ANEXO TÉCNICO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

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1 1. ALCANCE DEL PROYECTO ANEXO TÉCNICO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 1.1 OBJETIVO GENERAL El COPNIA requiere seleccionar la mejor oferta para contratar por el sistema de precios unitarios, el servicio de digitación, digitalización e indexación del archivo del COPNIA que contiene los listados de egresados de las instituciones de educación superior, historias laborales, implementación de procesos, incluyendo la adquisición de once (11) escáneres y un sistema web de gestión electrónica de documentos acorde con las especificaciones técnicas y archivísticas propias del sector público establecidas en la ficha técnica. El objeto a contratar incluye recepción, alistamiento, digitación de la información de las historias laborales y los listados de egresados en instituciones educativas, informe de diagnóstico documental para implementarlo como un procedimiento dentro de un Programa de Gestión Documental, validación de la información almacenada, control de calidad, foliado, digitalización, indexación, reincorporación, y copia de seguridad de la información procesada. Las cantidades estimadas a contratar son las siguientes: a) Hasta folios a digitalizar e indexar. b) Hasta registros a digitar de hasta 11 campos. c) Hasta Fotocopias para reemplazo de documentos en papel químico o térmico. d) Once (11) escáneres de alta velocidad. e) Un sistema de gestión documental web que cumpla con las especificaciones propias del Sector público, en especial las contempladas en Circular 004 del 06/08/2010 de la COINFO/DAFP, así como los parámetros técnicos mínimos exigidos en normas nacionales o internacionales y que permita integrarse con los escáneres ofrecidos bien sea por mecanismos WEB u otros que se consideren más eficientes 1.2 PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Y DESARROLLO DEL CONTRATO El Contratista debe especificar por escrito la metodología que utilizará para el desarrollo del contrato en cuanto a: Detalle de las actividades. Actividades a desarrollar por fase. Recurso humano. Recurso tecnológico. Transferencia tecnológica a los servidores del COPNIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

2 A continuación se describen las actividades y etapas que debe cumplir el Contratista para el desarrollo del contrato: ACTIVIDAD Planeación del proyecto, análisis de la Tabla de Retención Documental y afinamiento del proceso de correspondencia y PQR (peticiones queja y reclamos) Implementación del proceso de trámite correspondencia y PQR en el sistema de gestión documental (Interna, Externa). Entrega de equipos y licencia del sistema de gestión documental. Implementación de procesos adicionales, como valor agregado de acuerdo al ofrecimiento. Desarrollo y entrega de módulos adicionales solicitados. Proceso de depuración, organización, digitalización, digitación e indexación. Capacitaciones e implementación a nivel nacional. MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7 MES 8 MES 9 MES 10 MES 11 MES 12 El COPNIA actualmente cuenta con una TRD, la cual no está avalada por el Archivo General de la Nación, sin embargo los funcionarios de archivo de la entidad están realizando los ajustes pertinentes, antes de dar inicio la primera actividad del cronograma anterior. Dentro del alcance del proyecto está incluida la implementación del proceso de trámite correspondencia (Interna, Externa) y el proceso PQR con flujos de hasta 50 nodos. La cantidad de procesos adicionales a implementar dependerá del ofrecimiento del Contratista como valor agregado que pueden ser 1, 2 o 3 procesos más. Ver numeral Evaluación de Condiciones Técnicas Adicionales del pliego definitivo. El CONTRATISTA debe contar con los recursos de infraestructura de equipos y personal necesario para desarrollar el contrato dentro del plazo, por su parte el COPNIA prestará apoyo durante la migración de la solución en los servidores de la entidad. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

3 2. ENTREGABLES Y PRODUCTOS ESPERADOS El COPNIA contará con los siguientes entregables y productos esperados: Totalidad del archivo de listados de egresados organizados, foliados, digitalizados y organizados. Historias laborales digitalizadas, archivadas como unidad documental y estructurada dentro de un procedimiento que gestione y de continuidad a la información almacenada. Establecimiento de un Programa de Gestión de Documentos apoyado en un Sistema de Gestión Documental instalado en producción adaptado a los requerimientos propios del sector público, en fase inicial donde se encuentre la respectiva base de datos de egresados e imágenes indexadas de acuerdo con especificaciones técnicas mínimas. Escáneres de alto rendimiento de acuerdo especificaciones técnicas mínimas. Base de datos indexada de listado de egresados de profesiones competencia. Procesos de correspondencia y PQR (peticiones, queja y reclamos) implementados en el sistema de gestión documental. Procesos adicionales implementados en el sistema, ofrecidos como valor agregado. Documento con el diagnóstico, análisis y la construcción de la Tabla de Retención Documental, el cuadro de clasificación y las tablas de valoración. Implementación de los módulos y desarrollos adicionales solicitados en el numeral 4.1 Adicionalmente como soporte a estos procesos o servicios, se deberán generar los documentos listados en el siguiente cuadro con el formato especificado, así: DOCUMENTO IMPRESO DVD-R Cronograma de implementación X Medio de instalación del Sistema de Gestión documental X Manuales técnico y de usuario del Sistema de Gestión documental X X Procesos y procedimientos intervenidos dentro del Programa de Gestión de Documentos X X Copia de seguridad completa con imágenes digitalizadas y bases de datos indexadas de historias laborales y listados de X profesionales egresados de instituciones de educación superior. Documento que acredite las licencias de uso del Sistema de Gestión Documental. X Informe de capacitación del Sistema de Gestión Documental. Ver numeral 4.6 X Inventario de unidades documentales de los listados de egresados e historias laborales procesados. X Diagnóstico documental. X Informe mensual de seguimiento del proyecto. X Certificado de calidad de la información procesada. X X CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

4 DOCUMENTO IMPRESO DVD-R Certificado o documento actualizado que acredite los permisos o patentes de derechos de propiedad intelectual del sistema de X X gestión documental Programa de Gestión Documental, Tabla de Retención Documental, el cuadro de clasificación y las tablas de valoración X X 3. RECURSO HUMANO MÍNIMO EXIGIDO Obligatoriamente el CONTRATISTA deberá ofrecer el siguiente recurso humano: Director del Proyecto (Profesional con experiencia certificada en establecimiento de Programas y sistemas de gestión documental, preferiblemente en entidades públicas). Profesional en Gestión Documental o Archivística. Auxiliares de captura e indexación. Experto en procesos y calidad. Profesional en implementación de sistemas de gestión documental. 3.1 DIRECTOR DE PROYECTO Profesional en ingeniería o administración de empresas, ciencias de información y de la documentación, bibliotecología y/o archivista, con especialización en gestión de proyectos o afines, o sistemas de gestión documental, o afines, con mínimo tres (3) años de experiencia en coordinación de proyectos de archivo y sistematización de información o implementación de programas de gestión documental, preferiblemente para entidades públicas, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones: Dirigir la ejecución de las actividades del proyecto. Coordinar la correcta ejecución de las actividades del proyecto. Administrar eficientemente los tiempos de preparación y alistamiento, la línea producción, el control de calidad y el recurso humano. Realizar el seguimiento y cumplimiento de las metas establecidas en el cronograma de trabajo. Dar los lineamientos técnicos necesarios para el correcto desarrollo de las actividades que conlleve a la obtención de las metas establecidas. Ser el interlocutor con el COPNIA para todo lo relacionado con la ejecución del proyecto. Ser el responsable del cargue de la información a la instancia tecnológica señalada por el COPNIA Participar en los comités y reuniones del proyecto, levantando las respectivas actas. Entregar los informes requeridos de la documentación a entregar y los registros afectados, rendimientos, inconvenientes y estado actual del proceso. Todas las demás requeridas para el cumplimiento de los objetivos del proyecto, de acuerdo al rol de su profesión y especialidad. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

5 3.2 PROFESIONAL EN GESTIÓN DOCUMENTAL O ARCHIVÍSTICA O AFINES Profesional o Tecnólogo en Gestión Documental, Archivística o Afines, con mínimo un (1) año de experiencia laboral en gestión documental o gestión de grandes volúmenes de documentación para entidades públicas, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones: Dar asesoría y acompañamiento en temas de Tablas de Retención, Tablas de valoracion y diseño del Programa de Gestión de Documentos Responsable de llevar y manejar el archivo en forma ordenada y cronológica. Responsable del manejo y logística del archivo entrante y saliente entre oficinas del COPNIA. Efectuar recomendaciones referentes a criterios para la conservación y distribución de documentos. Ejecutar las actividades del contrato conforme lo planeado en el cronograma inicial y las instrucciones del coordinador de proyecto. Todas las demás requeridas para el cumplimiento de los objetivos del proyecto, de acuerdo al rol de su profesión y especialidad. 3.3 AUXILIARES DE CAPTURA E INDEXACIÓN Auxiliares estudiantes universitarios con mínimo cuatro (4) semestres aprobados en administración de empresas, gestión documental, ingeniería de sistemas o ingeniería industrial, o profesiones afines, con un (1) año de experiencia laboral en procesos de digitación y digitalización de datos, quienes tendrán a su cargo las siguientes funciones: Responsables de capturar e indexar en el sistema de gestión documental la información de los listados para conformar una base de datos de profesionales egresados debidamente indexada. Responsable de preparar y alistar los documentos para el proceso digitalización de documentos. Actividades relacionadas con la recepción, preparación, digitalización e indexación, reincorporación y archivo de documentos. Actividades relacionadas con la digitación, validación y cruce de información con base de datos del COPNIA Todas las demás requeridas para el cumplimiento de los objetivos del proyecto, de acuerdo al rol y especialidad. 3.4 EXPERTO EN PROCESOS Y CALIDAD Profesional en procesos y calidad, Ingeniero de Sistemas o Ingeniero Industrial o Economista o Administrador, o de profesiones afines, que posea experiencia mínima de dos (2) años en labores de asesoría y acompañamiento en implementación de proyectos informáticos de gestión de procesos y calidad, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones: CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

6 Dar asesoría y acompañamiento en temas de Tablas de Retención y diseño del Programa de Gestión de Documentos Diagnóstico de los procesos actuales de correspondencia, PQR y archivo. Optimización de los procesos y procedimientos de correspondencia, PQR y archivo. Optimización del proceso de verificación de listados de egresados. Diagnóstico y ajustes de la Tabla de Retención Documental. Todas las demás requeridas para el cumplimiento de los objetivos del proyecto, de acuerdo al rol y especialidad. Se requiere la presentación de copia legible de la Tarjeta Profesional, la experiencia se contará a partir de la expedición de dicho documento conforme con la normativa sobre el tema. 3.5 PROFESIONAL EN IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Profesional Ingeniero de Sistemas o Ingeniero Industrial o Ingeniero Electrónico, o de profesiones afines, que posea experiencia mínima de dos (2) años en labores de asesoría y acompañamiento en implementación de proyectos informáticos de gestión de procesos y calidad, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones: Dar asesoría y acompañamiento en la implementación del sistema de gestión documental. Análisis y diseño de módulos adicionales solicitados para el sistema de gestión documental. Instalación y configuración de equipos para el sistema de gestión documental Realización de pruebas e implementación en producción del sistema de gestión documental. Migración de la información existente al sistema de gestión documental. Integración con sistemas de información del COPNIA a que haya lugar. Se requiere la presentación de copia legible de la Tarjeta Profesional, la experiencia se contará a partir de la expedición de dicho documento conforme con la normativa sobre el tema. 3.6 OTRAS CONSIDERACIONES El CONTRATISTA debe contar con personal necesario de este nivel para desarrollar el contrato dentro del plazo establecido. El CONTRATISTA también podrá efectuar cambios de profesionales, con el visto bueno del COPNIA, siempre y cuando se sustituyan por otros que reúnan, como mínimo, los requisitos de formación académica y experiencia profesional de la persona que será reemplazada, es decir, que cumpla con los requisitos mínimos. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

7 Para verificación de lo anterior se solicitarán los siguientes documentos previamente al inicio y legalización del contrato: Hoja de vida Copia del título profesional Copia de la matrícula profesional en el caso de ser necesaria Certificado de vigencia de la matrícula Certificaciones que acrediten la experiencia mínima exigida, la cual deberá incluir los datos suficientes para verificar las actividades realizadas, el objeto, las fechas de iniciación y terminación (mínimo mes y año). Adicionalmente al personal citado en los literales anteriores, el CONTRATISTA deberá disponer de todo el personal administrativo y de apoyo necesario para el desarrollo del contrato en general y del personal técnico o auxiliar en las diferentes áreas del proyecto. El contratista, entre otro personal, debe contemplar en sus costos todo el personal necesario para el desarrollo del objeto establecido en el presente proceso con la experiencia y capacidad suficiente para adelantar el desarrollo de los trabajos. 4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL El software de gestión documental debe ser un sistema informático que permita administrar el flujo de documentos de la entidad de acuerdo con la normativa nacional con respecto a entidades públicas, permitiendo la recuperación, seguridad de la información y asegurando la conservación de los documentos e información, aplicando principios archivísticos de racionalización, eficiencia y de economía. Así mismo sobre el que se pueda desarrollar e integrarse con otros productos y soluciones, permitiendo cumplir con las directrices y estrategias de gobierno en línea para las entidades públicas, así como las directrices que para este tema estén establecidas por el Archivo General de la Nación. El sistema de gestión documental debe ajustarse a los estándares de última generación cumpliendo con los siguientes requerimientos: N Descripción CUMPLE 1 Sistema de Gestión Documental Web - Enterprise Content Management (ECM), para procesar, organizar y almacenar documentos de la entidad 2 Que cumpla con el estándar CMIS. Servicios de Interoperabilidad de Gestión de Contenidos (Content Management Interoperability Services, CMIS) 3 Producción de nuevas actualizaciones o mejoras en la Gestión Documental, que no requiera de la instalación de ningún tipo de software ni plug-in en los puestos cliente de los usuarios 4 Capacidad de operar con multiplicidad de sistemas operativos, es decir que no dependa de un solo sistema operativo. Mínimo que soporte las siguientes plataformas: Plataformas servidor: Linux, Windows Server. Motores de bases de datos: MySQL 5 o superior, Oracle 10g o superior, Postgres 8.4 o superior, DB2 CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

8 N Descripción CUMPLE 9.0 o superior, MsSql Server 2005 o superior, Navegadores: Mozilla Firefox 4 o superior, Safari 5 o superior, Internet Explorer 7.0 o superior. Plataformas cliente: MacOS, Windows Vista, Windows 7, Windows XP. Nota: El COPNIA contemplará tomar la opción de virtualización de servidores para la optimización de recursos. 5 La plataforma de operación debe ser Web, permitiendo visualización de todos los tipos de documentos desde el navegador que se almacenen en el SGD. 6 Los requisitos de hardware para el correcto funcionamiento de la aplicación cliente se ajustan a los computadores de la entidad.(core 2duo, RAM 2GB, 160D.D, WinXP, Vista y 7) o superior. 7 Modelo de Bases de Datos estructurada y Diccionario de datos 8 Gestión del ciclo de vida de los contenidos: Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar. 9 Realiza la copias de seguridad íntegras y periódicas: sistema base, información, Base de datos, imágenes e índices. 10 Realizar búsquedas libres por contenido de los índices o el texto de los documentos. 11 Que permita la edición de los documentos con restricciones por parte del usuario administrador, a partir de los roles estipulados. 12 Adopta la normativa nacional del Archivo General de la Nación con respecto al manejo técnico de los documentos y los principios de un programa de Gestión de Documentos, así como aquellos derivados de sistemas de aseguramiento de la calidad. 13 Control de estructura documental a nivel de tipos documentales, series, sub series, tablas de retención. 14 Asegura la seguridad, autenticidad, integridad, disponibilidad y preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo y optimiza los servicios al ciudadano o usuario en general, dé conformidad a lo establecido en la Ley 627 de Permite la importación o exportación de grandes volúmenes de documentos de archivo, utilizando como mínimo los formatos TXT, XLS, XLSX, CSV y XML 16 Permite la Integración con aplicaciones de correo electrónico y aplicaciones reconocidas de oficina en Microsoft (El sistema debe ser capaz de enlazar al Sistema de Gestión documental las peticiones que ingresen por correo electrónico asegurando la confiabilidad del mensaje original) 17 Permite la configuración de un cuadro de Clasificación y Tabla de Retención de Documentos. 18 Gestiona y controla documentos de archivo no electrónicos en sus diferentes fases dentro del Ciclo Vital de los Documentos 19 Permite la implementación de firmas longevas digitales y maneja el concepto de expediente / volumen digital, así como con formatos de archivo híbridos (múltiples formatos). 20 Permite la existencia de plazos de conservación de documentos que vayan de un mes hasta cien años, asegurando estándares de migración a nuevos formatos. 21 Cumplimiento de la normativa nacional e internacional con respecto a la Gestión de contenidos electrónicos MOREQ, norma ISO y Circular de COINFO / DAFP y en especial las artículos 12 y 14 de la Ley 527 de 1999 y la ley 594 de NOTA: MOREQ: norma que especifica los requisitos mínimos de sistemas de gestión documental y documentos digitales. La Circular de COINFO / DAFP define los estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos en la aplicación de TIC. La norma ISO establece políticas de gestión documental y resalta la importancia de la supervisión y auditoría. 22 El sistema tiene la funcionalidad de asignar el mismo documento electrónico de CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

9 N Descripción CUMPLE archivo a distintos expedientes electrónicos sin que haya una duplicación física del documento de archivo en cuestión. 23 Permite integrar y parametrizar cada uno de los procesos administrativos y archivísticos de la Entidad, así como desarrollos adicionales que se requieran en la misma plataforma técnica, permitiendo integrar la totalidad de los procesos definidos en el mapa de procesos de la entidad. 24 Permite generar notificaciones automáticas ante flujo de trabajo 25 Colabora con el usuario de forma que automáticamente el sistema pueda extraer metadatos de documentos digitalizados y reconocimiento de texto. 26 Permite administrar transferencias documentales primarias y secundarias, así como llevar el inventario documental, préstamos y estadísticas de consultas, 27 Debe estar en capacidad de generar las diferentes herramientas archivísticas de identificación de documentos tales como stickers de identificación de unidades documentales físicas ingresadas y controladas en el sistema. (Códigos de Barras, rótulos de identificación, inventarios documentales, etc.), atendiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación. 28 Tiene herramientas para facilitar la consulta, búsqueda o recuperación, manejo, colaboración y seguridad de los documentos digitalizados. Tiene Retención automatizada de documentos (físicos y electrónicos), manejo de flujos con la posibilidad de personalizarlos de acuerdo a las necesidades de los diferentes tipos de procesos misionales de la entidad. La metodología utilizada 29 podría ser mediante inventarios de documentos, el cual según los procedimientos del Archivo General de la Nación deben ir respaldados por actas de eliminación debidamente autorizadas por el comité de archivo de la entidad y la Tabla de Retención aprobadas e integradas en el sistema 30 Todas las interfaces de usuarios deben estar al menos en idioma español. 31 Documentación técnica del sistema que debe incluir diccionario de datos, descripción de programas, definición de estándares. El sistema mantiene la integridad, seguridad y funcionamiento de la base de datos 32 del sistema de gestión documental, mediante la prevención, detección y reacción a acciones no autorizadas de usuarios. Cuenta con herramientas de monitoreo y evaluación cuantitativa y cualitativa del 33 rendimiento del sistema, el cual permite recoger información para evaluar su desempeño, y así determinar qué tan bien se están haciendo las cosas con el fin de ayudar a hacerlo mejor, para una correcta toma de decisión 34 Cuenta con procedimientos y políticas para el adecuado manejo y administración de la información y archivos digitales. Permite crear y manejar plantillas para digitalización o generación de tipos específicos de documentos. Las plantillas de digitalización de documentos 35 predeterminadas, permiten extraer de una imagen los datos, por medio del sistema de reconocimiento de caracteres (OCR), para almacenarlos en un archivo metadato XML, el cual podrá ser almacenado directamente en el base de datos o mediante un mensaje SOAP, se realizará la llamada al Webservice. Permite el almacenamiento y manejo de las distintas versiones para cualquier tipo 36 de documento, independientemente del formato, (documentos, formatos de imágenes, presentaciones o videos). Control de los documentos a nivel de fecha, hora del evento, información que 37 identifiqué el usuario, aprobación, distribución, archivo, anulación, revisión y suspensión de documentos, copias no controladas, registro de trazabilidad, cambios en los documentos, y documentos obsoletos. 38 Capacidad de visualización de las imágenes tales como: rotación, enfoque, colores y gráficos. 39 Configuración e instalación en sitio para todos y cada uno de los elementos del software. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

10 N Descripción CUMPLE 40 Permite la captura, consulta, indexación, administración y almacenamiento de documentos, según estructura de datos, reglas de validación y roles de usuarios autorizados. 41 Plataforma que permita la: Inmediata localización de documentos Búsqueda precisa de los documentos por contenido o nombre. Eliminación de los documentos duplicados. Total control y seguridad de acceso y alteración de documentos. 42 Repositorio fuente basado en últimas tecnologías y Estándares: Altamente escalable, disponible y extensible. 43 Permite la generación de cualquier tipo formatos o plantillas de la información con la opción de exportar a Excel y la personalización de estos reportes puedan ser realizados en el módulo administrativo. 44 Cuenta con las interfaces de captura de datos en ambiente web, con los campos requeridos para el proceso de digitación, indexación y operación de la plataforma. 45 Permite vincular al sistema de gestión documental la documentación relacionada con su funcionamiento (AYUDA EN LÍNEA) 46 SEGURIDAD DEL SISTEMA: El sistema debe contar con los siguientes mecanismos de seguridad: Roles de Usuario: Que permitan ofrecer mecanismos de protección a los documentos y datos capturados, incluyendo niveles de seguridad a nivel de documento. Permisos sobre datos (actualizar, borrar, insertar, consultar). Impedir el borrado o alteración de los documentos digitalizados y de la información capturada en la base de datos. Interfaz gráfica para la administración de la seguridad. Los usuarios deben contar con clave (password), deberá estar encriptada, y contar con la posibilidad de obligar a los usuarios a cambiarla. Seguridad de acceso a usuarios y restricciones de operación respecto a sus funciones y manejo de documentos. AUDITORIA: El sistema debe contar con los siguientes mecanismos de auditoría: Contar con herramientas (logs) que permitan hacer auditoría de las operaciones realizadas por los usuarios en el sistema, especialmente las tablas de mayor importancia. Auditoría que permita guardar los cambios registrados en la modificación de cada un registro de profesional egresado en la base de datos: La 47 solución debe identificar al usuario que ejecuta una operación (captura, modificación, consulta, borrado, indexación y participación en el sistema) a partir de su clave. Es decir dejar un rastro de auditoría sobre las transacciones ejecutadas en el sistema: datos, usuario, fecha, hora y accesos no autorizados, el campo como estaba antes y el campo como quedó después. Módulo que permita la consulta de registros de auditoría por fecha, usuario y frecuencia de consultas realizadas. 48 El sistema debe contar con la capacidad de exportación e importación de datos hacia y desde otros sistemas a través de archivos con formatos estándares. Incluye módulo de digitación para captura de registros en la base de datos, con 49 metodología de control de calidad por doble digitación que consiste en digitar dos veces un dato cuantitativo y se contabiliza un error cuando el segundo valor es diferente al primer valor digitado.. 50 Sistema con capacidad para escalar más de 5 millones de registros. 51 Con características BPM (Business Process Management) para gestionar el ciclo de vida de los procesos. (Incluye motor y modelador de procesos) 52 Herramienta para el diseño, modelamiento, ejecución, supervisión y optimización CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

