TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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1 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Código Regional + Código del Grupo - DPACHO DL COORDINADOR D APOYO ADMINITRATIVO AUTORIZACION Autorizaciones Contratación Apoyos Administrativos studio de Conveniencia y Oportunidad Certificaciones olicitud de Autorización Autorizaciones Dirección General Instructores studio de Conveniencia y Oportunidad Certificaciones olicitud de Autorización Autorizaciones Dirección General Mantenimiento studio de Conveniencia y Oportunidad Certificaciones olicitud de Autorización Autorizaciones Dirección General 104 INFORM 093 HOJA D VIDA D VHICULO Datos Legales Recibo Pago de Impuestos 5 0 Documentos de trámite, cumplido el tiempo de retención el soporte electró se eliminar, porque no generan valores secundarios, Los originales en soporte físico se conservan en los expedientes de los contratos respectivos. Documentos de valor administrativo, se eliminan una vez el vehículo sea enajenado o rematado CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 1 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

2 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL iniestros Informes de Multas y Comparendos eguros del Vehículos Todo riesgo eguro OAT Certificación de Revisión Téc Mecánica olicitudes de Mantenimiento 08 Informes de Gestión informes Informes Consolidado - TALNTO HUMANO - oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 1 4 oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. 001 AA 1 9 x x 08 Actas Comité Convencional La serie documental se conserva en su totalidad Citaciones a Comité Actas a Comité Convencional Anexos al Acta 13 Actas de Comité istema alarial valuación por Meritos Instructores (MI) Acta Comité Regional MI Anexo al Acta Remisión del consolidado a Dirección General 009 AUTOLIQUIDACION MNUAL D APORT 1 9 Comprobante de Pago Recibo de Incapacidades P Comprobante de Pago de Pensiones porque soporta decisiones administrativas La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas e elimina cumplido el tiempo de retención porque no genera ningún valor secundario. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 2 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

3 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Planilla Resumen Detallado de Pago por ucursal Listado de Pagos P, Pensiones y ARP Reportes de Cajas de Compensación Reportes sobre Diferencias de Nomina y istema de eguridad ocial 066 VALUACIÓN 08 valuaciones istema alarial Por Meritos para Instructores olicitud de reclamaciones Anexo a las reclamaciones Respuesta a reclamaciones oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D HITORIA LABORAL Capítulo I. Trayectoria Laboral- olicitud empleo Formato Ú de Hoja de Vida Copia de la Cédula de Ciudadanía Fotocopia de Libreta Miliar Constancias de Trabajo Antecedentes Disciplinarios Resultados Concurso olicitud xamen Médico Resultado xamen Médico y Renuncias Médicas Resolución de legibilidad Documentos de trámite, cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. videncia datos estadísticos que están soportados en informes anuales de gestión. e conserva totalmente, como evidencia del proceso de talento humano, genera valores secundarios de carácter legal, fiscal e histórico. Fuente de consulta para garantizar derechos de los ex funcionarios. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 3 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

4 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Contrato o Resolución de Nombramiento Comunicación de Aceptación de Nombramiento Acta de Posesión de Nombramiento Resolución de Incorporación a Planta de Personal Adición a Contrato Inscripción en Carrera Administrativa Resolución Inscripción Carrera Administrativa Notificación de Resolución Inscripción Felicitaciones Resoluciones de Ascenso Constancias de ntrega de Dotación Resoluciones MI olicitudes de Traslado Notificación del Traslado Resoluciones de ncargo Acta de Posesión de ncargo Resolución de Terminación de ncargo Resoluciones de Asignación Funciones Resolución de Terminación de Nombramiento Provisional Certificaciones laborales Resoluciones de Traslado Actualización Carrera Administrativa Comunicación y Resolución de anciones Llamadas de Atención Resolución Insubsistencia Notificación de Resolución de Insubsistencia Resolución de Aceptación Renuncia CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 4 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

