Pliego de prescripciones técnicas que regirá el procedimiento abierto para la contratación del DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE UNA PLATAFORMA DE

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1 Pliego de prescripciones técnicas que regirá el procedimiento abierto para la contratación del DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE UNA PLATAFORMA DE CATALOGACIÓN Y DIFUSIÓN PARA LA EXPLOTACIÓN DEL PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO Y BIBLIOGRÁFICO DE LA DIPUTACIÓN DE PONTEVEDRA dentro del marco del proyecto depotic

2 CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN OBJETO SITUACIÓN ACTUAL ALCANCE DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Y TÉCNICOS Introducción Gestión archivística Introducción Alcance Requerimientos funcionales Requerimientos técnicos Gestión Bibliotecaria Introducción Alcance Requerimientos funcionales Requerimientos técnicos Módulo de consulta (OPAC) Introducción Requerimientos funcionales Requerimientos técnicos Migración e ingesta de datos Migración de datos de catalogación Fase 1: consultoría y manual de procedimiento de catalogación Consultoría Manual de procedimiento de catalogación Fase 2: ejecución de la migración Fase 3: revisión y corrección del resultado del proceso de migración realizado Ingesta de objetos digitales en el gestor documental Ingesta de objetos digitales de documentos del Archivo Provincial Estructura básica de carpetas y nomenclatura de archivos Estructura de objetos digitalizados para libros de actas Estructura de objetos digitalizados para secciones (documental) y familias (fondos especiales) Estructura de objetos digitalizados para BOP Estructura de objetos digitalizados para biblioteca Estructura de objetos digitalizados para hemeroteca Estructura de objetos digitalizados para fondo gráfico Estructura de objetos digitalizados para cartoteca Pág. 2 de 80

3 Estructura de objetos digitalizados para fondo sonoro Estructura de objetos digitalizados para fondo audiovisual Ingesta de objetos digitales de documentos del Museo Provincial GESTIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO Metodología de gestión de proyecto Órganos de dirección y gestión del proyecto Plan de trabajo Seguimiento y control de ejecución del proyecto Entregables del proyecto Plan de calidad EQUIPO DE TRABAJO Condicionantes del equipo de trabajo Modificaciones de equipo de trabajo Jornada laboral y lugar de realización de los trabajos FORMACIÓN Transferencia tecnológica DURACIÓN Y PLAZO DE EJECUCIÓN GARANTÍA, MANTENIMIENTO Y SOPORTE Garantía Mantenimiento y soporte LICENCIAMIENTO Y CODIGO FUENTE Licencias Licencias de la plataforma de gestión archivística Licencias de la plataforma gestión bibliotecaria Licencias de la plataforma de consulta (OPAC) Código fuente de la solución TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER CONFIDENCIAL Y SEGURIDAD OBLIGACIONES EN MATERIA DE COMUNICACIÓN RECEPCIÓN Y ACTA FINAL DE RECEPCIÓN PRESUPUESTO MÁXIMO DE LICITACIÓN ESTRUCTURA GENERAL DE LA OFERTA CRITERIOS DE VALORACIÓN Pág. 3 de 80

4 17.1 Criterios de evaluación automática (máximo 55 puntos) Precio de licitación (máximo 10 puntos) Ampliación de duración del período de mantenimiento (12 puntos) Ampliación de condiciones de licencia (7 puntos) Licencias del sistema de gestión archivística Licencias del sistema de gestión bibliotecaria Licencias del sistema OPAC Ampliación de horas de formación (4 puntos) Ampliación de horas de formación a usuarios catalogadores / supervisores (3 puntos) Ampliación de horas de formación a usuarios desarrolladores (0,5 puntos) Ampliación de horas de formación a usuarios técnicos de sistemas (0,5 puntos) Coste anual de mantenimiento, soporte y licencias (22 puntos) Criterios de evaluación no automática (máximo 45 puntos) Propuesta funcional y técnica (máximo 22 puntos) Gestión y desarrollo del proyecto (máximo 12 puntos) Equipo de trabajo (2,5 puntos) Plan de formación (2,5 puntos) Garantía, mantenimiento y soporte (1 punto) Mejoras propuestas por el licitador (5 puntos) Pág. 4 de 80

5 1 INTRODUCCIÓN La Diputación de Pontevedra con el ánimo de reforzar la sociedad de la información en el ámbito social, administrativo y económico dentro de la provincia, mediante la implantación de las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación elaboró el proyecto depotic: La tecnología en tus manos. Este proyecto persigue cohesionar el territorio, reforzar la participación ciudadana en la gestión de los asuntos públicos, mejorar los servicios locales e impulsar el crecimiento económico y la creación de empleo. Para conseguir esta finalidad se presentaron estos proyectos a la convocatoria 2011 para la concesión de ayudas del Fondo Europeo de Desarrollo Regional para cofinanciar proyectos de desarrollo local y urbano del Ministerio de Política Territorial y Administración Pública (actualmente Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas). La Secretaría de Estado de Cooperación Territorial, a través de la resolución del 22 de junio de 2011, resolvió conceder financiamiento a ambos proyectos, con una aportación de fondos FEDER de un 70% (con una reformulación que disminuía en un 8% el importe de financiación del proyecto). El proyecto depotic: la tecnología en tus manos pone en relieve la idea de modernización que el proyecto aporta, tanto en la propia administración, mediante la introducción de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, como para los ciudadanos y empresas de la provincia. Los beneficios del proyecto para los ciudadanos vendrán determinados por la formación práctica en la utilización de las nuevas TIC y la mejora de la accesibilidad a los servicios públicos. El proyecto depotic está compuesto por las siguientes actuaciones: Creación y puesta en marcha del Centro Provincial de Asesoramiento Municipal (CPAM 2.0). Definición y puesta en marcha de un modelo de comercio electrónico para pymes. Puesta en marcha de Oficinas de tramitación, dinamización e accesibilidad electrónica. Pág. 5 de 80

