MOACCESS SISTEMA DE CONTROL DE ACCESOS Y ASISTENCIA DEL PERSONAL 1 SOLUCIONES ESPECÍFICAS TECNOLÓGICAS.

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1 MOACCESS SISTEMA DE CONTROL DE ACCESOS Y ASISTENCIA DEL PERSONAL 1 SOLUCIONES ESPECÍFICAS TECNOLÓGICAS. Calle Los Seibos I55, Surco, Lima, Perú, Teléfono: +51 (1)

2 SU NECESIDAD: Situación Actual Tiene problemas con el control de asistencia del personal? Lleva el control de asistencia de forma manual (cuadernos, hojas Excel)? Tiene que volver a digitar la asistencia en su sistema de planillas? Pasa muchas horas registrando las horas del control de asistencia? Sus trabajadores le reclaman sobre sus horas trabajadas por descuentos o tardanzas aplicados? Le toma muchas horas a su personal de recursos humanos atender los reclamos? Quiere saber de manera inmediata quienes están ausentes, de permiso, de vacaciones? Está intentando comprar relojes marcadores de asistencia pero no sabe cuál elegir? Tiene que estar en su oficina para generar un reporte o para ver información de la asistencia? BENEFICIOS Controle: Controle la asistencia de los trabajadores (administrativos y operativos), las horas de entrada y salida, los abandonos de puesto, los permisos con goce y sin goce, etc. Ahorre Tiempo y Costos: Traslade los sobre tiempos de control, de doble digitación, y de búsqueda de información hacia nuestro sistema. Elimine los errores involuntarios causados por la doble digitación en varios sistemas. Integre el Proceso de Asistencia con el Proceso de Planillas. Usted ahorra Tiempo, su empresa ahorra Costos. Ahorre Esfuerzo y Aumente su Eficiencia: Obtenga respuestas inmediatas a las consultas de su personal, elimine la búsqueda de información en varios lugares para dar una respuesta. Disponga de más tiempo para dedicarlo a la optimización de sus procesos y operaciones. Mejore su Clima Laboral: Mejore las inter-relaciones con el personal de la empresa, gracias a una información válida, confiable y oportuna. Mejore su Gestión: dando respuestas inmediatas a la gerencia y al personal, no cometiendo errores involuntarios de digitación, teniendo una mejor relación con el personal, sugiriendo e implementando mejoras sobre sus procesos. Aumente su Competitividad. DIAGRAMA DE CONTEXTO: Integración de Terminales con los Sistema de Asistencia y Planillas 2

3 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Con la plataforma Galexito Usted dispondrá de: SEGURIDAD ROBUSTEZ VELOCIDAD INTERFAZ AMIGABLE INTEGRACIÓN MOVILIDAD VERSATILIDAD PORTABILIDAD MODERNIDAD La plataforma Galexito ha sido desarrollada con la última tecnología WEB existente de:.net Framework Visual Studio.Net Reporting Services SQL Server Integration Services WorkFlow Foundation VENTAJAS: Tecnología WEB ( Futuro) vs. Tecnología Cliente/Servidor ( ) Sistemas Tradicionales Implementación Local Mucha coordinación con el área de TI del cliente para: 1. Asignación de ambiente de trabajo, mobiliario, etc. 2. Asignación de uno o varios servidores del cliente. 3. Instalar el SW de base legal: Windows, BD, etc. 4. Instalación y configuración del aplicativo. 5. Conectividad - zonas remotas (líneas dedicadas, VPN) Costo Real: 1. Licenciamiento del SW Base necesario ($$$). 2. Licenciamiento del aplicativo ($$$). 3. Implementación por local donde se implemente. 4. Líneas de comunicaciones con cada local ($$$). 5. Personalización ($$$) 6. Soporte Técnico y Mantenimiento ($$$). 7. Costo del Equipos de Control 8. Costo de Instalación del Equipos de Control. Limitaciones técnicas: 1. No opera en forma distribuida, requiere instalar VPN s, SW de comunicaciones, o líneas dedicadas, etc., hace muy lento el trabajo del usuario. 2. Control excesivo en la actualización de versiones porque lógica del negocio se procesa en la máquina del usuario o los en servidores. 3. Mono - Sistema Operativo. Valores Agregados: 1. Normalmente no existen, todo termina con la implementación y se traslada la responsabilidad del aplicativo, del uso y de la data al usuario. 2. No existe mayor compromiso de asesoría más que el soporte técnico en el uso del aplicativo, no así sobre la gestión de la información. 3. Normalmente no se tiene la información en tiempo real, ni en línea. Hay que realizar procesos manuales de exportaciones e importaciones de archivos, o digitación manual, para consolidar la información y en periodos mensuales cercanos a su fecha de cierre. 3 Galexito - Sistemas como Servicio (SaaS) Coordinación óptima y CERO dependencia del área del TI: 1. No utilizamos sus ambientes de trabajo. 2. Nosotros proveemos todos los servidores. 3. Nosotros proveemos todo el SW de base. 4. Nosotros configuramos el aplicativo para el cliente. 5. Nosotros proveemos toda la conectividad vía internet. Costo Real: 1. Costo CERO de Licenciamiento del Software de Base. 2. Costo CERO de Licenciamiento del aplicativo. 3. Costo CERO de Implementación. 4. Costo CERO de Conectividad. 5. Costo CERO de Personalización. 6. Costo CERO de Soporte Técnico y Mantenimiento. 7. Sí existe costo del Equipos de Control 8. Sí existe el costo de instalación de Equipos de Control. 9. Pago Mensual por Galéxito, incluye Soporte Técnico, Mantenimiento y Asesoría de un Especialista. Ventajas técnicas por ser 100% WEB: 1. Sí se puede usar en forma distribuida, desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento (100% movilización), basta una conexión a internet. 2. La actualización de versiones es transparente para el usuario, ingresan al sistema y siempre estará actualizado con la última versión de Galexito % portable entre: Windows, Android, Apple, Linux. Valores Agregados: 1. Trasladar el control al sistema, permite al responsable dedicarse a gestionar la información y no a exportar e importar archivos, ni a la doble o triple digitación. 2. Asesoría permanente de un Especialista del Aplicativo, para apoyarlo y resolver sus dudas sobre las acciones correctivas a tomar, evitando contingencias a la empresa 3. Tener TODA la información de Asistencia en tiempo real y en línea, permite gestionar la información, todo está procesado, todo está expuesto y evidenciado, todo está impersonalizado. Los Responsables de sus Unidades Operativas y las Gerencias, sabrán todos los días y en todo momento: Gestión de cada Unidad Operativa: a. Quiénes llegaron tarde?, Quiénes faltaron a su turno?, Quiénes se retiran antes de la hora? Gestión Comparativa de sus Unidades Operativas: a. Cuál es el Local con mejor Asistencia?, Comparativo de Conceptos de Asistencia por Local. Optimización de Fechas de Cierre de Periodos: a. Al tener toda la información ya procesada, puede establecer Fechas de Cierre lo más cercana al último día de cada mes.

