Summary Engagement Report

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1 Summary Engagement Report

2 Introduction Name of organization Name of consultant Date of engagement Country Number of active clients Total assets (US$) Loan portfolio size (US$) Institution reports to the MIX? Institution s mission statement Institution s five-year goals (outreach, impact, profitability, etc.) Summary Engagement Report Porvenir SA Raul Tapia April, 2009 (month, year) Bolivia 2738 as of 2008 (date) $725,700 as of 2008 (date) $630,170 as of 2008 (date) Not yet (Yes/No) Use PERLAS Somos una institución bajo la condición jurídica de sociedad anónima que invierte en personas y empresas. Estamos para ofrecer servicios financieros al sector micro empresarial de la economía, con calidad, oportunidad y a la medida de las necesidades de nuestros clientes y sus familias. Garantizamos la continuidad de nuestro accionar como empresa en condiciones de rentabilidad y seguridad. Nuestro trabajo se centra en sectores con iniciativas de negocios pequeños, sustentables y sin adecuadas oportunidades de acceso a servicios financieros; generalmente excluidos como son las mujeres pobres. La entidad esta iniciando en Junio 2009 una nueva planificacion estrategica a 5 años. Entre los metas a fijar para este próximo periodo están: Abrir dos nuevas sucursales en Bolivia. Establecer alianzas estratégicas con entidades financieras reguladas para tercerizar la captación de ahorros de sus clientes. A pesar de su tamaño Porvenir es ya rentable, sin embargo esta rentabilidad se ve afectada con cada incremento de personal en el proceso de expansión. El punto de equilibrio sin embargo es recuperado en corto tiempo. Durante los próximos 5 años se cuidará este equilibrio en los procesos de expansión. Las metas de expansión consideran alcanzar a 10,500 clientes con una cartera de créditos de $2,420,000. El crecimiento en cobertura será alcanzado mayormente con la implementación de canales alternativos y alianzas estratégicas en lugar de abrir más sucursales

3 Summary of Recommendations What services were provided by the consultant? Needs Assessment Software Selection Reporting Improvement Project Management X Other (please specify) El Consultor ha evaluado el actual sistema de información para determinar si este cumple con las necesidades corrientes de la Entidad y si acompañara adecuadamente los planes de expansión a 5 años. Briefly describe the consulting assignment El Consultor ha evaluado el sistema de información de Porvenir, CLICX, verificando que el mismo: Cumple con los requerimientos especificos de información y está en línea con la estrategia de negocios de Porvenir Se apega a los estándares de buenas prácticas y regulaciones prudenciales determinadas por la Superintendencia de Bancos de Bolivia (SBEF) y FINRURAL Está listo para soportar interconexión y/o intercambio de información con otras entidades financieras para expandir y mejorar los servicios y cobertura de Porvenir Está listo para soportar inetrconexión móvil de los oficiales de campo, y Cumple con estándares de calidad de diseño y programación El trabajo ha sido realizado entre Abril 20 y Mayo 31 de 2009, verificando el funcionamiento del sistema, revisando los diseños y código fuente así como la documentación técnica y de usuario y probando la operación del sistema tanto en oficinas de Porvenir como en el campo utilizando las unidades móviles.

4 Main recommendations of the consultant Las principales recomendaciones del consultor son: 1. Incorporar de inmediato las mejoras y adiciones descritas en el capítulo Which modules or aspects of the IS most urgently need improvement?, referidas a: o Procesos de Banca Comunal, o Expansión sin abrir sucursales, y o Mejorar el soporte gerencial 2. Analizar el impacto de incorporar nuevos servicios en la dirección estratégica de la entidad y de ser necesario. Incorporar funcionalidad en el sistema para manejar o Cuentas individuales, en especial ahorros y créditos individuales, y o Créditos en grupos solidarios 3. Porvenir podria beneficiarse en considerar atender las otras mejoras sugeridas en el documento de evaluación del sistema. 4. Porvenir debe exigir a Algoritmia capacitación en el uso del módulo de generación de reportes especiales y su implementación inmediata Se recomienda establecer un projecto-proceso de mejoras en tres etapas claramente identificadas, atendiendo las mejoras indicadas en cada una de las tres recomendaciones por etapa. Finalmente, se recomienda especificar y documentar claramente los requerimientos de cada mejora para evitar demoras en su implementación. How will recommendations be implemented? (with timeline) Estimated cost of implementation Las recomendaciones de mejoras y ajustes al sistema serán solicitadas a, y realizadas por, Algoritmia que es el proveedor del sistema y del servicio de procesamiento de datos (ASP) SE estima que las mejoras en la recomendación 1, tomarán un mes calendario. En cuanto a las mejoras 2 y 3 se revisará conjuntamente con Algoritmia el tiempo y recursos que demandaría. Se estima incialmente sin embargo que completar las mejoras descritas en ambas recomendaciones podría tomar hasta tres meses calendario. No es posible estimar costos de implementación de las recomendaciones, sin antes revisar las mismas con Algoritmia. De la experiencia actual, en la cual el desarrollo del sistema ha ido a costo o inversión de Algoritmia, se estima que las mejoras podrían ser encaradas bajo el mismo esquema. Es opinión del consultor que siguiendo la metodología y herramientas empleadas en el sistema, resolver las mejoras de las tres recomendaciones no debieran costar más de USD15,000.00