6 Ampliación del Centro de conocimiento avanzado para la explotación del patrimonio documental y bibliográfico. Creación y puesta en marcha del Centro Provincial de Asesoramiento Empresarial (CPAE 2.0). Desarrollo e implantación de una herramienta para la potenciación de los servicios sociales. Tal y como acabamos de mencionar, entre las actuaciones incluidas en el proyecto depotic, se incluye la ampliación del Centro de conocimiento avanzado para la explotación del patrimonio documental y bibliográfico. La creación de este centro se ha iniciado dentro del proyecto edepo, la administración en un CLICK en el año 2011 realizando la digitalización de una parte del patrimonio documental, gráfico, cartográfico, sonoro, audiovisual y bibliográfico del Archivo Provincial y de los ayuntamientos de la provincia. Adicionalmente, y dentro del proyecto depotic, se continuará con el proceso de digitalización, iniciado en el proyecto edepo, incluyendo en este caso parte de los fondos existentes en el Museo Provincial de la Diputación de Pontevedra y prácticamente la totalidad de los fondos de los ayuntamientos de la provincia de Pontevedra. Para complementar el trabajo realizado en ambos proyectos de digitalización y de cara a lograr el objetivo de potenciar la difusión del patrimonio gestionado por la Diputación de Pontevedra y los ayuntamientos de la provincia, el servicio de Nuevas Tecnologías pone en marcha esta nueva iniciativa, objeto del presente pliego de prescripciones técnicas (en adelante PPT), orientado al desarrollo e implantación de herramientas de gestión, catalogación y difusión de todas las fuentes custodiadas e inventariadas por el Servicio de Patrimonio Documental y Bibliográfico (en el Archivo Provincial), el Museo Provincial y los ayuntamientos de la provincia de Pontevedra. Pág. 6 de 80

7 2 OBJETO El objeto del presente PPT es la descripción técnica del proyecto para el desarrollo e implantación de una herramienta de catalogación y difusión que permita a la Diputación de Pontevedra y a los ayuntamientos de la provincia normalizar y estandarizar de forma automatizada sus procedimientos archivísticos y bibliotecarios, homogenizar los sistemas software de gestión utilizados y, por último, mejorar la difusión y el acceso al patrimonio cultural de la provincia de Pontevedra. El servicio de Nuevas Tecnologías de la Diputación de Pontevedra promueve la presente iniciativa con los siguientes objetivos: Disponer de sistemas de gestión que trabajen con sistemas de introducción basados en los estándares apropiados a cada tipo de gestión: documental y bibliográfica. Disponer, tras un proceso de migración de los datos existentes en los sistemas actuales, de datos de catalogación normalizados y basados en los estándares documentales y bibliográficos correspondientes. Automatizar y mejorar el flujo de trabajo generado por los procesos de catalogación y gestión bibliotecaria/archivística. Disponer de sistemas que permitan un acceso normalizado a la información y recursos de la institución y de los ayuntamientos de la provincia. Impulsar el uso de los servicios de consulta del patrimonio cultural. Disponer de una solución técnica fácilmente escalable que permita ajustarse a las necesidades de un entorno cambiante. Disponer de alta capacidad de integración para mejorar el grado de interacción e intercambio de información con otros sistemas de gestión y, en particular, con los sistemas de gestión de contenido digital. Generar riqueza en el entorno intermunicipal. Pág. 7 de 80

8 3 SITUACIÓN ACTUAL La Diputación de Pontevedra, a través del Archivo y del Museo Provincial, gestiona una importante cantidad de fondos culturales de diferente tipología. Para la gestión de los mismos, la institución dispone actualmente de los aplicativos que se describen a continuación: Gestión de fondos del Archivo Provincial La gestión de los fondos gestionados por el Archivo Provincial se realiza a través de una solución de base de datos basada en la tecnología FileMaker adaptada a las necesidades de la institución. Para ello, el Archivo Provincial cuenta con diferentes bases de datos que permiten gestionar los siguientes fondos: fondo sonoro, fondo documental provincial, archivo sonoro, archivo gráfico, fondo documental de cada uno de los ayuntamientos de la provincia, hemeroteca, cartoteca y biblioteca. Gestión de fondos del Museo Provincial La gestión de los fondos gestionados por el Museo Provincial se realiza a través de tres aplicativos: o El fondo documental se gestiona con una solución de base de datos basada en la tecnología FileMaker adaptada a las necesidades de la institución. Se trata de una base de datos con la misma estructura que la utilizada por el Archivo Provincial. o El fondo bibliográfico se gestiona con la aplicación Absys. o El fondo gráfico de la institución se gestiona con un desarrollo orientado a la gestión del patrimonio museístico llamada InPatrimonium. Estas soluciones utilizadas por el Archivo y Mueso Provincial cuenta con innumerables deficiencias entre las que destacan: Sistemas basados en FileMaker: o Desarrollados con una tecnología de uso doméstico que impide: Pág. 8 de 80

9 o Su integración con otros sistemas. o La correcta explotación de los datos. o La difusión de la información gestionada en internet. o Se trata de una aplicación cliente servidor que no controla el acceso concurrente a la información. o No cumple con los estándares de catalogación archivística y bibliográfica. o No implementa los protocolos de intercambio de información con otros archivos / bibliotecas. o No permite la integración de un repositorio de objetos digitales que habiliten la incorporación de las imágenes digitalizadas. Sistema Absys: o Aplicativo obsoleto basado en una arquitectura cliente servidor sin acceso Web. o No implementa los protocolos de intercambio de información con otras bibliotecas. o No permite la integración de un repositorio de objetos digitales que habiliten la incorporación de las imágenes digitalizadas. Sistema InPatrimonium: o Sistema basado en tecnología.net sobre una base de datos SQL Server orientado a la gestión de piezas museísticas basada en la utilización de tesauros. o No cumple con los estándares de catalogación archivística y bibliográfica. o No implementa los protocolos de intercambio de información con otros archivos / bibliotecas. A las mencionadas carencias hay que añadir los problemas derivados de utilizar diferentes sistemas para la realización de las mismas tareas. Así por ejemplo, para la gestión bibliográfica se utilizan FileMaker y Absys. Esto provoca la imposibilidad de contar con una gestión integrada del patrimonio de la Diputación o la consulta de este patrimonio Pág. 9 de 80

