RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES LICITACIÓN PÚBLICA LP

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1 LICITACIÓN PÚBLICA LP SELECCIONAR LA MEJOR OFERTA PARA CONTRATAR POR EL SISTEMA DE PRECIOS UNITARIOS, EL SERVICIO DE DIGITACIÓN, DIGITALIZACIÓN E INDEXACIÓN DEL ARCHIVO DEL COPNIA QUE CONTIENE LOS LISTADOS DE EGRESADOS DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR, HISTORIAS LABORALES, INCLUYENDO LA ADQUISICIÓN DE ONCE ESCÁNER Y UN SISTEMA WEB DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS QUE SOPORTE FIRMA DIGITAL PARA EL ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS ARCHIVOS, QUE GARANTICE LA CONFIABILIDAD, CONFIDENCIALIDAD, OPORTUNIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN, CONFORME A LA LEY 527 DE 1999 Y DECRETO 019 DE 2012, PARA LAS OFICINAS DEL COPNIA A NIVEL NACIONAL ACORDE CON LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS ESTABLECIDAS EN EL ANEXO TÉCNICO. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR JOHNNY CASTILLO RODRIGUEZ, DE ITM COLOMBIA, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 12 DE SEPTIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR OBSERVACIÓN No Respecto al OBJETO, que cita Seleccionar la mejor oferta para contratar por el sistema de precios unitarios, el servicio de digitación, digitalización e indexación del archivo del COPNIA que contiene los listados de egresados de las instituciones de educación superior, historias laborales, incluyendo la adquisición de once escáner y un sistema web de gestión electrónica de documentos que soporte firma digital para el almacenamiento, recuperación, administración y control de los archivos, que garantice la confiabilidad, confidencialidad, oportunidad y seguridad de la información, conforme a la ley 527 de 1999 y decreto 019 de 2012, para las oficinas del COPNIA a nivel Nacional acorde con las especificaciones técnicas establecidas en el ANEXO TÉCNICO del Pliego de Condiciones. solicitamos se aclare la ubicación de ejecución de las actividades a realizar por parte del proponente durante el contrato. RESPUESTA No. 1 El COPNIA considera que la observación no procede, Tal como se expresa en el apartado 7.5 del Anexo técnico: toda la documentación será envida a la sede del COPNIA ubicada en la Calle 93 N 11A - 28 Oficina 404 Bogotá D.C. y por razones de conveniencia de esta sede a la sede del contratista de lo cual se infiere que el contratista debe contar con el espacio y los elementos necesarios para desarrollar el contrato. OBSERVACIÓN No. 2 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 1

2 Respecto al ANEXO Nº 2, Ítem 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en su numeral 5 que cita La plataforma de operación debe ser Web, permitiendo visualización de los documentos desde el navegador., solicitamos se aclare qué tipo de documentos se requiere visualizar. RESPUESTA No. 2 El COPNIA considera que la observación procede, por lo tanto se precisa el anexo técnico del pliego definitivo así. Tal como se puede inferir en dicho numeral el Sistema debe correr en ambiente web, por lo tanto los documentos que se requieren visualizar son todos los tipos que almacene de acuerdo con cada uno de los roles de usuario establecidos. OBSERVACIÓN No. 3 Respecto al ANEXO Nº 2, Ítem 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en su numeral 21 que cita Cumplimiento de la normativa nacional e internacional con respecto a la Gestión de contenidos electrónicos MOREQ, norma ISO y Circular de COINFO / DAFP, solicitamos conocer la modalidad que utilizara COPNIA con el fin de verificar el cumplimiento de las normas citadas, y así mismo se valide la opción de incluir de manera excluyente el cumplimiento de dichas normas. RESPUESTA No. 3 El COPNIA considera que la observación no procede. Ésta es una de las especificaciones más importantes dentro de la adquisición del Sistema, puesto que la entidad por su naturaleza pública ésta regulada por la normativa nacional de manejo de documentos y archivos, la evaluación de cumplimiento se realizará utilizando como base los preceptos más importantes de dichas normas (Requisitos preceptivos y requisitos recomendables) y los resultados esperados dentro del sistema. OBSERVACIÓN No. 4 Respecto al ANEXO Nº 2, Ítem 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en su numeral 21 que cita Cumplimiento de la normativa nacional e internacional con respecto a la Gestión de contenidos electrónicos MOREQ, norma ISO y Circular de COINFO / DAFP, se considera pertinente incluir el cumplimiento del estándar DoD en relación a los lineamientos y normatividad para una correcta gestión de documentos y registros electrónicos. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 2

3 RESPUESTA No. 4 El COPNIA considera que procede la observación, en consecuencia se ajustará el anexo técnico del Pliego de Condiciones Definitivo, solicitando certificación de cumplimiento del estándar DoD OBSERVACIÓN No. 5 Respecto al ANEXO Nº 2, Item 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en su numeral 15 que cita Permite la importación o exportación de grandes volúmenes de documentos de archivo, se solicita especificar requerimientos técnicos o especificaciones de formato establecido para importación o exportación. RESPUESTA No. 5 El COPNIA considera que procede la observación, en consecuencia precisará el anexo técnico del Pliego Definitivo así: Los formatos que eventualmente pueden ser importados / exportados del / al sistema se encuentran dispersos en cada uno de los ordenadores de la entidad y pueden incluir los siguientes:.pdf,.tiff,.doc,.docx,.xls,.xlsx,.txt y.csv La forma en que ellos puedan ser migrados corresponde directamente al proponente especificarlo ya que depende de la configuración del sistema por ejemplo en caso de requerirse alguna estructura en los nombres, la idea general es facilitar esta actividad y no restringir su aplicación. OBSERVACIÓN No. 6 Respecto al ANEXO Nº 2, Ítem 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en su numeral 23 que cita Permite integrar y parametrizar cada uno de los procesos administrativos y archivísticos de la Entidad, así como desarrollos adicionales que se requieran en la misma plataforma técnica, solicitamos se aclare cuáles son los procesos administrativos y archivísticos que la plataforma debe integrar y desarrollar, así como especificar los desarrollos adicionales a los que se refiere este numeral. RESPUESTA No. 6 El COPNIA considera que procede la observación, en consecuencia precisará el anexo técnico del Pliego Definitivo así: Permite integrar la totalidad de los procesos definidos en el mapa de procesos de la entidad, los cuales son: Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 3

4 Procesos de Dirección (Planificación Estratégica y de Revisión de la Gestión y Mejoramiento) Procesos de evaluación (Gestión de Calidad) Procesos misionales de inspección, vigilancia y control (Trámite de Matrículas y Certificados, Expedición de Permisos Temporales, Procesos Disciplinarios, Divulgación, Inspección y Vigilancia y Atención al Ciudadano) Procesos de Apoyo (Gestión de Talento Humano, Administración y Conservación de Bienes, Contrataciones, Gestión Financiera y Presupuestal, Sistematización de Información y Gestión Documental) En cuanto a los procedimientos archivísticos están todos los relacionados con una correcta gestión de documentos. Los desarrollos adicionales a que se refiere son aquellos relativos a la configuración de diferentes funcionalidades del sistema detectados de acuerdo con el rediseño de los procesos que se requieran para mejorar la gestión administrativa y funcional de la entidad en beneficio del usuario final (clientes internos y externos). Solicitamos ver respuesta a observación 71, sobre el alcance de la funcionalidad del sistema de gestión documental. OBSERVACIÓN No. 7 Respecto al ANEXO Nº 2, Item 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en su numeral 27 que cita Debe estar en capacidad de generar las diferentes herramientas archivísticas de identificación de documentos tales como stickers de identificación de unidades documentales físicas ingresadas y controladas en el sistema. (Códigos de barras, rótulos de identificación, inventarios documentales, etc), solicitamos se detallen los datos que se deben incluir en las herramientas de identificación a las que hace mención este numeral. RESPUESTA No. 7 El COPNIA considera que la observación procede, aclarando que la marcación se debe realizar teniendo en cuenta los lineamientos del Archivo General de la Nación. Ver la respuesta de la observación N 40 OBSERVACIÓN No. 8 Respecto al ANEXO Nº 2, Ítem 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en su numeral 29 que cita Tiene retención automatizada de documentos (físicos y electrónicos) manejo de flujos con la posibilidad Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 4

5 de personalización de acuerdo a las necesidades de los diferentes tipos de procesos misionales de la entidad, solicitamos se aclare de qué forma se llevará a cabo la retención de documentos físicos. RESPUESTA No. 8 El COPNIA considera que procede la observación, en consecuencia precisará el anexo técnico del Pliego Definitivo así: El sistema debe estar en capacidad de administrar el flujo de documentos (independiente de su soporte) agrupados en series documentales, por lo que una metodología puede ser mediante los inventarios de documentos, el cual según los procedimientos del Archivo General de la Nación deben ir respaldados por actas de eliminación debidamente autorizadas por el Comité de Archivo de la entidad y la Tabla de Retención aprobadas e integradas en el sistema. OBSERVACIÓN No. 9 Respecto al ANEXO Nº 2, Ítem 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en su numeral 33 que cita Cuenta con herramientas de monitoreo y evaluación cuantitativa y cualitativa del rendimiento del sistema, solicitamos se aclare este requerimiento en cuanto a la forma de monitoreo y evaluación cualitativa. RESPUESTA No. 9 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia aclara lo siguiente: El monitoreo cualitativo que se requiere (por lo menos en términos archivísticos) consiste en la implementación de diferentes controles escalables verificables en auditoria, mediante los cuales pueda verificarse con certeza razonable que los procesos y procedimientos integrados en la herramienta se estén realizando de acuerdo con los parámetros establecidos, plenamente autorizados, dentro de los estándares normales y de seguridad para así evitar situaciones anómalas o de riesgo en la confiabilidad de la información, así como responsables, fechas, hora, etc. Los indicadores permiten a los administradores seguir los progresos, demostrar los resultados y adoptar medidas correctivas para mejorar la prestación de servicios. El monitoreo y evaluación permite recoger información para evaluar su desempeño, y así determinar qué tan bien se están haciendo las cosas con el fin de ayudar a hacerlo mejor, para una correcta toma de decisión. OBSERVACIÓN No. 10 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 5

6 Respecto al ANEXO Nº 2, Item 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DE EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en su numeral 35 que cita Permite crear y manejar plantillas para digitalización o generación de tipos específicos de documentos., solicitamos se aclare las especificaciones y alcance de este requerimiento. RESPUESTA No. 10 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia aclara lo siguiente: El sistema de gestión documental debe permitir la creación de plantillas de digitalización de documentos predeterminadas, para permitir extraer de una imagen los datos, por medio del sistema de reconocimiento de caracteres (OCR), para almacenarlos en un archivo metadato XML, el cual podrá ser almacenado directamente en el base de datos o mediante un mensaje SOAP, se realizará la llamada al Webservice del archivo, para publicar dicho documento en el sistema de gestión documental. OBSERVACIÓN No. 11 Respecto al ANEXO Nº 2, Item 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DE EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en su numeral 36 que cita permite el almacenamiento y manejo de las distintas versiones y formatos de imágenes, y versiones se dé sobre cualquier tipo de documento, independientemente del formato, que se gestione desde la plataforma de Gestión Documental. RESPUESTA No. 11 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia ajustará el anexo técnico del Pliego Definitivo, solicitando el manejo de versiones para cualquier tipo de documento, independientemente del formato en que se encuentre. OBSERVACIÓN No. 12 Respecto al ANEXO Nº 2, Ítem 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DE EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en su numeral 37 que cita Control de documentos a nivel de fecha, hora de evento, información que identifique al usuario, entre otros ; solicitamos se especifiquen todos los requerimientos de este numeral, de forma que no quede abierto a interpretaciones. RESPUESTA No. 12 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia se modificará el anexo técnico del pliego de condiciones con lo siguiente: 37. Control de los documentos a nivel de fecha, hora del evento, información que identifiqué el usuario, aprobación, distribución, archivo, anulación, revisión y suspensión de documentos, Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 6

7 copias no controladas, registro de trazabilidad, cambios en los documentos, y documentos obsoletos OBSERVACIÓN No. 13 Respecto al ANEXO Nº 2, Ítem 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DE EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en su numeral 46 que cita AUDITORIA: El sistema debe contar con los siguientes mecanismos de auditoría ( ) Se recomienda que para garantizar mayor seguridad sobre los documentos dentro del sistema, el nivel de granulidad de seguridad (permisos, roles y demás) se apliquen a nivel de documento. RESPUESTA No. 13 El COPNIA considera que procede la observación, en consecuencia se ajustará el anexo técnico del Pliego Definitivo, solicitando también aplicar niveles de seguridad a nivel de documento, en los casos que se considere pertinente. OBSERVACIÓN No. 14 Respecto al ANEXO Nº 2, Ítem 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en su numeral 49 que cita Incluye módulo de digitación para captura de registros en la base de datos, con metodología de control de calidad por doble digitación que consiste en digitar dos veces un dato cuantitativo y se contabiliza un error cuando el segundo valor es diferente al primer valor digitado., solicitamos se aclaren las especificaciones el alcance este requerimiento. RESPUESTA No. 14 El COPNIA considera que no procede la observación, en consecuencia: Ratifica lo dispuesto en el anexo técnico que para garantizar que la calidad del proceso de captura sea mayor al 99%, el COPNIA requiere que el contratista utilice la técnica de doble digitación para el levantamiento de la base de datos de acuerdo lo exigido en el numeral 7.6 del anexo técnico. La cantidad de la información procesada, no debe presentar un porcentaje de error superior al 1%. En caso de encontrarse errores que superen este indicador el contratista debe reprocesar el lote de información digitada sin costo alguno para el COPNIA. OBSERVACIÓN No. 15 Respecto al ANEXO Nº 2, Ítem 1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL en su numeral 54 que cita Estampado Cronológico emitido por una entidad de certificación abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia o el Organismo Nacional de Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 7

