NORMA DE CARÁCTER GENERAL 385 SVS AL

Transcripción

1 NORMA DE CARÁCTER GENERAL 385 SVS AL Del funcinamient y cmpsición del directri a) El directri cuenta cn un prcedimient mecanism para la inducción de cada nuev integrante, que tiene pr bjet facilitar a éste el prces de cncimient y cmprensión de: i. Ls negcis, materias y riesgs, incluids ls de sstenibilidad, que sn cnsiderads más relevantes, así cm de las raznes pr las que en pinión del directri aquélls tienen esta cndición. El directri cuenta cn un prcedimient ( para la inducción de cada nuev directr, cn el bjetiv de transmitir a ls nuevs integrantes la histria de la cmpañía, su visión, misión, valres, dirección estratégica, asunts legales, nrmativs, cmerciales y financiers, características de la cmpañía y de la industria, cm también tras plíticas y prácticas claves de la empresa, entre las que destacan la visión de respnsabilidad scial empresarial y sustentabilidad de la empresa, así cm ls riesgs asciads al negci. Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción nducción Directres URL (ejempl: Directres-V1.pdf ii. Ls grups de interés relevantes que ha identificad la entidad así cm de las raznes pr las que en pinión del directri aquélls tienen esta cndición y de ls principales mecanisms que se emplean para cncer las expectativas y mantener una relación estable y duradera cn aquélls.

2 El directri ha aprbad un códig de cnducta y mejres prácticas ( dnde se identifican ls públics de interés cn ls que se relacina la sciedad, estableciend el nivel de relevancia y ls mecanisms de relación de acuerd a sus necesidades y expectativas. Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción Códig de Cnducta URL (ejempl: iii. La misión, visión, bjetivs estratégics, principis y valres que debieran guiar el actuar de la sciedad, sus directres y persnal, y las plíticas de inclusión, diversidad, sstenibilidad y gestión de riesgs, aprbadas pr el directri. El directri ha aprbad un códig de cnducta y mejres prácticas ( dnde se reflejan las plíticas de la empresa que se quiere transmitir a tds ls clabradres, clientes, cmpetencia, prveedres, la cmunidad en la que estams inserts y el entrn natural en el que desarrllan las peracines, para que guíen su cmprtamient. Asimism, el directri ha aprbad la plítica de inclusión y n discriminación ( el que junt al Reglament Intern de Orden, Higiene y Seguridad establecen la n discriminación en tdas las etapas del emple, señaland entre trs factres de n discriminación, el sex, la religión, la raza, el clr, la edad y rientación sexual. En cuant a la sstenibilidad, la empresa cuenta cn una plítica al respect ( Asimism, la sciedad cuenta cn un prcedimient de administración de riesgs ( Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción Códig Cnducta URL (ejempl:

3 Plítica Sustentabilidad Prcedimient Riesg Riesgs-V1.pdf iv. El marc jurídic vigente más relevante aplicable a la entidad, al directri y sus ejecutivs principales. El directri cuenta cn un prcedimient específic ( para la crrecta inducción de cada nuev directr, cn el bjetiv de instruir a ls integrantes de este estament, entre trs temas, en el marc jurídic aplicable a la sciedad, al directri y sus ejecutivs. Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción nducción Directres URL (ejempl: Directres-V1.pdf v. Ls deberes de cuidad, reserva, lealtad, diligencia e infrmación que cnfrme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directri, mediante ejempls de falls, sancines prnunciamients más relevantes que han currid en el últim añ a nivel lcal cn ess deberes. El directri cuenta cn un prcedimient ( para la crrecta inducción de cada nuev directr, cn el bjetiv de instruir a ls integrantes de este estament, entre trs temas en infrmación relevante a ls deberes de cuidad, reserva, lealtad, diligencia e infrmación, per n incluye ejempls. Atendid a que se trata de materias que regularmente resuelven la Superintendencia de Valres y Segurs (la SVS ) y/ ls Tribunales de Justicia, el directri cnsidera que recae en cada integrante el deber de mantenerse infrmad sbre el particular en ls

4 términs que exige la Ley sbre Sciedades Anónimas (la LSA ), su Reglament y las nrmas de la SVS. Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción nducción Directres URL (ejempl: Directres-V1.pdf vi. Ls principales acuerds adptads en ls últims 2 añs anterires al inici de su mandat y de las raznes que se tuviern en cnsideración para adptar tales acuerds para descartar tras pcines evaluadas. El directri cuenta cn un prcedimient ( para la crrecta inducción de cada nuev directr, cn el bjetiv de instruir a ls integrantes de este estament. En dich prcedimient se establece el acces a las actas físicas de ls últims ds añs y ls acuerds de directri. Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción nducción Directres URL (ejempl: Directres-V1.pdf vii. Las partidas más relevantes de ls estads financiers trimestrales y anuales del últim añ junt cn sus respectivas ntas explicativas, además de ls criteris cntables aplicads en la cnfección de dichs estads financiers.

