PROFESIONALES EN SOLUCIONES DE SISTEMAS SISTEMA INTEGRAL OCTOPUS VISUAL MANUAL DESCRIPTIVO. Registro INDECOPI No No

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1 PROFESIONALES EN SOLUCIONES DE SISTEMAS SISTEMA INTEGRAL OCTOPUS VISUAL MANUAL DESCRIPTIVO Derechos Reservados Registro de la Propiedad Industrial Registro INDECOPI No No

2 DESCRIPCION DEL SISTEMA INTEGRAL OCTOPUS VISUAL SISTEMA ABIERTO: CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA: TIPO ERP Es un sistema abierto porque los módulos o subsistemas se entregan con los códigos fuente y herramientas adicionales de programación para poderlo variar, modificar su comportamiento o evolucionar: Los códigos fuente de las aplicaciones, sub sistemas ó módulos están desarrollados con el lenguaje 4GL Leo Visual; este lenguaje lleva el objeto en forma automática a código de Visual C++ para no tener la engorrosa tarea de tener que programar usando compilador Visual C++. De esa manera se evita tener que hacer compilaciones y encadenamientos (links) Con el apoyo de las herramientas se puede efectuar una rápida programación, adecuada capacitación del usuario y absoluta independencia del proveedor. SISTEMA FLEXIBLE Es un sistema flexible porque puede adaptarse a la medida de cualquier necesidad, por lo tanto, brinda la posibilidad de crecer, adaptar y modificar las aplicaciones del sistema de acuerdo a las necesidades de cualquier tipo de empresa. Durante el análisis previo a la instalación de las aplicaciones se elabora un Diagrama de flujo de los procedimientos de la organización usuaria y se encadenan las aplicaciones que se van a usar, procediendo a su personalización. 2

3 SISTEMA PORTÁTIL Es un sistema portátil porque puede trabajar en cualquier plataforma de WINDOWS ó Linux y bajo varias modalidades, siendo la principal la modalidad Cliente / servidor; también se puede acceder al sistema Octopus mediante conexión remota SISTEMA EN LINEA (ON-LINE) Es en línea porque los datos se escriben donde se capturan y sólo se escriben una vez y desde cualquier subsistema ó módulo. BASE DE DATOS Posee una base de datos RELACIONAL denominada OCTOBASE que tiene las características de una base ODBC y, por lo tanto, se puede migrar la información a otras bases de datos similares tales como SQL Server o MySql. Para este efecto se incluye opcionalmente una interfase que se adhiere al motor de la base de datos ajena. Esta interface la desarrolla CONSORCIO OCTOPUS. MULTIUSUARIO- INTERACTIVO Es multiusuario porque trabaja en ambiente de RED pudiendo abarcar redes de hasta 4096 estaciones y 128 sesiones distintas por estación. La administración de su base de datos para todos los subsistemas permite una información veraz, exacta y oportuna, tan importante en la toma de decisiones a nivel gerencial. Integra toda la gestión comercial y administrativa de cualquier empresa, industria o institución. FACIL USO Y OPERACION El sistema OCTOPUS VISUAL además de ser un sistema muy potente y versátil es fácil de operar por las siguientes razones: Está desarrollado para interactuar en Castellano Sus pantallas son funcionales y de rápida manipulación Tiene consultas en línea mediante ventanas y sesiones paralelas que reducen el tiempo de digitación. Mediante el comando de teclas se puede navegar por los campos de las pantallas Tiene ayuda en línea, presionando sólo una tecla el usuario puede recordar o acudir a diversas definiciones y funciones de todos los subsistemas. Desde su origen, las 17 aplicaciones que contiene están desarrolladas para operar y funcionar de acuerdo a normas y legislación peruanas. El sistema posee Interfase Visual usando íconos, ventanas y otros elementos visuales por naturaleza. IMPORTA Y EXPORTA INFORMACIÓN Por su capacidad de importar Información, Utiliza la información creada por otros sistemas desarrollados en otros lenguajes y plataformas, disminuyendo tiempos de digitación. Al poder exportar la información formada en OCTOPUS a otros sistemas, brinda la facilidad de utilizar también la data o información de un sistema OCTOPUS monousuario a multiusuario. 3

4 SEGURIDAD El sistema Integral OCTOPUS VISUAL, posee un manejador de niveles de seguridad, por lo tanto puede configurarse y procesar para cada usuario; se puede autorizar inclusive desde la función mínima que es modo lectura, imposibilitando el acceso o manipulación de datos por personas que no están debidamente autorizadas. Además de contar con los niveles de seguridad de cada plataforma de hardware, crea un menú para cada usuario con los módulos que utilizará y de acuerdo a sus privilegios de acceso. MULTIEMPRESA - MULTIMONEDA Esta es una de las potencialidades del OCTOPUS VISUAL. Tiene la capacidad de procesar varias empresas, consolidando la información global para cada una de ellas, tanto en reportes como en consultas. Además, realiza los procesos en forma bimonetaria, pudiendo considerar hasta 9 tipos de moneda. INTEGRIDAD DE LA INFORMACION OCTOPUS VISUAL posee archivos especiales de seguridad para modificación o actualización mediante imágenes, asegurando la integridad de la información ante cualquier fluctuación de energía o colapso de sistema que carezca de replicaciones. 4

5 Supervisa la manipulación de la información mediante un control al usuario, identificándolo para cada operación o proceso del sistema. OTRAS CARACTERISTICAS DE LA PLATAFORMA OCTOPUS Está desarrollado para trabajar eliminando límites de memoria y aprovechando mejor la velocidad del procesador de las máquinas. Cuenta con traductor de aplicaciones que las lleva de LEO a LEO VISUAL, lo que permite traducir las 500,000 líneas de programa que posee OCTOPUS. Comandos en VISUAL LEO, que derivan automáticamente a Visual C++, herramientas más potentes de gestión y Configuración Capacidad de trabajo bajo modalidad CLIENTE/SERVIDOR. Conexión a bases de datos como: SQL SERVER, Mysql. Comunicaciones integradas, con posibilidad de comandos y funciones para funcionar en INTERNET, é INTRANET etc. Capacidades OLE, para incrustación y unión de objetos traídos de otras aplicaciones. Ejemplo: desde MS-OFFICE. Capacidad MULTIMEDIA para manejo de imágenes, sonidos, etc. Posee Manuales de programador, usuario y operador y los programas están debidamente documentados Posee manuales y diagramas de cada una de las aplicaciones o subsistemas tanto para el programador como para el usuario y el operador y los programas están debidamente documentados Los reportes de la información poseen funcionalidades que permiten llevar los datos a utilitarios en forma simple y muy conveniente para la creación de registros u hojas de análisis; además facilita el uso de filtros para la búsqueda de subconjuntos de información. 5

6 ARQUITECTURA DE LAS APLICACIONES DE OCTOPUS A continuación se muestra el diagrama de la Arquitectura de las aplicaciones que el Sistema Integral Octopus Visual en su versión ERP posee: 1. Asientos automáticos de los Sub sistemas al Sub sistema de Contabilidad y a Contabilidad de Costos 2. Envío de Información al Sub sistema de Producción 3. Devoluciones del Sub sistema de Producción al Sub Sistema de Almacenes 4. Envío de Información del Sub Sistema de Compras al Sub Sistema de Control Patrimonial 6

7 APLICACIONES, SUBSISTEMAS Y MÓDULOS El sistema integral OCTOPUS VISUAL contiene las siguientes aplicaciones estándar: A continuación va una explicación del funcionamiento general de cada subsistema y sus módulos; esta explicación no llega a cubrir las consecuencias de la personalización que se realiza posteriormente, cuando se está en franco proceso de implementación del sistema Octopus en los equipos de un usuario; en ese caso el funcionamiento del módulo o subsistema ya responde al proceso que realiza el usuario. Los cambios se realizan previo análisis, diseño, valorización, cronograma, aceptación del Cliente y Cronograma. Los cambios o modificaciones son principalmente dirigidos a modificar su comportamiento ya que se entregan como han sido desarrollados en el laboratorio de Consorcio Octopus, respetando sus librerías originales que son aceptadas por los sistemas operativos más utilizados en el medio y procurando que la filosofía de abierto, flexible, portátil, seguro y fácil de usar y mantener esté presente en cada uno de sus componentes. Para implementar las aplicaciones existentes u otras aplicaciones nuevas en los equipos de un usuario, se procede a realizar una toma de requerimientos de funcionalidades, un análisis y un diseño del sistema integral; de esta forma se obtiene una lista de actividades que se va a desempeñar y un cronograma que permitirá seguir un plan de trabajo, más los consiguientes diagramas que acompañan todo proyecto. Es bajo esta perspectiva que no todos los subsistemas que se mencionan a continuación se personalizarán u operarán en un caso de negocio; sino los que sean absolutamente necesarios para constituir un flujo lógico de procedimientos que se alinee con la misión y visión del esquema operativo del usuario. 7

8 ALMACENES Este subsistema administra los movimientos (ingresos y egresos) de mercaderías o insumos, desde el momento en que se satisface una necesidad hasta que el bien sale del almacén. Las adquisiciones (compras, gastos o importaciones) se almacenan y luego se distribuyen para un determinado fin (ventas, salidas, consumos, etc.) En el enlace con Producción lleva insumos y trae Productos Terminados. Se caracteriza por ser multialmacén (se puede manejar múltiples almacenes, dependiendo del hardware). Está enlazado a los subsistemas de adquisiciones, distribución y contabilidad para interactuar con ellos en línea, con puntos de control de flujo de información y emitir las consultas y reportes respectivos, este enlace es efectuado mediante las definiciones de archivos / usuarios Controla los volúmenes o stock de bienes en dos unidades de medida simultáneamente, relacionadas entre sí. Consta de los siguientes módulos: TABLA DE UNIDADES Esta tabla permite el ingreso de dos unidades por cada registro con sus respectivas tasas de equivalencia o factores de conversión de una unidad a otra, para controlar saldos, movimientos y valorizaciones en los almacenes. MANEJO DE PRODUCTOS o CATÁLOGO DE MATERIALES Llamado también Ficha Técnica. Aquí se registra cada ítem (previamente codificados tal como el catálogo de bienes) del almacén, sin límite alguno. Con estos datos almacenados se enlazan las entradas y salidas que formarán los documentos respectivos: Facturas, Boletas, Guías, Órdenes de Compras, Cotizaciones, Ordenes de Importación, Pedidos de Nacionalización, Notas de cargo, Notas de Abono, Vouchers o comprobantes contables. Tiene 4 funciones adicionales para el manejo de anexos a la ficha y sirven para especificar detalles como: diseño, producción, etc. 8

