REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DE NARIÑO PLAN DE ACCION INSTITUCIONAL

Transcripción

1 PLAN DE ACCION INSTITUCIONAL Cumbal, Enero 2015

2 OFICINA DE ARCHIVO EDUARDO PIARPUEZAN Jefe De Dependencia. ALBA VALENZUELA Auxiliar.

3 Presentación: El archivo municipal como dependencia es muy importante ya que se ha consolidado dentro del parámetro de custodia y protección de los documentos las funciones de archivo son: Brindar información a quien lo solicite Clasificar y ordenar los documentos que hacen parte del archivo Realizar depuración de la en los archivos de gestión.

4 Misión yvisión. VISION: Nuestra visión es que la comunidad reciba una buena información y a la vez quede agradecida por la labor que presta esta dependencia. Misión: La misión de dependencia de archivos brindar información y facilitar copias de documentos que son requeridos por la comunidad y otras entidades que requieran información. Objetivo general: Mantener la organización de los documentos, que se encuentran bajo la custodia de esta dependencia de tal forma que se pueda brindar una información correcta y en el tiempo solicitado a las personas que lo requieran Reorganizar la que existe en neveras de activación y tomos. Realizar una relación de las diferentes escrituras que se encuentran en los años Proporcionar información correcta a personas que lo soliciten e Brindar la mejor atención a los solicitantes Lograr la mejor eficacia y la eficiencia en las actividades a realizar

5 Gestiones realizadas hasta la fecha De igual forma de se obtuvo 20 neveras las cuales serán utilizadas para el almacenamiento de, los diferentes documentos existentes en archivo. Así mismo se a facilitado información mediante copias con sus respectivas actas de recibido y entregado de los documentos requeridos por personas en general tanto, del municipio de Cumbal como de sus diferentes corregimientos, al igual que otras entidades. Propuestas a futuro Una de las propuestas a futuro dentro de la dependencia de archivo es: la implementación de un sistema digitalizado, para llevar un mejor funcionamiento en cuanto a la búsqueda de la solicitada. De esta manera lograremos ser más eficientes. Así mismo proponemos cambiar las estanterías de madera, por estanterías metálicas ya que estas tienen un mejor soporte para el almacenamiento de los documentos.

6 Plan de trabajo. Procesos Metas Indicador de Gestión Fuente de verificación Responsable Tiempo Estimado Actividades Atender a la comunidad siendo eficaces al dar repuestas Archivar los diferentes documentos en el momento que llegan a nuestra oficina con su respectiva información Enviar oficios mediante los cuales se redacten la importancia de documentos Organizar las cuentas y existente en archivo central Remodelar el archivo para una mejor presentación Toda la papelería que llegue a nuestra oficina se guardada o archivada en su respectivo lugar Solicitar a todas las dependencias De un informe de la adquirida Organizar un 10% la existente archivo Para esto se pretende realizar con gestión y recursos de el municipio Organizar la información de sus respectivos tomos y carpetas de forma clara y concisa para luego encontrarlas satisfactoriamente Recibir por parte de los jefes de la dependencia una pronta respuesta Libros organizados por fechas en los cuales se encuentra rápidamente la información requerida o el solicitada Encuestas al público en cuanto al trato presentación y atención a ello Mirar que todo esté en completo orden y organización de la llegada Visualizar en cada oficina como es el orden u organización de la Control del tiempo en las diferentes actividades a realizar. Archivo 5 meses Estudio y proyecto el cambio de estanteria Archivo 2 meses Organización de documentos Archivo 4 meses Informe general por parte de la alcaldía de archivo central Archivo 8 meses Información organizada

7 Ley 1474 de 2011 ARTÍCULO 74. PLAN DE ACCIÓN DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS.A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión. A partir del año siguiente, el Plan de Acción deberá estar acompañado del informe de gestión del año inmediatamente anterior. Igualmente publicarán por dicho medio su presupuesto debidamente desagregado, así como las modificaciones a este o a su desagregación. PARÁGRAFO. Las empresas industriales y comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta estarán exentas de publicar la información relacionada con sus proyectos de inversión

8 ORGANIGRAMA Suministra ARCHIVO Información A comunidad en general Demás entidades OFICIOS Y COPIAS DE DOCUMENTOS SOLICITADOS