Caso: Ediciones técnicas

Transcripción

1 Instituto Profesional AIEP Escuela de Negocios Contabilidad y Auditoria Taller de Auditoria Tributaria Docente: Felipe Olivares M Caso: Ediciones técnicas 1.- Presentación: Ediciones Técnicas limitada es un la editorial técnica y de negocios líder de Chile, con 36 años de trayectoria con publicaciones técnicas que cubren los sectores económicos más importantes del país. Dicho portafolio incluye la producción y edición de las áreas de Minería, Electricidad, Aguas y Forestal, además de compendios y estudios, portales de internet, servicios de newsletter y la organización de conferencias y exposiciones especializadas. El año 2014 ganó el premio nacional MAGs por la mejor integración digital de sus productos editoriales: A finales de 2014 un estudio realizado por Adimark concluyó que su producto estrella, la revista enfocada en el sector MINERÍA es el medio más reconocido entre las publicaciones de la industria. Los resultados de la encuesta también dieron a la publicación el liderazgo en términos de lectura. 2.- Administración Internamente Ediciones Técnicas está organizada bajo la administración de una Gerencia general, de quienes depende una Gerencia de operaciones, una gerencia Comercial y una gerencia de Administración y Finanzas. 3.- Principales procesos Los principales procesos que desarrolla la empresa son los relacionados con sus áreas funcionales, es decir: - Proceso de producción editorial: Tareas relacionadas con la elaboración de los contenidos periodísticos asociados a las revistas. Este proceso es liderado por un Editor general, quien reporta al gerente de operaciones. El editor trabaja en colaboración con periodistas especializados en las distintas áreas, con el apoyo de fotógrafos y correctores de redacción para dar forma a los distintos reportajes y entrevistas que contienen las revistas. - Proceso de arte y diseño: Este proceso de diseño y arte gráficos lo lleva a cabo una empresa externa, pero perteneciente y controlada por los mismos dueños de Ediciones Técnicas. - Proceso Comercial: En el proceso comercial se desarrollan las actividades de venta de publicidad para las distintas revistas y es liderado por un Gerente Comercial, un grupo de ejecutivas comerciales, un administrativo y un analista comercial.

2 La venta de publicidad se realiza por medio de las ejecutivas comerciales, a quienes se les asigna una cartera de clientes base, ellas tienen como función incrementar dicha cartera. La venta propiamente tal, se formaliza en base a contratos, en los que se establece el número de la edición en que aparecerá el aviso publicitario, su tamaño, ubicación dentro de la revista, precio y formas de pago. Dicho contrato es estándar y llenado a mano por cada ejecutiva para luego ser firmado por el cliente, considerándose entonces que existe acuerdo entre las partes. Los contratos se firman en 3 copias, quedando uno en poder del cliente, otra para archivo del administrativo del área comercial y otra se envía a Facturación. En el área comercial existe un sistema de información basado en planillas electrónicas preparadas por el analista comercial, quien genera reportes mensuales de ventas por vendedor, ventas acumuladas, comparativas, evolución de la cartera de clientes y otros. Estos informes y archivos son guardados en carpetas de red de acceso compartido para facilitar el acceso a ellos. - Proceso de Facturación: Este proceso se lleva a cabo en el Departamento de Administración y finanzas, por un facturador quien realiza el proceso para todas las revistas del grupo editorial. Facturación reporta directamente con el Contador General, quien a su vez reporta al Jefe de Administración y Finanzas. La facturación se realiza de forma mensual y en base a los contratos que se encuentran en archivo físico. El facturador debe entonces revisar, del total de los contratos firmados, cuáles de ellos corresponden a avisos publicitarios que aparecen en la edición actual de la revista (la revista principal es de publicación mensual), y procede a facturarlos con los datos que aparecen en el respectivo contrato. Existen aquí algunas dificultades de tipo operativo, entre ellas, la existencia de contratos archivados sin la firma del cliente, lo que entorpece y retrasa la emisión de las facturas, dado que existe prohibición de emitir facturas sin el respectivo respaldo del contrato. La facturación se lleva a cabo en el sistema contable que la empresa utiliza de forma regular, que en este caso es Softland y desde hace al menos 4 años, la empresa utiliza el sistema de facturación electrónica. Una vez emitidas las facturas, son enviadas de forma física al cliente vía correo privado y se archivan las copias tributarias. Una vez que el cliente recibe la factura original, se le solicita que firme la cuarta copia y esta es devuelta a la empresa y enviada a archivo de Cobranza. Comúnmente las ventas son pactadas a crédito, el que va desde 30 días hasta 90 días desde la recepción de la factura por parte del cliente. - Proceso de Cobranza: Este proceso lo realiza un cobrador quien reporta directamente al Jefe de Administración y finanzas y envía la información de cobranzas al Contador general. Los clientes tienen la opción de pagar en las oficinas de la editorial mediante cheques al dia, cheques a fecha, transferencia bancaria o tarjetas de crédito hasta en 3 cuotas sin interés. El control de la cobranza se realiza a través de planillas electrónicas que se construyen con la información del sistema softland de las ventas del mes, la que es extraída en formato Excel y en la medida en que se realiza la cobranza telefónica se va cambiando el estado de cada una de las facturas en el archivo con las observaciones que correspondan. Los estados que se manejan son solo 2: Pendiente de pago y Pagada y se cambian de forma manual dependiendo de la evolución del proceso de cobranza.