5 How will implementation help achieve five-year goals? Las mejoras recomendadas en el proceso de bancas comunales mejorarán y simplificaran el proceso de créditos y ahorros obligados en la metodología de Banca Comunal permitiendo a Porvenir expandir este producto a más clientes con mayor rapidez. La incorporación de funcionalidad transaccional para soportar la expansión sin abrir sucursales, permitirá a Porvenir encarar alianzas estratégicas con entidades financieras reguladas para tercerizar el servicio de ahorros y con redes de procesamiento de transacciones financieras, elementos que acelerarán aun más la expansión esperada. Appropriateness of Information Systems (IS) Describe technology environment connectivity, electricity, etc. Describe loan tracking software Porvenir usa el modelo ASP (Application Service Provider) ALGORITMIA le provee con el servicio de Data Center y administración en sus instalaciones. Las oficinas de Porvenir se conectan al Data Center y al sistema mediante Internet estableciendo una Red Privada Virtual (VPN) Los usuarios de las tres oficinas actuales (Oficina Central y 2 sucursales) utilizan computadores personales conectados en una red de área local (LAN) que a su vez está conectada a un servicio de Internet. Las condiciones de conectividad son regulares. El servicio de Internet de banda ancha, 788 MBPS, en todas las oficinas permite una conexión con buen tiempo de respuesta para usar el sistema. Todas las oficinas estan ubicadas en zonas periurbanas que cuentan con regular servicio eléctrico. Por su parte los oficiales de campo que han comenzado a utilizar las unidades moviles (netbook), probadas durante esta consultoría. Estas unidades se conectan al sistema mediante Internet con conexión de telefonía celular. El sistema de créditos, que es un módulo integrado a la contabilidad, ha sido diseñado y construido específicamente para otorgar créditos con la metodología de Créditos en Banca Comunal. Aun cuando permite manejar Créditos Individuales y Créditos en Grupos Solidarios, lo hace con limitaciones ya que las condiciones de éstos deben ser similares a las de un crédito de banca comunal. Adicionalmente, permite manejar subproductos de Créditos en Banca Comunal, como créditos Individuales y de Grupo dentro de la Banca Comunal, incluyendo Créditos en Productos o especie. También permite manejar ahorro obligatorio asociado al crédito de banca comunal, sin embargo este ahorro y las ganancias generadas en un ciclo de

6 préstamo son liquidadas o devueltas a los miembros de la Banca Comunal al terminar el ciclo; el ahorro es re-iniciado en cero con el siguiente ciclo de préstamo. Una capacidad adicional importante del módulo de créditos es que permite registrar las operaciones de la cuenta interna de la Banca Comunal; todas las operaciones que realizan los miembros de la Banca Comunal con sus propios recursos (producto de sus ahorros) son registradas en el sistema y este provee con reportes de los movimientos y estados de cuenta durante el ciclo de préstamo. El sistema de Créditos para Banca Comunal es adecuado y bueno para una entidad financiera especializada en Crédito en Bancas Comunales, ya que es fuerte en funcionalidad para esta metodología de créditos. En contrapartida, si ha de ser usado para otorgar créditos individuales y de grupos solidarios, aun cuando puede manejar estos (con limitaciones) la entidad enfrentará dificultades al hacerlo. El sistema sin embargo, puede ser rápidamente actualizado para manejar apropiadamente éstas y otras metodologías de crédito. Describe accounting software El sistema contable, que integra automáticamente todos los módulos operativos, está basado en el metodo contable recomendado por la Superintendencia de Bancos y Entidades Financieras de Bolivia (SBEF). Aplica principios contables internacionales generalmente aceptados, incluyendo el principio de doble partida. Permite la aplicación de la metodología de contabilización por devengados y en efectivo. Permite la contabilización por centro de costos, aun cuando la distribución de costos de operaciones registradas manualmente debe realizarse también manualmente. Todas las operaciones del módulo de créditos son contabilizadas automáticamente, el usuario elige entre contabilización en el momento en que ocurre la transacción o contabilización por lotes al final del dia. Incluye procesos automáticos de cierre de periodos, diario, semanal, mensual y anual. Todos los procesos de cierre contabilizan todas las operaciones de cierre de periodo, como devengamientos de interéses y otros. Incluye también manejo de presupuesto por proyecto y/o centro de costo. Un elemento remarcable es que el usuario puede disponer de información detallada de la contabilidad de varias gestiones pasadas (limitado únicamente por la capacidad física de los equipos). El las pocas debilidades contables del sistema están queñ los periodos contables se definen únicamente de Enero de Diciembre, y que los provisiones para créditos en mora no son calculadas automáticamente.