11 N Descripción CUMPLE de procesos que permita: Desarrollo y la automatización de flujos de trabajo Diseño de formularios para acelerar la creación de interfaces de usuario. Desarrollo, automatización y control de flujos de trabajo. Control de tiempos y movimientos. Escalamiento de tareas Definición de roles, grupos y permisos. Conectividad con otros sistemas de procesos y aplicaciones. Crear formularios dinámicos con uso de conectores para traer información de otras BD 53 Solución que permita integrarse e interoperar con otros sistemas de información basados en arquitectura orientada a servicios. Estampado Cronológico emitido por una entidad de certificación abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia o el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia para garantizar el 54 registro de la fecha y hora en la cual sucede la transacción para su archivo y conservación y posterior consulta de los documentos electrónicos, teniendo en cuenta las políticas de archivo y la conservación de las transacciones electrónicas, definidas por la entidad o por el Archivo General de la Nación y la Ley 527 de Sistema de gestión documental con arquitectura estándar para integrar sistemas de información con otras bases de datos. El contratista debe garantizar que las transacciones electrónicas hagan uso de la firma digital dentro de los trámites o servicios generados por la Entidad, dando 56 estricta aplicación a lo dispuesto por la Ley 527 de 1999, para lo cual deberá ser compatible con las entidades de certificación abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de industria y Comercio de Colombia o el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia. El sistema tiene la capacidad de guardar históricamente y con la posibilidad de 57 consultar las distintas versiones de documentos utilizados (Ej. Versiones de Tablas de Retención, versiones de manuales de Procedimientos, versiones de Manuales de Funciones, etc.) 58 Se solicita que el lenguaje de definición de los procesos a poner en marcha sobre la plataforma será XPDL. Las imágenes digitalizadas en formato PDF/A cumplen los requisitos de las leyes 59 procesales y garantizan su autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información, no repudio y disponibilidad (Ley 527/1999 y 594/2000) 60 La herramienta de procedimientos deberá incorporar una funcionalidad para el diseño de formularios de forma visual. 61 La herramienta deberá permitir diseñar los procesos de forma grafica y visual. 62 Funcionamiento y disponibilidad de 7/24 y almacenamiento periódico de las copias de seguridad de la información para garantizar la disponibilidad de la misma. 63 El sistema de gestión documental tiene certificación DoD Con el fin de poblar el inventario documental el COPNIA entregará en formato Excel el registro de las unidades documentales identificadas y controladas actualmente, el cual tiene los siguientes datos: Fecha de transferencia a la bodega, No. Solicitud de transferencia No. Caja No. Unidad Asignada, Nombre de la unidad Documental, CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

12 Soporte unidad Documental (Carpeta, Folder AZ, etc) Consecutivos extremos Desde / hasta, Año, Fecha Inicial / Fecha Final, No. de Tomo, Observaciones, Código de la sede o seccional de origen Así mismo el COPNIA pondrá a disposición del contratista los demás inventarios que lleva el área de archivo y correspondencia de la entidad con el fin de que el CONTRATISTA conceptúe acerca de la mejor forma de vincular e integrar dicha información al sistema de gestión documental, (Inventario de Tarjetas no reclamadas, Inventario de expedientes transferidos al Archivo Central, Inventario de Resoluciones Nacionales, etc.). Durante las actividades del plan de implementación y desarrollo del contrato, el sistema de gestión documental debe ser instalado y operado en los servidores del contratista y en la etapa final el sistema debe ser instalado y migrado con toda su información a los servidores del COPNIA para que pueda ser utilizado en línea desde Internet. 4.1 DESARROLLO DE MÓDULOS ADICIONALES El contratista debe incluir el desarrollo y la implementación de los siguientes módulos funcionales adicionales dentro del Sistema de Gestión Documental ofrecido: N Descripción CUMPLE 1 Módulo de cargue masivo de registros mediante archivos planos o Excel, para la base de datos de egresados según estructura de datos y reglas de validación. Para el registro de forma manual debe existir un formulario que recibe los datos del egresado campo a campo con la posibilidad de indexar la imagen digitalizada tanto para uno como para muchos registros. El módulo debe permitir lo siguiente: 1) Configurar los campos que se traerán del archivo, junto con el tipo y tamaño de cada uno de estos. 2) Cargue de archivo acorde a la configuración de campos. 3) Reporte de errores de líneas no cargadas debido a que no cumplen con el formato previamente configurado. 4) Cargue de un nuevo archivo para líneas no cargadas. 5) Consulta de histórica de archivos cargados por campos como fecha, universidad, total campos cargados exitosos, total campos cargados no exitosos. NOTA: El módulo solicitado permitirá la importación y validación de registros que llegan periódicamente en archivos digitales (CD-DVD) de las universidades, con el objeto de mantener actualizada la base de datos del sistema de gestión documental, que contiene el listado de profesionales egresados. Adicionalmente deberá permitir indexar y cargar las imágenes asociadas a los registros de los registros importados. 2 Módulo de informes estadísticos por diferentes criterios de búsqueda, por año, por institución de educación, por profesión, por año de graduación, por cantidad de verificados, etc. Así mismo el sistema deberá estar en capacidad de generar informes personalizados con los datos almacenados de acuerdo con las necesidades del usuario. 3 Módulo de consulta y verificación de registros por diferentes criterios de búsqueda que permitan marcar el registro almacenando en la base de datos de profesionales CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

13 N Descripción CUMPLE egresados, con el número de radicación, el usuario, la fecha de revisión, y las observaciones del caso. La consulta debe mostrar toda la información registrada en la base de datos, con sus modificaciones y estados. El módulo debe permitir las búsquedas por múltiples criterios. (Predefinida, avanzada, aproximada, etc). Debe tener la posibilidad de desmarcación antes de realizar la segunda revisión. Adicionalmente este módulo debe permitir filtrar, cambiar de orden, exportar a excel, imprimir reporte detallado por registro o listado de la consulta. NOTA: Se refieren a consultas, validaciones y trazabilidad de los registros de la base de datos de egresados que se encuentran en el sistema de gestión documental, con los campos establecidos en el numeral Módulo de consulta del resultado de la primera verificación: Módulo para consultar las radicaciones de trámite mediante archivos planos y/o Excel contra la base de datos de los profesionales egresados. El listado debe generarse con toda la información registrada de los registros consultados, sus modificaciones, sus estados, lista de registros ya procesados en las dos revisiones, y la lista de los registros no encontrados por orden de radicación para su seguimiento. Este módulo debe permitir marcar los registros consultados de forma manual o masiva de acuerdo con el usuario autenticado y debe registrar la fecha y el usuario que realizó la marcación. Módulo de consulta del resultado de la segunda verificación: Módulo con 5 funcionalidades similares al punto anterior, pero debe tener la opción de registrar la fecha y el funcionario que realiza la segunda verificación. Módulo de control que permita consultar los registros procesados en la primera 6 verificación y en la segunda verificación. Este módulo debe permitir mostrar el consolidado de los registros procesados y los no procesados por cada seccional. Incluye módulo de modificación de registros que permita al administrador del sistema llevar el registro de las correcciones de información de la base de datos de 7 egresados, incluyendo los errores de marcación con más de 14 días calendario. Adicionalmente el módulo debe permitir registrar múltiples novedades en cualquier etapa del proceso para cada registro de base de datos de egresados y relacionarla con las modificaciones autorizadas. Módulo administrativo y de parametrización que permita al administrador del sistema definir aspectos básicos de la operación del sistema, seguridad, como el 8 tipo de imágenes a manejar, el nombre de las carpetas, el nombre de documentos, definición de índices y campos obligatorios. Dentro de éste módulo debe permitir la generación documental basados en plantillas previamente definidas por el COPNIA. Módulo para la generación documental de comunicaciones a las universidades de profesionales que están realizando el trámite y que no se encuentran en la base de datos de listados de egresados. Este módulo permitirá la generación documental 9 sistematizada de comunicaciones de solicitud los listados de egresados a las universidades por correo electrónico, sobre los registros consultados en la primera o segunda verificación que no se encuentren en la base de datos de egresados. Para esto el sistema debe permitir llevar el control de las universidades que no han dado respuesta, para su seguimiento y gestión Módulo para la generación automatizada de constancias y certificaciones con 10 firma digital PKI. Incluye la implementación de hasta cinco (5) modelos de constancias y trámites. Se anexa procedimiento de expedición de constancias Diseño, parametrización e implementación de un Web Service funcional, con estándares GEL-XML para la integración con las aplicaciones del COPNIA. Lo anterior se requiere para consultar la información procesada y registrada en el sistema de gestión documental desde otras aplicaciones. Implementación del proceso de trámite correspondencia y PQR (peticiones, quejas y reclamaciones) en el sistema de gestión documental ofrecido (Interna, Recibida, Enviada). Se adjuntan manuales de procedimientos existentes CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

14 Para los desarrollos adicionales 10, 11 y 12, el contratista podrá realizar la integración con los sistemas existentes del COPNIA, de acuerdo con análisis de conveniencia realizado por el COPNIA. El contratista debe garantizar que el sistema de gestión documental pueda ser actualizado con versiones posteriores a la implementada en éste proyecto. 4.2 ESQUEMA DE LICENCIAMIENTO El proponente debe indicar el tipo de licencias que otorga en la solución a nivel de software de servidor, software de cliente, (especificar si se requiere o no licencia por cliente), hardware específico, y todo software a que haya lugar, especificando claramente las condiciones que conlleva una eventual escalabilidad del sistema. La cantidad de licencias de usuarios del Sistema de Gestión Documental, ofrecida para cualquiera de los niveles definidos debe ser ilimitada. 4.2 USUARIOS ADMINISTRADORES Son los funcionarios de planta responsables de la administración de la base de datos, parámetros, usuarios registrados, y en general administración de funciones y roles del sistema. Estos usuarios deben tener habilitados los módulos administrativos y de parametrización. 4.3 USUARIOS DE PRODUCCIÓN Son los funcionarios de planta o de outsourcing responsables de procesar, digitar, digitalizar e indexar los listados de egresados y las historias laborales. Estos usuarios deben tener habilitados los módulos de digitación y cargue de datos. 4.4 USUARIOS DE CONSULTA REGIONALES Son usuarios habilitados por cada una de los seccionales, para asumir actividades de consulta y registro, dentro de la evacuación de los trámites de cada una de las oficinas regionales. Estos usuarios deben tener habilitados el módulo de consulta del resultado de la primera verificación y el módulo consulta y verificación. 4.5 USUARIOS DE CONSULTA NACIONALES Son usuarios habilitados en la sede principal del COPNIA para asumir actividades de consulta, control y validación de la información verificada y procesada por los usuarios regionales. Estos usuarios deben tener habilitados el módulo de consulta del resultado de la segunda verificación y el módulo de control. 4.6 CAPACITACIÓN PARA LOS USUARIOS DEL SISTEMA La capacitación para los administradores deberá tocar aspectos relacionados con la instalación, configuración, administración, funcionamiento y soporte de los diferentes módulos de la solución, así como el uso del escáner y como se debe procesar los archivos digitalizados para cargarlos en el software CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

15 El Contratista deberá garantizar el acceso y conectividad vía Internet del sistema de gestión documental entre el servidor y las estaciones de usuarios, esto para garantizar la operación del sistema entre las sedes del COPNIA a nivela nacional. El Contratista deberá realizar las recomendaciones y el diagnóstico técnico con el fin de proporcionar el ambiente adecuado a nivel de condiciones eléctricas, de humedad y de seguridad para la conexión de los equipos, objeto de la presente contratación. El Contratista deberá capacitar por lo menos a (40) usuarios de consulta, a cuatro (4) usuarios de producción y a cuatro (4) administradores del sistema. La capacitación debe realizarse de forma presencial en la ciudad de Bogotá y de forma virtual para las demás sedes del COPNIA a nivel nacional. La capacitación para los usuarios de consulta y de producción debe por lo menos incluir el manejo de los módulos del sistema y los procesos de digitación, digitalización e indexación de las series documentales. El CONTRATISTA deberá contar con un servidor de prueba con conectividad en internet con el objeto de poder realizar las capacitaciones a nivel nacional. 4.7 SOPORTE TÉCNICO Y MANTENIMIENTO Durante el periodo del contrato, el contratista debe suministrar soporte técnico (vía telefónica, web, personalizada, etc.) para restablecer el sistema en caso de fallas. Se debe especificar la forma en la cual se prestará, en cualquiera de sus modalidades: preventivo, correctivo o solicitado por el COPNIA. Dentro del servicio de mantenimiento y la garantía del software, debe incluir soporte técnico durante mínimo un (1) año incluido, para el software y los procesos de correspondencia, PQR y archivo que hacen parte del Sistema de Gestión Documental. El contratista debe mantener el sistema de gestión documental operando satisfactoriamente en los servidores de la entidad, dentro de la funcionalidad para la cual fue definido, diseñado y construido. Una vez entregado el software, se consideran en mantenimiento por el tiempo de garantía ofrecido por el contratista en su propuesta, la cual debe ser mínimo de un año, es decir, a partir de la fecha en que se reciban las licencias y se encuentre operando en producción. Se entiende por mantenimiento el soporte técnico que el CONTRATISTA prestará al COPNIA en la determinación de fallas. Durante el periodo de garantía y mantenimiento, el COPNIA tendrá la autorización del uso de las licencias adicionales del producto para ambientes de desarrollo o ambiente de pruebas. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

16 El esquema de recuperación de desastres y disponibilidad, será definido junto con el Contratista, y será asumido por el COPNIA una vez inicie en producción la aplicación en le infraestructura del COPNIA que se pretende adquirir. EL contratista deberá asegurar que durante el tiempo que dure el soporte prestará la asistencia técnica con un tiempo de respuesta promedio de ocho (8) horas sobre el sistema de gestión documental objeto del contrato, en cobertura de 8:00 AM a 5:30 PM durante los cinco días hábiles de la semana. El CONTRATISTA asignará tiempo de especialista para la realización de actividades tales como: Consultas y soporte en operación, uso y/o explotación de nuevas funcionalidades relacionadas con el sistema de gestión documental. Cuando sea necesario, el CONTRATISTA cooperará ampliamente con otros Contratistas del COPNIA que realicen actividades de soporte y mantenimiento de Software en otros Subsistemas y/o Módulos del sistema integrado de información. El costo de mantenimiento anual que incluye: garantía de funcionamiento de software, servicios de asistencia (web, telefónica y personalizada), actualizaciones de de la versión, no puede exceder el 20% del valor del sistema de gestión documental. El proponente debe cumplir como mínimo los siguientes niveles de servicio: N DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROBLEMA 1 2 Durante el periodo de garantía, el proveedor se compromete a reparar los escáneres y dejarlos en perfecto estado de funcionamiento. En caso de que la reparación de un escáner se demore más de (16) horas hábiles, deberá suministrar en forma inmediata uno de soporte de iguales o superiores características durante el tiempo que dure la reparación. Si pasados veinte días (20) hábiles el escáner objeto de la reparación no ha sido entregado al COPNIA en perfecto funcionamiento, el proveedor deberá reemplazarlo en forma inmediata por uno nuevo de iguales o superiores características, sin costo alguno para el COPNIA. Falla general en el funcionamiento del sistema de gestión documental, o problemas de rendimiento de la aplicación en producción que impacte entre el 70% y el 100% de los usuarios. NIVEL DE SERVICIO REQUERIDO Tiempo máximo de 16 horas hábiles. Tiempo máximo de 20 días hábiles. Tiempo máximo de diagnóstico 4 horas hábiles y solución del 3 problema en 8 horas hábiles. Contingencia o solución alterna máximo hasta 16 horas hábiles. 4 Porcentaje de error superior al 1 % en proceso de Plazo máximo de entrega de CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

17 N DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROBLEMA 5 6 digitación de registros con doble captura, sobre lote de muestreo correspondiente a 10 días hábiles. Porcentaje de error superior al 1 % en proceso de digitalización de imágenes, en cuanto a calidad de imagen y consistencias con la información indexada en el sistema, sobre lote de muestreo correspondiente a 10 días hábiles. Incidencias y fallas presentadas de procesos implementados en el sistema de gestión documental (Correspondencia, PQR y otros). NIVEL DE SERVICIO REQUERIDO reproceso del lote completo máximo hasta 10 días hábiles Plazo máximo de entrega de reproceso del lote completo máximo hasta 10 días hábiles Tiempo máximo de diagnóstico 4 horas hábiles y solución del problema en 8 horas hábiles. El tiempo de solución establecido en el anterior cuadro de niveles de servicio, según la prioridad y niveles de escalamiento, corresponde al tiempo transcurrido entre la comunicación oficial del problema y la solución del problema en el servidor de producción. Si en el proceso de pruebas, los usuarios identifican que el problema persiste, o se generan nuevos problemas, el tiempo transcurrido se reactiva hasta que nuevamente se entregue la solución del problema encontrado y así sucesivamente, hasta obtener una solución definitiva. Tiempo de garantía de un (1) año para los escáneres y todos sus componentes en partes y mano de obra. Durante el periodo de garantía, el proveedor deberá suministrar todos los repuestos de iguales o superiores características a los originales, sin costo alguno para el COPNIA, con el fin de garantizar el correcto funcionamiento de los escáneres. 4.8 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Es indispensable que el contratista suministre la siguiente documentación de la solución contratada en forma impresa y en medio digital, para cada módulo, funcionalidad, o nuevo producto, el CONTRATISTA entregará como documentación mínima lo siguiente MANUAL DE USUARIO: Con información sobre el funcionamiento y manejo de todas y cada una de las operaciones que se pueden ejecutar al interior del sistema. Contiene además recomendaciones procedimentales para su buena utilización. Debe entregarse además el Diagrama funcional jerárquico del módulo, una descripción general y los aspectos relacionados con la seguridad y administración del sistema MANUAL TÉCNICO DEL SISTEMA: Contiene la arquitectura del sistema, ambiente computacional que lo soporta, el alcance, el modelo de datos documentado, definición de objetos, los estándares que utiliza, la descripción de las diferentes operaciones, la forma como se interrelaciona con otros sistemas, instructivo de instalación, las interfaces gráficas CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

18 y reportes. Así mismo se encuentran los supuestos sobre los cuales se fundamenta el diseño y las restricciones del mismo PERMISOS Y PATENTES, CERTIFICACIÓN DE DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL: El CONTRATISTA deberá adjuntar el certificado o documento suscrito por el representante legal o apoderado actualizado que acredite los derechos de propiedad intelectual del sistema de gestión documental o permiso de distribución en caso de que sea un software extranjero. El contratista será responsable por toda reclamación que pueda presentarse por la violación de patentes y derecho de autor utilizadas y serán por su cuenta todos los gastos que puedan ocasionarse por tal concepto. 5. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LOS EQUIPOS: Dentro del objeto contractual se incluye el suministro de once escáneres para el COPNIA que cuente mínimo con las siguientes características: Scanner tipo rodillo de Alto Rendimiento. Capacidad para digitalizar hasta 3000 páginas por día. Rendimiento de 40 páginas por minuto o superior. Resolución de salida desde 75 hasta 600 dpi y 1200 dpi Conectividad USB Formatos de salida - TIFF, Multi TIFF, BMP, JPEG, RTF, PDF Configuración e instalación en el sitio incluida. Garantía (soporte de Hardware) en sitio de 3 años Soporte del Fabricante 6. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN A PORCESAR Con el fin de que se respeten los principios archivísticos, En el caso de los listados de universidades debe procurarse codificar la documentación, identificándose claramente la procedencia (universidad) de cada listado ingresado, suministrando un índice de consulta al inicio de cada unidad con los siguientes campos: No. de Folio asignado Radicado Copnia Universidad Fechas extremas (fechas de grado existentes en cada listado) Códigos de Programas reportados No tenemos un porcentaje estimado de la documentación organizada, la documentación a nivel general se encuentra organizada cronológicamente por fecha de grado, en folder AZ por región y por instituciones de educación superior, sin embargo el contratista debe realizar una inspección y organizar aquella documentación que no lo esté antes de iniciar el proceso de foliación. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

19 No tenemos un porcentaje estimado del estado de la documentación, a nivel general la documentación se encuentra en buen estado de conservación, no contiene ganchos, grapas, ni legajadores, sin embargo el Contratista debe preparar la documentación, quitando ganchos, arrugas, pliegues y dejar el documento en condiciones optimas para pasarlo por el escáner, garantizando una imagen de buena calidad. La documentación de los listados de profesionales egresados de las universidades se encuentra en diferentes formatos y estructuras, se debe tener en cuenta que algunos listados están en manuscritos, otros a máquina y otros en computador. Para lo anterior se solicita asistir a la visita opcional establecida en el pliego de condiciones. La documentación de las historias laborales se entregarán y se recibirán en carpeta celuguía, organizadas, foliadas y preparadas para la digitalización. Sin embargo el Contratista debe preparar la documentación, quitando ganchos, arrugas, pliegues y dejar el documento en condiciones optimas para pasarlo por el escáner, garantizando una imagen de buen calidad. El formato en que se encuentra la documentación en general es tamaño carta y oficio, con un porcentaje mínimo en tamaño A3, estima que el volumen es inferior al 0.5% del total de folios. En cuanto a los documentos que se detecten que se encuentran en papel químico o tipo fax, no se tiene volumen estimado. Las copias en blanco y negro que se saquen y reemplacen deben ser lo más nítidas posible, en el evento de que no sea posible sacar una copia satisfactoria del documento se debe dejar como soporte el documento original. Los documentos en papel químico o térmico encontrados durante el proceso deben ser devueltos al COPNIA en un folder AZ con la respectiva referencia en la que se identifique claramente el folio y unidad a la que pertenecía, lo anterior para su verificación y control de cantidad de las fotocopias. Todos los fólderes AZ deben ser previamente organizados, inventariados, marcados y foliados antes de iniciar el proceso de digitación, digitalización e indexación, en caso de encontrar inconsistencias, éstas deben ser reportadas con el fin de aplicar los correctivos del caso. La calidad general de la documentación soporte es buena, tipo bond 75 gramos, con un porcentaje mínimo de bond 60 gramos en colores amarillo, verde, azul y rosado. El COPNIA no tiene un volumen estimado de documentos rotos que requieran restauración, sin embargo pueden tener una apreciación general sobre el estado de los documentos asistiendo a la visita opcional establecida en el pliego de condiciones. Existe un estimado de folios a digitalizar e indexar de listados de egresados que se encuentran en folder AZ, y unos folios de historias laborales que se encuentran en carpetas celuguía. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

20 Existen 293 historias laborales con un promedio de 74 folios cada carpeta (folder celuguía) y 400 folder AZ de listados de egresados con un promedio de entre 300 y 500 folios El estimado de folios de listados de universidad que se encuentran diligenciados a mano es menor a 2.000, los demás se encuentran diligenciados en a máquina o en computador. La documentación en su mayoría se encuentra impresa por una sola cara, sin embargo se aclara que el volumen estimado de folios a digitalizar corresponde a imágenes. El supervisor del contrato del COPNIA entregará el inventario de libros AZ o carpetas celugías verificando la cantidad de folios de cada unidad documental contra los documentos físicos en presencia del contratista, para lo cual se diligenciará el Formato único de inventario y transferencia de documentos El COPNIA recibirá la documentación procesada a nivel de folios, para lo cual el contratista deberá diligenciar el Formato único de inventario y transferencia de documentos (documento que el COPNIA suministrará en formato digital únicamente en el momento que se requiera utilizar). El Contratista deberá contemplar dentro del costo del proyecto el suministro, archivo y transferencia de los documentos en carpetas nuevas 4 aletas, cuyo contenido máximo en cada unidad no supere los 200 folios, así como las cajas necesarias de cartón referencia X-200, de apertura lateral tipo nevera que se requieran para almacenar lo documentos entregados. El Contratista puede asistir a la visita opcional establecida en los pliegos definitivos, para ver las características generales de la documentación y tener una apreciación sobre el estado general de los documentos. La entidad cuenta con un comité de archivo aprobado que esta fusionado de acuerdo con Resolución Interna, con el Comité de Gestión de Calidad y Control Interno. 7. PROCESO OPERATIVO 7.1 PREPARACIÓN FÍSICA DE LOS ARCHIVOS Proceso de prealistamiento y alistamiento Verificación de la clasificación de la documentación. Verificación del orden de la documentación de acuerdo con los principios archivísticos. Retiro de ganchos y clips y en general todo tipo de material abrasivo o que contribuya al deterioro de los documentos. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