10 desde una ventana única que facilite a los ciudadanos la búsqueda y localización de información del mismo. Por otra parte, la Diputación de Pontevedra dispone en la actualidad de una solución de gestión documental, basada en la herramienta IBM FileNet P8 Versión 4.5.1, que se utiliza como almacén de los documentos, las imágenes, los vídeos, etc. utilizados y/o generados por los diferentes servicios de la institución. Pág. 10 de 80

11 4 ALCANCE En línea con los objetivos planteados en el proyecto depotic puesto en marcha por la Diputación de Pontevedra, y teniendo en cuenta la situación actual en la que se encuentra la institución ya comentada en el punto anterior, la presente licitación contempla las siguientes actuaciones relacionadas: Desarrollo e implantación de una solución de gestión y catalogación archivística para el Archivo Provincial, Museo Provincial y los archivos municipales de la Provincia. Desarrollo e implantación de una solución de gestión y catalogación bibliográfica para la Biblioteca de la Diputación de Pontevedra integrada por fondos del Archivo y Museo Provincial. Migración de los datos de catalogación existentes en la actualidad a los nuevos aplicativos, incluyendo el proceso de transformación, normalización y conversión. Ingesta de los objetos digitales disponibles en la Diputación de Pontevedra en el gestor documental de la entidad. Desarrollo e implantación de una solución de consulta (OPAC) para los ciudadanos/investigadores que deseen acceder a los fondos archivísticos y bibliográficos gestionados por la Diputación de Pontevedra. Pág. 11 de 80

12 La solución propuesta debe ser una solución multientidad, de forma que los recursos bibliográficos y/o archivísticos mantenidos por cada una de las entidades deben ser totalmente independientes garantizando que los usuarios de una determinada entidad no podrán gestionar registros de ninguna otra. Los organismos a los que va dirigida esta licitación son el Archivo Provincial, el Museo Provincial y todos los ayuntamientos de la provincia de Pontevedra a excepción de Vigo y Pontevedra. Las ofertas presentadas deben incluir una descripción detallada de las características de la solución propuesta, la metodología de migración de datos de los sistemas actuales y de ingesta de los objetos digitales disponibles, la metodología y plan de calidad propuestos para la realización del proyecto, el plan de formación propuesto, el plan de trabajo utilizado en el desarrollo y la implantación del sistema, así como el equipo de trabajo propuesto para el desarrollo del proyecto, siguiendo las directrices especificadas en el apartado 16-ESTRUCTURA GENERAL DE LA OFERTA. Pág. 12 de 80

13 5 DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Y TÉCNICOS 5.1 Introducción Los sistemas objeto del presente PPT deben permitir la gestión, catalogación y consulta de los fondos documentales y bibliográficos gestionados por el Archivo Provincial y el Museo Provincial de la Diputación de Pontevedra, entre los que se encuentran: Fondos documentales. Monografías. Publicaciones periódicas incluyendo la descripción de artículos. Documentación cartográfica. Documentación sonora. Documentación audiovisual. Documentación gráfica. Partituras y otros materiales especiales. Etc. Adicionalmente, deberá permitir la gestión, catalogación y consulta de los fondos documentales de los archivos municipales de todos los ayuntamientos de la provincia de Pontevedra a excepción de Vigo y Pontevedra. Durante la fase inicial del proyecto se decidirá qué sistema, de gestión de archivo o de gestión de biblioteca, es el más adecuado para realizar la catalogación de los diferentes tipos de fondos. A continuación se realiza una descripción pormenorizada de los requerimientos funcionales y técnicos que debe cubrir la solución de gestión archivística y bibliográfica así como el módulo de consulta planteados por el licitador. Adicionalmente, se detallan las tareas necesarias para la migración de información de los aplicativos existentes en la actualidad en la Diputación de Pontevedra así como la ingesta de objetos digitales disponibles dentro del gestor documental de la entidad. Pág. 13 de 80

14 Los requerimientos funcionales y técnicos de cada uno de los sistemas, que se describen a continuación, incluyen un indicador de prioridad orientado a permitir una implantación del sistema en diferentes fases con el objetivo de poder disponer de una versión inicial del sistema en el menor tiempo posible, realizándose posteriormente implantaciones incrementales del mismo. Los indicadores de prioridad se indicarán de la siguiente forma: P0: la funcionalidad debe estar disponible en el plazo de un mes desde la firma de contrato. P1: la funcionalidad debe de estar incorporada antes de la mitad del plazo de ejecución del proyecto. P2: la funcionalidad debe de estar incorporada antes del final del plazo de ejecución del proyecto. 5.2 Gestión archivística Introducción La plataforma de Gestión archivística propuesta es necesario que cumpla una serie de requisitos técnicos y funcionales. Adicionalmente, es esencial establecer los procedimientos internos necesarios para garantizar la correcta enumeración (y su descripción exhaustiva) de cada uno de los recursos archivísticos que se gestionan en la Diputación de Pontevedra. Estos procedimientos se deberán definir dentro del alcance del proyecto incluyéndose en el manual de procedimiento de catalogación de la institución, entregable del proyecto descrito en el apartado Manual de procedimiento de catalogación Alcance La herramienta de gestión archivística debe permitir la catalogación de todos los fondos gestionados por el Archivo Provincial, Museo Provincial y los ayuntamientos de la provincia. Pág. 14 de 80

