TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL...5

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1 TABLA DE COTEIDO ITRODUCCIÓ APECTO GEERALE DE U PROGRAMA DE GETIÓ DOCUMETAL COCEPTUALIZACIÓ DE U PROGRAMA DE GETIÓ DOCUMETAL PRODUCCIÓ DOCUMETAL RECEPCIÓ DE DOCUMETO DITRIBUCIÓ DE DOCUMETO TRÁMITE DE DOCUMETO ORGAIZACIÓ DE LO DOCUMETO COULTA DE DOCUMETO: COERVACIÓ DE DOCUMETO DIPOICIÓ FIAL DE LO DOCUMETO ARCHIVO DE GETIÓ ARCHIVO CETRAL ARCHIVO HITÓRICO PRODUCCIÓ DOCUMETAL RECEPCIÓ DE DOCUMETO TRÁMITE DE DOCUMETO ORGAIZACIÓ DE DOCUMETO: Cnsultar: Anex 5 stemas de Ordenacón COULTA DE DOCUMETO COERVACIÓ DE DOCUMETO DIPOICIÓ FIAL DE LO DOCUMETO La dependenca realza la respectva transferenca prmara del Archv Central PROCEO DE ORGAIZACIÓ DE FODO ACUMULADO...70 AEXO...73 BIBLIOGRAFÍA...74

2 LITA DE AEXO 1.1 ATECEDETE JUTIFICACIÓ OBJETIVO OBJETIVO GEERAL OBJETIVO EPECÍFICO MARCO LEGAL COMPOETE DE U PROGRAMA DE GETIÓ DOCUMETAL DEFIICIÓ E IMPORTACIA COIDERACIOE BÁICA APECTO DE PLAEACIÓ TABLA DE RETECIÓ DOCUMETAL PROCEO DE U PROGRAMA DE GETIÓ DOCUMETAL PRODUCCIÓ DOCUMETAL RECEPCIÓ DE DOCUMETO DITRIBUCIÓ DE DOCUMETO TRÁMITE DE DOCUMETO ORGAIZACIÓ DE LO DOCUMETO COULTA DE DOCUMETO: COERVACIÓ DE DOCUMETO DIPOICIÓ FIAL DE LO DOCUMETO LA UIDADE DE CORREPODECIA COMO PARTE ITEGRAL DE U PROGRAMA DE GETIÓ DOCUMETAL FORMACIÓ DE ARCHIVO EGÚ EL CICLO VITAL DE LO DOCUMETO ARCHIVO DE GETIÓ ARCHIVO CETRAL ARCHIVO HITÓRICO FLUJO DE IFORMACIÓ DE LO PROCEO DE U PROGRAMA DE GETIÓ DOCUMETAL PRODUCCIÓ DOCUMETAL RECEPCIÓ DE DOCUMETO TRÁMITE DE DOCUMETO ORGAIZACIÓ DE DOCUMETO: Cnsultar: Anex 5 stemas de Ordenacón COULTA DE DOCUMETO COERVACIÓ DE DOCUMETO DIPOICIÓ FIAL DE LO DOCUMETO La dependenca realza la respectva transferenca prmara del Archv Central IMPLEMETACIÓ EGUIMIETO ITRODUCCIÓ La Ley 594 de Ley General de Archvs, reguló en su Títul V: Gestón de dcuments, la blgacón que tenen las entdades públcas y prvadas que cumplen funcnes públcas, en elabrar prgramas de gestón de dcuments, ndependentemente del sprte en que prduzcan la nfrmacón para el cumplment de su cmetd estatal, del bjet scal para 2

3 el que fuern creadas. En su regulacón la Ley 594 prevó que el desarrll tecnlógc en las entdades es desgual y pr l tant deja clar que ls prncps y prcess archvístcs deben aplcarse cualquera sea la tecnlgía y el sprte en que se prduce la nfrmacón. Cn este nstrument el Archv General de la acón pretende entnces rentar a las entdades públcas y prvadas que cumplen funcnes públcas, para facltarles la adpcón y adaptacón del prgrama. En dcha nrma, la gestón de dcuments se enmarca dentr del cncept de Archv Ttal, cmprendend prcess tales cm la prduccón, recepcón, dstrbucón, cnsulta, rganzacón, recuperacón y dspscón fnal de ls dcuments y de frma expresa, refere entre trs aspects, a la blgacón de la elabracón y adpcón de las Tablas de Retencón Dcumental, nstrument archvístc que dentfca para cada entdad, de acuerd cn sus funcnes y prcedments, ls dcuments que prduce, recbe y debe cnservar, cn sujecón al prncp de efcenca que rge la funcón admnstratva, y al de racnaldad, que rge para ls archvs cm elements fundamentales de la admnstracón públca, agentes dnamzadres de la accón estatal y sustent natural de sus prcess nfrmatvs. La Ley General de Archvs en el títul V, Gestón de Dcuments, Artícul 21. Prgramas de Gestón Dcumental, establece que: Las entdades públcas deberán elabrar prgramas de gestón de dcuments, pudend cntemplar el us de nuevas tecnlgías y sprtes, en cuya aplcacón deberán bservarse ls prncps y prcess archvístcs y en el Artícul 19 las entdades del Estad pdrán ncrprar tecnlgías de avanzada en la admnstracón y cnservacón de sus archvs, empleand cualquer med técnc, electrónc, nfrmátc, óptc telemátc, sempre y cuand cumplan cn ls sguentes requsts: a) Organzacón archvístca de ls dcuments. b) Realzacón de estuds técncs para la adecuada decsón, tenend en cuenta aspects cm la cnservacón físca, las cndcnes ambentales y peracnales, la segurdad, perdurabldad y reprduccón de la nfrmacón cntenda en ests sprtes así cm el funcnament raznable del sstema. En cumplment de l anterr, un sstema de nfrmacón para el Prgrama de Gestón Dcumental, debe cncebrse desde su nc cm un sstema ntegral que se ajuste cnceptualmente a ls prncps archvístcs y a ls bjetvs de dch prgrama. Es pr ell que n bstante, pr desgual desarrll tecnlógc, se recmenda que la metdlgía utlzada para el desarrll adecuacón del sstema de nfrmacón, nvlucre y surta una etapa de análss y dseñ cnceptual del sstema ntegral, acrde cn ls parámetrs y nrmas archvístcas y en cas de autmatzar el sstema, se determne y adpte la platafrma tecnlógca adecuada de cnfrmdad cn ls alcances del pryect. Es de advertr, que la carenca de una plítca archvístca en las entdades durante much temp, ncdó en que ls dcuments prducds pr las nsttucnes n tuveran tratament archvístc algun y pr l tant, hy se encuentran en la mayría de las entdades, fnds acumulads, que n se pueden descncer pr ser una realdad que se afrnta en ls archvs de las entdades del país. Pr l anterr, el Archv General de la acón cntempla en este mdel de Prgrama de Gestón Dcumental, esta stuacón de ls fnds acumulads, para que sea crregda y superada pr las entdades, cm un capítul aparte para su atencón y desarrll. La cnceptualzacón del prgrama de gestón dcumental que aquí se frece, parte de unas cnsderacnes generales sbre ls antecedentes, justfcacón e mprtanca, para lueg defnr a partr de una breve reseña, ls bjetvs, cnsderacnes, requsts y marc 3

