GESTIÓN Y LOGROS DEL INSTITUTO NACIONAL DE LA MERITOCRACIA PERÍODO: ENERO OCTUBRE DE 2013

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1 GESTIÓN Y LOGROS DEL INSTITUTO NACIONAL DE LA MERITOCRACIA PERÍODO: ENERO OCTUBRE DE ANTECEDENTES Con el afán de mantener fuertes canales de comunicación, además de una gestión institucional transparente y de mejora continua, el INM elabora informes periódicos, donde se analiza y se evalúa la gestión realizada. El presente informe corresponde a la gestión y logros alcanzados hasta el mes de octubre, especialmente relacionado con nuevas herramientas que han sido creadas por el INM, con el fin de brindar un mejor servicio a los usuarios. Además se ha incluido algunos hitos importantes que se ejecutarán en el año GESTIÓN Y LOGROS 2.1 ASESORÍA A LAS UATHs El INM brinda asesoría a las diferentes entidades en temas relacionados a sus competencias. Estas gestiones se direccionan principalmente hacía las Unidades de Administración de Talento Humano (UATHs). Los principales productos y servicios en cuanto a la Asesoría que ofrece el INM en la actualidad son: Asesorías Presenciales Este es un servicio que si bien se inició en el 2012, ha sido fortalecido sustancialmente en el Las Asesorías Presenciales son talleres en los cuales el INM entrega información acerca de los procesos en los que interactúan otras entidades. En este año se han priorizado los talleres acerca de la ejecución de los Concursos de Méritos y Oposición. Hoy por hoy se han dado asesorías presenciales a más de 210 instituciones públicas, a través de la ejecución de 507 talleres y la participación de servidores públicos. Esta gestión ha significado el incremento del 677% respecto del año anterior, donde la cobertura de los talleres llegó a 31 instituciones públicas. 1 de 12 Elaborado por: Dirección de Planificación

2 Webinars Las conferencias Web, o Webinar es una de las nuevas herramientas que el INM ha puesto a disposición de las UATHs en este año. En los Webinars se trata las mismas temáticas que en Asesoría Presencial, con un factor importante de ahorro de tiempo y costos para el Estado. El producto inició su ejecución en el mes de agosto. En el siguiente cuadro se detalla el número de participantes y las instituciones que han optado por usar esta herramienta hasta octubre. Cuadro No. 1 MES PARTICIPANTES INSTITUCIÓN 9 MINISTERIO DEL INTERIOR AGOSTO 2 BANCO CENTRAL 5 INSTITUTO NACIONAL DE NORMALIZACIÓN SEPTIEMBRE 9 MINISTERIO DEL INTERIOR 4 REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CANTON GUALACEO- AZUAY OCTUBRE 4 DIRECCIÓN PARQUE NACIONAL GALÁPAGOS Fuente y Elaboración: Dirección de Asesoría y Fortalecimiento Si bien los Webinars son herramientas de reciente implementación, hemos detectado algunos inconvenientes que hacen que las instituciones se resistan a su uso: - Limitados accesos a servicios Web para los funcionarios públicos. Como política gubernamental, los servicios de Internet tienen accesos determinados según el perfil de los funcionarios, e incluso en entidades financieras, estas restricciones son mucho más difíciles de solventar. Por tanto, al programar los Webinars, se debe dedicar algún tiempo a asegurar que existan las condiciones tecnológicas óptimas para su desempeño. - Poca acogida a la herramienta Web. En general, la cultura organizacional de las instituciones no se muestran abiertas al uso de estas nuevas tecnologías. Para dar solución a estas dificultades, el INM remitió la solicitud de crear los accesos necesarios para el desarrollo normal de los Webinars en las instituciones de la Función Ejecutiva; y seguidamente se han realizado reuniones presenciales para brindar una pequeña inducción de la herramienta, donde se ha invitado tanto representantes de las UATH de cada entidad, así como a un delegado del área de Tecnología. Las instituciones visitadas hasta el momento han sido: 2 de 12 Elaborado por: Dirección de Planificación

