Entec POS. Manual de Instalación

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1 Entec POS Manual de Instalación

2 Indice de Materias Capítulo 1 Introducción Primeras Palabras Qué es Entec POS? Características Técnicas Qué es Entec Backoffice? Versiones de Entec Entec POS Entec Restaurant Entec BackOffice Cuadro Comparativo de Versiones Capítulo 2 Planificando la Instalación Empresa, Sucursal, Red, Sector, Caja Administrador, Supervisor, Operador Area Comercial, Rubro, Categoría, Artículo Categoría, Cliente Grupo de Medio de Pago, Medio de Pago, Variedad de Medio de Pago Jornada, Rendición, Cierre Listas de Precios, Promociones, Bandas Horarias, Sorteos Impresoras Fiscales, No Fiscales, Windows, OPOS Documentos, Códigos de Operación, Tipos de Operación Numeración de los Puntos de Venta Base de Datos Instalación Monousuario Instalación Multiusuario en Red de Area Local Consolidación en un Servidor Central Capítulo 3 - Requisitos de Hardware y Software Entec-POS Express Monousuario Entec-POS Express/Store/Lite/Pro/Enterprise y Vers. Restaurant Multiusuario Entec-POS Express/Store/Lite/Pro/Enterprise y Vers. Resturant Servidor...3-2

3 Capítulo 4 Instalación de Software Introducción Instalación de Entec POS Capítulo 5 - Asistente de Configuración Ocho pasos para configurar Entec POS Paso 2 - Conexión al Servidor de Base de Datos Paso 3 - Definición de los datos de la Empresa e Impresora Paso 4 - Numero de Serie y Clave de Activación Paso 5 - Datos del Punto de Venta Paso 6 - Definición de un Operador Paso 7 Punto de Venta (No válido para versiones Restaurant) Paso 7 Punto de Venta (Sólo válido para versiones Restaurant) Paso 8 - Fin de la Configuración Capítulo 6 - Actualización del Sistema Introducción Preparándose para actualizar el Sistema Actualización de Versiones Servidor Actualización de Versiones Cliente Capítulo 7 - Resolución de Problemas Problemas con el programa de instalación Arranque manual de la base de datos Configuración Regional Capítulo 8 Sincronización de Sucursales Conceptos Básicos Métodos de Sincronización Configuración de Sincronización Configuración del Servicio de Correo Electrónico

4 Capítulo 1 - Introducción Primeras Palabras Antes de realizar la instalación del software ENTEC POS es necesario realizar una planificación de los valores de configuración que se ingresaran al momento de comenzar a trabajar ya que estos afectan el comportamiento del sistema. Para los usuarios que instalan por primera vez el producto es imprescindible la lectura de este manual para familiarizarse con lo que puede y no puede hacer el sistema. Este manual se referirá a las versiones Store, Gestion, Gestion +(Plus) y Master así como en sus modalidades Hospitality, Office y Retail. La naturaleza de la planeación dependerá de la complejidad de la instalación, la versión que se utilizará y la cantidad de puntos de venta involucrados. Si se trata de una instalación en un solo punto de venta, con una recorrida de los valores más usuales de configuración y seguridad en este manual o la ayuda en línea será suficiente. Para situaciones más complejas es importante conocer a fondo todas las opciones ya que errores de configuración pueden producir resultados no deseados. Es importante tener en cuenta que las funciones que se describen en este manual pueden o no estar disponibles en la versión que se ha adquirido por lo que es importante consultar el cuadro comparativo de versiones que detalla las opciones incluidas en cada una. Que es ENTEC POS? El sistema de facturación para punto de venta ENTEC POS es una herramienta de software pensada para integrar el proceso de venta minorista / mayorista con la base de datos de la empresa. Este sistema permite registrar las transacciones de ventas de bienes o servicios y la cobranza por parte de terceros respetando las normas legales. El sistema esta orientado a su utilización en Puntos de Venta autónomos o interconectados en redes de área local o extendida (standalone / LAN / WAN) o mediante conexión asincrónica (correo electrónico / medios magnéticos). Por su alta flexibilidad permite la integración de múltiples negocios con el mismo software: venta minorista en tienditas, autoservicios y supermercados, venta mayorista, farmacias, ópticas, laboratorios de revelado, comida rápida, restaurantes, bares, servicio a domicilio, etc. En la actualidad el aumento de la competencia en todos los mercados requiere de las empresas una mayor integración de los sistemas para poder dar respuestas más ágiles a los cambios del entorno. En las empresas minoristas los sistemas de facturación tradicionales se basa en aplicaciones DOS en una red de área local que envían a los otros sistemas (comercial, administrativo, logístico, estadística, etc.) en la noche en un proceso batch las transacciones del día y reciben las actualizaciones (precios, parámetros operativos, clientes, saldos). Los sistemas de soporte de ventas (etiquetas, balanzas, terminales de consulta para clientes) se actualizan por separado manteniendo bases de precios autónomos con potenciales diferencias de precios. 1-1