8 Acreditación de Colombia para garantizar el registro de la fecha y hora en la cual sucede la transacción para su archivo y conservación y posterior consulta de los documentos electrónicos, teniendo en cuenta las políticas de archivo y la conservación de las transacciones electrónicas, definidas por la entidad o por el Archivo General de la Nación y la Ley 527 de 1999, se solicita aclarar para que eventos específicos se requiere la aplicación de estampado cronológico, así como determinar las cantidades específicas a adquirir. RESPUESTA No. 15 El COPNIA considera que procede la observación, en consecuencia aclara lo siguiente: Aplica inicialmente para la correspondencia especialmente para la parte de Peticiones, quejas y reclamos, sin embargo el sistema debe estar en capacidad de ampliar dicho requerimiento a otros procesos si se requiere. OBSERVACIÓN No. 16 Respecto al Ítem 1.2. Plan de Implementación y Desarrollo del Contrato en la actividad 1 del cronograma cita Planeación del proyecto, análisis de la Tabla de Retención Documental y afinamiento del proceso de correspondencia y PQR (Peticiones, Quejas y Reclamos) se solicita aclarar si el COPNIA cuenta con TRD vigentes y aprobadas por el AGN, o si por el contrario se requiere elaboración de las TRD desde cero, de ser así se considera importante contemplar ampliación de tiempo de esta actividad. RESPUESTA No. 16 El COPNIA considera que procede la observación, en consecuencia se ajustará el anexo técnico del Pliego Definitivo, ampliando a dos meses la actividad de Planeación del proyecto, análisis de la Tabla de Retención Documental y afinamiento del proceso de correspondencia y PQR (peticiones queja y reclamos) en el cronograma. El COPNIA actualmente cuenta con una TRD, la cual no está avalada por el Archivo General de la Nación, sin embargo los funcionarios de archivo de la entidad están realizando los ajustes pertinentes antes de dar inicio la primera actividad del cronograma anterior, por lo que no necesariamente deben empezar desde cero. OBSERVACIÓN No. 17 Respecto al Ítem 2. ENTREGABLES Y PRODUCTOS ESPERADOS en su numeral 8 cita Documento con el diagnóstico, análisis y la construcción de la Tabla de Retención Documental, el Cuadro de Clasificación y las Tablas de Valoración solicitamos se aclare si se requieren Tablas de Valoración Documental y si para dicho proceso se tiene cuantificada el tamaño del Fondo Acumulado en metros lineales. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 8

9 RESPUESTA No. 17 El COPNIA considera que procede parcialmente la observación, en consecuencia realizará la siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: Se ratifica que el COPNIA requiere montar la arquitectura del Programa de Gestión Documental acorde con los lineamientos del Archivo General de la Nación, por cuanto dentro del proyecto está incluida la elaboración de las TRD, TVD y cuadros de clasificación de Documentos. Ver numeral 2 de entregables del anexo técnico. Con respecto a la cuantificación del fondo acumulado consta de las siguientes características: En Archivo Central: TIPO UNIDAD DOCUMENTAL Total AZ 1338 CAJA 4 CARPETA 1513 LIBRO 3572 Total general 6427 Lo cual está distribuido en 804 cajas Referencia X-300 y 90 entrepaños, lo cual en términos archivísticos corresponde a 358 metros lineales aproximadamente. Disperso en cada uno de los seccionales: Aproximadamente existen carpetas celuguía cuyo grosor tiene un promedio de 1.5 cm y 500 libros empastados de 5 Cm, lo cual en términos archivísticos corresponde a 770 metros lineales aproximadamente1. Dicha información se encuentra debidamente inventariada en un 90% y clasificada por series y subseries definidas por el Comité de Archivo de la entidad, sin embargo dicha clasificación existente no fue enviada para aprobación al Archivo general de la Nación. En cuanto al volumen de la información a digitalizar y digitar se encuentra discriminada en el numeral 7.5 del anexo técnico. OBSERVACIÓN No. 18 Respecto al Ítem 7.2. DIGITALIZACIÓN en cuanto a la resolución máxima de 300 DPI, se recomienda que se aumente dicha resolución en tanto que esto garantiza mayor legibilidad de la información digitalizada. Así mismo se debe aclarar que la calidad de 1 Conversión 3 Cajas ref. X-300 = 1 ML y 1 entrepaño = 1 ML Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 9

10 las imágenes digitalizadas dependerá directamente del estado de la documentación física. RESPUESTA No. 18 El COPNIA considera que procede la observación, en consecuencia se ajustará el anexo técnico del Pliego de Condiciones Definitivo, solicitando una resolución igual o superior a 300 DPI para el proceso de digitalización. OBSERVACIÓN No. 19 Respecto al Ítem DESARROLLO DE MÓDULOS ADICIONALES en su numeral 1 que cita Módulo de cargue masivo de registros mediante archivos planos o Excel, para la base de datos de egresados según estructura de datos y reglas de validación ; se solicita especificación del requerimiento, y aclaración en caso de que se estén refiriendo a algún tipo de integración o migración con una base de datos existente, o si se está haciendo referencia a la base de datos del sistema de gestión documental a implementar. RESPUESTA No. 19 El COPNIA considera que procede la observación, en consecuencia realizará la siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: El módulo solicitado permitirá la importación y validación de registros que llegan periódicamente en archivos digitales (CD-DVD) de las universidades, con el objeto de mantener actualizada la base de datos del sistema de gestión documental, que contiene el listado de profesionales egresados. Adicionalmente deberá permitir indexar y cargar las imágenes asociadas a los registros de los registros importados. OBSERVACIÓN No. 20 Respecto al Ítem DESARROLLO DE MÓDULOS ADICIONALES en sus numerales 4 y 5 que citan los requerimientos de Módulo de consulta del resultado de la primera verificación y Módulo de consulta del resultado de la segunda verificación, se solicita aclaración de alcance y confirmar si se refiere a búsquedas predefenidas con campos criterios establecidos previamente o la solicitud obedece a otro tipo de funcionalidad. RESPUESTA No. 20 El COPNIA considera que procede la observación, en consecuencia realizará la siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: Se refieren a consultas, validaciones y trazabilidad de los registros de la base de datos de egresados que se Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 10

11 encuentran en el sistema de gestión documental, con los campos establecidos en el numeral 7.6 del anexo técnico. OBSERVACIÓN No. 21 Respecto al Ítem DESARROLLO DE MÓDULOS ADICIONALES en su numeral 9 que cita Módulo para la generación documental de comunicaciones a las universidades de profesionales que están realizando el trámite y que no se encuentran en la base de datos de listados de egresados., se solicita aclarar las especificaciones y alcance del requerimiento. RESPUESTA No. 21 El COPNIA considera que procede la observación, en consecuencia realizará la siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo. Diseño de un módulo que permita la generación documental sistematizada de comunicaciones de solicitud de los listados de egresados a las universidades por correo electrónico, sobre los registros consultados en la primera o segunda verificación que no se encuentren en la base de datos de egresados. Para esto el sistema debe permitir llevar el control de las universidades que no han dado respuesta, para su seguimiento y gestión. OBSERVACIÓN No. 22 Respecto al Ítem DESARROLLO DE MÓDULOS ADICIONALES en su numeral 10 que cita Módulo para la generación automatizada de constancias y certificaciones con firma digital PKI. Incluye la implementación de hasta cinco (5) modelos de constancias y trámites. Se anexa procedimiento de expedición de constancias. Los certificados digitales necesarios para la implementación de esté módulo serán suministrados por el COPNIA, se solicita conocer el procedimiento mencionado ya que no se encuentra como anexo según lo indicado, así mismo confirmar el requerimiento de los certificados digitales ya que en el Numeral se solicita el suministro de 100 certificados digitales por parte del proponente. RESPUESTA No. 22 El COPNIA considera que procede parcialmente la observación, en consecuencia se incluirá el procedimiento de expedición de certificados, en el pliego definitivo. Adicionalmente se ratifica lo solicitado en el numeral OBSERVACIÓN No. 23 Respecto al Ítem DESARROLLO DE MÓDULOS ADICIONALES en su numeral 12 que cita Implementación del proceso de trámite correspondencia y PQR (peticiones, Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 11

12 quejas y reclamaciones) en el sistema de gestión documental ofrecido (Interna, Recibida, Enviada). Se adjuntan manuales de procedimientos existentes., se solicitan conocer los procedimientos mencionados ya que no se encuentran como anexo según lo indicado. RESPUESTA No. 23 El COPNIA considera que procede la observación, en consecuencia se incluirá como anexos los procedimientos de PQR y correspondencia recibida, en el pliego definitivo, sin embargo al contratista le corresponde el afinamiento del proceso actual de correspondencia y PQR. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR YERSON CUTIVA, DE MANEJO TÉCNICO DE INFORMACIÓN MTI S.A., RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 12 DE SEPTIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR OBSERVACIÓN No En el momento de recibir los documentos en las instalaciones de COPNIA, se deberá realizar un punteo físico frente a la relación entregada por el COPNIA? RESPUESTA No. 24 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: EL supervisor del contrato del COPNIA entregará el inventario de libros AZ o carpetas celugías verificando la cantidad de folios de cada unidad documental contra los documentos físicos en presencia del contratista, para lo cual se diligenciará el Formato único de inventario y transferencia de documentos OBSERVACIÓN No. 25 La validación en la recepción de los documentos, va a nivel de cantidades de AZ, folder o folios a procesar en caso de requerirse? RESPUESTA No. 25 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: EL COPNIA recibirá la documentación a nivel de folios, para lo cual el contratista deberá diligenciar el Formato único de inventario y transferencia de documentos (documento que el COPNIA suministrará en formato digital únicamente en el momento que se requiera utilizar). Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 12

13 Adicionalmente el Contratista deberá contemplar dentro del costo del proyecto el suministro, archivo y transferencia de los documentos en carpetas nuevas 4 aletas de material desacidificado, cuyo contenido máximo en cada unidad no supere los 200 folios, así como las cajas necesarias de cartón corrugado desacidificado de referencia X-200, de apertura lateral tipo nevera que se requieran para almacenar lo documentos entregados. OBSERVACIÓN No. 26 Las AZ o folder celuguías irán contenidas en algún tipo de contenedor, tula, etc. Para el transporte de los documentos? RESPUESTA No. 26 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: Las cajas X-200 utilizadas para el transporte de los documentos entregados por el COPNIA (folder AZ o carpeta) deben ser suministradas sin costo por parte del Contratista, garantizando el adecuado tratamiento, manipulación, conservación, seguridad e integridad de los documentos durante su transporte. OBSERVACIÓN No. 27 Quién proveerá los contenedores (cajas, tulas, etc.) para el traslado de los documentos desde las instalaciones del COPNIA hacia el proveedor? RESPUESTA No. 27 El COPNIA considera que la observación procede, Ver respuesta de a la observación anterior. OBSERVACIÓN No. 28 De qué forma se realizará la entrega de los documentos en las instalaciones del COPNIA.? RESPUESTA No. 28 El COPNIA considera que la observación procede, Ver respuesta de la respuesta a observación 24. OBSERVACIÓN No. 29 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 13

14 La entrega de los documentos se realizará en una sola entrega al inicio del proyecto o cual será la periodicidad de entrega de los documentos? RESPUESTA No. 29 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: El COPNIA realizará entregas parciales semanales, siempre y cuando se reciban los documentos procesados de la semana inmediatamente anterior, la cantidad de documentos entregados dependerá de la capacidad de procesamiento del contratista, lo anterior teniendo en cuenta las instrucciones impartidas por el supervisor del contrato y el plan de trabajo presentado por el contratista. OBSERVACIÓN No. 30 En caso de que el COPNIA en el momento en que se estén procesando los documentos en las instalaciones del proveedor, genere consulta de documentos físicos? De qué forma se generarán la entrega de los documentos y la consulta de los documentos? RESPUESTA No. 30 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: Se reducirá al máximo las solicitudes de consulta por pate del COPNIA durante el procesamiento del lote, pero en caso de requerirse una consulta urgente, el contratista deberá establecer un protocolo de consulta por medios tecnológicos ( ) o físico (fotocopia en el sitio), sin cargo adicional para la entidad. OBSERVACIÓN No. 31 Al momento de recibir los documentos en los respectivos contenedores en las instalaciones del proveedor, se deberá implementar apertura de los contenedores bajo grabación en audio y video? RESPUESTA No. 31 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: El COPNIA requiere que las cajas se encuentren debidamente selladas durante el transporte de ida y regreso, adicionalmente se verifique su contenido al recibirlas. No es necesario dejar registros de grabación de video y audio para la entidad, teniendo en cuenta que el transporte y custodia de la documentación serán de entera responsabilidad del contratista. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 14

15 OBSERVACIÓN No. 32 De la cantidad de folios, cuántos están contenidos en libros, AZ y folder? RESPUESTA No. 32 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: Existe un estimado de folios a digitalizar e indexar de listados de egresados que se encuentran en folder AZ, y unos folios de historias laborales que se encuentran en carpetas celuguía. OBSERVACIÓN No. 33 Cuál es la cantidad en promedio de folios en libros, AZ y folder? RESPUESTA No. 33 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: De acuerdo con lo descrito en el numeral y 7.5 del anexo técnico, actualmente existen 293 historias laborales con un promedio de 74 folios cada carpeta (folder celuguía) y 400 folder AZ de listados de egresados con un promedio de entre 300 y 500 folios. OBSERVACIÓN No. 34 Los folios en que proporciones están contenidos en los libros, AZ y folder? RESPUESTA No. 34 Ver respuesta de las dos observaciones anteriores. OBSERVACIÓN No. 35 Los documentos que se encuentran en papel químico o térmico que deberán ser fotocopiados, una vez fotocopiados, que pasa con los documentos destrucción, deberán ser devueltos, etc.? RESPUESTA No. 35 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: Los documentos en papel Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 15

16 químico o térmico encontrados durante el proceso deben ser reemplazados por fotocopias nítidas, y devueltos al COPNIA en un folder AZ con la respectiva referencia en la que se identifique claramente el folio y unidad a la que pertenecía, para su verificación y control de cantidad de las fotocopias. OBSERVACIÓN No. 36 Qué porcentaje de los documentos se deberán organizar cronológicamente o de acuerdo a los parámetros definidos por el COPNIA? RESPUESTA No. 36 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: No tenemos un porcentaje estimado, a nivel general la documentación se encuentra organizada cronológicamente por fecha de grado, en folder AZ, por región y por instituciones de educación superior, sin embargo pueden tener una apreciación sobre el estado de los documentos asistiendo a la visita opcional que se establecerá en los pliegos definitivos. Ver características de la documentación en el numeral 6 del anexo técnico. OBSERVACIÓN No. 37 Se tiene el estimado de la cantidad de documentos que podrán recibirse con ganchos, grapados, etc.? a qué porcentaje corresponde del total de folios a procesar? RESPUESTA No. 37 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: No tenemos un porcentaje estimado, a nivel general la documentación a no contiene ganchos, grapas, ni legajadores, sin embargo el Contratista debe preparar la documentación, quitando ganchos, arrugas, pliegues y dejar el documento en condiciones optimas para pasarlo por el escáner, garantizando una imagen de buena calidad, sin embargo pueden tener una apreciación sobre el estado de los documentos asistiendo a la visita opcional que se establecerá en los pliegos definitivos. Ver características de la documentación en el numeral 6 del anexo técnico. OBSERVACIÓN No. 38 Se tiene el estimado en porcentaje de los listados de egresados que están diligenciados a mano, maquina y computador? RESPUESTA No. 38 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 16

