Custodia y Transporte de Archivos y Documentos CSA. CSA Ltda., le garantiza en el Servicio: Calidad

Transcripción

1 CSA Custodia y Transporte de Archivos y Documentos CSA Ltda., aumenta el espacio de su empresa custodiando el archivo de su entidad bajo unas condiciones óptimas de conservación, mejorando la disponibilidad de la documentación, reduciendo costos y aumentando la rentabilidad de su organización. Custodia de documentos u otro tipo de información en cajas de archivo x200 y x300 entre otras, especialmente diseñadas para este propósito. Entrega y/o recogida de información solicitadas por personas previamente autorizadas por el cliente. Los usuarios podrán realizar sus solicitudes a través de nuestro sistema de consulta en línea, vía telefónica, por fax o bien a través de nuestra dirección electrónica de consultas. Desarrollo de la logística en cuanto a la clasificación y levantamiento de inventario de cajas. Servicio de envió y recepción de archivo puerta a puerta. CSA Ltda., le garantiza en el Servicio: Calidad Las instalaciones están equipadas con estantería compacta de última generación. Todos los procesos cumplen con la normativa ISO y la Ley de Protección de Datos establecida por el Archivo general de la nación. 1

2 Custodia y Transporte de Archivos y Documentos Seguridad Detección automática de incendios, instalación eléctrica montada en tubo de acero para evitar cortocircuitos, edificios aislados para eludir percances generados en edificios ajenos a CSA Ltda, sistemas de seguridad internos y externos, control de accesos restringidos en cada bodega y garantía de suministro eléctrico permanente. Rapidez Ubicados a 5 min. del centro de la ciudad de Bogotá y gracias a nuestra organización y la tecnología de los armarios podemos acceder a la documentación y realizar entregas urgentes de originales antes de 2 horas desde su petición, o en minutos si lo enviamos por vía fax y/o . Comodidad CSA Ltda., se ocupa de todo el proceso de gestión y le entrega la documentación (caja o expediente) en el formato y la urgencia que usted desee. Veracidad Una vez finalizado el proceso de gestión externa, CSA Ltda., remite a sus clientes las tablas de inventario recogidas en nuestras instalaciones para su comprobación y unificar las peticiones de documentación bajo un mismo criterio. CSA Ltda., genera y envía informes mensuales acerca de la consulta de sus documentos por: Entidad o proyecto, nombre del solicitante, fecha y hora de préstamo y entrega, identificación, descripción, numero de caja, numero de carpeta, numero de folios, según sus requerimientos. 2

3 Gestión Documental Organización Fondos Acumulados, Organización Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico Organización Historias Laborales e Historias Clínicas Organización de Planos Organización Fondos Acumulados Certificación de Calidad CO07/1760 SGS Realizamos la intervención de los acervos documentales, los cuales se acumularon sin ningún criterio de organización archivística, sin las más mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta. Por todo esto CSA Ltda., se especializa en realizar los siguientes procesos: Compilación de la información institucional. Diagnóstico archivístico. Elaboración de un plan archivístico integral. Investigación de la historia institucional. Funciones y procedimientos institucionales. Revisión de la estructura administrativa a través del tiempo. Cuadros de clasificación Documental. Inventario Documental. Valoración documental con la aplicación de las técnicas archivísticas y lineamientos fijados por el Archivo General de la Nación y cuyo resultado son las Tablas de Valoración Documental. 3

4 Gestión Documental Organización Archivo de Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico Certificación de Calidad CO07/1760 SGS Organización Archivo de Gestión El servicio de organización de archivos que le brinda CSA Ltda., le garantiza un ciclo de administración documental exitoso y eficaz, desarrollado a partir de la elaboración de las Tablas de Retención, como instrumento de trabajo archivístico, para establecer las etapas y el tratamiento de los documentos desde de su creación hasta su eliminación o conservación y aplicando metodologías sustentadas en procesos de calidad. CSA Ltda., establece: El alcance del archivo de Gestión. Funciones y principios básicos. Responsabilidades y responsables de los archivos de Gestión. Políticas para la definición de los tipos documentales a través del levantamiento de las Tablas de retención Documental. Recepción y despacho de documentos. Definición de los términos archivísticos usados en la primera etapa del ciclo vital del documento. Organización Archivo Central Unidad administrativa continuación de la segunda fase del ciclo archivístico donde se concentran los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez que han finalizado su trámite pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Organización Archivo Histórico Disposición y organización final de la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura, en otras palabras por valor cultural y patrimonio histórico. 4

