ADENDO No. 1. INVITACIÓN PÚBLICA A OFERTAR No

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1 ADENDO No. 1 INVITACIÓN PÚBLICA A OFERTAR No COMPRA DEL LICENCIAMIENTO, SERVICIO DE CONSULTORÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO ERP SAP Y EL ALOJAMIENTO Y ADMINISTRACIÓN DE LA PLATAFORMA SAP DE LA ELECTRIFICADORA DEL META S.A. E.S.P. Villavicencio, septiembre 19 de 2011 Respuesta a las preguntas de los oferentes interesados. Preguntas de COMPUNET A continuación relacionamos algunas inquietudes que tenemos respecto al documento base de invitación: PREGUNTA No 1: Alcance Funcional: Gestión de bancos, posiciones de tesorería y de liquidez, medios de pago y conciliaciones bancarias. Así mismo el módulo deberá tener la capacidad de controlar en su parte básica créditos pasivos otorgados por bancos e inversiones de tesorería sin valoración a precios de mercado. Es posible tener un mayor detalle del manejo que se espera tener de la gestión de créditos y de la gestión de inversiones? RESPUESTA EMSA: Gestión de créditos Control Básico de créditos otorgados por bancos: 1. Creación del crédito 2. Liquidación de intereses sobre el periodo 3. Proyección de pagos futuros de ktal e intereses 4. Reportes de deuda en cualquier fecha. Contabilizaciones de novedades Control básico de inversiones 1. Manejo de diferentes portafolios 2. Grabación de inversiones en títulos valores de acuerdo con sus características 1

2 3. Reportes de cobros de ktal e intereses por vencimiento según las características de las inversiones 4. Contabilizaciones de novedades. Acusación de intereses por tasa de compra por TIR (NO VALORACION A PRECIOS DE MERCADO) PREGUNTA No 2: Proyectos deberá estar integrado a uno o varios contratos que se relacionan con un solo proyecto, para posteriormente y de forma ágil e integrada determinar el costo total. Por ejemplo (Obra civil, Consultoria, Planos, Diseño, materiales etc) A que se refiere el diseño? RESPUESTA EMSA: Entendemos que el modulo de proyectos integra varios contratos bajo un solo proyecto. Cuando se habla de diseño se refiere en el hipotético caso que a un proyecto se le asocie un contrato de diseño en alguna de sus fases. PREGUNTA No 3: Al proceso contable debe integrarse mediante interfases, la información generada por el Sistema de Información Comercial - SIEC a nivel de facturación por diferentes conceptos, ajustes a la facturación, cartera, recaudo, movimiento bancario etc y toda la información generada desde el módulo de nómina del SP6, necesaria para el proceso de presupuesto, costos y contabilidad. Qué información se considera se debe llevar de SP6 a SAP ERP en la interface de nómina? RESPUESTA EMSA: Toda la información. El módulo de nomina del SP6 seguirá siendo el liquidador de todas las nominas y de todos los conceptos asociados a estas. La interfase se refiere al traslado al modulo FI en sus aspectos presupuestales, de costos y contables (CXP,Provisiones, etc ) de las obligaciones PREGUNTA No 4: Al proceso contable debe integrarse mediante interfaces, la información generada por el Sistema de Información Comercial - SIEC a nivel de facturación por diferentes conceptos, ajustes a la facturación, cartera, recaudo, movimiento bancario etc y toda la información generada desde el módulo de nómina del SP6, necesaria para el proceso de presupuesto, costos y contabilidad. SP6 tiene desagregado cada rubro presupuestal que corresponde a cada uno de los conceptos de nomina? RESPUESTA EMSA: SI 2