21 Restauración de documentos rotos Cada serie documental debe quedar debidamente organizada de acuerdo con la clasificación y ordenación cronológica, así como respetando los principios archivísticos de procedencia y orden original. La Foliación de la documentación debe realizarse en forma consecutiva por sujeto productor teniendo en cuenta las directrices que para el caso ha emanado el Archivo General de la Nación. Alistamiento para digitalización con la documentación requerida según la metodología. Captura de datos del registro de importación a la base de datos La clasificación de la documentación hace referencia a adelantar todas las actividades requeridas antes de aplicar el proceso reprográfico contratado, teniendo en cuenta lo anterior dicho aspecto se refiere a la revisión de los documentos existentes separando cada clase de documentos por serie (historias laborales o listados de egresados), luego por tipo (funcionario / Universidad Productora), luego es necesario validar el orden establecido con el fin de que en cada unidad documental se evidencie el respeto los principios archivísticos. 7.2 DIGITALIZACIÓN: Los documentos preparados se deben digitalizar en modo binario (blanco y negro) a una resolución mínima de 300 DPI, el Contratista deberá garantizar que el sistema de digitalización debe garantizar de forma automática la integridad de la documentación escaneada, con lo que debe incorporar un mecanismo automático de firma digital y estampado cronologico de las imágenes obtenidas. Se entiendo por forma automática aquel proceso en el que no existe intervención humana desde que se inicia el proceso de escaneo hasta que se archiva la imagen ya firmada digitalmente, de esta forma garantiza que no exista manipulación de la información cargada en el sistema El formato de salida para las imágenes digitalizadas será en TIF o TIF multipágina o PDF-A (de acuerdo con los estándares nacionales e internacionales de perdurabilidad de la información). Las imágenes digitalizadas e indexadas deben ser publicadas en un servidor para consulta por internet y el sistema suministrado para tal fin debe ser compatible con la plataforma tecnológica que disponga el COPNIA. De acuerdo a la información suministrada por el contratista en el formato REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Y COSTO DE MANTENIMIENTO, el COPNIA realizará la adquisición de infraestructura tecnológica necesaria (incluyendo el modelo de disponibilidad) para instalar el sistema de gestión documental en la entidad. Así mismo se aclara que el proceso de depuración, organización, digitalización, digitación e indexación de todos los tipos de documentos debe ser realizado en los servidores del contratista, mientras se adelanta la adquisición de los equipos. Los formatos de firma digital serán: CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

22 XAdES (XML Advanced Electronic Signatures), recomendación TS del ETSI (European Telecommunications Standards Institute), basado en el estándar XMLDSig del W3C (World Wide Web Consortium, para las imágenes digitalizadas en formato TIF o TIF multipágina. CADES. PADES LTV. PDF firmado, basado en el formato de documento PDF de Acrobat, para las imágenes digitalizadas en formato PDF. De esta forma las imágenes digitalizadas deberán garantizar su firma digital y verificación formatos de larga duración, posibilitando la verificación de validez de los mismos a lo largo del tiempo, disponiendo por tanto de un documento electrónico con plenas garantías legales, pudiendo considerarlo como auténtico original. Para ello se puede añadir la información de estampado cronológico emitido por las entidades de certificación abierta debidamente autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia o el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia. Así como el estado de revocación, con el fin de que las imágenes digitalizadas firmadas digitalmente resultantes dispongan de todos los datos necesarios para las validaciones sin necesidad de conectarse on-line a ningún servicio de la Autoridad de Certificación correspondiente. La documentación se encuentra preparada de forma general, si fuere necesario preparar alguna documentación objeto de la digitalización, el costo correría por parte del Contratista, el cual consiste en quitar ganchos, organizar cronológicamente y depurar folios repetidos o en papel fax o papel químico, reemplazando éstos últimos con fotocopias en blanco y negro de óptima calidad. Por lo tanto el COPNIA no aceptará ni pagará la digitalización de folios repetidos, ya que hace parte la depuración de los documentos la separación de duplicidad de documentos. El Contratista debe utilizar las últimas técnicas para digitalización de documentos de archivo, teniendo en cuenta la legislación vigente y las normas técnicas aprobadas por del Archivo General de la Nación El Contratista debe contar con equipos necesarios para el proceso de digitalización, el cual debe tener las siguientes características mínimas: Escáneres con una resolución de salida mínima de 300 dpi, capacidad de digitalización superior a 40 páginas por minuto, Transporte seguro del papel, Umbral automático, Detección de alimentación múltiple, y equipos de cómputo aptos para este proceso de acuerdo con el personal estimado. La indexación de las imágenes debe realizarse por archivo de imagen digitalizada. El Contratista debe contemplar el almacenamiento de la totalidad de las imágenes generadas en sus propios servidores, como respaldo del proceso hasta tanto no sean incorporadas a la solución de gestión documental en los servidores del COPNIA. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

23 7.3 CONTROL DE CALIDAD VISUALIZACIÓN DE LAS IMÁGENES: En todas las imágenes digitalizadas se realizaran controles de calidad para garantizar la correcta visualización y nivel de compresión. Para mejorar la calidad de las imágenes desde el punto de vista cualitativo el contratista aplicará los siguientes filtros: Resolución, Rotación (Horizontalidad), Nitidez, Contraste, Eliminación de bordes negros, Eliminación de manchas, Eliminación de líneas (sin alterar la confiabilidad y autenticidad de la documentación). En caso de que la información se encuentre incompleta e ilegible el contratista debe reprocesar nuevamente las imágenes. 7.4 INDEXACIÓN: Técnica del análisis documental para representar y describir el contenido de los documentos, mediante conceptos principales contenidos en ellos (palabras clave) o vocabularios controlados (descriptores, términos o encabezamientos de materia), con el fin de guiar al usuario en la recuperación de los documentos que necesita. El costo de indexación de cada imagen debe estar incluido dentro del costo de digitalización INDEXACIÓN LISTADOS DE EGRESADOS: El proceso de indexación de las imágenes de los listados de egresados será realizado con los siguientes campos: 1. Consecutivo Unidad Documental. 2. Consecutivo Folio. 3. Código Seccional Origen. 4. Fecha. 5. Código Universidad - Año. 6. Ubicación (Estantería, número de caja) INDEXACIÓN HISTORIAS LABORALES: El proceso de indexación de las imágenes de las historias laborales será realizado con los siguientes campos: 1. Consecutivo carpeta. 2. Consecutivo Folio. 3. Código Seccional Origen. 4. Fecha. 5. Número de identificación. 6. Tipo de documento. (Hoja de vida, diploma, certificación, etc.) 7. Ubicación (Estantería, número de caja) Actualmente existen 293 historias laborales con un promedio de 74 folios cada una. La historia laboral más voluminosa tiene 61 tipos documentales, y deben organizarse como lo exige el Archivo General de la Nación. 7.5 UBICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN: Toda la documentación será envida a la sede del COPNIA ubicada en la Calle 93 N 11A - 28 Oficina 404 Bogotá D.C. y por razones de conveniencia de esta sede a la sede del contratista. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

24 La ubicación de los folder AZ se encuentran distribuidas de la siguiente forma: SECCIONAL CIUDAD CANTIDAD DE AZ ANTIOQUIA Medellín 63 ATLÁNTICO Barranquilla 23 BOLÍVAR Cartagena 8 BOYACÁ Tunja 10 CALDAS Manizales 10 CAUCA Popayán 10 CESAR Valledupar 2 CORDOBA Montería 28 CUNDINAM. Bogotá D.C. 104 GUAJIRA Riohacha 1 NARIÑO Pasto 13 NORTE STD Cúcuta 13 QUINDÍO Armenia 5 RISARALDA Pereira 8 SANTANDER Bucaramanga 25 TOLIMA Ibagué 32 VALLE Cali 45 TOTAL 400 Teniendo en cuenta que el mayor volumen se encuentra en la ciudad de Bogotá, los costos del traslado de los demás documentos ubicados en otras sede de la entidad a su sede en ubicada en Calle 93 N 11A - 28 Oficina 404 Bogotá correrían por cuenta del COPNIA y los costos de traslado de la sede ubicada en Bogotá a las instalaciones del contratista serán asumidos por el contratista. 7.6 PROCESO DE DIGITACIÓN: El proceso de digitación consiste en la conformación de una base de datos de la información que se encuentra en los listados de egresados digitalizados, cuyos registros que deben contener mínimo los siguientes campos: 1. Nombres del graduado obligatorio 2. Apellidos del graduado obligatorio 3. Número y tipo identificación del graduado 4. Código profesión obligatorio. (Se entrega listado con codificación de las profesiones que se requieren digitar) 5. Código universidad obligatorio. (Se entrega listado con codificación de universidades) 6. Fecha de grado obligatorio CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

25 7. Número de acta de grado. 8. Numero de libro / folio / registro de título 9. Número de folio de unidad documental procesada. Obligatorio 10. Número de unidad documental procesada. Obligatorio 11. Código seccional de unidad documental procesada.. Obligatorio En caso de ser necesario el contratista debe parametrizar campos adicionales en el sistema de gestión documental relacionados con los campos de indexación de acuerdo a las necesidades del COPNIA. La cantidad de la información procesada, no debe presentar un porcentaje de error superior al 1%. En caso de encontrarse errores que superen este indicador el contratista debe reprocesar el lote de información digitada sin costo alguno para el COPNIA. EL contratista debe implementar mecanismos de validación en la base de datos con llaves restrictivas que no permitan registrar dos veces a un profesional con la misma cédula y título, por lo tanto el COPNIA no aceptarán ni pagarán los registros repetidos capturados dentro del proceso de digitación de los listados de egresados. Adicionalmente el sistema de gestión documental y la base de datos deben contener tablas con los siguientes campos para el proceso operativo de consulta y verificación de la información de los profesionales egresados en trámite, de acuerdo a los módulos implementados: 1. Llave principal de número de registro. Obligatorio 2. Campo para registrar la ruta de la imagen indexada. Obligatorio 3. Radicado del listado 4. Fecha del listado 5. Número de radicado del trámite verificado. 6. Campo para registrar check de listado verificado. 7. Fecha de creación de registro - campo de auditoría 8. Fecha de última modificación del registro - campo de auditoría 9. Usuario de creación de registro - campo de auditoría 10. Fecha de la primera verificación del registro - campo de auditoría 11. Usuario que realizó la primera verificación del registro - campo de auditoría 12. Fecha de la segunda verificación del registro - campo de auditoría 13. Usuario que realizó la segunda verificación del registro - campo de auditoría 14. Ruta de la imagen indexada 15. Observaciones (Para registro de novedades del listado como: grado póstumo) El COPNIA entregará un listado codificado de profesiones competencia, con el objeto de que sea habilite una validación en el sistema con el objeto de no permitir capturar profesionales no competencia de la entidad dentro del proceso de captura e indexación. Adicionalmente se entregará un listado de las profesiones que fueron competencia del COPNIA con su respectivo año hasta el cual fueron vigentes. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

26 Se debe entender por parte del CONTRATISTA que en algunos listados de egresados pueden existir profesionales de otras ramas como economía, administración, bellas artes, ciencias de la salud, economía, administración, derecho, contaduría, licenciatura, o posgrados, maestría y doctorado entre otras, que no deben ser incluidos dentro del proceso de digitación por no encontrase en al lista de profesiones competencia del COPNIA. El COPNIA entregará un listado codificado de los nombres de las instituciones de educación superior y las oficinas seccionales del COPNIA para optimizar el proceso de digitación de la base de datos, estructurar las consultas estadísticas y evitar duplicidad en la digitación al consolidar la base de datos. No es responsabilidad del COPNIA sobre los re-procesos que tenga el Contratista en la captura de información en caso de que utilice la tecnología OCR (sistemas de reconocimiento óptico de caracteres), lo anterior teniendo en cuenta la diversidad de tipos de papel, letra, formatos y estructuras en la que se encuentra la documentación. Hay que tener en cuenta que factores tales como un texto borroso (aunque sea solo ligeramente), papel manchado o demasiado fino, texto subrayado, manuscritos, resaltado, arrugas o arañazos en el documento, falta de una parte de una letra, cualquier tipo de transparencia en el papel, etc. van a dificultar el correcto reconocimiento de este texto. En consecuencia para garantizar que la calidad del proceso de captura sea mayor al 99%, el COPNIA requiere utilizar la técnica de doble digitación para este proyecto. El COPNIA cuenta con una base de datos existente con registros de profesionales egresados, que tiene la misma estructura de datos descrita en el numeral 7.6, con la cual podrán utilizar para realizar cruces de información, para complementar datos faltantes, pero en todo caso la información oficial que será base para recibir el proceso es la contenida en los listados de profesionales egresados digitalizados. 7.7 INFORME MENSUAL DE SEGUIMIENTO DEL PROYECTO: El CONTRATISTA seleccionado debe presentar informes impresos mensuales debidamente firmados, que contenga como mínimo los siguientes aspectos: Entregables durante el periodo y compromisos cumplidos. Inventario documental, con número total de imágenes digitalizadas, número total de registros digitados e indexados, promedio mensual por cada auxiliar, cantidad, valor unitario y valor total Reporte de errores e inconvenientes presentados durante el proceso de digitalización y digitación. Diagnóstico sobre el estado general de la documentación, (deterioro, biodeterioro, restauración, legibilidad, duplicidad, reemplazo de documentos en papel fax o químico, almacenamiento, entre otros.) Novedades presentadas durante el proceso de preparación física de los archivos, digitalización, indexación y digitación de la información, solicitado en el numerales 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5 y 7.6. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

27 Conceptos técnicos y avance sobre el diagnóstico, análisis y la construcción de la Tabla de Retención Documental, el cuadro de clasificación y las tablas de valoración El anterior informe será uno de los soportes esenciales de la factura. 7.8 PROCESO DE CONSULTA, ARCHIVO Y TRANSPORTE DE LA DOCUMENTACIÓN: De acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación, la documentación organizada y procesada debe ser entregada sin costo para el COPNIA, almacenada en carpetas tipo 4 aletas de material propalcote de 320 g desacidificado, teniendo en cuenta los principios de estabilidad y calidad de los materiales a emplear en el procedimiento, así mismo el contratista deberá suministrar sin costo adicional, cajas referencia X-200 de apertura lateral o tipo puerta nevera plenamente identificadas, en las que debe incluir la documentación libre de grapas o material abrasivo, debidamente foliada y sin legajar, las carpetas deben estar debidamente identificadas almacenando máximo 200 folios por unidad y de acuerdo con los principios archivísticos respetando la procedencia (universidad) de los documentos sin mezclarlos con otras. (El contratista deberá cumplir con las disposiciones consagradas en la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo No. 037 de 2002). Al respecto precisa que el COPNIA no se recibirá documentos empastados o en otros medios de conservación. El contratista deberá marcar toda la documentación procesada, teniendo en cuenta los lineamientos del Archivo General de la Nación, es importante aclarar que el Copnia espera que el contratista seleccionado apoye a la entidad en todas las temáticas archivísticas con el fin de no realizar un reproceso en las actividades requeridas en la implementación de un Programa de Gestión Documental, por lo que se requiere que de la experticia del contratista salgan las políticas correspondientes de archivo con el fin de que se respeten los principios archivísticos propios del sector público. Las cajas X-200 utilizadas para el transporte de los documentos entregados por el COPNIA (folder AZ o carpeta) deben ser suministradas sin costo por parte del Contratista, garantizando el adecuado tratamiento, manipulación, conservación, seguridad e integridad de los documentos durante su transporte. El transporte de la documentación a procesar entre las oficinas del COPNIA y las instalaciones del contratista será asumido por parte del contratista dentro del costo. El contratista deberá realizar entregas parciales semanales en la medida que se vayan procesando la documentación, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el supervisor del contrato y el plan de trabajo presentado El contratista deberá establecer un protocolo de consulta por medios tecnológicos ( ) o físico (fotocopia en el sitio), sin cargo adicional para la entidad, para consultas urgentes de la documentación por pate del COPNIA durante el procesamiento del lote semanal. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

28 Durante el transporte de la documentación de ida y regreso, las cajas deben encontrarse debidamente selladas y verificar su contenido al recibirlas. El COPNIA no considera necesario dejar registros de grabación de video y audio para la entidad, teniendo en cuenta que el transporte y custodia de la documentación serán responsabilidad del contratista. 7.7 DIAGNÓSTICO DOCUMENTAL: El CONTRATISTA seleccionado debe presentar un documento con el diagnóstico, análisis y la construcción de la Tabla de Retención Documental, el cuadro de clasificación y las tablas de valoración, el cual hace referencia a la necesidad que dentro del apartado sistema integrado de conservación componente fundamental de un Programa de Gestión Documental se implemente un mecanismo de identificación, análisis y evaluación / auditoría a las condiciones de conservación, volumen, manejo, integración de los documentos de la entidad y se proponen las soluciones adecuadas ante posibles amenazas que se detecten, por lo tanto como debe ser implementado para los fines pertinentes preferiblemente dentro de los procedimientos que se deben establecer en un Programa de Gestión Documental APOYO EN ARQUITECTURA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL AL INTERIOR DEL COPNIA: El CONTRATISTA seleccionado debe apoyar a los funcionarios del Copnia en el diseño y desarrollo del Programa de Gestión Documental a implementar basado en la herramienta tecnológica, aportando desde su experticia conceptos y acompañamiento para afinación de los instrumentos archivísticos requeridos por el Archivo General de la Nación. Para lo anterior el contratista debe asignar sin costo para el COPNIA, un profesional adicional los exigidos en el numeral 3, con mínimo una bolsa de 30 horas para el apoyo en arquitectura del programa de gestión documental al interior del COPNIA. El COPNIA requiere montar la arquitectura del Programa de Gestión Documental acorde con los lineamientos del Archivo General de la Nación, por cuanto dentro del alcance está incluida la elaboración de las TRD, TVD y cuadros de clasificación de Documentos. Ver numeral 2 de entregables del anexo técnico. La cuantificación del fondo acumulado consta de las siguientes características: En Archivo Central: TIPO UNIDAD DOCUMENTAL Total AZ 1338 CAJA 4 CARPETA 1513 LIBRO 3572 Total general 6427 Lo cual está distribuido en 804 cajas Referencia X-300 y 90 entrepaños, lo cual en términos archivísticos corresponde a 358 metros lineales aproximadamente. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

29 Disperso en cada uno de los seccionales existen aproximadamente carpetas celuguía cuyo grosor tiene un promedio de 1.5 cm y 500 libros empastados de 5 Cm, lo cual en términos archivísticos corresponde a 770 metros lineales aproximadamente. Dicha información se encuentra debidamente inventariada en un 90% y clasificada por series y subseries definidas por el Comité de Archivo de la entidad, sin embargo dicha clasificación existente no fue enviada para aprobación al Archivo general de la Nación. La documentación en Archivo Central se encuentra bajo custodia técnica de un outsourcing especializado en el tema. Los demás documentos se encuentran distribuidos en estantes y archivadores a nivel Nacional. El COPNIA cuenta con un inventario de la documentación, sin embargo no bajo el estricto cumplimiento de los lineamientos del Archivo General de la Nación. La organización de los documentos se encuentran dependiendo de la agrupación a la que se refiera, la gran mayoría se encuentran ordenados cronológicamente, otros numéricamente, otros por entidad. El modelo de archivo es archivos de gestión satélites con control central El suministro de los insumos (cajas, carpetas y ganchos) de los documentos a intervenir (listados de egresados e historias laborales) es responsabilidad del contratista, para los demás documentos que deban intervenir el COPNIA asumirá el suministro de los insumos. La entidad cuenta con 18 sedes a nivel nacional las cuales pueden consultar su ubicación en la página web La TRD y TVD entregadas por el contratista deben ser aprobada por el Archivo General de la Nación y el Comité de Archivo de la Entidad. La entidad fue creada el 28 de Octubre de 1937, adquirió autonomía para tener su propia planta de personal a partir de 1992, ha tenido 9 reestructuraciones en su planta de personal, la última ocurrió en enero de Se anexa organigrama vigente. La entidad se encuentra certificada en la norma de calidad NTCGP 1000, por cuanto cuenta con manuales, políticas y procedimientos aprobados. El área de Gestión Administrativa, es la responsable del Archivo y Correspondencia de la Entidad. La información contenida en el presente numeral es informativa para la asesoría y para este proceso no requiere ningún tipo de organización, archivo, digitación y digitalización. 23 de Octubre de CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA VERSIÓN 4.0 Calle 78 Nº 9-57 Piso 13 PBX contratacion@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

30 TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA GD-pr-01 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.1/15 1. OBJETIVO Y ALCANCE Este procedimiento define las actividades a seguir para la recepción, radicación, asignación entrega y trámite de la correspondencia recibida, así como la radicación y trámite de la correspondencia enviada en el COPNIA tanto interna como externa. 2. NORMATIVIDAD Tipo Número Titulo Fecha N.A N.A N.A N.A 3. DEFINICIONES 3.1 CR: Correspondencia recibida 3.2 CE: Correspondencia enviada 3.3 CI: Correspondencia interna (memorandos) 3.3 QJ: Quejas 3.4 MC: Matrículas y Certificados 3.5 PG: Pagos 3.5 PR: Peticiones y reclamos 3.6 PT: Permisos Temporales 3.7 RP: Reposiciones 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Toda comunicación, fax, , memorando, circular, quejas, derechos de petición que recibe el COPNIA Nacional o sus Consejos Seccionales se radica de acuerdo al proceso correspondiente, según las definiciones enunciadas en el numeral 3 del presente procedimiento. 4.2 Ningún funcionario atiende o despacha directamente asuntos relacionados con documentos que no hayan sido previamente radicados. 4.3 Los memorandos son comunicaciones internas y los oficios son comunicaciones externas. 4.4 La redacción de documentos reúne las siguientes características: Breves, claras, corteses, estéticamente bien presentadas, con una sintaxis correcta, sin ningún error de ortografía y unificada la identificación del destinatario. 4.5 La radicación de la correspondencia la realiza automáticamente el sistema WorkFlow, generando un consecutivo cuya finalidad es poder realizar el seguimiento del documento, trámite o proceso en cuestión.

