el número de bienes o servicios vendidos. 9). Especificar el bien o servicio vendido. 10). Anotar el precio por unidad de venta. 11). Anotar el producto resultante de multiplicar el número de bienes o servicios por el precio unitario. 12). Anotar, con letra, el importe que aparece en el apartado de "TOTAL". 13). Anotar la suma de las cantidades de la columna 10). 14). Anotar el importe resultante de aplicar el mpuesto al Valor Agregado al apartado "SUBTOTAL" 12). 15). Anotar la suma resultante de la adición del apartado SUBTOTAL al importe obtenido de mpuesto al Valor Agregado. 16). Asentar la firma del servidor público autorizado para la emisión de la factura. 17). Recabar firma de aceptación del cliente. s 11 } f /

9 PROCEDMENTO PARA FACTURACON POR VENTA DE Hoja: 9 de 11 ANEXO 11 CONFRMACiÓN DE ÓRDEN DE VENTA CONFRMACÓN DE ORDEN Original UUUU"U'U+ + + 'h" L"s agradecemos su orden. Part. cliente Orden ' enta Sales Otfíce fecha orden P.eferenna A Peterenei, B Cesto Order Posición!'.rticulo Fch. planif. ee. Planned necelpt Cantidad Und. Precic Und. 1mpt. Ptje. dtc. mporte /)1 7 f 'erc. Cestos mpcestc Tota: HXP?:ntrega Pago Ag. trim

10 PROCEDMENTO PARA FACTURACON POR VENTA DE Hoja: 10 de 11 ANEXO FORMATOEMTDOPOREL SSTEMAA LA CONFRMACÓNDE LA ÓRDENDE VENTA (instructivo) 1. ngresar al sistema BAAN, modulo Confirmación de órden. 2. Capturar los datos que se solicitan en pantalla: A). Nombre o razón social del cliente. B). Domicilio fiscal del cliente. C). Colonia y delegación política. D). Código postal y entidad federativa. E). Ciudad en que se ubica el domicilio. F). Fecha de emisión. 3. G). -Part. Cliente: Capturar el código del tipo de venta (tres literales) el sistema asignará Numeración complementaria. H). -Órden de venta: Capturar tipo de venta (tres literales) el sistema asignará el número. 1). -Sales office: Capturar iniciales correspondientes al área comercial. COM J). -Capturar la fecha y hora de levantamiento de la orden de venta. 4. K). Capturar el número de unidades de venta. L). Capturar el concepto de venta M). Capturar el precio por unidad de venta; el sistema arrojará el importe total. N). Capturar el % de impuesto (VA). 5. O). El sistema arrojará el total de la operación. 1 / Al concluir la captura y una vez verificada su exactitud el operario podrá activar el botón de "lanzar" y el sistema confirmará la realización emitiendo el formato "lanzar órdenes de venta" que es la instrucción previa al sistema para la emisión de la factura. á

11 PROCEDMENTOPARA FACTURACONPORVENTA DE SERVCOSDE PRODUCCÓNY OTROSNGRESOS Hoja: 11 de 11 FORMATO EMTDO POR EL SSTEMA BAAN AL LANZARLAORDEN DE VENTA (De impresión automática una vez capturada la órden de venta y activar el comando lanzar orden de venta) v 71 / echa [10,55, /\n.] Cana!?? Prcc"ccion LANZAR ÓRDENESDE VENTA/PROGRAMASA NVOCJG - LSTADO REG. Pagina Compañia: 110 Oro"" Rev. 'Seo..',rU;:.,lo Ce,c, i xii;" de 3rt ict:lo