5 El ENTEC POS se basa en una filosofía de base de datos distribuidos en el ámbito de empresa. Los datos comerciales de los artículos (precios, costos, condiciones de compra), los datos logísticos y de abastecimiento, la información operativa, la información de los clientes, las transacciones en las cajas, la estadística de ventas; o sea, todos los datos involucrados en el proceso comercial son manejados en una base de datos central que alimenta copias distribuidas en cada sucursal. Los precios de los artículos se pueden administrar centralizadamente y permitir o no modificaciones. Los puntos de venta acceden en tiempo real a una copia de la base de datos de la empresa tomando toda la información de la misma fuente donde se genera. Esta base de datos se puede convertir en el centro del resto de los sistemas de soporte de venta para lograr que todos los precios que se presentan en una sucursal (balanzas, cajas, etiquetas, carteles, terminales de consulta) sean obtenidos del mismo lugar sin posibilidad de diferencias. El soporte de la información es un motor de base de datos relacional y el ENTEC POS soporta a los líderes de la industria (Oracle, Sybase, Informix, Microsoft SQL Server) de manera nativa. Se puede utilizar a sí mismo cualquier base de datos con drivers ODBC que garantice consistencia transaccional. La filosofía del sistema es entonces la utilización de una arquitectura cliente / servidor para la integración de la facturación con el resto de los sistemas de la empresa utilizando las tecnologías líderes de bases de datos relacionales distribuidas. Características Técnicas La facturación en un punto de venta es una tarea de Misión Crítica. El nivel de servicio que la competencia entre las empresas modernas ha establecido como un estándar de mercado no tolera la falla de un sistema de facturación. La tendencia en muchas empresas es sacrificar funcionalidad e integración en sus sistemas de facturación para ganar en simplicidad; por lo tanto en velocidad y rapidez. Es una falacia que la simplicidad equivalga a confiabilidad ya que muchas soluciones sencillas si bien no fallan tienen carencias (precios fuera de línea por ejemplo) que llevan a errores al cobrar al cliente. La respuesta es un sistema integrado pero con un alto índice de confiabilidad. El sistema ENTEC POS ha sido compilado en código nativo de 32 bits de Windows 95/98/NT/2000. Es capaz de manejar hasta 2Gb de RAM real / virtual y utiliza las características de múltiples hilos de ejecución ( multithreading ) con asignación de tareas por prioridades ( preemptive multitasking ) de Windows. Se han realizado múltiples pruebas de velocidad en desarrollo y producción sobre la velocidad de respuesta al ingreso de datos por el scanner logrando absorber todas las digitaciones que se pasaron de manera continua siendo el factor de disminución de velocidad la impresora. Para mejorar la velocidad y usabilidad del sistema se han incorporado varias funciones adicionales como: búsquedas por descripción parcial, programación del teclado definible por el usuario, teclas de repetición, teclas con artículos fijos, teclas para envases, mensajes con el supervisor, recuperación de una transacción en curso ante una caída de la caja, etc. 1-2

6 La confiabilidad ha sido una premisa de diseño del sistema. La aplicación tiene una rutina de última instancia que captura y resuelve cualquier error de tiempo de ejecución que pudiera presentarse evitando la salida de servicio del punto de venta. La arquitectura del sistema es una implementación cliente / servidor basada en un punto de venta, una red de área local, servidores de aplicaciones y un servidor con un motor de base de datos. Si bien este esquema permite la actualización en tiempo real de la información que fluye desde y hasta el sistema, la red y el servidor convierten al punto de venta en vulnerable; la falla en alguno de estos dos componentes pondría fuera de servicio la totalidad de las cajas. La solución que se utiliza en el ENTEC POS es permitir una configuración dual donde el punto de venta utiliza siempre que este disponible el motor de base de datos principal pero ante una caída de este, una falla de consistencia, un problema de performance; el sistema se conmute automáticamente, de manera transparente para el usuario a una base de datos local. Esta contiene una copia de la información de base de la principal (artículos, clientes, parámetros, medios de pago, boletines de tarjeta de crédito, etc.) que es actualizada permanentemente por un proceso que se ejecuta como servicio en el cliente. Este mismo servicio se encarga de enviar las transacciones que se generen en la base de datos local al servidor principal, una vez que se restablezca el servicio. Ante la falla de una instrucción en el servidor principal, el sistema reintenta una cantidad configurable de veces; luego, si tiene definido un servidor alternativo, intenta seguir operando con este, de no ser posible se conecta al servidor local. En todos los casos estos cambios se realizan sin intervención del operador, este simplemente es informado del estado en que se encuentra. Las transacciones que realiza mientras esta off-line son almacenadas en el servidor local; las tarjetas de crédito, si no pueden ser resueltas en el servidor de autorización, también son verificadas localmente con boletines y dentro de los límites de crédito configurados. El sistema reintenta la conexión con el servidor principal de manera automática cuando ha transcurrido una cantidad configurable de segundos sin actividad; si lo logra, vuelve a estar en línea con la base de datos principal. Como ya explicamos más arriba las transacciones registradas en la base de datos local son manejadas por un proceso en background que las envía cuando le es posible al servidor principal. De esta manera el sistema acepta varias configuraciones diferentes que van de una instalación de una o unas pocas máquinas conectadas por vínculo directo o módem con un servidor principal, a una línea de cajas de un Supermercado con más de 70 cajas y un esquema de servidores redundantes. El sistema de monitoreo indica permanentemente el estado de los puntos de venta mostrando los que están fuera de línea. La aplicación automáticamente detecta si existen transacciones pendientes en algún servidor local y que no han sido enviadas al servidor principal antes de realizar el fin de la jornada. Ninguna caja puede realizar un cierre si todas sus transacciones no han sido enviadas al servidor principal. El esquema de seguridad es también provisto por herramientas propias de cada motor de base de datos que el sistema aprovecha para aumentar su confiabilidad. Todos los motores líderes soportan replicación de datos que permite crear entornos de base de datos distribuidas y de alta disponibilidad. En una instalación típica que intervengan más de 30 puntos de venta se pueden instalar dos servidores que 1-3

7 Punto de Venta Standalone Con actualización por vía telefónica Ventas Vínculo Digital Router Actualizaciones Servidor Principal Casa Central Modem Router Servidor Principal Windows NT Server Servidor de Respaldo Windows NT Server Router Hub Puntos de Venta Conectados directo a casa central en Supermercado de Formato Proximidad Puntos de Venta: en Hipermercdo con Servidores Redundantes Monitoreo Windows 95 estén replicados de manera de aumentar la disponibilidad del sistema. La replicación es ideal además para la distribución de actualizaciones desde sitios remotos y el envío de las transacciones a la administración central. Las bases de datos relacionales garantizan plenamente la consistencia de la información guardada en el servidor. En una misma operación, cuando el operador presiona la tecla total y cierra un documento el sistema actualiza los datos del cliente, el documento, los ítems, los medios de pago, la cuenta corriente, los puntos de cliente frecuente, el stock, las rendiciones y las tarjetas de crédito. Todas estas operaciones son realizadas en un solo bloque: o todas se guardan o ninguna es grabada. 1-4