9 MANEJO DE ALMACENES En este módulo se puede forjar un número ilimitado de almacenes, el sistema está diseñado para este fin. Este módulo controla el stock, máximos, mínimos, saldos disponibles, en tránsito, comprometidos, pedidos, no nacionalizados, etc. ÓRDENES DE RETIRO O DESPACHOS Cuando se realiza una venta muchas veces es necesario emitir la guía de salida por ventas y adicionalmente, la orden de retiro o despacho respectivo -total o parcialmente- Por este motivo el Kárdex contable de los productos no coincide con el Kárdex físico. Este módulo iguala los dos Kárdex. GUIAS DE ENTRADA Llamada también Guía de internamiento ó NEA en las instituciones públicas. Se forja por diversos conceptos de ingreso como: compras, consignaciones, devoluciones, préstamos, libres, importaciones, producción o transferencias desde otros almacenes o de exterior. El sistema maneja parámetros de referencia especiales para cada artículo ingresado como: tiempo de reposición, volumen de reposición, etc. Controla, además, el ingreso pendiente de ítem por compras o por otros conceptos. GUÍAS DE SALIDA Llamada también Guía de Remisión ó PECOSA en las instituciones. Puede registrarse por diversos conceptos como: exportaciones, producción, consumo, transferencias a otros almacenes, ventas, etc. Adicionalmente se funda una guía automática cada vez que se concibe un pedido de venta en el subsistema de ventas. Esta guía descarga del almacén al costo promedio, también puede hacerlo mediante conceptos UEPS (LIFO), PEPS (FIFO) ó Reposición. KÁRDEX En este módulo se prepara y se reporta el Kárdex de los almacenes (historia de entradas, salidas y saldos con fechas) Se puede obtener distintos reportes según necesidades del usuario de acuerdo a un modelo de reportes o catálogo. Este reporte refleja las entradas, salidas y saldos en sus respectivas unidades de medida y costo unitario, así como el valor total en monetario, puede ser en cualquier moneda de las que se haya configurado. Refleja también los movimientos por centros de gastos / unidades operativas. SIG DE ALMACENES Estos reportes y procesos especiales del Sistema de Información Gerencial se utilizan para: 1) cambiar el código de un artículo, 2) borrar un artículo siempre y cuando no tenga movimientos de entrada o salida en un período y 3) ajustar los saldos de artículos con existencia cero, pero cuyo monto tiene decimales y han quedado por redondeo (el sistema hace los correspondientes ajustes y movimiento contable ajustado). El sistema incluye consultas básicas de saldos y movimientos de un artículo en el mes de proceso. También permite recibir y transmitir datos desde otra estación remota. 9

10 DEFINICIÓN DE ARCHIVOS Y USUARIOS Cuando se desea otorgar parámetros al sistema para que un determinado usuario trabaje con un almacén seleccionado se ingresa a este módulo. También cuando se quiere definir el ingreso desde el inicio de las operaciones en un almacén, Enlaza también con seriales de ventas (facturas / Boletas) y seriales de Compras. NÚMEROS DE SERIE En este módulo se ingresan los números de serie / lote del ítem que requiera esta condición: artefactos, medicinas, equipos, máquinas, Libros, herramientas, etc. En los movimientos de entrada / salida, cada vez que se ingresa un ítem, se anota su número de serie; de esta manera el usuario tendrá una bolsa de datos de números de serie en stock, en ingresos y salidas. Este mismo procedimiento funciona para productos que se necesitan controlar por motivos de fechas de vencimiento. ATRIBUTOS DEL SISTEMA Código de artículo de hasta 16 caracteres alfanuméricos, estructurados en varios niveles definidos por el usuario. Manejo de múltiples bodegas o almacenes independientes. Control de niveles de stock para cada artículo (mínimo y máximo) Valorización de inventario Manejo de series y lotes. Efectúa corrección monetaria para cada artículo en su moneda de compra. Consultas en pantalla del saldo de cada almacén, saldo total, datos de compras. Compras y ventas acumuladas en diferentes períodos Kárdex con detalle físico y valorizado de los movimientos de almacén, cronológicamente valorizados. Emisión de listas de precio y reajuste de precios de venta. Captura de información desde ventanas de ayuda, para tipos de documento, códigos de artículos y códigos de cuentas de ajuste. Manejo de códigos de barras y manejo de códigos contables para trasladar a Contabilidad automáticamente. Toma de Inventarios físicos Modalidad de Inventario Perpetuo PRINCIPALES RESULTADOS O REPORTES Partes de ingreso y salidas del almacén Consumos internos por Centros de Costo / Unidades Operativas Ingresos de artículos por proveedor. Salidas de artículos por cliente. Kárdex físico y valorizado. Saldos por almacén. Diferencias de Inventario. Estadísticas de consumos internos. Estadísticas de ingresos y de salidas. Estadísticas de motivos de entradas y salidas 10

11 LOGISTICA Este Subsistema está constituido por los siguientes módulos: ÓRDEN DE REQUERIMIENTO O SOLICITUD DE BIENES O SUMINISTRO Llamadas también Requisiciones. Son documentos internos que el sistema elabora para los artículos ó servicios que deberán suministrarse a las diferentes áreas de la empresa u organización. Maneja hasta 4 niveles de aprobación de los requerimientos. Establece un seguimiento por cada orden de suministro y verifica si ha sido atendido, parcialmente atendido o no atendido. Los departamentos de Compras y Planificación usan estos reportes para evaluar las necesidades y elaborar sus cuadros de necesidades. Este módulo también permite planificar y programar el acopio de bienes, programando las erogaciones de dinero por los compromisos de compras / servicios y acopiamiento de cada artículo en períodos mensuales. Reporta el total de unidades por artículo o bien a adquirir para su distribución o consumo posterior. Además lleva una cuenta corriente de lo adquirido con saldo mensual pendiente de adquisición. COTIZACIONES RECIBIDAS O POR RECIBIR El sistema imprime las solicitudes de cotización para su envío físico a proveedores del ítem a adquirir, de acuerdo al cuadro de necesidades y órdenes de suministro; asimismo puede preparar un archivo contenedor del pedido de cotización para su envío por Internet. Luego de recibidas éstas cotizaciones debidamente elaboradas por el proveedor, e introducidas al sistema, se obtiene un reporte denominado Cuadro Comparativo de cotizaciones. Este ayuda a tomar decisiones de compra o adquisición al proveedor elegido por el usuario de acuerdo a los datos proporcionados por el cuadro comparativo. Esta base de datos almacena las cotizaciones y forma un banco de datos de proveedores con sus respectivas cotizaciones o pro formas para simplificar las futuras adquisiciones. Hay una historia de las cotizaciones. 11

12 Para un caso concreto de negocio que necesita incluir los procedimientos descritos en su sistema de abastecimientos, por ejemplo, se configuran los subsistemas para que trabajen en forma sincronizada bajo el esquema que como ejemplo que se adjunta: 12

13 INVENTARIO Y VALORIZACION Sus módulos son: INVENTARIO DE ALMACENES Periódicamente se realiza una Toma de Inventario Físico para comparar el stock físico de mercaderías con los reportes de informática. Este módulo proporciona los datos históricos para confrontar con el stock físico y luego cargar o descargar para actualizar el stock del almacén. El método de costeo de los productos o artículos se realiza con el costo promedio estándar, pero se puede utilizar cualquier otro método de costeo, actualizándolo con cada compra o ingreso de artículos. DIFERENCIA DE ALMACENES Cuando se quiere determinar las existencias de un almacén en comparación a otro, se acude a este módulo. Para obtener el reporte respectivo, la clave es saber qué tiene el almacén A que no tiene el almacén B. UNION DE ALMACENES Este módulo es muy útil para tener información de los diferentes almacenes, puede unirlos y obtener un reporte del total de stock. VALORIZACION DE ALMACENES Se usa para observar el valor en stock que tiene la empresa. Pueden valorizarse el stock al precio de venta, otras monedas, al costo de reposición, etc. En todos estos módulos, el sistema trabaja creando un archivo espejo del original para cambiar en él los parámetros y obtener los reportes deseados sin tocar los archivos originales, que permanecen operando sin variación. 13

14 COMPRAS Este subsistema procesa y controla los diferentes procedimientos de compra: adquisiciones, traspasos, compras a proveedores, etc. hace el seguimiento desde la concepción de una orden de compra ú orden de servicio, hasta el ingreso del bien al almacén mediante la guía de ingreso ó satisfacción del servicio mediante el Acta de Conformidad. Para este procedimiento cuenta con los siguientes módulos: CONSTANTES GLOBALES Este módulo es una tabla de parámetros para personalizar o configurar procedimientos de cálculo tales como precios, impuestos, intereses, descuentos. De esta manera, cualquier cambio en los parámetros establecidos pueden modificarse sin tener que ingresar a los códigos fuentes de las aplicaciones. MAESTRO PROVEEDORES Ó CATÁLOGO DE PROVEEDORES Registra al proveedor en una ficha con todos sus datos y controla su cuenta corriente. Tiene funciones estándar (ingresa, modifica, anula, etc.) y además proporciona un archivo anexo con datos adicionales del proveedor: fecha de constitución, representaciones, contactos, referencias, etc. a partir de este módulo se inventa la cuenta corriente del proveedor. Se pueden definir las relaciones entre proveedores y sus productos. Esta base de proveedores sirve también para los subsistemas de Gastos y de Importaciones. Se agregan otras funcionalidades al sistema como son, la posibilidad de controlar la cuenta corriente con el proveedor y la de desestimar o favorecer el abastecimiento de un proveedor en particular. 14

15 ÓRDENES DE COMPRA Este módulo está enlazado al modulo de Proveedores y a la Ficha Técnica, de tal modo que se puede imprimir una orden de compra para un proveedor elegido. Como este documento es tentativo para la compra, no inventa la provisión de pagos para las entregas de mercadería o servicios por parte del proveedor. Tiene funciones de selección de archivo (empresa) e impresión de la orden de compra. Se pueden emitir órdenes de compra para proveedores en otras monedas (soles o dólares) con el correspondiente tipo de cambio. Enlazado con Logística, inventa una orden de compra en forma automática por cada nota de pedido por atender. FACTURAS DE COMPRA Este es el documento oficial que lleva el número de la factura del proveedor, si se ha creado la orden de compra en el módulo anterior y ha sido Aceptado en el sistema, este módulo lo recupera automáticamente y se puede efectuar las rectificaciones necesarias. Este módulo crea la provisión para Caja bancos (pagos) y Cuenta Corriente y permite el ingreso automático de la mercadería al almacén elegido, si es que éste ya llegó. En caso contrario, se deberá ingresar la mercadería usando el módulo siguiente (Guías de entrada por compras) una vez que llega la mercadería o en caso que las entregas del proveedor sean parciales. Igual trato se da en los servicios. Crea las letras cuando la compra es al crédito y las anota en Cuenta Corriente. Con este módulo también se efectúan las compras de servicios, creándose la provisión correspondiente para su pago, de acuerdo a cualquier condición comercial estándar contempladas en el sistema. NOTA DE INGRESO POR FACTURA DE COMPRA Una vez que llega la mercadería después de la compra, se ingresa ésta al almacén definido previamente, entrando por este módulo. Este módulo es efectivo cuando los insumos o mercadería llegan tiempo después de efectuada la compra o hay ingresos parciales. Tiene las mismas funciones que el manejo de guías de entrada del subsistema de Almacenes. FACTURACION POR GUIAS Muchas de las operaciones de compra se realizan ingresando primero la mercadería o insumos, ya sea por el giro del negocio o por convenios con el proveedor. En este caso se ingresa al módulo y se señala la orden de compra posterior al ingreso de la mercadería; mientras se asientan las guías de ingreso numeradas que el sistema acumula en el documento de compra para crear la provisión de pagos y su traslado hasta la cuenta por pagar. 15