3 Cuadro No. 2 No. NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN No. ASISTENTENTES 1 MINISTERIO DE INDUSTRIAS Y PRODUCTIVIDAD 3 2 MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS 8 3 MINISTERIO DE RECURSOS NATURALES NO RENOVABLES 3 4 MINISTERIO DE SECTORES ESTRATÉGICOS 3 5 MINISTERIO DE EDUCACIÓN 1 6 MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA, ACUACULTURA Y PESCA 3 7 MINISTERIO DE AMBIENTE 5 8 MINISTERIO DEL DEPORTE 4 MINISTERIO COORDINACIÓN DE CONOCIMIENTOS DE TALENTO 9 HUMANO 6 10 MINISTERIO DE DESARROLLO URBANO Y VIVIENDA 5 11 MINISTERIO DE FINANZAS 2 12 MINISTERIO DE JUSTICIA DERECHOS HUMANOS Y CULTOS MINISTERIO DE CULTURA Y PATRIMONIO 7 MINISTERIO DE TELECOMUNICACIONES Y DE LA SOCIEDAD DE LA 14 INFORMACIÓN 6 15 MINISTERIO DE LA PRODUCCIÓN EMPLEO Y COMPETITIVIDAD 1 16 INSTITUTO NACIONAL DE NORMALIZACIÓN 5 17 MINISTERIO DE TURISMO 4 18 MINISTERIO DEL INTERIOR 9 19 MINISTERIO DEL INTERIOR 9 20 BANCO CENTRAL 2 21 MINISTERIO COORDINADOR DE DESARROLLO SOCIAL 4 22 MINISTERIO COORDINADOR DE SEGURIDAD 8 23 MINISTERIO COORDINADOR DE LA POLÍTICA ECONOMICA 5 Fuente y Elaboración: Dirección de Asesoría y Fortalecimiento El objetivo del 2014 es que a través de este servicio se logre cumplir con las necesidades de asesoría de las UATH en un porcentaje mayor que las Asesorías Presenciales. Videos Instructivos Es de interés del gobierno nacional y de las entidades gubernamentales que los servidores públicos cuenten con los nombramientos para evitar la alta rotación que existe hoy en día; y para cumplir con esta disposición presidencial, es necesario ejecutar los Concursos de Méritos y Oposición. 3 de 12 Elaborado por: Dirección de Planificación

4 El INM consciente de las necesidades de las instituciones, y con el fin de apoyar esta gestión, en el mes de julio el INM publicó en su página Web los Videos Instructivos para Remitir Documentos de un Concurso Abierto al INM. Estos videos son muy didácticos y permiten a la UATH contar con la información necesaria para cumplir a cabalidad la normativa legal vigente. Hasta el mes de octubre, se han contabilizado visitas. Preguntas Frecuentes En el mes de julio también, en la página Web se publicó una sección de Preguntas Frecuentes en la parte de Biblioteca, donde las UATH pueden conocer los 12 errores más comunes al realizar un Concurso de Méritos y Oposición, y cómo evitarlos. Call Center En el primer trimestre del año 2013 se implementó el Call Center institucional con la contratación de la línea telefónica 1800 MERITO (637486) y el diseño del proceso adecuado para su óptimo funcionamiento. A través de este, se ha podido atender efectivamente a 729 casos, además de dar información oportuna acerca de los procesos de méritos y oposición. Focus Group El INM, con la consigna de mejorar el sistema de selección, evaluar sus productos y servicios, y conocer las necesidades de las instituciones relacionadas, convocó por primera vez a representantes de la UATHs a participar en los focus group. El primero se realizó en mayo, y desde entonces se ha realizado 2 focus group más, contando con el aporte de 21 UATHs. Los resultados de estas reuniones han servido de insumo vital para la toma de decisiones por parte de las Autoridades, y sustento para proponer mejoras tanto a la normativa legal vigente y a los sistemas utilizados para la Selección de Personal en el ámbito de nuestra competencia. En el 2014, conjuntamente con el Consejo de Participación Ciudadana se organizarán focus group con los ciudadanos y ciudadanas a fin de conocer su percepción sobre la ejecución de concursos de méritos y oposición en el sector público, y otros temas meritocráticos. 2.2 HEAD HUNTING En mes de mayo del 2013 se creó la Unidad Especializada en el Reclutamiento de Altos Directivos (Head Hunting), misma que en atención a la petición formal de parte de la máxima autoridad de la institución requirente, se procede a realizar una selección previa de candidatos bajo la aplicación de mejores prácticas de selección para cubrir los puestos de más 4 de 12 Elaborado por: Dirección de Planificación