8 La información almacenada en el motor de base de datos puede ser consultada al instante de manera tal de obtener totales de venta por caja, medio de pago, sucursal, sector, operador, etc. Se puede conocer el detalle de una transacción particular o el arqueo de una caja en tiempo real. Con las facilidades de la replicación avanzada la información puede viajar en tiempo real a la casa central donde se puede consolidar en una estadística al minuto. Para cada punto de venta se puede generar un archivo de auditoría que registra hasta cada tecla que presionó el operador. El nivel de detalle que se desee puede ser seleccionado a nivel de cada punto de venta como así también si se desea un registro en texto en la caja, en la base de datos o en ambos. La aplicación de monitoreo esta diseñada para ser utilizada en el centro de autorizaciones por el supervisor de cajas. Este puede ver que operación esta realizando cada punto de venta, en que estado se encuentra e intercambiar mensajes con estos. El programa lo habilita para realizar un arqueo en tiempo real de un operador para poder controlar los niveles de efectivo y decidir los retiros. Utilizando programas de terceros se puede lograr que el supervisor o personal de seguridad vea en su pantalla de manera remota lo mismo que esta viendo el operador en su punto de venta, registrar las imágenes, tomar el control del teclado o inhibir al operador de utilizarlo. Esto combinado con un sistema de video es la solución óptima para la vigilancia de líneas de cajas. Qué es ENTEC BackOffice? En conjunto con ENTEC POS se instala un complemento denominado ENTEC BackOffice que permite la administración de los datos del punto de venta. Este programa permite definir productos, clientes, medios de pago, operadores, listas de precios, promociones, documentos, etc. Además permite controlar las cuentas corrientes de clientes, el stock de los productos y emitir todo tipo de informes sobre la gestión de ventas. Versiones de ENTEC Existen varias versiones del producto ENTEC POS y ENTEC BackOffice de acuerdo al tipo de actividad del usuario, la distribución geográfica de sus puntos de venta y su volumen de operaciones. ENTEC POS Sistema de Facturación y Gestión de Ventas Sistema de facturación cliente / servidor para Windows. Esta orientado a puntos de venta con alto volumen de transacciones del tipo ticket / ticket-factura y se opera como una caja registradora. Puede manejar un gran número de puntos de venta distribuidos en múltiples locales dispersos geográficamente. Permite coordinar desde un único lugar las actualizaciones de parámetros de ventas, promociones, políticas comerciales, de seguridad y de auditoria. Concentra de toda la información de venta, existencias, excepciones, cobranzas de servicios, cuentas corrientes y fidelidad de clientes. 1-5

9 El programa de facturación se complementa con un sistema administrativo denominado ENTEC BackOffice que permite el manejo de la información de ventas, cuentas corrientes de clientes, stock, tesorería, compras y proveedores. ENTEC POS se presenta en cuatro versiones que se adaptan a diferentes tamaños de empresas y proveen diferentes funcionalidades en el manejo del sistema administrativo: Store: Gestion: Gestion +: Master: Facturación sencilla, generalmente uno o dos puntos de venta monousuarios. Posee un manejo limitado de cuentas corrientes de clientes y stock. Facturación para supermercados, autoservicios y tiendas pequeñas a medianas. Maneja características mas avanzadas de venta minorista: lectura de etiquetas de pesables, desagregación de impuestos internos, impresión de etiquetas con o sin precios para exhibición (góndola) y manejo de stock mas completo. Incorpora una gestión avanzada para el manejo administrativo de la venta minorista, posee manejo de fondos (caja, tarjetas, cheques, bancos) además de gestión de compras y proveedores. Incorpora las funcionalidades de facturación provistas en la versión ENTEC Store. Provee herramientas muy potentes para realizar promociones en el punto de venta (2x1, sorteo de premios, descuentos por hora o día de la semana, etc.). Lleva un control de punto de pedido y sugiere la cantidad a comprar de acuerdo a unidades económicas de reposición. Incorpora además una utilidad para que el usuario confeccione sus propios reportes y permite exportar el resultado en múltiples formatos (Texto, Excel, HTML, Lotus 123, etc.).una herramienta adicional incluida en este producto es un navegador de la información de ventas que permite estudiar la información en los períodos que elija (un día, una semana, un mes, un año) realizando un análisis de lo general a lo particular para medir el desempeño de una sucursal, un sector, un departamento, una categoría de productos, un proveedor, un operador, una caja, etc. Se puede conocer por ejemplo el ticket promedio de un sector (por ejemplo patio de comidas) dentro de una sucursal o la rentabilidad real que aporta un rubro al total y un sistema de fidelización de clientes basado en puntos por producto Agrega a las capacidades de la versión anterior el manejo de cobranza a cuenta de terceros en el punto de venta. Permite el acceso directo de programas propios o de terceros a la base de datos de ENTEC POS. Sistema de facturación cliente / servidor para Windows. Esta destinado a puntos de venta orientados a la emisión de facturas fiscales (soporta igualmente todos tipos de impresoras y comprobantes fiscales). Posee un modo de operación tradicional (no emula caja registradora) combinada con teclas rápidas. 1-6