7 Is the IS cost structure (software, training, technical support, etc.) appropriate for the size and complexity of the institution? How can the institution make optimal use of its IS? Which modules or aspects of Por un lado el sistema de información está basado en plataforma abierta, open source; por otro lado la infraestructura de los servidores y su administración está tercerizada con el mismo proveedor del sistema. Aun con el actual tamaño pequeño de la entidad y sus operaciones, el costo de la infraestructura tecnológica es apropiado para Porvenir. Este costo será aún más conveniente para Porvenir cuando la entidad alcance a más de clientes y el número de sus operaciones se incremente en correspondencia. Esto se debe a los factores importantes: El sistema está basado en plataforma abierta y los costos de expansión son mínimos ya que no se deben pagar licencias de sistema operativo, manejador de base de datos El costo de licencia del software CLICX es único y universal para Porvenir y no será afectado con el crecimiento de la entidad, El esquema de tercerización del servicio a un costo fijo mensual es muy conveniente. Porvenir debe en este punto mantener este esquema de costos aun con el crecimiento de la entidad en número de clientes y en volúmen de transacciones. Porvenir debe tomar en cuenta que estas condiciones interesantes de uso y costo de su infraestractura tecnológica derivan de las condiciones acordadas con su proveedor y mantenerlas ventajosas depende de mantener a su vez condiciones similares en el futuro. Adicionalmente, Porvenir pedirá al proveedor del sistema Algoritmia, incluir las mejoras y adiciones descritas en este informe. Deberá cuidar que estas sean incorporadas a un costo razonable Actualmente Porvenir ha dedicado especial esfuerzo a migrar la historia de créditos al sistema de información, tarea que se espera cocluya en junio 2009, este esfuerzo le ha impedido explotar bien las facilidades del sistema hasta el presente. Por otro lado, las operaciones de Porvenir ocurren en el campo más que en las oficinas de la entidad, por ello Porvenir deberá llevar medios de registro de sus operaciones al punto en que estas ocurren, utilizando dispositivos móviles conectados en línea con el sistema o con la posibilidad de registrar transacciones fuera de línea para luego cargarlas al sistema (ejem.: al final del día). Porvenir ya ha iniciado este proceso probando unidades móviles durante esta consultoría. Las mejoras y adiciones al sistema son enfocadas en línea

8 the IS most urgently need improvement? con la dirección estratégica de Porvenir. De acuerdo con esto y considerando que otorgar créditos en Bancas Comunales seguirá siendo el principal negocio de Porvenir y que la expansión estará soportada por el uso de canales alternativos y alianzas estratégicas; los módulos y funciones a ser mejorados son: Procesos de Banca Comunal: En el proceso de crédito en Banca Comunal debe incluir los siguientes controles: Control de grupos dentro de la Banca Comunal; Control de préstamos a miembros que participan de varios grupos dentro de la Banca comunal; mejorar el control de Ciclo por persona Incorporar funcionalidad para manejar ahorros reales que permanezcan más allá de un ciclo de préstamo. El proceso de aplicación a un préstamo repetido deberá tratar la Banca Comunal como un todo y proveer funcionalidad para manejar las excepciones como miembros nuevos en la Banca Comunal o miembros antiguos que no tomarán préstamo en el ciclo. Debe incluirse funcionalidad para el mantenimiento de los datos de Banca Comunal, Grupos y Miembros (Clientes) indepedientemente de la aplicación a un crédito. Soportar expansión sin abrir sucursales: Deberá incorporar funcionalidad transaccional para integrarse a redes de transacciones financieras, como ATMs y POSs. Incorporar funcionalidad para intercambiar información con unidades móviles que operen off-line y puedan cargar/descargar información al sistema en periodos regulares. Mejorar el soporte gerencial: Incorporar un reporte que muestre la posición completa de un cliente Incorporar reportes regulares gerenciales, que pueden resumir la información bien presentada en los reportes operativos regulares. En términos de incorporar productos adicionales a banca comunal (dependiendo de si estos elementos serán pronto considerados en el plan estratégico de 5 años): Incorporar funcionalidad para el manejo de cuentas individuales, en especial ahorros y créditos individuales Incorporar funcionalidad para el manejo de créditos en grupos solidarios Adicionalmente, Porvenir y el sistema podrian beneficiarse de incorporar las mejoras sugeridas en detalle en el reporte de