16 FACTURAS COMPRA RAPIDA Este módulo permite escribir la compra del bien o servicio de una manera rápida y además matricula las respectivas provisiones para su pago y recepción del bien. Mientras que la factura de compra acepta hasta 1,258 líneas de ítem, la factura de compra rápida acepta hasta 30 líneas de ítem. Las compras deben ser pequeñas en monto y volumen. SIG DE COMPRAS Entre los más importantes registros del Sistema de Información Gerencial de compras figuran: Registro de compras, Gastos, importaciones, Servicios. Detalle de proveedores por producto Análisis de retraso, puntualidad, eficiencia Listado de solicitudes de bienes o servicios Solicitudes vencidas, ordenadas por prioridad o empleado encargado. Composición detallada de cada adquisición Órdenes de compra vencidas Pendientes de entrega de mercadería o insumos comprados. DEFINICION DE ARCHIVOS Y USUARIOS Para ingresar desde el inicio de las operaciones a un archivo determinado y además enlazarlo con un determinado almacén se utiliza este módulo. Se indica el nombre del usuario y privilegios para ingresar a un almacén y elaborar las consultas de ingresos o movimientos pertinentes. Este módulo se usa también para enumerar los documentos e imprimirlos correlativamente: Ordenes de compra, Guías de Ingreso, Guías de salida o PCOSAS, Letras, Notas de débito, Notas de crédito, pagos, adelantos, etc. 16

17 GASTOS Sus módulos son: GASTOS Algunas compras serán registradas directamente como erogaciones de dinero sin retorno: Gastos. En este caso, se señalan en este módulo que tiene las mismas propiedades y funciones que el manejo de facturas por compras. GUIAS DE ENTRADA POR GASTOS Cuando los gastos comprenden adquisiciones de algunos insumos estrictamente para consumo indirecto, se registran en este módulo. Tiene funciones similares al módulo Manejo de Guías de Ingreso en el subsistema de Almacenes. RECIBOS POR HONORARIOS Para la Compra de Servicios prestados por personas naturales. Crea el Registro de Pagos por Honorarios Profesionales. 17

18 IMPORTACIONES Sus módulos son: IMPORTACIONES Este módulo permite registrar las importaciones de artículos por número de lote, por proveedor o por grupos de artículos, etc. Lleva una cuenta corriente de las mercaderías que están en tránsito, las que están ingresadas a almacén y las que están por nacionalizar. Permite confirmar la importación y controlar las importaciones pedidas frecuentemente por un cliente (Pedido Directo) o contratos de importación (nuevas importaciones) Dentro de este módulo hay funciones de controles - agregar, modificar y anular nuevos controles - NACIONALIZACIONES Cuando se realiza una importación de mercaderías y éstas ingresan a aduanas es necesario controlar el proceso de internamiento de los artículos. Este módulo ejecuta los controles y suma costos por diferentes conceptos hasta determinar el costo total de la importación. Se puede nacionalizar una importación total o parcialmente. El costo total de importación es el costo del bien en el almacén. GUIAS DE ENTRADA POR IMPORTACION Este módulo permite ingresar total o parcialmente las mercaderías por importaciones a los almacenes previamente definidos. Procedimentalmente va después de los pedidos de nacionalización. El costo al que valoriza la entrada de un ítem al almacén elegido es la sumatoria de todos los costos en que se ha incurrido en la compra, la importación y en la nacionalización del producto. Tiene las mismas funciones que el módulo Guías de Entrada. 18

19 EXPORTACIONES Este subsistema se encarga de distribuir las mercaderías almacenadas al exterior del País. Las aplicaciones de distribución (ventas, punto de venta, venta de servicios, exportaciones) están enlazadas a los subsistemas de Cuentas por cobrar, almacenes, clientes, finanzas, caja bancos y contabilidad. Consta de los siguientes módulos: EXPORTACIONES El módulo de exportaciones permite introducir desde la proforma de exportación, hasta la facturación final, pasando por la confirmación del cliente, salida de mercadería a puerto de embarque, controles de fechas de embarque, viaje, llegada a destino, etc. Así mismo, los respectivos controles de gastos de exportación que irán a contabilidad, su inclusión en el registro de ventas rubro exportaciones, la cobranza y controles de cartas de crédito, cobro de fianzas, etc. La salida del almacén permite el descargo en línea de la mercadería exportada La cuenta corriente del cliente también queda afectada con las cantidades cargadas y / o abonadas Se incluyen las distribuciones en Lote de las mercaderías, los registros de Embarque, antes y después Tiene todo un cálculo de construcción precios y el pronóstico de las utilidades. de costos para la determinación de los 19

20 CUENTAS POR PAGAR Está constituido por los siguientes módulos: NOTAS DE DEBITO Este módulo consigna los pagos o débitos que carga el proveedor por diversas razones: intereses, gastos financieros, recargos, portes, gastos administrativos, Tiene las mismas funciones que el módulo Letras de Cambio. Algunos tipos de Notas de Cargo se anotan automáticamente al escribir su tipo de facturación de compra o el tipo de pedido de compra. NOTAS DE CREDITO Este módulo tiene las mismas funciones que el anterior, con la variante que consigna los pagos a favor o notas de crédito al respectivo proveedor y por diversos conceptos: Pago de más, devolución de mercadería, cobro indebido, y en fin, un número bastante importante de motivos LETRAS POR PAGAR Una vez que el sistema ha creado las letras correspondientes a una facturación al crédito, éstas se pueden amortizar, cancelar y descontar. Este módulo está ligado a la cuenta corriente con el proveedor para tener control exacto de las obligaciones. El Cronograma de Pagos se crea automáticamente a partir de los datos básicos suministrados por el usuario. El reporte muestra: proveedor, selección de documentos que conforman el canje, número de letras, tasas de interés y periodicidad de pago entre otros. CUENTA CORRIENTE Este módulo es una potente herramienta de gestión que permite ver en tiempo real la situación crediticia con un proveedor. Muestra importes y fechas de documentos pendientes de pago, cancelados, acumulados, etc. Ayuda eficazmente en la gestión de pagos y créditos. Se puede consultar información básica del proveedor como: saldo del mes anterior, saldo actual, disponible. Analiza el vencimiento de cada documento; además, permite ver cada uno de los documentos que componen el saldo actual. Proyecta los documentos con saldo, al tipo de cambio designado: soles o dólares o viceversa. 20

21 VENTAS Puede manejar el proceso de facturación de varias compañías, debiendo ser previamente definidas éstas La facturación opera completamente en línea e integrada a los subsistemas de Almacenes para el descargo y reserva de stock (comprometido), con el subsistema de Cuentas por Cobrar para el seguimiento de las cobranzas y con Contabilidad Identifica grupos de vendedores: por especialidad, grupos de productos, etc. Confecciona pro formas y recepción de órdenes de venta o pedidos. Permite definir textos variables y fijos para la impresión de las pro formas o cotizaciones, pedidos, guías de remisión, facturas, boletas, despachos, etc. Este subsistema controla totalmente la comercialización de los productos y servicios mediante órdenes de trabajo: interactúa con los subsistemas de almacenes y contabilidad. Al emitir la factura, automáticamente descarga del almacén, utilizando para este fin la Guía de Salida. Tiene los siguientes módulos: CONSTANTES GLOBALES Este módulo es una tabla de parámetros que se ingresan para acostumbrar al sistema a calcular precios, impuestos, intereses, etc. que se usarán en los módulos de este subsistema. Así, el programador de las aplicaciones evitará tener que ingresar al código fuente para variar estos datos. TABLA VENDEDOR / COBRADOR Esta tabla permite ingresar a la base de datos de vendedores y cobradores, propios y de proveedores. Se puede obtener reportes de comisiones de ventas, y cobranzas, de este módulo Para un punto de cobranza o de caja bancos es una herramienta ideal, pues permite cobrar diversos documentos en efectivo o con valores; pudiendo ser renovados, devueltos, cancelados, amortizados, etc. Cada cobranza debe ser verificada en el módulo de caja bancos para la respectiva comunicación. 21

22 MAESTRO DE CLIENTES O CATÁLOGO DE CLIENTES En este módulo se inscriben en una ficha y su anexo, los datos de clientes para llevar su estado de cuenta corriente y obtener los reportes que se deseen. Posee funciones estándar, tanto para la ficha como para su anexo. Está conectado al módulo de cuentas corrientes, creando la cuenta corriente del cliente automáticamente y tiene una función para dar visto bueno a las ventas a crédito. PROFORMAS DE VENTA El sistema inicia la venta con una pro forma donde figura: productos cotizados, forma de pago, moneda, validez de oferta, descuentos, tiempo de entrega, condiciones Esta pro forma podrá ser referenciada al momento de registrar el pedido (orden de compra) del cliente. Las pro formas pueden actualizarse, prorrogarse o anularse, llegando a ser una base de datos de presupuestos de venta. En este módulo se controla el avance de la cotización, así como su valorización en precio de venta, volúmenes a vender, etc. De esta manera se puede obtener la historia y los pasos que se siguieron hasta conseguir la venta. PEDIDOS DEL CLIENTE En este módulo se registran los pedidos o las órdenes de venta que emiten los clientes, para atender la salida y despacho de la mercadería o servicio que se vende. La facturación es automática, incluyendo la confección de letras, notas de cargo, notas de abono, etc. y anota el documento en la cuenta corriente del cliente. Tiene una función adicional de impresión del documento PEDIDO. Permite manejar diferentes tipos de precios, descuentos y monedas. Lleva también un control de la evolución de precios por artículo. La Orden de venta o Pedido de Venta puede o no estar referenciada a una pro forma, solo pedirá algunos datos adicionales. El sistema permite verificar el stock para atender la orden de venta. Si la compañía elige manejar reservas de stock, solicitará (cuando no ha elegido la reserva automática) la aceptación parcial o total de la reserva del artículo. El sistema también verifica la situación de pagos y crediticia del cliente durante la atención de su pedido. El proceso de anulación de pedidos efectúa una reversión de los movimientos que se originaron y quedará la pista del documento original anulado. Al anularse un documento, serán afectados, aparte de los diferentes auxiliares (cuentas por cobrar, inventarios, etc.) Actualiza la información estadística de ventas. CONSULTA FACTURA/BOLETAS Este módulo ubica la factura o boleta creada automáticamente al elaborar el Pedido de Venta del cliente. Una vez ubicada se puede imprimir, agregando el número del documento físico 22

23 La generación automática de facturas o boletas obedece al ingreso del registro único de contribuyente del cliente (RUC) Las facturas o boletas son configurables dependiendo de: tipo de documento, impuesto a las ventas, descuentos, tipos de precios, vendedor, cobrador Permite asociar la factura / Boleta a Órdenes de Venta (y sus respectivas entregas por medio de guías), a guías de remisión libres o facturar directamente del stock. FACTURACION DE GUIAS DE SALIDA Esta modalidad de facturación se emplea cuando se entrega mercadería o artículos en lotes mediante guía de salida, se puede proceder a emitir la respectiva factura usando este módulo La Factura se crea después de entregada la mercadería, decidiendo si es por convenio o por modalidad de venta. REPORTES GENERALES Este módulo presenta los diferentes reportes creados para los fines de venta y comercialización. Se puede consultar y añadir nuevos reportes según conveniencia del usuario. Entre sus reportes más importantes figuran: Registro de Ventas Registro de letras Alfabético de clientes Saldos por grupo y por corporación Reporte de saldos menores por ajustar Estado de cuentas con movimientos por corporación Análisis de cuenta con tope de crédito registrado Documentos vencidos Análisis de saldos por vencer Lista y balance del mes aplicado Detalle de documentos pendientes de cobro Análisis del vencimiento Intereses por mora Proyección de cobros diarios, semanales, quincenales, mensuales, etc. Documentos vencidos (en días) Resumen del movimiento pendiente de cobro Registro de cargos, abonos, etc. DEFINICIÓN DE ARCHIVOS Y USUARIOS Cuando se necesita configurar el programa para ingresar desde el inicio de operaciones a un archivo determinado y además enlazado con un almacén, se acude a este módulo. Se indica el nombre del usuario y la posibilidad o privilegio que se otorga para ingresar a un almacén y hacer consultas, ingresos o movimientos. ATRIBUTOS DEL SISTEMA Trabaja sobre la base de pedidos Inventa automáticamente facturas, boletas, guías de salida por ventas Consulta por pantalla de cuentas corrientes de clientes Contempla las transacciones, operaciones de venta y amortizaciones 23