31 TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA GD-pr-01 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.2/ La correspondencia relacionada con Derechos de Petición se registra a través del sistema WorkFlow, de acuerdo con lo establecido en el Plan de Calidad de Peticiones y Reclamos AC-pc Las respuestas que se generen para la correspondencia radicada como Derechos de Petición (PR), deben cumplir con la estructura y condiciones dadas en este procedimiento, independientemente de que su notificación sea a través de correo electrónico. (Anexos 6.3 y 6.4). 4.8 El original y la primera copia del consecutivo de la correspondencia enviada interna (CI) y externa (CE) debe imprimirse en papel limpio y de ser posible por cara y cara. La segunda copia de esta correspondencia que deba ir archivada en una serie documental establecida en la Tabla de Retención Documental, deberá imprimirse de acuerdo con lo establecido en las observaciones, Ejemplo: (serie documental de divulgación, establece que las copias deben ir en papel reciclado). 4.9 El tiempo establecido para la oportuna atención del trámite de correspondencia es: Correspondencia recibida externa: 15 días Correspondencia enviada externa: Debe radicarse en el momento que se va a enviar. Memorandos internos: 15 días, a excepción de los memorandos sobre información de competencia de profesionales correspondiente a quejas y procesos disciplinarios los cuales deben ser respondidos por el Nacional en cinco (5) días y enviado el memorando original firmado al Seccional solicitante, para su archivo en el expediente correspondiente. El funcionario asignado debe finalizar la etapa en el sistema Workflow, seleccionando el motivo de cierre y registrando, el número y fecha de radicado de la respuesta. En caso de que el memorando o la correspondencia recibida, supere los plazos establecidos en el presente numeral, el funcionario debe reportar actividad en el Workflow, registrando la causa de la demora en el cierre de la solicitud La correspondencia enviada interna (CI) y externa (CE) debe radicarse una vez el funcionario autorizado para firmar, haya avalado el contenido de la comunicación El Director General, el Jefe de la Oficina de Control Interno, los Subdirectores, los Secretarios Seccionales y los Profesionales de Gestión tienen habilitada la opción de metadato para modificar los radicados en el sistema Workflow, en caso de error de transcripción en la digitación, para ello diligencian un campo de auditoría donde especifican la causa. Esta opción se utiliza únicamente dentro del primer (1) día siguiente a la fecha de radicación. Pasado este plazo la radicación queda en firme En caso de requerimiento de una anulación de una radicación de correspondencia enviada (CE, CI), recibida (CR, PR, QJ, PG, MC, RP) o proceso interno (PD, DI, CT, PT, Resoluciones y Actas), este debe ser comunicado mediante memorando por parte del Director General, Subdirector o Secretario Seccional dependiendo el área donde se haya presentado la situación al área de Gestión de Sistemas para que efectúe el

32 TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA GD-pr-01 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.3/15 procedimiento de registro de causa de anulación, reportando actividad y finalización anormal del proceso.. Para los casos en los que se conservan los consecutivos el físico se archiva con un sello de ANULADO junto con una copia del memorando de solicitud de anulación respectivo Los funcionarios con personal a cargo tienen la opción de consultar y reasignar, si es del caso, los procesos asignados a estos con el fin de garantizar su atención oportuna Toda comunicación (CI y CE) y acto administrativo que se emite en el COPNIA, debe relacionar las radicaciones internas (CI) y externas (CR), a las que hace referencia con el ánimo de garantizar la trazabilidad de los procesos El sistema Workflow genera el libro de correspondencia por proceso y por oficina del COPNIA, este debe ser impreso para control de entrega y gestión de la misma, así como servir de índices de los archivos físicos. Los responsables de su generación y archivo son los Técnicos y Auxiliares de Archivo y Correspondencia y donde no existen estos son las Secretarias de los Seccionales. (Ver anexos 6.6 al 6.9) En las comunicaciones internas (CI), en el campo del destinatario, los cargos de los funcionarios de los Seccionales deben identificar el Seccional al cual pertenecen (Ejemplo: Secretaria Seccional Valle del Cauca, Abogado Regional - Valle del Cauca, Secretaria-Valle del Cauca ). En el COPNIA Nacional en el caso de las Secretarias debe identificar que son del Nacional 4.17 En las comunicaciones externas (CE), la firma del funcionario autorizado debe indicar el nombre y el cargo sin agregar o identificar el Seccional, por cuanto el membrete de la comunicación ya lo identifica (Anexos 6.3 y 6.4) Correspondencia recibida (CR, PR, QJ, PG, MC, RP) 4.18 La documentación recibida, radicada y que debe ser trasladada a otra oficina, no lleva memorando remisorio, el sistema Workflow informa de la asignación y traslado al interesado. Correspondencia enviada (CE) 4.19 La correspondencia externa del Consejo es suscrita oficialmente así: COPNIA NACIONAL: Presidente, Jefe de la Oficina de Control Interno, Director General, Subdirectores y supervisores de contrato, en cumplimiento de sus funciones (Únicamente en el caso específico de respuestas a Peticiones y Reclamos Nivel A y temas de manejo administrativo netamente operativos, se autoriza que el Profesional de Gestión Administrativa suscriba y firme comunicaciones externas). CONSEJOS SECCIONALES: Presidente del Consejo Seccional y Secretario Seccional, en cumplimiento de sus funciones La correspondencia externa de los Consejos Seccionales describe las iniciales del título profesional del firmante (Ejemplo: Ing., Abog., ) como se establece en la descripción del modelo de las cartas y oficios Toda comunicación que se envía por conserva su estructura según anexo 6.1.

33 TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA GD-pr-01 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.4/ Los oficios que se generan en el COPNIA Nacional o en los Consejos Seccionales se elaboran en original y copia, firmadas, de acuerdo con los modelos anexos. La distribución se hace de la siguiente manera: Original: Destinatario de la comunicación 1ª Copia: Consecutivo de correspondencia enviada 2ª Copia (Opcional): Para el folder del asunto si lo hay (Ej. expedientes de procesos disciplinarios, divulgación ) El sistema Workflow tiene la opción de registrar múltiples destinatarios en una misma radicación de correspondencia enviada. Para el archivo se anexa el modelo del oficio con el stiker de radicación (el sistema WorkFlow genera los stiker necesarios con el mismo radicado) y la lista de entidades destinatarias según modelo anexo. Ejemplo: Oficios de divulgación sobre el trámite de tarjetas, comunicación de sancionados, etc. (Ver anexo 6.2). Las comunicaciones que den inicio a un proceso el cual requiera seguimiento se pueden radicar una por una (Ejemplo: Comunicaciones de divulgación dirigidas a empresas o instituciones las cuales sean el primer contacto para iniciar un proceso de seguimiento a cada una de ellas) 4.24 Los informes de Procesos Disciplinarios enviados al Presidente del Consejo Seccional se archivan completos en el expediente correspondiente y en el consecutivo de correspondencia enviada solo se archiva la primera hoja De acuerdo con la norma de Icontec N 3393 las cartas y oficios del COPNIA se elaboran con las siguientes características: (Ver anexos 6.3 y 6.4) ESTILO: Bloque extremo, todas las líneas parten del margen izquierdo. Sola en la primera página se hace uso de los logos autorizados como se ve en los anexos. INTERLINEADO: Sencillo. MARGENES: Superior 4 cm, inferior 2 cm, lateral izquierdo 3 cm, lateral derecho 2 cm. El encabezado de la página subsiguiente a 2 cm. LUGAR: Datos del nombre de la ciudad de origen, se imprime a cinco interlíneas del margen superior. A partir de la ciudad, se dejan de tres a cinco interlineas según la extensión de la carta. DATOS DEL DESTINATARIO: Los datos del destinatario se expresan en forma determinada, a un funcionario especifico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable. Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial: Señor, Señora, Doctor, Doctora, Licenciado, Ingeniero, Ingeniera, Economista etc.

34 TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA GD-pr-01 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.5/15 El nombre del destinatario, se ubica en la segunda línea en mayúscula sostenida y en negrilla; de preferencia se escriben los dos apellidos. En el siguiente renglón se escribe el cargo con mayúscula inicial, cuando los cargos son demasiados extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar la armonía con los datos restantes, no se efectúa separación silábica. Entidad, se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, en caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social. Dirección y/o correo electrónico o apartado, solo se utiliza uno, en la comunicación se registra la misma dirección o apartado que en el sobre, entre el número de la calle y el de la puerta se emplea la abreviatura de número (N ). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás, en caso de que la dirección esté errada se deja copia anexa de la guía con la dirección correcta. Nombre de la ciudad: Se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de correspondencia local. Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en esta línea. ASUNTO: Síntesis del tema de la comunicación, con mayúscula inicial y en negrilla. Se escribe a tres líneas de los datos del destinatario. SALUDO: Apreciado o Estimado, señor o doctor o ingeniero etc. (en minúsculas). Se escribe a dos interlíneas del asunto. El tratamiento o título debe ser consistente con el que se utilizó en los datos del destinatario. TEXTO: Se escribe en interlineado sencillo y doble entre párrafos. Comienza a tres interlineas del saludo, se utiliza el tipo de letra Arial N 12 del programa Word, y se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, de preferencia, se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque se representa a la entidad, así se trate de un único firmante. Se utiliza tratamiento de usted, no deberá presentar errores ortográficos, gramaticales ni de puntuación. PAGINA SUBSIGUIENTE: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas. El encabezado se ubica a 2 cms del borde superior de la hoja. Está constituido por el número de la página contra el margen derecho en letra Arial Nº 10. El primer renglón de las páginas subsiguientes se inicia a 3 cms del borde superior de la hoja. Con el fin de evitar que en la última hoja de la comunicación solo aparezca la

35 TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA GD-pr-01 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.6/15 firma del remitente, se desplaza el último párrafo o parte de éste a la última hoja, buscando que permanezca la estética en la comunicación. Se utiliza la papelería diseñada para páginas SUBSIGUIENTES. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, despedida breve seguida de coma (Atentamente, o Cordialmente, o Sinceramente,); despedidas con frase de cortesía terminada en punto así: Agradecemos su gentil colaboración., Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta., etc. REMITENTE: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlineas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayúscula sostenida en negrilla. Para cartas y oficios suscritos por Secretarios Seccionales, el nombre va precedido por las iniciales de su título profesional. El cargo se anota en la línea siguiente con Mayúscula inicial al margen izquierdo, sin centrar y sin indicar el Seccional al cual pertenece, ya que el membrete de las comunicaciones de los Seccionales indican la sede a la cual pertenecen (Ejemplo: Secretario Seccional). LINEAS ESPECIALES: Se escriben en Arial N 10, la palabra Anexo, si se requieren se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlineas del firmante, se anota la palabra anexo o anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo Anexo: uno (10 folios) o ( dos disquetes). Copia: a dos renglones del firmante o a una interlínea de anexos (si los hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios, nombre cargo y entidad, (uno en cada renglón), las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser reglamentarias de la entidad. IDENTIFICACIÓN DE QUIEN PROYECTA Y QUIEN TRANSCRIBE: A dos interlineas del firmante o a una interlínea del último renglón escrito, se anota el apellido con mayúscula inicial de la persona que proyecta y de la persona que transcribe el documento en este orden y separados por una barra oblicua (/), si la persona que proyecta y transcribe es la misma se pone una sola vez el apellido. Esta información se digita en letra Arial N 10. STICKER DE RADICACION: El sticker de radicación se coloca aproximadamente a cuatro centímetros del borde superior de la hoja, conservando el margen lateral izquierdo. Memorandos (CI): 4.27 La correspondencia interna del Consejo es suscrita oficialmente así: CARGO DIRIGIDO A OBSERVACIONES Director General Todos los funcionarios del COPNIA Jefe de Oficina de Todos los funcionarios del COPNIA Control Interno Subdirectores Director General

36 TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA GD-pr-01 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.7/15 Secretarios Seccionales Profesionales Gestión de Subdirectores Secretarios Seccionales Funcionarios a su cargo. Director General Subdirectores Secretarios Seccionales Funcionarios a su cargo Jefe inmediato: Subdirector correspondiente. Secretarios Seccionales. Profesionales de Gestión Personal a cargo. Los memorandos para el COPNIA Nacional según el tema de que se traten se dirigen al Subdirector correspondiente. (Ej. Programas de divulgación al Subdirector de Planeación, envío de expedientes de MC al Subdirector Administrativo y Financiero, envío de expedientes de procesos disciplinarios al Subdirector Jurídico) No podrán emitir memorandos con directrices ni llamados de atención. Abogados Regionales Subdirector Administrativo y Financiero Subdirector Jurídico Secretarios Seccionales Están autorizados para firmar memorandos que tengan que ver exclusivamente con la gestión realizada en cuanto a procesos disciplinarios consultados, es decir, los informes de comisión. Funcionarios que estén obrando como supervisores de contrato Funcionarios que corresponda Comunicaciones relacionadas con las funciones asignadas como supervisor del contrato 4.28 Los memorandos internos se radican automáticamente por el sistema WorkFlow 4.29 Los memorandos generados por el sistema WorkFlow se imprimen para ser firmados y archivados en el consecutivo de memorandos enviados, se expide copia adicional en borrador cuando estos llevan anexos físicos no radicados (Ej. Tarjetas, guías utilizadas, etc.) 4.30 En lo posible no se deben tratar temas de procesos diferentes en los memorandos, esto con el fin de poder garantizar la trazabilidad en el sistema, ejemplo de esto es el envío de copias de listados de universidad con guías de envío, aunque los dos temas tiene que ver con el Área de Gestión Administrativa, las primeras van para el proceso de registro y las guías para el proceso de correspondencia, dado que la asignación en el sistema WF solo puede ser para un funcionario se estaría perdiendo la trazabilidad del funcionario al cual no se le asignó el memorando, en este caso lo recomendable es generar dos memorandos uno con cada tema Todos los funcionarios tienen habilitada la opción de radicar memorandos, estos pueden ser guardados en borrador digitalmente (no impreso), el sistema WF los conserva solo por ocho días, tiempo después del cual desaparecen.

37 TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA GD-pr-01 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.8/ Para los memorandos de múltiples destinatarios, por presentación de los mismos máximo podrán relacionar cinco funcionarios, si se requieren más se hace otra (s) radicación(es) hasta cubrir la totalidad de los funcionarios Los memorandos dirigidos a grupos específicos como Secretarios Seccionales, Funcionarios del Copnia Nacional, Profesionales de Gestión, Abogados Regionales, Secretarias, entre otros, pueden ser elaborados en Word, escribiendo en el campo para : EL NOMBRE DEL GRUPO ; luego del sistema WF se toma el número de radicación, seleccionando todos los funcionarios a los que se les dirige el memorando. Una vez firmado el memorando elaborado en Word, éste es el que se conserva en el consecutivo y se adjunta en el Workflow, el archivo en Word o PDF o TIF Los memorandos sencillos (una página) que contienen solo texto deben ser generados directamente en el sistema WorkFlow y por ningún motivo se puede colocar ver documento adjunto. Los memorandos de más de una página o memorandos sencillos (una página) con tablas o gráficas, son hechos en Word y se ingresa al sistema para asignación de radicación; esta radicación es digitada directamente en el archivo de Word, el cual se adjunta al sistema en formato PDF o TIF Los memorandos informativos son aquellos que van dirigidos a todos los funcionarios y no generan proceso en el sistema; estos son elaborados en el sistema WorkFlow y son consultados por la opción: Gestión - Comunicaciones internas publicadas, esta opción enlaza con la intranet, donde quedan los memorandos para consulta de todo el personal De acuerdo con la norma de Icontec N 3397 los memorandos del COPNIA se elaboran con las siguientes características: (Ver anexo 6.4) HOJA: En blanco ESTILO: Bloque extremo, todas las líneas parten del margen izquierdo. INTERLINEADO: Sencillo. MARGENES: Superior 3 cm, inferior 2 cm, lateral izquierdo 3 cm, lateral derecho 2 cm. El encabezado de la página subsiguiente a 2 cm. DENOMINACION DEL DOCUMENTO: A partir del margen superior, a dos interlíneas se ubica la palabra MEMORANDO, en mayúscula sostenida, centrado y en negrilla. RADICACION: Se escribe a dos interlíneas de la palabra MEMORANDO, en negrilla el radicado, el cual es generado por el sistema WorkFlow. LUGAR Y FECHA: Datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se imprime a tres interlíneas de la radicación, en orden de día, mes y año sin separar con punto. ENCABEZAMIENTO: A tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al

38 TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA GD-pr-01 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.9/15 frente se anota el nombre del funcionario en mayúscula sostenida y negrilla, a renglón seguido, el cargo con mayúscula inicial. A dos interlineas del cargo se ubica la preposición DE al margen izquierdo, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) Al frente el cargo del remitente, con mayúscula inicial. A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:), al frente se anotará la síntesis del tema del memorando, con mayúscula inicial, o el número de radicación de la comunicación a que se refiere o le dio origen (tabular según el modelo). TEXTO: Comienza a tres interlíneas del ASUNTO. Se escribe en interlineado sencillo entre renglones y a doble entre párrafos. El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, se expresa en primera persona del singular. Se utiliza tratamiento de usted, no debe presentar errores ortográficos, gramaticales ni de puntuación. PAGINA SUBSIGUIENTE: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas, utilizar hojas en blanco. El encabezado se ubica a 2 cm del borde superior, se copia la radicación generada por el sistema contra el margen izquierdo y el número de página contra el margen derecho. El primer renglón de las páginas subsiguientes se inicia a 3 cm del borde superior. Con el fin de evitar que en la última hoja de la comunicación sólo aparezca la firma del remitente, se debe desplazar el último párrafo o parte de éste a la última hoja, buscando que permanezca la estética en la comunicación DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto (Atentamente o Cordialmente o Sinceramente), seguido por una coma. REMITENTE: El nombre del funcionario que envía el memorando se sitúa de cuatro a seis interlineas de la despedida, se escribe con mayúscula sostenida y negrilla. LINEAS ESPECIALES: Anexo, si se requieren se detallan en el texto. Al final del memorando, a dos interlíneas del firmante, se anota la palabra anexo o anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifica el número de folios o el tipo de anexo. Ejemplo Anexo: uno (10 folios) o (dos disquetes). Copia: a dos renglones del firmante o de la linea de anexos (si la hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionan uno en cada renglón, los destinatarios, nombre y cargo, las copias fijas para el archivo y el consecutivo no se enuncian, por ser reglamentarias de la entidad. IDENTIFICACIÓN DE QUIEN PROYECTA Y QUIEN TRANSCRIBE: A dos interlineas del firmante o a una interlínea del último renglón escrito se anota el apellido con mayúscula inicial de la persona que proyecta y de la persona que transcribe el

39 TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA GD-pr-01 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.10/15 documento en este orden y separados por una barra oblicua (/), si la persona que proyecta y transcribe es la misma se pone una sola vez el apellido. Esta información se digita en letra Arial N DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 5.1 Correspondencia recibida externa (CR) Nombre de la No. Descripción actividad 1 Inicio del Procedimiento Se diligencia formato de radicación en el sistema WorkFlow: Los 4 bloques: Destino, Información de la comunicación, remitente y anexos. Responsable Radicar correspondencia recibida Asignar correspondencia Trasladar documentos (Opcional) Se radica la correspondencia externa recibida, seleccionando en el sistema la opción RADICAR. Se selecciona IMPRIMIR ROTULO, para impresión de sticker de radicación en original y copia. Los campos N de Radicación de Origen y N de Radicación Referenciado, se diligencian obligatoriamente cuando el documento recibido los referencie, el primero corresponde a la identificación del documento por parte del remitente, y el segundo campo corresponde a la radicación de correspondencia enviada del COPNIA si es respuesta a una solicitud. Se asigna y reparte la correspondencia a los funcionarios de acuerdo a su ubicación geográfica y competencia sobre el tema. Los Técnicos o Auxiliares de Archivo y Correspondencia o Secretarias generan el libro de correspondencia con responsables de gestión y control de entrega, únicamente con las radicaciones de la oficina correspondiente (Antioquia, Bolívar, Nacional, etc.) a. En la lista de documentos recibidos en WorkFlow se marcan los documentos radicados que requieren ser trasladados a otras oficinas del COPNIA. Recepcionista (Nacional ) Auxiliar Operativo (Seccional Cundinamarca) o Secretaria (los demás seccionales) En COPNIA NACIONAL: El Técnico o Auxiliar de Archivo y Correspondencia (Asigna),de acuerdo con instrucción del Subdirector Administrativo y Financiero y Auxiliar de Archivo y Correspondencia (reparte), SECCIONAL CUNDINAMARCA: Profesional de Apoyo (Asigna) y Secretaria (reparte) OTROS SECCIONALES: Secretario Seccional a. Secretaria de la Subdirección

40 TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA GD-pr-01 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.11/15 No. 5 Nombre de la actividad Verificar asignación de correspondencia Descripción Se cierra en el sistema WF como traslado por falta de competencia. b. Se registra en el sistema WorkFlow la oficina destino, número de guía si es necesario y la fecha de envío. Se cierra nuevamente la actividad como CORRESPONDENCIA ENVIADA La correspondencia recibida es archivada consecutivamente en las oficinas Seccionales, en el COPNIA Nacional no se archivan los consecutivos solo se conserva el libro de correspondencia recibida y dependiendo del tema del que se trate es probable que se archive en una serie documental diferente (Ej. Listados de universidad, contratos ). No se archivan copias de documentos trasladados, en cambio se conserva la impresión del pantallazo de Gestión de comunicación oficial recibida la cual indica el destino del documento, este reporte se encuentra en el ícono de expediente en el formato de registro de gestión de correspondencia, para conocer la trazabilidad del documento. Esto se hace a través de la consulta en el sistema WorkFlow. Se verifica si la documentación recibida del traslado, es competencia del asignado, si es así pasa a la actividad 6, de lo contrario se realiza una reasignación en el sistema con la opción DELEGAR FUNCIONARIO Se recibe el documento para trámite, se gestiona y se da respuesta Responsable Administrativa y Financiera en coordinación con el Subdirector Administrativo y Financiero (Nacional) Profesional de Apoyo (CND) Secretarios Seccionales (Otros) b. Auxiliar de Archivo y Corresponden cia (Nacional) Secretaria (CND) Auxiliar de Archivo y Corresponden cia (ANT, VLL, STD) Secretaria (Otros Seccionales) Subdirector Administrativo y Financiero (Nacional) Secretario Seccional (Seccionales) 6 Tramitar el documento 7 Fin del procedimiento Se da cierre al proceso como: DOCUMENTO ARCHIVADO o DOCUMENTO TRAMITADO Se reporta actividad en caso de requerirse, con las gestiones realizadas o indicando el lugar de archivo del documento original. El reporte de actividad debe permitir realizar la trazabilidad al proceso por lo tanto deben relacionarse radicados, fechas, actuaciones y/o ubicaciones de documentos según aplique al tema que se está tratando. Funcionarios del COPNIA a quienes se les asignó la actividad. 5.2 Correspondencia enviada externa (CE)

41 TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA GD-pr-01 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.12/15 Nombre de la No. actividad 1 Inicio del Procedimiento 2 Radicar correspondencia enviada 3 Enviar correspondencia 4 Archivar 5 Generar libro de correspondencia 6 Fin del procedimiento Descripción Se diligencia en el sistema WorkFlow, bloques de: destinatario, asunto, información remitente y anexos. Se radica la correspondencia enviada externa, seleccionando en el sistema la opción RADICAR. Se selecciona IMPRIMIR ROTULO, para impresión de sticker de radicación en original y copia (o las que se requieran para múltiples destinatarios). Generar lista de múltiples destinatarios según modelo (Anexo 6.2) y en el formato de Listado de destinatarios en el espacio de Entregado cuando la entrega se realiza por correo certificado se debe relacionar el número de la guía con el que fue remitido. Se registra en el sistema WorkFlow el envío del documento, según medio utilizado: ENTREGA PERSONAL ENTREGA POR ENTREGA CORREO CERTIFICADO ingreso al sistema de número de guía y fecha de envío. PUBLICADO EN CARTELERA únicamente los Seccionales en los casos de fijación de edictos Se cierra la actividad en el sistema WorkFlow como DOCUMENTO ENVIADO Se archiva el consecutivo de la correspondencia enviada externa. Los correos electrónicos enviados se imprimen de forma posterior al envío, para evidenciar que se surtió este proceso y que la persona que debe hacer el cierre en el sistema pueda tener conocimiento de la fecha de envío. Como soporte de los correos electrónicos enviados deben estar las comunicaciones originales firmadas por el funcionario que suscribe la comunicación para garantizar su consentimiento. En el caso de los Seccionales diferentes a Cundinamarca, se genera libro de correspondencia enviada anualmente, para archivo definitivo de correspondencia como índice de las series documentales. En el caso del COPNIA Nacional y el Seccional Cundinamarca, dicho libro se debe generar mensualmente por el volumen. Responsable Secretaria de la Subdirección Administrativa y Financiera (Nacional) Auxiliar de Archivo y Correspondencia (Seccional Antioquia, Santander y Valle), o Secretaria (otros Seccionales) Auxiliar de Archivo y Correspondencia (Nacional) Técnico de Archivo y Correspondencia (Seccional Cundinamarca) o Auxiliar de Archivo y Correspondencia ( ANT, STD, VLL) o Secretaria (otros Seccionales) Secretaria de la Subdirección Administrativa y Financiera (Nacional) o Secretaria (Seccionales) Auxiliar de Archivo y Correspondencia (Nacional) Técnico de Archivo y Correspondencia (Seccional Cundinamarca) o Auxiliar de Archivo y Correspondencia (ANT, VLL, STD) o Secretaria (otros Seccionales)