4 nrmatv, cm ls prcess, actvdades y flujs de nfrmacón que se mplementan durante el ccl vtal de ls dcuments Ante la dversdad de nstruccnes, recmendacnes, requsts, frmats y elements que cnfluyen en el prgrama, se ncluyen ls anexs que cntenen la debda rentacón para la mplementacón, de acuerd cn las partculardades de desarrll de la gestón dcumental en cada entdad. Este trabaj además de atender l expuest en la Ley, es una rentacón para la aplcacón en las entdades públcas y prvadas que cumplen funcnes públcas, y además, se recmenda su mplementacón, en cualquer rganzacón, sn mprtar su naturaleza rgánca-funcnal. 4

5 1. APECTO GEERALE DE U PROGRAMA DE GETIÓ DOCUMETAL 1.1 ATECEDETE Ds nsttucnes de carácter nternacnal han cntrbud a que prfesnales y rgansms afrnten decddamente ls prblemas que cnlleva la gestón de dcuments: la Organzacón de las acnes Undas para la Educacón, la Cenca y la Cultura (UECO) y el Cnsej Internacnal de Archvs (CIA) 1. La gestón de dcuments fue cncebda en ls Estads Unds alrededr de ls añs 50 2 y de acuerd cn Llans 3 fue recncda de frma fcal en ese país, medante legslacón, a medads del gl XX. u adpcón supus una auténtca revlucón en la tería y en la práctca archvístca, especalmente a partr de la frmulacón del cncept de ccl de vda de ls dcuments, pues se hz evdente un hl cnductr que mstraba el tránst de ls dcuments desde que ests se creaban hasta que debían ser destruds cnservads permanentemente atendend a su valr hstórc. A partr de la egunda Guerra Mundal, en Eurpa y ls Estads Unds de un md partcular se empezan a plantear prblemas relacnads cn la nflacón de papel en el sen de las admnstracnes y la búsqueda de la efcaca y la ecnmía en la gestón de ls asunts públcs y en relacón cn el cudadan; ante esta stuacón cmenzan a adaptar a su dsncrasa admnstratva partcular las slucnes frmuladas y expermentadas en ls Estads Unds. En Clmba, el Reglament General de Archvs Acuerd 07 de 1994 expedd pr el Archv General de la acón, cntempló el térmn Gestón de Dcuments y desarrlló el tema en aspects cm la respnsabldad frente a la gestón dcumental, rganzacón de archvs admnstratvs, sstemas empleads para la gestón de dcuments, valracón dcumental, transferencas de dcuments cn valr permanente y elmnacón de dcuments. En 1996 el Archv General de la acón de Clmba en su publcacón Gestón dcumental : bases para la elabracón de un prgrama, brnda alguns lneaments generales para la mplementacón de un prgrama de gestón dcumental. Cn la Ley 594 de 2000 Ley General de Archvs, el tema de la gestón dcumental queda cnsgnad en el Títul V, Artículs 21 al 26, en ls que se establece que las entdades públcas deberán elabrar prgramas de gestón dcumental, se señalan ls prcess archvístcs, la frmacón de archvs a partr del cncept de archv ttal, la blgatredad de las tablas de retencón, la reglamentacón de ls dcuments cntables, ntarales y trs y la blgacón de ls nventars dcumentales. 1 LLAÓ AJUA, Jaqum. stemas archvístcs y gestón de dcuments : pnenca. 14 Cngres Internacnal de Archvs (evlla : Cnsej Internacnal de Archvs, 2000); p DOYLE. Murelle y FREIERE, André. La preparacón de manuales de gestón de dcuments para las admnstracnes públcas. París : UECO, p LLAO AJUÁ, Jaqum. Gestón de dcuments : defncón y análss de mdels. Bergara : Irarg, p

6 En las nrmas cmplementaras a la Ley 594 de 2000 Ley General de Archvs, se cntnua cn la frmulacón de la plítca archvístca nacnal, la reglamentacón de metdlgías para la rganzacón, cnservacón y dfusón de ls dcuments, el desarrll de elements técncs y nrmatvs del stema acnal de Archvs, la sensblzacón y regulacón sbre la mprtanca de ls archvs para la admnstracón y la cultura, así cm, la cnservacón y preservacón del patrmn dcumental. 1.2 JUTIFICACIÓ Tenend en cuenta que: el artícul 2 de la Ley 80 de 1989 señala las funcnes del Archv General de la acón y en su lteral b) estpula fjar plítcas y establecer ls reglaments necesars para garantzar la cnservacón y el us adecuad del patrmn dcumental de la acón de cnfrmdad cn ls planes y prgramas que sbre la matera adpte la Junta Drectva ahra Cnsej Drectv en vrtud del Decret 1126 de 1999; que el artícul 4 de Ley 594 de 2000, sbre ls prncps generales que rgen la funcón archvístca, señala en el lteral h) Mdernzacón, el Estad prpugnará pr el frtalecment de la nfraestructura y la rganzacón de sus sstemas de nfrmacón, establecend prgramas efcentes y actualzads de admnstracón de dcuments y archvs; así msm el artícul 21 de la Ley 594 de 2000 que establece que las entdades públcas deberán elabrar prgramas de gestón de dcuments, pudend cntemplar el us de nuevas tecnlgías y sprtes, en cuya aplcacón deberán bservarse ls prncps y prcess archvístcs. bstante l anterr en cuant a la exstenca de un marc nrmatv y técnc metdlógc en matera de gestón dcumental, hace falta la dentfcacón sstemátca de ls prcess y actvdades nmerss en la mplementacón de un prgrama de gestón dcumental, carenca que se cnsttuye en un factr de resg para las entdades, que pueden recurrr a falsas slucnes de tp autmatzad, ya sea pr descncment falta de artculacón de ls prcess archvístcs cn el marc nrmatv. Ante esta stuacón el Gbern acnal cn la asesría del Archv General de la acón de Clmba debe prpender prque ls archvs de las entdades públcas y prvadas que cumplen funcnes públcas estén rganzads, cnfrme a ls prncps y prcess archvístcs establecend drectrces báscas para la elabracón e mplementacón de prgramas de gestón dcumental, que racnalcen el us de recurss destnads a espacs, muebles, equps y tecnlgías en ls archvs. Adcnalmente y cn el prpóst de defnr las estrategas y las plítcas para la prduccón de la nfrmacón necesara y para lgrar una óptma generacón de benes y servcs públcs pr parte del Estad, el Gbern acnal medante el Decret númer 3816 de 31 de dcembre de 2003, creó la Cmsón Intersectral de Plítcas y de Gestón de la Infrmacón para la Admnstracón Públca. Entre trs bjetvs la Cmsón pretende: Optmzar medante el us de meds tecnlógcs, la caldad, la efcenca y la agldad en las relacnes de la admnstracón públca cn el cudadan, cn sus prveedres, y de las entdades de la admnstracón públca entre sí. Establecer mecansms tendentes a elmnar la duplcdad de slctud de nfrmacón la slctud de nfrmacón nnecesara a ls cudadans. Optmzar la nversón en tecnlgías de nfrmacón y de cmuncacnes de la admnstracón públca. Facltar el segument y evaluacón de la gestón públca, medante la prduccón, el manej y el ntercamb de nfrmacón y us de tecnlgías de nfrmacón y cmuncacnes de la admnstracón públca. Asegurar la cherenca, la crdnacón y la ejecucón de las plítcas defndas para la estratega Gbern en Línea a través del Prgrama Agenda de Cnectvdad. 6

