PLAN ESTRATEGICO DEL RECURSO HUMANO SUBSECRETARIA DEL TALENTO HUMANO OBJETIVO

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1 PLAN ESTRATEGICO DEL RECURSO HUMANO SUBSECRETARIA DEL TALENTO HUMANO OBJETIVO Administrar y coordinar las acciones relacionadas con el recurso humano de la Alcaldía de San José de Cúcuta, verificando la competencia del mismo y el mejoramiento de las condiciones de trabajo con la finalidad de tener una planta de personal calificada, cumpliendo la normatividad vigente. MISION Administrar el Recurso Humano de la Alcaldía de san José de Cúcuta, a través de una gestión que identifique y responda a las necesidades de nuestra institución reconociendo el valor del factor humano, generando las condiciones para el desarrollo de las competencias y motivación necesarias que contribuyan al logro de la misión de nuestra Alcaldía. VISION Ser reconocidos por la efectividad de la gestión, anticipando las necesidades de la Alcaldía de San José de Cúcuta, propiciando el desarrollo continuo de nuestros funcionarios y su motivación, contribuyendo sustancialmente a la mejora del clima organizacional. ALCANCE Inicia con la planeación de las actividades definidas en el plan de desarrollo municipal relacionadas con la capacitación, bienestar, recreación, evaluación de desempeño y nómina, hasta la evaluación, seguimiento y control de las mismas. VALORES La Subsecretaría de Talento Humano Actuará en el marco de los siguientes valores: Sentido de Responsabilidad funcional. Actitud de Compromiso, participación y cooperación. Racionalización, ética y equidad de la gestión. Actitud Proactiva y de trabajo en equipo. Comunicación efectiva. Eficacia y Eficiencia

2 Legalidad Servicio Público. Profesionalidad. RESPONSABLE: Subsecretario de Talento Humano PARTICIPANTES: Subsecretario de Talento Humano Asesores Profesionales Universitarios Técnicos Auxiliares Administrativos Secretarios Ayudantes Contratistas RECURSOS Económicos: Presupuesto Físicos: Instalaciones, Equipos de cómputo, Internet, intranet, teléfono, fax, impresoras, Papelería en general. Tecnológicos: Sistema de información TNS módulo de nómina, Sistema de Administración de Historias Laborales TNS módulo de Historias Laborales, Programa Pasivocol.

3 PLAN DE ACTIVIDADES DE GESTION DE LA SUBSECRETARIA DE TALENTO HUMANO 1. ELABORACION DEL PLAN DE ACCION: plan de gestión o plan de acción, ejecución presupuestal, cronograma del plan anual de actividades. Documento técnico que facilita identificar las acciones de planificación, a través de unos procesos y procedimientos definidos, La Secretaría General realiza el plan de acción incluyendo la subsecretaría con base en el plan de desarrollo municipal, teniendo en cuenta los aspectos que incluye el funcionamiento de la oficina en alineación con dicho plan, esto se hace con vigencia anual y se debe presentar ante la oficina de planeación municipal. 2. GESTIÓN DEL PROGRAMA PASIVOCOL: Actualización del programa pasivocol 3.0. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público diseñó una metodología para cuantificar el pasivo pensional de las Entidades Territoriales, a través del Programa Pasivocol que permite ingresar las historial laborales de los funcionarios activos, pensionados, beneficiarios y retirados de las Entidades Territoriales, Unidades Centrales y Descentralizadas con el fin de elaborar los cálculos actuariales de cada entidad Territorial. La Auxiliar Administrativa, analiza cada inconsistencia para determinar las fuentes precisas para darles trámite, después de esto se encarga de alimentar el programa Pasivocol 3.0, y se envía el informe al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, esto se hace conforme al informe de inconsistencias recibido del Ministerio de Hacienda y Crédito Público de acuerdo a la periodicidad con que sea recibido. 3. LIQUIDACION DE NOMINA: planilla general de la nómina mensual liquidada (en medio físico y magnético), Planilla general de la nómina de mesada pensional mensual liquidada. Es el proceso por el cual se procede a calcular (liquidar) el pago correspondiente a cada funcionario o empleado público el cual goza del derecho de percibir una remuneración como consecuencia de su vinculación con el municipio, así como liquidar las mesadas pensionales correspondientes. El técnico operativo apoyado por el auxiliar administrativo, debe realizar las siguientes actividades: a) Verificar que los documentos cuenten con todos sus anexos e información necesaria (revisar que las libranzas vengan diligenciadas, sin enmendaduras, sin tachones y que sea acorde con el cupo disponible para que sea visada, visar los paz y salvos, las incapacidades y demás documentos allegados a esta subsecretaría) esto se realiza cada vez que recibe un documento. b) Digitar la información necesaria para que sea procesada en el programa Visual TNS, y así obtener la liquidación de la nómina de funcionarios activos y mesadas pensionales de