42 TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA GD-pr-01 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.13/ Memorandos internos (CI) Nombre de la No. actividad 1 Inicio del Procedimiento Descripción Se diligencia modelo de memorando en el sistema WorkFlow. Responsable 2 Radicar memorando 3 Imprimir memorando 4 Recibir memorando Se radica el memorando, seleccionando en el sistema la opción RADICAR. NOTA: Los memorandos internos que se generen de una dependencia a otra se dirigen al responsable de la dependencia, quien reasigna según competencia y cargas de trabajo, según lo establecido en el numeral 4.27 de las condiciones generales. Se imprime memorando y se obtiene la firma autorizada del mismo. Entrega memorando original firmado al responsable en su oficina de la retención de esta serie documental según TRD y en el caso de requerirse enviar anexos, se saca copia de ser posible en papel reciclado como remisión de los anexos. Solo en caso de memorandos de certificaciones que hagan parte de expedientes disciplinarios estos se enviarán con firma original. Una vez recibido se verifica competencia y se asigna al funcionario responsable, si es necesario. El funcionario asignado recibe y realiza la gestión correspondiente. Se cierra la actividad en el sistema como MEMORANDO RECIBIDO Y TRAMITADO una vez se haya realizado la gestión correspondiente, indicando la actividad que se realizó y de ser posible fechas y radicados que evidencien la trazabilidad de la gestión. Funcionario que transcribe el memorando Funcionario que transcribe el memorando Funcionario que recibe el memorando 5 Archivar 6 Generar Libro de Correspondencia Los memorandos que se reciben no se archivan, se consultan por Workflow y se conservan solo por el tiempo que se requiera para su gestión. Los memorandos enviados se archivan en orden de consecutivo. NOTA: Los memorandos son archivados en la oficina que se emiten. En el caso de los Seccionales diferentes a Cundinamarca, se genera libro de correspondencia de memorandos internos anualmente, archivándolos en el consecutivo de memorandos. En el caso del COPNIA Nacional y el Seccional Cundinamarca, dicho libro se debe generar mensualmente por el volumen. Secretaria de la Subdirección Administrativa y Financiera (Nacional) o Secretaria (Seccionales) Auxiliar de Correspondencia y Archivo (Nacional) Técnico de Archivo y Correspondencia (Seccional Cundinamarca) o

43 No. Nombre de la actividad 7 Fin del procedimiento 6. ANEXOS TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA Descripción GD-pr-01 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.14/15 Responsable Auxiliar de Archivo y Correspondencia (Seccional Antioquia, Santander y Valle) o Secretaria (otros Seccionales) 6.1 Modelo, Comunicación enviada por Modelo, Listado de destinatarios 6.3 Modelo, Oficio de una página 6.4 Modelo, Oficio de dos páginas 6.5 Modelo, Memorando 6.6 Modelo, Libro de correspondencia recibida (GD-fr-01) 6.7 Modelo, Libro de correspondencia enviada (GD-fr-08) 6.8 Modelo, Libro de comunicación interna - memorando (GD-fr-09) 6.9 Modelo, Libro de peticiones y reclamaciones (GD-fr-10) 7. CONTROL DE CAMBIOS No. Fecha Descripción del cambio o modificación 1 Mar /03 Emisión de Manual de Archivo y Correspondencia 2 Sep /04 Actualización del Manual de Archivo y Correspondencia 3 Sep /07 Ajuste a estructura de Procedimientos y Sistema WorkFlow 4 Abr /08 Ajustes del proceso según implementación del Sistema WorkFlow 5 Abr/10 Ajustes establecidos en el Comité de Gestión de Calidad y Control Interno realizado el 4 de noviembre de Se modificó el formato de libro de correspondencia para que este refleje los nombres de los destinatarios, como se informó mediante NAL-CI de febrero de Además se incluyeron los modelos de los libros de correspondencia enviada, memorandos y peticiones y reclamos, los cuales no estaban relacionados ni codificados. Se incluyó la autorización de la firma de memorandos por parte de los Abogados Regionales como se informó mediante NAL-CI de marzo de May/11 Actualización solicitada por el Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno según acta (establecer en las comunicaciones el registro del radicado interno del documento al cual se hace referencia) y acta (aclarar en las comunicaciones quien transcribe y quien proyecta). Se aclaró que el pantallazo que se debe conservar en los consecutivos de CR en los casos de traslado es el de Gestión de comunicación oficial recibida el cual indica el destino del documento. 7 Mar/12 Dada la modificación de la Estructura Orgánica, la adopción de la Planta de Personal y la adopción del Manual de Funciones se actualiza el procedimiento de control de documentos: con cambio de responsables, Se ajustan los anexos 6.6, 6.7, 6.8 y 6.9 para incluir la columna que permita ver el estado del radicado, en especial, cuando han sido anulados, para el control que debe ejercer el Área de

44 TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA GD-pr-01 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.15/15 8 Sep/12 Gestión Administrativa, dentro del proceso de Gestión Documental. Se actualizan los anexos 6.3 y 6.4 con el membrete que refleja el sello de Certificación de Calidad del COPNIA. Se incluyen las últimas instrucciones dadas por el Comité de Gestión de Calidad y Control Interno, en especial la del memorando NAL-CI del 13 de febrero de Se incluye la autorización para que el Profesional de Gestión Administrativa firme respuestas a Peticiones y reclamos y la autorización para que el Técnico o el Auxiliar de Archivo y Correspondencia del Copnia Nacional puedan asignar correspondencia. DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ Profesional de Gestión Administrativa ACTUALIZO LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera REVISÓ Y APROBÓ

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52 ANEXO 6.6 GD pr 01 LIBRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA FECHA DE IMPRESIÓN: :59:47 AM RADICACIÓN FECHA DE RADICACIÓN ASUNTO REMITENTE ASIGNADO FIRMA ESTADO BLV CR :07:44 RESPUESTA AL AUTO DE APERTURA INVESTIGACION CES PD PERSONA NATURAL LUIS FERNANDO OROZCO ZAMMATA Ivania Margarita Medina Padilla ASIGANDO BLV CR :07:44 RESPUESTA AL AUTO DE APERTURA INVESTIGACION CES PD PERSONA NATURAL LUIS FERNANDO OROZCO ZAMMATA Ivania Margarita Medina Padilla ASIGANDO BLV CR :07:44 RESPUESTA AL AUTO DE APERTURA INVESTIGACION CES PD PERSONA NATURAL LUIS FERNANDO OROZCO ZAMMATA Juliet Giraldo Sanabria ASIGANDO BLV CR :28:04 Reinteracion solicitud informacion investigación BLV PD SEGURO SOCIAL eliana margarita roys garzon Yamil Mauricio Ripoll Fortich ASIGANDO BLV CR :04:01 Solicitud de cambio de dirección para reclamar Tarjeta Profesional. PERSONA NATURAL maria angelica de la espriella salas Ivania Margarita Medina Padilla ANULADO BLV CR :04:01 Solicitud de cambio de dirección para reclamar Tarjeta Profesional. PERSONA NATURAL maria angelica de la espriella salas Ivania Margarita Medina Padilla ANULADO BLV CR :04:01 Solicitud de cambio de dirección para reclamar Tarjeta Profesional. PERSONA NATURAL maria angelica de la espriella salas Francisco Jose Granados Parra ANULADO BLV CR :35:28 Envio de certificado SENA luis eduardo chavarriaga villalba Yamil Mauricio Ripoll Fortich ASIGANDO BLV CR :01:00 Respuesta de Oficio BLV CE DIAN JAVIER TRESPALACIOS GURUCEAGA Yamil Mauricio Ripoll Fortich ASIGANDO BLV CR :11:07 Listado de la Universidad de Cartagena UNIVERSIDAD DE CARTAGENA xiomara rosales de la espriella Yamil Mauricio Ripoll Fortich ASIGANDO BLV CR :57:43 Confirmacion de consejeros PERSONA NATURAL consejeros Yamil Mauricio Ripoll Fortich ASIGANDO BLV CR :38:38 Profesionales no matriculados 30 dias BLV DI DIAN enith CECILIA CRESPO Yamil Mauricio Ripoll Fortich ASIGANDO BLV CR :14:56 Certificacion UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE BOLIVAR rosario garcia gonzalez Yamil Mauricio Ripoll Fortich ASIGANDO GD fr 01 v.3 Mar.12 Página:

53 ANEXO 6.7 GD pr 01 LIBRO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA FECHA DE IMPRESIÓN: :11:05 PM RADICACIÓN FECHA DE RADICACIÓN NOMBRE DESTINATARIO ENTIDAD DESTINATARIO CARGO REMITENTE ASUNTO ENTREGA GUIA FECHA ENVIO NAL CE :11:15 VICTOR HUGO PERSONA NATURAL Subdirectora Respuesta a su solicitud con Entrega por ASIGNADO GONZALEZ TRUJILLO Administrativa y Financiera radicado NAL PR NAL CE :04:55 JUAN RICARDO ORTEGA ADMINISTRACION DE Subdirectora Tarjeta Profesional Entrega Personal ASIGNADO IMPUESTOS Administrativa y NACIONALES DE PASTO Financiera DIAN NAL CE :39:31 ESPERANZA MANCERA PRINTERCOL Subdirectora Respuesta a su comunicación Entrega Personal ASIGNADO Administrativa y Financiera radicada con el NAL CR NAL CE :26:21 EDIFICIO EDIFICIO Subdirectora Autorización Entrega Personal ASIGNADO INTERAMERICANA DE SEGUROS INTERAMERICANA DE SEGUROS Administrativa y Financiera NAL CE :22:18 JESSICA CASAS PERSONA NATURAL Subdirector Jurídico Respuesta del COPNIA a su Entrega por ASIGNADO solicitud radicada con el ANT PR NAL CE :27:26 WILLIAM MARTINEZ PERSONA NATURAL Subdirector Jurídico Respuesta del COPNIA a su Entrega por ASIGNADO PRIETO. solicitud radicada el día 23 de diciembre de 2010 NAL PR NAL CE :48:57 WILLIAM MARTINEZ PERSONA NATURAL Subdirector Jurídico Respuesta del COPNIA a su Entrega por ANULADO PRIETO solicitud con radicado NAL PR NAL CE :51:00 JUAN SEBASTIAN PERSONA NATURAL Subdirector Jurídico Respuesta del COPNIA a su Entrega por ASIGNADO RICAURTE GONZÁLEZ solicitud en radicado NAL PR NAL CE :52:11 JORGE ANGULO INVERSIONES GUERFOR Subdirectora Áutorización de ingreso Entrega por ASIGNADO S.A. Administrativa y Financiera instalaciones COPNIA cto19 ESTADO GD fr 08 v.2 Mar.12 Página:

54 ANEXO 6.8 GD pr 01 LIBRO DE COMUNICACIÓN INTERNA MEMORANDO FECHA DE IMPRESIÓN: :26:25 PM RADICACIÓN FECHA DE RADICACIÓN ASUNTO AUTOR DESTINATARIO ESTADO NAL CI :28:40 Envió Expedientes Septiembre 2006 Profesionales Olga Lucia Rodríguez Murcia ISABEL CRISTINA URIBE GIRALDO ASIGNADO NAL CI :29:39 Envió Expedientes Septiembre 2006 Afines Olga Lucia Rodríguez Murcia ISABEL CRISTINA URIBE GIRALDO ASIGNADO NAL CI :29:49 Envió Expedientes Septiembre 2006 Auxiliares Olga Lucia Rodríguez Murcia ISABEL CRISTINA URIBE GIRALDO ASIGNADO NAL CI :30:04 Envió Expedientes Septiembre 2006 Maestros de Obra Olga Lucia Rodríguez Murcia ISABEL CRISTINA URIBE GIRALDO ASIGNADO NAL CI :31:43 NAL PR Angela Patricia Alvarez Ledesma JUAN GUILLERMO ARBELÁEZ ZAPATA ASIGNADO NAL CI :32:55 Actualización procedimiento Angela Patricia Alvarez Ledesma TODOS LOS FUNCIONARIOS DEL COPNIA ASIGNADO NAL CI :33:39 Envio Tarjeta de reposición Fabio Enrique Vargas Perez JUAN GUILLERMO ARBELÁEZ ZAPATA ASIGNADO NAL CI :31:06 Envío documento para aprobación Luz Dary Cardona González CESAR AUGUSTO PEÑALOZA PABON ASIGNADO NAL CI :41:45 Expedientes Consejo Nacional Septiembre 2006 Olga Lucia Rodríguez Murcia CARLOS AMOR BUENDIA ANULADO NAL CI :43:56 Expedientes Consejo Nacional Septiembre 2006 Olga Lucia Rodríguez Murcia PEDRO ANTONIO VILLADIEGO HAMON ANULADO GD fr 09 v.2 Mar.12 Página:

55 ANEXO 6.9 GD pr 01 LIBRO DE PETICIONES Y RECLAMACIONES FECHA DE IMPRESIÓN: :03:04 PM RADICACIÓN FECHA DE RADICACION ASUNTO ASIGNADO FIRMA ESTADO BLV PR BLV PR BLV PR BLV PR BLV PR BLV PR BLV PR BLV PR BLV PR :04:08 Consultas y verificación de registro SOLICITUD DE INFORMACION Ivania Margarita Medina Padilla ASIGNADO PERSONA NATURAL GARCIA ALCOCER ARTURO :12:12 Consultas y verificación de registro SOLICITUD DE CONSTANCIA Ivania Margarita Medina Padilla ASIGNADO RECIPROCIDAD PERSONA NATURAL LEON STELLIS :37:42 Consultas de normatividad DILIGENCIAMIENTO PARA TRAMITAR Ivania Margarita Medina Padilla ASIGNADO LA TARJETA DE TECNOLOGO PERSONA NATURAL NO GREY :21:41 Consultas de normatividad SOLICITUD DE INFORMACION SOBRE Ivania Margarita Medina Padilla ASIGNADO REPOSICION DE TARJETA PROFESIONAL PERSONA NATURAL GARCIA ALCOCER ARTURO :22:59 Consultas y verificación de registro Denuncia PERSONA Ivania Margarita Medina Padilla ASIGNADO NATURAL MURILLO TORO MANUEL :56:01 Consultas y verificación de registro Denuncia PERSONA Ivania Margarita Medina Padilla ASIGNADO NATURAL ORDOÑEZ ORDOÑEZ WILLMSTAD LINCOND :01:02 Consultas de normatividad Solicitud de Aclaratoria constancia de Ivania Margarita Medina Padilla ASIGNADO reciprocidad. PERSONA NATURAL LEON STELLIS :54:10 Consultas y verificación de registro Respuesta a solicitud Ivania Margarita Medina Padilla ANULADO PERSONA NATURAL MURILLO TORO MANUEL :19:55 Consultas de normatividad Solicitud de Información PERSONA Ivania Margarita Medina Padilla ASIGNADO NATURAL INFANTE RENDON ENRIQUE DIAZ GD fr 10 v.2 Mar.12 Página:

56 PLAN DE CALIDAD TRAMITE DE CERTIFICADOS AC-pc-01 Vigente a partir de Agosto de ª. Actualización IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO, ETAPA O # NOMBRE OBJETIVO 1 Ingreso a la página web por parte del Usuario. 2 Generación del certificado en línea. Acceder fácilmente a través de la página web al servicio de generación de certificados de vigencia. VARIABLE A CONTROLAR Obtener la información esperada Información solicitada RESULTADO ESPERADO FRECUENCIA DE INSPECCIÓN RESPONSABLE Acceso Página amigable para el usuario. Por cada solicitud Área de Sistemas Certificado con firma digital enviado por al correo solicitado por el usuario. ACTIVIDADES DE INSPECCIÓN TIEMPO ASIGNADO PARA LA ACTIVIDAD Por cada solicitud Área de Sistemas Generación inmediata Base de datos REGISTROS Y DOCUMENTACIÓN DE APOYO 3 Verificar certificado Usuario satisfecho Información Información consistente Si la información es consistente finaliza el procedimiento de lo contrario pasa a la etapa 4. Cada vez que se genere un certificado Usuario Certificado emitido. 4 Corrección de registro Ajustar información en la base de datos. Registro vs soportes Seguir procedimiento de control de lote establecido en el manual de base de datos. Comunicar al usuario la corrección de la inconsistencia. Cuando se presente una inconsistencia. Profesional de Gestión de Sistemas Base de datos Comunicación al usuario OBSERVACIONES 1. Las solicitudes de certificados para apostillar se deben hacer llegar al Nacional, pues estos deben ser impresos en papel de seguridad y firmados por la Secretaria General o el Director Jurídico. ANEXOS 1 Diagrama de flujo: Trámite de certificados 2 Modelo, certificado de vigencia No 1 Ago-06 2 Sep-07 3 Abr-08 4 Dic-08 FECHA Creación del plan de calidad Adecuación del proceso al sistema WorkFlow Ajustes del proceso según implementación del sistema WorkFlow CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO O MODIFICACIÓN Ajuste del plan de calidad según modificación de estructura orgánica y clasificación de empleos realizada con Resolución 763 de agosto 25 de 2008, con la cual se crea el cargo de Técnico Auxiliar con responsabilidad en la recepción de planillas y consignaciones así como su debida organización y archivo. Se elimina de los certificados la palabra suscrita o suscrito por recomendación del Presidente de la Entidad ya que el término está mal empleado. Se incluyó en las planillas de consignación las firmas de quienes participan en el proceso. Se elimina la actividad de sellar las consignaciones ya que el objetivo de esta se cumple con la etiqueta de radicación que se coloca a cada consignación en el momento de la radicación. 5 Oct-09 Se incluyó en el plan de calidad el Auxiliar operativo de Cundinamarca como responsable de las etapas de recepción, radicación, verificación, impresión y entrega de certificado, y en la etapa de elaboración y envío de planilla con consignaciones y papeles de seguridad anulados. De la actividad de "recepción y revisión de planilla" se eliminó el realizar las correcciones sobre las planillas para que sistemas hiciera las respectivas correcciones, dejando así en la etapa de "recepción de consignaciones en contabilidad" el detectar y corregir los errores de digitación presentados. Se realizaron mejoras en la redacción de los certificados de vigencia Se incluyó modelo de certificado de conducta de matrícula de profesiones agronómicas expedidas por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Se modificó modelo de informe de control de certificados de vigencia y papel de seguridad, el cual está siendo elaborado en la oficina donde se radica el trámite y no en el Nacional como se había planteado inicialmente. Se eliminó como variable a controlar la foliación de las consignaciones, pues la etiqueta de radicación cumple el objetivo que se perseguía con esta actividad y era que la consignación tuviera alguna seña que no permitiera su uso nuevamente. 6 Ago-11 Se actualizó el plan de calidad teniendo en cuenta que este se genera en línea y es gratuito. ÁNGELA PATRICIA ÁLVAREZ LEDESMA JOSÉ OLEGARIO NEMETH ESQUINAS LUZ SOFÍA AGUIRRE HERNANDEZ Profesional de Gestión de Calidad Director Jurídico Secretaria General ACTUALIZÓ REVISÓ APROBÓ Pág. 1/1

57 ANEXO 1 AC-pc-01 DIAGRAMA DE FLUJO TRAMITE DE CERTIFICADOS AC-df-01 Vigente a partir de Agosto a. Actualización Pag. 1/1 INICIO FIN NO 1.INGRESO A LA PAGINA WEB DEL COPNIA 2. GENERACIÓN DEL CERTIFICADO EN LÍNEA Enviado por 3. VERIFICACIÓN DEL CERTIFICADO Por parte del usuario Presenta errores el certificado? SI 4. CORRECCIÓN DE REGISTRO Ver procedimiento Control de Lote en Manual de Base de Datos. INTERACCION CON OTROS PROCESOS Etapa 1,2,3 y 4 Proceso Atención al ciudadano Etapa 4 Proceso Gestión documental CARLOS VALLEJO CUBILLOS Profesional de Gestión de Sistemas ACTUALIZÓ JOSÉ OLEGARIO NEMETH ESQUINAS Director Jurídico REVISÓ LUZ SOFÍA AGUIRRE HERNÁNDEZ Secretaría General APROBÓ

58 CERTIFICADO DE VIGENCIA Y ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS N REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA LA SECRETARIA GENERAL CERTIFICA: 1. Que MEZA GONZALEZ, JULIAN DAVID con Cédula de Ciudadanía N , se encuentra inscrito (a) en el Registro Profesional Nacional que lleva ésta entidad, como INGENIERO CIVIL, con Matrícula Profesional No CLD desde el (los) veintiocho (28) día(s) del mes de septiembre del año dos mil seis (2006). 2. Que la Matrícula Profesional es la autorización que expide el Estado para que el titular ejerza su profesión en todo el territorio de la República de Colombia, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 842 de Que la referida Matrícula Profesional se encuentra vigente, por lo cual el profesional certificado actualmente NO está impedido para ejercer la profesión. 4. Que el profesional NO tiene antecedentes disciplinarios ético-profesionales. 5. Que la presente certificación tiene una validez de seis (6) meses y se expide en Bogotá, D.C., a los treinta y uno (31) día(s) del mes de marzo del año dos mil once (2011). LUZ SOFIA AGUIRRE HERNANDEZ Firma del Titular (*) _ (*) Con el fin de verificar que el titular autoriza su participación en procesos estatales de selección de contratistas. La falta de firma del titular no invalida el Certificado. El presente es un documento público expedido electrónicamente con firma mecánica (Artículo 12, Decreto 2150 de 1995) y con firma digital que garantiza su plena validez jurídica y probatoria según lo establecido en la Ley 527 de Para verificar la integridad e inalterabilidad del presente documento consulte en el sitio web: digitando el siguiente número de certificado: y el código de verificación: 87042YA7 Calle 78 N 9-57 Piso 13 - Bogotá D.C. Pbx: correo-e: info@copnia.gov.co

