CICLO DE GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

Transcripción

1 CICLO DE GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS En la implementación de Gestión por procesos que viene liderando la Vicerrectoría Administrativa, el equipo de personas de Servicios Operacionales lidera el CICLO DE GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS. El objetivo de este ciclo es planear y administrar los recursos físicos de la Universidad garantizando su disponibilidad para la prestación de un óptimo servicio, y tiene como alcance la puesta en servicio, administración, inventario y control del ciclo de vida de los activos fijos de la Universidad, iniciando con la planeación de inversiones y finalizando con una disposición adecuada de los mismos. A través de este informe queremos dar a conocer a la Comunidad Javeriana las actividades y acciones que se han realizado en cada uno de los procesos que componen el Ciclo de Gestión de Recursos Físicos hasta el tercer trimestre del presente año. A continuación podrán conocer el detalle en cada uno de nuestros procesos. Planeación de Recursos Físicos Control de Recursos Físicos Mantenimiento preventivo de Recursos Físicos Mantenimiento correctivo de Recursos Físicos Préstamo de Recursos Físicos Disposición final de Recursos Físicos Planeación de Recursos Físicos El objetivo de este proceso es definir los lineamientos de administración de los recursos físicos con el propósito de optimizar su disponibilidad en las mejores condiciones de funcionamiento. Su alcance inicia con la identificación y formulación de los criterios y finaliza con la socialización.

2 Las acciones más relevantes en este proceso son: En sostenibilidad se incorporan acciones y directrices relacionadas con el modelo de construcción del Plan Maestro de Planta Física para la seccional, el modelo de gestión de eficiencia energética y los lineamientos de los planes de mantenimiento preventivo y correctivo. En este sentido la Universidad se comprometió a medir y trabajar en los temas de sostenibilidad, midiendo uso racional de energía, agua, residuos sólidos, construcciones ecológicas, cultura sostenible y con el cumplimiento a los programas de salud pública tales como: Plan de gestión integral de residuos sólidos y de residuos peligrosos, Agua para uso recreativo, agua para consumo humano, control de plagas y vectores. Se finalizó la etapa de diagnóstico de la actualización del plan Maestro de Planta Física para el periodo Diseño del Sistema de protección contra incendio, para cada uno de los edificios del campus universitario, por parte del Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Cali de acuerdo a la normas NSR10, NFPA y NTC. Elaboración de pliego de condiciones para la prestación de servicios de aseo y varios, publicación de pliegos, selección y contratación de proveedor para la prestación de servicios en la Seccional y sus sedes de Consultorio Jurídico y Centro Empresa. Se establece con en el comité de Gestión Ambiental la necesidad de que la Pontificia Universidad Javeriana cuente con un Sistema de Gestion Ambiental que integre y maneje dichos componentes de manera continua e integral. Para lo cual se inicia una asesoría en SGA, en compañía de la Oficina de Responsabilidad Social Universitaria. Generación de planes de acción para cumplimiento a requerimientos de Salud Pública en Agua para consumo humano. Continuidad en el proyecto de Auditoría en Eficiencia Energética del Campus Universitario con un avance del 9 del proyecto. Este proyecto incluye un plan de medidas de uso eficiente de la energía, basado en proyectos de mejora tecnológica y de aplicación de buenas prácticas, técnica y financieramente viables que al ser implementadas reducen la intensidad energética en las operaciones de la

3 Universidad y como consecuencia los costos asociados al pago de facturas y el impacto de CO2. Se dio continuidad a la identificación de actividades de mantenimiento preventivo en las líneas de aseo, eléctrico, mantenimiento locativo y jardinería, para la construcción del Plan Maestro de Mantenimiento Preventivo e iniciar su implementación en diciembre de Planeación del Presupuesto 2014, estableciendo un cronograma para la atención de las solicitudes de Muebles y Enseres, Obras nuevas y Remodelaciones, y mantenimientos ingresados por las diferentes dependencias de la Universidad y elaboración del presupuesto interno de la dependencia. Control de Recursos Físicos El objetivo de este proceso es asegurar el control adecuado, asignación y custodia de los activos fijos de la Universidad para garantizar su existencia, seguridad y buen uso, a través de procedimientos y herramientas tecnológicas y de seguridad. El alcance inicia con la creación de la identificación de los activos fijos y finaliza con el inventario y actualización contable. Las acciones más relevantes en este proceso son: Para la Seguridad Física en el campus se continuó con la implementación del modelo logístico de manejo de parqueaderos a la luz del estatuto del consumidor, Ley 1480 de También se implementó el circuito cerrado de televisión que consta de 110 cámaras. Se realiza inventario físico de los activos de la Seccional en Centro Empresa, Consultorio Jurídico, Facultad de Ciencias de la Salud, Departamento de Gestion de Organizaciones, Aulas del Lago y. Análisis para la reposición de activos de salones de clase. Se revisaron activos para reponer en Almendros. Implementación y apropiación del procedimiento de traslado, altas y baja de activos. Asignación de responsables, recepción y entrega de activos y plaqueo.