5 Dentr del prcedimient de inducción de nuevs directres ( se cnsidera tratar y entregar infrmación relacinada a ls estads financiers, tales cm la memria anual del añ anterir y explicación de partidas relevantes y situación financiera. Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción nducción Directres URL (ejempl: Directres-V1.pdf viii. L que en pinión del directri es un cnflict de interés y cóm en pinión de éste, cnfrme al Códig Manual establecid al efect, y sin perjuici de aquells cnflicts de interés expresamente abrdads pr ley, debieran tratarse las situacines en las que se pudiere presentar un de ells. En el códig de cnducta y mejres prácticas ( aprbad pr el directri de la sciedad, se establece ls psibles cnflicts de interés que se pdrían generar, así cm también, que el directr debe cmunicar en próxima sesión de directri cualquier cnflict de interés u tr incumplimient a dich códig. Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción Códig Cnducta URL (ejempl: b) El directri cuenta cn un prcedimient mecanism de capacitación permanente del directri para la actualización de cncimients, que: i. Define al mens anualmente las materias respect de las cuales se harán capacitacines a sus integrantes y el calendari de capacitacines para el añ crrespndiente.

6 El directri n ha implementad un prcedimient de capacitación permanente del directri, dad que cnsidera que sus integrantes cuentan cn ls cncimients y experiencia necesaria para pder cumplir adecuadamente sus funcines y, además, el directri cnsidera que recae en cada integrante el deber de mantenerse capacitad para desempeñar su rl en ls términs que exige la LSA, su Reglament y las nrmas de la SVS. ii. Cm parte de esas materias cntempla las mejres prácticas de gbiern crprativ que han id adptand tras entidades tant a nivel lcal cm internacinal. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 1(b)(i). iii. Cm parte de esas materias cntempla ls principales avances que se han dad en el últim añ a nivel lcal e internacinal en l referid a inclusión, diversidad y reprtes de sstenibilidad. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 1(b)(i). iv. Cm parte de esas materias cntempla las principales herramientas de gestión de riesgs, incluids ls de sstenibilidad, que se han id implementand en el últim añ a nivel lcal e internacinal. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 1(b)(i). v. Cm parte de esas materias cntempla ls falls, sancines prnunciamients más relevantes que han

7 currid en el últim añ a nivel lcal e internacinal relacinads cn ls deberes de cuidad, reserva, lealtad, diligencia e infrmación. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 1(b)(i). vi. Cm parte de esas materias cntempla una revisión de ejempls de situacines que cnfiguran un cnflict de interés en el directri y de frmas en que ess cnflicts de interés pueden evitarse ser resuelts en el mejr interés scial. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 1(b)(i). vii. Difunde anualmente las materias sbre las que en el últim añ se han realizad actividades de capacitación al directri. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 1(b)(i). c) El directri cuenta cn una plítica para la cntratación de experts(as) que l asesren en materias cntables, tributarias, financieras, legales de tr tip: i. Que cntemple la psibilidad de vet pr parte de un más directres para la cntratación de un(a) asesr(a) en particular. El directri tiene la práctica de aprbar pr mayría cada nueva cntratación de un asesr especialista en las

8 materias mencinadas. Para cada cas, el directri evalúa la idneidad, experiencia y cst de cada pstulante para elegir adecuadamente la mejr pción. ii. Que a requerimient de al mens un de sus integrantes sea cntratada la asesría para la materia requerida pr aquél. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 1(c)(i). iii. Que, cntemple la difusión, al mens una vez al añ, de las asesrías slicitadas y n cntratadas, especificand las raznes pr las que el directri adptó esa decisión en particular, l cual además queda debidamente reflejad en el acta de la sesión crrespndiente. La sciedad n cnsidera necesari divulgar al públic en general las asesrías slicitadas y n cntratadas, dad que n agrega valr a la sciedad. Es plítica del directri, que quede reflejada en acta cualquier slicitud de asesría de un directr n aceptada, sl a petición del directr en cuestión. d) El directri se reúne al mens trimestralmente cn la empresa de auditría externa a carg de la auditría de ls estads financiers para analizar: i. El prgrama plan de auditría. El directri se reúne cn la empresa de auditría externa tres veces al añ para tratar temas sbre el alcance del trabaj, prácticas cntables, auditria limitada, carta de la gerencia de cntrl intern y el infrme final de la pinión de ls estads financiers y tras situacines que ameriten la atención del directri. El directri cnsidera que este

9 prcedimient es adecuad para la sciedad. ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditría respect de prácticas cntables, sistemas administrativs y auditría interna. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 1(d)(i). iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectad y aquellas situacines irregulares que pr su naturaleza deban ser cmunicadas a ls rganisms fiscalizadres cmpetentes. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 1(d)(i). iv. Ls resultads del prgrama anual de auditría. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 1(d)(i). v. Ls psibles cnflicts de interés que puedan existir en la relación cn la empresa de auditría su persnal, tant pr la prestación de trs servicis a la sciedad a las empresas de su grup empresarial, cm pr tras situacines. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 1(d)(i).

10 e) El directri se reúne al mens trimestralmente cn la unidad de gestión de riesgs de la entidad respnsable de función equivalente, para analizar: i. El adecuad funcinamient del prces de gestión de riesgs. La sciedad cuenta cn un prcedimient de gestión de riesg ( el cual es gestinad pr la gerencia de cntralría según las directrices definidas pr el directri a través del cmité de riesgs*, el que sesina mensualmente. Además, la sciedad tiene un mapa de prcess y riesgs crítics en base al cual se desarrllan ls prgramas de auditría interna. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. *El cmité de riesgs está cnfrmad pr cuatr directres y participan, además, el gerente general, el cntralr y gerente de administración y finanzas. Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción Prcedimient Riesg URL (ejempl: Riesgs-V1.pdf ii. La matriz de riesg empleada pr la unidad así cm las principales fuentes de riesgs y metdlgías para la detección de nuevs riesgs y la prbabilidad e impact de currencia de aquells más relevantes. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 1(e)(i). iii. Las recmendacines y mejras que en pinión de la unidad sería pertinente realizar para gestinar de mejr manera ls riesgs de la entidad.