3 PREGUNTA No : SP6 generará la información identificada a nivel de centro gestor? RESPUESTA EMSA: El modulo de nomina del SP6 genera el valor de los conceptos de nomina. Esa información pasa a SAP para el procesamiento de costos y presupuesto en SAP o sea el modulo SP6 alimenta el modulo FI y CO de SAP en interfase. PREGUNTA No 6: Numeral 10 Forma de pago Licenciamiento: es necesario aclarar que por procedimiento del proveedor SAP las licencias se facturarán una vez se firme el contrato de licenciamiento, con lo cual se asegura la entrega del software en el plazo especificado en el contrato. Numeral 10 Forma de pago de consultoría de implementación: Dejamos a su consideración la siguiente forma de facturación y pago: 3% del valor de la consultoría facturado a la firma y legalización de contratos y pagaderos 30 días. El 6% restante se facturará se facturara en cuotas mensuales iguales al cumplimiento de los hitos y pagaderos 30 días después de la entrega de cada hito. Diagnostico y validación de expectativas (13%) Alistamiento (13%) Instalación y pruebas (13%) Preparación final (13%) Salida en Vivo y soporte (13%) RESPUESTA EMSA: Se mantiene lo establecido en el Documento Base de Invitación. PREGUNTA No 7: Cronograma de invitación: Agradecemos aclarar la fecha de adjudicación del contrato. RESPUESTA EMSA: Una vez se reciban las ofertas y se proceda al respectivo análisis se le informara al Comité de Contratación quien decidirá la adjudicación, cumplido este proceso se emitirá una comunicación escrita a los oferentes dando a conocer la adjudicación. PREGUNTA No 8: Experiencia del proponente Anexo 2: Agradecemos aclarar si dentro de la relación de contratos se deben incluir los que relacionamos como experiencia en las certificaciones emitidas por clientes y otros contratos de licenciamiento, consultoría y hosting. 3

4 RESPUESTA EMSA: Si PREGUNTA No 9: Numeral Alcance administración delegada plataforma SAP: Es posible enviar la oferta ofreciendo las comunicaciones via internet (Acceso via SAP Router). RESPUESTA EMSA: No, solo se acepta canal dedicado. Preguntas de CONSULTORIA ORGANIZACONAL Con respecto a la invitación de la referencia, tenemos las siguientes apreciaciones: PREGUNTA No 1: En el numeral 1 del requerimientos 20.2 Oferta Técnica, de conformidad con logar beneficio para la EMSA por la experiencia del proponente en compañías similares, sugerimos involucrar participación de puntos dentro de los, para las certificaciones de implementación en empresas Electrificadoras y del sector Público. RESPUESTA EMSA: Se aclara que la asignación de puntaje se hará teniendo en cuenta la realización de uno o mas proyectos exitosos en empresas del sector Electrico asignando el máximo puntaje al proponente que presente al menos una certificación de este tipo y las demás en otros sectores. Se asignará un máximo de 4 puntos al proponente que presente el mínimo de certificaciones en otros sectores PREGUNTA No 2: En el numeral 4 del requerimiento 20.2 Oferta Técnica y con el ánimo de igualmente demostrar experiencia en el soporte técnico al aplicativo SAP, solicitamos respetuosamente sea considerado un número menor de clientes y que se involucre dentro de estos clientes la experiencia del Servicio Hosting SAP en empresas del sector Público. RESPUESTA EMSA: Emsa modifica el ítem 4 del numeral 20.2 así: Experiencia en soporte técnico al aplicativo SAP de 30 clientes. Relacionar certificación con NIT, Nombre Cliente, Contacto, Teléfono, Ciudad. Se aclara que la asignación de puntaje se hará teniendo en cuenta el soporte técnico realización un una o mas empresa del sector Eléctrico asignando el máximo puntaje al proponente que relacione al menos una certificación de este tipo y las demás en otros sectores. Se asignará un máximo de 4 puntos al proponente que presente el mínimo de certificaciones en otros sectores. 4