4 Implementación de un modelo de registro y comunicación para informar sobre las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo que se realizan en fines de semana indicando los nombres de las personas que ejecutan dichas actividades, áreas y si se prestan o no llaves de la Universidad, bien sea personal de la Javeriana o externo. Creación de altas de activos, generando su personalización y respectivo control de inventario identificado con su responsable, ubicación y registro en las pólizas de aseguramiento. Movimiento administrativo de traslado interno de activos. Control y manejo de la bodega de activos de una manera organizada, con tiempos específicos de ingreso y retiro de activos. Logrando este año una reutilización de 95 activos. ACTIVIDAD VARIACIÓN ABSOLUTA Altas manuales por activo fijo Traslado de activos fijos Reutilización de Activos Tabla No.1. Resumen de las actividades de control realizadas en activos fijos. Registro fotográfico de 400 activos de mayor cuantía. Consolidación de la conciliación de AM GL. Consolidación del procedimiento de traslado de activos fijos. Se establecen reuniones semanales con el personal de CSI para el control y asignación de los equipos de cómputo. En coordinación con el C.S.I. se efectuó jornada de sensibilización en el manejo de traslado de equipos de cómputo en la Facultad de Humanidades, permitiendo recuperar equipos de cómputo obsoletos y abandonados que a la fecha seguían activos en el inventario del personal.

5 Recuperación de 400 sillas y mesas Cafetería Central y respectiva creación en el módulo de activos fijos. Consolidación de investigaciones a eventos de seguridad dentro del campus. Mantenimiento preventivo de Recursos Físicos El objetivo del proceso es conservar, en el mejor estado de funcionamiento, los activos fijos de la Universidad durante su vida útil para garantizar la oportunidad y disponibilidad en condiciones de máximo rendimiento en el ejercicio de la Misión de la universidad. Su alcance inicia con el conocimiento del funcionamiento y necesidades de mantenimiento de los activos fijos, y finaliza con el registro de la información de la ejecución de mantenimiento preventivo en la hoja de vida del activo. Las acciones más relevantes en este proceso son: En lo relacionado con el manejo de los residuos peligrosos (PGIRESPEL) se cuenta con el inventario de residuos químicos para realizar su disposición final. Para este inventario de sustancias químicas se contó con la participación de Laboratorista de Química. Por parte de Servicios Operacionales se realizó el inventario de luminarias, residuos de aparatos eléctricos y electrónicos (RAEES), por parte de la Facultad de Ingeniería se llevó a cabo la recolección y acopio de pilas y baterías, acción liderada por el Decano del Medio, y por parte del Centro de Bienestar se llevó a cabo el acopio de medicamentos vencidos. Estos residuos se tienen inventariados para realizar su correcta disposición final con un gestor ambiental responsable. TIPO DE RESIDUO PESO (Kg) Residuos de químicos y recipientes 219,30 Lámparas 262 Residuos de aparatos eléctricos y electrónicos (RAEES) 61 Pilas y baterías 20,67 Medicamentos vencidos 6,89 Total 569,86 Tabla No. 2. Resumen de los pesos de RESPEL por tipo de residuo