24 Ingreso de cobranzas Facturación en otras monedas Calcula comisiones de vendedores Criterios de crédito y bloqueo a clientes PRINCIPALES RESULTADOS Impresión de documentos y comprobantes de pago Registro de ventas Diario de ventas Registro de letras Registro de cobranzas. 24

25 Está constituido por el siguiente módulo: PUNTO DE VENTA VENTAS DE MOSTRADOR Este es un módulo de ventas -facturación o Boleta- desde un mostrador, vale decir, el documento a fundar se aprecia en pantalla y luego se imprime rápidamente para eficiencia del vendedor. Su emisión es instantánea. Saca los bienes directamente del almacén; en este caso es ampliamente utilizada la funcionalidad de lectura de código de barras. Caja Bancos recibe la provisión o compromiso de cobranza y sigue el procedimiento establecido de movimiento en Tesorería o Caja Bancos. 25

26 PRODUCCION -VENTA DE SERVICIOS- El Subsistema de Producción -venta de Servicios- está constituido por los siguientes módulos: FACTURACION DE SERVICIOS Cuando se trata de facturar un servicio que ha sido registrado con código y precio en la ficha de productos, se ingresa a este módulo. El monto de la factura o boleta pasa al registro de ventas y a cuentas por cobrar. Asimismo, el cliente ha sido registrado en la base de clientes. El procedimiento comercial -tipo de venta, tipo de facturación, modalidad de crédito, etc.- es el mismo que en la facturación de bienes. ORDENES DE TRABAJO -PLAN DE PRODUCCIÓN- Se registra la orden de trabajo con un código único y para un operador designado. Se detallan las tareas por el servicio a facturar, indicando: horas de trabajo, insumos, repuestos a usar, horas-hombre, horas-máquina, etc. El sistema emite un presupuesto por cada orden de trabajo. MOVIMIENTOS DE GUIAS PARA PRODUCCION -ORDENES DE TRABAJO- Cada vez que se consume un bien almacenado para una orden de trabajo, se recurre a este módulo. Permite registrar e imprimir la guía de entrada de ítem por devolución o guía de salida por consumo. Estos elementos se suman a los costos de cada orden de trabajo que ha sido previamente presupuestado en el módulo de órdenes de trabajo. Luego habrá guías que muestran el consumo de insumos, repuestos, materiales para una orden codificada. CONTROLES DE PRODUCCION -ORDENES DE TRABAJO- El seguimiento y control de trabajos que se deben realizar en cada orden de trabajo se ejecuta en este módulo. Se ingresa a modo de registro un control numerado con fecha y hora, mencionando el trabajo que se realiza y se va agregando al archivo de cada orden de trabajo. OPERADORES DE ORDENES DE TRABAJO SUPERVISORES- En este módulo se inscriben los operadores o encargados de ejecutar, controlar, dirigir y formular las órdenes de trabajo, en representación de la empresa usuaria del sistema. No todo usuario puede registrar órdenes de trabajo. 26

27 FACTURACIÓN DE ORDENES DE TRABAJO Anotadas las labores en la orden de trabajo respectiva, a la que se han sumado los controles y los movimientos de ítem, se accede a este módulo para registrar e imprimir la respectiva factura o boleta al cliente. Una vez registrado el comprobante de pago, éste va al sistema cuentas por cobrar y luego al sistema caja bancos para registrar la operación de cobranza. Este registro se adiciona al Registro de Ventas de la empresa. Los procedimientos de ventas y tipo de facturación tienen las mismas características que las de facturación de ítem o de servicios. 27

28 CUENTAS POR COBRAR Este subsistema está constituido por los siguientes módulos: NOTAS DE DÉBITO Este módulo registra los cargos que afectan a los clientes por diversos conceptos; está conectado al módulo de cuentas corrientes para registrar el documento a cobrar. Este documento es considerado por el sistema como un comprobante de pago más. Tiene las mismas funciones que la elaboración de una factura NOTAS DE CRÉDITO Las notas de crédito también se registran. La Nota de Crédito actualiza la cuenta corriente de los clientes y su base de datos. Sus funciones son similares a las que tienen las notas de débito. Se pueden usar como medios de pago de una segunda transacción; esto está contemplado por el sistema. LETRAS POR COBRAR Las letras concebidas por la venta al crédito de bienes o servicios las crea el módulo de ventas, pero como deben estar aceptadas por el cliente y por el sistema para luego ser recibidas por el usuario, se ubican en este módulo. Aquí les da aceptación y existencia en el registro de letras. Luego, estas letras registradas, se pueden amortizar, cancelar, descontar, cobrar, etc. Este módulo está ligado a la cuenta corriente del cliente para tener un control exacto de sus obligaciones. CUENTA CORRIENTE Este módulo concentra todos los documentos a cobrar, cobrados o cobrados parcialmente que están siendo registrados en diferentes puntos del sistema. Es una potente herramienta de gestión que permite ver en tiempo real, la situación crediticia de un cliente con su relación de montos, fechas y valores de todos los documentos pendientes de pago, cancelados y acumulados. Ayuda eficazmente en la gestión de cobranzas y otorgamiento de créditos. Permite una consulta detallada con información básica del cliente como: saldo del mes anterior, saldo actual disponible. Efectúa un análisis de vencimiento de los montos de los documentos y permite ver cada uno de éstos. Permite proyectar los documentos con saldo -al tipo de cambio-, para saldo en soles a dólares. 28

29 DOCUMENTOS EN CUSTODIA Muchos valores que posee la empresa o documentos por cobrar, son entregados a intermediarios financieros para su conversión en efectivo o para realizar la cobranza Este módulo controla la relación de documentos que salen de Caja Bancos para ingresar a otro archivo donde se descontarán, se harán efectivas las cobranzas, garantías, etc. 29

30 ACTIVOS FIJOS Ó CONTROL PATRIMONIAL Este subsistema cumple la función de control Patrimonial de la empresa, para ello registra los activos fijos en una base de datos que interactúa después con Contabilidad. Está constituido por los siguientes módulos: TABLA ÁREAS OPERATIVAS En este módulo se inscriben o registran las diferentes áreas operativas: departamentos, oficinas, secciones, etc. de la empresa para asignar físicamente los activos. Se puede obtener un reporte de los activos asignados a cada área operativa. TABLAS DE CENTROS DE COSTO Esta segunda forma de asignación es para la contabilidad de costos. Es importante indicar la valorización y depreciación de los activos para obtener los costos por cada centro de costo, centro de producción, centro de responsabilidad o centro de utilidad. TABLA PORCENTAJES DE INFLACIÓN Esta tabla registra los porcentajes para los procesos de cálculo de depreciación y revalorización de los activos. Los activos previamente han sido registrados en la base de datos de activos y los activos nuevos registrados en altas. Se pueden agrupar en familias o grupos, por cuentas, etc. y el porcentaje asignado funciona para todo el grupo o para un solo activo. BASE ACTIVOS Aquí se inscriben todos los activos de la empresa indicando sus características; además se indica: valor de compra, estado actual, ubicación, costo original, depreciación acumulada, reevaluación y valor actual en libros. Sus funciones permiten: agregar registros, modificar, anular, obtener reportes por área operativa, por centro de costos, por estado actual, por ubicación, etc. PROCESOS DE ALTAS Realiza la inscripción y registro de activos nuevos, compras recientes de activos, producción de activos nuevos, etc. En este módulo se indica además de sus 30

31 características: marca, modelo, año de fabricación, número de serie, proveedor, número de factura, etc. para agregar a su costo original. PROCESOS DE BAJAS Borra de la base de activos los que tienen valor cero, ya sea por siniestro, venta, obsolescencia, etc. Este borrado no significa que lo saca de la base, sino que lo deja como dado de baja. Es decir, coloca un status al registro para que en el futuro el sistema no lo utilice en sus cálculos de depreciación y / o reevaluación. PROCESOS DE TRANSFERENCIAS Cambia en el registro la ubicación de un activo cuando se traslada de un área operativa a otra o, de un centro de costo a otro. Esta operación se da dentro de la misma empresa. CAMBIO DE ESTADO Este módulo permite el cambio de estado de algún activo, tal como: estado operativo a malogrado, estado siniestrado a reemplazado, estado malogrado a operativo, por reparar a reparado, etc. CALCULO DE AJUSTE Y DEPRECIACION Este módulo ejecuta el cálculo de depreciación y / o reevaluación de los activos, agrupados en familias o no, de acuerdo a las tasas indicadas en el módulo tabla de porcentajes y dentro de un período determinado de tiempo. Culminado el cálculo reemplaza la base antigua de Activos por la nueva y crea una nuava base de altas con contenido limpio. Una de las fortalezas de OCTOPUS VISUAL es que proporciona reportes dinámicos con datos precisados por las áreas de control Patrimonial o Planificación, Contabilidad o Finanzas para establecer su valor en libros de activos de la empresa El departamento de mantenimiento de Activos también se beneficia con los reportes que entrega este subsistema. 31

32 PLANILLAS El subsistema de Planillas es un sistema altamente personalizado que efectúa los cálculos de cualquier tipo de planilla -empleados, obreros, funcionarios, quinta categoría, CTS, liquidaciones, vacaciones, deducciones, etc.- bajo cualquier régimen laboral. Está desarrollado para trabajar con el PDT 601 Plame y T- Registro Puede llevar múltiples planillas y facilita la operatividad del pago de salarios, remuneraciones y otros, siendo de gran ayuda para la administración de personal. Está enlazado al subsistema de contabilidad y emite la respectiva boleta de pago. El pago se puede efectuar con cualquier medio de pago: depósitos en cuenta corriente, cheques, efectivo, etc. Lleva un registro de todo el personal, tanto de asistencia, evaluaciones, adelantos, préstamos, etc. y maneja la cuenta corriente del trabajador. El eje principal de este subsistema es el manejo de conceptos. Consta de los siguientes módulos: TABLAS Todo el fundamento se circunscribe a la creación de tablas, tales como las de establecimientos, tipos de documentos, Nacionalidades, Vías, Ubigeo, Zonas, Tipos de Trabajos, Niveles Educativos, Ocupaciones, Regímenes, Tipos de Contratos, Tipos de períodos remunerativos, Modos de Pagos, Tipos de Cese, Tipos de Familiares, Tablas de EPS s, tablas de modalidades formativas, derecho habientes, bancos, AFP s, Cnstantes Generales, Cargos y Escalafón, Tipos de Procesos, Áreas de trabajos, Tipos de Comprobantes, tablas de situación y tablas de suspensiones. 32