5 responsabilidad (es decir puestos del Nivel Jerárquico Superior). Incluso se ha adecuado una Sala de Altos Directivos en el Instituto para que tanto los candidatos con el entrevistador se sientan en un ambiente de alto nivel. Luego de la evaluación, se gemera un expediente por proceso requerido, que cuenta con los perfiles de las personas preseleccionadas, el mismo que es remitido a la máxima autoridad o a su delegado para proceder con las entrevistas, y se pueda tomar una decisión acerca de la vinculación al puesto solicitado. Este servicio ha tenido gran acogida por parte de las autoridades, es así que hasta el mes de octubre se han entregado 39 ternas, donde se han incluido 155 curriculums vitae que cuentan con la validación del INM, se han contratado a 6 personas en las 12 instituciones que constituyen nuestra cartera de clientes. Para brindar este servicio se ha conformado una base de datos de más de dos mil profesionales de alto nivel, que enviado sus hojas de vida a través del correo electrónico, y en otros casos han sido referidos por convenios con IDE, DBM, y otras instituciones de altos estudios, y otros se obtuvieron de la participación en la Feria de la USFQ. Hay que mencionar que estos logros se han dado sin la presentación oficial del servicio, ya que la campaña de Altos Directivos, que acompañará el evento de lanzamiento ha sido postergado hasta el primer semestre del Para este próximo periodo es determinante contar con la Norma Técnica de Selección de Altos Directivos, que se elaborará y gestionará conjuntamente con el equipo del Ministerio de Relaciones Laborales. 2.3 VALIDACIÓN TÉCNICA Acerca de la Validación Técnica, es indispensable decir que es el proceso que más atención ha debido captar entre los Directivos del INM. Este es el proceso que permite emitir los informes previos a la otorgación de nombramientos de los ganadores de los concursos de méritos y oposición, y su fortalecimiento ha merecido una reingeniería completa, la cual ha permitido mejorar su estructura, su operatividad y detectando nudos críticos, tanto técnicos como normativos. Dentro de la gestión realizada, se puede mencionar que el número de vacantes controladas hasta el 31 de octubre fueron , de acuerdo al siguiente detalle: 5 de 12 Elaborado por: Dirección de Planificación

6 FASE PUBLICACIÓN SOCIO EMPLEO CONVOCATORIA VERIFICACIÓN DE POSTULACIONES PRUEBAS DE CONOCIMIENTOS TÉCNICOS PRUEBAS PSICOMÉTRICAS Y ENTREVISTA PUNTAJE FINAL NÚMERO DE VACANTES vacantes vacantes vacantes vacantes 2803 vacantes vacantes Cuadro No. 3 OBSERVACIÓN Todas estas vacantes son monitoreadas por el INM desde su publicación. Se puede evidenciar un 19% de vacantes disminuidas respecto de la fase anterior. Esto se debe a que se han declarado desiertos en etapa inicial a vacantes, y se han creado pero no se han incluido datos de 164 vacantes, las cuales se han catalogado como pasivas. En esta fase solamente el 35% de vacantes de las publicadas continúan en el concurso. Las razones principales son: Decisión de la UATH de no continuar con esta fase, la posibilidad de dar Nombramiento Provisional a los actuales ocupantes de las vacantes, y la libertad que tenían las UATH para modificar los cronogramas de forma indefinida. El 27% de las vacantes continúan el proceso y llegan hasta la fase de Conocimientos Técnicos. La disminución se debe a que los postulantes no superan la verificación de postulaciones por no cumplir con las bases del concurso. Adicionalmente, algunos postulantes que si pasan la fase de Convocatorias no reciben la comunicación para asistir a rendir pruebas. En esta fase también se ha detectado que los postulantes no están bien preparados para rendir las pruebas técnicas, lo que les impide pasar esta fase. También podrían existir falencias en la estructuración de las pruebas. El 19% de las vacantes llegan a la fase de Pruebas Psicométricas. Esto ocurre principalmente por la decisión de los postulantes de no seguir con el proceso. Otra razón puede ser por no recibir la comunicación para asistir a rendir las pruebas, igual que en la fase anterior. El 17% de las vacantes llegan a la fase de Puntaje Final. 6 de 12 Elaborado por: Dirección de Planificación