6 Se participó en el proyecto proceso CVC - Dagma, en una Auditoria en la Gestión Integral de Residuos Peligrosos, identificando oportunidades de mejora y estableciendo un plan de acción de mejoramiento. En el marco del Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos se adelanta la compra de un congelador para almacenamiento temporal de los residuos biológicos y la adquisición de lavadora para limpieza de uniformes del personal que maneja los residuos, evitando así contaminación cruzada. Se realiza seguimiento a las acciones operativas del PGIRS ya implementadas. Recuperación hasta el tercer trimestre del año de 16.6 toneladas de residuos reciclables. En agua para uso recreativo (Piscina), se realizó cambio del elemento filtrante de la piscina, se dio continuidad al contrato de mantenimiento diario y al contrato de mediciones y análisis de parámetros físicos, microbiológicos y químicos, para dar cumplimiento a la normatividad, y se realizó la renovación por inversión del motor principal que recircula el agua. En agua para consumo humano se adelantó la señalización de los elementos que componen el sistema del acueducto, se identificaron los puntos de muestreo de agua y se dio continuidad al contrato de mediciones y análisis de parámetros físicos, microbiológicos y químicos para seguimiento y cumplimiento de la normatividad. Elaboración de plan de acción presentado a la Secretaría de Salud Pública Municipal. Mantenimiento correctivo de Recursos Físicos El objetivo del proceso es poner a disposición, en el menor tiempo posible, los activos que presenten daños y que afecten el normal funcionamiento de la Universidad. Su alcance inicia con la recepción de requerimientos de mantenimiento y finaliza con la información de ejecución o diagnóstico de los daños de los activos fijos. Las acciones más relevantes del proceso son:

7 Trabajo sistemático alrededor del Sistema de Requerimientos ISO20000 con presentaciones y reuniones mensuales con el equipo de trabajo para revisión del cumplimiento de las solicitudes realizadas a Servicios Operacionales, contando con un seguimiento diario por parte de supervisores al equipo operativo de la ejecución y soluciones dadas a los requerimientos. Hasta el mes de octubre se recibieron un total de requerimientos para mantenimiento correctivo, lo que arroja un promedio aritmético aproximado de requerimientos mensuales. Presentando un incremento del 11% con respecto al año El 88,87% de los requerimientos se solucionaron de 1 y 5 días desde la fecha de la solicitud. Se tiene que el 74% del total de requerimientos cerrados tomaron 3 días en solucionarse y la moda de los datos fue de 2 días. CERRADOS A OCTUBRE 2013 DÍAS CANTIDADES PORCENTAJE RESPUESTA % % % % % % > % % Tabla No. 3. Requerimientos cerrados hasta el mes de octubre Implementación de plan de choque al 50% del sistema de aire acondicionado que incluyó la revisión y puesta a punto de los equipos. Dentro de este proceso se ejecutan las obras nuevas y remodelaciones, se presentan en la siguiente tabla: ESTADO DE PROYECTOS AÑO 2013 PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA DESCRIPCIÓN UBICACIÓN DISEÑOS LICENCIA ESTADO PORCENTAJE DE AVANCE SALA MULTIPLE DE SAMÁN SAMÁN COMPLETOS N/A EN OBRA 90% REMODELACIÓN DE OFICINAS DE MULTIMEDIOS COMPLETOS N/A EJECUTADO 100% MULTIMEDIOS REMODELACIÓN DE OFICINAS DE MULTIMEDIOS 2 COMPLETOS N/A EJECUTADO 100% MULTIMEDIOS ETAPA 2 ASTAS Y PLATAFORMAS CENTRO CDL COMPLETOS N/A EJECUTADO 100%