7 De acuerd cn l anterr, el Archv General de la acón cm ente rectr de la plítca archvístca, ha sd cnvcad para lderar el prces en l relacnad cn el establecment del marc nrmatv, legal, cnceptual y técnc de un prgrama de gestón dcumental que permta asegurar el éxt de la prpuesta estatal. 1.3 OBJETIVO OBJETIVO GEERAL rmalzar de frma sstemátca el prgrama de gestón dcumental para rentar a las entdades y hacer más efcente su mplantacón OBJETIVO EPECÍFICO Defnr el Prgrama de Gestón Dcumental (PGD), en térmns de prcess durante el ccl vtal del dcument, actvdades, flujs de nfrmacón, frmats establecds y aplcables. Estructurar el Prgrama de Gestón Dcumental, metdlgía y ls prcedments que renten armóncamente su desarrll en una nsttucón. eñalar la nrmatvdad vgente, las rentacnes metdlógcas mpartdas pr el Archv General de la acón y demás nrmas aplcables a la gestón dcumental. 7

8 2. COCEPTUALIZACIÓ DE U PROGRAMA DE GETIÓ DOCUMETAL 2.1 MARCO LEGAL Para que el Prgrama de Gestón Dcumental pueda ser gestnad de manera aprpada, es necesar que la entdad respnda y cumpla cn las dferentes nrmas prferdas pr la entdad, pr el Archv General de la acón así cm las demás nrmas aplcables a la entdad. A cntnuacón se señalan las nrmas de carácter general relacnadas cn la gestón dcumental: Cnsttucón Plítca de Clmba. Artícul 8. Es blgacón del Estad y de las persnas prteger las rquezas culturales y naturales de la acón. Artícul 15. Tdas las persnas tenen derech a su ntmdad persnal y famlar y a su buen nmbre, y el Estad debe respetarls y hacerls respetar. De gual md, tenen derech a cncer, actualzar y rectfcar las nfrmacnes que se hayan recgd sbre ellas en bancs de dats y en archvs de entdades públcas y prvadas. En la recleccón, tratament y crculacón de dats se respetarán la lbertad y demás garantías cnsagradas en la Cnsttucón. La crrespndenca y demás frmas de cmuncacón prvada sn nvlables. ól pueden ser nterceptadas regstradas medante rden judcal, en ls cass y cn las frmaldades que establezca la ley. Cn el fn de prevenr la cmsón de acts terrrstas, una ley estatutara reglamentará la frma y cndcnes en que las autrdades que ella señale, cn fundament en sers mtvs, puedan nterceptar regstrar la crrespndenca y demás frmas de cmuncacón prvada, sn preva rden judcal, cn avs nmedat a la Prcuraduría General de la acón y cntrl judcal psterr dentr de las trenta y ses (36) hras sguentes. Al ncar cada perd de sesnes el gbern rendrá nfrme al Cngres sbre el us que ha hech de esta facultad. Ls funcnars que abusen de las meddas a que se refere este artícul ncurrrán en falta gravísma, sn perjuc de las demás respnsabldades a que hubere lugar. (Refrma Act Legslatv 02 de 2003). Artícul 20. e garantza a tda persna la lbertad de expresar y dfundr su pensament y pnnes, la de nfrmar y recbr nfrmacón veraz e mparcal, y la de fundar meds masvs de cmuncacón. Ests sn lbres y tenen respnsabldad scal. e garantza el derech a la rectfcacón en cndcnes de equdad. habrá censura. Artícul 23. Tda persna tene derech a presentar petcnes respetusas a las autrdades pr mtvs de nterés general partcular y a btener prnta reslucón. El legsladr pdrá reglamentar su ejercc ante rganzacnes prvadas para garantzar ls derechs fundamentales. Artícul 27. El Estad garantza las lbertades de enseñanza, aprendzaje, nvestgacón y cátedra. Artícul 63. Ls benes de us públc, ls parques naturales, las terras cmunales de grups étncs, las terras de resguard, el patrmn arquelógc de la acón y ls demás benes que determne la ley, sn nalenables, mprescrptbles e nembargables. Artícul 70. El Estad tene el deber de prmver y fmentar el acces a la cultura de tds ls clmbans en gualdad de prtundades, pr med de la educacón permanente y la 8

9 enseñanza centífca, técnca, artístca y prfesnal en tdas las etapas del prces de creacón de la dentdad nacnal. Artícul 71. La búsqueda del cncment y la expresón artístca sn lbres. Ls planes de desarrll ecnómc y scal nclurán el fment a las cencas y, en general, a la cultura.... Artícul 72. El patrmn cultural de la acón está baj la prteccón del Estad. El patrmn arquelógc y trs benes culturales que cnfrman la dentdad nacnal, pertenecen a la acón y sn nalenables, nembargables e mprescrptbles. La ley establecerá ls mecansms para readqurrls cuand se encuentren en mans de partculares y reglamentará ls derechs especales que puderan tener ls grups étncs asentads en terrtrs de rqueza arquelógca. Artícul 74. Tdas las persnas tenen derech a acceder a ls dcuments públcs salv ls cass que establezca la ley. Artícul 94. La enuncacón de ls derechs y garantías cntends en la Cnsttucón y en ls cnvens nternacnales vgentes, n debe entenderse cm negacón de trs que, send nherentes a la persna humana, n fguren expresamente en ells. Artícul 95. La caldad de clmban enaltece a tds ls membrs de la cmundad nacnal. Tds están en el deber de engrandecerla y dgnfcarla. El ejercc de ls derechs y lbertades recncds en esta Cnsttucón mplca respnsabldades. Tda persna esta blgada a cumplr la Cnsttucón y las leyes. n deberes de la persna y del cudadan: 1. Respetar ls derechs ajens y n abusar de ls prps; 2. Obrar cnfrme al prncp de sldardad scal, respndend cn accnes humantaras ante stuacnes que pngan en pelgr la vda la salud de las persnas; 3. Respetar y apyar a las autrdades demcrátcas legítmamente cnsttudas para mantener la ndependenca y la ntegrdad nacnales; 4. Defender y dfundr ls derechs humans cm fundament de la cnvvenca pacífca; 5. Partcpar en la vda plítca, cívca y cmuntara del país; 6. Prpender al lgr y mantenment de la paz; 7. Clabrar para el buen funcnament de la admnstracón de la justca; 8. Prteger ls recurss culturales y naturales del país y velar pr la cnservacón de un ambente san; 9. Cntrbur al fnancament de ls gasts e nversnes del Estad dentr de cncepts de justca y equdad. Artícul 112. Ls partds y mvments plítcs que n partcpen en el Gbern pdrán ejercer lbremente la funcón crítca frente a éste y plantear y desarrllar alternatvas plítcas. Para ests efects, salv las restrccnes legales, se les garantzan ls sguentes derechs: de acces a la nfrmacón y a la dcumentacón fcales; de us de ls meds de cmuncacón scal del Estad de acuerd cn la representacón btenda en las eleccnes para Cngres nmedatamente anterres; de réplca en ls meds de cmuncacón del Estad frente a tergversacnes graves y evdentes ataques públcs prferds pr alts funcnars fcales, y de partcpacón en ls rgansms electrales... Artícul 113. n Ramas del Pder Públc, la legslatva, la ejecutva y la judcal. Además de ls órgans que las ntegran exsten trs, autónms e ndependentes, para el cumplment de las demás funcnes del Estad. Ls dferentes órgans del Estad tenen funcnes separadas per clabran armóncamente para la realzacón de sus fnes. Ley 23 de Pr la cual se dctan nrmas en matera de étca médca. Artículs s. 33, 34, 35. Regula archvs de las hstras clíncas. 9