3 Con la información de esta planilla de realizan informes semanales de cobranza mediante tablas dinámicas, las que el Jefe de Administración y finanzas reporta a la Gerencia de Finanzas. Estos informes son guardados en carpetas compartidas por red, para facilitar el acceso de consulta de las partes interesadas. Además este reporte de cobranza sirve de auxiliar para cuadratura de la Cuenta Clientes en la contabilidad. - Proceso de pago a Proveedores: El proceso se realiza en el departamento de administración de finanzas. Este parte con el ingreso de las facturas de Proveedores al sistema contable Softland por parte de un analista, quien reporta al contador general. Una vez ingresadas las facturas, se emiten reportes de vencimiento semanal desde el sistema contable y con dicha información se establece que facturas son susceptibles de ser pagadas. La emisión de pagos se realizan solamente los viernes. Una vez seleccionadas las facturas, se envían al Jefe de Administracion y finanzas quien solicita autorización a la gerencia de finanzas para realizar los pagos. Una vez autorizados, se emiten los cheques por parte del analista en contabilidad, se registran en la contabilidad, se imprime en comprobante contable y se envían las facturas, los cheques y los comprobantes contables para su última autorización y firma de los cheques por parte del Gerente de Finanzas y el Gerente general. Si el pago de la factura no es autorizado, esta factura vuelve al archivo de facturas pendientes de pago. - Proceso de Remuneraciones: El proceso se realiza en el departamento de administración de finanzas por un encargado de Recursos Humanos, quien reporta al contador general. EL proceso de liquidación de sueldos se lleva a cabo en el sistema softland, pero la recolección de los datos variables del mes, se realiza de forma manual, por ejemplo, las comisiones por venta se reciben en archivo Excel desde el departamento comercial, las horas extra por cada jefatura, los bonos gerenciales desde la gerencia de administración y finanzas, los atrasos y días de vacaciones desde archivos auxiliares que el maneja el encargado de Recursos Humanos. Con estos datos se liquidan los sueldos cuyo pago se realiza previa revisión del Contador General y aprobación por parte del gerente de Finanzas. - Proceso Contable: El proceso contable es supervisado por el Contador General, quien también realiza funciones de análisis contable. La información contable se recibe desde las actividades de Facturación, cobranzas, recursos humanos y desde el mismo departamento de contabilidad. Los Estados financieros se reportan de forma mensual, son elaborador por el Contador General, revisados en conjunto con el Jefe de Administración y finanzas y reportados el Gerente de Finanzas los días 20 de cada mes. También son guardados en carpetas compartidas de red para mejor acceso a consultas posteriores a su entrega.

4 Información Tributaria: 1.- Balance al 31 de diciembre 2015 BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015 Cuenta Movimientos Saldo Inventario Resultados Debitos Creditos Deudor Acreedor Activo Pasivo Perdidas Ganancias BANCO CHILE CLIENTES PPM RETIROS SOCIOS IVA CREDITO FISCAL IVA REMANENTE CREDITO FISCAL PROVEEDORES HONORARIOS POR PAGAR IVA DEBITO FISCAL IMPUESTOS POR PAGAR PRESTAMO BANCARIO ACTIVO FIJO INVERSION EN EMPRESAS ASOCIADAS DEPRECIACIÓN ACUMULADA RETENCION IMPUESTO HONORARIOS PROVISION DEUDAS INCOBRABLES PROVISION IMPUESTO A LA RENTA CAPITAL SOCIAL RESULTADOS ACUMULADOS REVALORIZACION CAPITAL PROPIO VENTAS Y SERVICIOS AFECTOS REMUNERACIONES MOVILIZACION HONORARIOS GASTO EN PUBLICIDAD MANTENCION OFICINA ASESORIAS ARTICULOS DE OFICINA CORREO CONTRIBUCIONES GTOS NOTARIALES Y MUNICIPALES DEPRECIACIÓN CASTIGO CLIENTES GASTOS GENERALES REAJUSTE CREDITO IVA Y PPM CORRECCION MONETARIA IMPUESTO A LA RENTA UTILIDAD EN EMPRESA ASOCIADA SUMAS RESULTADO EJERCICIO TOTALES

