EMC Documentum: Plataforma base para el desarrollo de la Administración Electrónica

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1 Content Management & Archiving EMC Documentum: Plataforma base para el desarrollo de la Administración Electrónica Fátima Guillén Responsable Comercial de CMA para la AAPP 1

2 Agenda Ley para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a las Administraciones Públicas Visión General de la Plataforma Documentum. Facilitador de la Ley de administración electrónica Infraestructuras y servicios comunes para el expediente electrónico en el ámbito jurídico 2

3 Las motivaciones de la Ley de Administración Electrónica Regida por el principio de eficacia y eficiencia La Administración queda obligada a transformarse en una administración electrónica en el que se reduzca costes de operación, se mejore la flexibilidad y la respuesta en los servicios demandados por los ciudadanos Ley obligatoria La Ley consagra la relación con las Administraciones Públicas por medios electrónicos como un derecho de los ciudadanos y como una obligación correlativa para las Administraciones Romper la barrera Espacio/Tiempo La distancia que hay que desplazarse y el tiempo que es preciso dedicar para la realización de muchos tramites de la vida diaria Adaptación a.. nuevos modelos de servicio Adaptar los procedimientos a la nueva realidad que imponen las tecnologías. Implementando un modelo de servicios compartidos Pasar a una arquitectura orientada al servicio 3

4 Ley de administración electrónica garantiza Acceso Disponibilidad Derechos Régimen Jurídico Los ciudadanos tendrán derecho a relacionarse con todas las administraciones públicas por Internet, teléfono, televisión y cualquier medio disponible en el futuro Las administraciones están obligadas a ofrecer dichos servicios 24 horas al día durante los 365 días del año Los servicios que podrán demandar los ciudadanos por medios electrónicos serán los de pedir información, hacer solicitudes, efectuar pagos, oponerse a resoluciones y actos administrativos Se regula el régimen jurídico de la administración electrónica: -Sede Electrónica. Garantías de calidad, seguridad y privacidad -Formas de Identificación y Autenticación (DNI electrónico y Firma Electrónica) -Registros, comunicaciones y notificaciones electrónicas; tendrán la misma validez jurídica que las que se realizan en papel. (No rigidez actual) Gestión Electrónica de los Procedimientos Se regula la iniciación, instrucción y terminación de los procedimientos por medios electrónicos Interoperabilidad Cooperación de entre Administraciones para el impulso de la e- administración. Bases para la reutilización de aplicaciones y transferencia tecnológica entre Administraciones 4

5 Agenda Ley para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a las Administraciones Públicas Visión General de la Plataforma Documentum. Facilitador de la Ley de administración electrónica Infraestructuras y servicios comunes para el expediente electrónico en el ámbito jurídico 5

6 Documentum: Gestor de información Crear / Capturar Gestionar Distribuir Herramientas de Autor Cd/dvd Aplicaciones Empresariales WebSites Plataforma ECM Seguridad y Control de Acceso Reports Fax Disp. móviles Portales Servicios Librería BBDD / Aplicaciones Fax Transformaciones formato Búsqueda Archivar / Destruir Workflow Imágenes Escaneadas Gestión Ciclo de Vida s SERVICIOS DURANTE TODO EL CICLO DE VIDA 6

7 Características de Documentum Repositorio común Cualquier formato de contenido en un único repositorio distribuido Arquitectura orientada a plataforma Conexión de cualquier aplicación de contenido Infraestructura común para todas las aplicaciones de contenido Conjunto completo de servicios a disposición de las diferentes aplicaciones de contenido Soporte para la cadena de valor del contenido Servicios que permiten que el contenido se mueva a través de toda la organización y fuera de ella Nivel corporativo Escalable, segura, extensible, portable, global, etc 7

8 Gestión de la información Servicios de gestión para todas las aplicaciones Servicios de proceso Servicios de contenido Servicios de repositorio Servicios de integración Documentos Espacios colaborativos (Carpetas, Tareas, Discusiones, Proyectos/Dashboards) Automatización de procesos de negocio (Modelado, Simulación, Formularios, Ejecución, Monitorización, Gestión de colas) Servicios de librería Workflows Gestión de XML Control de Accesos/ Permisos Archivado ERP,CRM, etc. Forms Replicación EAI Web Gestión de metadatos Ciclos de vida Documentos virtuales Firmas electrónicas Multimedia Autoclasificación Anotaciones Publicación dinámica Federación Imaging Rendiciones Control de cambios Distribución Políticas Registros ECI Mensajes Reports Storyboards Gestión de relaciones Búsqueda Servicios de retención Auditoría/ Reporting Contenido Legacy BPI AIS Portales, Entornos de autor, Aplic. empresariales, Aplic. a medida RDBMS Contenido Externo 8