11 Ls resultads de la gestión de riesg sn infrmads mediante reprtes a ls respnsables de cada área y al cmité de riesgs, dnde tman cncimient de sus riesgs y cntrles, así cm de las actividades de mejra a implementar. La infrmación anterir, es cmunicada al directri a través del cmité de riesgs. iv. Ls planes de cntingencia diseñads para reaccinar frente a la materialización de events crítics, incluida la cntinuidad del directri en situacines de crisis. : La sciedad cuenta cn un cmité de crisis, que pera ante situacines de carácter grave ligadas al desarrll de las actividades de la cmpañía y que puedan implicar cnsecuencias ecnómicas, de imagen, legales y/ reputacinales. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. f) El directri se reúne al mens trimestralmente cn la unidad de auditría interna, ficial de cumplimient respnsable de función equivalente, para analizar: i. El prgrama plan de auditría anual. La sciedad cuenta cn una unidad de cntralría mnitreada en frma periódica pr el directri a través del cmité de riesgs. En el primer trimestre se da cuenta del plan de anual de auditría, el cual cntempla temas relacinads al aseguramient de cntrl intern, gestión de riesg y el mdel de prevención de delits (Ley N ). El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectad y aquellas situacines irregulares que pr su naturaleza deban ser cmunicadas a ls rganisms fiscalizadres cmpetentes el Ministeri Públic.

12 El directri tma cncimient de las eventuales deficiencias graves, a través del cmité de riesgs. El cmité de riesgs sesina mensualmente cn participación del cntralr. En dichas sesines se tratan ls resultads de las actividades definidas en el plan anual de auditría y recmendacines que sn necesarias implementar para mitigar la materialización de ls riesgs definids. N bstante, el cntralr tiene la facultad de reunirse cn el directri en las prtunidades que estime cnveniente para infrmar deficiencias graves que se hubieran detectad. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. iii. Las recmendacines y mejras que en pinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la currencia de irregularidades fraudes. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 1(f)(ii). iv. La efectividad de ls mdels de prevención de delits implementads pr la sciedad. La sciedad cuenta cn un mdel de prevención de delits mnitread pr el cmité de riesgs. El cmité de riesgs sesina mensualmente cn participación del cntralr, el cual cumple la función de encargad de prevención de delits. En dichas sesines se tratan ls resultads de las actividades definidas en el plan anual de auditría, el que incluye la evaluación del mdel de prevención de delits. La cmunicación al directri es a través del cmité de riesgs. N bstante, el cntralr tiene la facultad de reunirse cn el directri en las prtunidades que estime cnveniente para infrmar deficiencias graves al cumplimient del mdel de prevención de delits (Ley N ). El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad.

13 g) El directri se reúne al mens trimestralmente cn la unidad de Respnsabilidad Scial, Desarrll Sstenible respnsable de función equivalente, para analizar: i. La efectividad de las plíticas aprbadas pr el directri para difundir al interir de la rganización, sus accinistas y al públic en general ls beneficis de la diversidad e inclusión para la sciedad. La cmpañía cuenta cn una unidad de sustentabilidad, n bstante, es el área de recurss humans quien está a carg de la gestión de persnas en relación a la plítica sbre inclusión y n discriminación ( Respect de su difusión al interir de la rganización, ésta es parte del Reglament Intern de Orden, Higiene y Seguridad, el cual es cncid pr la ttalidad del persnal cntratad. N hay difusión de estas plíticas al públic en general. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción Plítica nclución URL (ejempl: Discriminaci%CC%81n-V1.pdf ii. Las barreras rganizacinales, sciales culturales detectadas que pudieren estar inhibiend la natural diversidad que se habría dad de n existir esas barreras. El directri ha encmendad a la gerencia de recurss humans el análisis y gestión de la diversidad en la rganización. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. El directri da cuenta que, pr las cndicines del prces prductiv, ls perfiles técnics de cargs requerids y la ferta de man de bra calificada, la diversidad de géner en las áreas prductivas de la rganización es un desafí difícil de alcanzar.

14 iii. La utilidad y aceptación que han tenid ls reprtes de sstenibilidad difundids a ls grups de interés relevantes de la sciedad. La difusión de ls reprtes de sustentabilidad se ha hech mediante publicación en siti web ( La gerencia de asunts crprativs y sustentabilidad, tiene la respnsabilidad de evaluar la utilidad y aceptación de ls públics de interés y de mnitrear ls indicadres de desempeñ, así cm las plíticas, prgramas y actividades relacinadas cn ls cmprmiss de mejra de ls prcess relacinads. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción Reprte Sustentabilidad URL (ejempl: PS.pdf h) El directri cntempla durante cada añ la realización de visitas en terren a las distintas dependencias e instalacines de la sciedad, para cncer: i. El estad y funcinamient de esas dependencias e instalacines. El directri n cntempla un plan de visitas explícit a las distintas dependencias, n bstante que se realizan sesines de directri en el principal centr de peracines de la cmpañía. El directri cnsidera que este prces es adecuad para la sciedad. ii. Las principales funcines y precupacines de quienes se desempeñan en las mismas.

