Implantación de la ISO 9001:2008 en la Asociación Barró

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1 Implantación de la ISO 9001:2008 en la Asociación Barró Máster en gestión de calidad y excelencia empresarial del programa (Proyecto fin de máster) Ana Isabel García Aganzo Laura Jiménez Ruiz Miriam Venegas Contreras

2 Índice Conociendo la Asociación Asociación Barró Necesidades de un Sistema de Calidad Organización del proyecto Objetivos Fases Ejecución del proyecto 1º Fase: Diagnóstico 2º Fase: Elaboración de documentos del SGC 3º Fase: Validación 4º Fase: Implantación 5º Fase: Planificación de la auditoría interna y RSG Resultados del proyecto

3 Capítulo 1 Conociendo la Asociación

4 Asociación Barró Asociación socioeducativa sin animo de lucro cuyo objetivo es crear un espacio socioeducativo, de desarrollo personal y comunitario, para población en situación de vulnerabilidad, marginación y/o exclusión social, que trabaja con: Minorías étnicas Infancia y familia Inmigración Mediación social Voluntariado

5 Necesidad de un Sistema de Gestión Introducir mejoras en el funcionamiento de la organización Organización y sistematización del trabajo Respaldarse en un sistema de gestión de la calidad reconocido

6 Capítulo 2 Organización del proyecto

7 Objetivos del proyecto Documentación sistema gestión sirve de guía de actuación a toda la organización. Visibilidad y transparencia de las actividades. Gestión eficaz del conocimiento organizativo. Acciones eficaces. Combinación visión en L/P, en el M/P y actuación en C/P. Importancia de resultados.

8 Fases del proyecto 1. Diagnóstico o Revisión de la documentación de la Asociación o Identificación de procesos y sus interrelaciones 2. Elaboración de documentos del SGC o Manual de calidad o Mapas de procesos y subprocesos o Procedimientos o Formatos 3. Validación de la documentación generada 4. Implantación del sistema 5. Planificación de la auditoría interna y de la RSG

9 Capítulo 3 Ejecución del proyecto

10 1º fase: Diagnóstico Revisión de la documentación de la Asociación Memoria 2010 Plan estratégico Proyectos de la Asociación Otros documento Reuniones de coordinación Reuniones con la Asociación Identificación de procesos y sus interrelaciones

11 2º fase: Elaboración de documentos Manual de calidad MC_00_INDICE Y CONTROL DE CAMBIOS_v01 MC_01_OBJETO Y ALCANCE_V01 MC_02_POLITICA DE CALIDAD_v01 MC_03_PRESENTACIÓN Y RESPONSABILIDADES_v01 MC_04_SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD_v01 MC_05_RESPONSABILIDADES DIRECCION_v01 MC_06_GESTION DE RECURSOS_v01 MC_07_REALIZACION DEL PRODUCTO_v01 MC_08_SEGUIMIENTO Y MEDICION_v01

12 2º fase: Elaboración de documentos Mapa de procesos y subprocesos Mapa de procesos PE_PE_01_PLANIFICACIÓN_ESTRATÉGICA PE_GC_02_GESTIÓN_CALIDAD PO_EP_01_ELABORACIÓN_PROYECTOS PO_CF_02_CAPTACIÓN_FONDOS PO_RP_03_EJECUCIÓN_PROYECTO PS_RRHH_01_RECURSOS_HUMANOS PS_CO_02_COMPRAS PS_GI_03_INFRAESTRUCTURA PS_EA_04_ECÓNOMICO_ADMINISTRATIVO PS_IC_05_INFORMACIÓN_COMUNICACIÓN

13 Requisitos de clientes Comunicación y Satisfacción clientes Mapa de procesos Planificación Estratégica Gestión de Calidad Procesos Estratégicos P D A C Elaboración de proyectos Captación de Fondos y donaciones Ejecución del proyecto Procesos Operativos Gestión de Recursos Humanos Gestión de Compras Gestión de infraestructura Gestión Económico Administrativo Gestión de Información y comunicación Procesos Soporte

14 Subproceso de gestión calidad PE_GC_02_GESTIÓN_CALIDAD Mejoras en el SGC Resultados obtenidos Mediciones intermedias Análisis de resultados Innovación socioeducativa y de gestión RESPONSABLE: Responsable de gestión de proyectos INDICADOR: % de Mejoras realizadas % de Variación de los problemas presentados en el periodo Modificaciones respecto a la edición anterior Versión 1 Elaborado por: Responsable calidad Fecha: 13/05/2011 Revisado por: Representante legal Aprobado por: Representante legal Fecha: 14/07/2011 Fecha: 14/07/2011

15 Subproceso de elaboración de proyectos PO_EP_01_ELABORACIÓN_PROYECTOS Proyecto elaborado Necesidades en los usuarios y otras entidades Diagnóstico Elaboración de proyecto: objetivos, actividades, indicadores y programa de Seguimiento. Presentación de proyecto Evaluación y seguimiento de proyecto RESPONSABLE: Coordinador de proyectos INDICADOR: % de Necesidades DAFO cubiertas en el proyecto % de proyectos formulados según PE Modificaciones respecto a la edición anterior Versión 1 Elaborado por: Responsable calidad Fecha: 13/05/2011 Revisado por: Representante legal Aprobado por: Representante legal Fecha: 14/07/2011 Fecha: 14/07/2011