10 ENTEC Restaurant Sistema de Facturación y Gestión para Restaurantes y Patios de Comida Sistema de facturación cliente / servidor para Windows. Esta orientado a puntos de venta de locales gastronómicos con pantallas sensibles al tacto (TouchScreen), teclados programables o tradicionales. Permite operar como un sistema de adición con mesas abiertas o en modalidad de facturación directa para patios de comidas. El operador puede seleccionar la mesa en un plano digital y luego elegir los productos a adicionar de un menú gráfico con fotos que se presentan en la pantalla. Permite coordinar desde un único lugar las actualizaciones de parámetros de ventas, promociones, políticas comerciales, de seguridad y de auditoria. Concentra de toda la información de venta, existencias, excepciones, cobranzas de servicios, cuentas corrientes y fidelidad de clientes. El programa de facturación se complementa con un sistema administrativo denominado ENTEC BackOffice que permite el manejo de la información de ventas, cuentas corrientes de clientes, stock, tesorería, compras y proveedores. ENTEC Restaurante se presenta en dos versiones que se adaptan a diferentes tamaños de empresas y proveen diferentes funcionalidades en el manejo del sistema administrativo: STORE Facturación sencilla, para un punto de venta monousuario. Posee un manejo del stock sin recetas. GESTION Facturación para bares, patios o restaurantes pequeños a medianos. Permite manejo de stock con recetas y cuentas corrientes GESTION + Agrega el manejo de reservas de mesas. Permite controlar de manera efectiva las promociones tipo Combo, Menú Ejecutivo, hora feliz, relacionando los productos que se encuentran incluidos, además de limitar la vigencia a días específicos de la semana y horas. Incorpora una gestión avanzada para el manejo administrativo de la venta, el control de la relación compra/venta y posee manejo de fondos (caja, tarjetas, cheques, bancos) además de gestión de compras y proveedores. Incorpora las funcionalidades de facturación provistas en la versión ENTEC GESTION. MASTER Agrega a las capacidades de la versión anterior el manejo, incluye el control del abastecimiento (Distribuido), Permite el acceso directo de programas propios o de terceros a la base de datos de ENTEC Retail, así como el programa de cliente frecuente 1-7

11 ENTEC BackOffice Todos los productos ENTEC POS tienen incluido una licencia de ENTEC BackOffice para el servidor del sistema. Este le permite configurar y administrar la información del punto de venta. El objetivo del BackOffice es permitirle ingresar los datos necesarios para hacer posible la facturación (clientes, artículos, medios de pago, listas de precios, etc.). De acuerdo con la versión de ENTEC POS brinda funciones administrativas adicionales como gestión de compras, manejo de fondos (caja, bancos, valores en cartera) ENTEC BackOffice permite aprovechar al máximo la información proveniente del punto de venta. Permite la distribución por medios magnéticos, enlaces directos o correo electrónico de la información de una administración central hacia las sucursales. De la misma manera permite la consolidación de las transacciones de cada punto de venta en una sola base de datos para permitir un control de tesorería, un análisis de costos y rentabilidad centralizado. El manejo de stock esta simplificado al permitir realizar transacciones de ajuste, recepción o transferencia de mercadería en una sola operación. Adicionalmente lleva un control de punto de pedido y sugiere la cantidad a comprar de acuerdo a unidades económicas de reposición. Incorpora además una utilidad para que el usuario confeccione sus propios reportes y permite exportar el resultado en múltiples formatos (Texto, Excel, HTML, Lotus 123, etc.). Una herramienta adicional incluida en este producto es un navegador de la información de ventas que permite estudiar la información en los períodos que elija (un día, una semana, un mes, un año) realizando un análisis de lo general a lo particular para medir el desempeño de una sucursal, un sector, un departamento, una categoría de productos, un proveedor, un operador, una caja, etc. Se puede conocer por ejemplo el ticket promedio de un sector (por ejemplo patio de comidas) dentro de una sucursal o la rentabilidad real que aporta un rubro al total. Cuadro Comparativo de Versiones Características de ENTEC POS Característica STORE GESTION GESTION+ MASTER Documentos Emite Tickets ó Facturas, Presupuestos, Pedidos y Remisiones en impresoras Windows y OPOS Permite definición ilimitada de comprobantes por parte del usuario Permite al usuario diseñar el formato de sus comprobantes (Tickets, Remisiones, Recibos, Facturas, etc) Emite Cupón de Nota de Crédito con código de seguridad. Permite manejar las devoluciones sin emitir notas de crédito utilizando un cupón que se descuenta a 1-8

12 Característica STORE GESTION GESTION+ MASTER otra compra. Emite comprobante de envases vendidos Emite comprobante de devolución de envases Certifica cheques Emite Comprobante de Cuenta Corriente Emite Resumen de Puntos del programa de cliente frecuente Emite Talón de envío a domicilio (Requiere modulo TELE-HOME) No requiere modulo tele-home, es un talón adicional al ticket que tiene los datos del cliente y un resumen de la venta, hoy esta presente de gestión para arriba Emite Recibo Premios (en sorteos aleatorios) Cobra Servicios a cuenta de Terceros y franquea comprobantes ( Pagos de Servicios ) 2Clientes Mantenimiento de archivo de clientes Cantidad ilimitada de atributos de clientes definibles por el usuario (zona, ruta, línea de producto, etc) Limites de crédito por cliente Limites de crédito separados para Pedidos, Remisiones, Recibos, Cuenta Corriente ordinaria, Cuenta Corriente con Cheques Propios, etc. Permite definir limites de crédito especiales para otros tipos de garantías (pagos con cheques de terceros, pagarés, etc) Descuento por cliente Ficha de cuenta corriente con detalle de movimientos Alta de movimientos en la cuenta corriente por cliente Control de Vencimiento de Cuotas Aplicación de pagos a facturas en forma automática ó manual, y seguimiento de facturas pendientes de pago Identificación del medio de pago del cliente y su ingreso automático al sistema de Tesorería y Valores en Cartera Emisión de recibo de pago con detalle de facturas aplicadas y valores recibidos Listado de Saldos de Clientes Listado de Análisis de Cuenta de Cliente con documentos pendientes de pago Listado de Movimientos de Clientes por Código de Operación Resumen de Cuenta entre dos fechas Resumen de Saldo de Clientes por tipo de crédito 1-9