15 El gerente general reprta mensualmente al directri sbre las principales funcines y situacines relativas a las persnas, tales cm dtacines, accidentabilidad, capacitacines y ausentism, entre trs. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. iii. Las recmendacines y mejras que en pinión de ls respnsables de esas dependencias e instalacines sería pertinente realizar para mejrar el funcinamient de las mismas. Las recmendacines y mejras se canalizan a través del cmité de gerentes y es el gerente general quien las presenta al directri. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. i) De las reunines sstenidas para cada punt referid en las letras d) a la f) anterires, al mens una pr cada punt se realiza sin la presencia del gerente general de la sciedad. N Explicación: Ns remitims a la explicación dada en la Sección 1(d), 1(e) y 1(f). En relación a la Sección 1(d), cm se ha señalad, el directri se reúne cn la empresa de auditría externa tres veces al añ: (1) para cncer alcance del trabaj del añ y el prduct de su pinión limitada de ls estads financiers al 30 de juni de cada añ; (2) para cncer el infrme anual de cntrl intern; y (3) para cncer su pinión en términs anuales de estads financiers cnslidads y que ésts presenten raznablemente en tds sus aspects significativs la situación financiera de la cmpañía y ls resultads de sus peracines. Cuand se cnce el infrme de cntrl intern, parte de la reunión se realiza sin la presencia del gerente general. En relación a la Sección 1(e) y 1(f), n se cntemplan reunines sin la presencia del gerente general. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. j) El directri cuenta cn un prcedimient frmal de mejramient cntinu en peración:

16 i. Para detectar e implementar eventuales mejras en su rganización y funcinamient. El directri n cnsidera necesari tener un prcedimient frmal en esta materia. La experiencia de funcinamient señala que mantener este tema abiert cn la participación libre y espntánea de cada un de ls ch miembrs del directri, ha sid una fórmula exitsa para implementar mejras en su rganización y funcinamient. ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden frtalecerse y cntinuar perfeccinándse. El directri n cnsidera necesari un prcedimient frmal en esta materia. El frtalecimient y perfeccinamient del directr en determinadas áreas del quehacer de la cmpañía sn cnsideradas respnsabilidades individuales del directr en ejercici. Sin perjuici de l anterir, y n existiend un prcedimient frmal, la cmpañía en casines esprádicas trata algunas materias cn asesres externs para tds ls miembrs del directri en su cnjunt. iii. Para detectar y reducir barreras rganizacinales, sciales culturales que pudieren estar inhibiend la natural diversidad de capacidades, visines, características y cndicines que se habría dad en el directri de n existir esas barreras. El directri n cuenta cn un prcedimient frmal en esta materia, pr n cnsiderarl necesari para el buen funcinamient de la empresa. El directri n cnsidera que existen barreras rganizacinales, sciales culturales que inhiban la natural diversidad de capacidades, visines, características y cndicines dentr de ls miembrs del directri.

17 iv. Que, sin perjuici de las bligacines legales, cntemple expresamente la determinación del númer mínim de reunines rdinarias, el tiemp prmedi mínim de dedicación presencial y remta a las mismas, y la antelación cn la que se debiera remitir la citación y ls antecedentes necesaris para la adecuada realización de aquéllas, recnciend las características particulares de la entidad así cm también la diversidad de experiencias, cndicines y cncimients existentes en el directri, según la cmplejidad de las materias a tratar. El directri n cuenta cn un prcedimient frmal de mejramient cntinu en esta materia. Sbre el particular, el directri cnsidera que las nrmas y bligacines legales cubren adecuadamente las frmalidades para su crrect funcinamient. v. Que cntemple expresamente el cambi, en el cas que fuere pertinente, de la frma de rganización y funcinamient del directri ante situacines de cntingencia crisis. El directri n cnsidera necesari tener un prcedimient frmal en esta materia. El directri cnsidera que ante situacines de cntingencia crisis se debe tener la mayr flexibilidad psible. Dependiend de ls temas y magnitud de las cntingencias crisis, adptará si l estimare necesari, cambis en la frma de rganización y funcinamient del directri. vi. Que cnsidere la asesría de un expert ajen a la sciedad para la detección e implementación de esas eventuales mejras áreas de frtalecimient. El directri n cnsidera necesari tener un prcedimient frmal de mejramient cntinu en peración, que

18 cnsidere la asesría de un expert ajen a la sciedad para la detección e implementación de esas eventuales mejras áreas de frtalecimient. El directri tiene facultades para la cntratación de asesres experts ajens a la sciedad, y utiliza ests servicis cn decisines cas a cas, cuand cnsidera que ésts pueden agregar valr al negci. vii. En que la detección a que se refiere ls númers i a iii anterires, se realice al mens sbre una base anual. Habiend señalad que n existen prcedimients frmales en estas materias, pr n cnsiderarse necesaris para el mejr funcinamient de la cmpañía, ésts n se realizan al mens una vez al añ. El directri cnsidera que estas materias deben abrdarse sin calendari previ y en el mment que se estime que aprtan valr a la cmpañía. k) El directri cuenta cn un sistema de infrmación en peración y de acces pr parte de cada directr que: i. Le permite acceder, de manera segura, remta y permanente, a tdas las actas y dcuments tenids a la vista para cada sesión de directri de ls últims 3 añs, de acuerd a un mecanism de rdenamient que facilite su indexación y búsqueda de infrmación. El directri cuenta cn un sistema de infrmación en peración que le permite a ls directres acces a las actas y dcuments de la carpeta de directri en frma remta pr ls últims tres añs. ii. Le permite acceder, de manera segura, remta y sin perjuicis de las bligacines legales respect al plaz de enví de cntenid de las citacines, a la minuta dcument que sintetiza tdas las materias que se tratarán en esa sesión y ls demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión adicinales necesaris