4 jubilados, esto se hace los primeros 5 días hábiles de la segunda quincena. c) Operar el sistema TNS para que recalcule la información obtenida en la liquidación de las nóminas con el fin de evitar errores. d) Generar informes físicos y magnéticos, los cuales verifica para garantizar la calidad de la información. En cuanto a la liquidación de prestaciones sociales de los exfuncionarios, el Despacho del Alcalde entrega la novedad de retiro a los funcionarios de nómina, la cual procede a efectuar la correspondiente liquidación de prestaciones sociales, esta actividad es apoyada por un profesional contratista. La liquidación mencionada se entrega a Gestión de Hacienda para que en ese subproceso emitan la Disponibilidad presupuestal correspondiente, con la cual se procede en Gestión del Talento a elaborar la respectiva resolución de pago para que se vise por el jefe de Talento Humano y sea notificada al exfuncionario. Esta resolución notificada se envía nuevamente a Gestión de Hacienda para que procedan con el pago correspondiente. 4. GESTIÓN DE RECURSO HUMANO: Oficio remisorio para entes de control, Acto administrativo de nombramiento, Comunicación del acto administrativo de nombramiento al nuevo funcionario, Acta de posesión, Decreto de aceptación renuncia, Comunicación del decreto de aceptación de renuncia, Elaboración de la certificación laboral, Elaboración de resolución de disfrute de vacaciones. Es aquella que tiene que ver con el aprovechamiento y mejoramiento de las capacidades y habilidades de las personas y en general con los factores que le rodean dentro de la organización con el objeto de lograr el beneficio individual y de la organización. El técnico operativo debe ejecutar las siguientes actividades: a) En el caso de nombramientos se recibe la hoja de vida por parte del despacho y se verifica que la persona cumpla con los requisitos estipulados en el manual de funciones, una vez verificado el cumplimiento del perfil, se procede a elaborar el acto administrativo de nombramiento de acuerdo a las directrices del despacho de la alcaldía y a los requisitos expuestos en el decreto 071 de 2006, también se realiza la notificación al interesado, así mismo debe elaborar las actas de posesión y se gestiona la firma por parte del interesado. b) En el caso de vacaciones la solicitudes se reciben los 10 primeros días de cada mes en el caso de ser planeación mensual. En el caso de programación anual, se realiza la inclusión en el sistema para la fecha estipulada por el funcionario para el disfrute, de la cual genera una resolución comunicada a cada funcionario, para esto el técnico operativo verifica las fechas solicitadas para el disfrute de las vacaciones y el cumplimiento de los requisitos para dicho disfrute, una vez sea notificada la resolución generada al funcionara se reporta

5 como novedad a la liquidación de nómina. c) En el caso de que los funcionarios activos soliciten certificaciones laborales, estas son requeridas por parte de cada funcionario en la oficina de talento humano, y son proyectadas por el técnico operativo y, verificadas y visadas por el subsecretario de talento humano. Cuando los ex-funcionarios solicitan certificaciones laborales, estas son proyectadas por los funcionarios de la oficina de archivo general las cuales son verificadas y visadas por el subsecretario de talento humano. 5. ACTIVIDADES SECRETARIALES: radicación y remisión de correspondencia recibida, respuesta a los oficios, Respuesta a inquietudes afines al desarrollo de personal en periodo de prueba, evaluaciones de desempeño y solicitudes de inscripción en carrera administrativa ante la CNSC. Información gestionada, verificación de cumplimiento de requisitos para libranzas, cesantías (oficio remisorio al fondo de cesantías). Es una actividad del subproceso de talento humano que tiene por finalidad dar apoyo a la jefatura de oficina. La auxiliar administrativa debe ejecutar las siguientes actividades a) Recibir y verificar que la correspondencia recibida sea dirigida a la oficina de talento humano b) Entregarle los oficios recibidos a los funcionarios competentes y registrar en el libro radicador dicha entrega c) Contestar oficios direccionados a este proceso haciendo entrega de los mismos al Ayudante asignado para que haga la gestión de entrega física de los mismos. d) Radicar toda la correspondencia enviada de talento humano e) Enviar al archivo de historias laborales las evaluaciones de desempeño f) Radicar en el libro radicador las cesantías (especificando los documentos anexos recibidos). g) Radicar en el formato la entrega de libranzas aprobadas h) Archivar la correspondencia enviada y recibida i) Atender a los usuarios personalmente y vía telefónica. j) Llevar el consecutivo de los oficios y circulares elaborados en el área administrativa correspondiente