13 Característica STORE GESTION GESTION+ MASTER Identificación del cliente en el punto de venta por número de cuenta, tarjeta con código de barras, tarjeta con banda magnética Alta de clientes temporal o definitiva desde el punto de venta Clasificación de Clientes por Categorías Programa de cliente frecuente con asignación de puntos por pesos, a nivel de artículo Utilización de los puntos del programa del cliente frecuente como medio de pago total o parcial Protege la utilización de cuentas de clientes con contraseña individual. 3Artículos Acceder en el punto de venta a un artículo por código interno, código de barras, código alternativo alfanumérico, ó descripción Definición ilimitada de departamentos Clasificación y análisis de artículos por categorías hasta cinco niveles Clasificación de Artículos por Marca y Agrupación libre Cantidad ilimitada de atributos de artículos, definibles por el usuario (talla, color, media, marca, modelo, etc) Generación automática de clave de acceso en base a atributos Generación automática de descripción de artículos en base a atributos Asistente para alta masiva de artículos en base a un producto modelo, utilizando las combinaciones de atributos (por ejemplo, dar de alta en una sola operación 30 artículos que sean la combinación de dos modelos, tres tallas y tres colores) NO ESTA DISPONIBLE PARA MÉICO Asistente para cambio de precios por porcentaje, ó ingreso directo. Permite seleccionar conjuntos de artículos por rubro, categoría, proveedor, atributo o marcándolos de una lista. Rangos de precios de acuerdo a volúmenes de compra Asistente para cambio de tasa de IVA. Permite seleccionar conjuntos de artículos por rubro, categoría, proveedor, atributo o marcándolos de una lista 1-10

14 Característica STORE GESTION GESTION+ MASTER Número ilimitado de listas de precios por artículo relacionadas con clientes, rubros, vendedores y categorías de clientes Registro de artículos por peso Lectura de peso directa desde una bascula conectada al punto de venta Lectura flexible en el punto de venta de Códigos de barras generados por una bascula, con código interno y precio, ó peso. El sistema se adapta al formato de la etiqueta que genere la báscula Control por medio de autorizaciones de supervisor, para el cambio de precios de productos en el punto de venta Registro de artículos no dados de alta, con autorización Registro por Departamento, con autorización opcional Cuenta Pendiente Descuentos por porcentaje, por artículo, con autorización opcional Registro por Precio Total (el sistema calcula la cantidad en base al precio) Anulación de cualquier registro ya emitido con autorización Revisión de artículos Registrados en pantalla Emisión y descuento de vales de envase Teclas rápidas asignadas a productos ó departamentos, configurables por el usuario Permite programar funciones de teclas según el momento del registro en el punto de venta (por ejemplo, una tecla puede ser un medio de pago y también un departamento, según si se están ingresando pagos ó artículos) Mantenimiento de archivo de artículos Registro de precios de lista de proveedor, recargos y descuentos, precio de costo neto y margen de ganancia para llegar al precio de venta Precios de lista y oferta entre dos fechas, por sucursal Permite restringir la vigencia de artículos a ciertos días de la semana y a franjas horarias Artículos relacionados para permitir registrar la venta de varios productos, por un precio único Registro Histórico de evolución de precios de venta Mantenimiento de fórmulas de composición de artículos. Permite un número ilimitado de niveles de fórmulas: un producto puede tener como componente otro producto, que a su vez también tiene una fórmula Registro de movimientos de existencias de los 1-11

15 Característica STORE GESTION GESTION+ MASTER componentes de una fórmula, por las transacciones del producto terminado. Generación automática de costos, en base a fórmulas de composición. El costo de un articulo se calcula en base al precio de sus componentes y se actualiza de manera automática, cuando alguno de ellos cambia. Resumen de ventas en importe y unidades, con rentabilidad sobre costo y venta, por día y sucursal, de un artículo entre dos fechas. Ficha de Stock con Detalle de Movimientos de Productos Alta de Movimientos de entrada y salida de Stock por producto Alta de Movimientos de entrada y salida de Stock por comprobante Actualización automática de costos y precios de venta de productos, al ingresar comprobantes de movimientos de existencias Ajuste automático de un grupo de artículos en base a un inventario físico Carga de Inventario separado del ajuste. Acumulación del total por artículo, de múltiples lotes de carga. Carga de Inventario en el Punto de Venta, utilizando el scanner NO DISPONIBLE EN EL PUNTO DE VENTA, REQUIERE EL BACKOFFICE EN EL POS Consulta del total de existencias por sucursal y el detalle de las transacciones que las provocaron (requiere el módulo HOC ) Nivel de detalle de movimientos de stock, configurable por articulo. Se pueden almacenar todas las transacciones, un resumen diario, ó no llevar stock Manejo de stock en conjunto, de artículos relacionados. Relación de unidad / bulto con un número ilimitado de niveles. El sistema mantiene el stock y el costo de los artículos relacionados como si fueran uno solo. Informe de productos bajo punto de pedido y cantidades de reposición sugerida Resumen de existencias diario con el stock, valorizado al fin de la jornada y el total de movimientos de compra, venta, ingreso y egreso de mercaderías Análisis de Existencias comparado contra ventas en un periodo solicitado por el usuario. Cálculo del stock representado en días de venta 1-12

16 Característica STORE GESTION GESTION+ MASTER Manejo de Impuestos Internos incluidos en el precio de los artículos Precios especiales de promoción entre dos fechas Actualización en tiempo real de los precios en las cajas Separación del proceso de cálculo de nuevos precios de su puesta en vigencia, en las cajas Sistema de Apartados de Mercancía/Plan Financiero Consulta Rápida de Artículos Listado de novedades de precios Manejo de un número ilimitado de listas de precios Listado de precios por rubro Listado de precios por descripción Listado de Precios por Categoría Listado de Precios con Costos Listado de Precios con Múltiples Listas, en Columnas Listado de Movimientos por Código de Operación Listado de Stock Valorizado Listado de Fórmulas de Composición Listado de Cargas de Inventario 4Promociones Número ilimitado de promociones en el sistema Descuento / Recargo porcentual ó directo de un artículo registrado Aumento ó disminución de puntos del programa de cliente frecuente, de un artículo registrado Descuento/Recargo porcentual ó directo sobre el total gravado, ó al final de la operación Descuento/Recargo porcentual ó directo sobre un medio de pago, ó sobre sus cuotas individuales Sorteo de premios en base a índices probabilísticos N x M (Mix and Match): Se regalan M artículos si se compran N unidades de ese u otro artículo Activación de promociones por un cierto horario, Día de la semana, Rango de fechas, Rubro, Categoría, Código del artículo, Proveedor, determinados montos de venta de cada artículo, Rango del monto total del comprobante, Rango del monto de un medio de pago, Código de Cliente, Sorteo probabilístico en base a artículos en el comprobante 5Medios de Pago Número ilimitado de medios de pago en el sistema Fondos de Caja automáticos, configurables por medio de 1-13