4 FUNCIONALIDADES Para abarcar una solución completa, nuestro sistema de Control de Accesos y Asistencia, le ofrece las siguientes funcionalidades: Sistema 100% WEB, Usted puede acceder y operarlo desde su laptop en la oficina, desde su laptop o i-pad en casa, o, desde su Smartphone en cualquier parte del mundo. Maestro de Carnés de Identificación: registrando datos personales como nombres, documentos de identidad, si es afecto a control de asistencia o no (los gerentes por lo general no son afectos a este control). Maestro de Periodos: para llevar el control diferenciado del periodo de asistencia versus el periodo de planilla, los cuales en algunos casos pueden ser diferentes. Maestro de Feriados: para llevar el control de los Feriados Regionales, Festivos, Ordinarios, Gubernamentales. Maestro de Relojes: para registrar todos los dispositivos electrónicos que tengamos instalados en la empresa. Maestro de Conceptos de Asistencia: para registrar los distintos conceptos que se controlarán mediante el sistema, agrupados en: Ausencias, Avisos, Comisiones, Horas Extras, Licencias, Permisos, Tardanzas, Trabajo. Además, tener el control de la Unidad de Tiempo de cada concepto (Minutos, Horas, Días), indicar si le corresponde o no el Goce remunerativo, indicar el Tope Máximo permitido por ley, por ejemplo para los Permisos por Enfermedad se permite un máximo de 20 días acumulados al año, y, finalmente, indicar el concepto de planillas asociado, el cual sirve para generar la interface con el sistema de planillas que tenga el cliente. 4

5 Maestro de Turnos: para definir los conceptos de asistencia, tardanzas, horas extras, etc., que conforma cada turno. Maestro de Horarios: para definir el horario como la combinación de turnos que hayamos creado, esto permite mucha flexibilidad para estructurar horarios con diferentes turnos de trabajo para cada día de la semana. Asignación de Horarios: a cada trabajador se le asigna un horario en particular por defecto. 5

6 Autorizaciones: permite agrupar usuarios para que uno o varios supervisores puedan ver y aprobar los eventos de asistencia generados. Modificaciones de Eventos por Persona: permite ver en un calendario todos los eventos generados para una persona, y poder editarlos para modificarlos si fuera necesario. Al ingresar a una fecha especifica, se abre el detalle completo de la asistencia para la fecha seleccionada, en esta opción de pueden ver los datos del trabajador (nombre completo, compañía, centro de costos, tipo de trabajador, departamento de trabajo, grado salarial, proyecto, sucursal, puesto, área funcional y estrato), también se puede ver el horario asignado, los eventos generados y las marcas registradas. Las marcas capturadas por los relojes son transferidas automáticamente a una base de datos de marcas centralizada, las cuales son procesadas automáticamente por un Job que corre cada 10 segundos y genera los eventos de asistencia correspondientes a las marcas de los trabajadores. De esta manera, Usted puede ver en línea los eventos generados y enviar información que sea requerida, como por ejemplo: quiénes están ausentes?, quiénes están de comisión?, quiénes han trabajado el último feriado?, etc. 6

7 Consolidación de los eventos de asistencia asociándolos a conceptos de planillas e interface directa con el sistema de planillas para el pago correspondiente. Integración con MS Office, todos los reportes son exportables a Excel, Word, PDF y otros. REPORTES REPORTES: Reportes de Asistencia General o por Empresa, por Área, por Turnos, por Cargos (rango de fechas, nombre del trabajador, horas de ingreso y salida, horas trabajadas, horas extras, etc.). Reportes de Tardanzas (por rango de fechas, muestra todos los trabajadores que llegaron tarde, la fecha, el motivo en caso justificaron, los minutos de tardanza). Reportes de Inasistencias (por rango de fechas, muestra todos los trabajadores que llegaron tarde, la fecha, el motivo en caso justificaron, los minutos de tardanza). 7

8 Reportes Resumen (por rango de fechas, muestra el total de horas trabajadas, faltas, tardanzas, etc., en el periodo elegido). Reporte de Marcas del Día (muestra al personal y todas sus marcaciones en el día actual). Reporte de Seguimiento Diario de Marcas. Reporte Estadístico de Asistencia: Por Unidad de Negocio, Por Centro de Costo, Por Persona Estadística por Unidad de Negocio Estadística por Centro de Costo Estadística por Trabajador Más Alineado Menos Alineado 8

9 9

10 10

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