15 En la siguiente tabla se enumeran las tipologías de fondos que deben ser catalogados utilizando la herramienta propuesta, junto con el número de registros existentes en la actualidad y el sistema de información en el que se encuentran catalogados en la actualidad. Tipo de fondo Descripción Nº de registros (*) Sistema actual Archivo Provincial Diputación Fondos especiales del Archivo Provincial Fondos del Museo de Pontevedra Archivos municipales Base de datos con la descripción de documentos, agrupación de documentos y expedientes generados por la Diputación de Pontevedra y conservados en su Archivo Provincial. Esta base de datos cuenta con la descripción a nivel de fondo (norma ISAD-G). Base de datos con la descripción de documentos, agrupación de documentos y expedientes de los fondos o colecciones documentales de entidades, organismos y familias conservados en el Archivo Provincial. Esta base de datos cuenta con la descripción a nivel de cada uno de los 21 fondos o colecciones documentales (norma ISAD-G). Base de datos con la descripción de documentos, agrupación de documentos y expedientes de los fondos o colecciones documentales de entidades, organismos y familias. Esta base de datos cuenta con la descripción a nivel de cada uno de los fondos o colecciones documentales (norma ISAD-G). Base de datos con la descripción de documentos, agrupación de documentos y expedientes de los fondos de los archivos municipales de la provincia (con excepción de Pontevedra y Vigo), en conjunto o individualizadas. Esta base de datos cuenta con la descripción a nivel de fondo de cada uno de los archivos municipales (norma ISAD-G) registros FileMaker registros FileMaker registros FileMaker registros FileMaker Entidades locales menores Base de datos con la descripción de documentos, agrupación de documentos y expedientes de los fondos de las entidades locales menores de la provincia y de la de Berán (Ourense) en conjunto o individualizadas. Esta base de datos cuenta con la descripción a nivel de fondo de cada uno de los archivos de las entidades locales menores (norma ISAD-G) registros de las 9 entidades locales FileMaker Pág. 15 de 80

16 Tipo de fondo Descripción Nº de registros (*) Sistema actual Juzgados de paz Otros archivos Base de datos con la descripción de documentos, agrupación de documentos y expedientes de los fondos de los juzgados de paz de la provincia, en conjunto o individualizadas. Esta base de datos cuenta con la descripción a nivel de fondo de los archivos de juzgados de paz (norma ISAD-G). Base de datos con la descripción de documentos, agrupación de documentos y expedientes de los fondos de los distintos organismos e instituciones cuyos archivos han sido organizados por el Servicio de Patrimonio Documental y Bibliográfico en distintas fases (Mancomunidades, Cárcel de Tui, Cámara Agraria Provincial y Hermandades de Labradores, Instituto de Pontevedra, etc.). Esta base de datos cuenta con la descripción a nivel de fondo de cada uno de los archivos (norma ISAD-G) registros FileMaker registros FileMaker * El número de registros es aproximado y puede variar en un 15% Requerimientos funcionales A continuación se enumeran los requerimientos funcionales mínimos que deberá cumplir el sistema de gestión archivística con su correspondiente indicador de prioridad. Requerimiento Descripción Pri. Gestión de diferentes archivos y emplazamientos Catalogación El sistema debe permitir la descripción de los diferentes fondos pertenecientes a las diferentes entidades y/o emplazamientos configurados en el mismo (Archivo, Museo y ayuntamientos). De esta forma, el sistema deberá permitir especificar el emplazamiento en el que se encuentra cada uno de los fondos catalogados. Debe cumplir las normas internacionales de descripción archivística: ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH, EAD y EAC-CPF. Debe permitir la gestión de descripciones multinivel. Debe permitir relacionar descripciones de documentos, registros de autoridad y de contexto, de funciones y centros a través de vinculaciones ISDF. Debe permitir la catalogación a través de plantillas personalizables de introducción de los datos para cada tipo de documento a catalogar (monografías, publicaciones periódicas, artículos, etc.). Debe permitir la inclusión del contenido de los documentos para su indexación y localización posterior. P0 P0 Pág. 16 de 80

17 Requerimiento Descripción Pri. Gestión de autoridades Se debe mantener un registro de autoridades común con la herramienta de catalogación bibliográfica. Debe permitir crear plantillas predefinidas para la introducción de autoridades. Debe gestionar el control de registros duplicados tanto durante el proceso de catalogación como durante las cargas de registros que se puedan realizar periódicamente. Debe permitir el control automatizado de autoridades: o En el momento de la catalogación de las mismas. o Durante procesos batch. o Durante la catalogación de registros archivísticos. P0 Gestión de adquisiciones Debe permitir la gestión de las adquisiciones. Debe permitir el control de intercambio de fondos entre archivos. P0 Gestión de usuarios con permisos configurables Debe permitir la gestión de grupos y permisos de acceso. La asignación de permisos se podrá realizar a nivel de entidad/es, tipo/s de fondo/s y funcionalidad/es del sistema (consulta, edición, generación de informes, etc.). P0 Navegación y búsqueda Préstamos Estadísticas, informes y listados Gestión de objetos digitales Debe disponer de funcionalidades de búsqueda simple y avanzada. Debe permitir la navegación por los diferentes tipos de fondos archivísticos y de sus respectivos niveles de descripción. Debe permitir consultas configurables por archivo, sucursal y tipo de fondo. Debe de disponer de sistemas de comunicación entre la administración y el usuario final mediante distintos medios como a través del OPAC, , SMS o carta imprimible. Debe permitir la gestión de la entrega de documentos de almacenes cerrados a la sala de lectura y oficinas. Debe disponer de un sistema de generación de estadísticas e informes integrado con todos los módulos que permita crear y recuperar los datos necesarios para cada archivo. El conjunto de informes a generar por la herramienta será definido durante la fase de consultoría del proyecto. El sistema debe permitir el alta, baja y modificación de objetos digitales asociados con cada uno de los recursos existentes en el aplicativo. Estos objetos digitales deberán almacenarse en el gestor documental de la Diputación de Pontevedra (IBM FileNet P8 Versión 4.5.1). El sistema debe contar con herramientas de streaming para el visionado y audición de los fondos audiovisuales y sonoros. Adicionalmente deberá contar con un visor integrado de imágenes que permita la visualización de los objetos digitalizados sin necesidad de realizar la descarga de los mismos. P0 P1 P1 P2 Pág. 17 de 80