8 DEPORTIVO LOYOLA ADECUACIÓN DE CUARTO DE LÍQUIDOS SERVICIOS COMPLETOS N/A EJECUTADO 100% OPERACIONALES AA LABORATORIO DE INVESTIGACIONES INVESTIGACIONES N/A N/A EJECUTADO 100% PUNTO DE INFORMACIÓN PALMAS COMPLETOS N/A EJECUTADO 100% CUARTO DE MEZCLAS DE CIVIL CATAYA COMPLETOS EN TRÁMITE EN TRÁMITE 0% AA LABORATORIO DE ELECTRÓNICA ELECTRÓNICA N/A N/A EN OBRA 50% AA LABORATORIO DE HIDRÁULICA HIDRAULICA N/A N/A EN OBRA 50% JAVEVIRTUAL PARA CLASES SE REQUIERE ESTE DESARROLLO OFICINAS PARA LAS GRABACIONES DE LAS CLASES VIRTUALES COMPLETOS N/A EJECUTADO 100% UNIVERSIDAD ESTUDIOS N/A INVITACIÓN A ALMENDROS- COMPLETOS N/A INVITACIÓN A SAMÁN ALREDEDORES N/A 0 0 0% CAMPUS NOVA- OF. DE EMPRENDIMIENTO 2 AUDITORIO PARCIALMENTE EN TRÁMITE DESARROLLO INTERNO 2 CENTRAL SISTEMA DE BOMBEO RED CONTRA INCENDIO PLAZOLETA DE ESTUDIANTES DE ALMENDROS SE REQUIERE CAMBIO DE LA MADERA DEL SUELO DEL SEGUNDO PISO DE CAMPUS NOVA PORQUE SE ESTÁN PARTIENDO. BAÑOS DEL CDL CDL PARCIALMENTE EN TRÁMITE INVITACIÓN A DATECSA Y EL CGE INSTALACIÓN DE DUCHAS DE EMERGENCIA, NECESARIAS E INDISPENSABLES EN CASO DE EMERGENCIA EDIFICIO GUAYACANES, TALLER DE GRABADO Y ESCULTURA N/A N/A INVITACIÓN A PROYECTO ACOMETIDAS, ILUMINACIÓN CAÑASGORDAS R3 N/A N/A COMPRA 50% DE PARQUEADERO R3 A.ACONDICIONADO REGISTRO REGISTRO EN TRÁMITE EN TRÁMITE EN TRÁMITE 1 CENTRO DE ESTUDIOS INTERULTURALES CEI ACACIAS COMPLETOS EN TRÁMITE EN TRÁMITE 2 REUBICACIÓN PUESTOS DE TRABAJO, ILUMINACIÓN Y VENTILACIÓN ARCHIVO CENTRAL PISO NO SE VA A ADELANTAR ADECUACIÓN COCINETA, LAVAPLATOS Y ARCHIVO CENTRAL % MUEBLE COCINA PISO 1 AREA DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO BIBLIOTECA PISO % REMODELACIÓN FISICA POR CAMBIO DE AUDITORIOS DEL 1 N/A N/A INVITACIÓN A SILLAS TIPO AUDITORIO POR MESAS FIJAS Y SILLAS AL 6 DE PALMAS ACONDICIONAR LABORATORIO DE ACACIAS N/A N/A EJECUTADO 100% BIOCLIMÁTICA ESTAR DE PROFESORES FCE FCE N/A N/A INVITACIÓN A A.ACONDICIONADO CUARTO SERVIDORES PALMAS PARCIALMENTE N/A INVITACIÓN A SOTANO LAGO LAGO N/A N/A INVITACIÓN A Tabla No. 4. Obras y remodelaciones aprobadas para el año 2013.

9 Préstamo de Recursos Físicos El objetivo de este proceso es recibir, analizar y responder eficientemente los requerimientos de préstamo de activos fijos de acuerdo con las directrices institucionales de préstamo y uso, para satisfacer las necesidades de los clientes internos y externos. Su alcance inicia con la recepción de requerimientos de préstamo de activos y finaliza con la generación del informe de uso y préstamo de activos, incluyendo la verificación de activos dados en préstamo y el análisis de la información. Las acciones más relevantes del proceso son: Administración y formalización de condiciones de préstamo a la Comunidad Educativa a través del establecimiento del procedimiento y el formato de préstamo de activos. Se recibieron, hasta el tercer trimestre, un total de 105 solicitudes de préstamo de activos de naturaleza tipo edificación y de suministro de información. Este procedimiento aplica a zonas comunes que tiene la universidad y que son requeridas ante eventos o presentaciones de trabajos por parte de la Comunidad Javeriana. Disposición Final de Recursos Físicos El objetivo del proceso es determinar la disposición final de los activos fijos para mantener actualizada la información administrativa y contable de acuerdo con las directrices institucionales. Su alcance inicia con la recepción del requerimiento de retiro de activos fijos y finaliza con el registro de la disposición final. Las acciones más relevantes del proceso son: Recuperación por venta de obsoletos $ y venta de activos de la Cafetería Central por un valor de $ Reutilización de activos en el campus: cantidad de activos 95 estimados en $ Con la reutilización de activos se disminuyó en un 38% la baja de activos con respecto al año 2012, realizando en este año 580 bajas de activos fijos. ACTIVIDAD VARIACIÓN ABSOLUTA Baja de Activos Fijos Tabla No. 5. Comparativo de baja de activos con respecto al año 2012.