16 Subproceso de gestión RRHH PS_RRHH_01_RECURSOS_HUMANOS Personal Barró Puesto vacante Elaboración del perfil del puesto Publicación de la vacante Evaluación de candidatos Contratación Formación RESPONSABLE: Responsable de gestión de proyectos INDICADOR: Nº de vacantes cubiertas. Media de resultados de la formación por empleado Media de valoración de la formación por empleado Modificaciones respecto a la edición anterior Versión 1 Elaborado por: Representante calidad Fecha: 13/05/2011 Revisado por: Representante legal Aprobado por: Representante legal Fecha: 14/07/2011 Fecha: 14/07/2011

17 2º fase: Elaboración de documentos Procedimientos obligatorios por la ISO 9001 PR_01_CONTROL_DOCUMENTOS_v 01 PR_02_CONTROL_DE_REGISTROS_ v01 PR_03_AUDITORÍA_INTERNA_v01 PR_04_NO_CONFORMIDADES_v01 PR_05_ACCIONES_CORRECTIVAS_P REVENTIVAS_v01 Procedimientos operativos de los procesos clave PR_06_ELABORACIÓN_PROYECTOS_v01 PR_07_CAPTACIÓN_FONDOS_v01 PR_08_EJECUCIÓN_PROYECTO_v01 PR_09_REV_SIST_POR_JUNTA_v01 PR_10_EVALUACIÓN_PROVEEDORES_v01 PR_11_GESTIÓN_CONTRATACIONES_v01 PR_12_PERSONAL_PRÁCTICAS_v01 PR_13_VOLUNTARIADOS_v01 PR_14_GESTIÓN_FORMACIÓN_v01

18 Procedimiento control de documentos PERSONAL DE BARRÓ RESPONSABLE DE CALIDAD RESPONSABLE DE GESTIÓN DE PROYECTOS Propuesta emisión/modificación Evaluación necesidad emisión/modificación Es necesaria la emisión/modifica ción? No Sí Comunicación al solicitante Elaboración/modificación documentación Revisión de documentación No Es correcta? Sí Listado de documentos Actualizar y archivar en el servidor las listas de documentos en vigor Aprobación de documentación Archivo de copias de documentos internos de calidad y documentos externos Control de documentos externos Utilización de documentos en vigor Decisión Inicio/ fin proceso Actividad Registro

19 Procedimiento ejecución de proyectos 1. COORDINADOR EQUIPO EDUCATIVO Recepción de derivaciones y solicitudes Valoración de derivaciones y solicitudes No Aceptan? Sí Admisión del interesado Realización de las actividades programadas Evaluación y seguimiento a destinatarios Análisis de resultados Evaluación y seguimiento al proyecto Necesidad de abrir acción correctiva? Sí No Archivo proyecto Memoria proyecto AACC.PP/MEJ Apertura acción correctiva/mejora Inicio/ fin proceso Actividad Decisión Registro

20 2º fase: Elaboración de documentos Formatos relacionados con manual y procedimientos MC_04.F_01_LISTADO_DOCUMENTACIÓN_v01 MC_05.F_01_INF_REV_ SGC_V01 MC_05.F_02_ACTA_REUNIÓN_V01 MC_05.F_03_OBJETIVOS_CALIDAD_xx_v01 MC_06.F_01 _PERFIL_PUESTO_V01 MC_06.F_02 _FICHA_FORMACIÓN_V01 MC_06.F_03_EVALUACIÓN_FORMACIÓN_v01 MC_06.F_04_PLAN_FORMACIÓN_v01 MC_07.F_02_ LISTA_PROV_EVAL_V01 MC_08.F_02_PLAN_AUDITORÍA_INTERNA_V01 MC_08.F_03_ INFORME_AUDITORÍA_INTERNA_V01 MC_08.F_04_CUADRO_INDICADORES_xx_v01 MC_08.F_05_NC_RECLAM_V01 MC_08.F_06_AACC.PP_MEJ_V01 MC_08.F_11_ENCUESTA_SATISF_USUARIOS_V01 MC_08.F_12_ENCUESTA_SATISF_EMPLEADOS_V01 MC_08.F_13_ENCUESTA_SATISF_SOCIOS_V01 PR_06.F_01_PLANTILLA_ELAB_PROY_v01 PR_08.F_01_MEMORIA_PROYECTO_AÑOXX_v01

21 Objetivos 2011 Detección de las necesidades/ demandas de la población con la que trabajamos en un 85% Obtener una nota media superior al 4 en las encuestas de satisfacción de usuarios Obtener un número de quejas inferior a 5 en el año

22 Evaluación formación

23 3º fase: Validación Validación coincidencia de la documentación elaborada con la forma de operar en el día a día por todo el personal de Barró.

24 4ª FASE: Implantación Identificar si la documentación elaborada era entendida y puesta en práctica. Identificar diferencias entre lo que se hace y lo que se debería de hacer. Enseñar manejo documentación SGC.

25 5º fase: Planificación de la auditoría interna y RSG La organización tiene planificado realizar la auditoría interna a mediados de septiembre en la que obtener evidencias de que el SGC está funcionando satisfactoriamente. Días después realizarán la RSG a fin de asegurar su continua consistencia, adecuación, eficacia y mejora continua.

26 Capítulo 4 Resultados del proyecto

27 La implantación del SGC nos ayudó a Adaptar la ISO 9000 a lo que somos nosotros, una ONG Sistematizar protocolos iniciados y a iniciar Adaptar nuestros documentos al SGC A que nuestro trabajo este acompañado de procedimientos A que todos tengamos la cultura de la calidad A manejar y organizar la documentación de la ISO 9000 Video

28 Lo haremos porque no nos consta que sea imposible Muchas gracias

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