PLANES DE ACCIÓN EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA 2015

Transcripción

1 Diagnóstico Institucional Estudio Técnico Asignación de asesor por parte del DAFP Conformación de equipo de trabajo interdisciplinario Análisis externo Análisis interno Alineación del modelo de operación Consolidación y diseño de la estructura organizacional interna Rediseño de perfiles de trabajo Actualización del manual de funciones y competencias laborales Identificar las necesidades corporativas mediante un diagnóstico inicial de comunicación interna y externa Elaborar el plan de comunicaciones anual Implementar el plan de comunicaciones anual interno y externo Posicionar la marcar ESU, en el ambito regional, en Comunicación Efectiva clientes del sector público y la ciudadanía en general 100% de las (Actividades semestrales semestrales ) Articular la imagen Institucional unificando la identidad gráfica en los informes y documentos e implementando correctamente el manual de imagen corporativa. (unificar los formatos y estandarizarlos) Elaborar el Plan de medios y espacios Corporativos, estandarizando las formas, medios y espacios de comunicación corporativos (Manuales e instructivos) Promover mediante estrategias de comunicación la imagen corporativa ESU a nivel local y nacional Desarrollar campañas internas que contribuyan al posicionamiento de la imagen corporativa, mejoramiento de los procesos, al fortalecimiento de las áreas de la empresa y la cultura organizacional. Promover el Modelo de Estilo corporativo ESU y fomentar la cultura organizacional de la Comunicación Asertiva. Generar información oportuna externa, de interés para los clientes de la empresa. (Boletín Institucional) Promover una comunicación asertiva y efectiva, con enfoque de servicio al cliente. Apoyar el montaje, diseño, de promoción y divulgación, para la participación en eventos internos y eventos o ferias externas que requieran de acciones comunicativas Brindar información oportuna y veraz a los medios de comunicación Mantener actualizados los medios de comunicación corporativos (página web, intranet, twitter) bajo las directrices corporativas, las necesidades de las áreas y la norma Realizar encuesta de posicionamiento de marca Realizar encuesta interna de comunicación asertiva, como mecanismo de autoevaluación Definir e implementar acciones de mejoramiento o estrategias correctivas Página 1

2 Identificar entidades para la realización de benchmarking en referencia al posicionamiento de marca. Definir la estrategia para la campaña de posicionamiento en la ciudadania. Construir el plan de medios y comunicaciones de la estrategia de posicionamiento. Identificar necesidades para la realización de encuesta Top of Mind. Realizar cotizaciones y establecer presupuesto definitivo para campaña y encuesta. Identificar espacios que congreguen grupos de dirigentes que constituyan clientes potenciales a nivel nacional. MERCADEO Posicionar la marcar ESU, en el ambito regional, en clientes del sector público y la ciudadanía en general Posicionamiento de la marca ESU en el mercado nacional 20% de los encuestados reconozca la entidad Resultado encuesta de top of mind Planear el primer congreso de seguridad ESU para el sector publico y privado. Realizar benchmarking con entidades del sector público e implementar mejores practicas Realizar proceso de contratación de proveedores para campaña y encuesta. Implementar el plan de medios y comunicaciones de la campaña de posicionamiento. Implementar encuesta Top of Mind Diseñar y enviar boletin institucional Realizar participación en ferias y patrocinios con promoción de marca (pendón, stand o marcación con logo) Generar negociaciones con los clientes actuales para la inclusión de la marca ESU en sus comunicaciones oficiales. Realizar encuentros comerciales con grupos de dirigentes a nivel nacional. Realizar el primer congreso de seguridad ESU para el sector público y privado Realizar visitas comerciales a nivel regional y nacional Realizar seguimiento a la implementación de la campaña de posicionamiento. Identificar y analizar el resultado de la encuesta top of mind Realizar acciones de mejoramiento con relación al resultado de la encueta top of mind. Página 2