9 Gestión de la información Servicios de gestión para todas las aplicaciones (Carpetas, Tareas, Discusiones, Proyectos/Dashboards) Archivado Automatización de procesos derecords negocio Management (Modelado, Gestión de colas) de correosimulación, Formularios, Ejecución, Monitorización, BPI Documentos Forms Web Multimedia Imaging Mensajes Reports Servicios de Gestión de AutoProcesamiento Rendiciones Storyboards Servicios Portal del librería metadatos clasificación de facturas de Control de Gestiónciudadano de Workflows Ciclos de vida Anotaciones cambios relaciones AIS contenido Gestión de XML Servicios de repositorio Documentos virtuales Publicación dinámica Distribución Búsqueda Control de DOCUMENTUM FirmasCONTENT REPOSITORY Servicios de Accesos/ Federación Políticas Permisos Archivado electrónicas Replicación Servicios de integración retención Registros Aplicaciones técnicas ECI EAI ERP,CRM, etc. Contenido Legacy RDBMS Auditoría/ Reporting Portales, Entornos de autor, Aplic. empresariales, Aplic. a medida Espacios colaborativos Servicios de proceso Sistemas Heredados Contenido Externo 9

10 Documentum es SOA Office 2007 Exchange Share Point Portal eroom 8 MS ASP.Net & Web Parts Portals Oracle SAP J2EE / WDK Clients Documentum Foundation Services (Web Services) Servicios de contenidos Servicios de proceso Servicios de Colaboración 10

11 Diferentes proyectos sobre una plataforma común Procesamiento de Facturas (int. SAP) Gestión de expedientes Gestión de contenidos Web Gestión del patrimonio histórico Gestión de Agendas DOCUMENTUM 11

12 Agenda Ley para el Acceso Electrónico de los Ciudadanos a las Administraciones Públicas Visión General de la Plataforma Documentum. Facilitador de la Ley de administración electrónica Infraestructuras y servicios comunes para el expediente electrónico en el ámbito jurídico 12

13 Documentación generada y recibida en el ámbito jurídico Querellas Recursos Autos Actas Demandas Notificaciones Sentencias Diligencias Denuncias Evidencias/Pruebas Atestados Providencias Escritos de interposición 13

14 El Expediente e-jurídico. Objetivos Toda la información referente al expediente electrónico jurídico tiene que poder consultarse de forma única y global Automatizar actividades que actualmente se están realizando de forma manual Centralizar información en un formato electrónico, unificando contenidos que en la actualidad están dispersos Facilita la explotación de estadísticas Facilita la resolución de los casos, es decir, la toma de decisiones Permite una visión total de los casos manejados por los diferentes organismos 14

15 EMC Documentum: Gestión de Expedientes Inicio de tramitación Consulta del estado Ciudadano Documentación y notificaciones Creación / Capturar de documentos y datos Tramitación / resolución del expediente Archivado / Destrucción de los documentos del expediente Seguridad Empleados Portales Transformaciones Archivado Búsquedas (Políticas de retención) Procesos Fax Ciclo de Vida Oficinas s Administración 15

16 Gestión de la documentación. Requisitos Captura de la documentación electrónica y física Organización de la documentación: electrónica, física (Expedientes híbridos) Gestión del ciclo de vida de la documentación: qué documentos son válidos? DNIs, Rentas? Reutilización de la información Seguridad de la documentación Confidencialidad de los documentos Políticas de retención Búsqueda de documentación 16

17 Gestión de la documentación: captura electrónica REPOSITORIO y Cualquier formato digital se puede: Almacenar en el repositorio Categorizar con meta-información Versionar Relacionar Gestionar su ciclo de vida Buscar Auditar y Y TAMBIÉN LOS FISICOS 17

18 Gestión de la documentación: catalogación Propuesta de resolución DNI Propuesta de resolución DNI Doc Fisico Renta 2006 Notificación telefónica Documentación: relacionada reutilizada validada 19

19 Gestión de la documentación: ciclo de vida Ciclo de vida del expediente Y de los documentos utilizados en la tramitación: documentos del ciudadano, de los expedientes, normativas Normativa Edición Revisión Aprobada Vigente Obsoleta 20