10 Ley 23 de Artícul 2. bre derechs de autr (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85) Ley 80 de Pr la cual se crea el Archv General de la acón, se establece el stema acnal de Archvs y se dctan tras dspscnes. Ley 31de Artículs 54 y 55. Publcdad, reserva y cnservacón de dcuments del Banc de la Repúblca. Ley 44 de Pr la cual se mdfca y adcna la Ley 23 de Ley 23 de Artícul 37. Factura electrónca. Ley 190 de Pr la cual se dctan nrmas tendentes a preservar la mraldad en la admnstracón públca y se fjan dspscnes cn el fn de erradcar la crrupcón admnstratva. Artículs 27 y 79. Faltas y delts en archvs. Ley 270 de Estatutara de la admnstracón de justca. Artícul 95. bre el us de la tecnlgía, meds técncs, electróncs, nfrmátcs y telemátcs en la admnstracón de justca. Ls dcuments emtds pr ls ctads meds, cualquera que sea su sprte, gzarán de la valdez y efcaca de un dcument rgnal sempre que quede garantzada su autentcdad, ntegrdad y el cumplment de ls requsts exgds pr las leyes prcesales. Ley 527 de Artículs 6 al 13. e defne y reglamenta el acces y us de ls mensajes de dats, del cmerc electrónc y las frmas dgtales, y se establecen las entdades de certfcacón y se dctan tras dspscnes. Ley 594 de Pr med de la cual se dcta la Ley General de Archvs y se dctan tras dspscnes. Ley 734 de Códg Dscplnar Únc Artícul DEBERE.. 1. Cumplr y hacer que se cumplan ls deberes cntends en la Cnsttucón, ls tratads de Derech Internacnal Humantar, ls demás ratfcads pr el Cngres, las leyes, ls decrets, las rdenanzas, ls acuerds dstrtales y muncpales, ls estatuts de la entdad, ls reglaments y ls manuales de funcnes, las decsnes judcales y dscplnaras, las cnvencnes clectvas, ls cntrats de trabaj y las órdenes superres emtdas pr funcnar cmpetente..5. Custdar y cudar la dcumentacón e nfrmacón que pr razón de su emple, carg funcón cnserve baj su cudad a la cual tenga acces, e mpedr evtar la sustraccón, destruccón, cultament utlzacón ndebds..22. Respnder pr la cnservacón de ls útles, equps, muebles y benes cnfads a su guarda admnstracón y rendr cuenta prtuna de su utlzacón. Artícul 35. PROHIBICIOE. A td servdr públc le está prhbd.. 8. Omtr, retardar n sumnstrar debda y prtuna respuesta a las petcnes respetusas de ls partculares a slctudes de las autrdades, así cm retenerlas envarlas a destnatar dferente de aquel a quen crrespnda su cncment Ocasnar dañ dar lugar a la pérdda de benes, elements, expedentes dcuments que hayan llegad a su pder pr razón de sus 1 0

11 funcnes Dar lugar al acces exhbr expedentes, dcuments archvs a persnas n autrzadas. Ley 795 de Ajusta algunas nrmas del Estatut Orgánc del stema Fnancera. Artícul 22. bre admnstracón y cnservacón de ls archvs de las entdades fnanceras públcas en lqudacón. Ley 951 de Pr la cual se crea el Acta de Infrme de Gestón Ley 962 de Ley anttrámtes Decret 624 de Pr el cual se expde el Estatut Trbutar de ls mpuests admnstrads pr la Dreccón General de Impuest acnales. Artícul 633. Infrmacón en meds magnétcs. Para efects del enví de la nfrmacón que deba sumnstrarse en meds magnétcs, la Dreccón General de Impuests acnales prescrbrá las especfcacnes técncas que deban cumplrse. Decret 663 de Pr med del cual se actualza el Estatut Orgánc del stema Fnancer y se mdfca su ttulacón y numeracón. Artícul 93. Red de fcnas. Decret 1748 de Pr el cual se dctan nrmas para la emsón, cálcul, redencón y demás cndcnes de ls bns pensnales y se reglamentan ls Decrets Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y ls artículs 115, sguentes y cncrdantes de la Ley 100 de Artícul 47. Archvs labrales nfrmátcs. Decrets 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de bre us de la factura electrónca. Decret 1052 de bre la expedcón de lcencas de cnstruccón y urbansm. Decret 147 de Reglamenta la Ley 527 de Decret 4124 de Pr el cual se reglamenta el stema acnal de Archvs, y se dctan tras dspscnes relatvas a ls Archvs Prvads. Crcular AG. 1 de Exhrtacón al cumplment de la legslacón básca sbre archvs en Clmba. Crcular AG. 2 de Parámetrs a tener en cuenta para mplementacón de nuevas tecnlgías en ls archvs públcs. 2.2 COMPOETE DE U PROGRAMA DE GETIÓ DOCUMETAL DEFIICIÓ E IMPORTACIA Desde la perspectva de la Ley General de Archvs, se defne Gestón dcumental cm el Cnjunt de actvdades admnstratvas y técncas tendentes a la planfcacón, manej y rganzacón de la dcumentacón prducda y recbda pr las entdades, desde su rgen hasta su destn fnal, cn el bjet de facltar su utlzacón y cnservacón. 1 1

12 Un prgrama de gestón dcumental se puede defnr cm el cnjunt de nstruccnes en las que se detallan las peracnes para el desarrll de ls prcess de la gestón dcumental al nterr de cada entdad, tales cm prduccón, recepcón, dstrbucón, trámte, rganzacón, cnsulta, cnservacón y dspscón fnal de ls dcuments. Cn la mplantacón de un prgrama de gestón dcumental se pretende alcanzar ls sguentes bjetvs: Resaltar la mprtanca del papel de ls dcuments y archvs, cm lenguaje natural de la admnstracón públca, para el funcnament de la msma, elements necesars para la partcpacón cudadana, apys decsvs para la transparenca y el cntrl de la gestón públca y garantía de ls derechs ndvduales y clectvs. Prcurar la racnalzacón y cntrl en la prduccón dcumental, en atencón a ls prcedments, trámtes admnstratvs y flujs dcumentales, l msm que, la nrmalzacón de mdels y frmats para la prduccón dcumental. rmalzar la utlzacón de materales, sprtes y equps de caldad y que a la vez preserven el cudad del med ambente. Lgrar una acertada nrmalzacón en ls prcedments para el recb, radcacón y dstrbucón de la crrespndenca medante la utlzacón de sstemas efcentes de crre y mensajería. Regular el manej y rganzacón del sstema de admnstracón de dcuments y archvs a partr de la ncón de Archv Ttal y ls enuncads de fnaldad, respnsabldad, cnfdencaldad, segurdad y accesbldad. Implementar el desarrll de prcess báscs de aplcacón de la tabla de Retencón Dcumental, rganzacón, transferencas prmaras, recuperacón, preservacón, cnservacón de la nfrmacón y dspscón fnal de ls dcuments. Facltar la recuperacón de la nfrmacón en frma rápda y prtuna. Encamnar ls archvs para que sean verdaders centrs de nfrmacón, útles para la admnstracón e mprtantes para la cultura COIDERACIOE BÁICA Para elabrar un prgrama de gestón dcumental, se deben cnsderar ls sguentes aspects: Admnstratvs: e refere a cntemplar las stuacnes admnstratvas de la gestón de dcuments en aspects cm la transparenca, la smplfcacón de trámtes y la efcenca de la admnstracón. Ecnómcs: Hacen relacón al análss de stuacnes de tp ecnómc de la gestón de dcuments, cm la reduccón de csts dervads de la cnservacón de dcuments nnecesars y la racnalzacón de ls recurss destnads para la gestón dcumental. Archvístcs: Cnsderads la base del prgrama; se referen a ls cnsgnads en la Ley 594 de 2000 y en la tería sbre la gestón de dcuments. Ésts sn: El cncept de archv ttal, el ccl vtal del dcument, el prncp de prcedenca y el prncp de rden rgnal APECTO DE PLAEACIÓ 1 2