18 Requerimiento Descripción Pri. Otros Debe disponer de un repositorio OAI (Open Archives Initiative) para la exposición y recolección de los recursos catalogados. El repositorio OAI deberá estar definido conforme a las especificaciones «The Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting» en su última versión en la fecha de publicación del presente PPT, versión que se podrá consultar en Importación y exportación de descripciones y términos de los formatos EAD, Dublin Core XML/MODS XML, EAC y SKOS. Debe permitir el soporte multilenguaje en gallego y castellano. Debe permitir la interoperabilidad con la base de datos de terceros de la Diputación de Pontevedra implantada sobre el sistema Cívidas y el sistema de gestión de base de datos Oracle. P Requerimientos técnicos A continuación se describen los requerimientos técnicos mínimos que debe cubrir la herramienta propuesta por el adjudicatario. Requerimiento Descripción Pri. Aplicación web El sistema deberá contar con una única implantación en alta disponibilidad que dé cobertura a los fondos del Archivo Provincial, Museo Provincial y los archivos municipales de la provincia. El sistema deberá ser un sistema Web accesible a través de un navegador, garantizando su funcionamiento al menos en los navegadores Internet Explorer (a partir de la versión 8), Firefox, Safari y Chrome. El sistema debe cumplir los criterios AA estipulados por la W3C. La imagen del aplicativo debe ajustarse a la línea gráfica de la Diputación de Pontevedra. P0 Pág. 18 de 80

19 Requerimiento Descripción Pri. Acceso al sistema desde terceras aplicaciones Integración con el gestor documental de la Diputación de Pontevedra El sistema debe incluir un mecanismo que garantice las siguientes funcionalidades: Consulta de toda la información gestionada por la herramienta para su integración en terceras aplicaciones. A modo de ejemplo, posibilidad de realizar búsquedas y consultas de la información de catalogación y sus correspondientes objetos digitales desde la plataforma de portales de la Diputación de Pontevedra basada en LifeRay 6.1. La solución técnica planteada debe cumplir con unos requerimientos mínimos de rendimiento que garantice el correcto funcionamiento de las terceras aplicaciones que deseen integrar la información del sistema. Transferencias de recursos archivísticos desde terceras aplicaciones. Como por ejemplo, el registro de nuevos fondos desde la herramienta de gestión de expedientes de la Diputación de Pontevedra. Las altas realizadas desde terceras aplicaciones deberán ser revisadas y validadas por usuarios catalogadores en la herramienta. Para ello el sistema debe incluir alguna funcionalidad para agilizar la revisión y aceptación de las entradas realizadas. La solución planteada debe basarse en la utilización de servicios Web y se complementará con un API de interconexión que garantice el rendimiento en los procesos críticos. El sistema deberá utilizar el gestor documental de la Diputación de Pontevedra (IBM FileNet P8 versión 4.5.1) como repositorio de objetos digitales de forma que permita: El enlazado entre los elementos descriptivos de la herramienta archivística y los objetos digitales contenidos en el gestor documental. La previsualización de los objetos digitales almacenados en el gestor documental desde la herramienta de catalogación. Adicionalmente, la integración con el gestor documental de la Diputación de Pontevedra debe permitir: La ingesta y el almacenamiento en el gestor documental de nuevos objetos digitales durante la creación de los recursos. La sustitución en el gestor documental de los objetos digitales vinculados. La eliminación en el gestor documental de los objetos digitales vinculados. P1 P1 Autenticación y Single Sing-On La autenticación de usuarios (junto con la gestión anteriormente mencionada) debe realizarse integrada con el servidor LDAP de la Diputación de Pontevedra basado en la solución Active Directory de Microsoft. P1 Pág. 19 de 80

20 Requerimiento Descripción Pri. Acceso al sistema sin conexión a internet Debido a que los archivos de algunos ayuntamientos no disponen de conexión a internet, se debe proponer una solución técnica que permita la catalogación de fondos en modo offline y la posterior sincronización de los datos con el servidor centralizado del aplicativo. El sistema debe tener en cuenta los conflictos, en cuanto a la integridad de la información, que pueda producirse en accesos asíncronos debido a la falta de conexión a internet. Toda la información que se intercambie en dicha solución debe pasar un proceso de validación antes de ser consolidada en el sistema. P2 Integración con Galiciana, Hispana y Europeana La exposición a través de los repositorios OAI, cumplirá como mínimo la norma ISO (Dublin Core) que se ajustará a la cualificación de ESE (Europeana Semantic Elements) 3.4 o superior, e integrada en el Europeana Data Model o superior ( La información deberá adecuarse al Europeana Data Model (EDM). P2 5.3 Gestión Bibliotecaria Introducción Al igual que en caso de la gestión archivística, el cumplimiento de una serie de requisitos técnicos y funcionales en el sistema de gestión bibliográfica es fundamental para la consecución de los objetivos planteados y asociados al proyecto. De la misma forma, también es esencial establecer los procedimientos internos necesarios para garantizar la correcta enumeración (y descripción exhaustiva) de cada uno de los recursos bibliográficos gestionados en la Diputación de Pontevedra. Estos procedimientos se deberán definir dentro del alcance del proyecto incluyéndose en el manual de procedimiento, entregable del proyecto descrito en el apartado Manual de procedimiento de catalogación Alcance La herramienta de gestión bibliográfica debe permitir la catalogación de todos los fondos bibliográficos gestionados por el Archivo Provincial y Museo Provincial. En la siguiente tabla se enumeran las tipologías de fondos que deben ser catalogados utilizando la herramienta propuesta de catalogación bibliográfica, junto con el número de Pág. 20 de 80