6 La secretaria área de apoyo administrativo código y grado ejecuta las siguientes actividades: a) Llevar el registro y control de los documentos y archivos generados en la jefatura de la oficina de talento humano. b) Atender a los usuarios personalmente y vía telefónica c) Procesar los datos requeridos para generar los informes asignados al área administrativa correspondiente. d) Trascribir los documentos asignados por la jefatura de talento humano. e) Apoyar la gestión de respuestas a los oficios designados por el jefe de talento humano, recibidos de las distintas dependencias, relacionados con el desarrollo del periodo de prueba de funcionarios ingresados provenientes de listas de elegibles. 6. CUSTODIA Y ACTUALIZACION DE HISTORIAS LABORALES: archivar documentos en las historias laborales de funcionarios activos y actualizar información de funcionarios activos en el módulo de TNS. En donde la Auxiliar Administrativo cumple la función y responde por la tenencia, custodia y la actualización de las historias laborales del personal nombrado por el Alcalde de San José de Cúcuta y cuya carpeta sea recibida en ésta subsecretaria. a) El auxiliar administrativo registra en el libro radicador los folios recibidos, después de clasificar los documentos por cada funcionario, realiza la ubicación de la historia laboral, numera los folios a incluir, los registra en el índice de la hoja de vida y en el sistema digita únicamente los datos relevantes. b) En caso de recibir una solicitud de préstamo de historia laboral de alguna dependencia, el auxiliar administrativo registra en el formato control de préstamo de hojas de vida, identificando el titular de la hoja de vida, los folios contenidos en ella, el funcionario que solicita el préstamo y la firma de dicho funcionario. c) El auxiliar administrativo revisa que los documentos a incluir en las historias laborales corresponden a los titulares de las mismas. d) El auxiliar administrativo compara la información contenida en el índice de cada hoja de vida con la información ingresada en el control sistematizado. e) El auxiliar administrativo debe contestar todas las solicitudes y requerimientos de información respecto a los funcionarios activos de la alcaldía de San José de Cúcuta

7 gestionando la consecución de la información pertinente en sus fuentes correctas 7. GESTIÓN PENSIONAL: liquidación de bonos pensionales, resoluciones de sustitución pensional, resoluciones de auxilio funerario, Respuesta a derechos de petición en temas pensionales y tiempos de servicio, novedades de nómina pensional (incluye certificado de supervivencia), certificación de pensionados y no-pensionados, liquidación de cuotas partes pensionales por pagar, cobrar y compensaciones entre entidades, respuesta a las consultas de cuotas partes, liquidación de indemnizaciones por tiempo de servicio. Adelantar las gestiones relacionadas con las pensiones y realizar los trámites correspondientes para garantizar el pago del pensionado. El profesional universitario debe ejecutar las siguientes actividades: a) Realizar la liquidación de bonos pensionales por medio del aplicativo del sistema de bonos pensionales implementado por el ministerio de Hacienda disponible en la página web. b) Calcular el valor de la cuota parte de acuerdo al porcentaje correspondiente a la entidad cuotapartista. c) El profesional universitario compara la información física con la virtual de los documentos. d) El profesional universitario compara los archivos de la oficina con los documentos recibidos para verificar la veracidad de los mismos. 8. CAPACITACIÓN: Programa de capacitación, Desarrollo de las capacitaciones, Soportes de capacitación. Se refiere a los métodos que se usan para proporcionar a las personas dentro de la empresa las habilidades que necesitan para realizar su trabajo, esta abarca desde pequeños cursos sobre terminología hasta cursos que le permitan al usuario entender el funcionamiento del sistema nuevo, ya sea teórico o a base de prácticas o mejor aún, combinando los dos. Este es un proceso que lleva a la mejora continua y con esto a implantar nuevas formas de trabajo, agilizar los procesos y llevar a la empresa que lo adopte a generar un valor agregado y contribuir a la mejora continua por medio de la implantación de la innovación, tecnología y capacitación a los usuarios. En este caso la subsecretaria de talento humano hace una convocatoria por medio de una circular en donde se invita a los funcionarios de libre nombramiento y remoción, carrera administrativa y en provisionalidad a capacitarse en temes relacionados a su oficio o cargo que ocupa en la Alcaldía Municipal de San José de Cúcuta en donde los secretarios y subsecretarios designan quien va a la capacitación. 9. SALUD OCUPACIONAL: Programa de Higiene y Seguridad Industrial, Medicina Preventiva y del Trabajo, COPASO. Ejecutar las actividades programadas, empezando