59 PLAN DE CALIDAD TRAMITE DE PETICIONES Y RECLAMOS AC-pc-02 Vigente a partir de Septiembre de ª. Actualización IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO, ETAPA O ACTIVIDAD # NOMBRE OBJETIVO VARIABLE A CONTROLAR RESULTADO ESPERADO 1 Recepción usuario Identificar tipo de trámite Selección de trámite en el sistema Workflow Seleccionar tipo de trámite como "PETICIONES Y RECLAMACIONES" ACTIVIDADES DE INSPECCIÓN FRECUENCIA DE INSPECCIÓN Cada vez que un ciudadano presente una petición o reclamo RESPONSABLE Recepcionista (Nacional / Secc. Cundinamarca) o Secretaria Auxiliar (otros seccionales) TIEMPO REGISTROS Y ASIGNADO PARA DOCUMENTACIÓN LA ACTIVIDAD DE APOYO Comunicado del solicitante 2 Recepción de información Hacer el ingreso formal del y radicación derecho de petición o reclamo en el sistema Workflow Información obligatoria solicitada Información obligatoria solicitada por el sistema Cada vez que un ciudadano por el sistema en los bloques "INFORMACIÓN SOLICITUD" e presente una petición o " INFORMACIÓN SOLICITANTE", reclamo. (fax. , adicionalmente relación de información en los formulario, oficios) bloques "INFORMACIÓN APODERADO" e "INFORMACIÓN DE ANEXOS Y PRUEBAS", de ser necesario. Recepcionista (Nacional / Secc. Cundinamarca) o Secretaria auxiliar (otros seccionales) * Comunicado del solicitante * Registro en el sistema de la solicitud NOTA: El documento radicado en un concepto equivocado afecta la calidad del sistema y puede tener repercusiones jurídicas para la entidad (Para mayor claridad ver observación 1) Rótulo de radicación Seleccionar opción en el sistema "IMPRIMIR ROTULO". Rótulo de radicación en comunicación original y copia 3 Digitalización Solicitud Digitalizar el documento (Para trámite tipo C,D, E) radicado para anexarlo al proceso Digitalización del documento Imagen de archivo digitalizada anexada a la solicitud en el sistema Workflow en formato PDF o TIF multipágina Cada vez que lo solicite el sistema. Recepcionista (Nacional / Secc. Cundinamarca) o Secretaria Auxiliar (otros seccionales) 4 horas Documento digitalizado en el sistema Workflow NOTA: El sistema solo permite adjuntar un archivo digitalizado de tamaño igual o inferior a 1 MB (es decir máximo 18 hojas). De recibirse un documento que supere esta especificación se digitaliza solo la comunicación de remisión de los documentos o en su defecto las primeras 18 hojas. Tipo de tramite que requiere digitalización de documentos C) Derechos de petición D) Reclamos y Garantías E) Tutela Cierre de actividad en sistema Workflow Cerrar actividad con "DOCUMENTO DIGITALIZADO" 4 Preparación de respuesta Decidir el funcionario Asignación de comunicado Reasignación de la actividad al funcionario Por cada solicitud Secretario Seccional, A) Para consultas y Registro en Workflow competente para dar competente con el asunto (Seccionales) Subdirector verificación de respuesta. NOTA: Los Técnicos de Archivo o Auxiliares de Juridico, Subdirectora registros (2 días). B) Estudiar la solicitud y Archivo o Secretarias Auxiliares generan el Administrativa y Financiera o Para la consulta preparar la respuesta para libro de correspondencia con los responsables Profesional de Gestión sobre normatividad dar solución al solicitante de gestión y control de entrega Administrativa(Nacional) (17 días). C) derecho de petición (5 días). D) para reclamos y Legislación aplicable a situación Legislación aplicable vigente Funcionario asignado por el garantías (2 días). E) Secretario Seccional, Subdirector Tutelas (6 horas) Competencia de la entidad Determinar si es o no competencia del COPNIA Juridico, Subdirectora Administrativa y Financiera o Registro de actividades Llamadas, solicitud de información, etc. Profesional de Gestión realizadas Administrativa Respuesta Que dé solución a la solicitud Cierre de actividad en sistema Workflow *"ENVÍO DE BORRADOR PARA REVISIÓN" pasa a la actividad 6 * "TRASLADO POR FALTA DE COMPETENCIA" (pasa a la etapa 5) NOTA: El Profesional de Gestión Administrativa de acuerdo al acta del Comité de Calidad y Control Interno podrá suscribir las comunicaciones de respuesta a PR relacionadas UNICAMENTE con consultas del procedimiento del trámite de matrículas, como requisitos, oficinas en las que se puede hacer el trámite, horarios, entre otras. 5 Traslado por falta de competencia (Opcional) Trasladar a la oficina competente cuando se requiera Comunicación original radicada Envío de comunicación a oficina competente. Cuando se requiera traslado Técnico de Archivo (Nacional, Seccional Cundinamarca) o Auxiliar de Archivo (Antioquia, Santander, Valle) o Secretaria Auxiliar (otros seccionales) 2 días Registro en el sistema Workflow del traslado. (Oficina destino, guía, fecha de envío y responsable.) Cierre de la actividad en el sistema Workflow. Cerrar actividad como: Documento Enviado. Revisión, corrección y aprobación Revisar contenido de la respuesta y aprobar para posterior envío Revisión del contenido de la respuesta vs. contenido de la solicitud * Que la respuesta se encuentre dentro del marco de competencia del COPNIA * Relación entre la petición y la respuesta * Respuesta aprobada Por cada solicitud Secretario Seccional, Sudirector Jurídico, Profesional de Gestión administrativa 3 días Respuesta firmada a excepción de las tutelas 6 El responsable de cerrar la actividad en el sistema Workflow es el funcionario responsable de la preparación de la respuesta. Documento digitalizado 7 Notificación respuesta de Enviar la respuesta al petición interesado Cierre de actividad en sistema Workflow Registro en el sistema del envió Cierre con "RESPUESTA REVISADA Y APROBADA" * Información solicitada por el sistema: medio Por cada respuesta emitida y de envío: correo certificado con número de aprobada guía y fecha, entrega personal o por . * Relaciona la radicación de la correspondencia recibida con la radicación de la correspondencia enviada Técnico de Archivo (Nacional, Seccional Cundinamarca) o Auxiliar de Archivo (Antioquia, Santander, Valle) y Secretaria Auxiliar (Otros) 1 día Registro en el sistema Workflow Cierre de actividad en sistema Workflow Cierre con "NOTIFICADO Y ENVIADO PARA ARCHIVO" Pág. 1/2

60 PLAN DE CALIDAD TRAMITE DE PETICIONES Y RECLAMOS AC-pc-02 Vigente a partir de Septiembre de ª. Actualización IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO, ETAPA O ACTIVIDAD # NOMBRE OBJETIVO VARIABLE A CONTROLAR RESULTADO ESPERADO 8 Verificación de entrega Verificar por la Web con el número de guía en la empresa de correos la recepción de la respuesta por parte del solicitante Evidencia de recibo de correspondencia Cierre de actividad en sistema Workflow Información de confirmación de la empresa de correos Según sea se cierra como: * "OFICIO NOTIFICADO", fin del proceso * "DEVOLUCIÓN" vuelve a la actividad 7 ACTIVIDADES DE INSPECCIÓN FRECUENCIA DE INSPECCIÓN Por cada respuesta enviada RESPONSABLE Técnico de Archivo (nacional) o Auxiliar de Archivo (Cundinamarca, Antioquia, Santander, Valle) o Secretaria Auxiliar (otros seccionales) TIEMPO REGISTROS Y ASIGNADO PARA DOCUMENTACIÓN LA ACTIVIDAD DE APOYO 5 días Registro en el sistema Workflow OBSERVACIONES 1 Las peticiones y reclamaciones se clasifican de la siguiente manera: B Consultas de normatividad C Derecho de Petición Solicitudes de interés general o particular no clasificadas en * Las demás solicitudes de interés particular o general. 15 días ningún otro item. D Reclamos y Garantías Quejas de los usuarios por la prestación del servicio * Solicitud de cambio de tarjeta por presentar problemas de calidad 10 días * Queja por mala atención de los funcionarios. * Queja por incumplimiento en los términos de prestación del servicio. E Tutela 1 día 3. EL usuariao que responde los PR, cuando se presenten casos de apocrifos, debera informar mediante comunicación interna al Seccioanl Correspondiente, para que adelante las acciones respecitvas. Anexos 1 Item Clasificación Descripción Ejemplos Tiempo A Consultas y Consultas de archivo y registros de la entidad. * Verificación de veracidad de tarjetas. 10 días verificación de registro Solicitud de copias de documentos que obran en el archivo de * Consultar si X persona está matriculada. la entidad. * Abogado representante de un proceso pide información sobre un Consultas sobre profesionales inscritos solicitadas por entes de ingeniero, profesional afín, auxiliar o maestro de obra. control o con destinos a procesos disciplinarios, demandas, * Fiscalía pide información sobre un número de matrícula, dirección pruebas, etc. registrada, entre otros, para adelantar un proceso. * Solicitud de copia de un documento. * Solicitud de entrega de la tarjeta en un Seccional diferente al inicialmente solicitado. 2. Todas las etapas tienen la opción "Reportar Actividad", función que permite hacer anotaciones al estado del trámite por cada responsable de la actividad, en los casos que amerite tener una observación, por situaciones especiales. Estas anotaciones no tienen ninguna incidencia en los tiempos, estos se mantienen. Diagrama de flujo Trámite de peticiones y Reclamos (AC-df-02) Consulta formuladas por los particulares a la entidad en relación con las materias a cargo del COPNIA. Conceptos jurídicos sobre las funciones de la entidad o sobre la reglamentación profesional. 30 días CONTROL DE CAMBIOS No FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO O MODIFICACIÓN 1 ago-06 Creación 2 sep-07 Adecuación del proceso al sistema Workflow 3 abr-08 Ajustes del proceso según implementación del sistema WorkFlow 4 ago-11 Se realizó ajuste a la descripción de los tipos de PR de acuerdo al Código Contencioso Administrativo 5 sep-12 Se realizó ajuste de acuerdo a la modificación de la Estructura Organica. DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ Profesional de Gestión Administrativa ACTUALIZÓ LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera REVISÓ Y APROBÓ Pág. 2/2

61 ANEXO 1 AC-pc-02 DIAGRAMA DE FLUJO DE PETICIONES Y RECLAMOS AC-df-02 Vigente a partir de Septiembre a. Actualización Pag. 1/1 INICIO 1-2. RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN Y RADICACIÓN D. Derecho de petición? C. Reclamos y garantías? E. Tutelas? TIEMPO PROCESO POR TIPO DE PR A) Consultas y verificación de registros (10 días). B) Consulta sobre normatividad (30 días). C) Derecho de Petición (15 días). D) Reclamos y garantías (10 días). E) Tutelas (1 día) 3 DIGITALIZACIÓN SOLICITUD (C.D.E.) (4 horas) SI 4. PREPARACIÓN RESPUESTA Reasignación y Trámite (A=2 Días, B=17 Días, C=5 Días, D=2 Días, E= 6 Horas) NO FIN NO 5. TRASLADO POR FALTA DE COMPETENCIA (2 Días) SI Requiere traslado? SI Hay Devolución? de oficio? NO 4. PREPARACIÓN RESPUESTA POR TRASLADO (A=2 Días, B=17 Días, C=5 Días, D=2 Días, E= 6 Horas) 6. REVISIÓN, CORRECCIÓN Y APROBACIÓN (3 Días excepto Tutelas) 7. NOTIFICACIÓN RESPUESTA DE PETICIÓN Digitalización de respuesta (1 Día excepto tutelas) 8. VERIFICACIÓN DE ENTREGA (5 Días) INTERACCION CON OTROS PROCESOS Etapa Proceso Etapa Archivo 1, 2 y 7 Atención al ciudadano 4, 5 y 8 Gestión documental

62 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.1/23 1. OBJETIVO Y ALCANCE Definir un método para la identificación, la recolección, la indización, el acceso, la clasificación, el almacenamiento, la conservación y la disposición de los registros y documentos propios del funcionamiento de la Entidad y así como aquellos relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno. 2. NORMATIVIDAD Tipo Número Título Fecha Resolución 1187 Por la cual se unifican las funciones del Comité de Archivo en el Comité del Sistema de Gestión de Calidad y de Control Interno 26/10/ DEFINICIONES 3.1. ARCHIVO DE GESTIÓN Reúne la documentación en trámite sometida a continua utilización y consulta administrativa ARCHIVO CENTRAL Agrupa los documentos transferidos de los archivos de gestión de la Entidad ya tramitados y que siguen siendo objeto de consulta, aunque ya no tan frecuente ARCHIVOS PERMANENTES Agrupan la documentación que se transfiere desde el archivo central que, por decisión del Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno, debe conservarse permanentemente según tabla de retención documental, dado el valor informativo e histórico para el COPNIA COMITÉ DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO Equipo de trabajo interdisciplinario definido para la toma de decisiones con relación al manejo del archivo y del sistema de gestión de la calidad del COPNIA (definición de tiempos de conservación, forma de almacenamiento y responsables de recolección de la documentación generada en la Entidad) 3.5. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Procedimiento aplicado a los documentos en cualquiera de sus tres etapas (Gestión, Central o Permanente), con miras a su conservación temporal o permanente, selección, eliminación o la aplicación del mecanismo de reproducción a utilizar según sea el caso DOCUMENTOS DE ARCHIVO

63 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.2/23 Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación de acuerdo con la Tabla de Retención Documental DOCUMENTOS DE APOYO. Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones, éstos no se encuentran consignados en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia DOCUMENTOS HISTÓRICOS Documentos únicos que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos son declarados como tal en la Tabla de Retención o simplemente por lo que representan en sí mismos para el Consejo. Sin embargo a nivel genérico son ejemplo de ellos: Las actas de constitución, muestras representativas de las comunicaciones generadas al inicio de la gestión administrativa del Copnia, Cambios estructurales, conceptos jurídicos trascendentales, memorias e hitos históricos de la entidad, Evidencias de políticas y procedimientos del Copnia, etc EXPEDIENTE Es el conjunto de documentos ordenados, sobre una materia o asunto y que están sujetos a un mismo procedimiento administrativo (ej.: procesos disciplinarios, historias laborales, matrículas de ingenieros) FOLIACIÓN: Es la actividad que consiste en numerar consecutivamente hojas o folios simples de documentos (NO paginas) como mecanismo de respaldo técnico y legal de la gestión administrativa que tiene dos finalidades principales: la primera, controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, libro, legajo, folder Az.) y la segunda, controlar la integridad de la información trasladada FONDO DOCUMENTAL: Comprende la totalidad de los documentos de archivo del COPNIA agrupados bajo las diferentes series documentales descritas en la Tabla de Retención Documental adoptada por la entidad FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO: Se dice que un fondo documental es acumulado cuando los documentos que lo conforman se han ido acopiando sin ningún tipo de criterio de organización archivística o de valoración y selección, razón por la cual en ellos coexisten documentos con valores

64 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.3/23 primarios (administrativo, precautelativo, judicial, legal, etc), documentos con valores secundarios (históricos e investigativos) y documentos sin valor GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación INVENTARIO DOCUMENTAL Es la lista ordenada que contienen las características de los documentos y que permite identificar el contenido de las unidades de conservación RESPONSABILIDAD El Secretario General, el Director Jurídico, los Profesionales de Gestión y los Secretarios Seccionales, son los responsables del archivo, su organización, conservación y custodia. Los archivos deben estar debidamente organizados, identificados e inventariados conforme con el procedimiento establecido REGISTROS DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO Tipo especial de documentos que evidencian que el proceso fue ejecutado de acuerdo a los lineamientos del sistema de calidad y control interno del COPNIA SERIE DOCUMENTAL Agrupación de documentos identificados en la Tabla de Retención Documental. Cuando se efectúan subdivisiones de las series documentales, estas se denominan subseries documentales SELECCIÓN DOCUMENTAL Proceso intelectual y operativo que permite evaluar la documentación con el fin de determinar el grado de utilidad para la gestión administrativa o práctica, basado en criterios administrativos, legales, técnicos y científicos TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Listado de las series documentales a las cuales se les registra el tiempo de permanencia en las diferentes fases de archivo (gestión, central y permanente), según el ciclo vital del documento, de acuerdo con la valoración administrativa, legal, jurídica y fiscal que haga el Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno. Ver anexo TIPO DOCUMENTAL Es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos.

65 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.4/ TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Proceso mediante el cual se remiten documentos del archivo de gestión al central, de conformidad con la Tabla de Retención Documental y las políticas de organización implementadas para tal fin UNIDAD DE CONSERVACIÓN Cubierta o medio que protege y agrupa un conjunto de documentos para su almacenamiento, identificación y preservación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, folder AZ y los libros o tomos. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1 De acuerdo con la Resolución 1187 del 26 octubre de 2009 se unificaron las funciones del Comité de Archivo en el Comité del sistema de Gestión de Calidad y Control Interno, este se encuentra conformado por: el Secretario General, el Director Jurídico, el Secretario del Consejo Seccional de Cundinamarca, el Profesional de Gestión Contable y el Profesional de Gestión de calidad, quienes definen de acuerdo con las normas que rigen esta actividad, las políticas, los programas de trabajo y participan en la toma de decisiones administrativas y técnicas que tengan que ver con el procedimiento respectivo. Adicionalmente estudian los asuntos relacionados con el valor de los documentos estableciendo las pautas de selección para conformar los diferentes archivos de la entidad. 4.2 Los procedimientos definidos relacionan el manejo de los registros generados de su aplicación o referencian a las tablas de retención documental. 4.3 El documento guía para organizar y disponer de la documentación de archivo en todos los casos es la Tabla de Retención Documental aprobada y actualizada por el Comité del Sistema de Gestión de calidad y Control Interno (antes comité de archivo y correspondencia), en dicho documento se visualizan los documentos que deben reposar en las oficinas productoras, así como los tiempos de retención en cada una de las fases de formación del archivo (Gestión, Central e Histórico), con respecto a éste último aspecto es importante resaltar que en el formato los tiempos allí consignados, relativos a la etapa de Archivo de Gestión incluyen el año de vigencia puesto que se requiere el envío para transferencia de periodos completos (Enero a Diciembre). 4.4 La labor de archivo debe velar por que todos los registros ó documentos sean almacenados en las mejores condiciones de conservación y de tal manera que se prevenga cualquier tipo de deterioro o pérdida y se facilite su consulta de forma ágil, eficiente y oportuna. 4.5 Los medios utilizados para la generación de los registros ó documentos pueden ser físicos (en papel), magnéticos y en algunos casos se deben manejar ambos según lo

66 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.5/23 establecido en la Tabla de Retención Documental, siempre y cuando tal medio asegure la legibilidad y recuperación de la información 4.6 Puesto que no se continuara con el empaste de documentos que sean susceptibles a ser digitalizados, las solicitudes deben canalizarse a través del Técnico de Archivo y Correspondencia en el COPNIA Nacional y en el Secretario Seccional en los respectivos seccionales y debe realizarse el procedimiento de acuerdo con los parámetros establecidos en la Tabla de Retención Documental y haciendo uso del Formato Único De Inventario (ver anexo 6.15) 4.7 Los libros de empaste deben cumplir con las siguientes características: los lomos no deben sobrepasar en lo posible los 5 Cms (de acuerdo con el volumen se pueden unir varios años completos sin mezclar series documentales en ellos). de ancho, el logo del COPNIA debe estar en la parte superior, la disposición del título ( Nombre de los documentos ) debe ser horizontal en el lomo del empaste y la descripción de los años o rango que abarque debe ser impreso de forma vertical. El color de empaste de los libros es café. Los documentos que deben ser empastados, se van archivando en folder AZ o carpeta legajadora, mientras se cumple con la cantidad definida para realizar el empaste o se agota el tiempo establecido en Archivo de Gestión de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, debidamente identificados con rótulos (ver anexo 6.11) 4.8 Las transferencias documentales, sin excepción, deben venir debidamente inventariadas, depuradas, identificadas y por medio de acta de transferencia (en cuanto a éste último requisito, únicamente para la serie Tarjetas Profesionales sin reclamar y para las transferencias procedentes de las distintas áreas de la sede Nacional se autoriza no remitir acta de transferencia, sin embargo si es requisito indispensable para dichas áreas el diligenciamiento del formato único de inventario y de memorando para las tarjetas). Cuando la documentación venga en carpetas, éstas pueden tener máximo 250 folios por unidad, en los casos en que no se requiera foliación por tratarse de documentos con radicado o paginación consecutiva (correspondencia interna, correspondencia externa, peticiones y reclamos y correspondencia recibida), igualmente se debe tener en cuenta éste principio por el volumen sugerido para una buena conservación de documentos en las carpetas. Teniendo presente lo anterior, mínimo se debe contar manualmente la cantidad de folios existente en cada unidad de almacenamiento y reportarlos en el correspondiente inventario y rótulos adheridos. 4.9 Para la programación de actividades y envío oportuno de transferencias, el Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional debe suministrar anualmente un cronograma de las semanas en donde se deben realizar las transferencias documentales; estas serán verificadas en las auditorías Para asegurar la integridad de la información, la documentación a transferir se debe revisar, depurar y archivar, verificando que esté el consecutivo completo, evitando el archivo de copias o duplicados de documentos, así como documentos en papel químico o térmico tipo fax (los cuales puesto que son propensos que se borre su información se

67 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.6/23 deben reemplazar por una fotocopia, la cual se conserva en la carpeta correspondiente y se elimina el fax). Los memorandos internos se archivan en original en la oficina que los emite Las series documentales de correspondencia externa recibida se archivan en forma consecutiva, cuando la comunicación haga parte de un archivo específico, el documento original debe archivarse en este y en los consecutivos se puede archivar copia de la primera hoja del documento o una copia del pantallazo de la radicación, generado por el WF y registrar en el sistema la ubicación del original antes de cerrar el registro en el sistema Work Flow. En los casos que un radicado se haya anulado debe existir la comunicación con el sello de anulado, situación esta que se puede constatar en el sistema WF. Sólo en la oficina del Nacional no se archivan los consecutivos de la correspondencia recibida, se conserva únicamente el libro de correspondencia con las firmas de los asignados para su trámite. En el sistema WF se debe reportar la radicación de respuesta o el sitio de archivo para su trazabilidad La documentación oficial de la Entidad, es decir aquella que conforma las series documentales que se transfieren no puede ser impresa en papel reciclado, para economía de papel se puede imprimir por ambas caras, de ser posible El proceso de foliación debe realizarse teniendo en cuenta que la documentación se encuentre previamente ordenada, de forma lógica y bajo los principios descritos en la Tabla de Retención Documental. Debe realizarse con lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B o también se puede usar bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble en la esquina superior derecha, la numeración debe iniciar en el primer documento y ser consecutiva para cada año, independientemente de cuantas unidades de conservación conformen el tipo de expediente (Proceso Disciplinario, adquisición de inmuebles, contratos, historias laborales, expedientes, etc) Ej. 1ª Carpeta 250 folios: 1 250, 2ª Carpeta 250 folios: Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones, únicamente en el caso de los Procesos Disciplinarios debe generarse constancia justificando errores en la foliación. Todo documento transferido al Archivo central debe estar debidamente inventariado y registrado en el sistema provisto para tal fin, de esta manera se asegura el control y la recuperación efectiva de la documentación. Así mismo será responsabilidad del Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional de registrar la salida, préstamo o eliminación de los documentos almacenados, estos últimos previa aprobación del Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno Se debe garantizar que el archivo de la documentación sea dispuesta de forma lógica para su entendimiento (Ejemplo: El archivo cronológico y numérico de las Resoluciones, debe permitir su lectura de enero a diciembre y no de diciembre a enero, es decir que su orden sea cronológico, numérico ascendente o tipo libro ). Los registros consecutivos son los índices de los diferentes archivos Con el fin de preservar la integridad de la documentación se debe procurar entre otros mecanismos de prevención: no tomar bebidas o comer cerca de los documentos,

68 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.7/23 racionalizar el uso de grapas o clips metálicos, utilizar en carpetas ganchos legajadores plásticos y reemplazar por ellos los metálicos en caso de detectarse, etc Los Expedientes de Matrícula e Inscripción, deben ser organizados en carpetas tipo expediente, foliados utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B o también se puede usar bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble en la parte superior derecha según los grupos establecidos en la Tabla de Retención Documental. Es importante resaltar que los documentos no se deben perforar ni legajar y se debe evitar el uso de cualquier tipo de grapa o material abrasivo o metálico tanto dentro del expediente como en la carpeta. La ordenación interna de los documentos debe respetar el principio de orden original, es decir, que esté de acuerdo con el trámite que dio lugar a su producción. De acuerdo con lo anterior el número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite el cual generalmente corresponde a la fecha más antigua y así sucesivamente (El formato historial por tratarse de una hoja de control no debe foliarse y debe encontrarse al inicio del expediente, Dicho formato debe diligenciarse indicando el número de folios que se ingresan de cada clase de documento y NO una X en su lugar). Los expedientes de Ingenieros, Profesionales Afines y Auxiliares deberán estar conformados y ordenados por los siguientes documentos: Formato Historial de expediente, formulario de trámite diligenciado, fotocopia del diploma autenticado, fotocopia del acta de grado autenticada, fotocopia de la cédula, copia de los actos administrativos tales como: sanciones, levantamiento de sanciones, revocatoria de Matrícula (para profesionales) o de Certificado de Inscripción (para afines y auxiliares), según el caso, constancias de entrega, reporte de corrección de registro de matrícula y controles de lote con Resoluciones aclaratorias en los casos que el control de lote afecte la documentación inicial del expediente (Ejemplo: cambio de nombres o apellidos mediante escritura pública ) Los expedientes de Maestros de Obra deberán estar conformados y ordenados por los siguientes documentos: Formato Historial de expediente, formulario de trámite diligenciado, fotocopia de la cédula, certificado (s) de experiencia con tiempo mayor a 120 meses, copia de la tarjeta profesional del profesional(es) que certifica (n) su experiencia, constancias de entrega y controles de lote con Resoluciones aclaratorias en los casos que el control de lote afecte la documentación inicial del expediente (Ejemplo: cambio de nombres o apellidos mediante escritura pública ) Los expedientes deben archivarse en carpetas legajadoras con celuguía vertical que se identificarán con el número asignado en la Tabla de Retención Documental y el número