21 registros existentes en la actualidad y el sistema de información en el que se encuentran catalogados en la actualidad. Tipo de fondo Descripción Nº de registros (*) Sistema actual Biblioteca Museo Provincial Biblioteca Archivo Provincial Base de datos con catálogo de monografías, folletos, partituras y otros materiales especiales. Base de datos con catálogo de monografías, folletos y otros materiales especiales registros ABSYS registros Filemaker Hemeroteca del archivo y Museo Provincial0F 1 Base de datos con catálogo de publicaciones periódicas (ISBD) registros de revistas con artículos en FileMaker registros de revistas en Access sin desglose de sus correspondientes artículos Filemaker (algunos de los registros contienen una referencia al sistema Absys que contiene un mayor número de datos). Access Audiovisuales Sonoro Fondos gráficos Base de datos con catálogo de la documentación audiovisual conservada. Base de datos con catálogo de la documentación sonora conservada (ISBD). Base de datos con catálogo de la documentación gráfica conservada (fotografía, tarjeta postal, diapositiva, grabado y estampación, cartelismo, ) registros Filemaker registros Filemaker registros en InPatrimonium. InPatrimonium en Filemaker Filemaker * El número de registros es aproximado y puede variar en un 15% 1 Tanto Biblioteca como Hemeroteca están inmersas en un proceso de unificación de información con lo que se estima que en un periodo no superior a tres meses el total de registros en Filemaker de ambas Bibliotecas se encuentre unificado en Absys y el correspondiente a las Hemerotecas en Filemaker. Los datos que se aportan son los de la realidad anterior a este proceso. Pág. 21 de 80

22 5.3.3 Requerimientos funcionales A continuación se enumeran los requerimientos funcionales mínimos que deberá cumplir el sistema de gestión bibliográfica con su correspondiente indicador de prioridad. Requerimiento Descripción Pri. Gestión de diferentes bibliotecas y emplazamientos Catalogación Debe permitir la gestión de una red con sucursales. El sistema debe permitir la catalogación de los diferentes fondos en cada uno de las entidades y/o emplazamientos configurados en el mismo. Catalogación basada en el estándar internacional MARC21. Debe permitir la catalogación a través de plantillas personalizables de introducción de los datos para cada tipo de documento a catalogar (monografías, publicaciones periódicas, artículos, etc.). Debe permitir durante la catalogación de los registros bibliográficos la creación o selección de autoridades o vocabulario normalizado. Gestión de la catalogación derivada a través de consultas simultáneas del protocolo Z Gestión de ayudas contextualizadas en las plantillas de catalogación para la visualización de políticas de catalogación, normativa ISBD, ayudas formato MARC, etc. Debe permitir catalogar sin tener que escribir la puntuación en las descripciones bibliográficas. Chequeo de autoridades para comprobar, durante el proceso de catalogación derivada u original, que las autoridades introducidas en la plantilla de introducción ya existen en nuestro sistema de autoridades o si son similares a las existentes para su revisión. Debe permitir la catalogación diferenciada de ejemplares y posibilitar: o Una identificación única a través de códigos de barras alfanuméricos. o Generación de códigos de barras automáticos o introducidos de forma manual. o Catalogación de ejemplares basados en otras copias para agilizar la catalogación. La herramienta debe permitir la catalogación de diferentes tipos de recursos bibliográficos. Debe permitir la inclusión del contenido de los documentos para su indexación y localización posterior. P0 P0 Pág. 22 de 80

23 Requerimiento Descripción Pri. Se debe mantener un registro de autoridades común con la herramienta de catalogación archivística. Debe permitir crear plantillas predefinidas y definir un sistema de validación de la catalogación de autoridades. Debe gestionar el control de registros duplicados tanto durante el Gestión de proceso de catalogación como durante las cargas de registros que se autoridades puedan realizar periódicamente. P0 Debe permitir el control automatizado de autoridades: o En el momento de la catalogación de las mismas. o Durante procesos batch. o Durante la catalogación de registros bibliográficos. Gestión de adquisiciones Gestión de publicaciones periódicas Debe permitir la gestión de pedidos, la recepción y la distribución de las adquisiciones. Debe permitir poder configurar uno o varios presupuestos diferentes para cada unidad de gestión. Debe permitir la gestión de proveedores integrada con la base de datos de terceros de la Diputación de Pontevedra desarrollada en el sistema Cívidas basado en el sistema de gestión de base de datos Oracle. Debe permitir la gestión de reclamaciones. Debe de permitir el control económico de todos los tipos de documentos, incluyendo las publicaciones periódicas. Debe permitir la gestión de las peticiones de sugerencias de compra. Debe permitir las suscripciones, a través del establecimiento de las características y periodicidad de la colección de publicaciones periódicas. Debe permitir la gestión de la colección permitiendo y visualizando el control del estado de cada uno de los números de una publicación periódica: recibido, en trámite, anulado, extraviado, reclamado, etc. Debe permitir el enlace entre un número de una publicación y sus registros analíticos. Debe permite la suscripción de los usuarios a una publicación periódica de la colección. Debe permitir la gestión de avisos automatizados de recepción de los nuevos números de publicación. P0 P0 Pág. 23 de 80