10 Dentro de las acciones que realiza el equipo de trabajo de Servicios Operacionales se adelantan acciones que se enmarcan en procesos del Ciclo de Gestión del Talento Humano, las cuales se mencionan a continuación: Bienestar, Salud y Seguridad en el Trabajo Se viene trabajando en los temas claves de capacitación en materia de Seguridad Industrial para la coordinación de programas y cierre de brechas. En los aspectos relacionados con el modelo de Seguridad Industrial se adelantaron los siguientes programas: Programa de medicina preventiva y del trabajo: Gestión de exámenes optométricos y clínicos para la re certificación de trabajo seguro en alturas. Se registró de manera sistemática el reporte de los accidentes de trabajo e incapacidades del personal de Servicios Operacionales, con el firme propósito de velar por la salud física y mental de los colaboradores. Seguridad industrial: Revisión sistemática de los proyectos de construcción en cuanto a su cumplimiento en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo. Se trabaja en la matriz de evaluación y definición de riegos. Trabajo sistemático de matriz de restricciones médicas ocupacionales Vs actividades desempeñadas. Consolidación de los programas de trabajo seguro eléctrico y en alturas. Se destaca de manera imperativa el hecho de tener una planta física cada vez más ajustada a los requerimientos legales que regulan y permiten el desarrollo seguro de los procesos propios del ciclo de Gestión de Recursos Físicos. Acompañamiento e Inducción en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional a proveedores de servicios de la universidad, dentro de estas actividades se adelantaron jornadas de capacitación acompañadas de la entrega física del documento del Manual de Contratistas que regula y legisla acerca de los deberes y derechos de los proveedores dentro de las instalaciones del campus universitario.

11 Apoyo constante en las labores de mantenimiento eléctrico y locativo con inspecciones de actividades y aprobación de permisos de trabajo seguro en alturas. Inspección y mantenimiento de los equipos de trabajo seguro en alturas. Reuniones quincenales con el equipo certificado en alturas y equipo de electricistas para el levantamiento de procedimientos. Inspección de herramienta dieléctrica, se realiza reunión quincenal con equipo electricistas para levantamiento de procedimientos de trabajo seguro. Verificación de Formatos de Planeación de actividades de mantenimientos internos solicitados por la dependencia, mantenimientos externos y eventos. Visitas de inspección a concesionarios como Charlott, Gastronorm, Pan y Pasta y Mr. Arepa para la verificación de condiciones seguras y BPM. Apoyo de evacuación del Edificio Guayacanes en sismo presentado el 13 de agosto. Se realiza inspección de seguridad en áreas de trabajo de colaboradores Javerianos y contratistas. Se realiza en equipo con el proveedor Proyseival y con el grupo de estudiantes ANEIAP de Ingeniería Industrial capacitación en manejo de extintores, se prestó apoyo en simulacro realizado en los edificios El Lago y Raúl Posada, en equipo la brigada de emergencias y los grupos de estudiantes ANEIAP y ASEMPUJ. Plan de Emergencia: Se adelantaron inspecciones al sistema de protección contra incendios de manera mensual. Se destacan los recorridos de inspección trimestral de verificación de estado de extintores que arrojan como resultado planes de renovación e instalación de nuevos equipos al igual que el recorrido con personal de Bomberos Cali para la revisión de la red hidráulica de emergencias contra incendio. Asistencia a capacitación de la brigada de emergencias institucional y se presta apoyo logístico a la planeación y ejecución de la competencia extrema liderada por Gestión Humana, realizada en el marco de Exposalud.

12 Apoyo de todo el equipo de Servicios Operacionales para la presentación de la Filarmónica Joven en el Auditorio Alfonso Borrero Cabal, S.J., incluyendo elaboración de audios específicos para evacuación. Proceso de Atracción, Selección y Vinculación Este año se participó activamente en el proceso de Incorporación del Profesional de Proyectos y Auxiliar de Activos Fijos, revisión y validación de 10 Hojas de Vida para cada uno de los cargos, proceso de entrevista, calificación y selección final con acompañamiento del ciclo de Gestión del Talento Humano.