17 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: El estimado de folios que se encuentran diligenciados a mano es menor a 2.000, los demás se encuentran diligenciados en a máquina o en computador. OBSERVACIÓN No Del total de folios a procesar cuantos corresponden a listados de egresados y cuantos a historias laborales? Ver respuesta de la observación 32 y 33. RESPUESTA No. 39 OBSERVACIÓN No. 40 De qué forma espera el COPNIA que el proveedor realice el inventario y la marcación a los folders AZ donde se encuentran almacenados los documentos? Con que información se marcarán y cuáles son las especificaciones de las marcas a utilizar? RESPUESTA No. 40 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: El contratista deberá entregar y marcar toda la documentación procesada en carpetas nuevas 4 aletas de material desacidificado, contenidas en cajas de cartón corrugado X-200, teniendo en cuenta los lineamientos del Archivo General de la Nación para la marcación de las mismas, es importante aclarar que el Copnia espera que el contratista seleccionado apoye a la entidad en todas las temáticas archivísticas con el fin de no realizar un reproceso en las actividades requeridas en la implementación de un Programa de Gestión Documental, por lo que se requiere que de la experticia del contratista salgan las políticas correspondientes de archivo con el fin de que se respeten los principios archivísticos propios del sector público. OBSERVACIÓN No. 41 El inventario especificado en la pregunta anterior, hace referencia al punteo que tocara realizar uno al recibir la documentación? Ver respuesta del observación 24. RESPUESTA No. 41 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 17

18 OBSERVACIÓN No. 42 Solicitamos se defina claramente el alcance de la revisión que deberá realizar el proveedor en el numeral 7.1, viñeta 2 Verificación de la clasificación documental. RESPUESTA No. 42 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: El numeral 7.1 hace referencia a todas las actividades a adelantar requeridas antes de aplicar el proceso reprográfico contratado, teniendo en cuenta lo anterior dicho aspecto se refiere a la revisión de los documentos existentes separando cada clase de documentos por serie (historias laborales o listados de egresados), luego por tipo (funcionario / Universidad Productora), luego es necesario validar el orden establecido con el fin de que en cada unidad documental se evidencie el respeto los principios archivísticos. OBSERVACIÓN No Cuál es el estimado del volumen de documentos que deberán ser restaurados por que se encuentran rotos? RESPUESTA No. 43 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: En cuanto a este ítem se informa que no existe un volumen estimado puesto que únicamente es posible determinar las cantidades una vez se procesen los documentos, sin embargo pueden tener una apreciación sobre el estado de los documentos asistiendo a la visita opcional que se establecerá en los pliegos definitivos. OBSERVACIÓN No El proveedor podrá escoger cualquiera de los formatos de digitalización de las imágenes de acuerdo a los parámetros especificados en el anexo técnico en el numeral 7.2. RESPUESTA No. 44 El COPNIA considera que la observación no procede: El COPNIA definirá en acta de seguimiento de acuerdo con la asesoría del contratista y aprobación del supervisor del contrato, el formato que será utilizado para la digitalización de los documentos, pudiendo escoger todos los formatos exigidos. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 18

19 OBSERVACIÓN No Las imágenes obtenidas del proceso de digitalización deberán ser publicadas directamente en el sistema de gestión documental suministrado por el proveedor? Solicitamos se realice la aclaración, ya que en el numeral 7.2 se especifica lo siguiente: Las imágenes digitalizadas e indexadas deben ser publicadas en un servidor para consulta por internet y el sistema suministrado para tal fin debe ser compatible con la plataforma tecnológica que disponga el COPNIA. RESPUESTA No. 45 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: De acuerdo a la información suministrada por el contratista en el formato REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y COSTO DE MANTENIMIENTO del anexo técnico, el COPNIA realizará la adquisición de infraestructura tecnológica necesaria (incluyendo el modelo de disponibilidad) para instalar el sistema de gestión documental en la entidad. Así mismo se aclara que el proceso de depuración, organización, digitalización, digitación e indexación de todos los tipos de documentos debe ser realizado en los servidores del contratista, de acuerdo a lo descrito en el numeral 4 del anexo técnico. OBSERVACIÓN No Al hacer referencia a las unidades, se refieren a folios que pueden venir impresos por ambas caras o a imágenes? Solicitamos se realice la especificación del total de imágenes obtenidas del proceso de digitalización. RESPUESTA No. 46 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: El COPNIA informa que la documentación en su mayoría se encuentra impresa por una sola cara, sin embargo aclara que el volumen estimado de folios a digitalizar corresponde a imágenes. OBSERVACIÓN No Cada una de las imágenes de listados de egresados e historias laborales, deberán quedar indexadas con los 6 o 7 campos correspondientes, o esta cantidad de datos podrá estar atada a mas de una imagen? (definir las proporciones) RESPUESTA No. 47 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 19

20 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: La indexación de las imágenes debe realizarse por archivo de imagen digitalizada. OBSERVACIÓN No El consecutivo del libro, el cual se menciona como dato de indexación para cada imagen, viene contenido en cada folio o se toma de la AZ en la cual se almacenará el documento, de igual forma para las historias laborales? RESPUESTA No. 48 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: El consecutivo de libro, hace referencia al número de unidad documental de conservación final (carpeta 4 aletas), el cual únicamente puede ser determinado una vez sean organizados, depurados, archivados e identificados cada una de las unidades a describir. OBSERVACIÓN No En qué tipo de unidad documental se tienen almacenadas las historias laborales AZ, carpetas, libros, etc.)? RESPUESTA No. 49 El COPNIA considera que la observación procede, por cuanto solicita ver respuesta de las observaciones 32, 33 y 40. Se aclara que se solicita la entrega de la documentación procesada en carpetas nuevas 4 aletas de material desacidificado, contenidas en cajas de cartón corrugado X-200. OBSERVACIÓN No El volumen de los registros corresponden a cada uno de los campos que se deberán digitar en el proceso de digitación? O un registro corresponde al conjunto de los 11 campos para los listados de egresados? RESPUESTA No. 50 El COPNIA considera que la observación no procede. El COPNIA ratifica lo solicitado en el numeral 7.6 solicitando la técnica de doble digitación para todos los campos relacionados. Un registro compone a los 11 campos descritos en el numeral 7.6 anexo técnico. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 20

21 OBSERVACIÓN No Se deberá contemplar captura doble para el total de campos capturados o se tienen definidos campos críticos de doble captura? RESPUESTA No. 51 El COPNIA considera que la observación no procede: El COPNIA ratifica que el proceso de digitación consiste en la conformación de una base de datos de los listados de egresados, con la técnica de doble digitación, cuyos registros deben contener mínimo los campos relacionados en el numeral 7.6. OBSERVACIÓN No Al encontrarse información de un egresado que no tenga definida la profesión sino que este especificada como una rama (Ej.: economía, administración, bellas artes, ciencias en salud, derecho, contaduría, etc. ), que se deberá realizar con esa información? no se captura o se hace la homologación con la profesión que corresponda en el listado entregado por el COPNIA? RESPUESTA No. 52 El COPNIA considera que la observación no procede: El COPNIA ratifica lo solicitado en el numeral 7.6, indicando que para el proceso de digitación de la base de datos de listados de universidades, no deben digitarse los registros que no se encuentren en la lista de profesiones competencia del COPNIA. En casos especiales en donde no encuentre información o existan novedades, se debe establecer un procedimiento a seguir aprobado por el supervisor del contrato. OBSERVACIÓN No Qué sucede con los nombres de universidades que no se encuentren dentro de los listados entregados por el COPNIA? Se deberán capturar o no? RESPUESTA No. 53 El COPNIA considera que la observación no procede: El COPNIA ratifica lo solicitado en el numeral 7.6, en cuanto a que entregará un listado codificado con todas las instituciones de educación superior, para optimizar el proceso de digitación de la base de datos, estructurar las consultas estadísticas y evitar duplicidad en la digitación al consolidar la base de datos. De acuerdo a lo anterior se deben capturar todos los registros, para lo cual el contratista deberá informar las novedades que se presenten. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 21

22 OBSERVACIÓN No Cuál es la estructura de los listados de registros de profesionales que posee el COPNIA y que sería suministrado al proveedor (estructura de los datos contenidos)? RESPUESTA No. 54 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: informando que la base de datos de entregada para el cruce de información, contiene la misma estructura de datos de los campos relacionados en el numeral 7.6 del anexo técnico. OBSERVACIÓN No Cuál será el medio de transmisión o entrega de las imágenes para que una vez finalice el proyecto sean entregadas al COPNIA y sean consultadas en el aplicativo correspondiente? Quién deberá proveer el medio? RESPUESTA No. 55 El COPNIA considera que la observación no procede: ratificado lo solicitado en el numeral 2. ENTREGABLES Y PRODUCTOS ESPERADOS en donde se solicita una copia de seguridad completa con imágenes digitalizadas y bases de datos indexadas de historias laborales y listados de profesionales egresados en DVD-R, información que también debe ser migrada por el contratista al Sistema de Gestión Documental instalado en producción en los servidores del COPNIA. OBSERVACIÓN No Cuál será el medio de consulta de los reportes o informes solicitados en el numeral 7.7? Deberá ser durante el tiempo de ejecución del proyecto desde el inicio al final? RESPUESTA No. 56 siguiente modificación en el anexo técnico del pliego definitivo: El numeral 7.7 quedará de la siguiente manera: 7.7 INFORME MENSUAL DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO: El CONTRATISTA seleccionado debe presentar informes impresos mensuales debidamente firmados, que contenga como mínimo los siguientes aspectos: Entregables durante el periodo y compromisos cumplidos. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 22

23 Inventario documental, con número total de imágenes digitalizadas, número total de registros digitados e indexados, promedio mensual por cada auxiliar, cantidad, valor unitario y valor total Reporte de errores e inconvenientes presentados durante el proceso de digitalización y digitación. Diagnóstico sobre el estado general de la documentación, (deterioro, biodeterioro, restauración, legibilidad, duplicidad, reemplazo de documentos en papel fax o químico, almacenamiento, entre otros.) Novedades presentadas durante el proceso de preparación física de los archivos, digitalización, indexación y digitación de la información, solicitado en el numerales 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5 y 7.6. Conceptos técnicos y avance sobre el diagnóstico, análisis y la construcción de la Tabla de Retención Documental, el cuadro de clasificación y las tablas de valoración El anterior informe será uno de los soportes esenciales de la factura. OBSERVACIÓN No Cuál será el medio de transmisión o entrega de los archivos de los datos de capturados? Y Quién deberá proveer el medio? RESPUESTA No. 57 El COPNIA considera que la observación no procede, ver respuesta observación 55. OBSERVACIÓN No Los documentos que vienen contenidos en libros, deberán ser nuevamente empastados de la misma forma en que fueron entregados inicialmente por el COPNIA una vez se finalice el proceso de digitalización? RESPUESTA No. 58 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo: El COPNIA entregará la documentación en folder AZ o carpeta (folder celugía), No está contemplado el empaste o desempaste de libros dentro del alcance proyecto, pero sí que se devuelvan carpetas nuevas 4 aletas de material desacidificado, contenidas en cajas de cartón corrugado X OBSERVACIÓN No Una vez digitalizados los documentos, de qué forma deberán ser devueltos los documentos al COPNIA? Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 23

24 RESPUESTA No. 59 El COPNIA considera que la observación procede, ver respuesta observación 25. OBSERVACIÓN No Se deberá realizar el renganche de los documentos en las mismas AZ en que fueron entregados los documentos por parte del COPNIA? RESPUESTA No. 60 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo, No, la documentación debe ser devuelta por el contratista a su costa, en folder 4 aletas y cajas X-200 nuevos debidamente marcadas. OBSERVACIÓN No Para la devolución de los documentos una vez procesados, deberán ir contenidos en algún tipo de contenedor (cajas, tulas, etc.)? RESPUESTA No. 61 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo, Ver respuesta a observación N 25 y 26. OBSERVACIÓN No Quién deberá proveer los contenedores para la devolución de los documentos? RESPUESTA No. 62 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo, Ver respuesta a observación N 27 y 60. OBSERVACIÓN No Deberá realizarse en empaque de los documentos en los contenedores bajo grabación en audio y video? RESPUESTA No. 63 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 24

25 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo, Ver respuesta a observación N 31. OBSERVACIÓN No La devolución de los documentos se deberá realizar de forma periódica a meda que se van procesando o cual será la periodicidad de entrega de los documentos? RESPUESTA No. 64 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo, Semanal. Ver respuesta a observación N 29. OBSERVACIÓN No Quién proveerá el transporte de los documentos desde las instalaciones del proveedor hacia el COPNIA una vez se finalice el proyecto o en los tiempos definidos para la devolución? RESPUESTA No. 65 El COPNIA considera que la observación no procede, Se reitera lo descrito en el numeral 7.5 del anexo técnico que establece que los costos del traslado de los documentos ubicados en otras sedes de la entidad a su sede en ubicada en Calle 93 N 11A - 28 Oficina 404 Bogotá, correrían por cuenta del COPNIA y los costos de traslado de la sede del COPNIA ubicada en Bogotá a las instalaciones del contratista serán asumidos por el contratista. OBSERVACIÓN No De qué forma se garantizará el relevo de responsabilidades en la devolución de los documentos procesados en cada una de las entregas programadas? RESPUESTA No. 66 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo, Ver respuesta a observación N 24. OBSERVACIÓN No Se deberá contempla una entrega junto con una relación física de los documentos a devolver? Se deberá contemplar un punteo de los documentos? Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 25

26 RESPUESTA No. 67 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo, Ver respuesta a observación 24, 25 y 28. OBSERVACIÓN No Cuál es el detalle del flujo de PQR y correspondencia, cuantas actividades se debe tener en cuenta, numero de formularios? Qué integraciones se deben implementar? RESPUESTA No. 68 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo, Ver respuesta a observación N 23,108 y 158. OBSERVACIÓN No Cuál es el nivel de responsabilidad en los procesos esperados como valor agregado? Cuál sería el número de procesos a implementar? RESPUESTA No. 69 El COPNIA considera que la observación no procede, Dentro del alcance del proyecto está incluida la implementación del proceso de trámite correspondencia (Interna, Externa) y el proceso PQR con flujos de hasta 50 nodos. La cantidad de procesos adicionales a implementar dependerá del ofrecimiento del Contratista como valor agregado que pueden ser 1, 2 o 3 procesos más. Ver numeral Evaluación de Condiciones Técnicas Adicionales. OBSERVACIÓN No La migración de documentación existente en que formatos será entregada, cuantos registros e imágenes se tiene estimadas migrar, cuales son los campos de indexación y de relación de imágenes vs data? RESPUESTA No. 70 El COPNIA considera que la observación no procede, La migración de la información existente al sistema de gestión documental, corresponde a la información procesada por el contratista de acuerdo al objeto contractual y lo establecido en los numerales 1.1, 7.4 y 7.6 del anexo técnico. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 26