24 Requerimiento Descripción Pri. Gestión de usuarios con permisos configurables Navegación y búsqueda Debe permitir la gestión de grupos y permisos de acceso. La asignación de permisos se podrá realizar a nivel de entidad/es, tipo/s de fondo/s y funcionalidad/es del sistema (consulta, edición, generación de informes, etc.). El sistema debe permitir la carga de registros de usuarios tanto de manera individualizada como masiva. Debe permitir incluir la fotografía de los usuarios para su mejor reconocimiento. Debe de permitir la creación de carnets de usuarios y diseño de los mismos. La gestión de usuarios debe contemplar el cumplimiento de la LOPD. Debe disponer de 2 tipos de búsqueda: o Básica, como forma predeterminada. o Avanzada, para la realización de estrategias de consultas. Debe de disponer de filtros dinámicos de los resultados, y una administración de los mismos para su configuración por cualquier campo con la posibilidad de convertir los valores o códigos a textos comprensibles por los usuarios. Debe permitir la navegación jerárquica multinivel en base a la Clasificación decimal Universal (CDU) o materias. Debe permitir búsquedas y navegación por autoridades. Debe incluir sistemas de recuperación de documentos a través de búsquedas difusas, y el uso de stemming y stopwords. Debe permitir acceder a los documentos más relevantes, así como los más prestados y las novedades. Debe permitir la navegación a través de nube de términos de las materias más relevantes del catálogo. Debe permitir la navegación a través de las etiquetas de usuarios, y el control de las mismas. Debe permitir introducir o realizar sugerencias de compras. Debe permitir realizar comentarios y el control de los mismos. Debe permitir distintas opciones de ordenación de resultados, como por relevancia (en función de parámetros configurables), por título, por autor, etc. Debe permitir la navegación por los resultados desde el detalle de los registros y/o volver a los resultados de una búsqueda. Debe posibilitar marcar el/los término/s en los registros en base a la consulta realizada. P0 P0 Pág. 24 de 80

25 Requerimiento Descripción Pri. Préstamos Estadísticas, informes y listados Gestión de objetos digitales Debe permitir préstamos y/o transferencias entre las sucursales de la red. Debe permitir la gestión de las penalizaciones (tanto económicas, si fuese el caso, como las penalizaciones en días), y el control y seguimiento de las mismas. Debe permitir la gestión de las políticas de préstamo y reservas a nivel de sucursal o de red, teniendo en cuenta el tipo de usuario y el tipo de ejemplar. Debe de disponer de sistemas de comunicación entre la administración y el usuario final mediante distintos medios como a través del OPAC, , SMS o carta imprimible. Debe permitir la gestión de solicitudes de reservas y reservas de documentos. Debe permitir el préstamo personal y la gestión de la entrega de documentos de almacenes cerrados a la sala de lectura. Debe disponer de un sistema de generación de estadísticas e informes integrado con todos los módulos que permita crear y recuperar los datos necesarios para cada sucursal. El conjunto de informes a generar por la herramienta será definido durante la fase de consultoría del proyecto. El sistema debe permitir el alta, baja y modificación de objetos digitales asociados con cada uno de los recursos existentes en el aplicativo. Estos objetos digitales deberán almacenarse en el gestor documental de la Diputación de Pontevedra (IBM FileNet P8 versión 4.5.1). El sistema debe contar con herramientas de streaming para el visionado y audición de los fondos audiovisuales y sonoros. Adicionalmente deberá contar con un visor integrado de imágenes que permita la visualización de los objetos digitalizados sin necesidad de realizar la descarga de los mismos. P0 P1 P2 Pág. 25 de 80

26 Requerimiento Descripción Pri. Debe permitir acceso al catálogo: o Mediante la consulta federada. o Mediante el cumplimiento estricto de los protocolos como Z39.50, SRU, OpenURL, SIP2. Otros Debe disponer de repositorio OAI (Open Archives Initiative) para la exposición y recolección de los recursos catalogados. El repositorio OAI deberá estar definido conforme a las especificaciones «The Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting» en su última versión en la fecha de publicación del presente PPT, versión que se podrá consultar en Debe permitir la gestión del calendario, aperturas, cierres, festivos, etc. Debe permitir la exportación de los registros en distintos formatos compatibles con gestores bibliográficos (BIBTEX, Dublin Core, MARCXML, RIS, MODS, ISO2709). El sistema debe permitir la importación y exportación masiva de registros bibliográficos. Debe permitir cambios globales por campos, subcampos, códigos o palabras específicas. Debe permitir la introducción de valores autorizados. Debe permitir la creación y diseño de códigos de barras y tejuelos para su impresión. P0 Debe permitir la gestión del enriquecimiento del catálogo mediante fuentes externas, como mínimo Amazon, Google Books, Sindetics y Dilve. Debe enriquecer los registros tanto en el listado de resultados como en el detalle de los registros. Debe permitir el soporte multilenguaje en gallego y castellano. Debe permitir la interoperabilidad con la base de datos de terceros de la Diputación de Pontevedra desarrollada en el sistema Cívidas bajo el sistema de gestión de base de datos Oracle Requerimientos técnicos A continuación se describen los requerimientos técnicos mínimos que debe cubrir la herramienta propuesta por el adjudicatario. Pág. 26 de 80

27 Requerimiento Descripción Pri. Aplicación Web Acceso al sistema desde terceras aplicaciones Integración con el gestor documental de la Diputación de Pontevedra Autenticación y Single Sing-On El sistema deberá contar con una única implantación en alta disponibilidad que dé cobertura a los fondos del Archivo Provincial, Museo Provincial y los archivos municipales de la provincia. El sistema deberá ser un sistema Web accesible a través de un navegador, garantizando su funcionamiento al menos en los navegadores Internet Explorer (a partir de la versión 8), Firefox, Safari y Chrome. El sistema debe cumplir los criterios AA estipulados por la W3C. La imagen del aplicativo debe ajustarse a la línea gráfica de la Diputación de Pontevedra. El sistema debe incluir un mecanismo que garantice las siguientes funcionalidades: Consulta de toda la información gestionada por la herramienta para su integración en terceras aplicaciones. A modo de ejemplo, posibilidad de realizar búsquedas y consultas de la información de catalogación y sus correspondientes objetos digitales desde la plataforma de portales de la Diputación de Pontevedra basada en LifeRay 6.1. La solución técnica planteada debe cumplir con unos requerimientos mínimos de rendimiento que garantice el correcto funcionamiento de las terceras aplicaciones que deseen integrar la información del sistema. La solución planteada debe basarse en la utilización de servicios Web y se complementará con un API de interconexión que garantice el rendimiento en los procesos críticos. El sistema deberá utilizar el gestor documental de la Diputación de Pontevedra (IBM FileNet P8 versión 4.5.1) como repositorio de objetos digitales de forma que permita: El enlazado entre los elementos descriptivos de la herramienta bibliográfica y los objetos digitales contenidos en el gestor documental. La previsualización de los objetos digitales almacenados en el gestor documental desde la herramienta de catalogación. Adicionalmente, la integración con el gestor documental de la Diputación de Pontevedra debe permitir: La ingesta y el almacenamiento en el gestor documental de nuevos objetos digitales durante la creación de los recursos. La sustitución en el gestor documental de los objetos digitales vinculados. La eliminación en el gestor documental de los objetos digitales vinculados. La autenticación de usuarios (junto con la gestión anteriormente mencionada) debe realizarse integrada con el servidor LDAP de la Diputación de Pontevedra basado en la solución Active Directory de Microsoft. P0 P1 P1 P1 Pág. 27 de 80