5 Gestión Documental Organización Historias Laborales e Historias Clínicas Certificación de Calidad CO07/1760 SGS Organización Historias Laborales Dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, se organiza cada expediente de Historia Laboral, que debe contener como mínimo los documentos estipulados en las normas, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad. Organización Historias Clínicas Teniendo en cuenta que la Historia Clínica es un documento de vital importancia para la prestación de los servicios de atención en salud y para el desarrollo científico y cultural del sector damos cumplimiento a las normas que corresponden al diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de las historias clínicas, conforme a los parámetros del Ministerio de Salud y del Archivo General de la Nación. Organización de Planos Certificación de Calidad CO07/1760 SGS El servicio de organización de planos que le brinda CSA Ltda, le garantiza un ciclo de administración documental exitoso y eficaz, De acuerdo a la políticas y normas exigidas por el Archivo General de la Nación. Las técnicas archivísticas se enfocan hacia la organización de planos cumpliendo los siguientes procesos: 5 Limpieza Restauración Planimetría Rebordeo Inventario Organización y Clasificación Sistematización Almacenamiento de Planos Infraestructura y Montaje

6 Gestión Documental 6 Contáctenos CSA: Compañía de Servicios Archivísticos y Tecnológicos Ltda. E_MAIL: comercial@csaltda.com

7 Digitalización Servicio de Digitalización de Archivos y Planos Certificación de Calidad CO07/1760 SGS La Compañía de Servicios Archivísticos y Tecnológicos: CSA Ltda., ha estandarizado su proceso de Digitalización, como requisito de su proceso de certificación en Gestión de Calidad basado en las normas ISO En términos generales la realización de los proyectos de digitalización de archivos involucra las siguientes fases: FASE 1: Preoperación Espacio Físico: Definición del espacio físico de la sede del proyecto (Asignación de un espacio en sus instalaciones) o en nuestras instalaciones. Redes: Instalación de Redes y/o cableado eléctrico (Seguridad eléctrica con regulación y respaldo por UPS). Mobiliario: Software para la Gestión de Registros o RM. Hardware: Instalación y prueba de Hardware requerido para el desarrollo del proyecto (escáneres, estaciones de trabajo, entre otros). Software: Instalación y prueba del software (ajuste de los aplicativos de captura, consulta, entre otros). Control y Soporte: Comités Técnicos (Reuniones de carácter técnico que validarán la estructura de los controles de auditoría). 7

8 Digitalización FASE 2: Digitalización Diseño de la aplicación de Captura y Consulta (Creación para cada Serie Documental). Instalación de Hardware: Instalación de la plataforma tecnológica requerida para realizar la digitalización. Alistamiento: Comprende la preparación de los expedientes para su digitalización (Desgrape, arreglo del físico, organización, entre otros). Digitalización: Es la fase durante la cual se llevan los documentos al escáner y se obtienen las imágenes. No permita que su información se esconda en montañas de papel. Convierta sus archivos físicos en digitales para que su consulta sea muchísimo mas rápida, segura y confiable, y como si fuera poco ahorre tiempo, espacio físico y por supuesto, dinero. Pregunte por nuestro: FASE 3: Asignación de Índices Clasificación: Los documentos digitalizados son indexados por los criterios establecidos en las fases anteriores. La técnica de indexación (manual, código de barras, importación de datos de la Base de Datos, BCR, OCR, ICR, etc.), se definirá de acuerdo con la calidad de los documentos, cabe anotar que el sistema no tiene límite de índices. Control de Calidad: Antes de proceder a entregar las imágenes a consulta se hará un control de calidad sobre las imágenes analizando su correcta visualización y asignación de índices. Grabación a Disco: Es el paso final que acredita que las imágenes han sido debidamente digitalizadas con la calidad requerida. Se realiza la transferencia final de las imágenes al ambiente de consulta. Software Administración Electrónica de Documentos edm Enterprise Document Management Zaffiro permite gestionar y compartir información de diversos orígenes: Imágenes escaneadas, documentos electrónicos, documentos PDF, páginas Web y correo electrónico, o cualquier otro formato de archivo existente. 8