69 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.8/23 consecutivo expedido por Sistemas (generado por el programa DEPURA), por estética y facilidad de consulta dentro de los estantes o archivadores se recomienda que las carpetas se organicen intercalando las ventanas de los folder celuguía (superior e inferior). Para profesiones que no son competencia del COPNIA, los expedientes deberán graparse y organizarse de acuerdo con la numeración de archivo definida en la Tabla de Retención Documental para su remisión al Consejo correspondiente. Dichos expedientes se remitirán al COPNIA Nacional, una vez se tengan los convenios con los respectivos Consejos. En la carpeta de dichos expedientes deberá reposar el formato Reporte de préstamo interno o traslado definitivo de expediente generado en el Software Depura (ver anexo 6.9) y el formato de historial de expediente (ver anexo 6.10) Para reconstrucción de expedientes se realizan las siguientes gestiones: Solicitud de información a la universidad (acta de grado) Solicitud de información al titular del expediente para sacar copia del diploma y de la cédula de ciudadanía por cuenta del Consejo o impresión del certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación. Solicitud de información al COPNIA nacional sobre documentos que pueda tener en custodia relativos al expediente como copia de formulario, Actas o Resoluciones. Los expedientes correspondientes al periodo comprendido entre los años 1937 y 1963 serán trasladados como fondo documental acumulado (como estén), por lo tanto no se realizará la actividad de reconstrucción, si no sólo a partir del año Los expedientes de Procesos Disciplinarios se archivarán en carpetas legajadoras de acuerdo con lo dispuesto en el Plan de Calidad de Procesos Disciplinarios, en orden de radicación anual y consecutiva, cada carpeta se debe identificar con el número del proceso y el nombre del investigado, de acuerdo al rótulo de identificación de procesos disciplinarios (ver anexo 6.13). Vencido el plazo establecido en la Tabla de Retención y de acuerdo con el cronograma enviado se debe elaborar un acta de remisión de tales expedientes al archivo central 4.19 En caso de requerirse cambios en alguno de los manuales, trámites o planes de calidad o Tablas de Retención por parte de los usuarios, estos se solicitan por medio del formato GC-fr-01 (Solicitud de Creación, Modificación o Anulación de Documentación) a la Subdirección Administrativa y Financiera, quien presenta dicha solicitud al Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno para su estudio y actualización de los

70 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.9/23 documentos en cuestión posteriormente si el cambio es aceptado se remite a todos los interesados la nueva versión para su aplicación En el caso de requerimiento de una anulación de una radicación, este debe ser comunicado mediante memorando por parte del Director General, Subdirector o Secretario Seccional dependiendo el área donde se haya presentado la situación al área de Gestión de Sistemas para que efectúe el procedimiento de registro de causa de anulación, reportando actividad y finalización anormal del proceso. Para los casos en los que se conservan los consecutivos el físico se archiva con un sello de ANULADO junto con una copia del memorando de solicitud de anulación respectivo 4.21 En los Seccionales en caso de requerirse préstamo o traslado definitivo de un expediente se debe registrar dicha situación en el Programa DEPURA. Se debe imprimir el reporte de préstamo interno o traslado definitivo de expediente (ver anexo 6.9) el cual debe reposar en la carpeta del expediente, excepto para los casos de transferencia documental al archivo central, ya que para estos casos los expedientes son remitidos con su carpeta MANEJO ARCHIVO CENTRAL El Archivo Central es manejado por una empresa especializada en el manejo documental, con quien la Entidad contrata el almacenamiento y custodia de archivo. El Técnico de Archivo y Correspondencia debe tener control y supervisión de: el contrato, el inventario de la documentación que reposa en la empresa contratada, el control sobre las solicitudes de servicio para consulta, destrucción o transferencia, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el contrato de archivo y las políticas internas sobre el tema. Para control del archivo, se cuenta con un inventario el cual relaciona el número de las cajas en forma consecutiva, número de las unidades documentales y su nombre, tipo de unidad, consecutivo (Ej. desde 2000 hasta 2003), observaciones, seccional, área, código de la caja, código del libro; el cual debe estar permanentemente actualizado. El Técnico de Archivo y Correspondencia debe llevar control sobre los préstamos de unidades documentales a los funcionarios del COPNIA y hacer el seguimiento respectivo a su devolución de acuerdo con políticas de Archivo formuladas por el Comité de Gestión de Calidad El procedimiento de eliminación o destrucción de documentos de archivo (exceptuando para copias de documentos oficiales, tal como la correspondencia recibida interna o copias de caja menor) debe ser coordinado con el Técnico de Archivo y Correspondencia de la sede Nacional, quien debe levantar un acta de eliminación documental para aprobación del Comité de Gestión de Calidad, en la que se detalle las unidades a destruir, consignado datos específicos de cada unidad de Conservación, como por ejemplo los siguientes::

71 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.10/23 - Descripción (Nombre que identifica y agrupa la documentación a eliminar) - Fechas extremas (Rango de fechas que abarca la unidad de conservación) - Unidad de Conservación (carpeta, Empastado o documentos sueltos) - Folios (cantidad de folios destruidos) - Responsable de los documentos (funcionario, cargo, seccional ) - Intervinientes (personas que participan directa o indirectamente del proceso) - Fecha de realización de la actividad - Justificación de la eliminación - Medio de destrucción (mecánica o manual) 4.24 Cuando se requiera facilitar a algún ente de control una copia autenticada de un documento que reposa en los archivos del COPNIA, la misma se sella según sea (copia del original o de una copia), con el sello correspondiente (modelo 1 o modelo 2, respectivamente), ver anexo Se realizan extractos de los actos administrativos, firmados por el Director General, la Subdirección Administrativa y Financiera, el Subdirector Jurídico o los Secretarios Seccionales, cuando sean solicitados por los usuarios de la Entidad Las copias presentadas ante el Consejo de documentos originales que requieran ser autenticadas deben sellarse utilizando el modelo 3 del anexo Las Actas del COPNIA cumplen con las siguientes condiciones (ver anexo 6.1) De acuerdo con la norma de Icontec N 3494 las actas se clasifican en registradas, (que es el documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión) y las no registradas (que se constituyen en memoria de reuniones o actos administrativos). Numeradas en forma consecutiva y anualmente por cada uno de los grupos que las genere. En el COPNIA se elaboran con las siguientes características: PRESENTACIÓN: Las actas se presentan en hojas sueltas, se redactan en tiempo pasado, no deben presentar errores ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados. PÁGINA SUBSIGUIENTE: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas (utilizar hojas en blanco). El encabezado se ubica a 2 cm del borde superior, está constituido por el número de Acta, identificación del grupo / actividad y año (Ej. Acta N 10 Consejo (Nacional o Seccional nombre del Seccional) año XXXX), contra el margen izquierdo en letra Arial N 10. El pie de página se ubica a 1 cm del borde inferior, está constituido por el número de página contra el margen derecho, sin preceder de ningún símbolo o abreviatura, en letra Arial N 10. El primer renglón de las páginas subsiguientes se inicia a 1 cm del encabezado. Con el fin de

72 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.11/23 evitar que en la última hoja del acta solo aparezca la firma del Presidente y Secretario, deberá desplazarse el último párrafo o parte de éste a la última hoja, buscando que permanezca la estética en el acta. MARGENES: Superior 3 cm, inferior 2 cm, lateral izquierdo 3 cm, lateral derecho 2 cm. El encabezado de la página subsiguiente a 2 cm. TÍTULO: Inicializar en mayúscula, negrilla y centrado la frase República de Colombia (únicamente para las actas registradas), a dos interlíneas se debe colocar el nombre del grupo que se reúne o el propósito de la reunión (Ej. Consejo Nacional, Consejo Seccional, Comité de Gestión de Calidad, transferencia documental, etc.), carácter de la reunión ya sea ordinario o extraordinario (únicamente para las actas registradas), centrado en mayúscula sostenida y negrilla. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO Y NÚMERO: Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, en negrilla, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda. FECHA: Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas de la denominación del documento se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida, negrilla y seguida de dos puntos (:), al frente se anota la ciudad o el lugar donde se ha realizado la reunión y la fecha completa día, mes y año separados por coma (,). HORA: Contra el margen izquierdo a dos interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida, negrilla, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio de la reunión. ASISTENTES: Contra el margen izquierdo a dos interlíneas de la hora se escribe la palabra ASISTENTES en mayúscula sostenida, en negrilla y seguida de dos puntos (:) al frente se escribe la relación de los nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla, describiendo el grupo de asistentes (Consejeros, Funcionarios etc). El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separará del nombre con coma (,) y se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, se relacionarán en orden alfabético por apellido. INVITADOS: A continuación de la lista de asistentes a dos interlíneas del último nombre se anota al margen izquierdo la palabra INVITADOS, si los hubo, en mayúscula sostenida, y negrilla, seguida de dos puntos (:). Los nombres se escriben con Mayúscula inicial, a interlínea sencilla (si no se presentan invitados puede obviarse esta parte). AUSENTES: A continuación de la lista de asistentes o invitados según el caso a dos interlíneas del último nombre se anota al margen izquierdo la palabra AUSENTES, si los hubo, en mayúscula sostenida, negrilla, seguida de dos puntos (:). Los nombres se

73 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.12/23 escriben con Mayúscula inicial, a interlínea sencilla. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no (si no se presentan ausencias puede obviarse esta parte). ORDEN DEL DÍA: Contra el margen izquierdo, a tres interlineas del último nombre y con mayúscula sostenida, y negrilla, se escribe la frase ORDEN DEL DÍA seguida de dos puntos (:), a dos interlíneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos. Si el tema requiere de dos o más renglones,el segundo y subsiguiente se escriben contra el margen izquierdo a interlineación sencilla. DESARROLLO: Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último tema y con mayúscula sostenida y negrilla se escribe la palabra DESARROLLO, seguida por dos puntos (:), a dos interlíneas de este enunciado y contra el margen izquierdo y siguiendo el orden del día se inicia el primer tema identificándolo con número arábigo, mayúscula sostenida y en negrilla. A dos interlíneas del título del tema se inícia el desarrollo del tema correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos. Los subtemas, si los hay, deben numerarse teniendo en cuenta la identificación del tema; Ejemplo 3, subtema 3.1, 3.2 etc. TEMAS: Verificación del quórum, consideración del orden del día, consideración del proyecto de acta, temas específicos de la reunión etc. CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión, se escribirá la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida, y negrilla, seguida de punto (.), a tres interlíneas del último renglón del texto. A continuación se anota la fecha y la hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede se indicará el lugar. Ejemplo: CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizará en la oficina del Secretario de Educación de Santander el 17 de abril de 2004, a partir de las 09:00 horas. FIRMA NOMBRE Y CARGO: En el caso de actas registradas, se escribirá el nombre de la persona que de acuerdo con la normatividad debe presidir la reunión, así como la persona que actuó como secretario de la misma (actas de los Consejos). En caso de actas no registradas, es preciso que quede constancia del nombre de quien presidió la sesión y quien actuó como secretario. Todas las actas independientemente de su clase deben tener la rúbrica en la parte inferior izquierda de las hojas que conforman el acta por la persona que preside la reunión y de la que haga las veces de secretario. El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a seis renglones a partir de la última línea del acta. El cargo se anotará con interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y centrado en negrilla. Cada

74 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.13/23 hoja del acta debe inicializarse manualmente en el ángulo inferior derecho por quien proyectó el acta. ANEXOS: Cuando en una reunión se presenten documentos que sustentan una información, éstos deben relacionarse en la parte final de las actas debidamente enumeradas. En caso que por su volumen no se puedan anexar, deberá detallarse e informar sobre su ubicación física en el archivo de la Entidad. IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR: A dos interlineas del último renglón escrito se anota el apellido con mayúscula inicial de la persona que transcribió el documento, utilizar letra Arial N 10. ASPECTOS GENERALES: Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y harán énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotarán las discrepancias. Se indicará el nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hará con su nombre completo. Cuando haya lugar a votaciones, se indicará el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco, En caso de nombramientos, se registrarán los resultados y los nombres completos de los elegidos. El cuerpo del acta especialmente para aquellas no registradas puede contener más o menos campos de los anteriormente enunciados (Ej. Compromisos, Observaciones presentadas, etc.), sin embargo en todo caso debe procurarse conservar la estructura establecida (Ver anexos 6.1 A y B) Las Resoluciones del COPNIA cumplen con las siguientes condiciones: (ver anexo 6.2) Las Resoluciones que se expidan a excepción de las tramitadas para comisiones de servicios (Ej. vacaciones, Matrículas, Certificados de Inscripción profesional, fallos, permisos extranjeros etc) deben tener la misma estructura. Es decir encabezado, epígrafe, considerandos (si se requiere), resuelve, comuníquese, notifíquese, publíquese y cúmplase(según el caso) y la firma del Presidente del Consejo que la expide. Deben numerarse en forma consecutiva y anualmente por cada uno de los Consejos que las genere. Toda Resolución debe elaborarse con las siguientes características:

75 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.14/23 PRESENTACIÓN: Las Resoluciones se presentan en hojas blancas sueltas sin membrete, se redactan en tiempo presente, no deben presentar errores ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación del original y las copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados y en letra Arial N 10. PAGINAS SUBSIGUIENTES: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas. Contra el margen izquierdo en letra Arial N 8, el encabezado a 2 cm del borde superior, enunciando: Resolución N, Consejo (Nacional o Seccional nombre del Seccional), año 20 (únicamente las resoluciones de fallo o sanción pueden adicionar información en el encabezado); y en el pie de página a 1 cm del borde inferior en letra Arial N 8, el número de página contra el margen derecho, sin preceder de ningún símbolo o abreviatura. El primer renglón de las páginas subsiguientes se inicia a 1 cm del encabezado. Con el fin de evitar que en la última hoja de la Resolución solo aparezca la firma del Presidente, deberá desplazarse el último párrafo o parte de éste a la última hoja, buscando que haya una conti nuidad entre lo que se está resolviendo y la firma. MARGENES: Superior 3 cm, inferior 2 cm, lateral izquierdo 3 cm, lateral derecho 2 cm. El encabezado de la página subsiguiente a 2 cm. ENCABEZADO: TÍTULO: Inicializar en mayúscula sostenida, negrilla y centrado la frase: República de Colombia, a dos interlíneas el nombre del Consejo que la expide, según modelo aprobado para el Consejo Nacional y los Consejos Seccionales (anexos). DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO Y NÚMERO: Después del título a tres interlíneas se ubica la palabra: Resolución, en mayúscula sostenida, en negrilla, centrada y a continuación el número consecutivo que le corresponda. FECHA: Debajo de la denominación del documento y número a un espacio se escribe la fecha completa día, mes y año. EPÍGRAFE: Centrado en negrilla inicia con la siguiente frase: Por medio de la cual se (otorgan permisos extranjeros, Certificados de Inscripción profesional, Matrículas; se aprueban prórrogas, se confirman Resoluciones, se conceden vacaciones, se hace un nombramiento o un encargo etc), la frase resume el objeto de la Resolución. A renglón seguido al margen se señalan las razones legales que sustentan las competencias de la decisión (quien la expide y facultades legales). A dos espacios se inicia el considerando. CONSIDERANDO: Cuando sea del caso se escribe la palabra: Considerando en mayúscula sostenida, negrilla y centrada, a dos espacios y al margen se inicia enumerando y con la palabra: Que... la redacción de los considerandos para darle

76 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.15/23 soporte al acto administrativo que se va a suscribir. A dos espacios se inicia el resuelve. RESUELVE: Inicia con la palabra: Resuelve: en mayúscula sostenida, en negrilla y centrada. En esta parte de la Resolución se relacionan los artículos que describen las decisiones adoptadas (confirmarse, otorgarse, concédese, etc) según sea el caso. Se escribe la palabra Artículo Primero en mayúscula sostenida y negrilla y así sucesivamente. El último artículo de la Resolución hace referencia a su vigencia. EJECUTORIEDAD DEL ACTO ADMINISTRATIVO: A dos espacios del último artículo según el caso se escriben las siguientes palabras; notifíquese, comuníquese, cúmplase, publíquese dependiendo de lo que se pretenda con la actuación, estas palabras se escriben centradas, en mayúsculas sostenidas y en negrilla. A dos espacios del campo anterior al margen de la Resolución se escribe la ciudad y fecha en letras y números de expedición. Posteriormente y a dos espacios centrado el nombre del Presidente del Consejo en mayúscula sostenida y negrilla y a un espacio mayúscula inicial y negrilla, presidente. Toda Resolución debe estar inicializada por el funcionario que la proyectó, en el ángulo inferior derecho de cada hoja. IDENTIFICACION DEL TRANSCRIPTOR: A dos interlineas del último renglón escrito se anota el apellido en mayúscula inicial de la persona que transcribió la Resolución, utilizar letra Arial N Las certificaciones de acuerdo con su tipo se elaboran según las siguientes condiciones: (ver anexo 6.3) Las certificaciones del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería podrán ser suscritas por el Director General, el Subdirector Administrativo y Financiero, el Subdirector Jurídico, los Secretarios Seccionales o quien haga sus veces PRESENTACIÓN: Las certificaciones se redactan en tiempo presente, no deben presentar errores ortográficos, gramaticales, de identificación institucional ni de puntuación. La presentación del original debe ser impecable sin borrones ni repisados y en letra Arial N 12. Los certificados de vigencia y de conducta se imprimen en papel de seguridad con número de certificado y código de verificación y en letra Maiandra, las demás se imprimen en hojas membrete con tipo de letra Arial 12. MÁRGENES: Para certificaciones tamaño carta las márgenes a considerar son: Superior 5 cm, inferior 3 cm, lateral izquierdo 3 cm, lateral derecho 2 cm.

77 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.16/23 ENCABEZADO: TÍTULO: Inicializar en mayúscula sostenida, negrilla y centrado la frase República de Colombia, a dos interlíneas el nombre del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería. Después del título a tres interlíneas se escribe El Director General o La Subdirectora Administrativa y Financiera o El Subdirector Jurídico o El Secretario Seccional en mayúscula sostenida y centrada y a tres interlineas centrado en mayúscula sostenida y negrilla la palabra Certifica: TEXTO: El texto base aprobado en el Plan de calidad de trámite de certificados no puede modificarse sin la autorización del Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno a excepción de los campos variables correspondientes al profesional: nombre, identificación, profesión, Matricula o Certificado y su número; nombre del Seccional y su Resolución, Resolución nacional y la fecha de expedición FIRMA: A cuatro interlineas centrado en mayúscula sostenida y negrilla se escribe el nombre del Director General, Subdirector Administrativo y Financiero, Subdirector Jurídico o Secretario Seccional o quien haga sus veces. PIE DE PÁGINA: Al final del Certificado debe imprimirse la dirección, los teléfonos, la página Web y el del Consejo Nacional o Seccional que certifica, en letra maiandra No. 10 para los Certificados de Vigencia y arial No. 12 para las demás. Para los certificados de vigencia o de conducta: Firma del titular. Contra el margen derecho se escribe el texto Firma del titular (*) a cinco interlíneas de la firma. A dos interlíneas contra el margen izquierdo el texto: (*) Con el fin de verificar que el titular autoriza su participación en procesos estatales de selección de contratistas. La falta de firma del titular no invalida el certificado,. A dos interlineas se registra la siguiente leyenda El presente es un documento público expedido electrónicamente con firma mecánica (Artículo 12, Decreto 2150 de 1995) y con firma digital que garantiza su plena validez jurídica y probatoria según lo establecido en la Ley 527 de luego a dos interlineas más se informan los datos para verificación del certificado. (todo el texto en letra maiandra Nó. 8). Las certificaciones media carta (permisos temporales) deben cumplir con las siguientes condiciones, según modelo de anexo 6.4 Márgenes: Superior 1 cm, Inferior 1 cm, Derecho 3 cms e Izquierdo 3 cms. Tipo de letra: Título: REPUBLICA DE COLOMBIA. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA: Arial 12

78 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.17/23 Texto: Permiso temporal para ejercer sin :Arial 11 Contenido: Arial 11 y maiandra 11 para los datos del usuario Las constancias cumplen con las siguientes condiciones: (ver anexos 6.5.a, 6.5.b y 6.5.c) Las constancias del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería son expedidas en papel membreteado por el Director General, la Subdirectora Administrativa y Financiera, el Subdirector Jurídico o por Profesionales de Gestión (debidamente autorizados) y las de los Consejos Seccionales por los Secretarios Seccionales. PRESENTACIÓN: Las constancias se redactan en tiempo presente, no deben presentar errores ortográficos, gramaticales, de identificación institucional ni de puntuación. La presentación del original debe ser impecable sin borrones ni repisados y en letra Arial N 12. MÁRGENES: Superior 5 cm, inferior 3 cm, lateral izquierdo 3 cm, lateral derecho 2 cm. ENCABEZADO: TÍTULO: En mayúscula sostenida se coloca El Director General, La Subdirectora Administrativa y Financiera, El Subdirector Jurídico, El Profesional de Gestión o El Secretario Seccional (según sea el caso). A tres interlineas centrado en mayúscula sostenida y negrilla las palabras HACE CONSTAR : TEXTO: El texto base aprobado para los diferentes tipos de constancias en los procedimientos que los generan no pueden modificarse sin la autorización del Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno. Dependiendo del tipo de constancia existirán campos variables así: - Trámite de reposición de Tarjeta: Los correspondientes al profesional: nombre, identificación, profesión, universidad o entidad educativa que otorgó el título y la fecha de expedición (ver anexo 6.5.c). - Trámite de Matrícula o Certificado de Inscripción: Los correspondientes al profesional: nombre, identificación, profesión y universidad o entidad educativa que otorgó el título, para expedirlas hay que verificar en los listados de la entidad educativa que otorgó el título (ver anexo 6.5.b). - Constancias Laborales: Los correspondientes al nombre, identificación, cargo, vinculación, salario y fecha de expedición.

79 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.18/23 - Otras que se elaborarán de acuerdo con el caso respectivo. PAGINAS SUBSIGUIENTES: La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas. Contra el margen izquierdo en letra Arial N 10, el encabezado a 2 cm del borde superior, enunciando: Tipo de constancia, Consejo (Nacional o Seccional nombre del Seccional), año 20XX _y el numero de pagina. El primer renglón de las páginas subsiguientes se inicia a 1 cm del encabezado. Si es necesario y con el fin de evitar que en la última hoja de la constancia solo aparezca la firma del suscriptor, deberá desplazarse el último párrafo o parte de éste a la última hoja, buscando que haya una continuidad entre el contenido y la firma FIRMA: A cuatro interlineas centrado en mayúscula sostenida y negrilla se escribe el nombre del suscriptor (Director General, Subdirectora Administrativa y Financiera, Subdirector Jurídico, Profesional de Gestión o Secretario Seccional, según sea el caso). IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR: A dos interlineas del último renglón escrito se anota con mayúscula inicial el apellido de la persona responsable del contenido de la constancia en letra Arial N Las notificaciones cumplen con las siguientes condiciones: (ver anexo 6.6) Las notificaciones del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería las suscriben El Director General, la Subdirectora Administrativa o el Subdirector Jurídico (según el caso) y las de los Consejos Seccionales serán los Secretarios Seccionales.. PRESENTACIÓN: Las notificaciones se redactan en tiempo presente, no deben presentar errores ortográficos, gramaticales, de identificación institucional ni de puntuación. La presentación del original debe ser en papel blanco con la imagen institucional vigente, debe ser impecable, sin borrones ni repisados y en letra Arial N 12. En el manual de procesos disciplinarios se encuentran los modelos para notificaciones por edicto y personal. MÁRGENES: Superior 5 cm, inferior 3 cm, lateral izquierdo 3 cm, lateral derecho 2 cm. ENCABEZADO: TÍTULO: Inicializar en mayúscula sostenida, negrilla y centrado el nombre del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería COPNIA o Consejo Profesional Nacional de Ingeniería Seccional (nombre del seccional que expide la notificación).