5 PREGUNTA No 3: En el numeral del requerimiento 20.2 Oferta Técnica, solicitamos respetuosamente sean considerados los puntos igualmente para la categoría a SILVER Partner de SAP, por cuanto la categorización Gold no califica al partner en cuanto a la calidad en el proceso de implementación, sino el volumen de ventas ante el fabricante SAP. RESPUESTA EMSA: GOLD Silver Bronze Puntos 3 Puntos 1 Puntos PREGUNTA No 4: En el numeral 6 del requerimiento 20.2 Oferta Técnica, solicitamos respetuosamente sean considerados los puntos igualmente para la categoría Hosting Partner Standard, por cuanto con ésta categoría igualmente se asegura la calidad en la infraestructura dispuesta, los recursos asignados, la calidad en la prestación del servicio tercerizado y el cumplimiento del Acuerdo de Niveles de Servicio pactado con el cliente. RESPUESTA EMSA: Hosting partner Qualificated (Standard) Hosting Partner Advanced Hosting Partner Excellence 3 Puntos 4 Puntos Puntos Preguntas de SYNAPSIS PREGUNTA No 1: Solicitamos respetuosamente a la entidad de acuerdo a lo requerido a numeral 29 de la invitación los números de CUBS en los cuales se debe realizar los registros del SICE. RESPUESTA EMSA: Este requisito se retira del Documento Base de Invitación ya que el servicio A contratar no esta catalogado en nivel tres (3) en el SICE. PREGUNTA No 2: Teniendo en cuenta que a numeral 20.2 se establece como requisito técnico de asignación de puntaje el que aporte la certificación ISO: 9001 aplicable para las actividades de soporte, alojamiento y administración de sistemas informáticos, solicitamos a la entidad admita para la asignación de puntaje también aquella que tenga como alcance la prestación de servicios asociados al outsourcing de sistemas de información, tecnología informática, telecomunicaciones y telecontrol; operaciones de centros de cómputo, hosting de sistemas de información, soporte y mantenimiento de sistemas informáticos, telecontrol y/o telecomunicaciones. RESPUESTA EMSA: Se modifica el ítem 2 de las certificaciones adiciones del numeral 20.2 así:

6 Certificación ISO: 9001 aplicable para las actividades de soporte, alojamiento, administración de sistemas informáticos y/o la prestación de servicios asociados al outsourcing de sistemas de información, tecnología informática, telecomunicaciones y telecontrol; operaciones de centros de cómputo, hosting de sistemas de información, soporte y mantenimiento de sistemas informáticos, telecontrol y/o telecomunicaciones. PREGUNTA No 3: El numeral 7. Responsabilidades del contratista 7.1. Laborales, inciso 7. pagara a EMSA ESP todos los gastos que se ocasionen por razón del proceso, incluidos los honorarios del abogado. Comentario. Dado que la póliza de Riesgos Laborales exigida por la entidad cubre todo amparo referente a posibles siniestros en contratación laboral, consideramos improcedente la exigencia de pago de honorarios de abogado, razón por la cual solicitamos eliminar este requerimiento. RESPUESTA EMSA: Esta cláusula es parte del formato de nuestro documento base de invitación o DBI por lo cual no es posible modificarla y es aceptada por todos nuestros contratistas. PREGUNTA No 4: El numeral 7.1 Laborales: Comentario. La exigencia de la entidad que todo el personal vinculado por parte del contratista sea mediante contrato laboral, no tiene fundamente legal, en tanto dentro de las definición de la iniciativa privada y de empresas, contemplada en el artículo 333 de la Constitución Política se establece: La actividad económica y la iniciativa privada son libres, dentro de los límites del bien común. Para su ejercicio, nadie podrá exigir permisos previos ni requisitos, sin autorización de la ley Aunado a lo anterior el ordenamiento legal colombiano contempla una variedad de clases de contratación que no son exclusivamente la laboral, por tanto lo que pretende la entidad es una coadministración de la compañía contratista sin fundamento legal, por todo lo anterior solicitamos a la entidad eliminar esta exigencia. RESPUESTA EMSA: Dentro del espíritu de esta cláusula se pretende que el contratista tenga una relación formal y por lo tanto contractual con quien vaya a nombre suyo, a desarrollar parte de o las actividades que le son contratadas. Dado que se pueden presentar contrataciones con terceros que no necesariamente estarían enmarcadas dentro de un contrato laboral, se entenderían como tales en la medida que no siendo de naturaleza laboral el consultor mantiene de cierta forma los elementos de un contrato laboral cuales son: (servicio personal, subordinación, dependencia y asignación económica) con el proponente. 6

