GERENCIA DE PROYECTOS

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1 GERENCIA DE PROYECTOS -Alineada a los principios que promulga el Project Management Institute (PMI ) en la disciplina de la Gerencia de Proyectos- JCI BOGOTA

2 JUAN CARLOS ARIAS OBANDO. PMP. Ingeniero Industrial. Universidad Tecnológica de Pereira UTP. Especialista en Gerencia de Proyectos. Universidad EAFIT. Certificado Project Management Professional (PMP) del Project Management Institute (PMI ) Diplomado en Habilidades Gerenciales. UCPR. Especialista de Seguimiento y Control de Proyectos. Ecopetrol Director de Operaciones Bogotá. Sistemas Expertos Ltda. Gerente de Proyecto e Instructor para Implementaciones de Oficina de Proyectos (PMO) y Tecnologías Informáticas para empresas como: Cafam. Argos. Empresas Públicas de Medellín. Ministerio de Hacienda, Electrohuila, Pro-export. Une Telecomunicaciones. Grupo Corona. Telmex. Grupo Carvajal. Aguas y Aguas de Pereira entre otras. Coordinador de Proyectos. Gobernación de Risaralda. Ministerio de Educación Nacional. Experiencia Docente Matemática Financiera. Finanzas Internacionales. Universidad del Valle. Gerencia de Proyectos y Microsoft Project Professional. Universidad Pontificia Bolivariana. Medellín. Gerencia de Proyectos y Microsoft Project Professional. Universidad Católica de Colombia. Bogotá. Gerencia de Proyectos y Microsoft Project Professional. Universidad Tecnológica de Bolívar. Cartagena. Gerencia de Proyectos. Universidad la Grancolombia. Armenia Diplomado Gerencia de Proyectos. Universidad Manuela Beltrán. Bogotá. Facilitador Nacional en temas como Liderazgo, Oratoria, Creatividad Empresarial, Trabajo en Equipo, Negociación, Inteligencia Emocional, Mapas Mentales, Poder, Autoridad y Política. Junior Chamber International JCI Colombia.

3 Objetivos Definir un lenguaje común basado en el estandar internacional PMI. Analizar los 5 procesos asociados a la Gerencia de Proyectos. Analizar las 9 áreas del conocimiento asociadas a la Gerencia de Proyectos. Crear un compromiso hacia La Gerencia de Proyectos.

4 Agenda INTRODUCCION PROCESOS - AREAS TENDENCIAS Presentación Introducción PMI Conceptos Básicos Iniciación Planeación Ejecución Control Cierre Integración Alcance Tiempos Costos Calidad RH Comunicación Riesgos Adquisición

5 Definición de Gerencia Arte de Crear Valor Gerente / Líder / Director Un Manejador Estratégico del Proyecto Variables: Instrumentos: Visión sistémica Política Información Creatividad, Tecnología Innovación

6 Tres Actores: Entorno, Organizaciones y Proyectos 1. ENTORNO Retos 3. PROYECTOS 2. ORGANIZACIÓN Restricciones ENTORNO: Incertidumbre Globalización Clientes Mas Educados Terceros - Contratistas Tecnología Social - Político Económico Ambiental Visión Objetivos Estrategias ORGANIZACIÓN: Estructura Tecnología Recursos Cultura...

7 Definición de Proyecto Un proyecto es un emprendimiento temporal desarrollado para crear un producto, servicio o resultado único PMI Características Único Imán Moldeable Materializador Secuencial Ejemplos de Proyectos: La construcción de un nuevo edificio Desarrollar un software Crear un plan de mercadeo Lanzar un nuevo producto Desarrollar un curso de gerencia de proyectos P

8 Gerencia (Dirección) de Proyectos (GP) Gerencia de Proyectos (Project Management - PM) Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requerimientos del mismo PMBOK La Gerencia de Proyectos como: Proceso: Una serie de acciones sistémicas. Ciencia: Una colección de conocimientos. Arte: En la aplicación de las habilidades de cada uno de los involucrados a los procesos y técnicas.