80 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.19/23 Después del título a tres interlineas centrado en mayúscula sostenida y negrilla se escribe notificación. TEXTO: El texto debe contener ciudad, fecha y hora, nombre de quien comparece e identificación del acto que se notifica. NOTIFICADO: A tres interlineas del texto al margen en mayúscula inicial se escribe el texto EL NOTIFICADO, y a tres interlineas de ésta centrado, en mayúscula sostenida en negrilla el nombre del notificado con su identificación. NOTIFICADOR: A tres interlineas del notificado al margen con mayúscula inicial se escribe el texto EL NOTIFICADOR, y a tres interlíneas de éste centrado en mayúscula sostenida y negrilla se escribe el nombre del Secretario General o Director Jurídico o Secretario Seccional dependiendo de quien efectúe la notificación con su cargo. IDENTIFICACION DEL TRANSCRIPTOR: A dos interlineas del último renglón escrito se anota con mayúscula inicial el apellido de la persona responsable del contenido base de la notificación en letra Arial N Los edictos cumplen con las siguientes condiciones: (Ver anexo 6.7) Los Edictos emplazatorios que el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería y sus Seccionales expidan serán radicados como correspondencia enviada y se deben publicar en la página web. PRESENTACIÓN: En hoja blanca, se redactan en tiempo presente, no deben presentar errores ortográficos, gramaticales, de identificación institucional ni de puntuación. Deben expedirse en original y copia su presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados y en letra Arial N 12. El original se fija, una vez se desfije se archiva en el expediente, la copia forma parte de la correspondencia enviada del Consejo que lo expida. MÁRGENES: Para edictos las márgenes a considerar son: Superior 5 cm, inferior 3 cm, lateral izquierdo 3 cm, lateral derecho 2 cm. ENCABEZADO: TÍTULO: Edicto emplazatorio en mayúscula sostenida negrilla, a dos interlineas centrado en mayúscula sostenida y negrilla EL DIRECTOR GENERAL, LA SUBDIRECTORA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, EL SUBDIRECTOR JURIDICO o EL SECRETARIO SECCIONAL y a tres interlíneas, centrado en mayúscula sostenida y negrilla la frase CITA Y EMPLAZA.

81 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.20/23 TEXTO: El texto base aprobado en este manual no puede modificarse sin la autorización del Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno a excepción de los campos variables correspondientes al profesional: nombre, identificación, profesión, Matricula o certificado y su número, auto o Resolución de fecha No. del Proceso. FECHA: Fecha de fijación FIRMA: A cuatro interlineas centrado en mayúscula sostenida y negrilla se escribe el nombre del suscriptor a tres interlíneas. DESFIJACIÓN: Hoy (fecha) a las 5:30 p.m. FIRMA: A tres interlineas centrado en mayúscula sostenida y negrilla nombre del Secretario Seccional. IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR: A dos interlineas del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial del apellido de la persona responsable del contenido base del edicto en letra Arial N 8. PÁGINA SUBSIGUIENTE: Con papelería impresa de subsiguiente, la calidad el color y el tamaño del papel deberán ser los mismos en todas las hojas, el encabezado se ubicará a 2 cms. del borde superior de la hoja. Está constituido por el código de la dependencia y el número consecutivo de radicación de la comunicación, contra el margen izquierdo en letra Arial N. 10 y el número de la página contra el margen derecho. El primer renglón de la página subsiguiente se inicia a 3 cms del borde superior de la hoja. Con el fin de evitar que en la última hoja del edicto solo aparezca la firma, deberá desplazar el último párrafo o parte de este a la última hoja, buscando que permanezca la estética de la comunicación. 5 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD No. 1 Nombre de la actividad Inicio del Procedimiento 2 Generar Registro Descripción Genera registro de acuerdo con formatos o modelos establecidos por la Entidad y clasifica de acuerdo con la Tabla de Retención Documental. Responsable Funcionarios responsables definidos en procedimientos del COPNIA 3 Archivar Archiva registro organizado de forma ascendente (tipo Responsable de

82 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.21/23 No. 4 Nombre de la actividad Transferir los documentos del archivo de gestión al archivo central (Opcional, solo para archivo que tiene este paso) Descripción libro) y custodia según Tabla de Retención Documental en el medio de almacenamiento y bajo el parámetro de indicador de búsqueda definido en la Tabla de Retención Documental, por el tiempo establecido en la misma. Para identificación de folders Az y carpetas legajadoras ver anexo 6.11, los expedientes de procesos disciplinarios se identifican según lo establecido en el anexo Etapa 1: La documentación del archivo de gestión que pasa al archivo central, debe remitirse al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional, debidamente identificada según modelos (ver anexos 6.11, 6.12 y 6.13, haciendo uso del formato único de inventario y transferencia de documentos (ver anexo 6.15) Las transferencias deben efectuarse en las fechas programadas. Etapa 2: Se actualiza inventario, siguiendo consecutivo y genera, imprime y pega sticker del Copnia en cada unidad documental con su código de barras, al igual que el de las cajas, cuyo código está conformado por sección, área y No. Consecutivo. Realiza el proceso de trasferencia según procedimientos acordados con la empresa contratada. Responsable recolección según Tabla de Retención Documental Etapa 1: Responsable del área (Director General, Subdirector Administrativo y Financiero, Subdirector Jurídico, Profesionales de Gestión y Secretarios Seccionales) Etapa 2: Técnico de Archivo y Correspondencia COPNIA Nacional 5 Disponer del archivo Si la disposición final es eliminación, una vez cumplido el tiempo de archivo, se elabora acta de destrucción para aprobación del Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno y se remite al Técnico de Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional, junto con los soportes. Si la disposición final es Conservación total en archivo de gestión o central, se conserva de manera permanente conforme lo establecido en la Tabla de Retención Documental. Si la disposición final es conservación total en Archivo General de la Nación, una vez cumplido el tiempo de archivo de Gestión y Central se envía al Archivo General de la Nación mediante acta firmada por los miembros del Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno. Responsable de la conservación. Responsable según Tabla de Retención Documental. Técnico de Archivo y Correspondencia y Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno 6 Consultar Para Archivo de Gestión: Si la documentación por razones de trabajo, requiere ser Responsable de recolección según

83 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.22/23 No. Nombre de la actividad Descripción consultada por una persona diferente del área de generación, ésta debe ser autorizada por el Responsable del archivo de la documentación y después de su consulta debe ser entregada en las mismas condiciones en las que las recibió. Para Archivo de Gestión (bajo custodia del Técnico de Archivo y Correspondencia en el COPNIA Nacional y en el Seccional Cundinamarca, del Auxiliar de Archivo en los Seccionales que tengan este cargo y los Secretarios Seccionales en los demás): La consulta de estos archivos se solicita al responsable de la custodia, quien lleva supervisión del préstamo mediante los formatos GD-fr-02 y GD-fr-03, este último se destruye una vez devuelto el o los documentos prestados (ver anexo 6.8). Para archivo Central: Se identifica ubicación de la documentación en el archivo central, se define el tipo de consulta requerida (en las instalaciones del archivo o solicitud de caja). Si la(s) caja (s) de archivo fueron recibidas en el COPNIA, una vez consultada(s) deben retornarse a la empresa que presta el servicio, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el contrato. Responsable Tabla de Retención Documental (Para Archivo de Gestión) Técnico de Archivo y Correspondencia (Para Archivo Central y Archivo de Gestión del COPNIA bajo su custodia) 7 Fin del Procedimiento Nota: El tiempo máximo de préstamo para consulta es de 15 días prorrogables según la necesidad de consulta. 6. ANEXOS 6.1a Modelo de Acta 6.1b Modelo de Acta 6.2 Modelo de Resolución 6.3 Modelo de Certificación 6.4 Modelo certificación media carta (permiso temporal) 6.5.a Modelo de Constancia 6.5.b Modelo de constancia de trámite de reposición de tarjeta 6.5.c Modelo de trámite de Matrícula Profesional 6.6 Modelo de Notificación 6.7 Modelo de Edicto 6.8 Registro de préstamo de documentos (GD-fr-02, GD-fr-03) 6.9 Reporte de préstamo interno o traslado definitivo (GD-fr-04) 6.10 Formato historial de expediente (GD-fr-05)

84 CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO GD-pr-02 Vigente a partir de Septiembre de a. Actualización Pág.23/ Modelo y tamaño de rótulos de identificación 6.12 Modelo y tamaño de rótulo de identificación de quejas para archivo Modelo y tamaño de rótulo de identificación de expediente de Procesos Disciplinarios 6.14 Modelo de sellos de autenticación 6.15 Formato único de inventario y transferencia de documentos (GD-fr-06) 6.16 Formato de la Tabla de Retención Documental (GD-fr-07) 7. CONTROL DE CAMBIOS No. Fecha Descripción del cambio o modificación 1 Mar/03 Emisión como Manual de Correspondencia y Archivo 2 Sep/04 Actualización Se separa del Manual de Correspondencia y Archivo, lo relacionado con registros y archivo. Se ajusta a las exigencias del Sistema de Calidad y Control Interno. Se ajusta al formato de procedimientos. 3 Dic/08 Se incluye rótulo de identificación de folders Az, carpetas legajadoras y expedientes de quejas y de procesos disciplinarios, el formato de préstamo de documentos y los sellos de autenticación. Se suprime de los certificados, las constancias y el edicto el término El suscrito. Se establece como color de empaste de los libros el café a partir de la fecha. Se imprime procedimiento junto con sus anexos con el logotipo adoptado en el Consejo Nacional de Diciembre 16 de 2008 y el cual rige a partir de Enero 1 de Abr./10 Se actualiza según disposiciones del Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno, según Acta : Se incorpora Resolución 1187 de 26/10/2009. Se establece como destino de archivo de comunicaciones externas originales, el archivo específico del tema, cuando este exista, y en el consecutivo se conservará una impresión del pantallazo de la radicación en el sistema WF.Se autoriza la impresión por cara y cara de las hojas. Se incluyó el formato único de inventario, formato este para diligenciar en los casos de transferencia. Se codificó el formato de Tabla de Retención Documental. Se incluyeron los modelos de constancia, generados por el sistema Work Flow, para trámite de Matrícula Profesional o Certificado de Inscripción Profesional y para el trámite de reposición de tarjeta. 5 Sept./12 Se actualizan los procedimientos de acuerdo con los cambios orgánicos y estructurales. DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNANDEZ Profesional de Gestión Administrativa ACTUALIZÓ LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera REVISÓ Y APROBÓ

85 ANEXO 6.1 GD-pr-02 REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA REUNIÓN ORDINARIA ACTA No FECHA: Bogotá, D.C., 21 de agosto de 2009 HORA : ASISTENTES: 12:30 P.M. Consejeros Hernando Monroy Valencia, Presidente Blanca Isabel Puentes de Muñoz, Vicepresidente Jaime Salazar Contreras, Decano de la Facultad de Ingeniería de la Universidad Nacional de Colombia. Rafael Pérez Carmona, Representante de las Universidades Privadas. Funcionarios Luz Sofía Aguirre Hernández, Secretaria General José Olegario Nemeth Esquinas, Asesor Jurídico INVITADOS: AUSENTES Eduardo Uribe, Asesor de Sistemas Alfonso Orduz Duarte, Presidente de la Sociedad Colombiana de Ingenieros. ORDEN DEL DÍA 1. Verificación del quórum. 2. Consideración del orden del día. 3. Consideración proyecto de Acta No. 07 del año Informe del Presidente. 5. Procesos disciplinarios. 6. Permisos a extranjeros. 7. Confirmación Resoluciones de expedición de Matrículas Profesionales de Ingenieros, verificadas entre el 17 de julio y el 21 de agosto del año Estados Financieros del primer semestre año 2009 del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería y sus Profesiones Auxiliares. 9. Correspondencia y varios.

86 Acta No. 8 Consejo Nacional año 2009 DESARROLLO: 1. VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM Los Consejeros presentes conforman el quórum reglamentario para deliberar y decidir. El Ingeniero Alfonso Orduz se disculpo oportunamente de su asistencia. 2. CONSIDERACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA El orden del día puesto a consideración de los Consejeros es aprobado. 3. CONSIDERACIÓN PROYECTO DE ACTA No. 07 de Leída y corregida el Acta No. 07 de 2009, es aprobada por el Consejo. 4. INFORME DEL PRESIDENTE 4.1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 4.1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX 4.2 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 5. PROCESOS DISCIPLINARIOS 6. PERMISOS A EXTRANJEROS 7. CONFIRMACIÓN DE RESOLUCIONES DE EXPEDICIÓN DE MATRÍCULAS DE INGENIEROS, VERIFICADAS ENTRE EL 17 DE JULIO Y EL 21 DE AGOSTO DE ESTADOS FINANCIEROS DEL PRIMER SEMESTRE, AÑO 2009, DEL CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA Y SUS PROFESIONES AUXILIARES. 9. CORRESPONDENCIA Y VARIOS XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 2

87 Acta No. 8 Consejo Nacional año 2009 CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará el 15 de diciembre de 2009, a partir de las 09:00 horas. HERNANDO MONRROY VALENCIA Presidente LUZ SOFÍA AGUIRRE HERNÁNDEZ Secretaria General ANEXOS: 1. Resoluciones 3480,3482,3483,3484,3485,3488,3489,3490,3496,3497,3498,3499,3501,3502,3504, 3505,3506,3507,3508,3509,3510,3511,3515,3513 (archivadas en el consecutivo del COPNIA). 2. Comunicado de prensa de la Corte Constitucional del 5 de agosto de expediente op Balance primer semestre año Estado Comparativo de la Actividad Financiera, Económica y Social del Primer Semestre del año 2009 del COPNIA. 5. Informe de Ejecución Presupuestal de gastos a junio 30 de Velásquez 3

88 ANEXO 6.1 B REPÙBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA REUNION DE SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ACTA No. XX-AAAA DEPENDENCIA: FECHA ASISTENTES LUGAR HORA TEMAS TRATADOS CONCLUSIONES 1

89 Acta No. XX Reunión de Subdirección Administrativa y Financiera año 2012 DEPENDENCIA: LUGAR FECHA HORA COMPROMISOS RESPONSABLES FECHA NOMBRE DEL FUNCIONARIO QUE PRESIDE LA REUNION CARGO NOMBRE DEL FUNCIONARIO QUE HACE EL ACTA CARGO 2

90 ANEXO 6.2 GD-pr-02 REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA SECCIONAL RESOLUCIÓN N <Día en números> de <mes en letras> de <año en números> Epígrafe Por la cual se (otorgan Permisos Extranjeros, Certificados de Inscripción Profesional (Profesionales Afines o Técnicos y Tecnólogos), Matriculas; se aprueban prórrogas, se confirman Resoluciones, se conceden vacaciones, se hace un nombramiento o un encargo etc. Objeto de la Resolución). El Consejo o el Presidente del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería o el Presidente del Seccional que la expide. Las razones legales que sustentan la competencia de la decisión ejemplo: Resolución 3527 de 2002, Ley 842 de CONSIDERANDO 1. Que xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. 2. Que xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. 3. Que x xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. (Los considerandos dan soporte al acto administrativo que se va a suscribir) RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. ARTÍCULO SEGUNDO: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. ARTÍCULO TERCERO: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. ARTÍCULO CUARTO: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Se relacionan los artículos que describen y relacionan las actuaciones adoptadas etc. El último artículo hace referencia a su vigencia. COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dependiendo de lo que se pretenda también puede incluirse notifíquese. Dada en Bogotá D.C., a los <días en letras> (<día en números>) días del mes de <mes> del año <año en letras> (<año en números>). NOMBRE DEL PRESIDENTE DEL CONSEJO Presidente Apellido

91 Anexo 6.3 GD-pr-02 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX

92 ANEXO 6.4 GD-pr-02 REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA COPNIA Permiso Temporal para ejercer sin Matrícula Profesional en el país, de acuerdo con la Ley 842 de Octubre 09 de NOMBRE PROFESIÓN NACIONALIDAD UNIVERSIDAD EMPRESA ENITH ALVARADO GUEDEZ Pasaporte Nº. D INGENIERA EN INFORMÁTICA VENEZOLANA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" BEST PRACTICES EXPERTS S.A. RESOLUCIÓN NACIONAL No. 285 del Lunes 14 de Abril de 2008 VIGENCIA Hasta el Lunes 13 de Abril de 2009 HERNANDO MONROY VALENCIA PRESIDENTE

93 ANEXO 6.5.a GD-pr-02 LA O EL <CARGO> (según el caso) HACE CONSTAR: Que (nombre del profesional en mayúscula sostenida) con cedula de ciudadanía N (número de la cedula) figura (matriculado o inscrito según sea ingeniero o profesional afín o auxiliar) como (profesión en mayúscula sostenida) bajo el N (número de la matricula o certificado de inscripción profesional), según Resolución Seccional N (número de la resolución) de (fecha de expedición), expedida por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería Seccional (nombre del seccional en mayúscula sostenida)con base en el titulo conferido por la (nombre de la universidad o entidad tecnológica que concedió el titulo, en mayúscula sostenida). La Resolución anteriormente mencionada fue confirmada por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, mediante Resolución Nacional N (número y fecha de la Resolución nacional). En cumplimiento de la Ley 842 del 9 de octubre de 2003, ha solicitado su Tarjeta de Matricula Profesional la cual se encuentra en trámite en el COPNIA La presente constancia tiene una vigencia de un (1) mes y se expide a solicitud del interesado en (ciudad y fecha de expedición en número y letra). NOMBRE DE QUIEN HACE CONSTAR Apellido CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

94

95 Anexo 6.5 C GD-pr-02 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XX

96 Anexo 6.6 A NOTIFICACIÓN POR AVISO FALLO DE PRIMERA INSTANCIA Bogotá, D.C., 02 de julio de 2012 Al Señor (a): XXXXX XXXXX XXXX Dirección física o fax o correo electrónico ( ) Ciudad. El Secretario Seccional HACE SABER: Que por medio del presente aviso se le notifica el contenido de la Resolución No. xxxxxx de fecha xxxxxx, proferida por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, Seccional xxxxxx. Se adjunta copia del acto administrativo en xxxxxx folios. Contra dicha decisión procede el recurso de apelación ante la Junta Nacional del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, COPNIA, que deberá ser interpuesto en este despacho dentro de los 10 días contados a partir del día siguiente en que se entiende surtida la presente notificación por aviso, es decir, al finalizar el día siguiente al de la entrega de este aviso en el lugar de destino, de conformidad con lo establecido en el artículo 69 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA). Firma. Nombre. xxxxxxxx CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

97 Anexo 6.6 B NOTIFICACIÓN POR AVISO FALLO DE SEGUNDA INSTANCIA Bogotá, D.C., 02 de julio de 2012 Al Señor (a): XXXXX XXXXX XXXX Dirección física o fax o correo electrónico ( ) Ciudad. El Secretario Seccional HACE SABER: Que por medio del presente aviso se le notifica el contenido de la Resolución No. xxxxxx de fecha xxxxxx, proferida por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, COPNIA. Se adjunta copia del acto administrativo en xxxxxx folios. Contra dicha decisión no procede recurso alguno. La presente notificación por aviso se entiende surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega de este aviso en el lugar de destino, de conformidad con lo establecido en el artículo 69 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA). Firma. Nombre. xxxxxxx CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C.

98 Anexo 6.6 C NOTIFICACIÓN POR AVISO FALLO DE SEGUNDA INSTANCIA (Cuando se desconoce la dirección) 1 Bogotá, D.C., 02 de julio de 2012 Al Señor (a): XXXXX XXXXX XXXX El Secretario Seccional HACE SABER: Que por medio del presente aviso se le notifica el contenido de la Resolución No. xxxxxx de fecha xxxxxx, proferida por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, COPNIA. Se adjunta copia del acto administrativo en xxxxxx folios. Contra dicha decisión no procede recurso alguno. El presente aviso se publica en la página web: y en un lugar de acceso al público de la Secretaría Seccional por el término de cinco (5) días. La presente notificación por aviso se entiende surtida al finalizar el día siguiente al del retiro del aviso de los sitios mencionados, de conformidad con lo establecido en el artículo 69 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA). xxxxxx Firma. Nombre. CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 1 Nota indicativa. Se debe eliminar al elaborar el aviso correspondiente. En todo caso, creemos que este no se usaría, pues desde el pliego de cargos, se debe tener identificado al apoderado que se notifica.

99 Anexo 6.6 D Bogotá, D.C., 02 de julio de 2012 NOTIFICACIÓN POR AVISO FALLO DE PRIMERA INSTANCIA (Cuando se desconoce la dirección) 2 Al Señor (a): XXXXX XXXXX XXXX El Secretario Seccional HACE SABER: Que por medio del presente aviso se le notifica el contenido de la Resolución No. xxxxxx de fecha xxxxxx, proferida por el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, Seccional xxxxxx. Se adjunta copia del acto administrativo en xxxxxx folios. El presente aviso se publica en la página web: y en un lugar de acceso al público de la Secretaría Seccional por el término de cinco (5) días. Contra dicha decisión procede el recurso de apelación ante la Junta Nacional del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, COPNIA, que deberá ser interpuesto en este despacho dentro de los 10 días contados a partir del día siguiente en que se entiende surtida la presente notificación por aviso. La presente notificación por aviso se entiende surtida al finalizar el día siguiente al del retiro del aviso de los sitios mencionados, de conformidad con lo establecido en el artículo 69 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA). Firma. Nombre. Xxxxxxx CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA - COPNIA Calle 78 Nº 9-57, Piso 13 - Teléfono: info@copnia.gov.co - Bogotá D.C. 2 Nota indicativa. Se debe eliminar al elaborar el aviso correspondiente. En todo caso, creemos que este no se usaría, pues desde el pliego de cargos, se debe tener identificado al apoderado que se notifica.

100 ANEXO 6.8 GD-pr-02 CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA Archivo Registro de Préstamo de Documentos No. Consecutivo Nombre Usuario: Fecha Inicio: Identificación: #N/A Fecha Límite: Área/Entidad: Firma: Fecha Entrega: Motivo de la Consulta: Descripción del Documento: Código NOMBRE DEL DOCUMENTO OBSERVACIONES Responsable: Firma: GD-fr-02 v.1 Dic.08 ARCHIVO CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA Archivo Registro de Préstamo de Documentos No. Consecutivo 0 Nombre Usuario: Identificación: Dependencia Fecha Inicio: Fecha Finalización: Motivo de la Consulta: Código Documentos 0 Cantidad de Documentos 0 Responsable: Firma: A17;";";A18;";";A19;";";A20;";";A21;";") USUARIO GD-fr-03 v.1 Dic.08

101 ANEXO 6.9 GD-pr-02 REPORTE DE PRÉSTAMO INTERNO O TRASLADO DEFINITIVO DE EXPEDIENTE 02/23/09 Seccional Matrícula No. Archivo Expediente No. Registro Resolución Seccional 7 de 06/16/39 Resolución Nacional 7 de 11/22/39 PIEDRAHITA JOSE MARIA Identificación C Profesión 202 INGENIERO CIVIL Universidad 15 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Sexo M Acta de Grado Fecha de Grado / / SE ENCUENTRA EXPEDIENTE N OBSERVACIÓN: EXPEDIENTE TRASLADADO A LA DIRECCIÓN JURÍDICA DEL COPNIA NACIONAL SEGÚN SOLICITUD NAL-CI FIRMA DEL RESPONSABLE GD-fr-04 v.1 Dic.08 Página 1

102 ANEXO 6.10 GD-pr-02 FORMATO HISTORIAL DE EXPEDIENTE NOMBRE: SECCIONAL: EXPEDIENTE Nº DOCUMENTOS TOTAL FOLIOS NOMBRE CLARO DEL RESPONSABLE DEL REGISTRO RESOLUCIÓN ACLARATORIA RESOLUCIÓN DE SANCIÓN TARJETA ó DESPRENDIBLE RESOLUCIÓN NACIONAL * RESOLUCIÓN SECCIONAL * CÉDULA DE CIUDADANÍA CERTIFICACIÓN UNIVERSIDAD ACTA DE GRADO DIPLOMA DE GRADO FORMULARIO DE SOLICITUD NÚMERO DE FOLIOS FECHA: CONCEPTO. DD/MM/AA GD-fr-05 v.1 Dic.08 Nota: Resolución Nacional y Resolución Seccional solo para los expedientes mas antiguos. Hoja Nº

103 IDENTIFICACIÓN FOLDER AZ ANEXO 6.11 GD-pr-02 MODELO Y TAMAÑO DE RÓTULOS DE IDENTIFICACIÓN CORRESPONDENCIA ENVIADA CUNDINAMARCA IDENTIFICACIÓN CARPETA LEGAJADORA PARA TRASFERENCIA 1 CI CI IDENTIFICACIÓN MARBETES FECHAS EXTREMAS 09/01/2004 A 07/04/2004 CUNDINAMARCA Nota: Los rótulos se deben diligenciar cada vez que se abra una carpeta o un folder con la información que se tiene en el momento de la apertura. Estos campos se diligencian manualmente cuando se completa la unidad de archivo.