7 INGRESADOS AL INM Concursos abiertos: vacantes Concursos internos: 930 vacantes Solamente el 11% de las vacantes de concursos abiertos llegan al INM para la emisión de nombramientos. Adicionalmente, se procesaron los informes para concursos internos del MSP y MINEDUC, que datan del VALIDACIÓN RECONSIDERACIÓN INFORMES FINALES DEL INM Concursos Abiertos Favorables: 490 No Favorables: Concursos Internos Favorables: 834 No Favorables: vacantes cambian de Informes No Favorables a Favorables 5 vacantes cambian de Informes Favorables a No Favorables Favorables: vacantes No favorables: 704 vacantes En los concursos abiertos, el 3% de las vacantes tienen informe favorable en su primera instancia de validación. Mientras que el 8% de las vacantes obtienen informe no favorable. En los concursos internos, el 90% de las vacantes lograron informe favorable, mientras que el 10% obtuvo informe no favorable. El total de vacantes con informes emitidos suman La Reconsideración es un procedimiento que el INM creó y lo sustenta bajo la legislatura del ERJAFE, evitando que por errores administrativos de las UATH se perjudique los derechos del postulante. Del 100% de Reconsideraciones (628 en total), el 79% cambiaron su informe: 491 de Informes No Favorables a Informes Favorables (486 corresponden a Concursos Abiertos y 5 a Concursos Internos) y 3 viceversa (todos corresponden a Concursos Abiertos). El 72% de vacantes han logrado finalmente su informe favorable, mientras que el 28% han obtenido el informe no favorable. Como procesos adicionales a la Validación Técnica se deben mencionar: Control In Situ Este es un proceso de alerta temprana, ya que personal del INM controla ciertas etapas del Concurso para indicar si existen incumplimientos a la norma, y se proponen soluciones si es posible solventarlos, con el fin de evitar que los concursos generen más gasto a la entidad y corran el riesgo de obtener dictamen no favorable. En este año se han realizado más de controles in situ, y desde abril se ha revisado al 100% de procesos de méritos y oposición en alguna de sus etapas. 7 de 12 Elaborado por: Dirección de Planificación