19 para prepararse para la misma. El directri cuenta cn un sistema de infrmación en peración que le permita a cada directr acceder en frma remta a la tabla de la próxima reunión de directri y ls antecedentes que se presentarán. iii. Permite el acces al que se refiere el númer ii anterir, cn al mens 5 días de antelación a la sesión respectiva. Esta infrmación la señalada en punt ii), se pne a dispsición cn a l mens tres días de anticipación, plaz que el directri cnsidera adecuad. iv. Le permite acceder de manera segura, remta y permanente, al sistema de denuncias implementad pr la sciedad. Ls miembrs del directri tienen acces de frma segura, remta y permanente al sistema de denuncias. v. Le permite revisar el text definitiv del acta de dicha sesión. El directri cuenta cn un sistema de infrmación en peración que le permite a ls directres revisar el text definitiv del acta. vi. Permite la revisión a que se refiere el númer v anterir, cn n más de 5 días psterires a la sesión

20 respectiva. Referente al plaz para el text definitiv del acta de una determinada sesión de directri, la cmpañía ha decidid circunscribirse a l que estipula la ley, sin cnsiderar ls cinc días psterires cm un plaz máxim. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. 2. De la relación entre la sciedad, ls accinistas y públic en general a) El directri ha implementad un prcedimient frmal y en peración para que ls accinistas de la sciedad se puedan infrmar: i. Cn al mens 3 meses de antelación a la junta de accinistas en que se elegirán directres, acerca de la diversidad de capacidades, cndicines, experiencias y visines que en pinión del directri resulta acnsejable frmen parte del mism para que éste esté en mejres cndicines de velar pr el interés scial. El directri cnsidera que quienes deben evaluar acerca de la diversidad de capacidades, cndicines, experiencias y visines de un candidat a directr para que éste esté en mejres cndicines de velar pr el interés scial, debe ser el mism accinista, quien está presentand un candidat al directri de la cmpañía. Esta frma de perar ha sid exitsa en el pasad y el directri pina que es adecuada para mantenerla en funcinamient en el futur y, pr l tant, n cnsidera adecuad un prnunciamient cm cuerp clegiad acerca de la diversidad de capacidades, cndicines, experiencias y visines que es acnsejable que tenga una candidat a directr de la cmpañía. ii. Antes de la vtación crrespndiente, del númer máxim de directris que, en pinión del directri, es acnsejable tengan ls directres que sean elects pr ls accinistas.

21 La cmpañía n tiene un prcedimient frmal que limite el númer máxim de directris cm acnsejable para ser elect directr pr ls accinistas. Así se ha perad en el pasad en frma adecuada. El directri n cnsidera prcedente prnunciarse en su cnjunt sbre esta materia, limitand la facultad de elección de ls accinistas. iii. Antes de la vtación crrespndiente, la experiencia, prfesión u fici del candidat a directr. El directri ha puest en práctica un prces para que ls accinistas de la sciedad se puedan infrmar antes de la vtación crrespndiente, de la experiencia, prfesión u fici del candidat a directr. L anterir está cndicinad a que la cmpañía reciba la infrmación crrespndiente y la aceptación del candidat para hacerla pública. iv. Antes de la vtación crrespndiente, si el candidat a directr mantiene ha mantenid en ls últims 18 meses relacines cntractuales, cmerciales de tra naturaleza cn el cntrladr de la sciedad, sus principales cmpetidres prveedres. El directri tiene la práctica de infrmar a ls accinistas, antes de la vtación, de aquells candidats que sn independientes, pr el cntrari, se encuentren relacinads cn el cntrladr. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. b) El directri ha implementad un mecanism, sistema prcedimient frmal que permita: i. A ls accinistas participar y ejercer su derech a vt pr medis remts, en la misma prtunidad que el rest de ls accinistas que están físicamente representads en la junta.

22 El directri ha definid n adptar la práctica, principalmente atendida la distribución accinaria de la sciedad. El sistema actual ha permitid alcanzar un quórum presencial prmedi de 98,6%, en las cinc últimas juntas rdinarias de accinistas. ii. A ls accinistas bservar, de manera remta y en tiemp real, l que curre durante las juntas de accinistas. El directri ha definid n adptar la práctica, principalmente atendida la distribución accinaria de la sciedad. El sistema actual ha permitid alcanzar un quórum presencial prmedi de 98,6%, en las cinc últimas juntas rdinarias de accinistas. iii. Al públic en general infrmarse en tiemp real de ls acuerds adptads en las juntas de accinistas. El directri cnsidera que ls mecanisms establecids en la legislación vigente sn adecuads y suficientes para infrmar al públic en general. iv. Al públic en general enterarse de ls acuerds adptads en la junta de accinista, cn un desfase inferir a 5 minuts de vtad el acuerd respectiv. El directri cnsidera que ls mecanisms establecids en la legislación vigente sn adecuads y suficientes para infrmar al públic en general. c) El directri ha aprbad una plítica y establecid prcedimients frmales que tienen pr bjetiv prveer anualmente al públic infrmación respect a:

23 i. Las plíticas adptadas pr la sciedad en materia de respnsabilidad scial y desarrll sstenible. El directri en materia de respnsabilidad scial empresarial y sustentabilidad, ha instruid frmalizar su cmprmis cn ls diferentes públics de interés, entre ls que destacan ls clientes; ls clabradres; ls prveedres (plítica de prveedres) y el mediambiente (plítica mediambiental). Además, el cmprmis mediambiental y cn las cmunidades se declaran en el códig de cnducta y mejres prácticas y reprtes de sustentabilidad. L anterir cnsta en ( Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción Plítica Prveedres Plítica Mediambiental Códig Cnducta URL (ejempl: Reprte Sustentabilidad 01-PS.pdf ii. Ls grups de interés identificads pr la sciedad cm relevantes, así cm las raznes pr las que tales grups tienen esa cndición. La identificación de ls grups de interés así cm ls cmprmiss suscrits cn cada un de ells, sn cmunicads a través del códig de cnducta y buenas prácticas y en el reprte de sustentabilidad, a través de su página web (

24 Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción Códig Cnducta Reprte Sustentabilidad URL (ejempl: PS.pdf iii. Ls riesgs relevantes, incluids ls de sstenibilidad, de la sciedad, así cm las principales fuentes de ess riesgs. El directri infrma ls riesgs financiers relevantes a través de sus estads financiers trimestrales y expresa ls de sstenibilidad en ls reprtes de sustentabilidad difundids a través de ls medis de cmunicación de la empresa. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. iv. Ls indicadres medids pr la sciedad en materia de respnsabilidad scial y desarrll sstenible. La sciedad emite el reprte de sustentabilidad dnde se publican ls principales índices baj la metdlgía GRI ( Glbal Reprting Initiative). N se han determinad metas a través de indicadres. v. La existencia de metas y la evlución que han tenid ls indicadres de sstenibilidad. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 2(c)(iv).

25 d) Para efects de la definición de las plíticas, indicadres y frmat de reprte referids en la letra c) anterir, se han seguid estándares internacinales cm, pr ejempl, las directrices cntenidas en la ISO 26000:2010, ls Principis y Estándares de Reprtes y Difusión de la "Glbal Reprting Initiative" del "Internatinal Integrated Reprting Cuncil". N Explicación (4000 caracteres máxim): La sciedad ha elabrad ls reprtes de sustentabilidad de la gestión de ls perids 2010, 2011 y , baj la metdlgía GRI. e) La sciedad cuenta cn una unidad de relacines cn ls accinistas, inversinistas y medis de prensa que: i. Permite a ésts aclarar dudas de la sciedad, sus negcis, principales riesgs, situación financiera, ecnómica legal y negcis públicamente cncids de la entidad. Se cuentas cn ds unidades de cmunicación cn tercers: - Área de asunts crprativs, que crdina y se relacina cn la prensa, y, - Área de administración y finanzas, que se relacina cn ls accinistas institucinales y ptenciales inversinistas. ii. Cuenta cn persnas que, al mens, dminen el idima inglés para respnder a las cnsultas de quienes n hablen españl. Ambas unidades cuentan cn la pción de respnder las cnsultas en idima inglés. iii. Es la única unidad autrizada pr el directri para respnder tales cnsultas a ls accinistas,

26 inversinistas y medis de prensa. El directri ha cnsiderad, además, que el gerente general también esté autrizad para ests fines. f) El directri cuenta cn un prcedimient frmal de mejramient cntinu en peración: i. Para detectar e implementar, eventuales mejras en ls prcess de elabración y difusión de las revelacines que realiza la entidad al mercad a bjet que éstas sean de fácil cmprensión pr el públic. N hay un prcedimient frmal, n bstante, el directri revisa trimestralmente ls estads financiers, para lueg prpner a la junta de accinistas cuand crrespnde su aprbación. En estas instancias se agrega la infrmación que se cnsidere necesaria. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. ii. Para detectar e implementar, eventuales mejras en ls prcess de elabración y difusión de las revelacines que realiza la entidad al mercad a bjet que dichas cmunicacines sean prvistas al mercad de manera prtuna. N existe un prcedimient frmal. Sin embarg, el directri aprbó en el añ 2009 la implementación del sistema SAP para ptimizar su sistema de infrmación y gestión, dnde un de sus principales bjetivs es publicar en frma veraz y prtuna al mercad, la infrmación financiera de la cmpañía. iii. Que cnsidere la asesría de un expert ajen a la sciedad para la detección e implementación de esas eventuales mejras.