33 Una vez registrados los datos que se necesiten se procederá a crear el registro de empresas y el registro de trabajadores. REGISTRO DE EMPRESAS Esta tabla de empresas permite crear la base de datos anual de cada empresa que es parte de una corporación usuaria de este sistema. Para cada empresa creada maneja su propia planilla Tiene funciones de creación de empresas, con su propio subdirectorio de trabajo, código único de empresa, número de registro patronal, nombre del usuario que hace planillas, etc. TABLA DE SUCURSALES Excelente módulo para la descentralización de empresas. En este módulo se registran las sucursales que constituyen la empresa creada. Se usa cuando los procesos de tareas o movimientos variables a registrar proceden de diversos lugares o de diversas áreas donde opera la empresa. TABLA TIPO DE PROCESO Un proceso de cálculo tal como: planilla semanal de obrero, planilla de vacaciones, planilla de liquidaciones, gratificaciones, etc., debe anotarse en esta tabla, que abre un subdirectorio para el tratamiento personalizado de esa planilla. Luego, en ese subdirectorio con sus respectivos archivos creados por el sistema, se introducen las fórmulas de conceptos de pago o descuento. Cualquier proceso presente o futuro -presupuesto de pagos de planilla- se debe registrar en esta base. TABLA DE FORMULAS Este módulo se utiliza para catalogar a un trabajador dentro de un determinado grupo cuyas características de pago son similares -de acuerdo a los conceptos que se rigen- Aquí se ingresan los conceptos generales y específicos que distinguen a cada trabajador, ya sea en la forma de pago o en las funciones que realiza. Ejemplo: vendedores, empleados, obreros, funcionarios, personal de servicio, etc. Cada concepto posee un código, su descripción, tipo de concepto -ingreso para trabajador, egreso, retención, etc.- cuenta contable a afectar, status de afectación de impuestos, status de afectación de leyes y reglamentos, campos de lectura de datos, campos de escritura y campos de resultados. Además se incluyen campos para registrar las fórmulas de pago y retención, así como su relación con otros conceptos, ejemplo: relación de un descuento ley con el monto bruto de su salario o una aportación del empleador con el monto bruto del sueldo de un empleado. Este módulo genera automáticamente un proceso que lee los movimientos variables y otro que calcula la planilla en sus módulos correspondientes. 33

34 REGISTRO DE TRABAJADORES En este módulo se ingresan todos los datos del personal, sea cual fuere su condición, función o nivel. Considera la ficha personal del trabajador con 250 campos que se usan para consignar toda la información que forma parte de su historial. Este módulo mantiene la hoja de vida o currículum Vite de todos los empleados de la empresa; según convenga, se definirá la información que deberá contener. Así se evitará tener información sin uso por la gerencia de Recursos Humanos. Se pueden definir varios tipos ó clases de información y grupos. Por ejemplo: tipo de educación, grupo, universitaria, secundaria, bachiller, primaria, etc. MOVIMIENTOS VARIABLES Llamados también registros de tareas. Este módulo anota las variaciones de labor que tiene un trabajador respecto a un estándar. Por ejemplo: número de días trabajados en el período de la planilla, comisión, descuento por préstamo y asignación por altura. Con estos datos el sistema calculará los montos y elaborará su boleta de pago, su planilla y sus cálculos adicionales para bancos, AFP, seguros Este movimiento variable pertenece a una planilla con fecha inicial, fecha final y un tipo de proceso determinado. Hay tres variantes en el ingreso de los movimientos variables, por tipo de movimiento, por tipo de trabajador y por tipo de movimiento / trabajador Adicionalmente hay modalidades especiales de ingreso de movimientos variables tales como carga de asistencia, registro de préstamos / adelantos y registro de comisiones PROCESO PLANILLA Este módulo elabora la planilla para un grupo con iguales conceptos y por un período determinado, culmina con la elaboración de boleta de pago, cheque de pago y resumen de boletas También calcula el proceso de vacaciones emitiendo el rol de todo el personal, por grupos o por cada trabajador. Emite los pagos por vacaciones correspondientes a cada período de trabajo. Actualiza la base de datos del personal. ATRIBUTOS DEL SISTEMA Información centralizada en una base de datos anual con información del personal. En esta base, se agregan los conceptos generales del trabajador o de su grupo. Los conceptos particulares y generales de cada trabajador están en una base de datos específica y tienen sus propias fórmulas que son desarrolladas por el encargado de planillas usando el LEO. 34

35 Tiene base de datos para el ingreso de movimientos variables por cada período o bolsa. Calcula planillas por tipo de proceso -obreros, empleados, funcionarios, vacaciones, reservas, etc.- La información anual o acumulada de períodos se realiza procesando las bolsas -CTS, Quinta categoría-; de estas bolsas salen los reportes -boletas, planilla, bancos, AFP, etc.- Puede trabajar con código de barras. PRINCIPALES REPORTES Registro de pagos de Planilla Boleta de pago, Boleta resumen Libro de remuneraciones, Planillas para AFP, ESSALUD, etc. RTPS PDT Asientos Contables Plame T-Registro 35

36 CONTABILIDAD Este subsistema contabiliza los movimientos y operaciones contables en un período determinado. Por estar integrado a los demás, interactúa con cualquiera de ellos recibiendo información, generando la documentación correspondiente y las consultas / reportes que requiera el usuario. Tiene los siguientes módulos: MAESTRO CONTABLE Este módulo permite crear múltiples contabilidades, borrarlas, o anularlas. Aquí se preparan los parámetros que regirán en las cuentas como: niveles, número de dígitos, año contable, directorio de archivos, etc. En este módulo se selecciona la empresa donde se va a trabajar. Una de las principales características del sistema es ser personalizado, para que el usuario defina la forma de codificar las entidades y pueda especificar las cuentas en forma dinámica. Entre cada ítem que puede ser personalizado está: 1. Tipo de cuenta: Se pueden definir con una codificación indicada por el usuario, especificando si es activo /pasivo / capital / resultados / cuenta de orden / naturaleza / función. Maneja hasta 8 niveles de cuentas, y hasta 16 dígitos por cuenta. 2. Códigos de subdiarios: Se pueden categorizar los asientos por tipo, para generar reportes de asientos por clase o para ordenamiento de documentos de archivo. 3. Mes de Cierre: Se define en forma dinámica el mes para cierre de período, el cual puede variar en cada compañía. También cierra operaciones mensuales en los otros subsistemas conectados. 36

37 4. Cuentas utilizadas en auxiliares: En cada contabilidad se definen algunas cuentas que serán utilizadas en los auxiliares para que los asientos de movimientos se generen en forma automática. Por ejemplo las cuentas de pérdidas / ganancias por diferencial de cambio. MANEJO DE GLOSAS Es una base de datos que almacena registros con descripciones de las transacciones contables que serán utilizadas en forma repetitiva, disminuyendo el tiempo de digitación. Tiene funciones estándar. SUBDIARIOS Este módulo divide el diario general en partes para mayor organización de los sistemas contables, pudiendo separar el diario en apertura, compras, ventas, caja-bancos, planillas, cierre, etc. Tiene funciones estándar y se pueden configurar más subdiarios. GRUPOS DE COMPROBANTES En este módulo se definen las áreas de proceso. Se clasifica un determinado número de comprobantes, numerados de acuerdo a la organización de subdiarios y por mes de trabajo, para ordenar y generar archivos de data. Esta codificación es importante para grupos de trabajo en RED o Multiusuarios. PLAN DE CUENTAS Permite ingresar las cuentas del plan de cuentas de la empresa o empresas registradas en el Maestro Contable, configurándolas automáticamente de acuerdo a su nivel, cuenta mayor, número de descendientes y discriminando su posible afectación contable. Además, dispone una lista de cuatro posibles enlaces o amarres automáticos para ahorrar tiempo en la digitación de asientos. El sistema incluye consultas básicas de saldos por cuenta y grupo de cuentas, consultas más elaboradas desglosando el plan contable de una compañía por niveles, viendo el saldo de cada mes o año -elegir la contabilidad- para cada cuenta, en las respectivas monedas, a un tipo de cambio histórico o actualizado, indicando los asientos que la afectaron -con su número correlativo, monto, fecha, etc.- El plan contable viene por defecto con ocho niveles y hasta 16 dígitos. Cada compañía puede utilizar dos niveles, tres niveles, etc. según sus requerimientos. Además el sistema identifica cada cuenta con un tipo de cuenta definida por el usuario. CUENTAS RELACION En este módulo se ingresan las cuentas anexas, analíticas, asociadas o conexas al plan de cuentas, para no distraer al sistema con cuentas automatizadas. En esta base se controlan saldos y movimientos de cuentas de proveedores, clientes, bancos, personal y cualquier otra cuenta de orden llevada como cuenta corriente. Tiene las mismas funciones que el plan de cuentas. CENTROS DE COSTO Este módulo permite crear centros de costo y enlazarlos a las cuentas del plan de cuentas clase 9. Controla movimientos y saldos en los centros de costo vía 37

38 anotación y registro contable en los comprobantes; además de la afectación normal en las cuentas relacionadas al plan de cuentas. Tiene funciones estándar. Define los centros de costo y relaciona cada nivel dentro de su estructura para generar automáticamente sus asientos a las cuentas de costos de la contabilidad. El sistema incluye consultas básicas de saldos totales, movimientos, saldos detallados, saldos de centros de costo por centros de gasto y de centros de gastos por centro de costo. PRESUPUESTOS Lleva un presupuesto basado en la codificación del plan de cuentas como partidas. Luego estas partidas se programan con diferentes saldos por mes y en los comprobantes se afectan igual que en las cuentas del plan de cuentas, cuentas relacionadas, o centros de costo. Permiten un estado de presupuestos comparando lo proyectado versus lo ejecutado. Tiene funciones de: definición de partidas, de programación y recálculo adicional a las funciones estándar. Estas funciones deberán usarse antes de ingresar los comprobantes contables. INDICES DE AJUSTE A LA INFLACION Esta base de datos almacena los índices para ajustar los saldos por inflación mensual y por cuenta o grupos de cuentas. Brinda un reporte de los montos a afectar a las cuentas REI para luego obtener los estados financieros ajustados. Tiene funciones estándar. Define mensualmente los índices a utilizar en los cálculos de ajuste de inflación, en los auxiliares respectivos -activos fijos, inventario, etc.- o en las cuentas del plan de cuentas por familias, grupos o singularmente. COMPROBANTES Llamado también ingreso manual de comprobantes. Este es el módulo principal del subsistema de Contabilidad porque se usa en el trabajo diario. Mediante la digitación de comprobantes se afectan las cuentas del plan de cuentas, cuentas relacionadas, centros de costo, partidas presupuestadas y se crea la base para la generación de subdiarios, grupos de comprobantes con fechas, montos, códigos de documentos y glosas. Para casos especiales el sistema permite la digitación de asientos para meses ya cerrados. Esto implica que el sistema recalculará los saldos a partir del mes de origen del asiento y modificará los históricos respectivos. Para usar este módulo se requiere derechos de acceso, pues la reconstrucción de saldos es un proceso que no todos los usuarios pueden ejecutar. El sistema permite llevar la contabilidad tanto del mes de proceso como de cualquier mes hacia adelante. Los asientos digitados para meses posteriores se procesarán al llegar la contabilidad al mes respectivo y su fin principal es adelantar la digitación de movimientos. PROCESOS CONTABLES Llamados también procesamiento del libro mayor, son procesos automáticos donde el sistema llena las bases de datos del plan de cuentas, cuentas relacionadas, centros de costo, partidas presupuestadas, con los datos registrados en los comprobantes. 38