3 Elaborar Plan de Mercadeo y Comunicaciones, definiendo estrategias de fidelización y servicio al clientes y partes interesadas Estructurar el Presupuesto Anual de Ventas (plan de negocios) en concertación con el área y Financiera, en alineación con el direccionamiento estratégico. Revisar que el sistema de PQRSF se encuentre estandarizado de acuerdo a la norma. Diseñar encuenta de satisfacción del cliente T1: 40%-31% T2: 30%- 21% T3:10%- 5% T4:20%- 11% Ejecutar las estrategias comerciales y de fidelización definidas en Incremento en Ventas: el Plan de Mercadeo y Comunicaciones y enfocadas al (Ventas trimestre anterior - fortalecimiento del Servicio al Cliente Ventas trimestre actual) / (Ventas trimestre anterior) Realizar seguimiento al plan de negocios MERCADEO Aumentar anualmente las ventas en productos y servicios para la seguridad ciudadana, en otros municipios y entes descentralizados Gestión de servicio al Posicionar la marcar ESU, cliente en el ambito regional, en clientes del sector público y la ciudadanía en general Aumentar la satisfacción de nuestros clientes y partes interesadas S1: 30% - 15% S2: 30% - 15% 40% - 30% Alto: 80% - 100% Medio: 60% - 80% 80% - 100% Alto 60% -80% Medio 60% > Bajo Aumento geográfico de cobertura: Gestionar el sistema de PQRSF. (Clientes reales semestre) / (Clientes objetivo semestre) Nivel de Fidelización: (Clientes con recompra) / (Total Clientes) Realizar encuesta de satisfacción al cliente y elaborar informe Nivel de PQRSF (Peticiones, Análizar y socializar informe de la Encuesta de Satisfacción con las Quejas, Reclamos, áreas interesadas Sugerencias y Felicitaciones) Nivel de Satisfacción Realizar seguimiento a los responsables de dar respuestas a cada PQRSF. Medir con el informe de ventas trimestral el cumplimiento de las metas comerciales definidas en el plan de negocios y enel plan de mercadeo. De acuerdo al seguimiento del informe de ventas trimestral implementar las acciones de mejora para el cumplimiento de las metas comerciales definidas en el plan de negocios y enel plan de mercadeo. Implementar acciones de mejoramiento, de acuerdo a resultados de informe PQRSF De acuerdo con el resultado de la encuesta de satisfacción, implementar acciones de mejoramiento cuando corresponda. Página 3

4 MERCADEO Aumentar anualmente las ventas en productos y Penetración nuevos servicios para la seguridad mercados a nivel ciudadana, en otros internacional municipios y entes descentralizados 80% - 100% Alto 60% -80% Medio 60% > Bajo Definir el asesoramiento requerido, el alcance que tendría este proyecto, así como los entregables y responsables. Asistir a capacitaciones gratuitas en temas determinantes para el proceso de internacionalización como son el jurídico, financiero, cambiario, entre otros. Definir las etapas del proceso y las asesorias que se requieren para cada área en cada etapa. Implementar las requeridas para cada área en este proceso Definir el nicho de mercado potencial (Paises a los cuales llevar propuesta) Realizar un costeo de la inversión requerida para implementar el producto y/o servicio en el mercado potencial Plan de comunicación interno que divulgue el proyecto al interior de la entidad. Elaborar y entregar a cada una de las áreas el documento "Plan de internacionalización" Revisar y Aprobar documento "Plan de internacionalización" Socializar el documento "Plan de internacionalización" con toda la empresa. Hacer seguimiento a las que se desarrollan en cada etapa del proceso y en cada área y a las acciones de mejora que puedan generarse al respecto. Diagnóstico actual de estado de proyectos. SERVICIOS Implementación de PMO ( Oficina de 100% de las Gerencia de Proyectos- Sistema de Gestión de proyectos) Implementación de la PMO Riesgos de Implementación Relación de lecciones aprendidas en los proyectos. Recomendaciones. Soluciones del mercado. Gestión de capacitaciones Capacitaciones. Análisis de solución ajustada a la operación. Construcción de modelo de PMO. ( estructura, procesos, procedimientos, gestión costo- tiempo, rentabilidad e indicadores) Presupuesto operación bajo herramienta tecnológica. Puesta en Operación de básica PMO. Relación de entregables Seguimiento Acciones correctivas y ajustes Página 4