27 OBSERVACIÓN No En el numeral 23 de la pagina 8, por favor aclarar cuáles son los procesos que deben ser implementados por el oferente como entregables? Se entiende que como características de la herramienta debe permitir la implementación procesos archivísticos y administrativos, mas no cuantos procesos deben ser implementados por el oferente en la herramienta? RESPUESTA No. 71 El COPNIA considera que la observación no procede, El numeral 23 se refiere a que se espera que la herramienta pueda ser parametrizable de tal forma que con el tiempo se puedan intervenir y abarcar todos los procesos de la entidad, sin embargo para efectos del alcance de éste proyecto. Solicitamos ver la respuesta de la observación 67 sobre la cantidad y procesos entregables por parte del Contratista. OBSERVACIÓN No Por favor detallar el modelo de los proceso de correspondencia, PQR y archivo? Adicional es esto procesos se debe contemplar más? RESPUESTA No. 72 El COPNIA considera que la observación no procede, Ver respuesta de observación 23. OBSERVACIÓN No Por favor detallar las características de la plataforma tecnológica del COPNIA, con las que debe ser compatible la herramienta de gestión documental? RESPUESTA No. 73 siguiente precisión en el anexo técnico del pliego definitivo, indicando las plataformas mínimas sobre las cuales debe correr el sistema de gestión documental: Plataformas servidor: Linux, Windows Server. Motores de bases de datos: MySQL 5 o superior, Oracle 10g o superior, Postgres 8.4 o superior, DB2 9.0 o superior, MsSql Server 2005 o superior, Navegadores: Mozilla Firefox 4 o superior, Safari 5 o superior, Internet Explorer 7.0 o superior. Plataformas cliente: MacOS, Windows Vista, Windows 7, Windows XP. Nota: El COPNIA contemplará tomar la opción de vitalización de servidores para la optimización de recursos. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 27

28 OBSERVACIÓN No Se debe contemplar la herramienta de gestión documental como un entregable del proyecto o el oferente puede contemplar un esquema de licenciamiento en calidad comodato mientras se ejecuta el contrato, así una vez finalizado el mismo se retirara la aplicación? RESPUESTA No. 74 El COPNIA considera que la observación no procede, dentro del alcance del proyecto la herramienta del sistema de gestión documental implementado y licenciado está establecido como un entregable, de acuerdo lo descrito en el numeral 2 del anexo técnico y el pliego de condiciones. OBSERVACIÓN No En caso que la herramienta del oferente requiera de una suscripción anual de licenciamiento y soporte con un tercero adicional al oferente, el COPNIA esta dispuesta a sumir este costo de licenciamiento? RESPUESTA No. 75 El COPNIA considera que la observación procede, Para lo cual aclara que es de obligatorio cumplimiento el diligenciamiento del formato REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y COSTO DE MANTENIMIENTO del anexo técnico, para determinar los costos anuales de soporte, mantenimiento y actualizaciones de versión del sistema de gestión documental ofrecido. OBSERVACIÓN No Por favor aclarar cuantas integraciones se deben tener en cuenta en la implementación del sistema de gestión documental, cuál sería el mecanismo de integración? en caso de no tener claras las integraciones estas se pueden costear como valor de horas de consultaría? RESPUESTA No. 76 El COPNIA considera que la observación no procede, El COPNIA aclara que como desarrollo adicional en el numeral 4.1 exige la implementación de un web service genérico para consultar la información procesada y registrada en el sistema de gestión documental. Adicionalmente en el numeral 3.5 del anexo técnico exige un profesional Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 28

29 en implementación de sistema de gestión documental como apoyo en la integración de las aplicaciones. OBSERVACIÓN No Respecto a los numerales y , atentamente solicitamos sean modificados los indicadores de la siguiente manera LIQUIDEZ: debe ser igual o superior a 1.3 y ENDEUDAMIENTO: debe ser inferior o igual al 69%. La justificación para esta solicitud, obedece a que THOMAS MTI es una compañía que está en proceso de implementación de nuevas tecnologías dentro de la prestación de sus servicios por esta razón el crecimiento que estamos teniendo se ve reflejado en unos indicadores diferentes a los solicitados en los Pre-Pliegos. RESPUESTA No. 77 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia se ajustará en el del Pliego de Condiciones Definitivo, exigiendo un índice de liquidez igual o superior a 1.0 y el endeudamiento inferior o igual al 70%. OBSERVACIÓN No Dentro del documento de Pre-Pliegos no encontramos ningún numeral que haga referencia a la responsabilidad del proponente seleccionado dentro del proyecto. Al respecto, atentamente aclaramos que para este proyecto no puede aplicarse responsabilidad por el valor facial de los documentos que se entreguen para procesar. La responsabilidad deberá enmarcase por evento y con un porcentaje máximo acorde al valor del contrato a suscribir. RESPUESTA No. 78 El COPNIA considera que la observación procede, únicamente se tendrá cuenta las clausulas de obligaciones, garantías y multas de la minuta del contrato. OBSERVACIÓN No Teniendo en cuenta el objeto que se pretende contratar de acuerdo con las condiciones del documento de Pre-Pliegos consideramos que no es necesario incluir dentro de la clasificación solicitada del RUP las especialidad 25 y grupo 23; razón por la que atentamente solicitamos que no sea tenida en cuenta la misma para este proceso. RESPUESTA No. 79 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 29

30 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia se ajustará en el del Pliego de Condiciones Definitivo, eliminando la siguiente exigencia del RUP: Actividad: 03 PROVEEDORES Especialidad: 25 Servicios de mantenimiento Grupo 23 Mantenimiento de software OBSERVACIÓN No Teniendo en cuenta la cantidad de observaciones generadas por nuestra entidad, así como las posiblemente generadas por las demás compañías interesadas del proceso y considerando el tiempo que debe tomarse el COPINIA para revisar, analizar y dar respuesta a las mismas; así como las posibles modificaciones que pudiese llegar a tener el proyecto, atentamente solicitamos considerar modificar la fecha de cierre del mismo. RESPUESTA No. 80 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia se cambiará la fecha de cierre en el del Pliego de Condiciones Definitivo. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LA EMPRESA CARVAJAL TECNOLOGÍA Y SERVICIOS, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 24 DE SEPTIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR OBSERVACIÓN No Certificaciones de Experiencia: El proponente deberá presentar junto con su oferta las certificaciones o contratos, expedidos por entidades o empresas contratantes de carácter nacional públicas y/o privadas o internacional debidamente apostilladas, dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha límite de presentación de propuesta; deberá acreditar su experiencia, aportando como mínimo tres (3) y máximo cinco (5), constancias o certificaciones de contratos celebrados, ejecutados, terminados y liquidados, donde por lo menos tres (3) de ellos tengan los siguientes objetos contractuales: 1. Sistema de digitalización e indexación de documentos con firma digital (Digitalización Certificada). 2. Implementación de sistema de gestión documental y gestión de expedientes con mecanismos de firma digital de larga duración. OBSERVACIÓN: Solicitamos a la entidad modificar de manera sustancial las certificaciones exigidas ya que estas se centran única y exclusivamente en un alcance Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 30

31 particular (firma digital) y no en solicitar experiencia global en el objeto principal del proyecto. Dirigir las certificaciones de experiencia del proceso hacia un alcance particular es una forma clara de cerrar la participación de proponentes y restringir la participación igualitaria de estos. Esto atenta claramente contra los principios de la contratación pública y afecta la transparencia en el proceso y la pluralidad de participantes. RESPUESTA No. 81 El COPNIA considera que la observación procede parcialmente, en consecuencia ajustará el pliego de condiciones definitivo en su numeral 15.6 así: 15.6 Certificaciones de Experiencia: El proponente deberá presentar junto con su oferta las certificaciones o contratos, expedidos por entidades o empresas contratantes de carácter nacional públicas y/o privadas o internacional debidamente apostilladas, dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha límite de presentación de propuesta; deberá acreditar su experiencia, aportando como mínimo tres (3) y máximo cinco (5), constancias o certificaciones de contratos celebrados, ejecutados, terminados y liquidados, donde por lo menos tres (3) de ellos tengan los siguientes objetos contractuales: 1. Sistema de digitalización e indexación de documentos con firma digital (Digitalización Certificada). 2. Implementación de sistema de gestión documental y gestión de expedientes con mecanismos de firma digital de larga duración. 3. Servicio de digitación, digitalización e indexación de series documentales, de más de de registros y más de imágenes. OBSERVACIÓN No ÍNDICE DE LIQUIDEZ (Activo Corriente / Pasivo Corriente) El índice de liquidez debe ser igual o superior a 1.5. OBSERVACIÓN: Carvajal Tecnología y Servicios solicitan de forma especial revisar la decisión tomada por la entidad para el presente proceso de contratación, de poner en 1.5 el ÍNDICE DE LIQUIDEZ descrito en los requisitos habilitantes de la Capacidad Financiera del Contratista. "Nuestra petición se fundamenta en que este índice es el resultado de un balance financiero de la entidad contratista quien en conjunto con los demás índices descritos en sus estados financieros, muestran la solidez y capacidad que tiene la entidad para llevara a cabo inversiones y proyectos. Empresas de gran tamaño como los es Carvajal Tecnología y Servicios, hacen grandes inversiones para poder tener su portafolio de servicios y productos, a la vanguardia de los últimos desarrollos tecnológicos y ser Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 31

32 líderes en la prestación de servicios de altos estándares de calidad y eficiencia, inversiones que evidentemente se reflejan en sus estados financieros, pero que en ningún momento demuestran algún tipo de debilidad en su operación. Un indicador financiero de Liquidez del 1.0, es un muy buen indicador para empresas de gran tamaño como la nuestra, pero consideramos que un índice 1.5 puntos beneficia unas pocas empresas que por razones netamente financieras y no necesariamente de capacidad técnica o experiencia, cumplen con este requisito, y por el contrario castiga a aquellas que están por debajo de esta marca pero que en definitiva tienen una mayor solidez, experiencia y trayectoria como grandes aliados y proveedores de tecnología lo que restringe de manera importante la participación de oferentes que podrían cumplir de una excelente forma el propósito de este proceso. Reforzando lo anterior es así como las grandes empresas de tecnología y telecomunicaciones de este país, como las telcos o las empresas integradoras, mantienen su índice de liquidez idealmente entre el 0,5 y 1.3 o 1.4 lo cual puede corroborarse fácilmente solicitando su información financiera de carácter público. Para finalizar, amablemente reiteramos nuestra solicitud de bajar el índice de liquidez financiera en un valor de 1.0 para que se amplíe el abanico de oferentes, se haga honor al principio de pluralidad lo cual agrega en todos los aspectos transparencia y oportunidad al proceso de selección." RESPUESTA No. 82 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia se ajustará en el del Pliego de Condiciones Definitivo, exigiendo un índice de liquidez igual o superior a 1.0. OBSERVACIÓN No CRITERIOS DE EVALUACIÓN (Calificación Máxima 120 Puntos). OBSERVACIÓN: De conformidad con el Decreto 734 de 2012, no entendemos porque la entidad incorporo dentro de los criterios de selección, un puntaje adicional preferencial a favor de la oferta de bienes y servicios producidos por las Mipymes, si dicho favorecimiento sólo aplica en los eventos en los cuales el proceso de selección NO SUPERE los ciento veinticinco mil dólares americanos (US$ ). De esta manera, teniendo en cuenta que el presupuesto del proceso de selección es superior a lo dispuesto en la norma, toda vez que asciende a la suma de MIL TRESCIENTOS SESENTA Y SEIS MILLONES DE PESOS ($ oo) Incluido IVA, según Certificado de Disponibilidad Presupuestal número 600 del 6 de septiembre de 2012, solicitamos respetuosamente a el COPNIA que se elimine este puntaje preferencial a favor de las Mipymes, pues la Entidad no está facultada de conformidad con los artículos artículos y del decreto en mención, para Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 32

33 incorporar este criterio en el Pliego de Condiciones, como criterio de evaluación de las ofertas. RESPUESTA No. 83 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia se ajustará el del Pliego de Condiciones Definitivo, en lo referente a la no limitación de participación y puntaje de Mipes y Mipymes. OBSERVACIÓN No. 84 Señala el Pliego de Condiciones en el numeral 15.6 Certificaciones de Experiencia: El proponente deberá presentar junto con su oferta las certificaciones o contratos, expedidos por entidades o empresas contratantes de carácter nacional públicas y/o privadas o internacional debidamente apostilladas, dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha límite de presentación de propuesta; deberá acreditar su experiencia, aportando como mínimo tres (3) y máximo cinco (5), constancias o certificaciones de contratos celebrados, ejecutados, terminados y liquidados, donde por lo menos tres (3) de ellos tengan los siguientes objetos contractuales: 1. Sistema de digitalización e indexación de documentos con firma digital (Digitalización Certificada). 2. Implementación de sistema de gestión documental y gestión de expedientes con mecanismos de firma digital de larga duración. En caso que la experiencia requerida se encuentre englobada en un contrato general con un objeto más amplio, se deberá discriminar el objeto específico de la experiencia acreditada y los servicios objeto de la contratación. De acuerdo con lo establecido en el Pliego de condiciones, solicitamos que se eliminen: 1. La expresión que hace referencia a que los contratos a certificar por parte de los proponentes se deben encontrar liquidados, ya que en muchos casos un contrato puede haber finalizado en su ejecución y haberse firmado el acta de recibo o terminación del mismo entre las partes, pero no haberse liquidado, que en el caso de los contratos estatales puede tomar como mínimo cuatro meses en el mejor de los casos. De igual forma, este requisito es inocuo y puede convertirse en una barrera innecesaria en perjuicio del principio de libre concurrencia, de conformidad con el artículo 5 de la ley 1150 de Que se permita que en el evento en que el objeto del contrato este englobado, que la discriminación de las actividades también se pueda realizar mediante la presentación de la copia de los contratos, pliegos de condiciones o actas de terminación o recibido del servicio y/o liquidación del contrato, y no que deba realizarse en el texto de la certificación, pues no es usual que así se realice por los entes contratantes. Los documentos aquí señalados también son documentos contractuales, mediante los Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 33

34 cuales se puede verificar el cumplimiento de la experiencia exigida en el Pliego de Condiciones. RESPUESTA No. 84 El COPNIA considera que la observación procede parcialmente, en consecuencia se ajustará en el del Pliego de Condiciones Definitivo, 1. Solicitando certificaciones de experiencia de contratos terminados o liquidados. 2. En caso que la experiencia requerida se encuentre englobada en un contrato general con un objeto más amplio, se deberá discriminar el objeto específico de la experiencia acreditada y los servicios objeto de la contratación en la certificación. Es decir no se aceptará otro tipo de documento para acreditar experiencia. OBSERVACIÓN No. 85 *Señala el Pliego de Condiciones respecto a la clausula penal pecuniaria: PENAL PECUNIARIA: Adicionalmente en caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento del contrato, el contratista, pagará al COPNIA el cien por ciento 100%) del valor de la garantía de cumplimiento como tasación anticipada de perjuicios. OBSERVACIÓN: Solicitamos a la Entidad se agregue la palabra incumplimiento total, ya que el incumplimiento parcial está regulado por la clausula de multas. RESPUESTA No. 85 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia se ajustará en el del Pliego de Condiciones Definitivo, agregando la frase incumplimiento total. OBSERVACIÓN No. 86 ANEXO TÉCNICO 1.1 OBJETIVO GENERAL: El objeto a contratar incluye recepción, alistamiento, digitación de la información de las historias laborales y los listados de egresados en instituciones educativas, informe de diagnóstico documental para implementarlo como un procedimiento dentro de un Programa de Gestión Documental, validación de la información almacenada, control de calidad, foliado, digitalización, indexación, reincorporación, y copia de seguridad de la información procesada. OBSERVACIÓN: Solicitamos a la entidad aclarar a que se refiere con: informe de diagnóstico documental para implementarlo como un procedimiento dentro de un Programa de Gestión Documental? RESPUESTA No. 86 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 34