7 PREGUNTA No : El numeral Subcontratos, inciso 2: Independientemente de las consideraciones que se hayan establecido en la oferta, EL CONTRATISTA deberá obtener autorización de EMSA ESP para poder subcontratar. En cualquier caso los subcontratos no podrán pactarse por un plazo superior al plazo del Contrato de Trabajo. Comentario. Esta exigencia así como enunciamos y explicamos en el anterior comentario, menoscaba la libertad de administración de las compañías privadas y es una clara intromisión de la entidad en la administración del contratista. De otra parte conforme la Decisión 486 de la CAN artículo 260 el secreto industrial es: Se considerará como secreto empresarial cualquier información no divulgada que una persona natural o jurídica legítimamente posea, que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial, y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida que dicha información sea: a) secreta, en el sentido que como conjunto o en la configuración y reunión precisa de sus componentes, no sea generalmente conocida ni fácilmente accesible por quienes se encuentran en los círculos que normalmente manejan la información respectiva; b) tenga un valor comercial por ser secreta; y c) haya sido objeto de medidas razonables tomadas por su legítimo poseedor para mantenerla secreta. La información de un secreto empresarial podrá estar referida a la naturaleza, características o finalidades de los productos; a los métodos o procesos de producción; o, a los medios o formas de distribución o comercialización de productos o prestación de servicios. Entonces, como los honorarios del personal al servicio de nuestra compañía hacen parte fundamental de nuestra competitividad en el mercado, y tales valores de honorarios estarán en los contratos de los subcontratistas, solicitamos a la entidad eliminar este requisito. RESPUESTA EMSA: La EMSA no tiene ningún interés de coadministrar o de interferir en la administración de cualquiera de sus contratistas. No obstante y dado que en los procesos de invitación y adjudicación se escoge a un contratista en particular y no a cualquier otro para que desarrolle una labor específica, si es del interés de la EMSA que en la eventualidad en que ese contratista subcontrate una actividad en particular, EMSA conozca y autoricé ese hecho. 7

8 PREGUNTA No 6: Numeral 11. Plazo Presentación propuesta. Solicitud. Solicitamos a la entidad establecer e informar las siguientes fechas: i) respuesta a las observaciones; ii) entrega de la calificación de las propuestas; iii) termino para conocer las ofertas; y, iii) observación de los proponentes a la calificación de propuestas. RESPUESTA EMSA: i) respuesta a las observaciones: 19 de septiembre ii) entrega de la calificación de las propuestas: con el procedimiento interno de evaluación Proceso de acuerdo iii) termino para conocer las ofertas: Apertura de ofertas 23 de septiembre PREGUNTA No 6: Numeral 22.3 Causales para revocar o declarar desierta la solicitud de cotización. EMSA ESP, podrá revocar o declarar desierta total o parcialmente la presente Solicitud de Oferta, cuando a juicio de la EMSA ESP. Solicitud. Comedidamente solicitamos se adicione a esta facultad de la entidad mediante acto debidamente motivado, con el fin que tal actuación goce de transparencia administrativa. RESPUESTA EMSA: Se circunscribe a lo establecido en el régimen interno de contratación de la EMSA. PREGUNTA No 7: Al punto 20.2 Oferta técnica: numeral. Canal certificado por SAP Colombia para la venta y soporte del aplicativo SAP en categoría GOLD partner. Certificación emitida por SAP de no más de 90 días de expedida. Comentario. En Colombia sólo existen dos empresas con la categoría GOLD partner, por lo tanto, este requerimiento no permite pluralidad de oferentes. Solicitamos a la entidad cambiar el requerimiento así: Canal certificado por SAP Colombia para la venta y soporte del aplicativo SAP. Certificación emitida por SAP de no más de 90 días de expedida. RESPUESTA EMSA: Se aclara que cualquier canal certificado por SAP Colombia se puede presentar. La calificación de acuerdo con la certificación presentada será: GOLD Silver Bronze Puntos 3 Puntos 1 Puntos 8