8 por la actualización de la matriz de peligros para determinar las actividades específicas de inspecciones, capacitaciones, programas de vigilancia epidemiológica, brigadas de emergencia. 10. PLAN DE DESEMPEÑO: Es una herramienta jurídica para la reestructuración financiera del municipio, que permite canalizar y direccionar políticas, estrategias y mecanismos del control, seguimiento monitoreo y evaluación de los recursos financieros de la administración de San José de Cúcuta, en aras de organizar y proyectar el endeudamiento adquirido en vigencias anteriores. Estas actividades están relacionadas en el Decreto 0083 del 12 de Febrero de 2010 suscrito por la Alcaldía Municipal de San José de Cúcuta en cumplimiento de la medida preventiva impuesta mediante Resolución No 3656 del 22 de Diciembre de 2009 en aplicación del Decreto 028 de 2008 y se incorporan los ajustes requeridos por la Dirección General de Apoyo fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público Se contempla la presentación de los avances, de acuerdo a ello, se solicita mediante oficio firmado por el Líder del Plan de desempeño quien es el Secretario de Hacienda, o quien en su momento hágalas sus veces, a las secretarías que tienen compromisos adquiridos establecidos en el plan de desempeño, el avance de su tarea de acuerdo a las fechas establecidas por el Ministerio de Hacienda, una vez sea recopilada la información se envía para que sea consolidada por el Subproceso Gestión de Hacienda. 11. PLAN DE MEJORAMIENTO Es el instrumento que contiene y consolida el conjunto de acciones que ha decidido adelantar por un sujeto de control, tendientes a subsanar o corregir hallazgos de orden administrativo y fiscal que hayan sido identificados en ejercicio de la Auditoría, con el fin de adecuar la gestión pública a los principios de: eficiencia, eficacia y efectividad. Con base en el informe de auditoría remitido por la oficina de Evaluación, Seguimiento y control de la Gestión sobre auditorías internas o auditoría realizada por un ente de control fiscal, el Secretario de Despacho, revisa los hallazgos encontrados en dicha auditoria, posteriormente con el equipo de trabajo desarrolla las acciones, metas, unidad de medida y plazos donde se van a determinar las acciones que permitan subsanar los hallazgos encontrados en dicha auditoria, la Secretaria General tiene 15 días hábiles para realizar el plan de mejoramiento, este documento es firmado por el secretario de despacho. Cuando es una auditoria externa de un ente de control debe ser firmado por el representante legal, posteriormente se envía con oficio a la oficina de Evaluación, seguimiento y control de la gestión para lo de su competencia, copia se archiva en su carpeta. 12. NOVEDADES DE PERSONAL

9 Se define como las actividades que deben realizar los funcionarios de la oficina de talento humano dentro de sus funciones referente a las necesidades del personal. Anualmente el Subproceso de Gestión del Talento Humano remite mediante Circulares informativas, las directrices que se deben seguir referente a las novedades de personal, como son: Disfrute de Vacaciones, Retiro parcial o total de Cesantías, permisos remunerados, incapacidades, necesidad de personal, capacitaciones etc. Siguiendo estas directrices, el Auxiliar administrativo elabora las circulares según el respectivo caso y elabora los oficios, los cuales remite al Subsecretario de Talento Humano para su revisión (planeación de vacaciones, Necesidades de personal, entre otros.), el Subsecretario de Talento Humano procede a dar el visto bueno y firma el correspondiente oficio remisorio de las necesidades; posteriormente el Auxiliar administrativo registra en el formato de Radicación de Oficios y luego los envía a las distintas dependencias de la Entidad y genera el archivo correspondiente. DEFINICIONES APLICABLES Oficio: escrito en el que se comunica una solicitud, respuesta u otros aspectos escritos. Radicación: inscribir el registro de los documentos recibidos y/o entregados Pasivocol: programa de historias laborales del ministerio de hacienda y crédito público en el cual incluye funcionarios, ex -funcionarios y pensionados. Decretos de nombramiento: acto administrativo por el cual el alcalde de la ciudad nombra un funcionario para ocupar un cargo público. Acta de posesión: Documento que certifica que la persona nombrada mediante el decreto presenta todos los requisitos para iniciar las labores contratadas. Liquidación de Nómina: es el soporte general para el pago de salarios, prestaciones sociales y demás contenidas en la ley. Planilla de seguridad social: documento soporte para el pago de la seguridad social, riesgos profesionales y aportes parafiscales. Historia laboral: compendio de los documentos que soportan el cumplimiento de requisitos de cada funcionario conforme el manual de funciones y adicionales Cuotas partes: es el porcentaje con la cual debe concurrir la entidad en el pago de la pensión

10 Bono pensional: es un cálculo actuarial que se paga una sola vez a los fondos pensionales (ISS, AFP) Sustitución pensional: es la prestación económica que sustituye el beneficiario de una pensión. Certificado de supervivencia: es la constancia emitida por notaría certificando que el pensionado se encuentra con vida. Novedad de nómina: es el evento que altera la generación de la liquidación de nómina al modificar el desarrollo ordinario de la misma, tales eventos pueden ser: disfrute ó indemnización de vacaciones, Retiro parcial o total de Cesantías, licencias remuneradas y no remuneradas, incapacidades, ingreso de nuevo personal, retiros de personal, pago de libranzas, entre otras.