8 Resolución de Denuncias Los postulantes a los concursos de méritos y oposición, pueden denunciar alguna irregularidad en los procesos a través del envío de un mail a denuncias@meritocracia.gob.ec. Hasta febrero 2013 se tenía rezada la atención de un poco más de denuncias. Hasta octubre se ha resuelto denuncias, en un tiempo promedio de 18 días. La unidad de denuncias puede atender a 102 denuncias semanalmente. 2.4 MEJORAS A LA NORMATIVA LEGAL VIGENTE Conjuntamente con la Subsecretaría de Políticas y Normas del Ministerio de Relaciones Laborales se ha trabajado en función de realizar las mejoras indispensables a la Norma Vigente de Selección de Personal. El 6 de noviembre se cristalizaron los esfuerzos con la emisión del Acuerdo Ministerial MRL , donde se recogen muchas precisiones que permiten evitar interpretaciones a la Norma. A continuación se señala algunos de los temas más relevantes que han sido absueltos en cuanto a la normativa: Requerimiento de Presentación del Certificado de Impedimento para Ejercer Cargo Público: anteriormente se solicitaba este requisito al postulante en el momento de presentarse a rendir la prueba de conocimientos técnicos, mientras que hoy se solicita únicamente al postulante ganador, una vez que el INM haya emitido el informe favorable, previo a la emisión del nombramiento provisional de prueba. Modificación de Etapa de Subsanación: Se ha normado que si existe omisión de documentación en el envío de los expedientes, las UATH podrán adjuntar en un plazo de 3 días laborables, la documentación faltante. Sin embargo al final del proceso, cuando ya exista un informe por parte del INM, se puede solicitar la Reconsideración, del que se ha hablado en el punto 2.3. Reducción de tiempos: En la normativa anterior existía la flexibilidad para que las UATH puedan modificar sus cronogramas, tomando aproximadamente entre 6 y 9 meses para la ejecución del concurso. Hoy por hoy, el tiempo máximo que puede tomar un concurso de méritos y oposición es de 100 días. Consultas Jurídicas: Se han realizado 3 consultas jurídicas al MRL, quien con sus respuestas han brindado lineamientos claros, evitando interpretaciones a la Norma de Selección de Personal, lo que nos facilita un mejor control del cumplimiento de la misma. 8 de 12 Elaborado por: Dirección de Planificación

9 Resoluciones INM: A través de las Resoluciones que emita el INM, con el aval del MRL, se socializa de manera oficial las aclaraciones a las consultas jurídicas antes mencionadas. 2.5 LOGROS TECNOLÓGICOS Uno de los puntales más importantes para esta administración ha sido el fortalecer a la Institución en los aspectos tecnológicos, y debido a ello se ha impulsado los siguientes proyectos: Banco Nacional de Preguntas. Desde el primer trimestre hasta la actualidad se cuenta con más de preguntas clasificadas por área de conocimiento. La meta para el 2014 es contar con un banco de preguntas lo suficientemente amplio para que este sea el instrumento que permita al Estado evaluar técnicamente a todos los postulantes que apliquen a las vacantes del sector público. Prueba de Conocimientos Técnicos. El sistema de Pruebas de Conocimientos Técnicos tiene como insumo fundamental el Banco Nacional de Preguntas. El sistema permitirá transparentar la evaluación de los conocimientos técnicos, ya que sorteará las preguntas de forma aleatoria, únicamente con la selección de las áreas de conocimiento, y calificará automáticamente la prueba. Prueba Psicométrica. El sistema de Pruebas Psicométricas estandarizará la evaluación psicométrica de los postulantes, contando con ítems (preguntas) validadas con baremos aplicables a la ciudadanía ecuatoriana. Este sistema estará disponible desde el El uso del Banco Nacional de Preguntas, el Sistema de Pruebas de Conocimientos Técnicos y el Sistema de Pruebas Psicométricas, además de garantizar la transparencia en el proceso de selección de personal, generarán un ahorro financiero al país ya que actualmente se realizan estos procesos a través de la contratación de los servicios de consultoras privadas, quienes ofrecen diferentes metodologías, calidad y precios para la ejecución de los Concursos. BPM. La automatización de los procesos agregadores de valor es uno de los hitos que se ha impuesto el INM para el de 12 Elaborado por: Dirección de Planificación

10 Actualmente se ha realizado la identificación de macro procesos, y se ha realizado un levantamiento preliminar de los procesos, sin embargo la automatización a través de la implementación del BPM se ejecutará con la implementación del Proyecto de Inversión que está en proceso de Dictamen de Prioridad por parte de SENPLADES. FORTALECIMIENTO TECNOLÓGICO. En el 2014 se implementará la plataforma tecnológica adecuada para que los sistemas informáticos integrados del INM funcionen correctamente y de manera segura. APLICACIONES PARA DISPOSITIVOS MÓVILES. Igualmente, el próximo año, el INM dotará a la ciudadanía de servicios de consulta de los procesos meritocráticos de Selección de Personal (Altos Directivos y Concursos de Méritos y Oposición) a través de dispositivos móviles. 2.6 OTROS Prometeo: Perfil Histórico del Servidor Público El INM ha gestionado la participación de un Prometeo para el 2014 con el fin de que realice una investigación del Perfil Histórico del Servidor Público. Remuneración Variable por Eficiencia El Instituto fue parte de las 17 instituciones que han sido meritorias de la Remuneración Variable por Eficiencia. Nuestro compromiso es seguir estando entre estas instituciones de excelencia. Concursos de Méritos y Oposición Los Concursos de Méritos y Oposición de la entidad se encuentran actualmente en ejecución, y se estima que finalizará el 15 de enero del 2014, dando paso al nombramiento provisional a 19 postulantes ganadores. Los siguientes concursos se darán en el 2014, ya que se requiere realizar ciertos cambios en el manual de puestos antes de su ejecución. Clima Laboral 10 de 12 Elaborado por: Dirección de Planificación