9 PREGUNTA No 8: Al punto 20.2 Oferta técnica: numeral 6. Hosting partner certificado SAP en categoría Advanced presenta certificación correspondiente. Comentario. En Colombia sólo existe una empresa con la categoría Advanced, por lo tanto, este requerimiento no permite pluralidad de oferentes. Solicitamos a la entidad cambiar el requerimiento así: Hosting partner certificado SAP presenta certificación correspondiente. RESPUESTA EMSA: Se aclara que cualquier canal certificado como hosting partner certificado por SAP Colombia se puede presentar. No obstante la calificación de acuerdo con la certificación presentada será: Hosting partner Qualificated (Standard) Hosting Partner Advanced Hosting Partner Excellence 3 Puntos 4 Puntos Puntos PREGUNTA No 9: Al punto 20.2 Oferta técnica: numeral 4. Experiencia en soporte técnico al aplicativo SAP en mínimo 60 clientes. Relacionar certificación con NIT, Nombre del cliente, contacto, teléfono, ciudad. Solicitud. Debido a la complejidad y específico del objeto de la convocatoria, solicitamos a la entidad evaluar y dar mayor puntaje a experiencias en entidades de sector público y del sector eléctrico, por lo tanto, sugerimos a la entidad cambiar el requerimiento así: Experiencia en soporte técnico al aplicativo SAP en mínimo 2 clientes del sector eléctrico y mínimo 2 clientes del sector Público en contratos superior a Col$ RESPUESTA EMSA: Emsa modifica el ítem 4 del numeral 20.2 así: Experiencia en soporte técnico al aplicativo SAP de 30 clientes. Relacionar certificación con NIT, Nombre Cliente, Contacto, Teléfono, Ciudad. Se aclara que la asignación de puntaje se hará teniendo en cuenta el soporte técnico realización un una o mas empresa del sector Eléctrico asignando el máximo puntaje al proponente que relacione al menos una certificación de este tipo y las demás en otros sectores. Se asignará un máximo de 4 puntos al proponente que presente el mínimo de certificaciones en otros sectores. PREGUNTA No 10: Página 31. Certificaciones Adicionales: Solicitud. Solicitamos a la entidad eliminar la certificación de SAP para prestar el servicio de mantenimiento y soporte esto porque la empresa que se canal (VAR) 9

10 de SAP cuenta con la certificación, de acuerdo al punto 20.2 numeral. Sugerimos solicitar la certificación de SAP Services Partner. RESPUESTA EMSA: No aceptada pendiente conformar nombre de la certicacion PREGUNTA No 11: Al punto 20.2 oferta técnica: numeral 7. Equipo de consultores SAP conformado por más de 100 especialistas. Para evaluar se programará visita. Solicitud. Debido a la complejidad y específico del objeto de la convocatoria, solicitamos a la entidad evaluar y dar mayor puntaje a personal certificado y/o con experiencia en entidades de sector público y sector eléctrico, por lo tanto, sugerimos a la entidad cambiar el requerimiento así: Equipo de consultores SAP conformado por más de 20 especialistas con experiencia certificada en proyectos en entidades del sector Público y/o eléctrico. Para evaluar se programará visita. RESPUESTA EMSA: EMSA modifica el ítem 7 del numeral 20.2 así: Equipo de consultores SAP conformado por 0 especialistas. Diligencias Anexo No 6 ANEXO No 6 EQUIPO DE CONSULTORES SAP QUE HAYAN PARTICIPADO EN PROYECTOS DESARROLLADOS POR EL CONTRATISTA No. Documento de identidad Nombre del Consultor Modulo en que esta Certificado por SAP No. Proyectos en los que ha intervenido Tipo de Contrato con la Entidad

11 No. ANEXO No 6 EQUIPO DE CONSULTORES SAP QUE HAYAN PARTICIPADO EN PROYECTOS DESARROLLADOS POR EL CONTRATISTA Documento de identidad Nombre del Consultor Modulo en que esta Certificado por SAP No. Proyectos en los que ha intervenido Tipo de Contrato con la Entidad La EMSA se reserva el desecho de solicitar una ampliación de información acerca de cualquiera de los consultores aquí relacionados 11