5 Recolección de estadísticas de hurto frecuente en la ciudad. Justificación, objetivos y alcances. Construcción de cronograma de trabajo. Aumentar la rentabilidad del portafolio de productos y servicios de la entidad, garantizando las condiciones de calidad servicio al cliente y equilibrio ecnómico contractual. Diseño técnico del proyecto. SERVICIOS SERVICIOS Aumentar anualmente las ventas en productos y Túneles de Seguridad servicios para la seguridad Ciudadana ciudadana, en otros municipios y entes descentralizados Incorporar al portafolio comercial 1 producto / servicio desarrollado integralmente por la entidad cada dos años Aumentar la rentabilidad del portafolio de productos y servicios de la entidad, garantizando las condiciones de calidad Aumentar anualmente las ventas en productos y servicios para la seguridad ciudadana, en otros Implementación de Proyectos SIS por Servicio 80% - 100% Alto 60% -80% Medio 60% > Bajo 90% - 100% Alto 70% - 90% Medio 70% < Bajo (Número de proyectos comercializados) / (Número de proyectos formulados) (Proyectos SIS actuales - Proyectos SIS periodo anterior) / (Proyectos SIS periodo anterior) Costos operativos del proyecto. Determinación de Riesgos y restricciones y alcances del proyecto. Clientes potenciales. Costos del proyecto. Actividades y plazo del proyecto. PYG y flujo de caja estimado del proyecto. Comercialización. Ejecución. Seguimiento. Acciones correctivas y ajustes Distribución de Actividades y construcción de preguntas a todas las dependencias. (Estimación de recursos y alianzas publico- Privadas necesarios) Recolección de información. ( Alianzas con entidades financieras, demanda y costos facturación, costos operativos, gastos de comercialización y ventas). Justificación, objetivos, alcances, cobertura, vida útil, clientes objetivo. Modelo de Estado de Resultados y Flujo de caja estimados Clientes potenciales. Rentabilidad estimada y retorno de la inversión. Gestión de Alianzas Comerciales con inversionistas Gestión comercial Seguimiento Acciones correctivas Página 5

6 Recolección de necesidades de operadores y organismos de Seguridad. Recolección de información de Seguridad en Línea y SISC. SERVICIOS Aumentar anualmente las ventas en productos y servicios para la seguridad ciudadana, en otros municipios y entes descentralizados Aumentar la satisfacción de nuestros clientes y partes interesadas Ampliación y Mejoramiento de cámaras del Municipio de Medellín 90% - 100% Alto 70% - 90% Medio 70% < Bajo Recolección de información de solicitudes de la comunidad. Determinación de plan fronteras con arcos de ciudad y apoyo aéreo con Drones. Modelo de operación. Antecedentes jurídicos. Determinación de sitios estratégicos para fotodetección y generación de incidentes movilidad. Identificación de posibles alianzas Público Privadas para la (Cámaras de Seguridad detección de Rostros y atención de incidentes de movilidad. actuales - Cámaras de seguridad periodo anterior) / (Cámaras de seguridad Costo estimado de implementación Técnica. periodo anterior) Costos operativos del proyecto. Determinación de Riesgos y restricciones y alcances del proyecto. Necesidad de recursos de personal Actividades y plazo del proyecto. PYG y flujo de caja estimado del proyecto. Justificación, objetivos, alcances, cobertura, vida útil, clientes objetivo. Diseño técnico del proyecto.(ampliación de visualización, nuevas cámaras, fotodetección, identificación de rostros) Construcción de propuesta comercial Seguimiento Acciones correctivas Página 6

7 Diagnóstico, análisis de mercado y revisión de la información de cada uno de los procesos y procedimientos que integran el parque automotor (Factibilidad) SERVICIOS SERVICIOS Propender desarrollo del por talento el desarrollo del talento Desarrollar las competencias del talento en función de los objetivos estratégicos Aumentar anualmente las ventas en productos y servicios para la seguridad ciudadana, en otros municipios y entes Incorporar al portafolio comercial 1 producto / servicio desarrollado integralmente por la entidad cada dos años Aumentar la rentabilidad del portafolio de productos y servicios de la entidad, garantizando las condiciones de calidad servicio al cliente y equilibrio ecnómico contractual. Aumentar anualmente las ventas en productos y servicios para la seguridad ciudadana, en otros municipios y entes descentralizados Modelo de Administración Integral del Parque Automotor para las Entidades Públicas del estado (LÍNEA DE COMBUSTIBLE) Estudio de factibilidad para la creación y operación de un CDA al servicio de las entidades públicas del estado (LÍNEA DE COMBUSTIBLE) 100% de las 100% de las Diseño de los procesos de las líneas de negocio integradas Aprobación del diseño para la implementación de la nueva línea de negocios Levantamiento de los procedimientos de la nueva línea integral del parque automotor Definición de indicadores de gestión de la nueva línea integral del parque automotor Capacitación y socialización de los procesos Implementación de los procesos Auditoría interna al proceso y procedimiento de a nueva línea integral del parque automotor Levantamiento de acciones de mejoramiento fruto de la auditoría interna Análisis y definición de requerimientos y estudios previos: Estudio de Mercado Estudio de Tamaño Estudio de Localización Estudio de Ingeniería Estudio Ambiental Estudio Organizacional y Legal Análisis de factibilidad Diseño de los términos y condiciones Solicitud y entrega de ofertas Análisis y calificación de ofertas Adjudicación y contratación de la oferta seleccionada Entrega de estudios Seguimiento y control al desarrollo del estudio Acciones preventivas y de mejoramiento del estudio Página 7