39 Permite ejecutar un proceso de reversión que vuelve a la posición original -ya aplicado en el mes de proceso- para poder corregirlo y luego volver a procesar el libro mayor. De esta manera se obtendrán los libros y estados financieros que el sistema proporciona. El sistema genera información y datos en forma automática. Tiene procesos como cálculo de utilidad que genera la pérdida o ganancia de cada mes y al final del período la transfiere a la cuenta de utilidades no distribuidas. REPORTES CONTABLES Ejecutado el procesamiento del libro mayor, se puede obtener los estados financieros del mes o acumulados, así como los libros auxiliares, análisis de cuentas, etc. Este módulo posee reportes programados que son susceptibles de personalización. Cumple con normas NIC y NIIF. Entre los reportes más importantes tenemos: Balance general Balance de comprobación Estado de ganancias y pérdidas por naturaleza Estado de ganancias y pérdidas por función Mayor auxiliar Libro diario Hoja de trabajo. El generador de reportes está incluido en el ambiente OCTOPUS VISUAL para facilitar al usuario la definición de sus propios reportes sólo indicando qué cuentas desea generar y utilizar -pueden ser de varias compañías y el período a considerar: año o mes- La emisión de reportes definidos puede ser utilizando una variedad de columnas que incluyen: débitos del mes, créditos del mes, saldo actual, saldo del mes anterior, presupuesto, diferencias porcentuales entre las columnas, etc. REPORTES CONTABLES DE CUENTAS RELACION Este módulo entrega reportes del estado de cuentas relacionadas a manera de análisis de cuentas o reportes similares. Entre los principales reportes tenemos: Documentos pendientes. Movimiento de saldos y acumulación Diario de cuentas relacionadas. REPORTES DE PRESUPUESTOS Este módulo entrega los resultados de afectaciones a las partidas presupuestadas para analizarlas. Entre los reportes tenemos: Diario de presupuestos Estado de partidas presupuestadas. REPORTES DE REGISTROS CONTABLES Este módulo nos entrega los siguientes reportes: Registro de compras Registro de ventas Registro de pagos de planilla Registro de caja bancos. Estos reportes son también emitidos por sus respectivos subsistemas. 39

40 PRE ASIENTOS O REPORTES PREVIOS DE ASIENTOS CONTABLES Son reportes que se obtienen desde cualquiera de los subsistemas que están en operación. En ellos, el contador puede elaborar la forma cómo se realizarán los asientos automáticos antes que se generen, pudiendo revertir las afectaciones o anular las operaciones de cargo y abono que no desee. ASIENTOS CONTABLES AUTOMATICOS Analizado el reporte previo de asientos contables -sea por compras, ventas, cobros, pagos, débitos, cargos, diferencia de cambio, etc.- se procede a generar automáticamente los asientos contables en esta opción. Los asientos generales se pueden observar y modificar mensualmente en la opción 13. DEFINICION DE ARCHIVOS Y USUARIOS Al registrar varias contabilidades es necesario indicar al sistema para ingresar desde el inicio a determinadas contabilidades por usuario. El sistema incluye opciones que garantizan el control de procesos especiales que no deben ser accesibles a todos los usuarios. Uno de estos procesos es la autorización de asientos para el procesamiento del libro mayor de meses ya cerrados, etc. ATRIBUTOS DEL SISTEMA Plan de cuentas de 16 dígitos definibles por el usuario Manejo de hasta 8 niveles de análisis Naturaleza de cuenta definible por el usuario Manejo de 14 meses en línea (0 = apertura, 1-12 = meses, 13 = cierre) Ingreso de comprobantes en línea y / o lote Consolidación bancaria Generación automática de comprobantes de los otros subsistemas que componen OCTOPUS VISUAL Saldos de cuentas en cualquier número de años Generación de asientos de apertura y cierre de acuerdo a criterios del usuario Emisión de comprobantes contables Generación de informes financieros definibles por el usuario Control de varios tipos de cuentas corrientes: clientes, proveedores, personal, bancos, mercaderías, activos, etc. Consulta de cuentas por pantalla, con saldos mensuales, acumulados y movimientos del mes Consulta de vencimientos Consulta de cuentas corrientes por pantalla con detalles de transacciones y documentos involucrados Contempla flujos de ingresos, egresos y emite consultas por vencimiento de las transacciones. Captura la información desde ventanas de ayuda para tipos de documentos, códigos de cuentas y códigos de cuenta corriente. PRINCIPALES REPORTES Subdiarios Libro diario Libro mayor Análisis de cuentas Cuentas canceladas y pendientes Balance de comprobación 40

41 Gastos por conceptos Gastos por centros de costos Balance de comprobación anual Balance general Estado de ganancias y pérdidas por función y naturaleza Comprobantes de pago y giro de cheques Saldos de bancos Depósitos por banco Giros por banco Giros por proveedor Liquidación de cobradores Cuadre de caja por tipo de operación Estados de cuenta bancaria. Como todo sistema de tipo ERP, el sistema Octopus en su subsistema de Contabilidad entrega información relativa a los centros de costo y unidades operativas. Así como existe el módulo de procesos contables, también el sistema tiene un módulo de procesos de Costos que se encarga de elaborar matrices de gastos que se destinan a unidades operativas de la empresa previamente configuradas en el subsistema de Finanzas y a centros de gasto. Esta información tiene la más absoluta importancia pues permite que los analistas tengan la información de los costos en los que se incurre por cada centro de responsabilidad, área, sección de la organización y por lo tanto se puede planificar la asignación de recursos, tamaño de oficinas en términos económico financieros, y capacidad de manejo de proyectos. FINANZAS Está constituido por los siguientes módulos: TIPO DE CAMBIO Este módulo es una base de datos que admite hasta ocho tipos de cambio por día. 41

42 Está conectado a los demás subsistemas para poder explotarla, ya sea para compras, inventarios, ventas, cobranzas, etc. Define ocho tipos de cambio y para cada uno lleva un registro detallado de su variación. El proceso de cálculo de diferencial cambiario utiliza este registro para efectuar los procesos. TASAS DE INTERES Este módulo es también una base de datos que el usuario puede explotar para determinados trabajos o estudio económico financieros. Tiene las mismas funciones que el módulo anterior. TASAS DE INFLACION Este módulo también es una base de datos y puede usarse en estudios de tendencias, estadísticas, índices de inflación, devaluación, etc. Tiene las mismas funciones que los módulos anteriores. FLUJO DE CAJA Este módulo reporta el flujo de caja y bancos tomando en cuenta los pagos y cobros por realizar, así como los movimientos en las cuentas. Además presenta los saldos iniciales y finales. Los datos vienen desde los subsistemas de ventas y compras. MACRO CENTROS DE GASTOS Para inscribir y distribuir dentro la empresa los grandes centros acumuladores de gastos y costos, con el fin de llevar en forma paralela a la contabilidad el análisis de los gastos por centro de gastos MACROUNIDADES OPERATIVAS Para inscribir y distribuir dentro de la empresa los grandes centros de producción o de operaciones, de tal manera que se pueda verificar resultados de gestión CENTROS DE GASTOS Los macro centros de gastos se atomizan más para poder distinguir claramente durante el análisis de los centros neurálgicos de la empresa, en el gasto y costo incurridos en períodos. UNIDADES OPERATIVAS Las Macro unidades operativas se atomizan más para poder distinguir claramente durante el análisis de los centros neurálgicos en la producción y eficiencia productivas en períodos. 42

43 CAJA Y BANCOS Ó TESORERÍA Este subsistema está constituido por los siguientes módulos: MAESTRO CAJA / BANCOS Se maneja desde tres subsistemas: Compras, Ventas y Contabilidad. En este módulo se crean las cuentas de caja y bancos que opera el usuario, pudiendo efectuar cargos y abonos a las cuentas, proporcionando al final, un reporte de liquidación de caja y bancos diaria y un reporte con los movimientos y saldos por cuenta para ejecutar un pre-asiento contable y luego asentar automáticamente en forma de asientos contables en el sistema de Contabilidad. Además desde el sistema de ventas puede registrarse automáticamente los abonos por cobros y desde compras los cargos por pagos y amortizaciones. MOVIMIENTOS CAJA / BANCOS Este módulo crea y registra movimientos para emitir voucher de caja. Permite crear cuentas de Caja y de Bancos para que las compras o gastos y los cobros por ventas tengan un origen o un destino de fondos: caja y bancos. En este módulo tenemos funciones estándar y entre los reportes figuran los saldos y los movimientos. TABLA SUBTIPO DE MOVIMIENTOS Este módulo permite registrar e inscribir diferentes tipos de movimientos de afectación de cuentas contables, específicamente los de las cuentas de la clase 60 y la clase 38. Cuando se hace una operación de pago o de cobranza, se hace referencia a un tipo de movimiento que después afectará a una cuenta de la clase indicada. CONCILIACIÓN DE BANCOS Permite ver en tiempo real la situación y la posición de saldos de cada cuenta de caja o de banco. Se muestra en todo momento la relación de cheques cobrados y ayuda a disgregar cada transacción determinando la fecha y monto erogado por cada documento. 43

44 EL AMBIENTE OCTOPUS VISUAL OCTOPUS COMO HERRAMIENTA DE PROGRAMACION Además de los subsistemas descritos, OCTOPUS VISUAL es una poderosa HERRAMIENTA DE PROGRAMACION y una PLATAFORMA que puede albergar cualquier aplicación requerida por empresas de diferentes rubros -teóricamente puede albergar más de 262,000 programas diferentes- Los subsistemas de OCTOPUS VISUAL han sido programados usando el lenguaje LEO VISUAL como plataforma de trabajo. El LEO -Lenguaje Estructurado Octopus- tiene herramientas que lo convierten en lenguaje de CUARTA GENERACION -4GL- Al igual que los 4GL más conocidos, LEO VISUAL permite dar mantenimiento y programación de sistemas en forma sencilla y rápida, disminuyendo costos de programación y ahorrando tiempo. Además, la aplicación desarrollada se auto documenta por las características que presenta OCTOPUS. Para desarrollar una aplicación en LEO VISUAL se definen en el subsistema Herramientas, los ELEMENTOS O MANEJADORES que son invocados por la aplicación llamando a la función respectiva. Entre los elementos de OCTOPUS VISUAL como plataforma de desarrollo se tienen: 44