35 siguiente aclaración en el pliego definitivo: El mecanismo de informe de diagnóstico documental, hace referencia a la necesidad que dentro del apartado sistema integrado de conservación componente fundamental de un Programa de Gestión Documental se implemente un mecanismo de identificación, análisis y evaluación / auditoría a las condiciones de conservación, volumen, manejo, integración de los documentos de la entidad y se proponen las soluciones adecuadas ante posibles amenazas que se detecten, por lo tanto como debe ser implementado para los fines pertinentes preferiblemente dentro de los procedimientos que se deben establecer en un Programa de Gestión Documental OBSERVACIÓN No ENTREGABLES Y PRODUCTOS ESPERADOS: Programa de Gestión Documental, Tabla de Retención Documental, el cuadro de clasificación y las tablas de valoración. OBSERVACIÓN: a. Programa de gestión documental: Se debe generar procesos y procedimientos de Archivo y de correspondencia? b. Tabla de Retención Documental: se debe realizar actualización de TRD o diseñarlas? Por favor enviar el organigrama para identificar el número de áreas c. Tablas de Valoración: Cuantas reestructuraciones tiene la entidad y cuando fue creada? RESPUESTA No. 87 El COPNIA considera que la observación procede parcialmente, en consecuencia se ajustará en el del Pliego de Condiciones Definitivo, incluyendo la información adicional solicitada en los literales b) y c). a) El contratista debe optimizar e implementar los procesos y procedimientos de archivo y de correspondencia, de acuerdo con lo exigido en los numerales 2, 3.4, 4.1 y 4.7 del anexo técnico. b) El contratista debe realizar el diagnostico, análisis, ajustes y construcción del Tabla de Retención Documental del COPNIA, de acuerdo a lo descrito en los numerales 2 y 3.4, del anexo técnico. Se incluirá el organigrama vigente de la entidad como parte del anexo técnico del pliego definitivo. c) El contratista debe realizar el diagnostico, análisis y construcción del Tabla de Valoración Documental del COPNIA, de acuerdo a lo descrito en el numeral 2 del anexo técnico. La entidad fue creada el 28 de Octubre de 1937 y ha tenido 9 reestructuraciones en su planta de personal. OBSERVACIÓN No. 88 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 35

36 3. RECURSO HUMANO MÍNIMO EXIGIDO OBSERVACION: Como el software es un componente esencial de la solución que COPNIA busca implementar, le solicitamos muy comedidamente a la entidad que solicite experiencia de la empresa implementadora en metodologías de desarrollo de Software, específicamente CMMI LVL 3. RESPUESTA No. 88 El COPNIA considera que la observación no procede, teniendo en cuenta que se enmarcaría dentro de la prohibición consagrada en el parágrafo 2 del artículo 5 de la Ley de OBSERVACIÓN No DIRECTOR DE PROYECTO OBSERVACIÓN: El rol director de proyecto se define como la persona encargada de las labores de Iniciación, Planeación, Ejecución, Monitoreo y Cierre del proyecto, aunque el conocimiento de las funciones de la administración documental es deseable, sugerimos que este rol debe definirse como un Gerente de Proyecto, con una certificación en gerencia de proyectos avalada por el PMI y no siendo indispensable la experiencia mas no dar asesoría y acompañamiento en temas de Tablas de Retención y diseño del Programa de Gestión de Documentos, función que corresponde a un profesión en gestión documental, rol que debe pedirse por separado del director del proyecto. RESPUESTA No. 89 El COPNIA considera que la observación no procede, teniendo en cuenta que experiencia específica es importante para garantizar la calidad del proyecto. OBSERVACIÓN No PROFESIONAL EN GESTIÓN DOCUMENTAL O ARCHIVÍSTICA O AFINES OBSERVACIÓN: la función del Profesional en GD, "Responsable de preparar y alistar los documentos para el proceso de digitalización de documentos", no debe pertenecer a este rol. Dado que estas actividades son operativas. Esta función debe ser responsabilidad del Auxiliar de captura e indexación. RESPUESTA No. 90 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia se ajustará en el del Pliego de Condiciones Definitivo. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 36

37 OBSERVACIÓN No AUXILIARES DE CAPTURA E INDEXACIÓN OBSERVACIÓN: El texto que menciona " todas las demás requeridas para el cumplimiento de los objetivos del proyecto", es demasiado amplio para ser incluido en todos los roles exigidos por la entidad y puede prestarse a interpretación diametralmente opuestas entre el contratista y el contratante. Se sugiere que este párrafo sea eliminado y todas las funciones sean especificadas de manera explícita. RESPUESTA No. 91 El COPNIA considera que la observación procede parcialmente, en ese sentido se acotará la función, de la siguiente forma "Todas las demás requeridas para el cumplimiento de los objetivos del proyecto, de acuerdo al rol de su profesión y especialidad". OBSERVACIÓN No EXPERTO EN PROCESOS Y CALIDAD OBSERVACIÓN: La función "Dar asesoría y acompañamiento en temas de Tablas de Retención y diseño del programa de gestión de documentos", no pertenece al rol de experto en procesos y calidad. Esta función, por área de conocimiento debe pertenecer al profesional en GD. Se sugiere a la entidad delimitar mejor los roles de acuerdo a su función primaria. RESPUESTA No. 92 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia se ajustará en el del Pliego de Condiciones Definitivo. OBSERVACIÓN No PROFESIONAL EN IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL OBSERVACIÓN: La definición del rol Profesional en implementación de sistemas de GD, no es clara, por cuanto, dentro de este perfil están mezclando temas de asesoría, diseño, instalación, pruebas y migración e integración. Estos roles son claramente diferentes en un proyecto de implementación de software, incluyendo respectivamente, Especialistas, Analistas de Requerimientos, Arquitectos, Implementadores, Analistas de Calidad de Software, Testers. Por la complejidad y la necesidad de cumplir las fuertes regulaciones en el manejo de los proyectos de sw, debe exigirse el uso de metodologías de SW en este personal dentro de su experiencia en CMMI. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 37

38 Se le sugiere a la entidad que especifique con mayor detalle cada rol. RESPUESTA No. 93 El COPNIA considera que la observación no procede, por cuanto si el contratista requiere dividir las actividades en varios roles, solicitamos atender lo establecido en el numeral 3.6 OTRAS CONSIDERACIONES del anexo técnico. OBSERVACIÓN No OTRAS CONSIDERACIONES OBSERVACIÓN: Se requieren entregar con la licitación las hojas de vida? o solo cuando se adjudique el contrato? RESPUESTA No. 94 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia aclara que las hojas de vida se solicitarán previamente al inicio y legalización del contrato. OBSERVACIÓN No. 95 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PAG. 6 PUNTO 2. Que cumpla con el estándar CMIS. Servicios de Interoperabilidad de Gestión de Contenidos (Content Management Interoperability Services, CMIS). OBSERVACIÓN: solicitamos a la entidad eliminar este punto ya que es una exigencia que restringe de manera importante la participación igualitaria de los proponentes, y no aporta valor agregado alguno al desarrollo del proceso. El estándar CMIS de OASIS aun no ha conseguido aceptación total de los principales ECM del mercado. RESPUESTA No. 95 El COPNIA considera que la observación no procede, Es necesario el cumplimiento de del estándar para garantizar la interoperabilidad con futuras inversiones del COPNIA. OBSERVACIÓN No. 96 PUNTO 4: Capacidad de operar con multiplicidad de sistemas operativos, es decir que no dependa de un solo sistema operativo. OBSERVACIÓN: Le solicitamos a la entidad Indicar de forma detallada la lista de los Sistemas operativos donde debe funcionar y cada uno de los tipos de browser con su respectiva versión. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 38

39 RESPUESTA No. 96 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia se ajustará el anexo técnico del Pliego de Condiciones Definitivo, incluyendo las plataformas mínimas compatibles para el sistema de gestión documental. Ver respuesta de observación N 73. OBSERVACIÓN No. 97 PUNTO 7: Modelo de Bases de Datos estructurada y Diccionario de datos OBSERVACIÓN: Le solicitamos a la entidad Indicar sobre que motor de BD y versión debe ejecutarse el ECM. RESPUESTA No. 97 El COPNIA considera que la observación procede. Ver respuesta de observación N 73. OBSERVACIÓN No. 98 PUNTO 12: Adopta la normativa nacional con respecto al manejo técnico de los documentos y los principios de un programa de Gestión de Documentos, así como aquellos derivados de sistemas de aseguramiento de la calidad. OBSERVACIÓN: Se solicita a la entidad especificar con qué documento, norma o registro se requiere probar que se "adopta la normatividad nacional con respecto al manejo técnico de los documentos y los principios..." RESPUESTA No. 98 El COPNIA considera que la observación no procede, ratifica los establecido en el anexo técnico en lo siguiente: Aplica toda la normatividad nacional con respecto al manejo técnico de los documentos y los principios archivísticos del Archivo General de la Nación. Adicionalmente se verificará la aplicación de la gestión de contenidos electrónicos MOREQ, norma ISO 15489, cumplimiento del estándar DoD y Circular de COINFO / DAFP. OBSERVACIÓN No. 99 PUNTO 19: Tiene implementadas firmas longevas digitales y maneja el concepto de expediente / volumen digital, así como con formatos de archivo híbridos. OBSERVACION: Se solicita a la entidad modificar este punto pues el tener implementadas o no firmas longevas digitales no asegura la calidad del proyecto, sin Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 39

40 que esto no pueda ser un solicitud en la implementación del mismo lo cual podría caber dentro del alcance más no como un habilitante técnico. Adicionalmente solicitamos aclarar que se considera un archivo hibrido. RESPUESTA No. 99 El COPNIA considera que la observación no procede, para lo cual aclara que la firma longeva permite validar los documentos en el tiempo así los certificados ya expiren, esto es un requerimiento de archivo de acuerdo a las necesidades del COPNIA. Archivo híbrido se refiere a los múltiples formatos. OBSERVACIÓN No. 100 PUNTO 21: Cumplimiento de la normativa nacional e internacional con respecto a la Gestión de contenidos electrónicos MOREQ, norma ISO y Circular de COINFO / DAFP OBSERVACION: nuevamente eliminar este punto dado este estándar es un estándar Europeo de poca acogida por el mercado de fabricantes de ECM lo cual delimita y restringe de manera importante la pluralidad de oferentes en el proceso. Adicionalmente la norma ISO y la Circular de COINFO / DAFP certifica procesos mas no herramientas, por lo que se requiere que la entidad delimite el cumplimiento de estas normas al objeto del contrato o la elimine para evitar imprecisiones en su interpretación. RESPUESTA No. 100 El COPNIA considera que la observación no procede, Se ratifica el cumplimiento del requisito MOREQ, teniendo en cuenta que es la norma que especifica los requisitos mínimos de sistemas de gestión documental y documentos digitales, se ratifica el cumplimiento la Circular de COINFO / DAFP la cual define los estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos en la aplicación de TIC, se ratifica el cumplimiento de la norma ISO que establece políticas de gestión documental y resalta la importancia de la supervisión y auditoría. El cumplimiento de las anteriores normas son necesarias para garantizar la calidad de la herramienta que espera adquirir COPNIA. OBSERVACIÓN No. 101 PUNTO 27: Debe estar en capacidad de generar las diferentes herramientas archivísticas de identificación de documentos tales como stickers de identificación de unidades documentales físicas ingresadas y controladas en el sistema. (Códigos de Barras, rótulos de identificación, inventarios documentales, etc.) Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 40

41 OBSERVACIÓN: favor especificar las características y necesidades puntuales en rótulos y códigos de barras, (tamaño, tipo de código, 1d o 2d, validación, mecanismo de lectura, tipo de lector o escáner). RESPUESTA No. 101 El COPNIA considera que la observación procede, aclarando que la marcación se debe realizar teniendo en cuenta los lineamientos del Archivo General de la Nación. Ver la respuesta de la observación N 40 OBSERVACIÓN No. 102 PUNTO 33: Cuenta con herramientas de monitoreo y evaluación cuantitativa y cualitativa del rendimiento del sistema. OBSERVACIÓN: Especificar que clases de herramientas de monitoreo se esperan y los reportes mínimos a entregar. RESPUESTA No. 102 El COPNIA considera que la observación procede, solicita ver aclaración en respuesta de la observación N 9. OBSERVACIÓN No. 103 PUNTO 43: Permite la generación de formatos y plantillas de la información con la opción de exportar a Excel y la personalización de estos reportes puedan ser realizados en el módulo administrativo. OBSERVACIÓN: Indicar que reportes deben ser exportados a Excel. RESPUESTA No. 103 El COPNIA considera que la observación no procede, Se aclara que el sistema de gestión documental debe contar con la funcionalidad para exportar a Excel de cualquier tipo de formato o plantilla generado en el sistema, inclusive aquellos que sean parametrizados e implementados en el futuro. OBSERVACIÓN No. 104 PUNTO 48: El sistema debe contar con la capacidad de exportación e importación de datos hacia y desde otros sistemas a través de archivos con formatos estándares. OBSERVACIÓN: Para la exportación e importación de datos, indicar los estándares requeridos de manera específica. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 41

42 RESPUESTA No. 104 El COPNIA considera que la observación procede, Se aclara que el sistema permite importar y exportar datos mínimos los siguientes estándares: TXT, XLS, XLSX, CSV, XML. Ver respuesta a observación N 5. OBSERVACIÓN No. 105 PUNTO 56: El contratista debe garantizar que las transacciones electrónicas hagan uso de la firma digital dentro de los trámites o servicios generados por la Entidad, dando estricta aplicación a lo dispuesto por la Ley 527 de 1999, para lo cual deberá ser compatible con las entidades de certificación abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de industria y Comercio de Colombia o el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia. OBSERVACIÓN: en el proyecto del pliego de condiciones así como en los estudios previos no se describe la implementación de transacciones electrónicas por lo que este punto está fuera del alcance de este proyecto. Solicitamos a la entidad retirar este punto del alcance del pliego. RESPUESTA No. 105 El COPNIA considera que la observación no procede, aunque dentro del alcance del proyecto no está incluida la implementación de procesos con transacciones electrónicas, el sistema de gestión documental debe contar con esta funcionalidad para que a futuro la entidad pueda implementar trámites y servicios en la plataforma tecnológica. OBSERVACIÓN No. 106 PUNTO 58: Se solicita que el lenguaje de definición de los procesos a poner en marcha sobre la plataforma será XPDL. OBSERVACION: Solicitamos a la entidad retirar este solicitud ya que este lenguaje no es estándar a todos los fabricantes de ECM y tiene variación en su aplicación. Este alcance restringe de manera importante la participación igualitaria de los oferentes. RESPUESTA No. 106 El COPNIA considera que la observación no procede, debido a que es el estándar exigido para la interoperabilidad de procesos y lo soportan la mayoría de motores de procesos. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 42