8 Generar crecimiento económico para la entidad. Aumentar la satisfacción de los clientes o partes interesadas. Implementación del nuevo marco normativo de contabilidad publica aplicable a las Entidades que no cotizan en el mercado de valores y que no captan ni administran ahorro del publico. NOTA: Anteriormente se llamaba Implementación NIIF 100% de las Preparación de funcionarios asociados al proceso de implementación de las NIIF. Determinación de la obligatoriedad del cumplimiento de la Resolución 414 de septiembre de Consecución de asesores expertos para la implementación de las NIIF en la organización. Conformar al interior de la ESU elequipo de trabajo encargado del proyecto de conversión a las NIIF. Ejercicio de conocimiento de la ESU, y el objeto social de la Empresa. Ejecutar jornadas de capacitación orientadas a que se entienda las necesidades del cambio tanto en el conocimiento como en los procesos a fin de facilitar la implementación de las normas. Evaluación de los sistemas de información, actualización y/o cambios y diseño de la presentación de la información financiera. Análisis y promulgación de las nuevas políticas acordes a las exigencias de la implementación de las NIIF. Actualización de manuales de operación y procedimientos teniendo en cuenta los efectos operacionales y funcionales en los procesos y la estructura organizacional. Evaluar el impacto operacional, financiero y tecnológico del proyecto. Evaluar los ajustes requeridos en los sistemas de información de la ESU en virtud de la aplicación de las NIIF. Aumentar la satisfacción de nuestros clientes y partes interesadas. Gestión Financiera para Supervisores de contratos interadministativos 100% Publicación de la información financiera de 2014 y 2015 Levantamiento de información financiera para os años 2014 y 2015 Diseño de los canales de comunicación para la información financiera Construcción de los aplicativos web Prueba piloto para la transferencia de información Capacitación a los clientes en uso de la información Capacitación a los clientes en el manejo de la plataforma Publicación de los resultados mensual y seguimiento y evaluación Garantizar la transparencia en los procesos de contratación Levantamineto procedimiento de facturación y recaudo de ingresos 100% Procedimiento levantado Revisar con cada lider de Linea la forma en que se está trabajado y el manejo que se le da a las alianzas estratégicas y a los descuentos por volumen Definir necesidades de información para la facturación de las alianzas o verificación de los valores recaudados en el caso de los descuentos por volumen Informar a los líderes de línea los requerimientos de información del área de cartera Definir canales, periodicidad y responsables de a información necesaria para la facturación y recuado de los ingresos Elaborar procedimiento y politicas necesarias Revisar el procedimiento y las politicas con los responsables de las Línea de Negocios. Realizar correcciones o ajustes derivados de la revisión de las demás areas participantes. Publicar el procedimiento establecido. Página 8