5 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Notificación Insubsistencia xamen Médico de greso Paz y alvo Administrativo -Capítulo II. ducación- Capacitación-valuación del Desempeño Certificados de studio y Diplomas Fotocopia de Tarjeta Profesional olicitudes Inscripción Cursos de Capacitación Notificaciones de Resultados de valuación Cartas de Compromiso de Cumplimiento Capacitación Puntaje Acumulado Individual para MI Permisos de Capacitación Resoluciones de Apoyo de Capacitación Pregrado Postgrado Resoluciones de Comisiones de studio olicitudes de Beca de studios valuación del Desempeño Notificación Resultado valuación Recursos Contra valuación del Desempeño Resolución que Resuelve el recurso Acta de Notificación olicitud de Impedimento Resolución de Impedimento y Designación de Nuevo valuador Comunicación Remisoria de la Resolución -Capítulo III. Vacaciones-Licencias y Permisos- Resoluciones de Vacaciones Notificación Resoluciones Autorizaciones por Vacaciones Anticipadas olicitudes Licencias Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 5 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

6 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Resoluciones de Licencias olicitud de Permisos Autorización de Permisos olicitud de vacaciones pendientes Resolución de Interrupción de Vacaciones Notificación de Resoluciones -Capítulo IV. Pagos y Deducciones- Autorizaciones de Descuento indical olicitud de Cesantías Liquidaciones de Cesantías Resolución de Pago de Cesantías Formularios Declaraciones de Renta Libranza ervicio Médico Afiliación y Retiro eguro ocial o P Afiliación Fondo de Vivienda Afiliación Fondo de Cesantías Afiliaciones cajas de Compensación Afiliación Fondo de Pensión Afiliación Fondo Nacional del Ahorro de Vivienda Resolución Pago por Bonificación y Prima de Antigüedad olicitudes de mbargo Descuentos por mbargo Levantamientos de mbargo olicitud de cuota parte Pensional Certificados DIAN Respuesta a olicitud de Cuota Parte Pensional CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 6 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

7 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL -Capítulo V. Bienestar ocial e Incapacidades- Recomendaciones Médicas y Tratamientos speciales Informes Accidentes Laborales Incapacidades Laborales Registros Civiles Funcionarios, Matrimonio e Hijos Resoluciones Auxilio Funerario Resoluciones Préstamos Calamidad Doméstica 141 NOMINA oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 01 Planillas de Nómina 1 4 Planilla de Nómina Resumen de Nómina Listado de Bancos Certificación de Pago de Nómina Reportes de Tiempo uplementario Resoluciones de Nombramiento Provisional y Ordinarios Certificación de Cuenta bancaria Contratos de Aprendizaje Contratos de Trabajador Oficial Conservar totalmente como garante de derechos fundamentales de los ex funcionarios, genera valor secundario de carácter legal, fiscal e histórico, se aplicará el proceso de microfilmación con fines de respaldo y consulta, en concordancia con el Decreto 2527 de 1950 y 3354 de 1954, el Acuerdo 039 de 2002 del AGN. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 7 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

8 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- 40 CONTRATO DOCUMNTAL Resoluciones Novedades de personal, Quinquenios, Prima Técnica, Préstamos Calamidad, Vacaciones en dinero Licencias no remuneradas Libranzas de ervicio Médico Asistencial olicitud de Auxilio ducativo T.O. olicitud de Auxilio para Anteojos de T.O. olicitud de Prima de Nacimiento olicitud de Prima de Matrimonio mbargos Autorización Descuento Préstamos Vivienda Ascensos T.O Resolución Auxilio Funerario Primas coordinación Reducciones de suspensiones Auxilio ducativo P Aportes Voluntarios a Pensión Reporte de liquidación de Viáticos oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 03 Contratos de Trabajadores Oficiales 0 20 Aviso de Traslado Horizontal Listado de elegibles Acta de Inscripciones Hojas de Vida de Aspirantes Inscritos Listado de Admitidos Reclamaciones Cumplido el tiempo de retención se hace una selección cualitativa, de aquellos contratos cuya cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de la misión de la entidad y generan valor secundario como fuente histórica de consulta CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 8 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