43 OBSERVACIÓN No. 107 INFRAESTRUCTURA COPNIA: Durante la fase uno y dos del plan de implementación y desarrollo del contrato el sistema de gestión documental debe ser instalado y operado en los servidores del contratista y en las fases tres y cuatro el sistema debe ser instalado y migrado con toda su información a los servidores del COPNIA para que pueda ser utilizado en línea desde Internet. OBSERVACION 1: Indicar todas las características de la infraestructura aportada por COPNIA para las fases 3 y 4. Indicar las facilidades de canal de comunicaciones, almacenamiento, procesamiento y seguridad de las que impondrá la entidad. OBSERVACION 2: Para el proceso de digitalización de historias laborales y registro de egresado también se realizaría bajo infraestructura de CARVAJAL? RESPUESTA No. 107 El COPNIA considera que la observación no procede, De acuerdo a la información suministrada por el contratista en el formato REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y COSTO DE MANTENIMIENTO del anexo técnico, el COPNIA realizará la adquisición de infraestructura tecnológica necesaria para instalar el sistema de gestión documental en la entidad. Así mismo se aclara que el proceso de depuración, organización, digitalización, digitación e indexación de todos los tipos de documentos debe ser realizado en los servidores del contratista, de acuerdo a lo descrito en el numeral 4 del anexo técnico. OBSERVACIÓN No DESARROLLO DE MÓDULOS ADICIONALES PUNTO 11: Diseño, parametrización e implementación del Web Servicie funcional, con estándares GEL-XML para la integración con las aplicaciones del COPNIA. OBSERVACION: solicitamos a la entidad especificar para que se requiere este punto y que alcance tiene ya que no corresponde al objeto fundamental del proceso. RESPUESTA No. 108 El COPNIA considera que la observación no procede, como desarrollo adicional el COPNIA requiere el desarrollo e implementación de un web service genérico para consultar la información procesada y registrada en el sistema de gestión documental, el cual debe cumplir con la estructura de datos GEL-XML. Lo anterior con el objeto de prestar en el futuro servicios de consulta en línea con otras entidades públicas. OBSERVACIÓN No. 109 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 43

44 4.2 ESQUEMA DE LICENCIAMIENTO: La cantidad de licencias de usuarios del Sistema de Gestión Documental, ofrecida para cualquiera de los niveles definidos debe ser ilimitada. OBSERVACION: Los esquemas de licenciamiento ilimitado aplican solo para software libre (open source), esta cláusula no es aplicable de manera transparente para los software comerciales, dado que solo los software bajo licenciamiento libre pueden cumplir, los open source son ventajosos en muchas de sus facilidades, pero tienen desventajas en soporte, garantía y en desarrollo e integración según informes de Gartner. Según los informes de consultoría, el requerimiento de licencias ilimitadas usualmente es un indicativo de problemas de la compañía para delimitar el proyecto o su crecimiento futuro en el tiempo. Se solicita a la entidad que evalué ambos tipos de software en igualdad de condiciones elimine esta cláusula la cual es completamente restrictiva, y va en contra de los principios de la contratación pública los cuales exigen a las entidades propender por la pluralidad de oferentes y la participación igualitaria de los mismos. Esta exigencia va en contravía del presente proceso pues nunca se tuvo en cuenta en los estudios previos y no esta soportada en los mismos como base fundamental del proyecto. RESPUESTA No. 109 El COPNIA considera que la observación no procede, Este es un requerimiento del COPNIA y no se puede cambiar en desfavorecimiento de las necesidades de la entidad. OBSERVACIÓN No CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN: OBSERVACION 1: Qué porcentaje % aproximado de documentación no se tiene organizado? OBSERVACION 2: Las fotocopias son a color o en Blanco y negro? OBSERVACION 3: Que cantidad de libros se deben desempastar de los listados de egresados? Volumen promedio por libro? OBSERVACION 4: Una vez desempastados deben empastarse nuevamente? OBSERVACION 5: Para trasladar las carpetas, az s y libros al centro de digitalización y regresarlas COPNIA, CARVAJAL debe proveer las cajas? RESPUESTA No. 110 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia se aclara el anexo técnico del pliego definitivo en lo siguiente: 1. No tenemos un porcentaje estimado, a nivel general la documentación se encuentra organizada cronológicamente por fecha de grado, por región y por instituciones de educación superior, sin embargo el contratista debe realizar una inspección y organizar Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 44

45 aquella documentación que no lo esté antes de iniciar el proceso de foliación. Ver características de la documentación en el numeral 6 del anexo técnico. 2. Las fotocopias deben ser nítidas en blanco y negro de óptima calidad. 3. El COPNIA entregará la documentación en folder AZ o carpeta celugía y devueltas en carpetas nuevas 4 aletas, contenidas en cajas de cartón X-200. No está contemplado el empaste o desempaste de libros dentro del alcance proyecto. 4. De acuerdo con lo descrito en el numeral y 7.5 del anexo técnico, actualmente existen 293 historias laborales con un promedio de 74 folios cada una y 400 folder AZ de listados de egresados con un promedio de entre 300 y 500 folios. 5. Las cajas X-200 utilizadas para transportar los documentos entre las oficinas del COPNIA y las instalaciones del contratista, deben ser suministradas a costa del contratista. OBSERVACIÓN No DIGITALIZACIÓN: Los formatos de firma digital serán: XAdES (XML Advanced Electronic Signatures), recomendación TS del ETSI (European Telecommunications Standards Institute), basado en el estándar XMLDSig del W3C (World Wide Web Consortium, para las imágenes digitalizadas en formato TIF o TIF multipágina. PADES LTV, PDF firmado, basado en el formato de documento PDF de Acrobat, para las imágenes digitalizadas en formato PDF. OBSERVACION: Solicitamos a la entidad especificar los mecanismos en que serán utilizados estos protocolos en los formatos TIF y PDF. RESPUESTA No. 111 El COPNIA considera que la observación no procede, teniendo en cuenta que no son protocolos, son estándares que tienen que ver con la composición de los documentos en el tema de firma que garantiza su visualización y verificación en el tiempo. OBSERVACIÓN No APOYO EN ARQUITECTURA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL AL INTERIOR DEL COPNIA: El CONTRATISTA seleccionado debe apoyar a los funcionarios del Copnia en el diseño y desarrollo del Programa de Gestión Documental a implementar basado en la herramienta tecnológica, aportando desde su experticia conceptos y acompañamiento para afinación de los instrumentos archivísticos requeridos por el Archivo General de la Nación. OBSERVACION: Por favor indicar la frecuencia y carga de trabajo esperada de las tareas de apoyo en Arquitectura del programa de Gestión Documental al interior del COPNIA. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 45

46 RESPUESTA No. 112 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia ajustará el numeral 7.8 del anexo técnico del pliego de condiciones incluyendo una bolsa de 30 horas para el APOYO EN ARQUITECTURA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL AL INTERIOR DEL COPNIA. OBSERVACIÓN No. 113 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR FELIPE SANCHEZ IREGUI, DE GESTION DE SEGURIDAD ELECTRONICA - GSE, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 21 DE SEPTIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR Solicitamos al COPNIA aclarar el ítem 15.4, cuando la propuesta este presentada por uniones temporales o consorcios, como deberá acreditarse el cumplimiento del RUP en especial cuando uno de los proponentes es empresa extranjera sin domicilio en Colombia. RESPUESTA No. 113 siguiente precisión en el pliego definitivo: Cuando la propuesta sea presentada en esta modalidad el proponente, o cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, que vayan a proveer los bienes y/o servicios objeto del proceso, trátese de personas naturales y/o jurídicas, deberán estar registrados en el Registro Único de Proponentes (RUP) de la Cámara de Comercio de acuerdo con el artículo 6 de la Ley1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto - Ley 019 de 2012, como PROVEEDORES y al menos uno de los miembros deberá estar inscrito en una de las especialidades y grupos en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio que se señalan en el presente numeral. En el evento que uno de los miembros sea un extranjero sin domicilio o sucursal en Colombia, no es un requisito aplicable la presentación del Registro Único de Proponentes (Decreto 734 de 2012, art ) El proponente deberá presentar en su propuesta, una certificación de su experiencia, adjuntando la relación de los contratos que, a la fecha de cierre del presente proceso, de contratos terminados o liquidados. Dicha relación deberá estar firmada por el representante legal o apoderado. OBSERVACIÓN No. 114 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 46

47 Se solicita al COPNIA se permita aclarar el puntaje asignado al proponente que implemente el diseño de dos (2) procesos adicionales de hasta 50 nodos en cada flujo, página 26 del documento PLIEGO DE RESPUESTA No. 114 corrección a la tabla de factores de evaluación del numeral , del pliego definitivo: 20 Puntos para el diseño de dos (2) procesos adicionales de hasta 50 nodos en cada flujo. OBSERVACIÓN No. 115 Solicitamos al COPNIA se permita que la sociedad sea constituida por lo menos con cuatro (4) años de antelación al cierre del presente proceso de selección. RESPUESTA No. 115 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia realizará el ajuste en el pliego definitivo así: La sociedad debe tener una vigencia no inferior al plazo de ejecución del contrato y un (1) año más y haber sido constituida por lo menos con cuatro (4) años de antelación al cierre del presente proceso de selección. OBSERVACIÓN No. 116 Solicitamos al COPNIA se informe el método de calificación del VISOR DE DOCUMENTOS FIRMADOS DIGITALMENTE el cual asigna puntaje de 30 puntos. RESPUESTA No. 116 siguiente precisión en el pliego definitivo: El Oferente que ofrezca un visor electrónico de documentos firmados digitalmente, deberá cumplir la capacidad de verificar y visualizar los documentos firmados digitalmente en formatos XADES, CADES y PADES. La finalidad es que el proveedor entregue una herramienta sin costo alguno para el COPNIA (Usuarios internosexternos), de manera que los usuarios puedan verificar y visualizar los documentos firmados digitalmente. El visor electrónico que sea entregado a la entidad, debe ser propiedad del oferente o fabricado por él y debe contar con los derechos de autor para poder ceder sus derechos de uso al COPNIA sin que a futuro represente un inversión adicional. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 47

48 Para poder obtener el puntaje se deberá demostrar el funcionamiento del visor. Para lo cual el Oferente deberá entregar junto con su propuesta las URL (uniform resource locator) donde el COPNIA pueda comprobar la descarga en un documento firmado por su representante legal o Apoderado. OBSERVACIÓN No. 117 Solicitamos al COPNIA se reconsidere la entrega de los DESARROLLOS DE MÓDULOS ADICIONALES que deben incluir el desarrollo y la implementación de módulos adicionales, toda vez que para el presupuesto oficial presentado por el COPNIA para satisfacer esta necesidad no es suficiente para ejecutar estos desarrollos adicionales, por lo anterior solicitamos al COPNIA retirar este requerimiento de los pliegos. RESPUESTA No. 117 El COPNIA considera que la observación no procede, en consecuencia ratifica la exigencia del numeral 4.1 del anexo técnico del pliego definitivo, teniendo en cuenta que este requerimiento es parte fundamental para la verificación e indexación de las imágenes de la base de datos de los listados de profesionales egresados de las universidades. Ver respuesta a observaciones N 19, 20, 22, 23, 108. OBSERVACIÓN No. 118 Solicitamos al COPNIA se permita aclarar los formatos de documentos y firma digital que el sistema de Gestión Documental deberá soportar de acuerdo al Anexo Técnico. RESPUESTA No. 118 El COPNIA considera que la observación no procede, en consecuencia ratifica lo exigido en el numeral 7.2 del anexo técnico, indicando que los formatos de firma que debe reconocer son: XAdES (XML Advanced Electronic Signatures), recomendación TS del ETSI (European Telecommunications Standards Institute), basado en el estándar XMLDSig del W3C (World Wide Web Consortium, CADES PADES. PDF firmado, basado en el formato de documento PDF de Acrobat OBSERVACIÓN No. 119 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 48

49 Solicitamos al COPNIA se permita aclara los sistemas operativos y navegadores donde debe funcionar la solución de Sistema de Gestión Documental Web. RESPUESTA No. 119 El COPNIA considera que la observación procede, por cuanto solicita ver respuesta a observación N 73. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR CARLOS MARIO ESCOBAR BRAVO, DE TOTAL QUALITY MANAGEMENT - TQM, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 21 DE SEPTIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR y NAL-CR OBSERVACIÓN No. 120 Favor aclarar el alcance y actividades de la restauración documental. RESPUESTA No. 120 El COPNIA considera que la observación no procede, por cuanto ratifica que se refiere a restauración de documentos rotos únicamente del numeral 7.1. OBSERVACIÓN No. 121 Cuantos tipos documentales poseen las historias laborales. RESPUESTA No. 121 siguiente precisión en el pliego definitivo: La hoja de vida más voluminosa tiene 61 tipos documentales. OBSERVACIÓN No. 122 Las historias laborales se deben organizar como las exige el AGN. RESPUESTA No. 122 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 49

50 siguiente precisión en el pliego definitivo: Las historias laborales deben organizarse como lo exige el Archivo General de la Nación. La documentación se entrega inventariada? OBSERVACIÓN No. 123 RESPUESTA No. 123 El COPNIA considera que la observación procede, en consecuencia solicita revisar las respuestas de la observación Nº 28. OBSERVACIÓN No. 124 En qué estado de conservación se encuentran los documentos? RESPUESTA No. 124 siguiente precisión en el pliego definitivo: En general la documentación se encuentra en buen estado de conservación. OBSERVACIÓN No. 125 Existe un reglamento de archivo y correspondencia establecido en la entidad? RESPUESTA No. 125 siguiente precisión en el pliego definitivo: La entidad cuenta reglamento de archivo y correspondencia, pero no cumple con toda la normativa nacional por lo que es necesario que el contratista asesore a la entidad en su rediseño. OBSERVACIÓN No. 126 La entidad tiene conformado un comité de archivo? RESPUESTA No. 126 siguiente precisión en el pliego definitivo: La entidad cuenta con un comité de archivo Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 50