9 Análisis de cada uno de los procesos y procedimientos jurídicos Diagnóstico para la automatización de cada uno de los procesos y procedimientos jurídicos Elaboración de ruta de automatización de cada uno de los procesos y procedimientos jurídicos Priorización de cada uno de los procesos y procedimientos jurídicos que van a ser automatizados Propuesta de mejoramiento para la automatización de los procesos y procedimientos jurídicos Automatización de cada uno de los procesos y procedimientos jurídicos en tiempos Socialización de cada uno de los procesos y procedimientos jurídicos automatizados Implementación de los procesos y procedimientos automatizados SECRETARÍA GENERAL Automatización de los procesos jurídicos 90% - 100% Alto 70% - 90% Medio 70% < Bajo (Número de procesos jurídicos automatizados) / (Número total de procesos jurídicos) Capacitación y acompañamiento jurídico permanente para los clientes internos y externos, con recursos propios y con entidades competentes en la materia como Colombia Compra Eficiente, Instituciones Universitarias, Cámara de Comercio, Consejo de Estado. Capacitación con recursos propios y con entidades competentes como Colombia Compra Eficiente, Instituciones Universitarias, Cámara de Comercio, Consejo de Estado especializada para la formación y actualización de los abogados especialistas de la Secretaría General y líderes de procesos de apoyo de la entidad con la finalidad de ser multiplicadores del conocimiento necesario de los procedimientos jurídicos automatizados Verificación de la eficacia de cada uno de los procesos y procedimientos jurídicos automatizados Implementación de controles periódicos de cada uno de los procesos y procedimientos jurídicos Realizar auditoria interna para verificar el cumplimiento de los tiempos de los proceso y procedimientos jurídicos automatizados Acciones correctivas, preventivas y plan de mejoramiento frente a los hallazgos u observaciones de la auditoria interna y rendición de informes de los controles periódicos SECRETARÍA GENERAL Garantizar la transparencia en los procesos de contratación Modelo Jurídico para la Contratación Internacional 100% de las Análisis y diagnostico jurídico y comercial de las necesidades en materia de contratación internacional de los procesos de la empresa Segmentación de mercados para el diseño del modelo de contratación internacional de la entidad Capacitación en contratación internacional Selección por líneas de negocios la oferta internacional Propuesta final del modelo de contratación internacional Socialización de propuesta de modelo jurídico de la contratación internacional Elaboración de procesos y procedimientos sobre la contratación internacional Cumplimiento de la eficacia del Modelo de Contratación Internacional Entrega del Modelo y ajustes gerenciales a su definición Página 9

10 Sensibilización a empleados y directores, respecto a la nueva cultura de la capacitación. Plan de Capacitación y desarrollo permanente del Sistema de Estímulos talento. Propiciar servicios logísticos agiles Garantizar la transparencia en los procesos de contratación. Aumentar la satisfacción de nuestros clientes y Implementación de 5 nuevos flujos documentales 90% - 100% Alto 80% - 90% Medio 80% < Bajo Alto: 80% - 100% Medio: 60% - 80% (Numero de capacitaciones realizadas) / (Total capacitaciones programadas en el plan de capacitación de acuerdo a las obligaciones de ley) (Evaluación de Desempaño, Riesgo sicosocial, Capacitaciones técnicas financiadas 100% por obligatoriedad) Resultado promedio de la medición semestral (Número de flujos de documentales implementados en el semestre) / (Número de flujos de documentales identificados en el semestre) Identificación de las necesidades de la empresa, estrategias y necesidades de aprendizaje. Documentar las políticas del plan de capacitaciones, incluyendo los formatos de autorización para la deducción del porcentaje correspondiente al empleado. Construcción del Sistema de Estímulos, conformado por programas de bienestar e incentivos. Selección de las de bienestar laboral, incluyendo deportivas, recreativas, artísticas, culturales, relacionadas con la salud y programas de vivienda. Además de los incentivos para los mejores empleados y equipos de trabajo. Documentar las políticas del sistema de estímulos, incluyendo los formatos de autorización para la deducción del porcentaje correspondiente al empleado. Formulación del plan de capacitación, incluyendo justificación, objetivos, estrategia y cronograma. Formulación del sistema de estímulos, incluyendo justificación, objetivos, estrategia y cronograma. Socialización del plan de capacitación con cada uno de los Directores, para determinar la pertinencia de cada una de las, y proceder a coordinar con proveedores y facilitadores de acuerdo a los temas. Socialización del sistema de estímulos con cada uno de los Directores, y posteriormente con todo el personal, para finalmente coordinar la materialización del mismo. Ejecución de cada una de las de capacitación de acuerdo al cronograma. Evaluar la gestión y el impacto del plan de capacitaciones, e implementar las acciones de mejora. Evaluar la gestión y el impacto del sistema de estímulos, e implementar las acciones de mejora. Identificar de necesidades. Recopilación y análisis de información Implementación de flujos documentales Página 10