28 Requerimiento Descripción Pri. Integración con Galiciana, Hispana y Europeana La exposición a través de los repositorios OAI, cumplirá como mínimo la norma ISO (Dublin Core) que se ajustará a la cualificación de ESE (Europeana Semantic Elements) 3.4 o superior, e integrada en el Europeana Data Model o superior ( La información deberá adecuarse al Europeana Data Model (EDM). P2 5.4 Módulo de consulta (OPAC) Introducción Una de partes principales de la plataforma es el módulo de consulta OPAC ( Online public access catalog ) que permitirá, a los ciudadanos que visiten las instalaciones del Archivo y Museo Provincial y los archivos municipales de los ayuntamientos de la provincia de Pontevedra, acceder al catálogo de fondos archivísticos y bibliográficos para su consulta. Por este motivo, se precisa disponer de una herramienta que permita la localización, consulta y visualización y/o escucha de los fondos Requerimientos funcionales A continuación se enumeran los requerimientos funcionales mínimos que deberá cumplir el módulo de consulta con su correspondiente indicador de prioridad. Pág. 28 de 80

29 Requerimiento Descripción Pri. Navegación y búsqueda Consulta de detalle por tipo de fondo Debe disponer de 2 tipos de búsqueda: o Básica, como forma predeterminada. o Avanzada, para la realización de estrategias de consultas. Debe de disponer de filtros dinámicos de los resultados, y una administración de los mismos para su configuración por cualquier campo con la posibilidad de convertir los valores o códigos a textos comprensibles por los usuarios. Debe permitir la navegación multinivel. Debe permitir sistemas de recuperación de documentos a través de fuzzy, stemming y stopwords. Debe permitir distintas opciones de ordenación de resultados, como por relevancia (en función de parámetros configurables), por título, por autor, etc. Debe permitir la navegación por los resultados desde el detalle de los registros y/o volver a los resultados de una búsqueda. El sistema debe permitir la búsqueda unificada de los fondos de gestión archivística y bibliográfica. El sistema debe contar con un motor de búsqueda predictiva. El sistema deberá excluir de los resultados aquellos fondos que se hayan marcados como no consultables desde las herramientas de catalogación. Debe enriquecer los registros tanto en el listado de resultados como en el detalle de los registros. Debe permitir el soporte multilenguaje en gallego y castellano. El sistema debe permitir configurar los metadatos a mostrar en la ficha de cada tipología de fondo. Debe permitir la integración con el repositorio de objetos digitales para la visualización y/o audición de los fondos digitalizados. El sistema debe contar con herramientas de streaming para el visionado y audición de los fondos audiovisuales y sonoros. Adicionalmente deberá contar con un visor integrado de imágenes que permita la visualización de los objetos digitalizados impidiendo la descarga de los mismos. P0 P0 Consulta de fondos por autoridades El sistema debe permitir configurar los recursos bibliográficos y archivísticos existentes en el sistema en función de las autoridades (comunes a ambos sistemas). P0 Gestión de usuarios con permisos configurables El sistema se podrá configurar para permitir el acceso anónimo o mediante usuario y contraseña permitiendo indicar que funcionalidades están disponibles para cada tipo de usuario. Deberá incluir un módulo de administración de usuarios y grupos de acceso al OPAC para este cometido. P0 Pág. 29 de 80

30 Requerimiento Descripción Pri. Acciones de los usuarios Otros Debe permitir la solicitud de reserva comunicándose con los distintos sistemas de gestión. Debe permitir la creación de etiquetas de usuarios, y el control de las mismas. Debe permitir introducción de comentarios, y control de los mismos. Debe permitir la creación de preferidos o favoritos. Debe disponer de repositorio OAI (Open Archives Initiative) para la exposición y recolección de los recursos catalogados. El repositorio OAI deberá estar definido conforme a las especificaciones «The Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting» en su última versión en la fecha de publicación del presente PPT, versión que se podrá consultar en Debe permitir la gestión del enriquecimiento del catálogo mediante fuentes externas, como mínimo Amazon, Google Books, Sindetics, Dilve, etc. Debe permitir interoperabilidad con la base de datos de terceros de la Diputación de Pontevedra basada en el sistema Cívidas bajo el sistema de gestión de base de datos Oracle. P0 P Requerimientos técnicos A continuación se describen los requerimientos técnicos mínimos que debe cubrir la herramienta propuesta por el adjudicatario. Requerimiento Descripción Pri. Aplicación web El sistema deberá contar con una única implantación en alta disponibilidad que dé cobertura a los fondos del Archivo Provincial, Museo Provincial y los archivos municipales de la provincia. El sistema deberá ser un sistema Web accesible a través de un navegador, garantizando su funcionamiento al menos en los navegadores Internet Explorer (a partir de la versión 8), Firefox, Safari y Chrome. El sistema debe cumplir los criterios AA estipulados por la W3C. La imagen del aplicativo debe ajustarse a la línea gráfica de la Diputación de Pontevedra. P0 Pág. 30 de 80