9 Proyectos, Programas y Portafolio Metodología escalable Portafolio - Conjunto de proyectos priorizados y programas en una organización. Programa - Un esfuerzo coordinado con múltiples proyectos interdependientes. Proyecto - Un esfuerzo único con un principio y un fin definido, un entregable específico y recursos definidos.

10 Triángulo de Restricciones Deliverables Manejando el Umbral Expectations Target The Goal: On Time On Budget Meets Expectations Time Budget Cost Limits 3 Metas más: Riesgos Calidad Satisfacción del Cliente

11 Fuente:

12 Ciclo de Vida de un Proyecto PMI

13 GRUPO DE PROCESOS Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - Third Edition - Official Spanish Translation, Project Management Institute, Inc., Copyright and all rights reserved. Material from this publication has been adapted and reproduced with the permission of PMI.

14

15 Área de Conocimiento Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre 4. Gestión de la Integración de Proyectos 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 4.4 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.5 Realizar Control de Cambios Integrado 4.6 Cerrar Proyecto o Fase 5. Gestión del Alcance del Proyecto 5.1 Reunir Requerimientos 5.2 Definir el Alcance 5.3 Crear EDT 5.4 Verificar el Alcance 5.5 Realizar Control del Alcance 6. Gestión del Tiempo del Proyecto 6.1 Definir las Actividades 6.2 Establecer la Secuencia de las Actividades 6.3 Estimar Recursos de las Actividades 6.4 Estimar la duración de las Actividades 6.5 Desarrollar el Cronograma 6.6 Realizar Control del Cronograma 7. Gestión de los Costes del Proyecto 7.1 Estimar los Costos 7.2 Preparar el Presupuesto de Costos 7.3 Realizar Control de Costos 8. Gestión de la Calidad del Proyecto 8.1 Planificar la Calidad 8.2 Realizar Aseguramiento de Calidad 8.3 Realizar Control de Calidad 9. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto 9.1 Planificar los Recursos Humanos 9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto 9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto 10.1 Identificar a los Interesados 10.2 Planificar las Comunicaciones 10.3 Distribuir la Información 10.4 Gestionar expectativas de los Interesados 10.5 Informar el Rendimiento 11. Gestión de los Riesgos del Proyecto 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.2 Identificar Riesgos 11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riegos 11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riegos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos 11.6 Realizar Seguimiento y Control de Riesgos 12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto 12.1 Planificar las Compras y Adquisiciones 12.2 Realizar las Compras 12.3 Administrar el Contrato 12.6 Cierre del Contrato Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fourth Edition - Official Spanish Translation, Project Management Institute, Inc., Copyright and all rights reserved. Material from this publication has been adapted and reproduced with the permission of PMI.

16 GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIÓN

17 GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIÓN Objetivos Seleccionar un proyecto Fuentes Ideas Planeación Estratégica Demanda del Mercado. Necesidad de Negocio. Una Petición de un Cliente. Un avance Tecnológico. Un Requisito Legal. Una Necesidad Social. Criterios de Selección Cualitativos Cuantitaivos Crear un acta de constitución del proyecto Asignar el Project Manager (PM) Analizar los Involucrados

18 Involucrados (Stakeholders) Patrocinador (Sponsor) Clientes - Usuarios (Customer) Gerente de Proyectos (PM - Project Manager) Oficina de Proyectos (PMO: Project Management Office ) Comite de Control de Cambios (CCB - Change Control Board) Gerentes Funcionales (Functional Manager) Miembros de Equipo (Team Members) Otros: Analistas del negocio, Gobierno, Vendedores.

19 Gerente del Proyecto (PM) El PM es: Integrador, Comunicador, Coordinador y Creador de Espacios, El PM cumple un mandato organizacional. Quién es un Líder? Visión, Comunicación, Motivación El proyecto es único, la selección del líder debe ser personalizada para el proyecto. Cuándo debe ser asignado? Quién lo asigna? Criterios?

20 GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

21 Taller

22 PROCESO: Crear EDT La creación de la EDT es: El proceso de subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar (Guía del PMBOK 2004, Glosario) La EDT también es conocida como: Estructura Detallada de Trabajo WBS: Work Breakdown Structure

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24 Proceso: Definición de las Actividades Cobertura P Programa Proyecto Fases Paquete de Trabajo Detalle Actividades Hito

25 Proceso: Establecimiento de la Secuencia de las Actividades Dependencias: Relación lógica que existe entre 2 actividades del proyecto A: Actividad Predecesora B: Sucesora Tipos de dependencias: B A B A B A B A C C CC F CF F FC FF

26 Proceso: Establecimiento de la Secuencia de las Actividades SALIDAS: Diagrama de Red del proyecto ACTIVIDAD A B C D E F G H I J PREDECESORA A B, F C, G D F D H I Inicio A F B C G D E H I J Fin

27 Proceso: Estimación de Recursos de las Actividades MS Project: Ejemplo de Histograma de Recursos Sobre Asignado Capacidad Máxima Sub Asignado

28 Proceso: Estimación de la Duración de las Actividades El proceso de estimar el número de periodos laborables que se requerirán para completar individualmente las actividades del cronograma (Guía del PMBOK 2004, Glosario) Depende: Capacidades de los Recursos (Aptitud del Talento Humano), Tecnología usada Disponibilidad de los Recursos, Eventos inesperados (+,-) Hipótesis,... TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS : Juicio de Expertos Estimación Análoga (Técnica de estimación Top Down) Estimación Paramétrica Estimación de tres tiempos

29 Ejemplo de calculo de la RC A B C D Holgura Act. Flotante Act. Crítica Pregunta: Qué pasa si B realmente tarda 5 semanas en lugar de 2?

30 Proceso: Desarrollo del Cronograma MS Project: Diagrama de Barras

31 Proceso: Estimación de Costos La Estimación de Costos es: El proceso de desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para terminar las actividades del proyecto (Guía del PMBOK 2004, Glosario) Dificultades: No hay tiempo (se inventa) La naturaleza misma del proyecto (Conocido o No) La productividad. (Una Mano Obra motivada es mas productiva) Se presupuesta el proyecto, sin haber estimado el detalle,

32 Proceso: Estimación de Costos MS Project: Vista de la Hoja de Recursos Taller

33 Proceso: Preparación del Presupuesto de Costos MS Project: Vista de uso de recursos

34 Proceso: Planificación de Calidad Gestión moderna de calidad Dirección del proyecto: Se complementan, reconocen la importancia de: Satisfacción del Cliente (Conformidad con los requerimientos y adecuación al uso). Priorizar la prevención sobre la inspección. Responsabilidad de la dirección. Fases conformadas por procesos (PHVA = Fases + Procesos). Calidad es la tercera medida del éxito de un proyecto (cronograma y costos) Calidad NO es dar mas (Gold Plating)

35 Proceso: Planeación de los Recursos Humanos Matriz de Asignación de Responsabilidad (RAM) FASE PERSONA Requerimientos A B C D E F... I A R R A Funcional I R R A Diseño I I R I Desarrollo A I R A Ensayos I A I A RACI R Responsible Quién hace la tarea The doer A Accountable Responsable The bucks stop here C Consult Consultado In the loop I Inform Informado Keep in the picture

36 Proceso: Planificación de las Comunicaciones La Planificación de las Comunicaciones es: El proceso de determinar las necesidades con respecto a la información y las comunicaciones de los interesados en el proyecto: quiénes son, cuál es su nivel de interés e influencia sobre el proyecto, quién necesita qué tipo de información, cuándo la necesita y cómo se le entregará (Guía del PMBOK 2004, Glosario)

37 Proceso: Planificación de la Gestión de Riesgos Reporte, Revisión Post-Proyecto, y registro de Riesgos Corporativos Paso 1: Planeación Plan de Gestión de Riesgos Paso 6: Seguimiento Y Control Paso 5: Respuestas (Mitigación) Paso 2: Identificación Paso 3: Cualitativo Registro de Riesgos Calificaciones de Probabilidad e Impacto Exposición y Prioridad Paso 4: Cuantitativo Modelos de Cronograma y Costos

38 .1 Muy Bajo.3 Bajo PROBABILIDAD.5 Medio.7 Alto.9 Muy Alto Matriz de Evaluación Severidad = Probabilidad * Impacto Muy Bajo 3.5 Bajo 5.5 Medio 7.5 Alto 9.5 Muy Alto IMPACTO BAJO: Calificación de riesgos 1. 1 o menos MODERADO: Calificación de riesgos mayor que 1.1 pero menor o igual a 3.0 ALTO: Calificación de riesgos mayor que 3.0

39 Proceso: Compras y Adquisiciones SOW COMPRAS Director del Proyecto RFI RFQ IFB RFP EDT Actividades RACI PROVEEDOR Statement of Work (SOW) Request for quotation (RFQ) Invitation to bid (IFB) Request for proposal (RFP) Request for Information (RFI)

40 GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN

41 PROCESO: Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Introducción: Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto es: El proceso de ejecutar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto definidos en el enunciado del alcance del proyecto (Guía del PMBOK 2004, Glosario) Herramientas y Técnicas: La Metodología de dirección de proyectos. Los Sistemas de Información de la Gestión de Proyectos (PMIS) Salidas: Los Productos entregables resultado de ejecutar las actividades. Un conjunto de Cambios solicitados Acciones correctivas y preventivas implementadas Información sobre el rendimiento del trabajo

42 Otros Procesos en la Ejecución del Proyecto Aseguramiento de la Calidad Adquirir el Equipo del Proyecto Desarrollar el Equipo del Proyecto Gestionar el Equipo del Proyecto Distribución de la Información Gestionar Expectativa de los Involucrados Realizar las Compras

43 GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

44 Proceso: Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto Planear Hacer Verificar En la Planeación se: Definen Objetivos Definen Tiempos, Costos, Recursos, Calidad (TRCQ), Y finalmente se crea una Línea Base. En la Ejecución se: Hace lo propio del Proyecto y un producto o resultado es obtenido. En la Planeación, Ejecución y Control se: Ajustan Procesos Reasignan Recursos Motiva o Castiga Estandarizan las buenas practicas En el Control se: Revisa el TRCQ para las actividades - Terminadas - En progreso - No iniciadas Revisan los Cambios Revisan los Problemas Analiza la información Toman las decisiones Actuar

45 Control Integrado de Cambios Rechazados Solicitudes de cambio Aprobados Nueva línea Base Acciones correctivas y preventivas recomendadas Gestionar -Controlar y actualizar requisitos (alcance, tiempo, costo, calidad). -Documentar el impacto de los cambios. -Validar los cambios implementados. -Analizar riesgos.

46 Proceso: Control del Cronograma Ejemplo Seguimiento de tareas comparado con la Línea de base

47 PROCESO: Control de Costos

48 INTRODUCCIÓN: Informar el Rendimiento es: El proceso de recolectar y distribuir información sobre el rendimiento. Esto incluye informes de situación, medición del avance y previsiones (Guía del PMBOK 2004, Glosario) CÓMO VAS? Informes de Situación: Avance o logros a la fecha Informes de Rendimiento Pronósticos: Terminación Cambios: Autorizados y rechazados Desviaciones: Conforme al plan y los cambios autorizados Medidas correctivas Proceso: Informar el Rendimiento

49 Técnica: Earned Value Management (EVM) Esta técnica compara: Costo Presupuestado del Trabajo Programado (CPTP o BCWS en ingles) Valor Planificado (Plan Value - PV) en la literatura moderna Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (CPTR o BCWP en ingles) Valor Ganado (Earned Value EV) en la literatura moderna Costo Real del Trabajo Realizado (CRTR o ACWP en ingles) Costo Real (Actual Cost AC) en la literatura moderna