13 Dagnóstc: El dseñ y desarrll de un prgrama de gestón dcumental, bedece a un plan de accón cn líneas cncretas que faclte su mplementacón de manera efectva, cntempla la dentfcacón de prblemas, prtundades y bjetvs, análss y determnacón de ls requerments de nfrmacón, mantenment, evaluacón y dcumentacón del prgrama, planes de mejrament y planes de cntngenca. Debe crrespnder a un plan dscrmnad a crt, medan y larg plaz y cntar cn un órgan crdnadr de la gestón de dcuments que garantce su adecuad desarrll y a través del cual se defnan las plítcas generales de la gestón dcumental en cada rganzacón (Cmté de Archv, Acuerd AG 012 de 1995) y un cnjunt de drectrces que faclten el planeament de la dcumentacón. Para realzar este dagnóstc las entdades pdrán retmar actualzar ls aspects metdlógcs relacnads cn las etapas de nvestgacón prelmnar sbre la nsttucón y análss e nterpretacón de la nfrmacón reclectada, las cuales fuern desarrlladas en el prces de elabracón de las tablas de retencón dcumental y de las tablas de valracón dcumental en ls cass en que haya sd abrdad dch prces. Requsts técncs: e referen a las cndcnes nstruments técncs prevs cm: cntar cn manuales de prcess y prcedments, cn cmplacón de frmas frmats regulads, manual de funcnes y tablas de retencón dcumental, tablas de valracón dcumental, adpcón de nrmas técncas y nrmatvdad en general, exstenca de archvs en las dferentes fases del ccl vtal y de Undad de Crrespndenca. Para ell, se deberán verfcar el cumplment de las sguentes cndcnes: Centralzacón de la recepcón y enví de ls dcuments. Defncón de prcedments de dstrbucón de dcuments nterns y externs. Tener debdamente aprbadas pr el Archv General de la acón pr la nstanca terrtral crrespndente, las tablas de retencón y/ las tablas de valracón dcumental, según sea el cas. Cntar cn el Cmté de Archv respectv el cual deberá tener defnd su reglament y funcnes. Dspner de un reglament de archvs para la entdad, basad en el Reglament General de Archvs del AG y demás nrmas cmplementaras, que garantce el cumplment de al mens ls sguentes aspects: Fases de frmacón del archv, cntrl sbre la entrada y salda de ls dcuments, acces a ls dcuments, rdenacón y descrpcón de ls fnds de archv, cnservacón de dcuments, adpcón de las nrmas técncas clmbanas que se hayan establecd en matera de archvs y dcuments, exstenca de la crdnacón de la funcón archvístca dentr de la estructura admnstratva de la entdad de acuerd cn l establecd en la Ley 594 de 2000, partcpacón de la dependenca en ls cmtés nterns relacnads cn la defncón de prcess y prcedments, gestón de caldad, y cmtés de nfrmátca, entre trs. Requsts admnstratvs: Hacen relacón a la necesdad de ntegrar el prgrama de gestón dcumental (PGD) cn tdas las funcnes admnstratvas de la entdad, así cm cn ls sstemas de nfrmacón, cn ls aplcatvs y demás herramentas nfrmatvas de las que haga us la entdad, en atencón a las sguentes cnsderacnes: La Gestón de Dcuments debe nscrbrse cm un prgrama estratégc de la entdad, cn el apy de la alta dreccón. 1 3

14 Tener defnd el sstema de admnstracón de archvs de la entdad (centralzad, descentralzad). Cntar cn la partcpacón de las dferentes áreas de la entdad, en especal cn la estructura drectva y aquellas áreas relacnadas cn las cmpras y sumnstrs, la tecnlgía, el desarrll rganzacnal y el presupuest. El archv debe cntar cn el talent human debdamente asgnad a funcnes de archv y cn dedcacón exclusva para realzar dcha labr. En entdades cmplejas del rden nacnal, departamental, dstrtal muncpal, se debe desgnar un grup especal que respnda pr el Prgrama de Gestón Dcumental. La entdad deberá cntar cn un prgrama de capactacón que permta a ls funcnars del archv amplar y mejrar sus cncments en aspects de la gestón dcumental y la rganzacón de ls archvs, además frmacón en el área de la audtra de nfrmacón y manej de prcess. Las nstalacnes de ls archvs deben reunr las cndcnes mínmas para el adecuad desarrll de su funcón, sguend las recmendacnes del Archv General de la acón, en relacón cn las característcas arqutectóncas y medambentales, espac, dstrbucón de áreas de acuerd cn el fluj de ls prcess del archv, ubcacón cn relacón a las dependencas, mblar y equp TABLA DE RETECIÓ DOCUMETAL Dada la mprtanca de la Tabla de Retencón Dcumental cm un element ndspensable en la gestón dcumental y ser un nstrument archvístc esencal que permte la racnalzacón de la prduccón dcumental y la nsttucnalzacón del ccl vtal de ls dcuments en ls archvs de gestón, central, e hstórc de las entdades, éstas, deberán elabrarlas y adptarlas para la mplementacón del Prgrama de Gestón Dcumental, sguend las etapas y demás aspects cntemplads en el Acuerd AG 039 de 2002: PRIMERA ETAPA.: Investgacón prelmnar sbre la nsttucón y fuentes dcumentales. Cmplar la nfrmacón nsttucnal cntenda en dspscnes legales relatvas a la creacón y cambs de la estructura rganzacnal, rgangrama vgente, reslucnes y/ acts admnstratvs de creacón de grups de trabaj, funcnes y manuales de prcedments. Aplcar la encuesta a ls prductres de ls dcuments cn el fn de dentfcar las undades dcumentales que prducen y/ tramtan. EGUDA ETAPA: Análss e nterpretacón de la nfrmacón reclectada. Analzar la prduccón y trámte dcumental tenend en cuenta las funcnes asgnadas a las dependencas y ls manuales de prcedments. Identfcar ls valres prmars de la dcumentacón sea ls admnstratvs, legales, jurídcs, cntables y/ fscales. Cnfrmar las seres y subseres cn sus respectvs tps dcumentales. Establecer ls temps de retencón permanenca de las seres y subseres dcumentales en cada fase de archv: gestón, central e hstórc cn el fn de racnalzar la prduccón y 1 4