9 Microfilmación Servicio de Microfilmación de Archivo Certificación de Calidad CO07/1760 SGS Hemos estandarizado el proceso de microfilmación implementado el ciclo PHVA, que involucra los componentes básicos de todo producto diseñado a la medida del cliente: El diseño del proceso, las pruebas del diseño y proceso, la operación bajo condiciones controladas y su medición y análisis para garantizar el mejoramiento continuo. Ofrecemos microfilmar los documentos, bajo la siguiente metodología: Aprobación plan de trabajo y la muestra del producto final. Se presentará un plan de trabajo y una muestra del producto final en rollo microfilmado en sistema simplex con marginales para la captura de la información con el fin de hacer los respectivos ajustes si los hay con el interventor del contrato para aprobar y definir los diferentes aspectos técnicos del proceso. Instalación de equipos de cómputo y de microfilmación. Se instalarán las microfilmadoras planetarias que se requieran en el sistema simplex reducción 26 o 31x de la cámara para rollos de 16 mm x 100 pies control automático de exposición con alarma audible para fin de rollo y se realizarán las diferentes pruebas y ajustes a los equipos para dejarlos en su punto de trabajo. Preparación de la documentación. Este proceso se realiza verificando el interior de la unidad documental o expediente en el orden cronológico o consecutivo y secuencia numérica para proceder a microfilmar. En el caso de encontrar libros empastados se hará separación de las hojas manualmente conservando la solapa y contra solapa del libro para posterior a su microfilmación rearmar el libro utilizando cinta falla. Ahorro de espacio y elementos de archivo. Acceso rápido y consulta ágil. Estabilidad: Duración aprox. de 500 años. Seguridad derivada: al ser de menor volumen. Facilidad de distribución y reproducción, entre otras. Clasificación de carpetas por series documentales para la Microfilmación en simplex. Una vez realizada la preparación física de cada carpeta se clasifican de acuerdo a la información para microfilmar toda la unidad documental archivística o carpeta como se encuentra en su estado original. 9

10 Microfilmación Elaboración de actas y contenido de los rollos. La información mínima contenida en las actas será: Número del rollo al cual pertenece. Orden consecutivo. Serie a la cual pertenece. Emblema de la entidad contratante. Emblema de la empresa. Fecha en que se inicia la microfilmación del rollo. Número de resolución o acta en la que se autoriza la microfilmación. Ficha técnica. Año al que corresponden los documentos con que se inicia el rollo. Nombre y firma del responsable del archivo. Nombre y firma de quien efectúa la microfilmación. Los decretos Ley que autorizan el uso de la microfilmación y dan validez legal. Elaboración del acta final de cada rollo. Deberá contener la siguiente información: Fecha en que se terminó la microfilmación del respectivo rollo. Número de orden del rollo. Volumen de documentos microfilmados en el rollo total fotogramas. Estado del rollo microfilmado, expresando los espacios vacíos, correcciones, recortes, efectuados y demás variantes que se presentaron en el proceso. Nombre y firma de las personas bajo cuyo cargo se efectuó la microfilmación. Certificación juramentada de que todos los documentos que aparecen en el rollo son fiel copia de los originales. En el transcurso del proceso micrográfico se pueden presentar inconvenientes técnicos y humanos no determinados en el momento mismo de la microfilmación, pero detectado en la inspección óptica y corregido. Cuando este sea el caso se hará el apéndice del Acta final, adhiriéndolo al rollo. Emblema. Tarjeta de resolución. Contenido del rollo: En este formato se describirá el contenido del rollo, indicando el orden y la ubicación de cada unidad archivista o expediente. 10