12 PREGUNTA No 12: Todos los proyectos de tecnologías de información tienen 3 componentes fundamentales correspondientes a Personas, Herramientas y Procesos. EMSA ha incluido todo lo referente a personas, herramientas y un ítem de procesos (ISO 9000); ponemos a consideración de la entidad incluir todo lo referente a procesos que incluye componentes metodológicos basados en estándares internacionales, los cuales pasamos a explicar: 1. ISO 20000: porque el integrador puede proporcionar las bases para medir y validar el éxito de una organización a la hora de implementar las buenas prácticas definidas por ITIL. Con este tipo de certificación, las compañías ratifican a sus clientes y accionistas la integridad y seguridad de sus operaciones, y promueven una dinámica de mejora continua de la calidad de la gestión de sus servicios TIC. 2. OSHAS 18000: garantiza el compromiso del integrador con la reducción de los riesgos ambientales y con la mejora continua de su desempeño en salud ocupacional y seguridad de sus colaboradores. 3. SAS 70. es un estándar de auditoría reconocido internacionalmente y desarrollado por el AICPA (American Institute of Certified Public Accountants). El reporte consiste en una revisión centralizada por parte de un auditor independiente ("auditor del servicio") de los servicios tercerizados. Fue diseñado para proveer información a las organizaciones usuarias (y a sus auditores) acerca del control interno de la organización de servicios. Básicamente, es una comunicación "de auditor a auditor". 4. Datacenter de características mínimas calificadas como TIER III. Debido a la alta disponibilidad, continuidad y seguridad requerida para la información de EMSA, solicitamos a la entidad exigir que el datacenter ofrecido debe ser mínimo de características TIER III. Todo lo anterior en harás que la entidad de cumplimiento irrestricto al artículo de la Ley 110 de De la selección objetiva y del artículo 88 de la Ley 1474 de 2011 (N)orma orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública o estatuto anticorrupción, del principio de transparencia publica, así como el permitir la participación plural de oferentes y todos los demás principios de la contratación estatal. RESPUESTA EMSA: EMSA esta certificada en ISO 9001 y solicita que sus proveedores y contratistas lo estén igualmente. 12

13 CRITERIOS FINALES EVALUACIÓN TÉCNICA Requerimientos técnicos Experiencia acreditada del proponente de mínimo 6 años, habiendo realizado implementaciones exitosas en el ERP SAP. Se acredita mediante mínimo certificaciones emitidas por los clientes. Hoja de vida del Gerente que el proponente asignará al proyecto en donde acredite y sea verificable que ha gerenciado y liderado con éxito, no menos de implementaciones similares. Hojas de vida de miembros del equipo consultor que el proponente asignará para el desarrollo del proyecto, con certificaciones donde se acredite por lo memos haber participado en mínimo 2 proyecto similares. Experiencia en soporte técnico al aplicativo SAP de 30 clientes. Relacionar certificación con NIT, Nombre Cliente, Contacto, Teléfono, Ciudad. Canal certificado por SAP Colombia para la venta y soporte del aplicativo SAP. Certificación emitida por SAP de no más de 90 días de expedida. Puntaje según categoría presentada GOLD Silver Bronze Puntos 3 Puntos 1 Puntos Puntaje 10 6 Hosting Partner Certificado por SAP. Presentar la certificación correspondiente. Puntaje según categoría presentada Hosting partner Qualificated (Standard) Hosting Partner Advanced Hosting Partner Excellence 3 Puntos 4 Puntos Puntos 7 8 Equipo de consultores SAP conformado por 0 especialistas. Diligencias Anexo No 6 Contar con una infraestructura de mesa de ayuda técnica y funcional con consultores dedicados exclusivamente a esta labor. Para evaluar se programará visita. EMSA el día anterior a la visita publicara los ítems a evaluar en la visita 13

14 Requerimientos técnicos Puntaje 1 2 Certificaciones Adicionales Certificación de SAP para prestar el servicio de mantenimiento y soporte Certificación ISO: 9001 aplicable para las actividades de soporte, alojamiento, administración de sistemas informáticos y/o la prestación de servicios asociados al outsourcing de sistemas de información, tecnología informática, telecomunicaciones y telecontrol; operaciones de centros de cómputo, hosting de sistemas de información, soporte y mantenimiento de sistemas informáticos, telecontrol y/o telecomunicaciones TOTAL Publíquese como adendo en página WEB. Cordialmente, FRANCISCO JACOBO MATUS DÍAZ Gerente General 14