20 Gestión de la documentación: Seguridad ACL REPOSITORIO GRUPOS Todos Propietario RH Carlos Luís % Director USUARIOS ROLES Information Rights Management Característica PERMISOS BÁSICOS NINGUNO BORRAR LEER VERSIONAR BUSCAR ESCRIBIR NINGUNO BUSCAR LEER Beneficio COMENTAR PERMISOS EXTENDIDOS Proteger información en su formato nativo y Permite compartir de forma segura documentos sensibles con ( , PDF, HTML, Office) usuarios internos y externos Marcas de agua dinámicas Control dinámico de políticas Mover Auditoría continua y Indicaciones de quién imprimió y cuando una copia del VERSIONAR documento Modificar los Ejecutar v 1.0 y Permite cambiar en cualquier momento las políticas de seguridad v 1.1 permisos un proceso de acuerdo a las necesidades de negocio ESCRIBIR y Auditoria sobre qué se hace con el documento esté donde esté En revisión Control automático de caducidad Cambiar propietario Aprobado y Fuerza el control de versiones y las políticas de retención de los BORRAR documentos Cambiar Borrado yelelestado acceso puede ser extendido prohibido independientemente de donde están los archivos 22

21 Gestión de la documentación: Retención Gestionar periodos de retención mediante una solución transparente al usuario Definición de: fechas de referencia, contactos, autoridades, condiciones, políticas de retención y marcas de retención Modelo de herencia: pueden aplicarse políticas de retención a documentos o a contenedores (carpetas/archivadores). Dos tipos de herencia: Enlazada: todos los objetos en una carpeta con política de retención asociada se retienen y destruyen a la vez de acuerdo a una fecha de referencia de la misma Individual: cada documento de retiene y destruye de acuerdo a su propia fecha de referencia Almacenamiento seguro: CENTERA 23

22 Gestión de la documentación: Búsquedas Búsquedas Por atributos Por contenido (Full-Text) Por atributos y contenido Guardar búsquedas 24

23 Gestión de procesos (tramitaciones). Requisitos Definición de procesos multicanal Independiente del canal de inicio de la tramitación Gestión de colas de tareas: prioridades Tareas manuales y automáticas. Delegaciones Gestión de Alarmas Comunicación bidireccional con sistemas y personas Gestión de excepciones Monitorización de procesos Consultas sobre los procesos 25

24 Gestión de procesos: end to end Analizar Monitorizar Optimizar Implementar Ejecutar Gestión de procesos End-to-end Entender los procesos antes de ponerlos en producción Orquestación tanto de tareas manuales de usuarios, como de automáticas de sistemas Monitorización en tiempo real Optimización de procesos mediante el análisis de los datos obtenidos 26

25 Áreas funcionales Aplicación y Arquitectura Técnica Acceso Búsqueda y Algunos Discovery productos clave de EMC Interfaces permiten de la implementación Colaboración de la oferta de la Gestión solución en los Procesos de Negocio EMC colabora con Gestión del Contenido socios tecnológicos e Record integradores Management para construir proyectos llave en Seguridad de la información mano Almacenamiento de la información y archivado FUNCIONALIDADES INTEGRADOERS DE SISTEMAS/EMC GLOBAL SERVICES Captiva Acceso Dispatcher, Documentum Archive Services for Reports Captura Workspaces Workflows Internal Documentum Búsqueda Enterprise y Discovery Content Integration Services (ECIS) Interna Externa Interfaces de Colaboración Documentum Collaborative Edition Dashboards Portales Externo Documentum Business Business Process Process Management Management, DocumentumReglas Business Activity Modelado Monitor (BAM), ILOG JRules Monitorización Gestión de Colas Herram Simulación Compliance Audit Gestion del Contenido WEB Documentum Enterprise Content Management Relation Management Indización Firma electrónica Documentum Record Records Management Management, Retention Policy Services Clasificación Publicación Políticas de Retención Documentum Seguridad Information de la Información Rights Management (antes Authentica)/RSA Information Rights Management Access Control Almacenamiento y archivado de la Información EMC Online Tiered Storage (SAN, Nearline NAS), Archiving Archivo (CAS) Backup (Networker, Avamar), Disaster Recovery (SRDF) Secure Information Transfers VMware Backup y Recuperación Alta disponibilidad Disaster Recovery 32

26 Administración electrónica: Centralizada y/o distribuida 33

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