9 evaluación del sistema (documento adjunto) How well will system support future strategic direction? En terminos de crecimiento en número de clientes y volúmen de operaciones, el sistema soportará muy bien la estrategia a cinco años planteada por Porvenir. El sistema soportará este crecimiento sin necesidad de mejoras o ajustes. De otro lado, para soportar este crecimiento, Porvenir prevé el uso de canales alternativos en lugar de abrir muchas sucursales; esta estrategia requerirá de los ajustes y mejoras en el sistema descritas en el punto Para soportar la expansión sin abrir sucursales del capítulo anterior. Estos ajustes son simples de implementar debido a la calidad de diseño y construcción del sistema. Ability to Manage and Implement Technology Describe skills of internal technology team What is management s capacity to lead and manage technology projects? Describe skill level of operational staff Porvenir no cuenta con personal de IT en su staff interno. Cuenta con un servico de procesamiento de datos provisto por el mismo proveedor del sistema de información. Sin embargo cuenta también con el apoyo del Gerente de Operaciones que tiene formación en tecnología. La empresa proveedora del sistema de información cuenta con el personal y recursos suficientes para atender a Porvenir. La alta dirección de Porvenir tiene visión estratégica en cuanto a la necesidad y potencial uso de la tecnología, tiene también experiencia en procesos de incorporación de tecnología. Por lo que podrán llevar adelante proyectos de tecnología con poca a ninguna ayuda externa. El personal operativo de Porvenir es en general joven y muestra disposición al uso de tecnología, además de conocer bastante bien el tipo de negocio y operaciones de la entidad. Quality of Data Production What are management s information requirements? Is information produced accurate and timely? Los requerimientos de información de la alta dirección de Porvenir están referidos a: Calidad de la cartera de créditos Sostenibilidad de las operaciones (profitability) Rendimiento y producción del personal de la entidad Actualmente la información es producida a tiempo por el sistema, sin embargo los reportes apoyan más las labores operativas que las gerenciales. Esto se debe principalmente a que la entidad a priorizado que las operaciones cuenten con el apoyo apropiado de información y sistemas, lo cual se ha

10 How standardized is accounting/operational data? What are the institution s data analysis capabilities? logrado al presente. En cuanto a la información gerencial requerida, el sistema cuenta con toda la información de operaciones y transacciones registradas, cuenta además con una herramienta de generación de reportes en la cual se podrá construir rápidamente un módulo de reportes gerenciales que soporte las necesidades a este nivel. Las operaciones de crédito en Banca Comunal están alineadas con los estándares del mercado y el sistema apoya efectivamente esta estandarización, incluso apoyando las operaciones propias de las Bancas Comunales. La contabilización de las operaciones sigue las buenas prácticas y recomendaciones prudenciales de la entidad reguladora de Bolivia (SBEF) y del organismo que agrupa y soporta a las entidades de microfinanzas en Bolivia (FINRURAL). El sistema soporta efectivamente estos estándares. Porvenir está iniciando a utilizar la información disponible en el sistema para atender objetivos estratégicos, por lo que esta al inicio de un proceso de mejora en su capacidad de análisis de la información. Sin embargo, sus ejecutivos vienen de largas experiencias previas en exitosas entidades de microfinanzas en Bolivia, por lo que les será facil lograra capacidades altas de análisis de información. Other Financial Information Revenues, excluding donor funds (US$) Donor funding (US$) $303,003 for the year ending 2008 (date) $594,000 for the same period *Individual Expenses (US$) $279,900 for the same period *Neto $23,000 Portfolio at risk (number of days and formula used) $5,344, al mismo periodo lo que representa el 0.12% de cartera bruta. Other Operational Information Start date of microfinance operations Number of branches 2 Number of staff 21 Number of IT staff Number of loan products Marzo, Internal, External IT Support by MIS provider 3 Village Banking, Yapas, VB Internal loans, Individual

11 Number of savings products Number of other products Methodology for delivering products and services 1 Village Banking Compulsory savings 1 Remittances, money exchange Village Banking, VB group meetings to deliver loans and to collect repayments as well