9 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Respuesta a Reclamaciones Prueba Psicotécnica Registro de Resultados de aplicación de Pruebas Psicotécnica Prueba de Conocimiento Téc teórico y Practico Lista de Resultados Reclamaciones Respuesta a Reclamaciones Citaciones a ntrevista Formato de Resultados de ntrevista Formato de Calificación de Hoja de Vida Lista de Resultado de la Calificación Informe de Resultados Acta del Concurso Lista de legibles Modificación del Contrato Contrato a termino Indefinido Asensos olicitudes de Ascenso Planillas de valuación de T.O. Modificaciones al Contrato 104 INFORM 08 Informes de Gestión 1 4 Informes Anexos o oportes VIVINDA oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 9 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

10 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 001 AA 15 Actas Comité vivienda 1 9 Citaciones a comité Actas a Comité Convencional Anexos al acta 004 AFILIACION 02 Afiliaciones o traslados al Fondo Nacional del Ahorro 3 0 Formulario de Afiliación Comunicación de Aceptación Remisión de Formulario al Fondo Nacional del Ahorro Notificación a Gestión Humana Notificación de Retiro de la ntidad olicitud de Retiro total o Parcial de Cesantías Remisión de Novedad a Dirección General 052 DVOLUCIONN 01 Devolución de Ahorros 1 4 olicitud Devolución de Ahorros o copia Acto Administrativo de Desvinculación con oportes Certificado de Disponibilidad Presupuestal Certificación de Valor Ahorrado Resolución y Notificación 165 PRTAMO La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas Los documentos se eliminan porque pierde vigencia administrativa y no genera valores secundarios Cumplido el tiempo de retención se elimina porque no genera ningún valor secundario CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 10 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

11 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 02 Prestamos de Vivienda 1 0 olicitud y Aprobación olicitud de Préstamo (carta y formulario) Notificación de Aprobación Acta de Aprobación del Crédito studio de Títulos olicitud de avalúo comercial Avalúo Comercial olicitud de Capacidad de Pago Certificación de Capacidad de Pago Certificado de y Libertad studio Jurídico de Títulos istema de amortización del Crédito Autorización de Descuento olicitud de Inclusión en eguros de Incendio y Vida scritura Pública de Hipoteca al NA Certificación de y libertad de Hipoteca al NA Autorización de Desembolso olicitud de Corrección de scrituras Remisión a Contabilidad para Desembolso Abonos, Pre liquidaciones olicitudes Liquidaciones Cumplido el tiempo de retención se elimina el soporte papel en el archivo de gestión, porque no genera valores secundarios y se conserva el soporte digital, el tiempo de retención se cuenta a partir del levantamiento del Gravamen hipotecario. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 11 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

12 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Documentos oportes Refinanciación olicitud studio ocioeconómico y oportes Antecedentes Crédito Certificado de Capacidad de Pago Comunicación Aprobación y Refinanciación Acta de Aceptación Modificación de la scritura Acta de Aceptación scritura Modificada Cancelación Hipoteca olicitud Paz y salvo Minuta Certificado de y Libertad Cambio de Garantía Hipotecaria olicitudes Respuesta a la olicitud Avaluó Comercial studio de Títulos scritura Publica Certificado de y Libertad Documentos oportes Cobros Actas de Acuerdo de Pagos Cobro Persuasivo oportes de Cobro CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 12 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

13 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- 03 DOCUMNTAL Remisión a Cobro Coactivo Préstamos sobre Ahorros Fondo Nacional de Vivienda olicitudes de Préstamos obre Ahorros olicitud Capacidad de Pago Capacidad de pago Certificación de Disponibilidad Presupuestal Autorización de Descuentos Pagaré Resolución de Préstamo 189 RGITRO 01 Registros de Cartera de Vivienda Listado de activos, pensionados y ex funcionarios Cartera de ahorros y préstamos sobre ahorros 192 RPORT oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Reporte de Viáticos Para Acumulados 1 4 Orden de viaje -UNIDAD D CORRPONDNCIA 001 AA 16 Actas de Documentos Actas de liminación Actas Anexos Actas Aclaratorias a la Radicación 1 9 Cumplido el tiempo de retención se elimina en el archivo de gestión, porque no genera valores secundarios, el tiempo de retención se cuenta a partir de la cancelación del crédito y la devolución del pagare. Cumplido el tiempo de retención se presenta ante el comité de desarrollo administrativo para su disposición final. Documento de trámite, eliminar una vez cumplido el tiempo de La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 13 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