17 Característica STORE GESTION GESTION+ MASTER pago Restricción para dar cambio por medio de pago Apertura de Gaveta de Valores, configurable por medio de pago Recargo ó Descuento porcentual, configurable por medio de pago a nivel de cuotas Efectivo en múltiples monedas Cuenta Corriente en un pago y financiada Cheques al día y diferidos Convenios con Empresas Puntos del sistema de cliente frecuente Se puede cancelar un documento con un número ilimitado de medios de pago Se puede restringir un medio de pago al relacionarlo con un producto, categoría, rubro ó cliente, de manera que se le habilite solamente el pago de una parte de la operación. 6Funciones Administrativas del POS Registro de operaciones de dotación (fondo) y retiros ilimitados, por operador Retiros, Reasignaciones, Arqueo de Caja, por punto de venta u operador Informe de Ventas en el punto de venta con subtotales diarios por operador y medio de pago Informe de auditoria por Punto de Venta u Operador, con las transacciones y registros anulados, envases descontados, notas de crédito emitidas y descontadas Cajeros Flotantes Informe de Cierre de Turno Informe de Cierre del Día Mensajes entre el Supervisor y los Operadores NO esta disponible para México 7Administración en el Backoffice Aplicación Windows MultiVentana (MDI) para Windows 2000/NT/P El Backoffice se puede ejecutar en un equipo diferente al punto de venta Login de operador integrado con Windows 2000/NT/P Manejo intuitivo con múltiples ventanas en pantalla, barras de herramientas y soporte indistinto de la tecla ENTER y TAB. Soporte para copiar datos de registros de archivos 1-14

18 Característica STORE GESTION GESTION+ MASTER maestros (artículos, clientes, proveedores, etc) para carga rápida de datos similares Resguardo de Base de Datos integrado dentro del sistema. Permite resguardo incremental (solamente las modificaciones), diario y resguardo completo. Comprime, divide al tamaño del dispositivo de destino y copia el resguardo a diskettes, zip drive, ó a cualquier otro medio de almacenamiento Asistente de Distribución: Realiza la actualización del sistema a versiones nuevas con mínima intervención del operador. Distribuye de manera automática la nueva versión a todas las estaciones conectadas al servidor Exportación de datos de todas las pantallas, consultas ó listados a archivos del usuario, en variedad de formatos (Excel, Texto, dbaseiii+, Lotus 123, HTML, etc.) Importación de datos de formatos Texto y dbaseiii+ Generador de consultas definidas por el usuario: permite seleccionar los datos a consultar, el orden deseado y múltiples condiciones lógicas para filtrar el resultado. La consulta se puede almacenar con un nombre y asociar a un menú de usuario para su acceso rápido Herramienta de actualización que permite seleccionar subconjuntos de datos de tablas del sistema y aplicar actualizaciones masivas (por ejemplo: cambiar grupos de artículos de un rubro a otro, ó los porcentajes de descuento a un grupo no homogéneo de clientes). La actualización se puede almacenar con un nombre y recuperarla luego para volver a aplicarla. Manejo de múltiples empresas 8Vendedores Actualización del Archivo de Vendedores. Asignación de vendedor a un punto de venta, cliente, ó documento Opción para que el operador elija el vendedor en el momento de realizar la venta, de acuerdo al tipo de documento Listado de liquidación de comisiones entre dos fechas 9Compras Actualización del Archivo de Proveedores Alta de Movimientos de Proveedores (devoluciones, pagos, ajustes) Control de abastecimiento (Distribuido): Emisión y recepción de Ordenes de Compra distribuidas ó 1-15

19 Característica STORE GESTION GESTION+ MASTER centralizadas. Emisión de Ordenes de Compra con condiciones de pago, transporte y condiciones comerciales Recepción de Ordenes de Compra, alta en el inventario, control de precios y cantidades recibidas Aplicación automática ó manual de pagos a facturas y seguimiento de documentos pendientes Emisión de Orden de Pago con detalle de facturas pagadas y valores emitidos Actualización automática de tesorería y valores en cartera, por los documentos ó fondos utilizados para el pago Consulta de cuenta corriente de proveedores Alta de Compras con ingreso automático al stock y registro de los nuevos costos de productos, con actualización opcional de los precios de venta (automáticamente) Resumen de Cuenta de Proveedores Listado de Movimientos de Proveedores, por código de operación Total de compras descontando el IVA 10Valores en Cartera Actualización de Archivos de Valores en Cartera Alta de Valores automática, por ventas en el punto de venta ó en cobranza Salida de valores automática, por pagos a proveedores Informe de vencimientos de valores Listado de Valores, según su estado Seguimiento de valores con la información de origen y destino de cada documento y registro automático en la cuenta de tesorería correspondiente 11Tesorería Manejo de múltiples cuentas de tesorería (caja, bancos, valores en cartera, etc.), definibles por el usuario. Admite un numero ilimitado de sub-cuentas (Banco, Provincia, Nación, etc.) para cada cuenta Alta de transacciones de tesorería por ingreso, egreso, ó por transferencia de valores Actualización de las cuentas de tesorería de manera automática, por las ventas en el punto de venta ó por las compras Manejo de transacciones diferidas (cheques a acreditar, 1-16