11 Fortalecer la gestión preventiva del riesgo. Garantizar la transparencia en los procesos de contratación. Seguridad de la Información Alto: 80% - 100% Medio: 60% - 80% (Cantidad de medidas preventivas implementadas semestrales) / (Cantidad de incidentes graves de la seguridad semestrales) (Cantidad de periodos de inactividad de servicio relacionados con la seguridad) / (Cantidad de defectos identificados durante las pruebas de seguridad) Capacitación ISO Análisis de requerimientos y definición del Alcance, construcción de políticas de SGSI, Alineación Riesgos, Selección de Controles, Definición de Cronograma general Acciones para la Contratación Herramienta Definición de cronograma para el desarrollo y la implementación de la ISO Análisis de procesos y procedimientos organizacionales y definición de los requerimientos en seguridad informática Levantamiento de procedimientos para los procesos de requieren seguridad informática Definición de manuales para las seguridad informática en los procesos requeridos Campaña de sensibilización y cultura de la seguridad de la información Creación de incentivos para motivar a los funcionarios para alcanzar los objetivos establecidos. Realizar seguimiento y control para verificar la eficacia de los controles. Realizar auditoria interna SGSI Revisión del sistema por parte de la Dirección Implementar el SGSI Implementar controles e indicadores Certificación ISO Definir acciones de mejora y ajustes frente a las planteadas y ejecutadas. Identificación de los servicios de TI a soportar Capacitación en ITIL al personal de Infraestructura Tecnológica Construcción y socialización de los ANS de los servicios a soportar Estructuración y socialización del proceso Creación de campaña y cultura para la utilización del proceso Aumentar la satisfacción de nuestros clientes y partes interesadas. Implementación ITIL- OSA 90% de las Documentación del proceso y creación de plantillas para soportes estandarizados Revisión de Incidentes más frecuentes para mitigar su presentación e impacto Automatización del soporte Seguimiento a los incidentes, cumplimiento de ANS, disminución en la interrupción de los servicios Seguimiento al cumplimiento de las del proceso. Fortalecer la gestión Preventiva del Riesgo. Plan de adaptación IPV6 100% de las Definir acciones de mejora y ajustes frente a las planteadas y ejecutadas. Formación IPv6 Análisis y evaluación de la red, sus equipos y sus versiones de software y definición del alcance. Posibles nuevas adquisiciones, fabricantes y modelos Evaluación de Sistemas Operativos Evaluación de aplicaciones propias y de terceros Creación del plan de direccionamiento de la red Creación de incentivos para motivar a los funcionarios para alcanzar los objetivos establecidos. Conexión a los proveedores de servicios de internet y otros enlaces (otras oficinas, clientes, proveedores) Realizar seguimiento y control para garantizar la efectividad de la coexistencia de Ipv6 e ipv4. Definir acciones de mejora y ajustes frente a las planteadas y ejecutadas. Página 11

12 Análisis de los procesos y servicios de la Entidad generadores de mayor impresión como línea base del consumo de papel Definir las estrategias para el uso documentos electrónicos mitigar la carga ambiental generada por la ESU - Identificación de los requisitos y necesidades para la reducción del consumo de papel Elaborar plan de comunicaciones enfocado al programa de cero papel con el fin de reconocer y adoptar experiencias exitosas de reducción del consumo de papel y promover el cambio de cultura organizacional desarrollo permanente del talento Aumentar la rentabilidad y el equilibrio económico. Aumentar la rentabilidad y el equilibrio económico. Implementación del Programa Cero Papel Implementación de la Norma ISO NOTA: Se coordinara desde el proceso de Direccionamiento Estratégico Alto: 71% - 100% Medio: 41%- 70% Bajo: 0% - 40% 100% de de ejecución de las Trimestral 1 +(Volumen de impresión actual trimestral - Volumen de impresión anteriortrimestral ) / (Volumen de impresión anterior trimestral) Implementación de la Norma ISO Definición de los procesos, tramites y servicios de la entidad: Caracterización de todos los procesos y procedimientos. Análisis, priorización y racionalización de los procesos y procedimientos a intervenir. Automatización de los procesos y procedimientos prioritarios y complejos. Mejoramiento de los procesos y procedimientos automatizados. Identificación de los requisitos y necesidades. Evaluación de los sistemas existentes. Implementación de estrategias para la reducción del consumo de papel. Documentar los procesos para la reducción de los impactos ambientales. Fortalecimiento y mejoramiento del proceso de gestión documental para los procesos establecidos en el programa de Cero papel Desarrollar campañas de sensibilización entre los empleados creando cultura del programa de cero papel Creación de incentivos para motivar a los funcionarios para alcanzar los objetivos establecidos. Realizar seguimiento a la efectividad de las campañas. Evaluación regular de la mitigación de la carga ambiental. Auditoria al manejo del programa de cero papel Tomar ajustes y modificaciones a los planes y generar acciones de mejoramiento. Identificar los impactos ambientales que genera la Organización. Definición de estrategias para mitigar la carga ambiental generada por la ESU Elaborar plan de comunicaciones enfocado en buenas prácticas en el uso de recursos y adecuado manejo dela disposición de los residuos. Estructuración de la implementación norma ICONTEC Documentar los impactos ambientales y procedimiento de manejo de disposición de residuos Desarrollar campañas de sensibilización entre los empleados creando cultura de cuidado por el medio ambiente Creación de incentivos para motivar a los funcionarios para alcanzar los objetivos establecidos. Realizar seguimiento a la efectividad de las campañas y al manejo de la disposición de los residuos. Evaluación regular de la mitigación de la carga ambiental y el buen uso de los recursos los realizados por los funcionarios de la organización. (retorno financiero) Auditoria al manejo ambiental para la organización Definir acciones de mejora y ajustes frente a las planteadas y ejecutadas. Página 12