15 garantzar la prteccón del patrmn dcumental de la Entdad, desde el mment en que se prduce el dcument hasta su dspscón fnal. Adelantar la valracón dcumental, tenend en cuenta el us, la frecuenca en la cnsulta y las nrmas nternas y externas que regulan su prduccón. Determnar el destn fnal de la dcumentacón ya sea para su cnservacón ttal, seleccón elmnacón. La seleccón puede aplcarse a dcumentacón n vgente admnstratvamente, a seres dcumentales cuy cntend se repte se encuentra regstrad en tras seres; a seres dcumentales cuy valr nfrmatv n exge su cnservacón ttal. En tds ls cass, la seleccón se aplcará baj la mdaldad de muestre y será el Cmté de Archv el encargad de decdr el tp de muestre y ls crters a aplcar, así cm el prcentaje (%) a cnservar, tenend en cuenta el cntend cualtatv de ls dcuments. TERCERA ETAPA: Elabracón y presentacón de la Tabla de Retencón Dcumental para su aprbacón. El Jefe de Archv preparará la prpuesta de Tabla de Retencón Dcumental de la Entdad cn las seres y subseres dcumentales que tramta y admnstra cada dependenca, acmpañada de una ntrduccón y de ls anexs que sustenten el prces y ls crters empleads en su elabracón. El Cmté de Archv hará el estud crrespndente y prducrá un Acta avaland la prpuesta. Las ecretarías Generales de las Entdades Ofcales quenes hagan sus veces, ls funcnars de la más alta jerarquía de quenes dependan ls archvs, remtrán a la nstanca crrespndente el pryect de Tabla de Retencón Dcumental para su evaluacón y aprbacón. CUARTA ETAPA: Aplcacón Aprbadas las Tablas de Retencón Dcumental pr la nstanca cmpetente, el representante legal expedrá el act admnstratv, que rdene su aplcacón ante ls servdres públcs de la Entdad. La Undad de Archv capactará a tds ls servdres públcs de la Entdad, para la aplcacón de las TRD, así msm, elabrará ls nstructvs que refuercen y nrmalcen la rganzacón de ls dcuments y archvs de gestón y la preparacón de las transferencas dcumentales. La rganzacón de ls dcuments en las dferentes fases de archv: gestón, central e hstórc se hará cn fundament en las Tablas de Retencón Dcumental. Las transferencas dcumentales prmaras y secundaras se adelantarán tenend en cuenta ls plazs establecds en la crrespndente Tabla de Retencón Dcumental, sguend, ls prcedments de lmpeza de la dcumentacón, elmnacón del materal metálc, dentfcacón de materal afectad pr bdeterr. El crngrama l establecerá la Undad de Archv de la Entdad. 1 5

16 Ls dcuments a elmnar de acuerd cn la Tabla de Retencón Dcumental se destrurán y se dejará cnstanca en Acta que será suscrta pr el Presdente del Cmté de Archv, el Jefe de Archv y el de la dependenca respectva. QUITA ETAPA: egument y actualzacón de la Tabla de Retencón Dcumental. La undad de Archv de cada entdad establecerá un crngrama de segument para la verfcacón de la aplcacón de la Tabla de Retencón Dcumental en las dependencas y un plan de mejrament en el crt plaz, para atender las mdfcacnes susctadas pr cambs en ls prcedments, refrmas rganzacnales y funcnes. Las mdfcacnes a la Tabla de Retencón dcumental que surjan del segument de la slctud de la dependenca, deberán ser evaluadas pr la Undad de Archv de la Entdad y aprbadas pr el Cmté de Archv de la msma PROCEO DE U PROGRAMA DE GETIÓ DOCUMETAL La Ley 594 de 2000 en su Artícul 22. Prcess Archvístcs. Establece que la gestón de dcuments dentr del cncept de Archv Ttal, cmprende prcess tales cm la prduccón recepcón, la dstrbucón, la cnsulta, la rganzacón, la recuperacón y la dspscón fnal de ls dcuments. Para efects de la cnceptualzacón de un prgrama de gestón dcumental, se determnan ls sguentes prcess que estarán nterrelacnads entre sí y se desarrllarán en las undades de crrespndenca y durante las etapas del ccl vtal del dcument (Archv de Gestón, Archv Central y Archv Hstórc): 1. Prduccón de dcuments 2. Recepcón de dcuments, 3. Dstrbucón de dcuments, 4. Trámte de dcuments, 5. Organzacón de dcuments, 6. Cnsulta de dcuments, 7. Cnservacón de dcuments 8. Dspscón fnal de dcuments PRODUCCIÓ DOCUMETAL DEFIICIÓ: Generacón de dcuments de las nsttucnes en cumplment de sus funcnes. (GRGA) MARCO ORMATIVO DEL PROCEO Ley 43 de 1913 bre el us de tnta ndeleble para dcuments fcales. Ley 527 de 1999 Artícul 7. bre mensajes de dats y frmas dgtales. Códg Penal 1 6

17 Artículs 218 a 228. bre las dspscnes relacnadas cn falsfcacón de ls dcuments públcs. Artícul 231. bre recncment y cpa de bjets y dcuments. Códg de Prcedment Penal Artícul 261. bre el valr prbatr de dcument públc. Artículs 262 a 263. bre valr prbatr de dcument prvad. Códg de Cmerc Artícul 48. Cnfrmdad de lbrs y papeles del cmercante a las nrmas cmercales - meds para el asent de peracnes Artícul 51. Cmprbantes y crrespndenca cm parte ntegral de la cntabldad. Artícul 54. Oblgatredad de cnservar la crrespndenca cmercal. Decret 2649 de 1993 Pr el cual se reglamenta la Cntabldad en General y se expden ls prncps nrmas de cntabldad generalmente aceptads en Clmba. Artícul 123. prtes cntables Decret 1584 de 1994 Dcumentacón ndspensable Regstr prpnentes Cámaras de Cmerc Decret 2150 de 1995 Artículs 11, 12, 23 y 24. Us de frmats úncs. Acuerd AG 060 de Artículs 4, 6, 9 y 14. Pautas para la admnstracón de cmuncacnes fcales en las entdades públcas y prvadas que cumplen funcnes públcas. Crcular Interna AG.13 de 1999, se deben utlzar mcrpuntas esfers de tnta húmeda. TC 1673 Papel y cartón: papel para escrbr e mprmr. TC 2223:1986 Equps y útles de fcna. Tnta líquda para escrbr. TC 2676 Durabldad sprtes, aplcable a ls sprtes dgtales. Cartuchs de dsc flexble de 90 mm. (3.5 pulgadas), característcas dmensnales, físcas y magnétcas. TC Elabracón dcuments cmercales. TC 4436 Papel para dcuments de archv: requsts para la permanenca y durabldad ACTIVIDADE La Prduccón Dcumental cmprende ls aspects de rgen, creacón y dseñ de frmats y dcuments, cnfrme al desarrll de las funcnes prpas de cada entdad dependenca. En el Anex 1, Prduccón Dcumental, se rentan ls frmats que sn de us cmún a la admnstracón, que pueden ser adptads y adaptads pr cada entdad, sn perjuc de 1 7