11 En el mes de noviembre se ha realizado una medición del Clima Laboral institucional mediante la aplicación de encuestas a sus funcionarios. Esta encuesta pretende guiar a los Directivos para realizar cambios que permitan al INM a ser considerada dentro de la acreditación de The Best Place to Work, que se impulsará en el 2014 desde la Secretaría Nacional de la Administración Pública. Relaciones Públicas En el 2014, el INM, a través de su máxima autoridad realizará una gira nacional con el fin de dar a conocer a nivel nacional los productos y servicios del INM, especialmente en instituciones de educación superior, esto con el fin de fortalecer el posicionamiento del Instituto. Nuevas oficinas Actualmente, parte del equipo de la Dirección de Control de Selección y Evaluación del Desempeño se encuentra laborando en las Aulas de Capacitación del MRL en el Edificio Géminis, sin embargo es necesario brindar comodidad a nuestros funcionarios y permitir la operatividad normal del MRL, por lo que se ha gestionado con INMOBILIAR la aprobación para el arrendamiento de una oficina cercana a la Oficina Matriz del INM para la reubicación de nuestro personal. Evaluación del Desempeño En reuniones con el MRL se ha definido que el INM propondrá herramientas y metodología para realizar la Evaluación de Desempeño de 90 días, y en el 2014 este es uno de los hitos a cumplir dentro del primer trimestre. La Evaluación del Desempeño de 90 días es habilitante para emitir el nombramiento definitivo a aquellos que han ganado un Concurso de Méritos y Oposición. Reconocimiento al mérito de servidores públicos que ya se han jubilado. El personal del INM ha propuesto un proyecto de Responsabilidad Social, en el que se gestionará el reconocimiento al Mérito a personas jubiladas que han dado gran parte de su vida para contribuir con los procesos de transformación y servicio público. El reconocimiento que se propone no es simplemente un evento y una placa, sino que se inmortalizará la experiencia de estos funcionarios a través de videos que serán publicados en medios gratuitos. De esta manera podemos demostrar a la ciudadanía el valor de estas personas y sus aportes, y por otro lado, estas personas ser inspiración para que otros tomemos su lugar, y nos ganemos el mérito de ser también reconocidos algún día. 11 de 12 Elaborado por: Dirección de Planificación

12 3. CONCLUSIÓN El INM es una institución que tiene claridad en sus funciones, que está alineada a la Política Gubernamental y contribuye con su gestión al cumplimiento del Plan Nacional del Buen Vivir. Sabemos que existen muchos proyectos por ejecutar, pero contamos con personal que se encuentra comprometido con la institución, siempre con los más altos preceptos de eficiencia, honestidad y transparencia. Agradecemos el apoyo que hemos recibido por parte de nuestra entidad rectora, el Ministerio de Relaciones Laborales, el Ministerio de Coordinación de Producción, Empleo y Competitividad y el Ministerio de Coordinación de Conocimiento y Talento Humano. Atentamente, Eco. Esteban López Zambrano Director Ejecutivo Adjunto: Impresión de Presentación Rendición de Cuentas 2013 v. Octubre Revisado por: Elaborado por: Ing. Boris Valencia Coordinador General Ing. Cristina Lituma Directora de Planificación 12 de 12 Elaborado por: Dirección de Planificación