45 MANEJO DE USUARIOS Se usa para determinar quiénes tendrán acceso a las aplicaciones. Este módulo define: Listar Usuarios: Es decir, los que pueden ingresar a OCTOPUS visual. Se presenta en forma de tabla y muestra la jerarquía y relación con otros usuarios. El sistema configura automáticamente el menú de acceso de cada usuario. Ver accesos: En esta función se ve una lista de aplicaciones a las que puede ingresar cada usuario. Modificar accesos: Se usa para ingresar los privilegios de cada usuario, permitiendo a un usuario determinado ingresar a una o varias aplicaciones, a sus módulos y funciones. Copiar Accesos: Se usa para dar acceso a usuarios que tendrán los mismos privilegios, se puede copiar un acceso para otro usuario similar. Cambiar Claves: Cada usuario tiene una clave de ingreso que puede ser modificada. Esta clave es su llave de ingreso al sistema. OCTOPUS VISUAL mantiene un LOG de seguridad de cada usuario. Crear Usuarios: Antes de dar privilegios de acceso a los usuarios, deben registrarse previamente en el sistema. Un usuario registrado puede ingresar solo hasta el menú principal de OCTOPUS VISUAL; solo si le dan acceso en MODIFICAR ACCESOS, podrá acceder a los módulos, funciones o aplicaciones designadas para su uso. Eliminar Usuarios: Se usa cuando un usuario no volverá a ingresar al sistema. En adelante no podrá acceder ni al menú principal de OCTOPUS VISUAL; sin 45

46 embargo, queda registrada su actuación dentro de los documentos que generó o los datos que capturó. Integridad de las claves: OCTOPUS VISUAL detecta si han tratado de violar archivos de seguridad. Si sucede, OCTOPUS VISUAL se cierra automáticamente y deja de funcionar. MANEJO DE ESTRUCTURAS Para generar archivos simples tablas- o compuestos relacionales- primero se crean los campos -estructuras o formas de almacenamiento de datos- Este manejador consta de: Visualiza Estructura: Proporciona la lista de estructuras que tiene OCTOPUS VISUAL. Cada estructura tiene un código, descripción, tamaño y archivo para el que está desarrollado. Copiar Definición: Se usa cuando la estructura de una nueva aplicación es semejante a otra que ya existe. En este caso copia la estructura anterior con un nuevo código y pide cambio de nombre o agregar más datos para personalizar la nueva estructura. La estructura original sigue funcionando sin alteración. Renombrar Estructura: Es útil para cambiar el código a una estructura. Remover estructura: Se usa para eliminar una estructura. Modificar estructura: Cuando se modifica una estructura cambia su tamaño - medida en BYTES- posiblemente la cantidad de campos y su categoría, por eso se recurre a este módulo. Crear Estructura: Para crear nuevas estructuras se ingresa a esta función. Cada estructura, además de nombre, mnemónico, tiene una lista de campos hasta con 24 categorías distintas: desde enteros cortos, largos, alfanuméricos, fechas, dinero, horas, sonidos, imágenes, barras, etc. Cada estructura puede manejar hasta 16 objetos. 46

47 Como es relacional, hay campos que se relacionan internamente y externamente con otros; también hay llaves de búsqueda y campos detonadores para una validación o algún cálculo. Exporta Estructura: Esta herramienta es muy útil para exportar procesos de un OCTOPUS a otro, instalado en lugar distinto. En las aplicaciones desarrolladas en laboratorio, para llevarlas a otra instalación se accede a esta función para migrar la estructura. Esto también es válido cuando se pasa de OCTOBASE a otra base de datos. Importa estructura: Cuando se trae una estructura de laboratorio a la instalación usuaria, se ingresa a esta función. Es el caso inverso de la Exportación. Cuando se exporta o importa una estructura, van con ésta todos los campos, objetos y categorías, clases, subclases, herencia. Funciona también en el caso de importar bases de datos remotas. Mantenimiento Archivo: El archivo de estructuras de OCTOPUS VISUAL cuenta con esta función para ordenarlas mensualmente. También para nuevas aplicaciones y más archivos con sus respectivas estructuras. Las estructuras pueden pertenecer a un archivo real o virtual. Reimporta Estructura: Cuando se importa una estructura, se necesita eliminar la estructura del código instalado en OCTOPUS VISUAL. Esta función permite reemplazar automáticamente, sin necesidad de eliminar. Importación Masiva: Se usa para importar estructuras en juego de nódulos, parte de una aplicación o aplicaciones para ahorrar tiempo de programación. MANEJO DE ARCHIVOS 47

48 Estos archivos son usados en la base de datos. LEO VISUAL maneja la base de datos a través de instrucciones simples. Tiene las siguientes funciones: Ver archivos: Lista los archivos que tiene OCTOBASE o cualquier base de datos sobre la que trabajan las aplicaciones de OCTOPUS VISUAL. Reparar archivos: Se usa cuando hay archivos obstruidos. Esta función automáticamente borra el registro que lo obstruye. Indexar + a -: Ordena los registros en forma descendente y elimina los registros marcados como borrados. Indexar - a +: Ordena los registros en forma ascendente y elimina los registros marcados como borrados. Copiar definición: Hace una copia de la estructura de un archivo para su uso. Copiar contenido: Copia el contenido de un archivo a otro de similar estructura. Limpiar contenido: Borra todos los registros de un archivo y lo deja limpio para nuevo uso. Remover archivo: Borra todo un archivo, es decir, estructura y datos registros- Renombrar archivo: Cambia el nombre o código de un archivo. Modificar numeración: Se usa para modificar archivos de documentos numerados, incrementando en forma secuencial los registros -ejemplo: facturas, guías, órdenes, etc.- 48

49 Modificar accesos: Esta función cambia las llaves para ingresar a un registro. Modificar índices: Cada archivo puede contener índices primarios, secundarios o no tener índices. Esta función modifica estos índices. Crear archivos: Sin necesidad de programar se pueden crear nuevos archivos; en algunos casos, el tamaño del registro lo proporciona su estructura previamente creada. Se pueden tener varias estructuras para un archivo, pero no se pueden usar simultáneamente. Renombrar directorios: Se usa para cambiar nombres de directorios donde están los archivos. Remover directorios: Esta función elimina los directorios -con sus archivosdentro de OCTOBASE o cualquier otra base ODBC. Crear directorios: Dentro de OCTOBASE, para alojar archivos. Manejo temporales: Hay archivos que sirven solo para un trabajo determinado, después ya no serán usados hasta que el proceso ejecute la misma acción. En este caso, esta función configura la creación, modificación y eliminación de estos archivos. Ejemplo: archivos para procesamiento del libro mayor, donde se crea un archivo temporal para copiar los registros ordenados, elimina el original y a éste se vuelve a renombrar como el original. INTERPRETE LEO VISUAL Sirve para probar nuevos sistemas o modificaciones dentro de OCTOPUS VISUAL. Es un manejador de gran utilidad sobre todo para empresas que adaptan el OCTOPUS VISUAL a medida y realizan una serie de cambios. Tiene las siguientes funciones: Ejecuta procesos: Al ingresar a esta función OCTOPUS VISUAL ejecuta cualquier rutina, programa, etc., que esté en el directorio de OCTOPUS. Sirve para probar su funcionamiento. Ejecuta SMF: Cada proceso puede ser catalogado como sistema, módulo o función (SMF) Al dar el código de SMF el intérprete lo ejecuta para probar su buen funcionamiento. 49

50 MANEJO DE PROCESOS Aquí se crean las rutinas, programas, etc., de todas o parte de las aplicaciones. Estas rutinas tienen diferentes funciones: pantallas, menús, reportes, grupos de reportes, archivos, estructuras cálculos, funciones, etc. Estos elementos de programación se reúnen en este manejador y son ordenados utilizando comandos de LEO VISUAL. Este manejador tiene las siguientes funciones: Visualiza Procesos: Esta función reporta los procesos que tiene el sistema OCTOPUS VISUAL -rutinas, subrutinas, programas, etc.- Copia Procesos: Sirve para copiar un proceso para otro uso. Renombra Procesos: Se usa para cambiar códigos de los procesos. Modifica Procesos: Se usa para modificar los procesos copiados. Remueve Procesos: Borra procesos, pero antes deben ser deshechos si pertenecen a SMF. Hace SMF a un Proceso: Para colgarlos en el mapa de aplicaciones. Deshace SMF a un proceso: Para sacarlos del mapa de aplicaciones. Exporta Procesos: Cuando se desea modificar un proceso utilizando cualquier editor. Importa Procesos: Cuando se desea introducir un proceso nuevo o modificado utilizando un editor. Mantenimiento del Archivo : Se usa para ordenar el archivo de procesos. 50

51 Hace SMF a un Sistema/Módulo: Da jerarquía de módulo o subsistema; es un proceso en SMF. Deshace SMF a un Sist/Módulo: Para borrar un subsistema se debe deshacer previamente su jerarquía de subsistema o módulo. Reimportar Proceso: Para reemplazar un proceso sin borrar su existencia real del archivo. Se diferencia con la función importar proceso porque no remueve previamente el proceso en el archivo. Importación Masiva: Se usa cuando son varios procesos a importar de OCTOPUS VISUAL o cuando se han editado varios procesos y se desea que estén dentro del archivo. MANEJO DE PANTALLAS Este manejador de pantallas se usa en la elaboración de pantallas de captura, ayuda, tablas, documentos, personalización, pantallas de menú en forma rápida y sin tener que programar. Cada pantalla tiene un código que es necesario invocar para su uso. Consta de las siguientes funciones: Visualiza Pantallas: Muestra la lista de pantallas en su respectivo archivo. Copia Pantallas: Para copiar pantallas cuando se requiere modificarlas y darles otro uso. Renombra Pantallas: Para cambiar el código de la pantalla. Modifica Pantallas: Para cambiar la forma y contenido de pantallas. Se puede usar cualquier editor. Remueve Pantallas: Antes de importar una pantalla se debe anular o borrar con el mismo código. Exporta Pantallas: Para llevar pantalla a un editor cualquiera. Importa Pantallas: Se trae a la base desde un editor, antes se anuló la existente con el mismo código. 51

52 Mantenimiento del Archivo: Para ordenar la base de pantallas. Reimportar Pantallas: Se usa para traer pantallas de un editor o de otro OCTOPUS VISUAL sin anular el código existente. Importación masiva: Para traer a OCTOPUS VISUAL un grupo de pantallas. MANEJO DE MENUS Las pantallas son utilizadas como menús porque son en modo gráfico o visual y se pueden usar con teclado o mouse. Las pantallas se convierten en menús y se les da patrón de color, botones, diálogos, etc. Tiene las siguientes funciones: Visualiza Menús: Muestra la lista de Menús que figuran en la base. Copiar Menús: Se usa para duplicar un menú, pudiendo modificarse y renombrarse para otro uso. Renombrar Menús: Para darle otro código. Modificar Menús: Para cambiar la función de un menú, agregar botones, cuadro diálogo, ayudas, etc. Remueve Menús: Para borrar un menú de la base. Crear Menús: Para dar a una pantalla el status de menú y colgarlo de algún proceso. Mantenimiento de Archivo: Para ordenar la base de datos de menús. 52

53 MANEJO DE GRUPOS Es la creación de grupos de reportes confeccionados en los reportes tipo 1. Cada módulo tiene reportes con información de la base de datos de su respectivo archivo. Cada usuario puede tener su grupo de reportes. Ejemplo : en almacenes, el almacenero tendrá su grupo de reportes que son diferentes a los del jefe de almacén o del gerente de Logística. Está constituido por las siguientes funciones: Visualiza Grupos: Muestra los grupos de reportes registrados para cada aplicación. Copia Grupos: Para ser utilizados por otro usuario similar. Renombra Grupos: Para cambiar el código. Modifica Grupos: Se usan para diferenciar alguna parte, quitar o agregar otros reportes al grupo. Remueve Grupos: Para borrar o anular algún grupo del archivo de grupos. Mantenimiento del Archivo: Para ordenar el archivo de grupos de reportes en OCTOPUS VISUAL. 53