13 Evaluación e Informe al Sistema de Control Interno Contable Evaluación e Informe Sistema de Control Interno MECI Informe Pormenorizado del Estado del Sistema de Control Interno Seguimiento al cumplimiento normativo de uso de software / derechos de autor Evaluación de la Gestión por Dependencias ( Auditorías Internas de Calidad) Acompañamiento en el Proceso de Recertificación Norma NTC GP 1000:2009 Informe de Austeridad en el Gasto Asesorar y verificar la Publicación Plan Anticorrupción Seguimiento Plan Anticorrupción Seguimiento al Proceso de Quejas y Reclamos - PQRs Verificación Ley de cuotas Medir y evaluar la eficacia, eficiencia y economía del Sistema de Control Interno Actualizar y hacer seguimiento al panorama de riesgos de la Dirección de Control Interno Evaluar la eficacia de controles implementados a los riesgos identificados de la institución AUDITORÍA INTERNA Asegurar la eficacia y confiabilidad de la información Plan de Acción Control Interno Identificar, valorar y tratar los riesgos asociados a los procesos de la organización Página 13

14 Medir y evaluar la eficacia, eficiencia y economía del ÁREA RESPONSABLE Sistema OBJETIVO de Control ESTRATÉGICO Interno PROYECTO META INDICADOR ACTIVIDADES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC AUDITORÍA INTERNA Asegurar la eficacia y confiabilidad de la información Plan de Acción Control Interno Identificar, valorar y tratar Propender los riesgos asociados por el a los desarrollo procesos de del la talento organización 2014 : Medición línea base 2015 : 10% + línea base 2016 : 20% + línea base Alto: % : 30% - 100% + línea Medio: 61% base- 80% Alto: % Medio: % Bajo: < 70% Toma de Conciencia frente a la cultura del control (Matriz Consolidada de fomento de la cultura del autocontrol) Frecuencia (Procesos de mejorados) Medición: / Semestral Evaluación de Controles Programa de auditorias basadas en riesgos. Evaluar la ejecución y el eficacia del Plan Único de Mejoramiento, producto de las auditorias del Sistema de Gestión Integral. Alto: % Medio: % Bajo: < 70% Evaluación del Mejoramiento Institucional Elaborar y Ejecutar el Plan de fomento a la cultura del Control Alto: % Medio: % Bajo: < 70% Asertividad en la asesoría Evaluar el Plan de Fomento a la Cultura del Control Reducción del riesgo : Alto: % Medio: % Bajo: < 70% Número de riesgos que disminuyeron en su calificación / Total riesgos Seguimiento a comunicación corporativa (comités, reuniones de personal, macro de planeación, etc) Seguimiento y evaluación a la implementación del Sistema de Gestión Integral Sitematizar el componente de evaluación y seguimiento (Mejoras al software de riesgo IRIS - Modulo de Control Interno) Seguimiento al Cumplimiento Planes de Mejoramiento Verificar Publicación de los Planes de Accción Medir y evaluar el grado de avance de los Planes de Acción Seguimiento Direccionamiento Estratégico MANUEL RICARDO SALGADO PINZÓN Gerente Empresa para Página 14