14 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Actas de Microfilmación Anexos a las Actas Actas Iniciales y es de Microfilmación Planillas de Revelado y Control de Calidad oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 46 CONCUTIVO Consecutivo de Acuerdos Acuerdos 02 Consecutivo de Resoluciones Resoluciones Actas de Posesión Actas de Notificación 03 Consecutivo de Circulares e conserva totalmente. Refleja decisiones administrativas de obligatorio cumplimiento y genera valores secundarios. e digitaliza certificadamente para facilitar y agilizar la consulta. Circulares 04 Consecutivo de Correspondencia Recibida 2 3 Cumplido el término de retención se eliminan las comunicaciones en soporte papel, que no formen parte de una serie documental específica. Comunicaciones Documento de control. e elimina cumplido el 103 INDIC CONCUTIVO 1 9 tiempo de retención porque terminado su valor administrativo, no soporta valores secundarios 04 Índices Consecutivos de Circulares. Índices 05 Índices Consecutivos comunicaciones Producidas Índices Índices Consecutivos comunicaciones 06 Recibidas CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 14 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

15 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Índice Diario de Comunicaciones Recibidas 07 Índices Consecutivos Contratos Índices 09 Índices Consecutivos de Resoluciones oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Índice Diario de Resoluciones 036 COMPROBANT 01 Comprobantes de ntrega de Comunicaciones y Otros nvíos Postales 1 1 Controles de ntrega Planilla por s, Regionales y Medio xterno olicitudes de nvíos speciales, Reclamaciones y Perdida Reclamos Respuestas 189 RGITRO 02 Registros del ervicio de Información y consulta 1 0 olicitud de Información Consulta de Documentos (F001-P005-GD) olicitud de Préstamo Préstamo de documentos (F002-P005-GD) 212 TRANFRNCIA DOCUMNTAL 1 9 Formato de Inventario de Transferencias Primarias Formato de Inventario es por 104 INFORM e elimina porque no genera valores secundarios. olamente soporta la gestión.. Documento de trámite. Cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. Herramienta archivística de permanente actualización, CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 15 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

16 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL 007 UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 08 Informes de Gestión 1 4 Informes Anexos o oportes - ÁRA D PRUPUTO - AINTO DIARIO D INFORMACIÓN PRUPUTAL Actas de Cancelación de Reservas presupuéstales de Oficio Actas de Liquidación de Contratos o Prestación de ervicios Actas de uspensión de Contratos o Prestación de ervicios Actas de Reanudación de Contratos o Órdenes de Prestación de ervicios Actas De liquidación de Convenios Adiciones y Modificaciones a Contratos Actas de uspensión de Convenios Actas de Reanudación de Convenios Contratos Adquisición de Bienes o ervicios Contratos de Prestación de ervicios Personales Cuentas de Cobro Cuentas de ervicios Públicos Cuentas de ervicio Médico 1 4 oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. e microfilma según lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de Una vez cumplido el tiempo de retención, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de liminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 16 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

17 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Relación de Cuentas del ervicio Médico Ordenes de Viaje y Anticipo de Viáticos Ampliaciones de Comisión olicitudes de Certificados de Disponibilidad Presupuestal Certificados de Disponibilidad Presupuestal Resoluciones de Préstamo de Calamidad Domestica Resoluciones De modificación Presupuestal Contratos Certificados de Registro Presupuestal Certificados de xistencia y Representación Copia del RUT Copia Cédula de Ciudadanía Certificaciones Bancarias de Contratistas Relación de Costos de Desplazamiento de Consejeros Resolución de Reconocimiento y Pago de Prestaciones ociales Relación de pago por Conciliaciones y entencias Judiciales Informe de jecución Presupuestal de Gestión por de Funcionamiento de Inversión Resolución de Modificaciones Presupuestales 104 INFORM oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 08 Informes de Gestión 1 4 x oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 17 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

18 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 001 AA Informes Anexos o oportes - ÁRA D CONTABILIDAD - 14 Actas Comité ostenibilidad Contable 1 9 Convocatorias Acta Anexos al Actas 036 COMPROBANT 02 Comprobantes Diarios de Contabilidad 1 4 Comprobante de Contable Asiento de ajustes y Análisis Financieros Cuenta de Cobro y Comprobante de Pago Legalización de Ordenes de Viaje y Anticipo de Viáticos Actas de Responsabilidad Fiscal olicitudes de Ajustes y Reclasificaciones Contables Distribución IVA a Regionales Resolución de Pensiones del eguro ocial Avalúos de Bienes Muebles Actas de Avance de Obras La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas. e microfilma según lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de Una vez cumplido el tiempo de retención, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de liminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 18 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

19 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- 038 CONCILIACION DOCUMNTAL Informe de Interventoría oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 01 Conciliaciones Bancarias 5 0 e elimina cumplido el tiempo de retención. xtractos Bancarios olicitudes de Aclaración a Movimientos Pendientes Aclaraciones a Movimientos Pendientes Conciliaciones Bancarias 051 DCLARACION TRIBUTARIA INFORM Declaración de Impuestos municipales y/o Distritales 5 0 Declaración de Impuestos Aclaraciones a Requerimientos de la DIAN 08 Informes de Gestión 1 4 Informes Anexos a Informes - ÁRA D CONTRATACIÓN CONTRATO 0 20 Cumplido el tiempo de retención se elimina porque no genera ningún valor secundario oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. Cumplido el tiempo de retención se hace una selección cualitativa, de aquellos contratos cuya cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de la misión de la entidad y generan valor secundario como fuente histórica de consulta CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 19 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

20 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 01 Contratos de Adquisición de Bienes y ervicios (Compraventa, uministro, Mantenimiento, Obra: Licitación, Convocatoria Pública e Invitación Pública, selección Abreviada, Concurso de Meritos, Contratación Directa, Mínima Cuantía y Bolsa Mercantil) tapa Preparatoria Control de Ingreso de Documentos (F001-P003-DG) olicitud Necesidad de la Contratación Certificación verificación Plan Anual de Compras o Programas Mantenimiento, adecuaciones y construcciones Autorización Previa Anexo 6. studio y documentos Previos de Conveniencia Oportunidad Modificación studio y documentos previos Certificado de Disponibilidad Presupuestal Aviso de Convocatoria Modificaciones studios y Documentos Previos Invitación Pública Acto Administrativo que justifica la contratación Directa Proyecto de Pliego de Condiciones Observaciones Proyecto e Pliego de Condiciones Respuesta a las Observaciones Proyecto Pliego de Condiciones CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 20 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

21 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Manifestaciones para Limitación de Convocatoria a My Pimes Constancia Pública de las Observaciones y de las respuestas a las observaciones tapa Precontractual Control de Ingreso de Documentos (F001-P003-DG) Acto de Apertura al Proceso de elección Acto de uspensión del Proceso Pliego de Condiciones Definitivo Constancia Publicaciones COP Pliego de condiciones Definitivo Adendas Acta de Audiencia para Precisar Contenido y Alcance de Pliego de Condiciones Acta de Audiencia para Revisión y Asignación de Riesgos Manifestación de Interés en Participar Resolución Mediante la cual Conforma la Lista corta Acta de Audiencia para Notificar la Conformación de Lista Corta Invitación a Precalificados para Presentar Oferta Conformación lista Posibles Oferentes y Acta Audiencia de orteo Constancia Publicación secop de la Lista Oferentes CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 21 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

22 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Acta o Informe de Cierre de Proceso y Constancia de Recepción de Propuestas Ofertas Presentadas Constancia Designada del Comité valuador de Propuestas de la Comunicación a sus Integrantes Acta de Apertura de Urna xpedición de Aceptación de Ofertas Publicación de la Invitación en Pagina Web ena Informe de valuación de las Propuestas: Jurídica; Técnica, conómica, Financiera Cuadro Comparativo de Ofertas Informe del Comité valuador sobre la valuación de las Propuestas Publicación COP Informe valuación de Propuestas y de traslado del Informe según el caso. Constancia Verificación Interna sobre cumplimiento pago de Aportes Parafiscales y Contratación de Aprendizaje Observaciones a Informe Comité valuador Acta de Audiencia de Adjudicación Resolución de Adjudicación Notificación de Resolución de Adjudicación tapa Contractual Control de Ingreso de Documentos (F001-P003-DG) Contrato Radicado o carta de Aceptación CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 22 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

23 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Certificado de Registro Presupuestal Recibo de Pago Publicación del Contrato Recibo de Pago de Impuesto de Timbre Póliza de Garantías xigidas Adiciones, Modificaciones, Aclaraciones, Prorrogas, Otro si al Contrato Pólizas de Garantía con Ocasión de Adiciones o Prorrogas al Contrato Acta de Inicio del Contrato Cuando se Requiere Actas de uspensión y Reanudación del Contrato Certificación del upervisor y/o Interventor sobre Recibo a atisfacción para Pago Informes Periódicos del upervisor y/o Interventor de Contrato Facturas, Cuentas de Cobro, del Contratista Comprobantes de ntrada a Almacén; Órdenes de Pago y Comprobantes de greso Actas de Instalación y Puesta en Funcionamiento de los Bienes Comprobante de greso de Anticipo Carta Contratista sobre Información Bancaria para Transferencias lectrónicas Resolución de Incumplimiento y Multas Constancia de Notificación de la Resolución Recursos contra la Resolución Resolución por la cual se Decide Recursos Interpuestos Comprobantes de Pago y soportes - tapa Pos Contractual - CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 23 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

24 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Control de Ingreso de Documentos (F001-P003-DG) Acta de Liquidación junto con los oportes Requeridos 02 Contratos de Prestación de ervicios Personales - tapa Preparatoria - Control de Ingreso de Documentos (F001-P003-DG) olicitud de Contratación olicitud de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal - tapa Precontractual - Control de Ingreso de Documentos (F001-P003-DG) studio de Conveniencia y Oportunidad Certificación de verificación de Inexistencia de Personal de Planta Certificación de Inexistencia de Personal de Planta Autorización para Contrataros con Objetos Iguales Autorización Contratación de ervicios Personales para Centros de Formación Cotización y/o Oferta de ervicios Formato Ú de Hoja de Vida Fotocopia de Diplomas y Certificaciones de studio Certificaciones de xperiencia Laboral Formato Ú de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 24 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

25 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Fotocopia de cédula de Ciudadanía Fotocopia Libreta Militar Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado Antecedentes Disciplinarios Certificado de Antecedentes Judiciales Certificado de Idoneidad Fotocopia RUT Fotocopia RIT Documentos de Afiliación a alud, Pensiones y ARL. Certificación Bancaria -tapa Contractual - Control de Ingreso de Documentos (F001-P003-DG) Contrato Firmado y Radicado Registro Presupuestal Póliza Aprobada Constancia de publicación en el COP Designación de upervisor y/o Interventor Pagos y oportes de Pago Actas de uspensión del Contrato Actas de Reanudación del Contrato Adición y Prórroga olicitudes de Adición y Prórroga olicitud de de Disponibilidad Presupuestal Adiciones y/o Prorrogas Registro Presupuestal Ampliación de Póliza Aprobada Modificaciones CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 25 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

26 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D olicitud de Modificación Modificación Cesiones olicitudes de Cesión Cesión Documentación oporte de la Cesión -tapa Pos -Contractual - Control de Ingreso de Documentos (F001-P003-DG) Acta de Liquidación y/o Terminación Informe Relación de Pagos al Contratista Certificación de Cumplimiento a atisfacción del Objeto del Contrato 04 Contratación de Instructores - tapa Preparatoria - Control de Ingreso de Documentos (F001-P003-DG) Plan de Contratación de Instructores olicitud de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal - tapa Precontractual - Control de Ingreso de Documentos (F001-P003-DG) Certificación Verificación de Inexistencia de Personal de Planta Certificación de Inexistencia de personal en planta studio de Conveniencia y Oportunidad olicitud de Autorización de Contratación CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 26 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

27 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Autorización de Contratación de ervicios Personales para Centros de Formación Registro de Perfiles a Contratar en el istema de Información de la Oficina Regional de la Agencia Pública de mpleo Certificación de Inscripción en el Banco de Instructores Inscripción en el Registro Nacional de mpleo Cotización y/o Oferta de ervicios Formato Ú de Hoja de Vida Certificado de Capacidad Idoneidad Diplomas y Certificaciones de studio Certificación de Manejo de Plataforma Blackboard Certificaciones de xperiencia Laboral Formato Ú de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas Fotocopia de cédula de Ciudadanía Fotocopia Libreta Militar Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios Certificado de Antecedentes Judiciales Registro de Información Tributaria RUT Registro de Información Tributaria RIT Certificación de Cuenta Bancaria Documentos de Afiliación a alud, Pensiones y A.R.L. Concepto de xámenes Ocupacionales -tapa Contractual - CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 27 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

28 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Control de Ingreso de Documentos (F001-P003-DG) Contrato Firmado y Radicado Certificado de Registro Presupuestal Póliza Aprobada Constancia de Publicación en el COP Designación de upervisor y/o Interventor Pagos y oportes de Pago Actas de uspensión del Contrato Actas de Reanudación del Contrato Adición y/o Prórroga olicitudes de Adición y/o Prórroga olicitud de de Disponibilidad Presupuestal Adiciones y/o Prorrogas Registro Presupuestal Ampliación de Póliza Aprobada Modificaciones olicitud de Modificación Modificación Cesiones olicitudes de Cesión Cesión Documentación oporte de la Cesión -tapa Pos -Contractual - Control de Ingreso de Documentos (F001-P003-DG) Acta de Liquidación y/o Terminación Informe del Interventor Relación de Pagos al Contratista Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 28 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

29 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Certificación de Cumplimiento a atisfacción el Objeto del Contrato ntrega de Bienes e Informes de jecución Contractual oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 104 INFORM Informes de Gestión 038 CONCILIACION Informe - ÁRA D TORRÍA - oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. 01 Conciliaciones Bancarias 5 0 e elimina cumplido el tiempo de retención. xtractos Bancarios Conciliaciones Bancarias 104 INFORM Informe Diario de Tesorería Certificaciones de Recibo a atisfacción Certificados de Disponibilidad Presupuestal Certificados de Registro Presupuestal Recibos de consignación Planillas de Pago al istema de eguridad ocial e microfilma según lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de Una vez cumplido el tiempo de retención, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de liminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 29 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

30 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- 104 INFORM DOCUMNTAL Contratos de Bienes o prestación de ervicios Contratos Facturas de Proveedores Órdenes de Pago Ordenes de Viaje Paz y alvos de la DIAN Planilla de Pago a Contratistas olicitud de Reintegro por xcedentes Relación de Pago de Nomina por Bancos oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 08 Informes de Gestión 1 4 Informes Anexos o oportes - ÁRA D ALMACÉN INVNTARIO BAJA D BIN 01 Baja de Bienes Muebles 1 4 Acta Comité de Baja Conceptos Técs Resolución de Baja Acta de ntrega 104 INFORM Contrato de Donación o por Cesión o Venta oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. Cumplido el tiempo de retención se hace una selección cualitativa del 10%, de aquellas bajas que incidieron en el cumplimiento de la misión de la entidad y generan valor secundario como fuente histórica de consulta. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 30 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

31 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 04 Informes de Almacén 1 4 Informe Diario de Almacén Notas de ntrada a Almacén. Nota de alida de Almacén Traspaso ntre Cuentadante Traspaso Despachado Traspaso Recibido Reintegros a Almacén Baja de Almacén Acta de Alta Anulaciones x 08 Informes de Gestión 1 4 Informes Anexos a Informes 021 BAJA D BIN 01 Baja de Bienes Muebles 1 4 Acta Comité de Baja Anexos al Informe RVICIO MÉDICO AITNCIAL e entrega a contabilidad. e microfilma según lo establecido en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de Una vez cumplido el tiempo de retención, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de liminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. Cumplido el tiempo de retención se hace una selección cualitativa del 10%, de aquellas bajas que incidieron en el cumplimiento de la misión de la entidad y generan valor secundario como fuente histórica de consulta. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 31 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

32 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 001 AA 17 Actas Junta Administradora del ervicio Médico Asistencial (MA) Citaciones Agenda de la Reunión Actas Anexos del Acta AFILIACION 01 Afiliaciones Beneficiarios ervicio Médico Asistencial (MA) 3 0 x olicitud de afiliación Registro civiles de nacimiento Registro civil de matrimonio Declaraciones extrajuicio Certificados de estudio Actualización de afiliación al. M. A. (F002-I001-GTH) Fotocopia de documento de identidad Autorización atención en otra Regional Autorización de pago de xcedentes del. M. A. (F003-I001-GTH) 091 HITORIA CLINICA x Historias Clínicas Médicas Formato de apertura de Historia (F004-I001-GTH) Hoja de volución (F006-I001-GTH) La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas Los documentos se eliminan porque pierde vigencia administrativa y no genera valores secundarios Conservar totalmente, como evidencia de la atención medica dada a los funcionarios de la entidad, genera valor secundario. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 32 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

33 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D Resúmenes de especialistas picrisis (cierre expediente) Fórmulas médicas (F005-I001-GTH) Referencias y Contra Referencias (F005-I001-GTH) Ordenes de atención con especialistas Ordenes de laboratorio xámenes para clís Resumen de atención médica Certificados de salud Autorización de prestación de servicios 02 Historias Clínicas Odontológicas x 1 9 x x Formato de apertura de Historia (F004-I001-GTH) Hoja de volución (F006-I001-GTH) Resúmenes de especialistas picrisis (cierre expediente) Fórmulas Medicamentos (F005-I001-GTH) Ordenes de Atención con especialistas Ordenes de laboratorio Resumen de Atención Odontológica Certificados de salud Referencia y Contrarreferencia (F005-I001-GTH) 189 RGITRO 05 Registros de Atención del ervicio Médico Asistencial 1 4 Conservar totalmente, como evidencia de la atención medica dada a los funcionarios de la entidad, genera valor secundario Documento der Control. e elimina cumplido el tiempo de retención, porque terminado su valor Administrativo, carece de los demás valores, CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 33 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

34 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- 104 INFORM DOCUMNTAL Relación de ervicios Prestados (F009-I001-GTH) Certificación de ervicios Prestados (F GTH) Relación de xcedentes de Pago.M.A. Remisión de xcedentes a Contabilidad Cobro de xcedentes.m.a. Libranza (F011-I001-GTH) oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 07 Informe de jecución Presupuestal 1 4 Informe de xcedentes del ervicio Médico Informe de xcedentes de Funcionarios Reintegros Pendientes de Cancelar 08 Informes de Gestión AA Informes de seguimiento Anexos al Informe GURIDAD Y ALUD PARA L TRABAJO 02 Actas Brigada mergencia 1 9 Conservar en soporte electró, como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque genera valor secundario. l soporte papel se elimina y se debe dejar constancia en Acta de liminación, según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el Archivo General de La Nación. oporta únicamente la gestión anual de la ntidad. sta Información está consolidada en la Dirección de Planeación, por tanto se elimina una vez culminado el tiempo de retención. La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 34 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013

35 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Citaciones a Reunión Actas de Reuniones 11 Actas Comité Paritario de alud Ocupacional (COPAO) Citaciones a Reunión Actas de Reunión del Comité 25 Actas de Comité de Convivencia Laboral Citación a Reuniones Actas de Reuniones oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D LCCIÓN D RPRNTANT 02 lección Representantes Comité Paritario de alud Ocupacional (COPAO) Convocatorias a lección Designación de Jurados Acta de Cierre de Mesa Acta de Instalación de Mesa Acta de Comisión scrutadora Registro General de Votantes Notificación de lecciones Resolución de Conformación Oficial del Comité Paritario de alud Ocupacional ( COPAO) lección Representantes Comité de Convivencia Laboral 2 1 Convocatorias a lección Designación de Jurados Acta de Cierre de Mesa La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. No genera valores secundarios. Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. No genera valores secundarios. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales 35 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013