51 aprobado que esta fusionado de acuerdo con Resolución interna, con el Comité de Gestión de Calidad y Control Interno. OBSERVACIÓN No. 127 En qué tipo de unidades de conservación la entidad tiene los documentos? (carpetas?, cajas estándar X200, X300, X600?, cajas no estándar? RESPUESTA No. 127 siguiente precisión en el pliego definitivo: Las unidades de conservación del archivo central se encuentran almacenados en cajas referencia X-300, los demás documentos se encuentran en archivadores, almacenados en AZ, libro empastado, Carpetas y CD o DVD. Ver respuesta a observación N 25. OBSERVACIÓN No. 128 Disponen de un sitio especial para salvaguardar los documentos?, Donde se encuentra ubicado? RESPUESTA No. 128 siguiente precisión en el pliego definitivo: La documentación en Archivo Central se encuentra bajo custodia técnica de un outsourcing especializado en el tema. Los demás documentos, como se expresa en la respuesta a la pregunta anterior se encuentran distribuidos en estantes y archivadores a nivel Nacional. OBSERVACIÓN No. 129 La documentación ha sido intervenida en alguna oportunidad? RESPUESTA No. 129 siguiente precisión en el pliego definitivo: El COPNIA cuenta con un inventario de la documentación, sin embargo no bajo el estricto cumplimiento de los lineamientos del Archivo General de la Nación. OBSERVACIÓN No. 130 Qué tipo de organización poseen los documentos? Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 51

52 RESPUESTA No. 130 siguiente precisión en el pliego definitivo: La organización de los documentos se encuentran dependiendo de la agrupación a la que se refiera, la gran mayoría se encuentran ordenados cronológicamente, otros numéricamente, otros por entidad. OBSERVACIÓN No. 131 La entidad posee un servidor donde se puedan depositar las imágenes digitalizadas de sus archivos y cuáles son las especificaciones técnicas? RESPUESTA No. 131 siguiente precisión en el pliego definitivo: Para lo cual solicita ver la respuesta a la observación N 107. OBSERVACIÓN No. 132 La entidad posee o tiene implementado servicios de préstamos, consultas y circulación de documentos? RESPUESTA No. 132 siguiente precisión en el pliego definitivo: La entidad cuenta con procedimientos aprobados de préstamos, consultas y circulación de documentos. OBSERVACIÓN No. 133 Cuantas sedes tiene COPNIA a nivel nacional? RESPUESTA No. 133 siguiente precisión en el pliego definitivo: La entidad cuenta con 18 sedes a nivel nacional las cuales pueden consultar en la página web. OBSERVACIÓN No. 134 Cuál es la cantidad mínima de documentos de tamaño A3? Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 52

53 RESPUESTA No. 134 siguiente precisión en el pliego definitivo: La cantidad de folios en A3 es mínima, se estima que el volumen es inferior al 0.5% del total de folios. OBSERVACIÓN No. 135 Los escáner a suministrar son de rodillo o cama plana? RESPUESTA No. 135 siguiente precisión en el pliego definitivo: Los escáneres solicitados por la entidad son de rodillo, cuyas especificaciones están descritas en el numeral 5 del anexo técnico. OBSERVACIÓN No. 136 La entidad suministra la fotocopiadora para retirar el papel fax o químico? RESPUESTA No. 136 El COPNIA considera que la observación no procede, reitera lo exigido en el numeral 7.2 del anexo técnico que indica: La documentación se encuentra preparada de forma general, si fuere necesario preparar alguna documentación objeto de la digitalización, el costo correría por parte del Contratista, el cual consiste en quitar ganchos, organizar cronológicamente y depurar folios repetidos o en papel fax o papel químico, reemplazando éstos últimos con fotocopias de óptima calidad. OBSERVACIÓN No. 137 Las historias laborales se encuentran empastadas o en carpetas? RESPUESTA No. 137 El COPNIA considera que la observación no procede, reitera lo exigido en el numeral 6 que indica que La documentación de las historias laborales se entregará en carpeta celuguía y recibirán en carpetas nuevas 4 aletas, organizadas, digitalizadas y foliadas. OBSERVACIÓN No. 138 A que se refieren con procesos adicionales ofrecidos como valor agregado Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 53

54 RESPUESTA No. 138 El COPNIA considera que la observación no procede, Ver respuesta a observación 69. OBSERVACIÓN No. 139 Con respecto a las TRD: Cuál es la última estructura orgánica de la entidad? RESPUESTA No. 139 siguiente precisión en el pliego definitivo: La última reestructuración ocurrió en enero de OBSERVACIÓN No. 140 La entidad cuenta con manuales de funciones, políticas y procedimientos RESPUESTA No. 140 siguiente precisión en el pliego definitivo: La entidad se encuentra certificada en la norma de calidad NTCGP 1000, por cuanto cuenta con manuales, políticas y procedimientos aprobados. OBSERVACIÓN No. 141 Existe un responsable de los archivos en la entidad? RESPUESTA No. 141 siguiente precisión en el pliego definitivo: Como parte del área de gestión Administrativa, se encuentra un profesional responsable del Archivo y Correspondencia de la Entidad. OBSERVACIÓN No. 142 Existen en la entidad archivos de gestión o centralizados? RESPUESTA No. 142 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 54

55 siguiente precisión en el pliego definitivo: El modelo de archivo es archivos de gestión satélites con control central OBSERVACIÓN No. 143 Con respecto a las TVD: Existe definido un metraje de los fondos acumulados? RESPUESTA No. 143 siguiente precisión en el pliego definitivo: La cuantificación del fondo acumulado consta de las siguientes características: En Archivo Central TIPO UNIDAD DOCUMENTAL Total AZ 1338 CAJA 4 CARPETA 1513 LIBRO 3572 Total general 6427 Lo cual está distribuido en 804 cajas Referencia X-300 y 90 entrepaños, lo cual en términos archivísticos corresponde a 358 metros lineales aproximadamente. Disperso en cada uno de los seccionales: Aproximadamente existen Carpetas cuyo grosor tiene un promedio de 1.5 cm y 500 libros empastados de 5 Cm, lo cual en términos archivísticos corresponde a 770 metros lineales aproximadamente 2. OBSERVACIÓN No. 144 Cuantos cambios estructurales ha sufrido la entidad? RESPUESTA No. 144 siguiente precisión en el pliego definitivo: La entidad adquirió autonomía para tener su 2 Conversión 3 Cajas ref. X-300 = 1 ML y 1 entrepaño = 1 ML Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 55

56 propia planta de personal a partir de 1992, a partir de dicha fecha ha tenido 9 cambios estructurales. OBSERVACIÓN No. 145 Los fondos acumulados están inventariados? RESPUESTA No. 145 siguiente precisión en el pliego definitivo: Los fondos acumulados se encuentra debidamente inventariados en un 90% y clasificados por series y subseries definidas por el Comité de Archivo de la entidad, sin embargo dicha clasificación existente no fue enviada para aprobación al Archivo General de la Nación. OBSERVACIÓN No. 146 Quien es el responsable del suministro de los insumos (cajas, carpetas y ganchos) la entidad o el contratista? RESPUESTA No. 146 siguiente precisión en el pliego definitivo: Para los documentos a intervenir (listados de egresados e Historias Laborales) el responsable es el contratista, los demás que deban intervenir es el COPNIA es quién asumirá el suministro de los insumos. OBSERVACIÓN No. 147 Quien aprueba la elaboración de las TRD y las TVD? RESPUESTA No. 147 siguiente precisión en el pliego definitivo: Por tratarse de una Entidad Pública dichos documentos deben ser aprobados por el Archivo General de la Nación y el Comité de Archivo de la Entidad. OBSERVACIÓN No. 148 Se solicita que el lenguaje de definición de los procesos a poner en marcha sobre la plataforma será XPDL. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 56

57 RESPUESTA No. 148 El COPNIA considera que la observación no procede, ver respuesta a observación N 106. OBSERVACIÓN No. 149 La capacitación debe realizarse de forma presencial en la ciudad de Bogotá y de forma virtual para las demás sedes del COPNIA a nivel nacional? RESPUESTA No. 149 El COPNIA considera que la observación procede, se ratifica lo dispuesto en el numeral 4.6 CAPACITACIÓN PARA LOS USUARIOS DEL SISTEMA OBSERVACIÓN No. 150 Favor aclarar cómo se otorgará el puntaje de acuerdo al cumplimiento de los requisitos técnicos establecidas en el Anexo N 5 RESPUESTA No. 150 El COPNIA considera que la observación no procede, se ratifica lo dispuesto en el numeral EVALUACIÓN DE TÉCNICAS ADICIONALES, ver aclaración en respuesta de observaciones N 120 y 114. OBSERVACIÓN No DESARROLLO DE MÓDULOS ADICIONALES El contratista debe incluir el desarrollo y la implementación de los siguientes módulos funcionales adicionales dentro del Sistema de Gestión Documental ofrecido? RESPUESTA No. 151 El COPNIA considera que la observación no procede, ver respuesta de observaciones N 19, 20, 22, 23, 108, 117. OBSERVACIÓN No. 152 El suscrito, CARLOS MARIO ESCOBAR BRAVO, identificado como aparece al píe de mi firma, en calidad de Representante Legal de la firma TOTAL QUALITY MANAGEMENT S.A. con NIT.: , me permito manifestar interés en participar en la Licitación pública No.02 de 2012, la cual solicito sea limitada a MIPYMES. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 57

58 Declaro bajo la gravedad de juramento con la presente manifestación no encontrarme incurso en algunas de las causales de inhabilidad e incompatibilidad fijadas por la Constitución y la Ley. Adjunto Certificación de condición de MIPYME y copia del certificado de existencia y representación legal, de acuerdo a lo solicitado en el proyecto de pliego de condiciones. RESPUESTA No. 152 El COPNIA considera que la observación no procede, Ver respuesta 81. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR ERIK RINCON CARDENAS, DE CERTICAMARA, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 21 DE SEPTIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR OBSERVACIÓN No. 153 En mi calidad de representante de la Sociedad Cameral de Certificación Digital CERTICAMARA SA filial de la CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTA y dentro de la oportunidad brindada por el proyecto de pliego de condiciones quisiéramos manifestar la necesidad de incorporar las siguientes consideraciones alternativas al pliego definitivo que posibilitarán el uso más amplio de tecnologías y servicios más accesibles a los posibles oferentes del proceso, además blindar judaicamente y asegurar los atributos exigidos por la ley y los pliegos de condiciones en materia de información electrónica: Consideraciones A, La Ley 1437 de 2011, nuevo código de procedimiento. Administrativo y de lo contencioso administrativo capítulo IV medios electrónicos en la administración pública, establece las disposiciones para contar con expediente electrónico y actuación administrativa por medios electrónicos. B. La Ley 527 de 1999 en materia dé validez jurídica y probatoria de mensajes de datos y archivo y conservación de información electrónica. C. La Directiva Presidencial 04 de 3 de abril de 2012 en materia de cero papel y eficiencia administrativa. 1. Para el cumplimiento de lo anterior se propone que en el pliego de condiciones se adicione, el siguiente requisito en el numeral El proveedor de las servicios de certificación digital deberá aportar una certificación de experiencia comprobada en la prestación del servicio de estampa cronológica en el Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 58

59 sector público, adicional a (o anterior deberá cumplir con los siguientes requerimientos mínimos: 1. Ser una Entidad de Certificación Digital Abierta, vigilada. y autorizada por la Superintendencia de industria y Comercio o el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia. 2. Contar con resolución de aprobación para la emisión de certificados digitales de firma emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio o el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia 3. Contar con resolución de aprobación para la prestación del servicio de estampado cronológico certificado emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio o el Organismo Nacional dé Acreditación de Colombia. 4. Contar con resolución de aprobación para la prestación del servicio de archivo confiable de mensajes de datos emitida por la Superintendencia de Industria y Comercio o el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia. 5. Contar con reconocimiento por parte de Adobe como Entidad de Certificación Digital de Confianza y, por lo tanto, certificar su condición de miembro del programa de acreditación AATL (Adobe Approved Trust List). La Entidad de Certificación deberá garantizar la inclusión de su certificado digital raíz y certificado de la Autoridad de Estampado de Tiempo en el almacén de certificados de confianza de Adobe. RESPUESTA No. 153 El COPNIA considera que la observación no procede, No se acoge la sugerencia en cuanto a solicitar Certificación de experiencia comprobada en la prestación del servicio de estampa cronológica, por cuanto no es el objeto principal de la licitación. OBSERVACIÓN No Se propone en el numeral EVALUACIÓN DE TÉCNICAS ADICIONALES: FACTORES DE EVALUACIÓN FIRMAS DIGITALES PARA FUNCIONARIOS El proponente que ofrezca cien (100) certificados digitales con vigencia de 2 años, emitidos por una Autoridad de Certificación Abierta autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio o el organismo Nacional de Acreditación de Colombia para los funcionarios del COPNIA que interactúen con la herramienta. ARCHIVO CONFIABLE DE MENSAJES DE DATOS El proponente que ofrezca el servicio de archivo confiable de mensajes de datos autorizado por la Superintendencia de Industria y Comercio o el organismo Nacional de FACTOR PUNTAJE 30 PUNTOS 30 PUNTOS Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 59

60 FACTOR FACTORES DE EVALUACIÓN PUNTAJE Acreditación de Colombia. PARAMETRIZACIÓN DE PROCESOS ADICIONALES EN LA HERRAMIENTA 0 Puntos si no ofrece o incluye el diseño procesos adicionales. FACTORES DE EVALUACIÓN 10 Puntos para el diseño de un (1) proceso adicional de hasta 50 nodos en el flujo. Puntos para el diseño de dos (2) procesos adicionales de hasta 50 nodos en cada flujo. 30 Puritos para el diseño de tres (3) procesos adicionales de hasta 50 nodos en cada flujo. VISOR DE DOCUMENTOS FIRMADOS DIGITALMENTE EVALUACIÓN ECONÓMICA (menor valor en la oferta). Evaluación del precio se asignará el máximo puntaje a la propuesta más económica ya los demás de manera proporcional aplicando regla de tres directa. TOTAL RESPUESTA No PUNTOS. FACTOR PUNTAJE 20 PUNTOS 10 PUNTOS 100 PUNTOS El COPNIA considera que la observación no procede, No se acoge la solicitud por que no es del alcance de esta contratación el manejo de archivo por parte de un tercero. OBSERVACIÓN No Se propone adicionar y modificar en los requerimientos del ANEXO No 2 de la FICHA TÉCNICA los siguientes numerales: 14 Asegura la seguridad, autenticidad, integridad, disponibilidad y preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo y optimiza los servicios al ciudadano o usuario en general, dé conformidad a lo establecido en la Ley 627 de ( ) 21 Cumplimiento de la normativa nacional e internacional con respecto a la Gestión de contenidos electrónicas MOREQ, norma ISO 15489, Circular de COINFO / DAFP y en especial las artículos 12 y 14 de la Ley 527 de 1999 y la ley 594 de Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 60