18 aquells que deben regular en ls manuales de prcedments, en desarrll de sus funcnes específcas. Creacón y dseñ de dcuments. Meds y técncas de prduccón y de mpresón (máqunas de escrbr y prcesadres de text). Determnacón y seleccón de sprtes dcumentales (cntas magnétcas, CD-ROM, dscs óptcs, dsquetes, dscs durs, mcrflme, vde). Determnacón de tamañs, caldad y tps de sprtes, gramaje, tntas. Instructvs para el dlgencament de frmulars. Determnacón de us y fnaldad de ls dcuments. Dplmátca en térmns de frmaldad, magen crpratva lgtp de la entdad, característcas nternas y externas, tp de letra, frmas autrzadas. Adecuad us de la reprgrafía. 2. rmalzacón de la prduccón dcumental Identfcacón de dependencas prductras. Defncón de tplgías dcumentales, cnfrme a frmats y frmulars regulads en ls manuales de prcess y prcedments e dentfcads en la TRD. Drectrces relacnadas cn el númer de cpas. Cntrl de la prduccón de nuevs dcuments. Determnacón de la perdcdad de la prduccón dcumental RECEPCIÓ DE DOCUMETO DEFIICIÓ: Cnjunt de peracnes de verfcacón y cntrl que una nsttucón debe realzar para la admsón de ls dcuments que sn remtds pr una persna natural jurídca. (GRGA) MARCO ORMATIVO DEL PROCEO Cnsttucón Plítca Artícul 15. Párraf 3: La crrespndenca y demás frmas de cmuncacón prvada sn nvlables. ól pueden ser nterceptadas regstradas medante rden judcal, en ls cass y cn las frmaldades que establezca la ley. Refrma Act Legslatv 02 de Decret 2150 de Artículs 1, 11 y 32. upresón de autentcacón de dcuments rgnales y us de sells, ventanlla únca. Acuerd AG 060 de Artículs 3, 5, 8, 10, 11 y 12. bre las undades de crrespndenca, radcacón y cntrl de las cmuncacnes recbdas y envadas. ACTIVIDADE Recepcón de dcuments: se debe verfcar que estén cmplets, que crrespndan a l anuncad y sean cmpetenca de la entdad para efects de su radcacón y regstr cn el prpóst de dar nc a ls trámtes crrespndentes. 1 8

19 Las cmuncacnes y dcuments se pueden recbr a través de dferentes meds tales cm: mensajería, crre tradcnal, fax, crre electrónc y cualquer tr med que se desarrlle para tal fn de acuerd cn ls avances tecnlógcs en cada entdad y deben estar regulads en ls manuales de prcedments. En este prces se pueden dentfcar las sguentes actvdades: Identfcacón de meds de recepcón: mensajería, fax, crre tradcnal, crre electrónc, págna web, trs. Recb de dcuments fcales. Verfcacón y cnfrntacón de fls, cpas, anexs, frmas. Cnstanca de recb (sell, relj radcadr). 1. Radcacón de dcuments Asgnacón de un númer cnsecutv a ls dcuments en ls térmns establecds en el artícul 2 del Acuerd AG 060 de 2001, dejand cnstanca de la fecha y hra de recb de enví. Impresón de rótul de la radcacón. Regstr mpres de planllas de radcacón y cntrl. 2. Regstr de dcuments Recb de dcuments fcales. Verfcacón y cnfrntacón de fls, cpas, anexs, frmas. Cnstanca de recb. Asgnacón de dats cnfrme al artícul 2 del Acuerd AG 060 de 2001, tales cm: mbre de la persna y / Entdad Remtente destnatara, mbre códg de la(s) Dependenca(s) cmpetente(s), úmer de radcacón, mbre del funcnar respnsable del trámte, Anexs y Temp de respuesta ( l amerta), entre trs. Cnfrmacón del cnsecutv de cmuncacnes fcales despachadas. Establecment de cntrles de respuesta a partr de la nterrelacón de dcuments recbds y envads DITRIBUCIÓ DE DOCUMETO DEFIICIÓ: Actvdades tendentes a garantzar que ls dcuments lleguen a su destnatar. (GRGA) MARCO ORMATIVO DEL PROCEO Decret 229 de 1995, sbre servcs pstales y sus reslucnes reglamentaras. Decret 2150 de 1995 Artícul 25. Utlzacón del crre para el enví de nfrmacón. Acuerd 060 de Artícul 3. Centralzacón de ls servcs de dstrbucón de las cmuncacnes fcales. ACTIVIDADE 1 9

20 La dstrbucón se relacna cn el fluj de ls dcuments al nterr y al exterr de la entdad. n nteresar el med de dstrbucón de ls dcuments, se debe cntar cn mecansms de cntrl y verfcacón de recepcón y enví de ls msms. En este prces se dstnguen actvdades cm: 1. Dstrbucón de dcuments externs Identfcacón de dependencas destnataras de acuerd a la cmpetenca. Clasfcacón de las cmuncacnes. Organzacón de dcuments en buznes casllers. Enrutament de dcuments a dependenca cmpetente. Reasgnacón de dcuments mal dreccnads. Regstr de cntrl de entrega de dcuments recbds. 2. Dstrbucón de dcuments nterns Identfcacón de dependencas. Enrutament de dcuments a dependenca cmpetente. Regstr de cntrl de entrega de dcuments nterns. 3. Dstrbucón de dcuments envads Defncón de meds de dstrbucón: persnal, fax, crre tradcnal, crre electrónc, apartad aére, trámte en línea, págna web, trs. Cntrl del cumplment de requsts del dcument. Métds de empaque y embalaje. Pes y prte de dcuments. Gestón del crre tradcnal: rmal, certfcad, especal. Cntrl y frma de guías y planllas de entrega. Cntrl de devlucnes. Organzacón mensajería externa. Regstr de cntrl de enví de dcuments TRÁMITE DE DOCUMETO DEFIICIÓ: Curs del dcument desde su prduccón recepcón hasta el cumplment de su funcón admnstratva. (GRGA) MARCO ORMATIVO DEL PROCEO Cnsttucón Plítca. Artícul 23. Tda persna tene derech a presentar petcnes respetusas a las autrdades pr mtvs de nterés general partcular y a btener prnta reslucón. El legsladr pdrá reglamentar su ejercc ante rganzacnes prvadas para garantzar ls derechs fundamentales. Ley 58 de Reglamentacón trámte petcnes. 2 0

21 Decret 01 de 1984 Códg Cntencs Admnstratv. Derech de petcón. Decret 2150 de Artículs 6, 16, 17, 22. Artícul 25. Establece que las entdades de la Admnstracón Públca deberán facltar la recepcón y enví de dcuments slctudes y sus respectvas respuestas pr med de crre certfcad, el cual es un servc exclusv de ADPOTAL. Decret 1222 de 1999 Artícul 33. Derech de turn. Acuerd AG 060 de Artículs 3, 6 y 8. Enví y cntrl del trámte de las cmuncacnes, numeracón de acts admnstratvs. ACTIVIDADE En desarrll de sus funcnes, cada dependenca genera un cnjunt de dcuments bjet de trámtes admnstratvs, dchs dcuments ntegran sus respectvas seres dcumentales. De acuerd cn la nrmatvdad exstente en el país, se deben tener en cuenta ls temps máxms establecds para el trámte prtun de las cmuncacnes. En este prces se señalan las actvdades de: 1. Recepcón de slctud trámte Cnfrntacón y dlgencament de planlla de cntrl y ruta del trámte. Identfcacón del trámte. Determnacón de cmpetenca, según funcnes de las dependencas. Defncón de ls perds de vgenca y temps de respuesta. 2. Respuesta Análss de antecedentes y cmplacón de nfrmacón. Pryeccón y preparacón de respuesta. Trámtes a que haya lugar cn la prduccón de dcuments hasta la culmnacón del asunt ORGAIZACIÓ DE LO DOCUMETO DEFIICIÓ: Cnjunt de accnes rentadas a la clasfcacón, rdenacón y descrpcón de ls dcuments de una nsttucón, cm parte ntegral de ls prcess archvístcs (GRGA) MARCO ORMATIVO DEL PROCEO Ley 4 de bre régmen plítc y muncpal. Artícul 289. Ls jefes de las Ofcnas vglarán que ls secretars recban ls archvs pr nventar y que arreglen cnvenentemente el que crrespnda al temp que funcnen. Al efect, mpndrán multas sucesvas a ls ecretars que han funcnad funcnen, para que cumplan cn sus deberes. Estas multas se reputan penas crreccnales. 2 1