5 2.- Depreciación Activos fijos año 2014 y 2015 DEPRECIACION NORMAL 2014 Activo Fecha de Valor de Normal (Años) (Meses) Correccion monetaria % C.M Monto actualizado Meses a Depreciar Saldo de Depreciacion Normal Camioneta patente UY , Notebook Gerencia , Notebook Ventas , Maquinaria en Leasing , Muebles , Fotocopiadora , DEPRECIACION ACELERADA 2014 Activo Fecha de Valor de Acelerada (Años) (Meses) Correccion monetaria % C.M Monto actualizado Meses a Depreciar Saldo de Depreciacion Acelerada Camioneta patente UY , Notebook Gerencia , Notebook Ventas , Maquinaria en Leasing , Muebles , Fotocopiadora , DEPRECIACION NORMAL 2015 Correccion monetaria Correccion monetaria Activo Fecha de Valor de Valor depreciable (Meses) % C.M Monto actualizado Depeciacion acumulada % C.M Monto actualizado Meses a Depreciar Saldo de Depreciacion Normal Depreciacion Acumulada Camioneta patente UY , , Notebook Gerencia , , Notebook Ventas , , Maquinaria en Leasing , , Muebles , , Fotocopiadora , ,

6 3.- Determinación renta líquida imponible año 2015 Determinacion Renta Liquida Imponible 2015 Resultado según Balance Agregados Provision deudas incobrables Contribuciones Provision Impuesto a la Renta Deducciones Utilidad en empresa asociada Renta Liquida Imponible Impto de 1 Categoria 22,5% FUT al 31 de diciembre de 2015 Año 2013 Año 2014 Año 2015 Control de Creditos Control C/Credito S/Credito C/Credito S/Credito C/Credito S/Credito 20% 21% 22,5% Incremento Remanente de FUT Reajuste Remanente Reajustado Impto 1 Cat pagado Abril Renta Liquida Imponible Subtotal FUT antes de Retiros Retiros Remanente de FUT Ej.Sgte

7 5.- Notas explicativas Nota 5: Impuesto a la Renta Impuesto pagado en abril 2015 (1) Impuesto a la renta año Total gasto por impuesto a la renta (1) Este impuesto no fue provisionado el año anterior Nota 7: Castigo incobrables Saldo cuenta Clientes Tasa de incobrabilidad 3% Estimación de deudas incobrables Nota 8: Inversión en empresa Asociada Para la inversión en empresa asociada se utiliza el método de participación. El dividendo se percibió en diciembre y según el certificado recibido, tiene un crédito e incremento del 20% Inversión inicial Dividendo percibido Utilidad Devengada Saldo Inversión al 31 de diciembre Nota 9: Préstamo Bancario La deuda bancaria corresponde a un préstamo obtenido con el banco Chile con vencimiento el 31 de mayo de 2016, que fue depositado en la cuenta corriente de la empresa el 30 de diciembre de Nota 10: Depreciación La empresa usa desde el 2014 la Depreciación acelerada para efectos tributarios.

8 Actividad Se le solicita a usted y su equipo de auditoria, actuar en el rol de auditor tributario para: 1. Establecer el objetivo de la auditoria 2. Desarrollar un cuestionario para evaluar el control interno en los aspectos relativos a la tributación. Este se debe confeccionar tomando en cuenta los principales procesos internos desarrollados por la empresa. 3. Establecer en un plan de acción las actividades a desarrollar como equipo de auditoria 4. Determinar los hallazgos de su auditoria 5. Realizar un informe dirigido al directorio donde: Se incluyan los hallazgos detectados Se entregue una justificación tributaria de los hallazgos detectados Se cuantifiquen los efectos sobre la tributación de la empresa Se presente una propuesta de ajustes (ya sea a la RLI, al Balance o al FUT)