61 ( ) 59 Las imágenes digitalizadas en formato PDF/A cumplen los requisitos de las leyes procesales y garantizan su autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información no repudio y disponibilidad (Ley 527/1999 y 594/2000) A continuación relacionamos la justificación para la inclusión de este requerimiento: 1. El formato PDFJA es un formato de archivo para la conservación y archivo a largo plazo de documentos electrónicos que permite garantizar la disponibilidad y posterior consulta de los documentos gestionados por la Entidad. 2. El formato PDF es un formato de reconocimiento universal multiplataforma, es decir, es independiente del ambiente o sistema de ejecución y, por lo tanto, facilita la consulta y exhibición de la información. 3. El Archivo General de la Nación mediante Ch-cular 004 de 2010, Anexo 1 establece el formato PDF como estándar mínimo a considerar en la implementación de sistemas para la gestión de documentos electrónicos de archivo en lo referente a captura y registro de información. 4. El Archivo General de la Nación mediante Circular 004 de 2010, Anexo 1 establece el formato.pdfja como estándar mínimo a considerar en la implementaclón de sistemas para la gestión de documentos eléctrónicos de archivo en lo referente a formato de documento electrónico para la preservación a largo plazo. (..) SO Document management Electronic document file format for long-term preservation Part2: Use of ISO (PDF/A). Uso e implementación de la ISO (...) Circular 004 d 2010, Anexo 1, Captura y Registro. 5. El formato PDF es un estándar de facto para la conservación, preservación y transporte de, información en Internet. 6. El proceso de verificación de validez de las firmas digitales y estampas de tiempo que respaldan un documento PDF requiere la verificación de confianza de la Entidad de Certificación Digital que emite los certificados de firma digital que respaldan dichas firmas y estampas, por lo tanto se requiere que la Entidad de Certificación además de contar con reconocimiento y autorización por parte del organismo de acreditación local del país de origen (Superintendencia de Industria y Comercio y Organismo Nacional de Acreditación-ONAC en el caso del territorio colombiano) para la prestación de servicios Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 61

62 de certificación digital, de cumplimiento a los requisitos definidos por el programa de acreditacion Adobe Approved Trust List (AATL). A continuación relacionamos la justificación técnica de la necesidad de requerir que la Entidad de Certificación Digital sea reconocida como Entidad de Certificación Digital de Confianza por parte de Adobe: El proceso de verificación de validez de las firmas digitales y estampas de tiempo realizado por el Adobe Acrobat Reader d manera automática al abrir el documento PDF firmado digitalmente implica, entre otras validaciones, la verificación de que la Entidad de Certificación Digital que emite el certificado de firma, así como las estampas de tiempo correspondientes sea reconocida como una Entidad de Certificación Digital de Confianza por parte de Adobe. La verificación de confianza efectuada sobre la Entidad de Certificación se hace validando que tanto los certificados digitales raíz de la Entidad de Certificación como los certificados raíz de la Autoridad de Estampado de tiempo que emite las estampas asociadas a las firmas se encuentren almacenados en el Almacén de Certificados de Confianza del Acrobat Reader. Para que una Entidad de Certificación pueda incluir sus certificados, raíz en el Almacén de Certificados de Confianza del Acrobat Reader debe superar el proceso de auditoría efectuado por Adobe para verificar el cumplimiento por parte de dicha entidad de los estándares internacionales aplicables a Entidades de Certificación de carácter mundial, proceso que: comprende superar la auditoria de cumplimiento WebTrust y la auditoría de[ programa de acreditación de Adobe denominado Adobe Approved Trut Lis (AATL)t, Una vez la Entidad de certificaciones es miembro del programa de acreditación AATL, sus certificados raíz son incluidos automáticamente en el almacén de certificados de confianza de Adobe. La consecuencia técnica práctica de incluir los certificados raíz de la Entidad de Certificación en el Almacén de Certificados de Confianza de Adobe es la verificación de confianza automática de los documentos PDF firmados y estampados con certificados de dicha Entidad de Certificación, de manera tal que el usuario receptor de dichos documentos no tendrá que efectuar ningún tipo de configuración manual para verificar la validez de la firma del documento dicha validación será totalmente automática y realizada por el Acrobat Reader. En el caso de documentos PDF firmados y estampados con certificados de Entidades de Certificación no reconocidas por Adobe, la verificación de firma arrojará como resultado que la validez de la firma digital tiene problemas toda vez que no se puede verificar la confianza del emisor, ocasionando dificultades en el reconocimiento de confianza y validez del documento firmado. RESPUESTA No. 155 Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 62

63 siguiente precisión en el pliego definitivo: c) Se acoge la solicitud de modificación de los requerimientos del ANEXO No. 2 de la Ficha Técnica, por considerar que aporta valor y calidad al proceso, quedando de la siguiente manera. 14. Asegurar la seguridad, autenticidad, integridad, disponibilidad y preservación a largo plazo de los documentos electrónico de archivo y optimizar los servicios al ciudadano o usuario en general, de conformidad a lo establecido en la ley 527 de Cumplimiento de la normativa nacional e internacional con respecto a la Gestión de contenidos electrónicos MOREQ, norma ISO 15489, Circular de COINFO / DAFP en especial los artículos 12 de la ley 527 de 1999 y la ley 594 de Las imágenes digitalizadas en formatos PDF/A cumplen los requisitos de las leyes procesales y garantizar su autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información, no repudio, y disponibilidad (Ley 527/1999) y 594/2000) OBSERVACIONES PRESENTADAS POR BRILLITH A. FERNANDEZ M., DE DIGISERVICE, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 18 DE SEPTIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR OBSERVACIÓN No. 156 El numeral , del proyecto de pliego de condiciones del proceso de referencia establece lo siguiente: CAPACIDAD FINANCIERA (Habilita o inhabilita la oferta) CAPITAL DE TRABAJO (CT) CT: Activo Corriente Pasivo Corriente El capital de trabajo debe ser igual o superior al valor total del presupuesto oficial del presente proceso de selección ÍNDICE DE LIQUIDEZ (Activo Corriente / Pasivo Corriente) El índice de liquidez debe ser igual o superior a 1.5. (Negrillas y subrayado fuera de texto) En relación a lo anterior y teniendo en cuenta que contamos con experiencia suficiente, solicitamos amablemente a la entidad requiera un CAPITAL DE TRABAJO (CT) igual o superior al 30% del valor del presupuesto oficial previsto para el proceso de referencia. De igual manera solicitamos amablemente que se requiera un INDICE DE LIQUIDEZ igual o superior a 1.2. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 63

64 Esperamos que nuestra observación sea de buen recibo y agradecemos de antemano su atención y deferencia con respecto al particular RESPUESTA No. 156 El COPNIA considera que la observación procede parcialmente, en consecuencia realizará el ajuste en el pliego definitivo. Ver respuesta observación N 75. OBSERVACIONES PRESENTADAS POR JOSE VICENTE MONTAÑA., DE NETWORK SOLUTIONS COMPANY LIMITADA NETCO LTDA, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 21 DE SEPTIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR OBSERVACIÓN No. 157 De manera atenta nos permitimos presentar las siguientes Observaciones al Proyecto de Pliego de Condiciones de la Licitación Publica No. 02 de 2012, los cuales hacemos en los siguientes términos: El objeto del proceso contractual se define así: Seleccionar la mejor oferta para contratar por el sistema de precios unitarios, el servicio de digitación, digitalización e indexación del archivo del COPNIA que contiene los listados de egresados de las instituciones de educación superior, historias laborales, incluyendo la adquisición de once escáner y un sistema web de gestión electrónica de documentos que soporte firma digital para el almacenamiento, recuperación, administración y control de los archivos, que garantice la confiabilidad, confidencialidad, oportunidad y seguridad de la información, conforme a la ley 527 de 1999 y decreto 019 de 2012, para las oficinas del COPNIA a nivel Nacional acorde con las especificaciones técnicas establecidas en el ANEXO TÉCNICO del Pliego de Condiciones.. Resaltamos de inmediato que el objeto del contrato busca satisfacer una necesidad puntual en la entidad, mediante la contratación de una persona natural o jurídica para realizar la digitalización e indexación del archivo del COPNIA, y establece lineamientos técnicos que puestos en el objeto de la contratación tienen un sentido funcional. Ahora bien, al mirar con detenimiento el documento, la posibilidad de participación de múltiples oferentes se afecta mediante la solicitud de certificados de experiencia de acuerdo al siguiente numeral: 15.6 Certificaciones de Experiencia: El proponente deberá presentar junto con su oferta las certificaciones o contratos, expedidos por entidades o empresas contratantes de carácter nacional públicas y/o privadas o internacional debidamente apostilladas, dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha límite de presentación de propuesta; Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 64

65 deberá acreditar su experiencia, aportando como mínimo tres (3) y máximo cinco (5), constancias o certificaciones de contratos celebrados, ejecutados, terminados y liquidados, donde por lo menos tres (3) de ellos tengan los siguientes objetos contractuales: 1. Sistema de digitalización e indexación de documentos con firma digital (Digitalización Certificada). 2. Implementación de sistema de gestión documental y gestión de expedientes con mecanismos de firma digital de larga duración. A este respecto, vemos que se genera una utilización confusa del concepto de firma digital combinándolo con el concepto de Digitalización Certificada. En este punto queremos remitirnos a la recientemente expedida Circular Externa No 005 de 2012 del Archivo General de la Nación que aclara en el numeral 4 la interpretación confusa que se estaba dando en relación con la utilización de la firma digital en los procesos documentales, a este respecto menciona: 4. Digitalización Certificada Dependiendo del propósito de la digitalización, se puede hablar de digitalización certificada, entendida como aquella que se hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente adoptados por los organismos competentes y por el Archivo General de la Nación, de acuerdo con las necesidades de cada entidad o la naturaleza de los documentos y avalada por una instancia u organismo autorizado. No debe entenderse de manera taxativa que la digitalización certificada implica necesariamente el uso de mecanismos como firmas digitales o electrónicas; pues lo que certifica el proceso no es en si mismo una firma digital, sino el uso de estándares en el desarrollo del proceso -que pueden o no incluir firmas digitales o electrónicas-, y los cuales pueden ser certificados por la misma entidad de conformidad con las normas que expidan los organismos competentes o por un tercero autorizado. En virtud de lo anterior y por considerarlo relevante, es necesario que los procesos de digitalización incorporen el uso de metadatos para facilitar los procesos de recuperación y consulta así como la autenticidad y preservación a largo plazo de los documentos. Cualquier consideración de atribución de metadatos puede llevarse a cabo con referencia a la norma ISO :2006 u otras equivalentes, dependiendo del tipo de documentos o información.... (el subrayado es nuestro) Por lo anteriormente expuesto los tipos de certificación solicitadas en el numeral 15.6 Certificaciones de Experiencia, son confusos e imprecisos y controvierten los principios de planeación y selección objetiva. A este respecto podemos mencionar que: En materia contractual las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes: i) La verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 65

66 ii) Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja. iii) Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc. iv) Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto. Por lo anterior, de manera atenta solicitamos eliminar del proceso la solicitud de certificaciones de experiencia relacionadas con procesos de firma digital o digitalización certificada, y circunscribirlas al objeto principal del proceso relacionado con la digitalización e indexación de archivos o Implementación de sistema de gestión documental y gestión de expedientes, garantizando de esta manera los principios de planeación y selección objetiva que deben observarse en estos procesos. RESPUESTA No. 157 El COPNIA considera que la observación procede parcialmente, en consecuencia realizará el ajuste en el pliego definitivo. Ver respuesta observación N 81 y 84. OBSERVACIÓN No. 158 OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LUIS FERNANDO ANCINES ACEVEDO, DE SERTISOFT S.A, RECIBIDA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO EL 12 DE SEPTIEMBRE DE 2012 Y RADICADA BAJO EL NÚMERO NAL-CR Queremos poner en conocimiento para su respectivo estudio, las siguientes observaciones a la reciente publicación del proyecto de pliego de condiciones, con el fin de contribuir a que se tengan los suficientes elementos de decisión que protejan las inversiones que el COPNIA ha venido realizando desde el año 2006, con el sistema de gestión integrado Tracking and Management System, el cual ha sido exitosamente implementado y se encuentra actualmente en operación para la gestión procesos de correspondencia, quejas y reclamos, procesos disciplinarios, trámite de matrículas y tarjetas, trámite de certificados y constancias, trámite de permisos de extranjeros, trámite de control de divulgación y trámite de cuentas por pagar; que se encuentran enmarcados en un modelo de gestión documental de la entidad (en los procesos de Producción, Recepción, Distribución y Trámite), para documentos físicos tales como comunicaciones externas recibidas y externas enviadas; y electrónicos dentro de los que se encuentran resoluciones, actas, memorandos, entre otros, que han venido afianzando y fortaleciendo las estrategias cero papel de la entidad. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 66

67 Es relevante resaltar que de acuerdo con el objeto a contratar se está incluyendo la adquisición de un sistema web de gestión electrónica de documentos que soporte firma digital para el almacenamiento, recuperación, administración y control de los archivos, que garantice la confiabilidad, confidencialidad, oportunidad y seguridad de la información, conforme a la ley 527 de 1999 y decreto 019 de 2012, cuyas características son equivalentes al software que ya se encuentra en operación y por tanto, respetuosamente recomendamos que se realice esta licitación en función de contratar los servicios de digitación, digitalización e indexación del archivo del COPNIA que contiene los listados de egresados de las instituciones de educación superior, historias laborales, incluyendo la adquisición de once escáner, haciendo uso de la plataforma tecnológica de gestión documental y de procesos (Tracking and Management System), con que actualmente cuenta el COPNIA. Lo anterior se fundamenta en que hemos realizado una revisión del documento anexo técnico en el numeral 4, que forma parte del proyecto de pliego de condiciones y hemos identificado que la gran mayoría de requerimientos que se solicitan, están disponibles en el sistema de información de gestión que actualmente tiene implementado el COPNIA (57 requerimientos de 74 lo que equivale al 77%). También identificamos que algunos requerimientos adicionales que están encaminados a completar el ciclo de la gestión documental en los procesos de Organización, Consulta, Conservación y Disposición final (14 requerimientos), se pueden implementar adicionando a la plataforma actual, el módulo de gestión archivística el cual cumple con todas las directrices y normas establecidas por el Archivo General de la Nación y la circular de COINFO / DAFP. Como sustento de lo anterior, presentamos como anexo un documento que revisa cada requerimiento funcional solicitado en el proyecto de pliego de condiciones y se indica si la plataforma actual que tiene el COPNIA ya lo tiene implementado y en caso de que no, se indica de qué forma se puede lograr cumplir este requerimiento, realizando actividades de parametrización o incorporando módulos como el de gestión archivística y BPM (2 requerimientos), los cuales se integran naturalmente a toda la solución actualmente implementada; en función de ampliar la cobertura funcional de la solución y no en volver a implementar procesos o módulos que vienen operando satisfactoriamente en la entidad. Resaltamos que el COPNIA en el pasado y hasta la fecha ha venido operando y fortaleciendo día a día un sistema de gestión de documentos y procesos que se ha venido adaptando y madurando a las necesidades específicas de la entidad y para ello a continuación la siguiente tabla presenta una breve recopilación de las inversiones realizadas a la fecha en esta plataforma muy actual y competitiva, la cual se encuentra instalada en varias entidades estatales del orden nacional. Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 67