22 Artícul 337. El Gbern, en ls asunts nacnales, y las Asambleas Departamentales, en ls de ls Departaments y Muncps, dspndrán l cnvenente respect del arregl de ls archvs, la cntabldad de ls fnds públcs y ls demás detalles relatvs a ls msms. Ley 80 de Artícul 55. De la prescrpcón de las accnes de respnsabldad cntractual. La accón cvl dervada de las accnes y msnes a que se referen ls artículs 50,51,52 y 53 de esta Ley prescrbrá en el térmn de vente (20) añs, cntads a partr de la currenca de ls msms. La accón dscplnara prescrbrá en dez (10) añs. La accón penal prescrbrá en vente (20) añs. Códg de Cmerc. Artícul 60. Ls lbrs y papeles a que se refere este Capítul deberán ser cnservads cuand mens pr dez añs, cntads desde el cerre de aquélls la fecha del últm asent, dcument cmprbante. Transcurrd este laps, pdrán ser destruds pr el cmercante, sempre que pr cualquer med técnc adecuad garantce su reprduccón exacta. Además, ante la cámara de cmerc dnde fuern regstrads ls lbrs se verfcará la exacttud de la reprduccón de la cpa, y el secretar de la msma frmará acta en la que antará ls lbrs y papeles que se destruyern y el prcedment utlzad para su reprduccón. Cuand se expda cpa de un dcument cnservad cm se prevé en este artícul, se hará cnstar el cumplment de las frmaldades anterres. Decret 1382 de Oblgatredad de la presentacón de las T. R.D. Decret 254 de Pr el cual se expde el régmen para la lqudacón de las entdades públcas del rden nacnal. Artícul 36. Decret 4124 de Pr el cual se reglamenta el stema acnal de Archvs, y se dctan tras dspscnes relatvas a ls Archvs Prvads. Acuerd AG 007 de Artícul 18. A Reglament General de Archvs que crea el Cmté Evaluadr de Dcuments en ls Departaments, determna su ntegracón y le fja la funcnes. Acuerd AG 09 de Reglamenta la presentacón de las TRD. Acuerd AG 12 de Pr el cual se mdfca la parte I del Acuerd. 07 del 29 de jun de 1994, Reglament General de Archvs", "Órgans de Dreccón, Crdnacón y Asesría Acuerd AG 09 de Reglamenta prcedment para la evaluacón de TRD. Acuerd AG 16 de bre el manej de archvs públcs de las Cámaras de Cmerc. Acuerd AG 037 de Establece especfcacnes técncas y requsts para la cntratacón de servcs de archv. Acuerd AG 039 de Pr el cual se regula el prcedment para la elabracón y aplcacón de las tablas de retencón dcumental en desarrll del artícul 24 de la Ley General de Archvs 594 de

23 Acuerd AG 041 de Reglamenta la entrega de archvs de las entdades que se lquden, fusnen, suprman prvatcen. Acuerd AG 042 de Pr el cual se establecen ls crters para la rganzacón de ls archvs de gestón en las entdades públcas y las prvadas que cumplen funcnes públcas, se regula el Inventar Únc Dcumental y se desarrllan ls artículs 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archvs, Ley 594 de Acuerd AG 015 de Adcna parágraf al Acuerd AG 041 de 2002 en relacón cn la ntegracón del Cmté de Archv de las entdades públcas en prces de lqudacón. Acuerd AG 02 de Establece ls lneaments para la rganzacón de fnds acumulads. Crcular AG 07 de Organzacón y Cnservacón de ls dcuments de archv de las Entdades de la Rama Ejecutva del Orden acnal. Crcular AG 01 de Organzacón y Cnservacón de ls dcuments de archv. Crcular AG-DAFP. 004 de Organzacón de hstras labrales. Crcular AG 012 AG-DAFP de Organzacón de hstras labrales. Crcular AG 01 de Inventar de dcuments a elmnar. Reslucón AG 147 de Pr la cual se crea el Cmté de Transferencas de la Dcumentacón Hstórca al Archv General de la acón. Reslucón Mnalud 1995 de Establece nrmas para el manej de la Hstórca Clínca. (Expedda pr el Mnster de alud) Reslucón AG 081 de Adpta el Prgrama de Gestón Dcumental y se aprueba la actualzacón de la Tabla de Retencón Dcumental del AG. Reslucón AG 183 de Pr la cual se crea el Grup Técnc de apy del Cmté de Archv del Archv General de la acón. Reslucón MnPrteccón cal de Pr la cual se mdfca la Reslucón 1995 de TC 4095 rma General para la Descrpcón Archvístca. TC 5029 rma sbre Medcón de Archvs. ACTIVIDADE El cnjunt de accnes encamnadas a la adecuada rganzacón de ls archvs cmprende ls prcess archvístcs de: 2 3

24 1. Clasfcacón dcumental. Prces archvístc medante el cual se dentfcan y establecen las seres que cmpnen cada agrupacón dcumental (fnd, seccón y subseccón), de acuerd cn la estructura rgánc-funcnal de la entdad (GRGA). Actvdades: Identfcacón de undades admnstratvas y funcnales. Aplcacón de la tabla de retencón y/ valracón de la dependenca. Cnfrmacón de seres y subseres dcumentales. Identfcacón de tps dcumentales de la tabla de retencón y valracón y de ls dcuments de apy. Cntrl en el tratament y rganzacón de ls dcuments. 2. Ordenacón dcumental: Ubcacón físca de ls dcuments dentr de las respectvas seres en el rden prevamente acrdad. Actvdades: Relacnes entre undades dcumentales, seres, subseres y tps dcumentales. Cnfrmacón y apertura de expedentes. Determnacón de ls sstemas de rdenacón. Organzacón de seres dcumentales de acuerd cn ls pass metdlógcs. Flacón. 3. Descrpcón dcumental: Es el prces de análss de ls dcuments de archv de sus agrupacnes, que permte su dentfcacón, lcalzacón y recuperacón, para la gestón la nvestgacón (GRGA). Actvdades: Análss de nfrmacón y extraccón de cntends. Dseñ de nstruments de recuperacón cm Guías, Inventars, Catálgs e Índces. Actualzacón permanente de nstruments. Para el cas de la descrpcón archvístca, la IAD(G), rma Internacnal General de la Descrpcón Archvístca, trata las reglas generales aplcables a la descrpcón archvístca sn tener en cuenta la naturaleza el vlumen. Esta nrma ha sd hmlgada para Clmba pr el ICOTEC y el Archv General de la acón y es la rma TC 4095, en ella se determna la frmulacón de la nfrmacón medante ventsés elements que pueden ser cmbnads para cnsttur la descrpcón de una entdad archvístca. La rganzacón de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquer descrpcón. En la estructura de la rma IAD(G), ls elements se agrupan en sete áreas de nfrmacón: 1. Área de dentfcacón. 2. Área de cntext. 3. Área de cntend y estructura. 4. Área de cndcnes de acces y us. 5. Área de dcumentacón ascada. 6. Área de ntas. 7. Área de cntrl de la descrpcón. Un nstrument archvístc que permte la nrmalzacón de la gestón dcumental y la nsttucnalzacón del ccl vtal del dcument en sus dferentes fases, es la Tabla de Retencón Dcumental, la cual actúa en las entdades cm reguladr de las decsnes en 2 4