54 REPORTES TIPO 1 Aquí se fabrica los reportes y se cuelgan al archivo de reportes. Luego son anexados a grupos de reportes. Se elaboran con un editor: se confecciona la máscara o formato y se agrega campos para presentar el reporte. Se indican otros parámetros como: reporte por pantalla, por impresora, con utilitario, salida a un print spool, con quiebres, con sumas totales o parciales, temporales o permanentes, con filtros dinámicos, filtros fijos o intervalos -cantidad, fechas, etc.- En cada reporte se indica la estructura y el archivo a usar. Tiene las siguientes funciones: Visualiza Reportes: Muestra los reportes del archivo de reportes elaborados con este reporteador. Copia Reportes: Para copiar de la plantilla elegida de reportes, luego se modifica y se utiliza con otro código. Renombrar Reportes: Para cambiar el código al reporte. Modifica Reportes: Para cambiar opciones, presentación o campos. Remueve Reportes: Para borrar del archivo de reportes. Exporta reportes: Para copiar un reporte hacia afuera, un editor lo recibirá. Importa Reportes: Para traer a OCTOPUS VISUAL un reporte hecho con un editor, previamente se borra el existente. Mantenimiento del Archivo: Para ordenar la base de reportes del archivo respectivo. Reimportar Reportes: Para traer un reporte e incluirlo en la base, en reemplazo de otro. Importación Masiva: Para traer varios reportes de un editor usado para confeccionarlos o para traerlos de otro OCTOPUS VISUAL. 54

55 IMPORTA/EXPORTA DATOS Es muy potente porque articula la base a otros sistemas o a otras bases de datos. La importación o exportación tiene un parámetro importante que da capacidades de configuración a los datos, para ser utilizados o explotados en otras aplicaciones o utilitarios. Estos datos deben apoyarse en una estructura determinada de la base de datos propia o de cualquier otra. Consta de las siguientes funciones: Import ASCII columna fija: Para importar datos cada uno con su mismo tamaño determinado y espacio en blanco de separación entre ellos Import ASCII delimitado: Para toda la base de una estructura y un archivo determinados, con un símbolo que separa cada campo. Export ASCII columna fija: Para exportar la base con campos de su mismo tamaño. Export ASCII delimitada: Para toda la base de una estructura y un archivo determinados, con un símbolo que separa cada campo. 55

56 MENSAJES DE AYUDA Este módulo posee la facilidad de permitir incluir en cada proceso mensajes de ayuda o helps en línea tanto para los campos como para los procedimientos. Basta con presionar la tecla F7 y se activará la ayuda de campo, en cambio la tecla F8 activará la ayuda de proceso. Para generar estas ayudas en los programas se cuenta con las siguientes opciones: 56

57 MANEJO DE FUNCIONES Importante para la fabricación de funciones: de cálculo, para personalizaciones, fórmulas, modelos, etc. Estas funciones son objetos con características de operación y funcionamiento para programación orientada a objetos. Son invocadas después por el manejador de procesos para colgarlos a rutinas. Tiene las siguientes funciones: Tiene las mismas funciones que el manejo de procesos. 57

58 EDITOR DE LA BASE OCTOPUS VISUAL posee un potente editor tipo BROWSE que permite ver cualquier archivo para ordenarlo, buscar registros, modificarlo, anularlo, etc. Para acceder a un archivo es necesario conocer la estructura que lo soporta. Este editor puede salvar archivos, reparar, modificar o agregar nuevos registros que no son producto de operaciones de gestión. Está constituido por las siguientes funciones: Editar la Base: Permite la edición de un archivo para ejecutar las operaciones que se requieran. En esta edición se pueden ejecutar acciones como: búsquedas, ordenamientos, inserciones de nuevos registros, eliminación de registros, vaciado de papelera, etc. Función de Teclas: Permite las funciones personalizadas de las teclas Cerrar tabla: Cierra la tabla o archivo donde se trabajó. 58

59 El sistema OCTOPUS VISUAL tiene la capacidad de generar programas, subsistemas y SISTEMAS COMPLETOS utilizando estas herramientas. Ejemplo: Para captura de datos: - Manejador de Pantallas - Uso de OCTOBASE o cualquier otra base tipo ODBC u OLE DB - Importador de datos Para administrar rutinas: - Manejador de Menús Para generar procesos, probar y generar documentos y automatizarlos:: - Manejador de procesos - Manejador de Funciones Para generar Archivos: - Manejador de Estructuras - Manejador de Archivos - Editor de la Base Para entregar datos: - Manejador de Reportes - Manejador de Grupos de Reportes - Exportador de Datos El trabajo en las aplicaciones es amigable, con cuadros de diálogo, vista in situ de los documentos a generar y manejo estándar de teclado y mouse. 59

60 ESTRUCTURA Y ARQUITECTURAS DEL SISTEMA OCTOPUS Octopus es una plataforma de desarrollo y ejecución de programas para uso comercial y administrativo que tiene varias características: - Es una Suite o Plataforma para Desarrollo y Mantenimiento de Programas. - Es un intérprete que actúa cuando lee las instrucciones depositadas en una carpeta denominada Dicción. En esta carpeta se encuentran las instrucciones de procesos, pantallas, menús, reportes, funciones, mensajes, usuarios, grupos de reportes; todos éstos, ordenados por el componente denominado Maestron.sys, residente en el mismo dicción. - Posee un módulo de configuración de instalaciones de sus componentes para asentarlo de acuerdo a la arquitectura física de la red o equipos de cómputo que albergarán al Software Octopus; esta característica hace que pueda trabajar en forma asincrónica o en línea con la información. - Las aplicaciones desarrolladas dentro de la suite Octopus funcionan insertadas dentro de la misma suite bajo ambiente Windows, Linux - Ha sido creado este sistema para el Perú y pensando en las necesidades de las empresas peruanas; por lo tanto el manejo es en español, su mantenimiento es rápido, de bajo costo, portable y flexible para las distintas configuraciones físicas. Sin embargo se puede crear cualquier tipo de programas cuyas interfaces de usuario tienen vistas en otros idiomas utilizando la misma suite. - Como se entregan las fuentes de las aplicaciones para que los usuarios puedan modificar los procesos, de acuerdo a su modelo de negocio o a la arquitectura de sus instalaciones, los programas han sido desarrollados en forma estructurada y con funciones muy separadas (ingresar registro, modificar, anular, imprimir, consultar u ordenar) Esta cualidad permite que cualquier programador medianamente capacitado pueda manipular las funcionalidades de los módulos con el fin de modificarlos, agregar nuevas funcionalidades o anularlas. Permite también agregar nuevos procesos, generando nuevas funciones, módulos, sistemas o aplicaciones. - Esta característica también permite que, tanto la suite como las aplicaciones, puedan funcionar bajos los distintos ambientes o sistemas operativos ya mencionados, toda vez que las librerías son estándar y de dominio general. 60

61 - Ha tenido desde su concepción, cinco versiones para su ejecución bajo el sistema Operativo DOS, dos para Unix, dos para AIX, dos para Linux y cinco versiones para su ejecución bajo sistema operativo Windows (NT, 2000, Xp, 98, millenium, 2003) - El Core del software Octopus ha sido desarrollado en lenguaje C y C++, potente lenguaje multipropósito, e interpreta los comandos elaborados con librería propia; este.exe interpreta los scripts o comandos que conforman el lenguaje de programación 4GL Leo (lenguaje estructurado Octopus); además este Core está apoyado por rutinas.dll - La suite Octopus puede albergar hasta 64 subsistemas (Almacenes, Compras, Ventas, Planillas, Contabilidad, Finanzas, Academico, etc,), 64 módulos por cada sistema (factura, boleta, compra rápida, importación, etc.) y hasta 64 funciones por módulo (ingresar, mantener, borrar, reportear, etc) Principal sistema1 sistema 2 sistema 64 Los archivos y datos descansan sobre una base de datos binaria y relacional denominada Octobase, que tiene una capacidad de hasta 50Gb. Sin embargo la información que capturan las aplicaciones pueden almacenarse en cualquier base de datos de tipo ODBC. La Interface gráfica de usuario es un menú dinámico que muestra los sistemas. Al elegir un sistema del menú, la suite Octopus despliega sus módulos y al elegir un módulo, se despliegan las funciones propias del módulo seleccionado. Trabaja bajo la metodología estructurada, pero puede manejar Objetos. Este trabajo se realiza en forma independiente para cada transacción y se protege la información con imágenes o sesiones. Cuando se ejecuta una función, el Core interpreta el código de la aplicación elaborado en LEO; Octopus puede guardar o recuperar la información en Octobase. El diseño estructurado permite trabajar desde el más alto nivel hasta el nivel más bajo. Es así que el programa es un conglomerado de llamadas a rutinas que cuando terminan su función, regresan a la rutina que la invocó. Esta característica 61

62 permite que sea fácilmente identificable cada proceso, cada función, cada módulo y cada sub sistema. Sistema Octopus Rutina Principal ejecuta subsistema 1 Ejecuta sistema 64 retorno Ejecuta subsistema 2 Retorno Sistema 1 sistema 2... Sistema 64 Octobase: Relacional Esta arquitectura descansa sobre la suite o plataforma Octopus, la misma que tiene 9 opciones principales: 1.- Comandos: (en C y C++, trabajan en el Core) Presentación Reingresa al sistema Fecha y Hora Mapa del sistema Cambio de Claves 2.- Procesos (en LEO y LEO Visual) El Sistema Integral Octopus, software de tipo ERP posee aplicaciones estándar que se personalizan para las necesidades del usuario y lo convierten en un proyecto llave en mano ahorrando tiempo en adecuaciones y personalizaciones. 3.- Herramientas de Programación (en C y C++, trabajan en el Core) Manejo de Usuarios Manejo de Estructuras 62

63 3.3.- Manejo de Archivos Intérprete Leo Visual Manejo de Procesos Manejo de Pantallas Manejo de Menús Manejo de Grupos de Reportes Reportes tipo Importa y Exporta Datos Mensajes de Ayuda Manejo de Funciones (programas reutilizables y programación paramétrica) Editor de la Base de datos (Browser) Utilidades Manuales 4.- Configuración (en C y C++, trabajan en el Core) 5.- Acceso_directo (para ingresar directamente a módulos y funciones favoritos) 6.- Recientes (para reingresar a módulos y funciones recién ejecutadas) 8.- Ver Barra de Herramientas Barra de Estado Manejo de Ps`s Mis reportes Crear Reportes para Mis Reportes 9.- Ayuda A continuación se muestra el menú de opciones en la pizarra de la suite Octopus: También se muestra el despliegue de la opción Procesos (en el caso del software de tipo ERP): 63

64 La opción Herramientas se despliega y muestra sus módulos: Seguidamente se muestra el despliegue del módulo Entorno de la opción Configuración: Este es un ejemplo de la opción Recientes: 64

65 Todos los archivos descansan sobre Octobase o sobre SQl o MySQl o cualquier otro de protocolo ODBC, dependiendo de la configuración del hardware o equipos de cómputo y del software que disponga el cliente. Esta configuración alimenta a la suite Octopus mediante la opción Configuración en su módulo Tipo de Base. Esta es la pantalla de diálogo de la configuración de las bases de datos 65