27 El directri cnsidera que la existencia de las gerencias de administración y finanzas más la de cntralría, cn el apy de ls auditres externs, garantiza la permanente evaluación de mejras en la gestión. iv. En que la detección a que se refieren ls númers i y ii anterires, se realiza al mens sbre una base anual. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 2(f)(i) y 2(f)(ii). g) La sciedad cuenta cn una página web actualizada pr medi de la cual ls accinistas pueden acceder a tda su infrmación pública, de manera sencilla y de fácil acces. Sí La cmpañía cuenta cn su página web ficial, ( Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Pagina Web Descripción URL (ejempl: 3. De la gestión y cntrl de riesgs a) El directri ha implementad un prces frmal de Gestión y Cntrl de Riesgs el cual se encuentra en peración y que: i. Tiene cm directrices generales las plíticas de gestión de riesgs aprbadas pr el directri. La sciedad ha implementad prácticas dirigidas a la identificación, análisis, tratamient, cuantificación y mnitre de

28 ls riesgs que puedan incidir en el desarrll y cumplimients de ls bjetivs rganizacinales. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. ii. Cuenta cn una unidad de Gestión de Riesgs equivalente, encargada de la detección, cuantificación, mnitre y cmunicación de riesgs, y que reprta directamente al directri. La sciedad cuenta cn un prces de administración de riesgnitread en frma permanente pr el directri a través del cmité de riesgs. Este cmité es integrad pr cuatr miembrs del directri. El prces es gestinad pr la gerencia de cntralría según las directrices definidas pr el cmité de riesgs. Se establecen prcess, dirigids a la identificación, análisis, cuantificación y mnitre de ls riesgs que puedan incidir en el desarrll y cumplimients de ls bjetivs rganizacinales. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. iii. Cuenta cn una unidad de Auditría Interna equivalente, respnsable de la verificación de la efectividad y cumplimient de las plíticas, prcedimients, cntrles y códigs aprbads pr el directri, y que reprta directamente a éste. La sciedad cuenta cn una unidad de cntralría, que es mnitreada en frma permanente pr el directri a través del cmité de riesgs. Esta unidad tiene cm bjetiv principal prprcinar servicis de aseguramient y cnsultría en frma permanente, independiente y bjetiva relacinads al cntrl intern y gestión de riesg. De esta frma, el cntralr mantiene su independencia. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. iv. Incrpra dentr del prces de cuantificación, mnitre y cmunicación de riesgs tant ls riesgs directs de la entidad cm aquells indirects que pueden surgir de las demás empresas del grup

29 empresarial al que pertenece la entidad. El prces de administración de riesg implementad pr la sciedad mnitrea ls riesgs sean ests interns externs, que afectan directamente el cumplimient de ls bjetivs de la sciedad. Cada una de las empresas del grup empresarial distintas a la sciedad - reprta directamente a su prpi directri. v. Cnsidera el impact ptencial que tendrá la materialización de ls riesgs de sstenibilidad ecnómics, sciales y ambientales a ls que la misma está expuesta. La sciedad cuenta cn un mapa de riesgs crítics, ls cuales cubren cierts ámbits financiers, peracinales, ambientales, sciales y estratégics. vi. Tiene cm guía principis, directrices y recmendacines nacinales e internacinales cm, pr ejempl, ls desarrllads pr "The Cmmittee f Spnsring Organizatins" (COSO, pr sus siglas en inglés) ls cntenids en "Cntrl Objectives fr Infrmatin and Related Technlgy" (COBIT, pr sus siglas en inglés) creads pr ISACA la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013. Explicación (4000 caracteres máxim): La sciedad implementa la administración de riesgs utilizand cm base referencial la metdlgía establecida en la nrma ISO 31000, cmplementándla cn el estándar COSO. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. vii. Cntempla un Códig de Cnducta dcument equivalente aprbad pr el directri y revisad

30 anualmente, que define ls principis y lineamients que deben guiar el actuar del persnal y directri de la entidad. La sciedad cuenta cn un códig de cnducta y mejres prácticas ( aprbad pr el directri, que regula el cmprtamient de ls directres, ejecutivs y empleads y su relación cn ls grups de interés. El cmité de ética, que da cuenta el mism códig, tiene a su carg la supervisión de su cumplimient y su actualización periódica. viii. Cntempla la infrmación y capacitación permanente de td el persnal atingente, independiente del víncul cntractual que l una cn la sciedad, respect de las plíticas, prcedimients, cntrles y códigs implementads para la gestión de riesgs. La sciedad cuenta cn un prces de inducción para cada nuev clabradr, para el cas de nivel jerárquic mayr igual a supervisr. Dicha inducción cnsidera entre trs temas, el prces de gestión de riesg de la empresa y la entrega de la matriz de riesgs crítics, la cual es de aplicación cntinua y se pryecta mientras el clabradr mantenga un víncul cn la sciedad. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. ix. Es revisad y actualizad, al mens anualmente. El prces de gestión de riesg, de acuerd a l descrit previamente, es revisad y actualizad pr la gerencia de cntralría y expuesta al cmité de riesgs para su aprbación. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. b) El directri ha implementad un prcedimient frmal y que está en peración:

31 i. Para canalizar las denuncias pr parte de su persnal, cualquiera sea el víncul cntractual, accinistas, clientes, prveedres tercers ajens a la sciedad, de eventuales irregularidades ilícits. La sciedad cuenta cn una platafrma tecnlógica administrada pr un tercer, que permite la recepción de denuncias efectuadas pr tds ls clabradres de la cmpañía sean ests directs indirects cn carácter indefinid, tempral subcntratista, así cm de nuestrs clientes, prveedres, accinistas y tercers ya sea identificándse en frma anónima-, que cnzcan, sspechen y denuncien alguna actividad que pudiera implicar una infracción a las leyes vigentes, nrmativa, códigs, reglaments y plíticas internas principis étics en general. Esta platafrma está dispnible en la página web e intranet de la sciedad. Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción Canal de Denuncia URL (ejempl: ii. Que garantiza el annimat del denunciante. Existe un prcedimient frmal que nrma el canal de denuncias, desde la recepción, psterir gestión y hasta el cierre y reslución de cada denuncia recibida. El canal de denuncias es gestinad a través de una empresa externa independiente, y a través del cmité de ética, órgan que garantiza el tratamient cnfidencial de las cmunicacines recibidas a través de este canal. iii. Que permite al denunciante cncer el estad de su denuncia.

