INDUSTRIAL DE ALIMENTOS FLÓREZ Y CÍA. S.A.S. PROCEDIMIENTO PARA COMPRAR Y HACER INVENTARIOS

Transcripción

1 Página 1 de 9 1. OBJETIVO Definir las pautas para comprar materias primas, insumos y servicios que afecten la inocuidad, con el fin de asegurar que las compras cumplen con los requisitos especificados; así como los proveedores con la reglamentación legal vigente. En este procedimiento se establecen los pasos para hacer y controlar los inventarios de las materias primas e insumos dispuestos en la bodega del proceso de Compras con el fin de asegurar la preservación de la calidad de los productos, la rotación de los mismos y su vigencia. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los productos/servicios que se adquieren en la Empresa de manera habitual y con impacto frente al SGI, en términos de inocuidad y de costos. PROCESO PRODUCTO SERVICIO Compras Materias primas Transporte* Insumos: químicos de limpieza y desinfección, químicos de uso alimenticio, productos desechables. REVISÓ: María Teresa Castillo Lopera Coordinadora de Compras EMU (Menaje y Utensilios) Dotación de uniformes APROBÒ: Marcela Franco Gerente Fecha: 06 de diciembre del 2016 Fecha: 21 de diciembre del 2016 Logística de proveedores: carpas, tablones, carritos auxiliares, personal especializado para apoyo de eventos. Estos servicios pueden ser en calidad de prestado o comprados. Calidad Equipos de medición: termómetros y balanzas Certificación ICONTEC Control Microbiológico* Calibración metrológica* Salud y Seguridad EPP Exámenes médicos* Botiquín Cursos de alturas* Versión N 8

2 Página 2 de 9 Extintores Contratistas de SST clientes (Papelsa) Señalización de seguridad Ambiental N.A. Disposición de residuos* Control de plagas* Mercadeo Piezas gráficas y todo lo relacionado con Alquiler de menaje para servicios especiales imagen corporativa Ambientación para eventos Atención de meseros Obsequios clientes internos y externos Sistemas Papel térmico Alquiler de equipos Equipos de cómputo y accesorios Telefonía e internet Software Asesoría y soporte técnico Gestión Humana Obsequios para el personal Capacitaciones Útiles de oficina Asesorías Financiera Talonarios (recibos) Asesorías Servicios Generales EMU (Equipos) Mantenimiento preventivo y correctivo*: Productos químicos para el mantenimiento Equipos, vehículos y planta física. Herramientas para el mantenimiento Adecuaciones locativas* Materiales para adecuaciones locativas *Servicios críticos La compra cubre desde el requerimiento de productos y servicios hasta la entrega de los mismos. Para el caso del proceso de Compras se dispone de una bodega centralizada a la cual se le realiza un control de inventario con una frecuencia quincenal.

3 Página 3 de 9 3. DEFINICIONES 3.1. MATERIAS PRIMAS DE MAYOR RIESGO 3.2. PEDIDOS EXTERNOS TELEFÓNICOS O PERSONALES CO-F-002 Formato que permite consignar los pedidos de materias primas o insumos efectuados tanto desde la bodega del proceso de Compras como de los proveedores externos aceptables PLANILLAS DE PEDIDOS POR SERVICIO DE ALIMENTACIÓN CO-F-015 Formato que permite consignar los pedidos de materias primas efectuados desde la plaza mayorista ORDENES DE COMPRA CO-F-001 Formato de pedidos por servicio de alimentación que permite consignar los pedidos por cada proveedor que suministran las materias primas (frutas, verduras y abarrotes) y menaje y utensilios. *El área de Compras selecciona los productos descritos en las planillas de pedidos por servicio de alimentación y genera las órdenes de compra para los proveedores de plaza que suministran las siguientes materias primas: frutas, verduras y abarrotes. *De manera semanal se verifica telefónicamente con los proveedores de la plaza el precio de las materias primas para definir el proveedor a quien se le realizará la compra, notificándoles finalmente esta decisión INVENTARIO BODEGA DEL PROCESO DE COMPRAS Es el recuento físico que se lleva a cabo para confirmar la cantidad y la vigencia de las existencias tanto de los productos de la bodega como de las máquinas vending.

4 Página 4 de 9 4. AUTORIDAD La autoridad de establecer, mantener y actualizar este procedimiento es el líder de Compras. ACTIVIDAD Qué hace? 5. DESARROLLO REQUIERE EXPLICACIÓN? Cómo lo hace? COMPRA DE MATERIA PRIMA E INSUMOS 1. Elaborar planillas de pedidos de materias primas Con base en la programación del menú y las necesidades del servicio, se elaboran las siguientes planillas de pedido en cada servicio de alimentación: - Pedidos por servicio de alimentación CO-F-015, el cual está clasificado en abarrotes, frutas y verduras. En esta planilla se definen las especificaciones puntuales de algunos productos tales como tipo, grado de madurez y tamaño cuando sea necesario. - Pedido y remisión bodega de compras CO-F-023, en este se piden los productos que se almacenan en la bodega de compras. Nota: Ambos registros son enviados al proceso de Compras de manera digital. - Pedidos externos telefónicos o personales CO-F-002, en este se registran los pedidos de carnes, lácteos, arepas, harinas elaboradas, gaseosa y demás productos no contenidos en los dos registros anteriores. RESPONSABLE Quién lo hace? DOCUMENTOS Qué registros son generados en la actividad Planilla de pedidos por servicio de alimentación CO-F- 015 Remisión de bodega CO-F-023 Pedidos externos telefónicos o personales CO-F Elaborar planilla de reposición y suministro de loza y La remisión de bodega CO-F-023, debe ser enviada a el área de Compras los siguientes 5 días hábiles después de recibido, debidamente diligenciada; a excepción de los días de cierre en los que esta deberá enviarse a esta misma área el día de recibo. Cada Servicio de Alimentación envía al proceso de Compras mensualmente el inventario en el formato de reposición y suministro de loza y utensilios CO- F-020. Reposición y suministro de loza y utensilios CO-F-020

5 Página 5 de 9 utensilios El proceso de Compras consolida la información de todos los servicios para la aprobación de compra por parte de la Gerencia. 3. Elaborar planilla para EMU (Menaje) Cuando se presenta la necesidad de menaje en los Servicio de Alimentación se envía al proceso de Compras el requerimiento a través del formato Control del suministro de menaje CO-F-014, en el cual se realiza la especificación del producto. Control de suministro del menaje CO-F-014 Se realiza desde Compras un seguimiento al suministro del menaje y notificación posterior al Servicio de Alimentación. Coordinación de Compras 4. Generar orden de compra El proceso de compras consolida los pedidos así: - Materias primas: CO-F-002/015/023 - Loza y utensilios: CO-F Menaje: CO-F-014 Orden de compra CO-F-001 Se genera la orden de compra CO-F-001 para ser enviada a cada proveedor. En algunos casos para la compra del menaje se hace directamente en el almacén. Auxiliares de Compras Las órdenes de compra de los diferentes proveedores llegan al Servicio de Alimentación como insumo para realizar la verificación en el proceso de recibo. 6. Recibir en los SdeA Se reciben de los proveedores, en de los servicios de alimentación, materias primas, insumos, loza, utensilios y menaje, con la frecuencia aplicable a cada uno. Se hace la verificación del recibo como aceptación o rechazo, en los siguientes formatos: - Materias primas CO-F-002/015/023 - Loza y utensilios: CO-F Menaje: CO-F Orden de Compra CO-F-001 Líder del Servicio. Materias primas CO-F-002/015/023. Loza y utensilios: CO-F-020. Menaje: CO-F-014. Orden de Compra CO-F-001.

6 Página 6 de 9 7. Verificación de la documentación Desde los SdeA, se envía al área de compras, los registros diligenciados en la etapa de recibo, los cuales indican la aceptación conforme y/o las deviaciones presentadas, evaluando los parámetros de calificación del proveedor. Esta información se constituye en la herramienta para la evaluación de los proveedores por parte del área de compras. Nota: En el evento de un rechazo o desviación parcial o total, el líder del servicio, debe comunicarse vía telefónica o , al área de compras para agilizar su trámite ante el proveedor y resolver el faltante en el Servicio de Alimentación. En este caso también debe quedar consignado en el formato respectivo, tanto en el parámetro a evaluar como en la casilla de observaciones. Líder de Compras CO-F-005 Selección, Evaluación y Seguimiento de proveedores de materias primas e insumos COMPRA DE SERVICIOS 1. Detectar la necesidad del servicio La empresa subcontrata servicios especializados externos, para apoyar actividades que son críticas dentro del proceso productivo así: SERVICIO DE METROLOGIA- Para calibración de los dispositivos de medición. SERVICIO DE VERIFICACIÓN MICROBIOLOGICA- Para el análisis microbiológico de las muestras de alimentos (materias primas crudas, procesadas, producto en proceso o terminado, frotis de superficies, frotis de manipulador, placas de ambiente). SERVICIO DE CONTROL DE PLAGAS- Para controlar los riesgos de contaminación ambiental provenientes de animales. Jefe Calidad Jefe Calidad Jefe Calidad Certificados de calibración Informes microbiológicos AM-F-005 Cronograma para el control de plagas. AM-F-007 Verificación de la eficacia del proceso para el control de plagas.

7 Página 7 de 9 SERVICIO DE RECOLECCIÓN DE RESIDUOS- Para recolectar los residuos garantizando la adecuada disposición final en armonía con el medio ambiente. EXAMENES MEDICOS- Para conocer el concepto de aptitud de los colaboradores desde su ingreso y verificación anual. Jefe de Calidad Coordinador de SST AM-F-001 Declaratoria de residuos para su disposición final. Concepto Médico. CURSO DE ALTURAS- Para entrenar y capacitar al personal en trabajo seguro de alturas. Coordinador de SST Certificado de Alturas. 2. Establecer el contrato SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y PLANTA FÍSICA- Para prevenir y corregir las fallas presentadas en los equipos que intervienen en el proceso productivo. Para prevenir y corregir el deterioro en la planta física y realizar reformas. SERVICIO DE TRANSPORTE- Para despachar y transportar materia prima, insumos o producto terminado de acuerdo con las necesidades del proceso productivo. Con las empresas prestadoras de servicios reconocidas en el mercado, se establecen contratos comerciales formales. Cuando el servicio es prestado a través de una persona natural e independiente, o se presta en circunstancias especiales, aleatorias, o no continuas; se podrá establecer un acuerdo verbal soportado en una cotización. Coordinador Servicios Generales Coordinador de Compras Responsable de comprar el servicio SG-F-001 Cronograma de actividades para mantenimiento preventivo de planta física y equipos. SG-F-009 Hoja de Vida del equipo e infraestructura y control de mantenimiento. N/A Contrato de prestación de servicios, cotización y/o certificaciones o acreditaciones. CONTROL DE INVENTARIOS: SERVICIOS DE ALIMENTACION Y BODEGA DE COMPRAS

8 Página 8 de 9 1. Hacer y registrar el inventario 2. Control de consumos semanales El recuento físico de los productos se hace el último día hábil de cada mes, así: Se revisa que los productos se encuentren almacenados en orden en las diferentes áreas de almacenamiento. Ver procedimiento para almacenar materias primas e insumos PC-P-004. Sacar del área de almacenamiento los productos para pesar, medir o contar, según sea el caso. A medida que se cuantifican (pesan, miden, cuentan) los productos, se registran diligenciando en el formato de Inventario final CO-F-017 y en la planilla Niif. Diariamente en los SdeA, se hace el registro de las materias primas que se consumen, de acuerdo con el registro PC-F-011 programación y estandarización del menú y otros consumos no registrados en este, semanalmente se envía el consolidado (día a día) de los consumos. Líder SdA y Auxiliar de Compras. Inventario final CO-F-017 Planilla Niff. Formato de consumo semanal Semanalmente se consolida la información por el área de Contabilidad, y se digitan los consumos por producto y por centro de costos. Este proceso sirve para conocer los consumos de manera oportuna y permitir la toma de decisiones sin dar espera al inventario físico mensual. Al final del mes se confronta el inventario arrojado por el sistema con el inventario físico mensual. Líder de SdeA Coordinador de Costos y Presupuestos. 8. NORMAS O DOCUMENTOS DE REFERENCIA Procedimiento para evaluación y selección de proveedores CO-P-002. Procedimiento para recibir e inspeccionar materias primas e insumos PC-P-003. Manual de especificaciones para materias primas e insumos CO-M-001. Registro de programación y estandarización del menú PC-F-011. Listado de proveedores aceptables CO-F-006.

9 Página 9 de 9 9. ÚLTIMOS CAMBIOS DEL PROCEDIMIENTO: Se genera matriz por proceso para la compra de productos, insumos y servicios. En la compra de servicios se limita a aquellos que afectan el SGI. 3. Se relaciona en la actividad de 1, el formato CO-F-013 Remisión de bodega, para realizar los pedidos de bodega. 4. Se genera el CO-F-001 formato orden de compra. 5. Se genera para el pedido de loza, utensilios y equipos, se generan los formatos CO-F-014 y CO-F Se adiciona la actividad de consumos semanales.