50 Técnica: Earned Value Management (EVM)

51 Técnica: Earned Value Management (EVM) Análisis de Medición del Rendimiento:

52 Técnica: Earned Value Management (EVM) Análisis de Medición del Rendimiento: Variación del Cronograma (Schedule Variance SV = EV - PV) Un SV positivo indica un adelanto en el proyecto Un SV negativo indica un atraso en el proyecto Variación de Costos (Cost Variance CV = EV - AC) Un CV positivo indica el valor del ahorro en los costos del proyecto Un CV negativo indica el valor del sobre costo en el proyecto La variación en el costo de todo el proyecto es igual al Presupuesto Total Asignado (Budget at Complete BAC) y la cantidad realmente gastada. Índice de Desempeño del Cronograma (Schedule Performance Index SPI = EV / PV) Un SPI por encima de 1 indica el porcentaje de adelanto en el proyecto Un SPI por debajo de 1 indica el porcentaje de atraso en el proyecto Índice de Desempeño de los Costos (Cost Performance Index CPI = EV / AC) Un CPI por encima de 1 indica el porcentaje de ahorro en el proyecto Un SPI por debajo de 1 indica el porcentaje de malgasto en el proyecto

53 Técnica: Earned Value Management (EVM) La siguiente gráfica (Curva S) muestra cada uno de los indicadores que hemos venido explicando.

54 Técnica: Earned Value Management (EVM) Proyecciones: Estimación hasta la conclusión (ETC Estimate To Complete en inglés) Estimación a la conclusión (EAC Estimate At Complete en inglés) Variación a la conclusión (VAC = BAC - EAC Variance At Complete en inglés) Existen tres escenarios posibles para encontrar el valor del EAC: 1. EAC = AC + ETC Cuando las hipótesis fueron erradas o las condiciones han cambiado, lo que significa que se debe calcular de nuevo el ETC a partir del punto de avance que se tenga del proyecto. 2. EAC = AC + (BAC EV) (AC + Presupuesto Restante) Cuando las variaciones actuales se consideran atípicas, es decir, se considera que el ritmo del equipo seguirá según lo planeado inicialmente. 3. EAC = AC + (BAC EV) / CPI El Presupuesto restante es modificado por un factor de eficiencia que lo determina el CPI (Un CPI valido para este escenario es cuando el proyecto tiene un avance real de por lo menos un 20%).

55 Verificación del Alcance Control del Alcance Control del Cronograma Control de los Costos Realizar Control de la Calidad Informar el Rendimiento Seguimiento y Control de Riesgos Administrar el Contrato Otros Procesos

56 GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE

57 Proceso: Cierre del Contrato INTRODUCCIÓN: El Cierre del Contrato es: El proceso de completar y aprobar el contrato, incluida la resolución de cualquier tema pendiente y el cierre de cada contrato (Guía del PMBOK 2004, Glosario)

58 Proceso: Cerrar Proyecto INTRODUCCIÓN: Cerrar el Proyecto es: El proceso de finalizar todas las actividades en todos los grupos de procesos del proyecto para cerrar formalmente el proyecto o una fase de él (Guía del PMBOK 2004, Glosario) SALIDAS: Documentación de aceptación formal Archivos del proyecto Documentos de cierre del proyecto

59 Tendencias

60 Tendencias Estándares y Metodologías Modelos de Madurez en la GP (PMMM) Project Management Office (PMO) Tecnologías Informáticas Relacionadas MS Project Server MS Portfolio Server Certificaciones PMI PMP Código de Conducta

61 Para pensar Estamos preparados para adaptar estas T. I.? Tenemos claros nuestros procesos de GP? Están los objetivos organizacionales claros? Tenemos sistemas de priorización y selección de proyectos? 61

62 Bibliografía Utilizada Sistemas Expertos Ltda. MS-Project 2002, 2003, Guía de Clase PMI Practice Standard for Work Breakdown Structures. Newton Square, Pennsylvania USA. Crawford, J. Kent, The Strategic Project Office. A guide to Improving Organizational Performance. PM Practices Book series. Kerzner, Harold. PROJECT MANAGEMENT a systems approach to planning, scheduling, and controlling. 8 Edition. Chamoun, Yamal. Administración Profesional de Proyectos La Guía. Mc Graw Hill.

63 SITES ASOCIADOS A LA GP Comunidad de SE: PMI: PMI Colombia: Project: Curso online de Marco lógico:

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