32 La platafrma tecnlógica de denuncias, crea en frma autmática un códig y cntraseña una vez cmpletada la infrmación de la denuncia, para que el denunciante en frma psterir realice el seguimient a ésta. iv. Que es puest en cncimient de su persnal, accinistas, clientes, prveedres y tercers, tant mediante capacitacines cm a través del siti en Internet de la entidad. El canal de denuncias implementad pr la cmpañía se encuentra dispnible a td el públic a través de la página web ( e intranet de la sciedad. Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción Canal de Denuncia URL (ejempl: c) El directri ha implementad un prcedimient frmal y que está en peración: i. Para detectar y reducir barreras rganizacinales, sciales culturales que pudieren estar inhibiend la diversidad de capacidades, cndicines, experiencias y visines que, sin esas barreras, se habría dad naturalmente en la rganización. Además de la Plítica de Inclusión y n Discriminación ( y de acuerd a l estipulad en el Códig del Trabaj y en la Ley sbre Accidentes del Trabaj y Enfermedades Prfesinales, la cmpañía cuenta cn el Reglament Intern de Orden, Higiene y Seguridad, el cual en sus plíticas de n discriminación, estipula las

33 cndicines de bjetividad en ls prcess de reclutamient, selección, capacitación y desempeñ, reduciend sesgs de géner, sciales, culturales, étnics u trs. El directri cnsidera que este prces es adecuad para la sciedad. Si en su explicación usted hiz referencia a sus prpias plíticas, prcedimients, códigs u trs similares, favr indicar las URLs dnde ésts se encntrarán dispnibles en su siti en Internet. Descripción Plitica de nclusin URL (ejempl: Discriminaci%CC%81n-V1.pdf ii. Para identificar la diversidad de capacidades, cncimients, cndicines, experiencias y visines cn que deben cntar sus ejecutivs principales. El directri ha encmendad esta función en la gerencia general. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. iii. Para identificar entre ls trabajadres de la entidad, a ptenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivs principales, en función del prces de identificación descrit en el numeral ii anterir. La sciedad ha implementad un prgrama de gestión de talents y de sucesión de puests claves, que entre trs bjetivs, cmprende la identificación de ptenciales reemplazantes de ls ejecutivs principales, sbre la base del ptencial y desempeñ de las persnas. iv. Para reemplazar prtunamente al gerente general y demás ejecutivs principales, y traspasar sus funcines e infrmación relevante, ante su ausencia imprevista, minimizand el impact que ell tendría en la

34 rganización. El directri n cnsidera necesari tener implementad un prcedimient frmal, sin embarg, en el prces de gestión de talents y de sucesión de puests claves se cntemplan ls reemplazs ante esta situación. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. v. En que la detección a que se refieren ls númers i y ii anterires, se realiza al mens sbre una base anual. Ns remitims a la explicación dada en la Sección 3(c)(i) y 3(c)(ii) d) El directri ha implementad un prcedimient frmal y que está en peración: i. Para revisar, al mens sbre una base anual, las estructuras salariales y plíticas de cmpensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivs principales, cn el fin de detectar y crregir eventuales incentivs a que dichs ejecutivs expngan a la sciedad a riesgs que n estén acrde a las plíticas definidas sbre la materia a la cmisión de eventuales ilícits. La cmpañía ha definid una plítica de cmpensación aplicable al gerente general y ejecutivs principales. La citada plítica cnsidera que la mayr parte de la remuneración del gerente general y ejecutivs principales, las cuales están en línea cn las rentas de la industria, crrespnde a un cmpnente fij, y que el cmpnente variable de la remuneración cuenta cn bjetivs medibles que ayudan al cumplimient del plan estratégic de la cmpañía. Ests bjetivs incluyen aspects financiers, del psicinamient de la cmpañía en el mercad, de mejramient de ls prcess interns y del aprendizaje y crecimient rganizacinal previamente establecids. N bstante l anterir, El directri es respnsable y tiene la facultad a su sl arbitri, de determinar en última instancia la asignación de las

35 cmpensacines variables en frma anual, de manera de evitar a la cmpañía riesgs n acrdes cn su estrategia eventuales ilícits. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. ii. Que cntempla la asesría de un tercer ajen a la sciedad que apye al directri, y al cmité de directres en cas que crrespnda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterir. El directri n cnsidera necesari la cntratación de un tercer dad que la gerencia de recurss humans en su rl, infrma sbre la estructura salarial y de cmpensacines, buscand la equidad interna y la cmpetitividad externa. El directri cnsidera que este prcedimient es adecuad para la sciedad. iii. Que cntempla la difusión de las estructuras salariales y plíticas de cmpensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivs principales, en el siti en Internet de la sciedad. El directri cnsidera que esta infrmación es relevante y cnfidencial y n debe darse a cncer al mercad. iv. Que cntempla smeter dichas estructuras salariales y plíticas a aprbación de ls accinistas. El directri cnsidera que ls accinistas están suficientemente representads pr el directri en el cumplimient de este rl. 4. De la evaluación pr parte de un tercer a) La autevaluación del directri respect a la adpción de las prácticas cntenidas en la presente nrmativa: