Solución de Problemas en la Administración de Proyectos

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1 Solución de Problemas en la Administración de Proyectos Paula Céspedes, Monarch Adriana Delgado, Monarch Leonardo Díaz, Monarch San José, Costa Rica,

2 Leonardo Díaz Leonardo Díaz CEO Master Cum Laude en Administración de Tecnologías de Información e Ingeniero en Computación. Co-fundador y CEO de Monarch Business Consulting, además es co- fundador y COO de BLR Technologies, Inc., empresa de desarrollo de software que hace leasing de productos a clientes dentro y fuera de Costa Rica. Se ha formado en pensamiento sistémico y organizaciones que aprenden con Pegasus en conferencias y talleres en Seattle y Boston (US).

3 Paula Céspedes Paula Céspedes Business Process Analyst Master Cum Laude en Administración de Tecnologías de Información, Ingeniera en Sistemas de Información y Project Management Professional (PMP). Es co- fundadora y analista de procesos de negocio en Monarch Business Consulting, además de profesora de la MATI de la Universidad Nacional y de la Maestría en Administración de Proyectos en la Universidad para la Cooperación Internacional. Se ha formado en pensamiento sistémico y organizaciones que aprenden con Pegasus en conferencias y talleres en Seattle y Boston (US).

4 {Su foto} Adriana Delgado Business Process Analyst Adriana Delgado Ingeniera en Producción Industrial del Instituto Tecnológico de Costa Rica, Certified in Production and Inventory Management (CPIM) y Project Management Professional (PMP). Estudios de posgrado en Psicología Empresarial y aplicación de Lean, Six Sigma, ITIL y COBIT. Socia consultora de Monarch Business Consulting, es asesora en estrategia, mejora de procesos y gestión. Además es profesora universitaria, educación técnica y extensión universitaria.

5 Problemas Quién desearía no tenerlos?

6 Introducción La Solución de Problemas es un proceso cognitivo de alto orden, corresponde a la función intelectual más compleja del ser humano Es uno más de los tres sub-procesos mentales del procesamiento de problemas

7 Introducción Cómo identificar un problema? 1. Establecer claramente el propósito. Qué se desea lograr? 2. Reconocer el escenario actual. Ventajas y desventajas del ambiente que rodea al propósito, se espera una definición objetiva de los hechos. 3. Establecerelproblema. Qué impide cumplir el propósito? 4. Identificarlossíntomasylascausasraíz. Qué es lo que me causa el problema (causas raíz)? y no confundirlo con síntomas los cuales son cambios del estado del escenario como consecuencia de la causa raíz. 5. Plantear la solución!

8 Introducción Problemas como sistemas Los problemas complejos son sistemas que se pueden analizar de manera relativamente simple con Pensamiento Sistémico

9 Introducción Cada vez que usted vea un patrón de eventos, estará más cerca de visualizar la estructura sistémica que conduce a tal patrón

10 Introducción Arquetipo Soluciones Contraproducentes Dinámica Soluciones Contraproducentes De la Dinámica de Sistemas y los Arquetipos se puede obtener herramientas simples para analizar sistemas de todo tipo, especialmente aquellos que son complejos

11 Agenda Equipos de trabajo Urgencia en la obtención de resultados Gestión iterativa de alcance Gestión de Equipos Geo-Descentralizados Taller Cierre

12 Equipos de Trabajo Sentimiento de dependencia "ser indispensable" Recargo de funciones Disminución de funciones Sentimiento de inadecuación "ser prescindible"

13 Dinámica Diádica Principales características del problema Los dos comportamientos mantienen una vinculación estrecha Todos los equipos de trabajo desarrollan relaciones diádicas Aristas a resolver Distribución y asignación de las actividades Ciclos interpersonales Desbalance Aunque es natural que se dé en ocasiones no es tan evidente o perceptible

14 Identificar los participantes Resolviendo el problema Preparación Visión de relaciones interpersonales? Considere otros problemas conexos (personales, delegación, etc.) Comprender el origen del ciclo diádico Competencia, falta de conocimiento, intolerancia? Visión compartida? Visión de relaciones interpersonales? Establecer el método de comunicación Diálogo si se participa en el ciclo Confrontación si se está a cargo de los participantes del ciclo

15 Resolviendo el Problema Intervención Balancear la asignación de actividades Iniciadores de cambio: los que tienen recargo de actividades Reasignar actividades a los que no tiene carga excesiva Apoyar acciones que disminuyan el origen de la dinámica Analizar desempeño y hacer ajustes Considerar acciones a corto y largo plazo Comprender el comportamiento de cada miembro No se trata de etiquetar comportamientos Comprender y anticipar comportamientos en el equipo Human Dynamics o Structural Dynamics

16 Human Dynamics Emocional objetivo Movimiento hacia adelante Emocional subjetivo Conexión con todo Físico emocional Pensador sistémico Físico mental Integración de patrones Mental físico Visión y perspectiva

17 Urgencia en la obtención de resultados Nuevo recurso humano Tiempo de aprendizaje Necesidad de obtener resultados más rápido Duración del proyecto Jornada actual del recurso humano Errores, desgaste, etc.

18 Alternativas no viables Principales características del problema Incremento en riesgo o costo Reprocesos o retrabajos Nuevos recursos humanos dependen de la supervisión de recursos actuales

19 Resolviendo el problema Analizar si la incorporación del nuevo recurso humano me reduce el tiempo de entrega (Mítico hombre-mes) Mejorar la gestión de conocimiento Mejorar la inducción a los nuevos recursos humanos Compartir contexto de los recursos actuales (conocimiento, lecciones aprendidas, experiencia) No prolongar demasiado el tiempo extra de los mismos recursos humanos PMBOK 4ed técnicas de schedule compression

20 Gestión Iterativa de alcance Presión en el proyecto Trabajo innecesario - Re-trabajo Tiempo del proyecto Alcance mal definido - Costo adicional Insatisfacción del cliente Control de cambios

21 Principales características del problema Procesos de divergencia y convergencia Imaginar la solución Nuevos productos o innovación No hay suficiente experiencia o pericia Se selecciona la solución inadecuada

22 Resolviendo el problema Integrar al cliente dentro del equipo de trabajo Establecer períodos más cortos de entrega de resultados intermedios para validar producto Establecer un esquema flexible para la captura de nuevos requerimientos durante la ejecución Definir un método de planificación que permita establecer alcances cortos y micro-gestión de ese alcance, apoyar esto con formatos visuales

23 Qué es un equipo geo-descentralizado en administración de proyectos? Grupo de gente con una meta común que cumple su rol interactuando sin necesariamente estar frente a frente debido a que se encuentran en áreas geográficas dispersas. PMBOK 4ed tipo de equipo virtual: personas separadas por grandes distancias

24 Principales problemas que enfrenta un equipo geo-descentralizado Pobre gestión de las comunicaciones comunicación cerrada poco frecuencia poco transparencia Tecnología inadecuada pérdida de contexto uso inapropiado poca confiabilidad

25 Desconfianza ambigüedad poca relación Principales problemas que enfrenta un equipo geo-descentralizado desconocer lo culturalmente aceptado o políticamente correcto Modelos mentales no compartidos prácticas de trabajo desalineadas proceso de toma de decisión informal no compartir contexto Liderazgo deficiente pobre experiencia/habilidades desmotivación falta apoyo a los diferentes sitios del proyecto

26 Gestión de Equipos Geo-Descentralizados Líneas de interacción Ámbito Geo-descentralizado involucrado Necesidad de disponibilidad Sincronía requerida Complejidad de comunicación Tiempo de interacción Decisiones tomadas sin contexto completo Alejamiento de la solución

27 Resolviendo el problema Elegir tecnología considerando accesibilidad distancia (jerarquía, estatus) naturaleza de la comunicación (compartir, informar, opinar ) Instituir normas mecanismos (cara-cara versus virtual) frecuencia patrones aprovechamiento

28 Resolviendo el problema Adecuar escenarios para toma de decisión centralización /descentralización consenso/ autoritarismo criterios básicos para decisiones importantes Establecer proceso para toma de decisión etapas tiempo responsabilidades mecanismo solución de problemas/conflictos Estructurar condiciones disponibilidad (personas contacto, diferencias horarias) sincronía (fluidez)

29 Taller

30 Preguntas y Respuestas

31 Información de contacto Monarch Business Consulting Teléfono:

32 Muchas gracias por su atención!

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