11 Administración Documental Servicio de Aplicación de Tablas de Valoración y Retención (TVD TRD) Certificación de Calidad CO07/1760 SGS Aplicación de Tablas de Valoración Documental (TVD) Aplicación del listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales producidos o recibidos por una entidad, una vez identificados los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y técnicos) y los valores secundarios (históricos, científicos y culturales), que posea la documentación de un archivo, se determina su tiempo de retención y se establece su destino final. Aplicación de Tablas de Retención Documental (TRD) Realizamos la gestión integral de la documentación de las organizaciones; que incluye la actualización, clasificación, aplicación, capacitación sobre el uso de las Tablas de Retención a la totalidad de la documentación institucional. Siendo las Tablas de Retención Documental el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo, ellas se constituyen en el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de las organizaciones. Beneficios Archivísticos Descongestionan los archivos de una masa documental que no tiene valor secundario o histórico o cuya información se encuentra repetida en otros tipos documentales. Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total. Ayudan a controlar la producción y trámite documental. 11

12 Administración Documental 12 Contáctenos CSA: Compañía de Servicios Archivísticos y Tecnológicos Ltda. E_MAIL: comercial@csaltda.com

13 Empaste, Desempaste y Conservación Preventiva Servicio de Empaste y Desempaste de Documentos Certificación de Calidad CO07/1760 SGS Ayudar a las organizaciones a implementar normas, políticas y programas de conservación y manipulación preventiva para preservar la documentación de potenciales daños y deterioro o la disminución del posible impacto ante la ausencia o ineficacia de las normas de control. Dichas acciones se encaminan a prevenir las factores externos que puedan alterar los documentos y su contenido y por lo tanto se encaminan globalmente a afectar al medio ambiente externo que rodea la gestión documental. Su finalidad es evitar que por la inexistencia de planes de prevención se tenga que entrar a procesos de restauración más costosos y especializados. Cómo se lo ayudamos a conseguir? Controlando las condiciones micro climáticas. Dictando normas de seguridad y limpieza. Estableciendo normas de manipulación. Fijando políticas de reproducción. Controlando las condiciones de la infraestructura. Estableciendo de actividades de prevención (primeros auxilios) para los documentos. 13

14 Empaste, Desempaste y Conservación Preventiva 14 Contáctenos CSA: Compañía de Servicios Archivísticos y Tecnológicos Ltda. E_MAIL: comercial@csaltda.com

15 Asesorías y/o Capacitaciones Asesoría y Capacitación Archivística y Tecnología Ofrecemos capacitaciones y Asesorías en su lugar de trabajo y en nuestras instalaciones. Asesoría en Archivística Nuestra experiencia puesta al servicio de las organizaciones, en materia de transferencia del conocimiento e información sobre los procesos archivísticos de acuerdo con sus necesidades. Nuestro objetivo es mantener y promover la aplicación del sistema de organización archivística al interior de las empresas. Asesoría en Tecnología El servicio de Asesoría en Tecnologías de Información, consiste en proveer un profesional informático certificado, para que favorezca el área de Tecnología. Usted obtendrá el máximo provecho de su infraestructura tecnológica, desarrollando e implementando nuevos servicios alineados a la estrategia de su negocio. La asesoría está orientada a reducir el costo total de propiedad, mejorar los servicios internos y mantener actualizado al personal sobre las nuevas tendencias tecnológicas y su aplicación. Capacitación en Archivística El manejo adecuado de los documentos de archivo requiere personal bien capacitado en todos los procesos archivísticos. Se pretende que los funcionarios se documenten sobre: Los procesos de gestión documental. Conocimiento de la normatividad básica. Las técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo. La determinación del tiempo de retención y conservación de los archivos en cada una de sus fases, se asegure la conservación indefinida de los documentos más valiosos. Aplicación e implementación de las Tablas de Retención Documental. 15

16 Asesorías y/o Capacitaciones Capacitación en Tecnología Ofrecemos cursos a la medida de su organización yde los usuarios de tecnología. Nuestros cursos interactivos crean expertos dentro de su organización para facilitar la implementación ECM. EDM, WCM, BPM, ERM, entre otras herramientas. Los cursos son programados en coordinación de las necesidades del cliente. Nuestra experiencia puesta al servicio de las organizaciones, en materia de transferencia del conocimiento e información sobre los procesos archivísticos de acuerdo con sus necesidades y la normatividad existente. 16 Contáctenos CSA: Compañía de Servicios Archivísticos y Tecnológicos Ltda. E_MAIL: comercial@csaltda.com