20 Característica STORE GESTION GESTION+ MASTER cuotas a pagar, etc.) Informe de Movimientos de Tesorería entre dos fechas Listado de caja diario, ó en un rango de fechas Informe de Movimientos por Código de Operación Flujo de fondos a la fecha, ó acumulado, con proyección de ingresos y egresos 12Informes de Ventas Ventas por Medio de Pago entre dos fechas, por sucursal y caja Ventas por Rubro, con y sin IVA entre dos fechas, por sucursal y/o proveedor, resumido ó detallado, con análisis de rentabilidad Ventas por Categoría, con análisis de rentabilidad Ventas resumidas ó detalladas por Tipo de Documento y divida por medio de pago, entre dos fechas, por sucursal y operador Ventas por Condición Fiscal del Cliente, entre dos fechas, resumidas ó detalladas, por sucursal, documento y operador Ventas por Sucursal en forma de tabulación, con la venta y cantidad de operaciones resumidas por día, con una columna para cada sucursal Ventas por Operador resumidas, ó detalladas, entre dos fechas, por sucursal y/o caja Ranking de Ventas de Artículos Ventas por Cliente y Tipo de Documento Informe de Relación Compra / Venta, detallado Imagen de Documentos por tipo y número de comprobante, por fecha, ó por artículo incluido en el detalle 13Otros Informes Informe con las autorizaciones realizadas por cada supervisor, agrupadas por tipo de operación entre dos fechas, por sucursal Informe de Auditoria de las operaciones realizadas por cada operador entre dos fechas, por tipo de operación y caja Informe de Precios registrados por los operadores, con el precio original y el nuevo que se ingresó para reemplazarlo Informe de la cobranza de cuentas de terceros realizada en el punto de venta 1-17

21 Característica STORE GESTION GESTION+ MASTER Total del IVA de las Ventas entre dos fechas, por sucursal ó consolidado Total del IVA de las Ventas, dividido por tasa de IVA entre dos fechas, por sucursal ó consolidado Total del IVA de las compras realizadas 14Seguridad y Auditoria Integridad transaccional provista por un motor de base de datos Login de operador integrado con Windows 2000/NT/P Login independiente con posibilidad de validación por tarjeta chip/magnética/código de barras Amplia flexibilidad para la configuración de niveles de seguridad y autorización de supervisor para cada operación Creación de grupos de usuarios Editor de seguridad para definir los derechos de usuarios de manera individual, ó grupal, para cada opción del sistema Políticas de seguridad para contraseñas: longitud mínima, tiempo de vigencia, sensibilidad a mayúsculas y minúsculas, control de reutilización de claves Log histórico de cambios en los datos y privilegios de operadores La autorización del supervisor puede ser validada con contraseña, tarjeta magnética, llave, ó tarjeta chip Utilización de fecha y hora global, basado en el motor de base de datos principal Agrupación lógica de jornadas trabajo en un mismo número de secuencia Log local en texto plano, configurable por operación y punto de venta Log local en base de datos local ó remota, configurable por operación y punto de venta Generación de cinta testigo espejo con copia de toda la información registrada. Registro detallado del tiempo de operación de cada operador, por punto de venta ó local Corte de Caja por operador (cajero flotante), controlando las transacciones, independientemente del punto de venta donde se realizaron. 15Confiabilidad Resguardo del punto de venta, utilizando Base de Datos 1-18

22 Característica STORE GESTION GESTION+ MASTER Local ante una caída de la red ó el servidor principal. Soporte de servidores redundantes en configuraciones de alta disponibilidad 16Características Técnicas Compatible 100% Año 2000 Arquitectura cliente/servidor three tier Numero ilimitado de equipos en una red de área local ó extendida Código Nativo 32 bits para sistemas operativos Windows NT/2000/P Soporta servidores Windows NT/2000/P/Unix /Linux /Netware Acceso nativo a servidores de base de datos Sybase, Microsoft SQL Server Acceso utilizando ODBC a cualquier motor de base de datos compatible con SQL ANSI Permite el acceso directo de programas del usuario ó de terceros a la Base de Datos SQL del SOFTWARE ENTEC. Es compatible con los principales fabricantes de hardware para POS (TEC). Se basa en el estándar OPOS 1.x 1-19

23 ENTEC Restaurant Facturación para Puntos de Venta. Gestión de Ventas, Stock, Compras y Tesorería Característica STORE GESTION GESTION + MASTER 17Documentos Permite la emisión de Ticket, Ticket Factura, Factura, Ntas de Crédito Comandas de trabajo en impresoras locales o remotas. Maneja un numero ilimitado de impresoras de comandas Permite impresión en el momento del ingreso de los productos o diferida al cerrar el documento. Permite definición ilimitada de comprobantes por parte del usuario Permite al usuario diseñar el formato de sus comprobantes (Remisión, Recibo, Facturas, etc) Emite Cupón de Nota de Crédito con código de seguridad. Permite manejar las devoluciones sin emitir notas de crédito utilizando un cupón que se descuenta a otra compra. Emite Talón de envío a domicilio 18Gastronomía Interfase simultánea TouchScreen, Mouse o Teclado. Permite la utilización de pantallas sensibles al tacto, mouse, teclados normales o programables Maneja adición por mesas abiertas con impresión diferida. Permite ubicar visualmente cada mesa utilizando un plano digital del local. Permite manejar seis planos de mesas simultáneamente (pisos, sectores, niveles) Permite dividir una mesa en hasta diez submesas Permite dividir una cuenta pendiente hasta en diez subcuentas eligiendo los elementos que se facturarán por separado y emitiendo diferentes comprobantes a cada una (ticket, factura, etc) Permite dividir las mesas en una cantidad ilimitada de sectores (Restaurant, Bar, Barra, etc) con diferentes listas de precios Permite asignar Mozos fijos por mesa, seleccionarlo al momento de adicionar o una combinación de los dos Permite definir a nivel de mesero quien lleva el control del dinero (billetera) pudiendo combinar algunos mozos que rindan al fin del turno con otros que cobren con el mesero Posee una interface de monitoreo que permite visualizar el estado de cada mesa en tiempo real 1-20

24 Maneja a elección del usuario el control de cobro y limpieza de las mesas. Permite ingresar cantidad de cubiertos reales facturados en cada mesa por operación Maneja menús de precio fijo compuestos por múltiples ítems posibles (menú fijo, media carta, menú ejecutivo, tenedor libre). El sistema cobra el importe del menú fijo y luego permite ingresar los productos que lo componen facturándolos sin cobrarlos de manera que el cajero controle la salida de la cocina. Permite crear una base de datos de recetas y relacionarlas con las formulas de composición de productos, incluyendo el desarrollo de la preparación de los platos e imágenes del proceso Consulta Histórica de mesas adicionadas con la información de apertura, cierre, mozos, productos, documentos y medios de pago Permite asignar a los productos sectores donde se imprimirá una comanda. (barra, cocina, depósito, etc.) Permite opcionalmente que las comandas detallen los productos pedidos en conjunto en otro sector. Permite definir una cantidad ilimitada de preparaciones para cada producto que están disponibles al momento de registrarlos de manera de poder informar por la comanda a la cocina (Por ejemplo para un bife de chorizo: a punto, jugoso, termino medio) Permite reasignar el medio de pago de un documento cerrado Permite asignar contraseñas a los meseros para el manejo de terminales en el salón Soporta la conexión de terminales inalámbricas * * *Nota: Esta funcionalidad aún no esta liberada para México hasta nuevo aviso. Manejo de Reservas de Mesas. Búsqueda de datos de clientes registrados por nombre, domicilio, teléfono o código y alta en el momento de nuevos. La búsqueda es por numero, tarjeta (que se puede utilizar como número telefónico) y apellido Registro histórico de reservas por cliente para controlar puntualidad y cumplimiento Bloqueo automático de mesas reservadas Informe de Productividad por Mesero por hora Informe de Ventas por Mesa con promedio de ocupación y total de cubiertos Informe de Ventas por Hora Estadística de Cubiertos Estadística de Mozos Estadística de Mesas Agenda de Reservas de Mesas 1-21

25 19Clientes Mantenimiento de archivo de clientes Cantidad ilimitada de atributos de clientes definibles por el usuario (zona, ruta, línea de producto, etc) Descuento por cliente Identificación del medio de pago del cliente y su ingreso automático al sistema de Tesorería y Valores en Cartera Emisión de recibo de pago con detalle de facturas aplicadas y valores recibidos Identificación del cliente en el punto de venta por número de cuenta, tarjeta con código de barras, tarjeta con banda magnética Alta de los clientes temporal o definitiva desde el punto de venta Clasificación de Clientes por Categorías 20Proteger la utilización de cuentas de clientes con contraseña individual. 21Artículos Acceder en el punto de venta a un artículo por código interno, código de barra, código alternativo alfanumérico o descripción Desagregación de artículos por un número ilimitado de rubros Tabla de artículos de plantilla integrada con descripciones y códigos de barra de artículos de proveedores lideres. Alta automática pasando el código de barra por el scanner Clasificación y análisis de artículos por categorías hasta cinco niveles Cantidad ilimitada de atributos de artículos definibles por el usuario Generación automática de clave de acceso con la base en atributos Generación automática de descripción de artículos con la base a atributos Clasificación de Artículos por Marca y Agrupación libre Asistente para cambio de precios por porcentaje o ingreso directo. Permite seleccionar conjuntos de artículos por rubro, categoría, proveedor, atributo o marcándolos de una lista. Asistente para cambio de tasa de IVA. Permite seleccionar conjuntos de artículos por rubro, categoría, proveedor, atributo o marcándolos de una lista Número ilimitado de listas de precios por artículo relacionadas con clientes, rubros, vendedores y categorías de clientes Facturación de artículos por peso Lectura de peso directa desde balanza conectada al punto de venta Control por medio de autorizaciones de supervisor para el cambio de precios de productos en el punto de venta Anulación de cualquier ítem ya emitido con autorización 1-22

26 Emisión de Comanda inversa por anulación de item Revisión de la tira en pantalla Teclas rápidas asignadas a productos o departamentos configurables por el usuario Mantenimiento de archivo de artículos Registro de precios de lista de proveedor, recargos y descuentos, precio de costo neto y margen de ganancia para llegar al precio de venta Precios de lista y oferta entre dos fechas por sucursal Mantenimiento de formulas de composición de artículos. Permite un numero ilimitado de niveles de formulas: un producto puede tener como componente otro producto que a su vez también tiene una formula Registro de movimientos de existencias de los componentes de una formula por las transacciones del producto terminado. Generación automática de costos con base a formula de composición. El costo de un articulo se calcula con base al precio de sus componentes y actualiza de manera automática cuando alguno de estos cambia. Resumen de ventas en importe y unidades con rentabilidad sobre costo y venta, por día y sucursal de un artículo entre dos fechas. Ficha de Stock con Detalle de Movimientos de Productos Alta de Movimientos de entrada y salida de Stock por producto Alta de Movimientos de entrada y salida de Stock por comprobante Actualización automática de costos y precios de venta de productos al ingresar comprobantes de movimientos de existencias Ajuste automático de un grupo de artículos con base a un inventario físico Carga de Inventario separado del ajuste. Acumulación de total por artículo de múltiples lotes de carga. Carga de Inventario en el Punto de Venta utilizando el scanner Importación de datos de inventario desde colectores de datos Consulta de total de existencias por sucursal y el detalle de las transacciones que las provocaron (requiere el modulo HOC de transmisión de datos) Nivel de detalle de movimientos de stock configurable por articulo. Se pueden almacenar todas las transacciones, un resumen diario o no llevar stock Manejo de stock en conjunto de artículos relacionados. Relación de unidad / bulto con un número ilimitado de niveles. El sistema mantiene el stock y el costo de los artículos relacionados como si fueran uno solo. 1-23